Stworzenie oraz wdrożenie systemu informacji w Szpitalu

advertisement
Stworzenie oraz wdrożenie systemu
informacji
w Szpitalu Powiatowym im. Jana Pawła II
w Bartoszycach
Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała
Bartoszyce 2005 - 2006
Stan wyjściowy
Niechęć do zmian, brak systemu motywacyjnego, trudność
wdrażania innowacji
Brak wskaźników jakościowych pracy
Niedostateczny system i brak przydzielenia zadań związanych z
monitorowaniem oraz schematu działań korygujących
Nieprzestrzeganie regulaminu pracy, brak odpowiedzialności za
wybrane decyzje,
Trudność w sprecyzowaniu / egzekwowaniu odpowiedzialności
oraz eliminowaniu negatywnych wzorców personalnych
Niedostateczny i nie zawsze aktualny system informacji o
działaniach, obieg dokumentów i informacji
Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006
Cele projektu
Szybki dostęp do bieżącej informacji zarządczej (finansowej,
przebiegu procesu - harmonogram działania, wykonanie
zadań)
Monitorowania obiektywnych i porównywalnych
wskaźników jakości
Dostęp do informacji każdego pracownika placówki
Wykorzystanie otrzymanych wskaźników do działań
naprawczych w zakresie jakości usług
Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006
Spodziewane rezultaty
Opracowany system podejmowania działań naprawczych oraz
egzekwowania jakości świadczonych usług
Przydzielony zakres działań, odpowiedzialności wg kompetencji
pracowników
Wystandaryzowane wskaźniki jakości
System monitorowania wskaźników
System przepływu informacji w ramach komórek i szpitala
Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006
Zadania do realizacji
Stworzenie fotografii dnia
Określenie punktów krytycznych i wąskich gardeł procesów
Określenie systemu monitorowania oraz egzekwowania jakości
Wyposażenie Komisji Jakości w kompetencje
Wprowadzenia cyklicznych kontroli
Szkolenie wewnętrzne z zakresu wykorzystania programów
informatycznych oraz Pełnie wdrożenie istniejącego oprogramowania
Opracowanie "nakładki" / modyfikacje systemów informatycznych
(scalenie istniejących programów)
Zakup niezbędnego serwera (w I etapie) oraz oprogramowania
Powiązanie wyników monitoringu / kontroli z oceną pracy i systemem
motywacyjnym
Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006
I Etap realizacji projektu
(fotografia dnia)
Fotografia dnia pozwoliła na określenie:
• nakładów czasowych oraz poziomu wykorzystania zasobów kadrowych
• różnic pomiędzy zakresem obowiązków a wykonywanymi zadaniami
• czynności wspólnych dla komórek i osób
• punktów krytycznych i wąskich gardeł procesów
Wprowadzono następujące zmiany:
• zmiana struktury organizacyjnej (Dział Kadr i Obsługi Prawnej,
Pełnomocnik ds. zintegrowanego systemu zarządzania, Pełnomocnik
ds. strategii i marketingu; Dział Transportu i Ochrony Środowiska)
• przesunięcia kadrowe w administracji wraz ze zmianą zakresu
obowiązków (nie zatrudnianie nowych osób na miejsce odchodzących z
pracy)
Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006
I zakres projektu
„Obieg informacji”
Obieg informacji oparty na filarach:
• Procedury ISO
• Obiegu dokumentów
• Biuletynie Elektronicznym Szpitala oraz stronie internetowej
Szpitala http://szpital.bartoszyce.w.interia.pl
• Innych działaniach: tablica informacyjna / skrzynka innowatora
Obieg informacji jest regulowany przez:
• działania Pełnomocnika ds. systemu zarządzania jakością
(procedury ISO) oraz Pełnomocnika ds. strategii i marketingu
• Instrukcje archiwizacji / kancelaryjną / kontroli i monitoringu
Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006
I zakres projektu
„Obieg informacji” (c.d.)
Strona internetowa - okresowo aktualizowana, prowadzone
monitorowanie oglądalności strony
Strona zawiera informacje
• Wydarzenia / Nagrody
• Informacje (w tym publikacje prasowe związane ze Szpitalem)
• Oddziały
• Dane kontaktowe: adresowe / Książka Gości
• Informacje prawne / Strategiczne / Dla pacjentów / Dla placówek
ochrony zdrowia / Dla kontrahentów
Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006
II zakres projektu
„Monitorowanie działań”
Rolę koordynującą odgrywa Pełnomocnik ds. systemu
zarządzania jakością, Komisja ds. jakości, Lekarz naczelny,
Pełnomocnik ds. strategii i marketingu
Monitorowanie działań oparte jest na filarach:
• procesów ISO: Instrukcja analizy ankiety satysfakcji (Badanie
zadowolenia pacjentów) oraz Nadzór nad zapisami
• istniejących w placówce Komisjach, nadzorujących poszczególne
sfery funkcjonowania, działających na podstawie Regulaminów
• „Monitorowanie pozostałych procesów" określającej
Odpowiedzialność, uprawnienia oraz opis postępowania
• „Regulaminy Komisji i zespołów” działających w szpitalu
Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006
II zakres projektu
„Monitorowanie działań” (c.d.)
Audyty, kontrole, raporty z działań Komisji
Ewidencja raportów / protokołów
Karta działań korygujących i zaleceń pokontrolnych
oraz "zestawienie kontrolne" określające zagrożenia dla realizowanej polityki jakości
Zestawienie kontrolne brane pod uwagę przy decyzjach personalnych
Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006
III zakres projektu
„Informacja zarządcza”
Informacja zarządcza jest oparta na filarach:
• Procedur ISO: Instrukcja archiwizacji (Archiwizacja i udostępnianie
dokumentacji medycznej); Polityka bezpieczeństwa (Zarządzanie
bezpieczeństwem informacji); Nadzór nad zapisami
• Systemie informatycznym / sieci informatycznej, obsługującej
informacje:
• Kadrowe
• Finansowe
• Medyczne (rejestr usług medycznych)
• Pozostałe dane, mające wpływ na bieżące funkcjonowanie
Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006
III zakres projektu
„Informacja zarządcza”
Schemat informacji zarządczej
•
komputer z udostępnionymi folderami o znaczeniu
strategicznym: wdrażanie ISO; Aplikacje Warmińsko- Mazurskiej
Nagrody Jakości; Wyniki ankiet satysfakcji pacjenta; Dane
dotyczące realizowanego projektu IDOL; Dane, wnioski, materiały
związane z ubieganiem się o środki UE
•
Elektroniczny Biuletyn Szpitala zawierający m.in. następujące
informacje: Zarządzenia Dyrektora; Grafik dyżurów.
•
Bieżący dostęp do danych z zakresu księgowości oraz kadr Zastępca Dyrektora ds. finansowo- administracyjnych
Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006
Pozostałe działania w ramach
projektu
Opracowanie nakładki na program kadrowy - umożliwiającej
zdalny podgląd danych przez Dyrekcję
Uporządkowanie systemu informatycznego:
• rozwiązanie problemów sprzętowe związanych z brakiem możliwości
pracy w programie Ruch Chorych
• zidentyfikowanie problemów związanych z programem MISS:
• instruktaż z zakresu wykorzystania programów informatycznych
• testowanie bezpłatnego oprogramowania OpenOffice jako alternatywy
dla Microsoft Ofiice
Modyfikacja struktury organizacyjnej Szpitala
Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006
Pozostałe działania w ramach
projektu (c.d.)
"Wyposażenie" Lekarza Naczelnego i Komisji ds. jakości w nowe
kompetencje:
• Bieżące nadzorowanie działalności Szpitala, w zakresie poddawanym
audytowi akredytacyjnemu
• Przygotowanie dokumentacji związanej z uczestnictwem Szpitala
projektach wpływających na poprawę jakości
• Analiza raportów komisji, raportów pokontrolnych, audytorskich,
uzyskanych poprzez uczestnictwo w rankingach, konkursach
• Opracowanie programów działań naprawczych / usprawniających w
powyższym zakresie
Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006
I zakres projektu
Schemat obiegu informacji
Zarządzenia
Realizowane
projekty
Teczki oddziałowe
Informacja
wewnętrzna
Elektroniczny Biuletyn
Wydarzenia,
nagrody
Serwer
/ PC
Strona internetowa
Informacja
zewnętrzna
Tablica informacyjna
Informacje
bieżące
Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006
II zakres projektu
Schemat monitoringu
Proces leczenia
Relacje z pacjentem
/ klientem
Komisje
i zespoły
działające
w Szpitalu
Protokół
z działań
/
Rejestr
protokołów
Monitorowanie
jakości
Stan techniczny
Zarządzanie
zasobami ludzkimi
Wdrożenie
systemu
ISO 90012000
Komisja ds.
jakości
Lekarz
naczelny
Raport
kontrolny
Karta zaleceń
pokontrolnych
Wdrożenie
zmian
Audit
wewnętrzny
i zewnętrzny
Karta zaleceń
pokontrolnych
Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006
II zakres projektu
Schemat monitoringu – c.d.
Raporty,
protokoły
KOMISJI
Zeszyty
skarg
Zeszyty
napraw
Papierowo Sekretariat
Elektronicznie - Serwer
5.1.2. Rejestr raportów
i protokołów
Zespół ds. jakości
Z-ca dyrektora ds. pielęgniarstwa
Lekarz Naczelny
Pełnomocnik ds. systemu zarządzania
jakością
5.1.3. Kwartalne przeglądy protokołów,
raportów
5.1.4. Potrzeba działań
korygujących?
TAK
NIE
Ocena
Analiza
problemu
5.4.1 Zalecenia
kontrolne
F.4.1-01/2 Rejestr
działań korygujących
Wdrożenie zaleceń
KONIEC
Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006
III zakres projektu
Schemat informacji zarządczej
Rodzaj
informacji
Dostęp do
informacji
Wprowadzanie
informacji
Medyczna (RUM)
Zarząd /
Dyrekcja
(nakładka
programowa)
Serwer
RUM
Komórka
merytoryczna
Kadrowa
(bieżące)
Serwer
ADM
Oddziały,
komórki
organizacyjne
Finansowa
Pozostała
Pełnomocnik
ds. strategii
i marketingu
PC
Elektroniczny
Biuletyn
Pracownik
(plik HTML)
Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006
III zakres projektu
Schemat informacji zarządczej – c.d.
F-4.1-01/5 Formularz informacji zarządczej
Realizowane projekty
Wprowadzenie- osoba
realizująca projekt
Wyniki kontroli,
monitoringu, zaleceń
kontrolnych
WprowadzeniePełnomocnik ds. strategii
i marketingu
Informacje
„kontraktowe”
WprowadzenieDział sprzedaży,
oddziały
Informacje finansowe
Dane kadrowe
WprowadzenieDział księgowy, dział
sprzedaży
WprowadzenieDział kadr, Sekretariat,
Biuro Obsługi Pacjenta
Informacje sprzętowe
Pozostałe
WprowadzenieDział techniczny, Dział
zamówień publicznych
WprowadzeniePełnomocnik ds. strategii
i marketingu, osoba
realizująca projekt
5.2.2. Dane informacji zarządczej
Przechowywane dane
Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006
Dziękuję za uwagę
Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała
Bartoszyce 2005 - 2006
Download
Random flashcards
bvbzbx

2 Cards oauth2_google_e1804830-50f6-410f-8885-745c7a100970

Create flashcards