Stworzenie oraz wdrożenie systemu informacji w Szpitalu
advertisement
Stworzenie oraz wdrożenie systemu informacji w Szpitalu Powiatowym im. Jana Pawła II w Bartoszycach Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006 Stan wyjściowy Niechęć do zmian, brak systemu motywacyjnego, trudność wdrażania innowacji Brak wskaźników jakościowych pracy Niedostateczny system i brak przydzielenia zadań związanych z monitorowaniem oraz schematu działań korygujących Nieprzestrzeganie regulaminu pracy, brak odpowiedzialności za wybrane decyzje, Trudność w sprecyzowaniu / egzekwowaniu odpowiedzialności oraz eliminowaniu negatywnych wzorców personalnych Niedostateczny i nie zawsze aktualny system informacji o działaniach, obieg dokumentów i informacji Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006 Cele projektu Szybki dostęp do bieżącej informacji zarządczej (finansowej, przebiegu procesu - harmonogram działania, wykonanie zadań) Monitorowania obiektywnych i porównywalnych wskaźników jakości Dostęp do informacji każdego pracownika placówki Wykorzystanie otrzymanych wskaźników do działań naprawczych w zakresie jakości usług Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006 Spodziewane rezultaty Opracowany system podejmowania działań naprawczych oraz egzekwowania jakości świadczonych usług Przydzielony zakres działań, odpowiedzialności wg kompetencji pracowników Wystandaryzowane wskaźniki jakości System monitorowania wskaźników System przepływu informacji w ramach komórek i szpitala Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006 Zadania do realizacji Stworzenie fotografii dnia Określenie punktów krytycznych i wąskich gardeł procesów Określenie systemu monitorowania oraz egzekwowania jakości Wyposażenie Komisji Jakości w kompetencje Wprowadzenia cyklicznych kontroli Szkolenie wewnętrzne z zakresu wykorzystania programów informatycznych oraz Pełnie wdrożenie istniejącego oprogramowania Opracowanie "nakładki" / modyfikacje systemów informatycznych (scalenie istniejących programów) Zakup niezbędnego serwera (w I etapie) oraz oprogramowania Powiązanie wyników monitoringu / kontroli z oceną pracy i systemem motywacyjnym Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006 I Etap realizacji projektu (fotografia dnia) Fotografia dnia pozwoliła na określenie: • nakładów czasowych oraz poziomu wykorzystania zasobów kadrowych • różnic pomiędzy zakresem obowiązków a wykonywanymi zadaniami • czynności wspólnych dla komórek i osób • punktów krytycznych i wąskich gardeł procesów Wprowadzono następujące zmiany: • zmiana struktury organizacyjnej (Dział Kadr i Obsługi Prawnej, Pełnomocnik ds. zintegrowanego systemu zarządzania, Pełnomocnik ds. strategii i marketingu; Dział Transportu i Ochrony Środowiska) • przesunięcia kadrowe w administracji wraz ze zmianą zakresu obowiązków (nie zatrudnianie nowych osób na miejsce odchodzących z pracy) Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006 I zakres projektu „Obieg informacji” Obieg informacji oparty na filarach: • Procedury ISO • Obiegu dokumentów • Biuletynie Elektronicznym Szpitala oraz stronie internetowej Szpitala http://szpital.bartoszyce.w.interia.pl • Innych działaniach: tablica informacyjna / skrzynka innowatora Obieg informacji jest regulowany przez: • działania Pełnomocnika ds. systemu zarządzania jakością (procedury ISO) oraz Pełnomocnika ds. strategii i marketingu • Instrukcje archiwizacji / kancelaryjną / kontroli i monitoringu Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006 I zakres projektu „Obieg informacji” (c.d.) Strona internetowa - okresowo aktualizowana, prowadzone monitorowanie oglądalności strony Strona zawiera informacje • Wydarzenia / Nagrody • Informacje (w tym publikacje prasowe związane ze Szpitalem) • Oddziały • Dane kontaktowe: adresowe / Książka Gości • Informacje prawne / Strategiczne / Dla pacjentów / Dla placówek ochrony zdrowia / Dla kontrahentów Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006 II zakres projektu „Monitorowanie działań” Rolę koordynującą odgrywa Pełnomocnik ds. systemu zarządzania jakością, Komisja ds. jakości, Lekarz naczelny, Pełnomocnik ds. strategii i marketingu Monitorowanie działań oparte jest na filarach: • procesów ISO: Instrukcja analizy ankiety satysfakcji (Badanie zadowolenia pacjentów) oraz Nadzór nad zapisami • istniejących w placówce Komisjach, nadzorujących poszczególne sfery funkcjonowania, działających na podstawie Regulaminów • „Monitorowanie pozostałych procesów" określającej Odpowiedzialność, uprawnienia oraz opis postępowania • „Regulaminy Komisji i zespołów” działających w szpitalu Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006 II zakres projektu „Monitorowanie działań” (c.d.) Audyty, kontrole, raporty z działań Komisji Ewidencja raportów / protokołów Karta działań korygujących i zaleceń pokontrolnych oraz "zestawienie kontrolne" określające zagrożenia dla realizowanej polityki jakości Zestawienie kontrolne brane pod uwagę przy decyzjach personalnych Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006 III zakres projektu „Informacja zarządcza” Informacja zarządcza jest oparta na filarach: • Procedur ISO: Instrukcja archiwizacji (Archiwizacja i udostępnianie dokumentacji medycznej); Polityka bezpieczeństwa (Zarządzanie bezpieczeństwem informacji); Nadzór nad zapisami • Systemie informatycznym / sieci informatycznej, obsługującej informacje: • Kadrowe • Finansowe • Medyczne (rejestr usług medycznych) • Pozostałe dane, mające wpływ na bieżące funkcjonowanie Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006 III zakres projektu „Informacja zarządcza” Schemat informacji zarządczej • komputer z udostępnionymi folderami o znaczeniu strategicznym: wdrażanie ISO; Aplikacje Warmińsko- Mazurskiej Nagrody Jakości; Wyniki ankiet satysfakcji pacjenta; Dane dotyczące realizowanego projektu IDOL; Dane, wnioski, materiały związane z ubieganiem się o środki UE • Elektroniczny Biuletyn Szpitala zawierający m.in. następujące informacje: Zarządzenia Dyrektora; Grafik dyżurów. • Bieżący dostęp do danych z zakresu księgowości oraz kadr Zastępca Dyrektora ds. finansowo- administracyjnych Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006 Pozostałe działania w ramach projektu Opracowanie nakładki na program kadrowy - umożliwiającej zdalny podgląd danych przez Dyrekcję Uporządkowanie systemu informatycznego: • rozwiązanie problemów sprzętowe związanych z brakiem możliwości pracy w programie Ruch Chorych • zidentyfikowanie problemów związanych z programem MISS: • instruktaż z zakresu wykorzystania programów informatycznych • testowanie bezpłatnego oprogramowania OpenOffice jako alternatywy dla Microsoft Ofiice Modyfikacja struktury organizacyjnej Szpitala Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006 Pozostałe działania w ramach projektu (c.d.) "Wyposażenie" Lekarza Naczelnego i Komisji ds. jakości w nowe kompetencje: • Bieżące nadzorowanie działalności Szpitala, w zakresie poddawanym audytowi akredytacyjnemu • Przygotowanie dokumentacji związanej z uczestnictwem Szpitala projektach wpływających na poprawę jakości • Analiza raportów komisji, raportów pokontrolnych, audytorskich, uzyskanych poprzez uczestnictwo w rankingach, konkursach • Opracowanie programów działań naprawczych / usprawniających w powyższym zakresie Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006 I zakres projektu Schemat obiegu informacji Zarządzenia Realizowane projekty Teczki oddziałowe Informacja wewnętrzna Elektroniczny Biuletyn Wydarzenia, nagrody Serwer / PC Strona internetowa Informacja zewnętrzna Tablica informacyjna Informacje bieżące Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006 II zakres projektu Schemat monitoringu Proces leczenia Relacje z pacjentem / klientem Komisje i zespoły działające w Szpitalu Protokół z działań / Rejestr protokołów Monitorowanie jakości Stan techniczny Zarządzanie zasobami ludzkimi Wdrożenie systemu ISO 90012000 Komisja ds. jakości Lekarz naczelny Raport kontrolny Karta zaleceń pokontrolnych Wdrożenie zmian Audit wewnętrzny i zewnętrzny Karta zaleceń pokontrolnych Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006 II zakres projektu Schemat monitoringu – c.d. Raporty, protokoły KOMISJI Zeszyty skarg Zeszyty napraw Papierowo Sekretariat Elektronicznie - Serwer 5.1.2. Rejestr raportów i protokołów Zespół ds. jakości Z-ca dyrektora ds. pielęgniarstwa Lekarz Naczelny Pełnomocnik ds. systemu zarządzania jakością 5.1.3. Kwartalne przeglądy protokołów, raportów 5.1.4. Potrzeba działań korygujących? TAK NIE Ocena Analiza problemu 5.4.1 Zalecenia kontrolne F.4.1-01/2 Rejestr działań korygujących Wdrożenie zaleceń KONIEC Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006 III zakres projektu Schemat informacji zarządczej Rodzaj informacji Dostęp do informacji Wprowadzanie informacji Medyczna (RUM) Zarząd / Dyrekcja (nakładka programowa) Serwer RUM Komórka merytoryczna Kadrowa (bieżące) Serwer ADM Oddziały, komórki organizacyjne Finansowa Pozostała Pełnomocnik ds. strategii i marketingu PC Elektroniczny Biuletyn Pracownik (plik HTML) Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006 III zakres projektu Schemat informacji zarządczej – c.d. F-4.1-01/5 Formularz informacji zarządczej Realizowane projekty Wprowadzenie- osoba realizująca projekt Wyniki kontroli, monitoringu, zaleceń kontrolnych WprowadzeniePełnomocnik ds. strategii i marketingu Informacje „kontraktowe” WprowadzenieDział sprzedaży, oddziały Informacje finansowe Dane kadrowe WprowadzenieDział księgowy, dział sprzedaży WprowadzenieDział kadr, Sekretariat, Biuro Obsługi Pacjenta Informacje sprzętowe Pozostałe WprowadzenieDział techniczny, Dział zamówień publicznych WprowadzeniePełnomocnik ds. strategii i marketingu, osoba realizująca projekt 5.2.2. Dane informacji zarządczej Przechowywane dane Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006 Dziękuję za uwagę Opracowanie: mgr Dariusz Dopierała Bartoszyce 2005 - 2006
