Załącznik do zarządzenia Dyrektora Narodowego Centrum

Załącznik
do zarządzenia Dyrektora Narodowego Centrum Badań i Rozwoju nr 21/2012
Regulamin organizacyjny
Biura Narodowego Centrum Badań i Rozwoju
Użyte w Regulaminie organizacyjnym Biura Narodowego Centrum Badań i Rozwoju,
zwanym dalej „Regulaminem”, określenia oznaczają:
1) Dyrektor – Dyrektor Narodowego Centrum Badań i Rozwoju;
2) Zastępca – Zastępca Dyrektora Narodowego Centrum Badań i Rozwoju;
3) Centrum – Narodowe Centrum Badań i Rozwoju;
4) Komórka organizacyjna - Dział, Sekcja, Samodzielne stanowisko pracy (jedno- lub
wieloosobowe);
5) Stanowiska kierownicze - Główny Księgowy, Kierownik Działu, Zastępca
Kierownika Działu, Kierownik Sekcji.
Rozdział I
Przepisy ogólne i struktura organizacyjna Centrum
§ 1.
Biuro Centrum, zwane dalej „Biurem”, zapewnia obsługę merytoryczną, administracyjną i
finansową Centrum.
§ 2.
W skład Biura wchodzą:
1)
Dział koordynacji, studiów i analiz (DKSA);
2)
Dział zarządzania programami (DZP);
3)
Dział realizacji projektów na rzecz bezpieczeństwa i obronności państwa
(DOBR);
4)
Dział administracyjno-gospodarczy (DAG);
5)
Dział rozwoju organizacji (DRO);
6)
Dział wdrażania Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka (DWPOIG);
7)
Dział finansowy (DF);
8)
Dział wdrażania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (DWPOKL);
9)
Dział wdrażania Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (DWPOIŚ);
10)
Dział księgowości (DK);
11)
Dział prawny (DP);
12)
Dział zarządzania zasobami ludzkimi (DZZL);
1
13)
Dział kontroli projektów (DKP);
14)
Sekcja audytu wewnętrznego (AW);
15) Główny Księgowy (GK);
16) Samodzielne stanowisko pracy ds. kontroli wewnętrznej (KW);
17) Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych (POIN).
§ 3.
1. Kierownik komórki organizacyjnej kieruje jej działalnością i odpowiada za całokształt
zadań przez nią realizowanych. Do jego kompetencji należy w szczególności:
1) organizacja pracy podległych pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami
prawa;
2) nadzór nad prawidłowością i terminowością wykonywania zadań na każdym etapie
realizacji oraz przestrzeganie ustalonych procedur wewnętrznych Centrum;
3) nadzór nad sporządzaniem dokumentów oraz kontrola ich prawidłowego obiegu;
4) informowanie bezpośredniego przełożonego o przebiegu realizacji zadań komórki oraz
o występujących problemach i dostrzeżonych nieprawidłowościach;
5) przygotowywanie planów pracy oraz sprawozdań z działania komórki;
6) przygotowywanie zakresów zadań oraz ustalanie zakresów czynności podległym
pracownikom, a także dokonywanie oceny pracy pracowników;
7) występowanie z wnioskami w sprawach zatrudnienia, awansowania, nagradzania
i karania pracowników;
8) udzielanie urlopów pracownikom, ustalanie indywidualnego czasu pracy podległym
pracownikom, a także podejmowanie decyzji w sprawach wyjazdów służbowych
podległych pracowników, w tym akceptowanie wniosków w sprawie krajowych
podróży służbowych pracowników;
9) przygotowywanie propozycji szkoleń umożliwiających podległym pracownikom
uzupełnienie i podnoszenie kwalifikacji zawodowych z zakresu działań realizowanych
przez kierowaną komórkę organizacyjną;
10) wnioskowanie do Działu administracyjno-gospodarczego w sprawach zamówień
publicznych;
11) współpraca z kierownikami pozostałych komórek organizacyjnych w zakresie
niezbędnym do właściwego wykonywania powierzonych zadań;
12) identyfikacja ryzyka, proponowanie
mechanizmów kontrolnych;
działań
naprawczych,
projektowanie
13) realizacja zadań związanych z zarządzaniem ryzykiem określonych w polityce
zarządzania ryzykiem.
2. W czasie nieobecności kierownika komórki organizacyjnej zastępuje jego zastępca lub
inny pracownik wyznaczony na piśmie przez kierownika komórki organizacyjnej.
Informacja o wyznaczeniu pracownika zastępującego kierownika komórki organizacyjnej
jest przekazywana do wiadomości Dyrektora lub Zastępcy Dyrektora.
2
3. Kierownik komórki organizacyjnej, działając w zakresie udzielonych mu upoważnień,
może upoważnić pracownika podległej komórki do prowadzenia określonych spraw w
jego imieniu. Udzielenia upoważnienia dokonuje się na piśmie. O udzieleniu upoważnienia
kierownik komórki organizacyjnej zawiadamia Dyrektora lub Zastępcę Dyrektora.
Rozdział II
Zadania wspólne
§ 4.
1.
Do zadań wspólnych komórek organizacyjnych Centrum w zakresie ich działania, należy
w szczególności:
1) identyfikacja problemów powstałych w trakcie realizacji zadań oraz formułowanie
propozycji ich rozwiązania;
2) inicjowanie oraz udział w opracowywaniu i opiniowaniu projektów aktów prawnych,
umów, pism oraz innych dokumentów dotyczących funkcjonowania Centrum;
3) monitorowanie, analiza i upowszechnianie krajowych oraz wspólnotowych aktów
prawnych dotyczących lub mających wpływ na działalność Centrum;
4) współpraca przy opracowywaniu założeń do planu finansowego Centrum i projektów
jego zmian;
5) przygotowanie propozycji wydatków majątkowych oraz wydatków bieżących na
realizację zadań komórki organizacyjnej;
6) przygotowywanie sprawozdań z zakresu działalności komórki organizacyjnej;
7) przygotowywanie wniosków o rozpoczęcie postępowania o zamówienie publiczne,
opracowywanie opisu przedmiotu zamówienia, przygotowywanie we współpracy z
Działem prawnym projektów umów z kontrahentami, nadzór merytoryczny nad
wykonaniem przez kontrahentów przedmiotu umów;
8) prowadzenie rejestru umów i dokumentacji związanej z umowami zawartymi
w ramach programów realizowanych w komórce organizacyjnej;
9) współpraca przy opracowywaniu informacji i materiałów do rocznego sprawozdania
z działalności Centrum;
10) przygotowywanie materiałów informacyjnych i szkoleniowych;
11) współpraca w zakresie organizacji szkoleń, w tym szkoleń prowadzonych dla
partnerów zewnętrznych;
12) udzielanie informacji i przygotowywanie dokumentów do celów kontrolnych;
13) przygotowywanie okresowych raportów i sprawozdań;
14) zabezpieczenie i przechowanie dokumentów do momentu przekazania ich do
Archiwum Zakładowego Centrum;
15) współdziałanie z innymi komórkami organizacyjnymi Centrum;
16) zapewnienie bezpieczeństwa powierzonych zasobów i przetwarzanych informacji,
zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;
3
17) identyfikowanie i monitorowanie ryzyka oraz szans związanych z realizacją
powierzonych zadań;
18) realizacja planu finansowego Centrum;
19) współpraca przy opracowywaniu i aktualizacji procedur, planów operacyjnych oraz
regulacji wewnętrznych w zakresie realizacji zadań wykonywanych przez Centrum;
20) udział w przygotowywaniu i aktualizacji strategii oraz planu działalności Centrum.
2. Komórki organizacyjne prowadzą dokumentację dotyczącą ich funkcjonowania zgodnie
z obowiązującymi w Centrum przepisami w tym zakresie.
Rozdział III
Zakresy działania komórek organizacyjnych
§ 5.
1. Przy wykonywaniu swoich zadań komórki organizacyjne zobowiązane są do ścisłego
współdziałania w drodze uzgodnień, konsultacji, udostępniania materiałów i danych oraz
prowadzenia wspólnych prac.
2. Jeżeli do wykonywania zadania konieczne jest współdziałanie kilku komórek
organizacyjnych, komórkę wiodącą wyznacza Dyrektor lub Zastępca Dyrektora.
3. Przy załatwianiu spraw komórki organizacyjne mają na względzie dobro Centrum oraz
zabezpieczenie interesów Centrum.
§ 6.
1. Dział koordynacji, studiów i analiz (DKSA) realizuje zadania w zakresie zapewnienia
organizacyjnej obsługi pracy Dyrektora, Zastępcy Dyrektora oraz Rady Centrum,
współpracy międzynarodowej, informacji i promocji oraz studiów i analiz nad
działalnością badawczo-rozwojową i innowacyjnością.
2. Do zadań Działu należy w szczególności:
1) zapewnienie organizacyjnej obsługi pracy Dyrektora oraz Zastępcy Dyrektora;
2) monitoring realizacji zadań zleconych komórkom organizacyjnym przez Dyrektora lub
Zastępcę Dyrektora;
3) koordynacja zadań, których realizacja została zlecona kilku komórkom organizacyjnym
Centrum ze wskazaniem DKSA jako koordynatora;
4) prowadzenie sekretariatu Dyrektora oraz Zastępcy Dyrektora;
5) realizacja zadań związanych ze współpracą Dyrektora z instytucjami i podmiotami
zewnętrznymi (organami administracji publicznej, parlamentem, partnerami
zagranicznymi i innymi);
6) prowadzenie spraw związanych ze współpracą międzynarodową;
7) realizacja zadań z zakresu informacji i promocji;
8) prowadzenie studiów i analiz w zakresie tematyki badań naukowych, prac rozwojowych
i innowacyjności;
4
9) zapewnienie organizacyjnej obsługi pracy Rady Centrum, z wyłączeniem obsługi prac
komisji wchodzących w skład Rady Centrum, o ile nie postanowiono inaczej;
10) realizacja innych zadań zleconych przez Dyrektora lub Zastępcę Dyrektora.
3. W skład Działu wchodzą:
1) Sekcja Koordynacji;
2) Sekcja współpracy międzynarodowej;
3) Sekcja informacji i promocji;
4) Sekcja Studiów, Analiz i Ewaluacji.
4. Szczegółowe zadania Sekcji DKSA zostały określone w Załączniku nr 1 do Regulaminu.
§ 7.
1. Dział zarządzania programami (DZP) realizuje zadania w zakresie tworzenia,
prowadzenia i zarządzania programami obejmującymi finansowanie badań naukowych lub
prac rozwojowych, w szczególności programami strategicznymi, programami badań
stosowanych, programami wsparcia komercjalizacji i transferu technologii do gospodarki,
programami wsparcia rozwoju kadry naukowej oraz działań przygotowujących do
wdrożenia wyniki badań naukowych lub prac rozwojowych.
2. Do zadań Działu należą w szczególności sprawy:
1) zarządzania programami obejmującymi finansowanie badań naukowych lub prac
rozwojowych, a w tym:
a) opracowywanie założeń oraz dokumentów wdrożeniowych programów;
b) określanie harmonogramu realizacji programów, ustalanie planu finansowego
programów oraz szczegółowego systemu realizacji i zarządzania programami;
c) określanie ryzyka dla osiągnięcia celu głównego i celów szczegółowych
programów oraz ryzyka związanego z zarządzaniem i realizacją programów;
d) przeprowadzanie konkursów na wykonanie projektów w ramach realizowanych
programów, w tym sprawowanie nadzoru nad obsługą wniosków w zakresie
przyznania dofinansowania oraz obsługą związaną z zawarciem umów
o wykonanie i finansowanie projektów;
e) nadzór nad prawidłowością realizacji projektów w ramach zawartych umów;
f) monitorowanie realizacji programów z wykorzystaniem
jakościowych wskaźników produktu, rezultatu i wpływu.
ilościowych
i
2) realizacji międzynarodowych programów badań naukowych lub prac rozwojowych na
warunkach i w trybie określonym w tych programach;
3) realizacji zadań zlecanych Centrum przez ministra właściwego do spraw nauki na
warunkach i w trybie określonych przez tego ministra lub, jeśli przedmiotem zadania
zleconego jest program lub przedsięwzięcie, na warunkach i w trybie określonych w
programie lub przedsięwzięciu;
4) udziału w opracowaniu diagnozy sytuacji w obszarach nauki i gospodarki objętych
realizowanymi programami;
5
3. W skład Działu wchodzą:
1) Sekcja zarządzania programami badań stosowanych INFOTECH;
2) Sekcja zarządzania programami badań stosowanych BIOMED;
3) Sekcja zarządzania międzynarodowymi bilateralnymi programami badań oraz
Inicjatywą EUREKA;
4) Sekcja zarządzania strategicznymi programami badań naukowych i prac
rozwojowych;
5) Sekcja komercjalizacji wyników badań;
6) Sekcja rozwoju kadry naukowej.
4. Szczegółowe zadania Sekcji DZP zostały określone w Załączniku nr 2 do Regulaminu.
§ 8.
1. Dział realizacji projektów na rzecz bezpieczeństwa i obronności państwa (DOBR)
wykonuje zadania Centrum dotyczące zarządzania realizacją badań naukowych lub prac
rozwojowych na rzecz obronności i bezpieczeństwa państwa, prowadzące do pozyskania
nowych technologii, uzbrojenia i sprzętu niezbędnych do realizacji polityki obronności i
bezpieczeństwa państwa.
2. Do zdań Działu należy w szczególności:
1) przygotowywanie w ścisłej współpracy z Ministrem Obrony Narodowej
i
ministrem właściwym do spraw wewnętrznych założeń do programów
strategicznych, programów i projektów z obszaru bezpieczeństwa i obronności
państwa;
2) realizacja konkursów i wybór wykonawców projektów z obszaru bezpieczeństwa
i obronności państwa;
3) nadzór
nad
realizacją
i obronności państwa;
projektów
z
obszaru
bezpieczeństwa
4) monitoring realizacji programów strategicznych, programów i projektów z obszaru
bezpieczeństwa i obronności państwa;
5) obsługa administracyjno-organizacyjna Komitetu Sterującego ds. badań naukowych
i prac rozwojowych w obszarze bezpieczeństwa i obronności państwa (Komitet
Sterujący).
3.
W skład Działu wchodzą:
1) Sekcja Zarządzania Realizacją Programów i Projektów;
2) Sekcja Programów Strategicznych i Międzynarodowych;
3) Sekcja Sprawozdawczości, Planowania i Monitoringu.
4. Szczegółowe zadania Sekcji DOBR zostały określone w Załączniku nr 3 do Regulaminu.
§ 9.
1. Do zadań Działu administracyjno-gospodarczego (DAG) należy w szczególności:
1) administrowanie środkami rzeczowymi Centrum (w tym inwentaryzacja środków
trwałych);
6
2) zapewnienie właściwych warunków pracy w Centrum;
3) planowanie i nadzór nad remontami, inwestycjami i pracami konserwacyjnymi;
4) prowadzenie działalności zaopatrzeniowej w materiały i sprzęt biurowy, sprzęt
techniczny i gospodarczy, planowanie i realizacji zakupów inwestycyjnych;
5) obsługa zakupów i dystrybucji wśród pracowników drobnego wyposażenia
i materiałów biurowych na potrzeby bieżące;
6) prowadzenie Archiwum Zakładowego Centrum;
7) zapewnienie obsługi biurowej Centrum;
8) zapewnienie obsługi transportowej Centrum;
9) zapewnienie bieżącej obsługi teleinformatycznej Centrum;
10) obsługa techniczna posiedzeń Rady Centrum, Komitetu Sterującego i zespołów
ekspertów;
11) organizowanie oraz wykonywanie we współpracy z właściwymi komórkami
organizacyjnymi i na ich wniosek, prac związanych z zamówieniami publicznymi;
12) opracowywanie, przy współpracy Działu prawnego, regulaminów i procedur
wewnętrznych Centrum w zakresie zamówień publicznych oraz ich aktualizacja;
13) upowszechnianie, przy współpracy Działu
prawnego, wzorów dokumentów
stosowanych w procesie udzielania zamówień publicznych;
14) prowadzenie rejestru umów zawieranych przez Centrum na podstawie przepisów
ustawy prawo zamówień publicznych;
15) koordynacja procesu sporządzania i aktualizacji planów udzielania zamówień
publicznych oraz sprawozdań z udzielonych przez Centrum zamówień publicznych;
16) obsługa administracyjno-organizacyjna wyjazdów służbowych krajowych i udział w
obsłudze wyjazdów zagranicznych pracowników i współpracowników Centrum;
17) prowadzenie ogólnej obsługi kancelaryjnej Centrum;
18) zapewnienie usług telefonii komórkowej;
19) obsługa techniczna posiedzeń, narad i konferencji organizowanych przez Centrum;
20) zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz ochrony
przeciwpożarowej, wykonywanie zadań służby bezpieczeństwa i higieny pracy w
Centrum;
21) nadzór nad wykorzystaniem i ochroną mienia Centrum.
2. W skład Działu wchodzą:
1)
Sekcja zamówień publicznych;
2)
Sekcja teleinformatyki.
3. Szczegółowe zadania Sekcji DAG zostały określone w Załączniku nr 4 do Regulaminu.
§ 10.
1. Dział rozwoju organizacji (DRO) realizuje zadania w zakresie koordynacji i integracji
działań związanych z rozwojem Centrum, wprowadzaniem nowoczesnych standardów,
7
technologii i nowych metod organizacji pracy służących podniesieniu efektywności
działania oraz doskonaleniu jakości zadań realizowanych przez Centrum.
2. W skład Działu wchodzą:
1) Sekcja strategii, procesów i standardów;
2) Sekcja współpracy z ekspertami.
3. Szczegółowe zadania Sekcji DRO zostały określone w Załączniku nr 5 do Regulaminu.
§ 11.
1. Dział wdrażania Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka (DWPOIG)
realizuje zadania Instytucji Pośredniczącej (IP) w zakresie programowania schematów
wsparcia i wdrażania funduszy strukturalnych Unii Europejskiej w ramach I i II osi
priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka (PO IG).
2. Do zadań Działu należą zagadnienia i sprawy dotyczące w szczególności:
1) przygotowywania i uzgadniania treści dokumentów programowych związanych
z wdrażaniem PO IG;
2) przeprowadzania naboru i oceny projektów, podejmowania decyzji
o współfinansowaniu wybranego do realizacji projektu oraz zawierania umów
z beneficjentami;
3) nadzoru nad działalnością podległych Instytucji Wdrażających w ramach PO IG;
4) realizacji planu finansowego Centrum w zakresie środków przeznaczonych na
Pomoc Techniczną PO IG;
5) ewaluacji PO IG.
3. W skład Działu wchodzą:
1)
2)
3)
4)
Sekcja programowania i polityk Unii Europejskiej;
Sekcja wdrażania projektów Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka;
Sekcja pomocy technicznej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka;
Sekcja doradztwa na rzecz beneficjentów Programu Operacyjnego Innowacyjna
Gospodarka.
4. Szczegółowe zadania Sekcji DWPOIG zostały określone w Załączniku nr 6 do
Regulaminu.
§ 12.
1. Dział Finansowy (DF) realizuje zadania dotyczące tworzenia i monitoringu realizacji
planów finansowych, obsługi finansowania i rozliczania projektów oraz realizuje zadania
Instytucji Pośredniczącej w zakresie zarządzania finansowego oraz monitorowania i
kontroli projektów finansowanych ze środków funduszy strukturalnych Unii Europejskiej
w ramach I i II osi priorytetowej PO IG.
2. Do zadań Działu należą zagadnienia i sprawy dotyczące w szczególności:
1) rozliczania projektów finansowanych przez Centrum, w tym projektów I i II osi
priorytetowej PO IG;
2) przygotowania planu finansowego Centrum;
8
3) monitorowania postępu rzeczowo-finansowego projektów, w tym projektów
finansowanych ze środków PO IG;
4) przygotowania sprawozdań okresowych i sprawozdania końcowego w zakresie I i
II osi priorytetowej PO IG;
5) prowadzenia kontroli systemowych podległych Instytucji Wdrażających oraz
kontroli na miejscu realizacji projektów współfinansowanych ze środków PO IG.
3. W skład Działu wchodzą:
1) Sekcja finansowania Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka;
2) Sekcja monitoringu i sprawozdawczości Programu Operacyjnego Innowacyjna
Gospodarka;
3) Sekcja kontroli Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka;
4) Sekcja finansowania projektów B+R;
5) Sekcja zarządzania finansowego.
4. Szczegółowe zadania Sekcji DF zostały określone w Załączniku nr 7 do Regulaminu.
§ 13.
1. Dział wdrażania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (DWPOKL) realizuje
zadania Instytucji Pośredniczącej w zakresie wdrażania funduszy strukturalnych Unii
Europejskiej w ramach IV osi priorytetowej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.
2. Do zadań Działu należą zagadnienia i sprawy dotyczące w szczególności:
1) przygotowywania i uzgadniania treści dokumentów programowych związanych
z wdrażaniem Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL) oraz koordynacji
spraw związanych z kontaktami z Komisją Europejską oraz Instytucją
Zarządzającą PO KL;
2) przeprowadzania naboru i oceny projektów, podejmowania decyzji
o współfinansowaniu wybranego do realizacji projektu oraz zawierania umów
z beneficjentami w ramach IV osi priorytetowej PO KL;
3) ewaluacji IV Priorytetu PO KL;
4) obsługi finansowej wniosków o płatność składanych przez beneficjentów PO KL;
5) przygotowania planu finansowego Centrum w zakresie środków PO KL na
realizację zadań związanych z wdrażaniem IV osi priorytetowej PO KL;
6) monitorowania postępu rzeczowo-finansowego projektów finansowanych ze
środków PO KL;
7) przygotowania sprawozdań okresowych i sprawozdania końcowego w zakresie IV
osi priorytetowej PO KL;
8) prowadzenia kontroli na miejscu realizacji projektów współfinansowanych ze
środków PO KL.
3. W skład Działu wchodzą:
1) Sekcja koordynacji i wdrażania projektów Programu Operacyjnego Kapitał
Ludzki;
2) Sekcja obsługi finansowej i sprawozdawczości Programu Operacyjnego Kapitał
Ludzki;
9
3) Sekcja kontroli Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki;
4) Samodzielne stanowisko pracy ds. pomocy technicznej Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki oraz obsługi projektów systemowych PO KL.
4. Szczegółowe zadania Działu DWPOKL zostały określone w Załączniku nr 8 do
Regulaminu.
§ 14.
1. Dział wdrażania Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (DWPOIŚ)
realizuje zadania Instytucji Pośredniczącej w zakresie wdrażania funduszy strukturalnych
Unii Europejskiej w ramach XIII osi priorytetowej Programu Operacyjnego Infrastruktura
i Środowisko (PO IiŚ).
2. Do zadań Działu należą zagadnienia i sprawy dotyczące w szczególności:
1) przygotowywania i uzgadniania treści dokumentów programowych związanych
z wdrażaniem PO IiŚ oraz koordynacji spraw związanych z kontaktami z Komisją
Europejską oraz Instytucją Zarządzającą PO IiŚ;
2) ewaluacji PO IiŚ;
3) nadzoru nad działalnością Instytucji Wdrażającej w ramach XIII osi priorytetowej
PO IiŚ;
4) przygotowania planu finansowego Centrum w zakresie środków PO IiŚ na
realizację zadań związanych z wdrażaniem XIII osi priorytetowej PO IiŚ;
5) monitorowania postępu rzeczowo-finansowego projektów finansowanych ze
środków PO IiŚ;
6) przygotowania sprawozdań okresowych i sprawozdania końcowego w zakresie
XIII osi priorytetowej PO IiŚ;
7) prowadzenia kontroli systemowych oraz kontroli prawidłowości wykorzystania
przez beneficjentów środków w ramach Priorytetu XIII PO IiŚ.
3. W skład Działu wchodzą:
1) Sekcja programowania i monitoringu Programu Operacyjnego Infrastruktura
i Środowisko;
2) Sekcja obsługi finansowej i pomocy technicznej Programu Operacyjnego
Infrastruktura i Środowisko;
3) Samodzielne stanowisko pracy ds. kontroli Programu Operacyjnego Infrastruktura
i Środowisko.
4. Szczegółowe zadania Sekcji DWPOIŚ zostały określone w Załączniku nr 9 do
Regulaminu.
§ 15.
1. Dział księgowości (DK) realizuje zadania w zakresie prowadzenia rachunkowości
Centrum.
2. Do zadań Działu należy w szczególności:
1) prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz dokumentacji finansowo-księgowej
zgodnej z przepisami ustawy o rachunkowości;
10
2) sporządzanie sprawozdań zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości
i poddawanie ich badaniu;
3) obsługa rachunkowa wyjazdów służbowych krajowych i zagranicznych
pracowników i współpracowników Centrum;
4) prowadzenie spraw z zakresu obsługi bankowej i operacji finansowych
dotyczących zadań Centrum;
5) zarządzanie środkami pieniężnymi znajdującymi się w dyspozycji Centrum;
6) dokonywanie płatności;
7) prowadzenie ewidencji środków trwałych Centrum;
8) współpraca, rozliczanie i obsługa podmiotów zewnętrznych takich jak: Zakład
Ubezpieczeń Społecznych, Urząd Skarbowy, Państwowa Inspekcja Pracy
i Główny Urząd Statystyczny, a także obsługa kontroli przeprowadzanych przez
te podmioty;
9) zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzanych informacji dotyczących danych
osobowych pracowników i współpracowników Centrum w zakresie zadań Działu.
3. Bezpośredni nadzór nad Działem sprawuje Główny Księgowy Centrum (GK). Do jego
obowiązków należy w szczególności:
1) ustalanie zasad polityki rachunkowości;
2) prowadzenie rachunkowości Centrum, zgodnie z obowiązującymi przepisami;
3) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi, łącznie z Dyrektorem lub
osobami upoważnionymi przez Dyrektora;
4) dokonywanie kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem
finansowym Centrum;
5) dokonywanie kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących
operacji gospodarczych i finansowych.
4. Dyrektor powierza
w zakresie:
Głównemu
Księgowemu
obowiązki
i
odpowiedzialność
1) prowadzenia rachunkowości;
2) wykonywania określonych dyspozycji środkami pieniężnymi;
3) dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z
planem finansowym Centrum oraz kompletności i rzetelności dokumentów
finansowych, zgodnie z ustawą o finansach publicznych.
§ 16.
1. Dział prawny (DP) realizuje zadania w zakresie obsługi prawnej Centrum.
2. Do zadań Działu należy w szczególności:
1) współpraca z komórkami organizacyjnymi przy opracowywaniu oraz opiniowanie
pod względem zgodności z obowiązującymi przepisami prawa projektów umów,
pełnomocnictw, upoważnień i innych oświadczeń woli oraz wewnętrznych aktów
prawnych, ich aktualizacja oraz opracowywanie wersji jednolitych;
11
2) współpraca z komórkami organizacyjnymi Centrum w zakresie opracowywania
dokumentów dotyczących realizacji zadań Instytucji Pośredniczącej w ramach PO IG,
PO KL i PO IiŚ;
3) sporządzanie opinii prawnych oraz udzielanie porad prawnych dotyczących
stosowania przepisów prawa w obszarze działalności Centrum;
4) współpraca z komórkami organizacyjnymi w przygotowywaniu odpowiedzi na
wnioski o udzielenie informacji publicznej;
5) współpraca z komórkami organizacyjnymi przy opracowywaniu projektów decyzji
Dyrektora, w tym decyzji dotyczących projektów finansowanych lub
współfinansowanych przez Centrum;
6) prowadzenie rejestrów i zbiorów wewnętrznych aktów prawnych Centrum;
7) prowadzenie rejestru i zbioru decyzji dotyczących finansowania
współfinansowania oraz odmowy finansowania projektów przez Centrum;
lub
8) prowadzenie rejestru i zbioru pełnomocnictw i upoważnień.
§ 17.
1. Dział zarządzania zasobami ludzkimi (DZZL) realizuje zadania obejmujące politykę
kadrową, płacową, socjalną pracowników oraz odpowiada za podnoszenie kwalifikacji
zawodowych pracowników Centrum.
2. Do zadań Działu należy w szczególności:
1) realizacja polityki kadrowej, w tym prowadzenie spraw wynikających z nawiązania,
trwania, zmian i ustania stosunku pracy pracowników Centrum;
2) prowadzenie procesu rekrutacji i selekcji w Centrum;
3) koordynowanie spraw związanych ze sporządzaniem i aktualizacją opisów stanowisk
pracy oraz z przeprowadzaniem ocen okresowych pracowników;
4) organizacja praktyk, staży i wolontariatu w Centrum;
5) prowadzenie spraw z zakresu planowania i organizacji działań rozwojowych dla
pracowników Centrum;
6) prowadzenie polityki płacowej, w szczególności naliczanie wynagrodzeń dla
pracowników NCBR, rozliczanie umów cywilnoprawnych oraz prowadzenie
dokumentacji i analiz płacowych;
7) koordynowanie współpracy Dyrektora z zakładowymi organizacjami związkowymi;
8) prowadzenie działań mających na celu integrację pracowników oraz rozwój kultury
organizacyjnej;
9) zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzanych informacji dotyczących danych
osobowych pracowników i współpracowników Centrum w zakresie zadań Działu;
10) współpraca i obsługa zewnętrznych podmiotów takich jak: Państwowa Inspekcja
Pracy i Główny Urząd Statystyczny, a także obsługa kontroli przeprowadzanych
przez te podmioty;
11) nadzór nad przestrzeganiem przepisów dotyczących świadczeń socjalnych oraz spraw
związanych z ochroną zdrowia pracowników;
12
12) koordynacja Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna w zakresie zadań
realizowanych przez Centrum, związanych z wdrażaniem programów operacyjnych
w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia 2007-2013;
13) przygotowywanie umów cywilnoprawnych oraz dokumentacji niezbędnej do ustalenia
uprawnień w zakresie zobowiązań, prowadzenie rejestru umów cywilnoprawnych,
zawieranych przez Centrum z osobami fizycznymi.
§ 18.
1.
Dział Kontroli Projektów (DKP) realizuje zadania Centrum dotyczące zarządzania
realizacją kontroli projektów w zakresie programów realizowanych przez Centrum.
2.
Do zakresu zadań Działu należy w szczególności:
1) opracowanie metodologii doboru próby projektów do kontroli;
2) opracowanie rocznych planów kontroli projektów na podstawie dokonanej pod
względem finansowym i merytorycznym analizy ryzyka;
3) przeprowadzanie kontroli projektów w miejscu ich realizacji na podstawie planu
kontroli lub kontroli doraźnych zlecanych przez Dyrektora;
4) przygotowywanie wniosków pokontrolnych, w tym ustaleń i zaleceń w sprawie
powstałych nieprawidłowości oraz przekazywanie ich Dyrektorowi oraz właściwym
komórkom organizacyjnym Centrum;
5) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Centrum w zakresie monitorowania
realizacji zaleceń pokontrolnych;
6) informowanie Dyrektora o zauważonych w trakcie kontroli nieprawidłowościach, w
tym o podejrzeniu popełnienia przestępstwa przez wykonawców kontrolowanych
projektów;
7) przygotowywanie zbiorczej analizy wyników przeprowadzonych kontroli i wydanych
zaleceń pokontrolnych;
8) przygotowywanie propozycji rozwiązań organizacyjnych Centrum w sprawach
dotyczących doskonalenia procesu kontroli;
9) archiwizacja dokumentacji i zapewnianie dostępu do dokumentacji uprawnionym
pracownikom Centrum oraz uprawnionym instytucjom i organom.
§ 19.
1. Sekcja audytu wewnętrznego (AW) realizuje zadania w zakresie audytu wewnętrznego.
2. Zadania Sekcji audytu wewnętrznego określają stosowne przepisy ustawy o finansach
publicznych i aktów wykonawczych oraz postanowienia właściwych przepisów
wewnętrznych Centrum.
§ 20.
1. Samodzielne stanowisko pracy ds. kontroli wewnętrznej (KW) realizuje zadania
kontrolne w komórkach organizacyjnych Centrum w ramach wewnętrznej kontroli
inspekcyjnej mającej na celu wspieranie realizacji zamierzeń Centrum, zapewnienie
13
wysokiej jakości pracy zatrudnionych pracowników poprzez wykrywanie
nieprawidłowości i zapobieganie ich występowaniu oraz raportowanie o stwierdzonych
nieprawidłowościach do Dyrektora, a także koordynuje rozpatrywanie skarg i wniosków
kierowanych do Dyrektora stosując odpowiednie procedury i mechanizmy sprawdzające.
2. Do zadań samodzielnego stanowiska ds. kontroli wewnętrznej należy w szczególności:
1) opracowywanie planów kontroli wewnętrznej Centrum;
2) przeprowadzanie kontroli w komórkach organizacyjnych Centrum na podstawie
planu kontroli lub na zlecenie Dyrektora lub Zastępcy Dyrektora;
3) opracowywanie rocznych sprawozdań z przeprowadzonych kontroli;
4) formułowanie zaleceń pokontrolnych oraz wskazywanie osób odpowiedzialnych za
stwierdzone nieprawidłowości;
5) prowadzenie rejestru upoważnień do kontroli wewnętrznej;
6) obsługa, koordynacja działań i współdziałanie z organami kontroli zewnętrznej oraz
organami ścigania, z wyłączeniem kontroli prowadzonych przez Państwową
Inspekcję Pracy i Zakład Ubezpieczeń Społecznych, w szczególności:
a) sporządzanie projektów odpowiedzi na wystąpienia organów kontroli
zewnętrznej;
b) prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych;
7) monitorowanie działań w zakresie wdrożenia zaleceń pokontrolnych;
8) koordynacja oraz monitorowanie trybu rozpatrywania
kierowanych do Dyrektora, w szczególności:
skarg
i
wniosków
a) prowadzenie rejestru skarg i wniosków;
b) współpraca z właściwymi merytorycznie komórkami organizacyjnymi w
zakresie załatwiania skarg i wniosków;
c) opracowywanie danych statystycznych w zakresie skarg i wniosków
rozpatrywanych przez organy Centrum;
9) współpraca z komórką organizacyjną właściwą do spraw kontroli projektów w
zakresie wykorzystania informacji o występujących zagrożeniach, ujawnionych
nieprawidłowościach lub podejrzeniu ich wystąpienia w realizacji zamierzeń lub
projektów;
10) udział w opracowaniu i aktualizacji procedur oraz regulacji wewnętrznych w
zakresie zadań realizowanych przez samodzielne stanowisko ds. kontroli
wewnętrznej ;
11) prowadzenie kontroli prawidłowości akceptacji wydatków w ramach realizowanych
zadań kontrolnych i działań doraźnych.
§ 21.
1. Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych (POIN) odpowiada za przestrzeganie
przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz, w zakresie realizacji zadań
wynikających z pełnienia funkcji administratora bezpieczeństwa informacji, nadzoruje
14
przestrzeganie zasad ochrony przetwarzanych danych osobowych.
2. Do zadań Pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych należy w szczególności:
1) w zakresie ochrony informacji niejawnych:
a) zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym stosowanie środków
bezpieczeństwa fizycznego;
b) nadzór nad podległą w zakresie ochrony informacji niejawnych kancelarią tajną;
c) zapewnienie ochrony systemów teleinformatycznych, w których są przetwarzane
informacje niejawne;
d) zarządzanie ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych, w szczególności
szacowanie ryzyka;
e) kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów
o ochronie tych informacji, w szczególności okresowa (co najmniej raz na trzy
lata) kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów;
f) opracowywanie i aktualizowanie, wymagającego akceptacji Dyrektora, planu
ochrony informacji niejawnych, w tym w razie wprowadzenia stanu
nadzwyczajnego, a także nadzorowanie jego realizacji;
g) prowadzenie szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych;
h) prowadzenie zwykłych postępowań
postępowań sprawdzających;
sprawdzających
oraz
kontrolnych
i) prowadzenie aktualnego wykazu osób zatrudnionych w Centrum albo
wykonujących czynności zlecone, które posiadają uprawnienia do dostępu do
informacji niejawnych, oraz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia
bezpieczeństwa lub je cofnięto;
j) przekazywanie Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego do ewidencji, danych
osób uprawnionych do dostępu do informacji niejawnych, a także osób, którym
odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub wobec których podjęto
decyzję o cofnięciu poświadczenia bezpieczeństwa;
k) realizacja zadań wynikających z pozamilitarnych przygotowań obronnych.
2) w zakresie zabezpieczenia danych osobowych:
a) wdrożenie, nadzór nad przestrzeganiem zawartych w niej postanowień oraz
bieżąca aktualizacja dokumentacji dotyczącej sposobu przetwarzania danych
osobowych (polityki bezpieczeństwa, instrukcji zarządzania systemami
teleinformatycznymi służącymi do przetwarzania danych osobowych jak również
instrukcji postępowania w sytuacji naruszenia bezpieczeństwa danych
osobowych);
b) kontrola stanu wydanych upoważnień oraz ewidencji osób upoważnionych;
c) przygotowywanie wniosków rejestracyjnych;
d) tworzenie, modyfikacja i wdrażanie procedur związanych z realizacją polityki
bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych;
e) kontrola poprawności stosowania przez użytkowników obowiązujących zasad
i procedur bezpieczeństwa;
15
f) nadzór nad prawidłowym wykonywaniem przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia
1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r., Nr 101, poz. 926,
z późn. zm.) w zakresie wymiany informacji;
g) nadzór nad prowadzonymi przez administratora aplikacji kontrolami
użytkowników w poszczególnych aplikacjach przetwarzających dane osobowe;
h) nadzór nad wykonywaniem
informatycznego;
zadań
przez
administratora
systemu
i) kontrola poziomu zabezpieczeń z określoną polityka bezpieczeństwa;
j) weryfikacja oraz akceptacja procedur udzielania dostępu do danych osobowych
oraz systemów i aplikacji przetwarzających dane osobowe;
k) udział w tworzeniu i testowaniu planu postępowania w przypadku awarii lub
naruszenia barier ochrony;
l) podejmowanie działań w przypadku wykrycia naruszeń w systemie
bezpieczeństwa, sporządzanie raportów z incydentów naruszenia bezpieczeństwa
informacji oraz sporządzanie wniosków przedstawianych administratorowi
danych osobowych;
m) przeprowadzanie okresowych przeglądów stanu bezpieczeństwa oraz weryfikacja
zabezpieczeń systemu i istniejących procedur zapewniających bezpieczeństwo
danych;
n) sporządzanie raportów wraz z zaleceniami dotyczących usunięcia
nieprawidłowości w systemie bezpieczeństwa ujawnionych podczas
prowadzonych okresowych audytów i przeglądów bezpieczeństwa;
o) planowanie i przeprowadzanie szkoleń wstępnych oraz okresowych dot.
bezpieczeństwa danych osobowych.
3) w zakresie zadań Administratora bezpieczeństwa informacji:
a) bieżąca kontrola zgodności wszystkich przetwarzanych w Centrum danych
osobowych zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych;
b) podejmowanie działań w celu doprowadzenia stanu istniejącego do wymogów
ww. ustawy oraz aktów wykonawczych do niej w ścisłej współpracy z osobami
przetwarzającymi dane osobowe oraz pozostałymi pracownikami Centrum.
Załącznik 1.
Zadania sekcji należących do Działu koordynacji, studiów i analiz (DKSA)
1) Do zadań Sekcji Koordynacji należy w szczególności:
1) obsługa organizacyjna posiedzeń kadry kierowniczej Centrum, przy współpracy z
Działem administracyjno-gospodarczym;
2) koordynacja przygotowania delegacji krajowych Dyrektora oraz Zastępcy Dyrektora,
przy współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi;
3) wykonywanie czynności pomocniczych dotyczących działań Dyrektora w zakresie
reprezentowania Centrum;
16
4) przygotowanie lub koordynowanie przygotowania odpowiedzi na pisma i wystąpienia
kierowane do Dyrektora, z wyłączeniem pism i wystąpień podmiotów, które
otrzymały dofinansowanie z Centrum lub o nie się ubiegają, w związku z realizacją
projektów badań naukowych lub prac rozwojowych;
5) wykonywanie zadań związanych z obsługą organizacyjną Rady Centrum, przy
współpracy z Działem administracyjno-gospodarczym;
6) wykonywanie zadań związanych z obsługą prac Komisji odwoławczej Rady Centrum,
przy współpracy z Działem prawnym.
2.
Do zadań Sekcji współpracy międzynarodowej należy w szczególności:
1) inicjowanie i organizowanie udziału Centrum w międzynarodowych programach
i inicjatywach lub programach i inicjatywach Unii Europejskiej dotyczących rozwoju
nauki i technologii oraz rozwoju współpracy między instytucjami naukowymi
i przedsiębiorstwami;
2) opracowywanie oraz negocjowanie, we współpracy z Działem prawnym, porozumień
międzynarodowych, w tym umów, listów intencyjnych, których stroną jest Centrum;
3) monitorowanie realizacji międzynarodowych umów w zakresie współpracy, których
stroną jest Centrum;
4) organizowanie międzynarodowej współpracy bilateralnej w ramach konkursów na
projekty B+R oraz innych działań ukierunkowanych na podnoszenie konkurencyjności
polskich naukowców;
5) koordynacja udziału Centrum w wydarzeniach międzynarodowych wpisujących się w
realizację zadań zgodnych z misją Centrum;
6) przygotowanie lub koordynacja przygotowania delegacji zagranicznych Dyrektora
oraz Zastępcy Dyrektora, przy współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi
Centrum;
7) obsługa merytoryczna i organizacyjna wizyt zagranicznych delegacji w Centrum.
3.
Do zadań Sekcji informacji i promocji należy w szczególności:
1) opracowywanie planów działań promocyjnych oraz tworzenie polityki informacyjnej
Centrum;
2) budowanie i dbanie o pozytywny wizerunek Centrum, promocja działalności
Centrum, w tym organizacja konferencji oraz udział w grupach roboczych ds.
promocji;
3) opracowywanie materiałów prasowych i komunikatów do mediów oraz wydawnictw
informacyjnych i promocyjnych;
4) prowadzenie i redagowanie oraz aktualizacja stron intranetowych lub portalu Centrum
oraz Biuletynu Informacji Publicznej Centrum;
5) współpraca ze środkami masowego przekazu i monitorowanie obecności problematyki
związanej z działalnością Centrum w mediach;
17
6) prowadzenie spraw związanych z udziałem Centrum w imprezach organizowanych
przez instytucje zewnętrzne oraz planowanie i przygotowywanie udziału Centrum
w targach, wystawach oraz innych imprezach promocyjnych;
7) prowadzenie spraw związanych z udzielaniem patronatu;
8) udostępnianie informacji publicznej;
9) zamieszczanie, zgodnie z obowiązującymi przepisami, ogłoszeń o konkursach
ogłaszanych przez Dyrektora;
10) zapewnienie właściwej informacji i promocji programów operacyjnych (Programu
Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki i
Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko), w szczególności:
a) opracowywanie planów komunikacji PO KL, PO IG i PO IiŚ w zakresie osi
priorytetowych, dla których Centrum pełni rolę Instytucji Pośredniczącej;
b) opracowywanie wkładów do wieloletnich i rocznych planów działań pomocy
technicznej z zakresu informacji i promocji;
c) sporządzanie sprawozdań okresowych, rocznych i końcowych z wypełniania
zobowiązań Instytucji Pośredniczącej w zakresie informacji i promocji
poszczególnych programów operacyjnych;
d) opiniowanie dokumentów programowych, wytycznych, wewnętrznych procedur
związanych z realizacją zadań Instytucji Pośredniczącej z zakresu informacji
i promocji;
e) prowadzenie działań komunikacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych
związanych z realizacją zadań Centrum w zakresie wdrażania funduszy
europejskich, w tym:
- organizacja konferencji, spotkań informacyjnych i szkoleń dla beneficjentów
i potencjalnych beneficjentów programów operacyjnych;
- publikowanie ogłoszeń o konkursach i artykułów prasowych poświęconych
funduszom europejskim;
- opracowywanie broszur, ulotek i innych publikacji dla beneficjentów
i potencjalnych beneficjentów programów operacyjnych;
- uczestnictwo w targach, spotkaniach branżowych i innych imprezach
masowych poświęconych nauce, gospodarce, szkolnictwu wyższemu oraz
funduszom europejskim;
- promowanie dobrych praktyk, zapewnienie kompletnej informacji w zakresie
funduszy europejskich na stronie internetowej Centrum;
f) współpraca z Instytucjami Wdrażającymi w zakresie informacji i promocji
programów operacyjnych;
g) udział w pracach grup roboczych poszczególnych programów operacyjnych;
h) udzielanie beneficjentom informacji o wdrażanych programach operacyjnych.
4.
Do zadań Sekcji Studiów, Analiz i Ewaluacji należy w szczególności:
1) koordynacja opracowywania rocznego planu działalności Centrum oraz rocznego
sprawozdania z działalności Centrum;
18
2) diagnoza sytuacji w określonych obszarach nauki i gospodarki, które mają być objęte
programami realizowanymi przez Centrum, we współpracy z właściwymi komórkami
organizacyjnymi;
3) analiza instrumentów wsparcia w obszarze badań naukowych i prac rozwojowych;
4) analiza trendów w rozwoju poszczególnych dziadzin nauki w Polsce;
5) przygotowanie raportów i analiz sektora badawczo-rozwojowego;
6) analiza raportów, statystyk i innych opracowań z zakresu badań naukowych, prac
rozwojowych i innowacyjności;
7) analiza danych zawartych we wnioskach o dofinansowanie, składanych w ramach
poszczególnych programów realizowanych przez Centrum oraz wyników realizacji
dofinansowanych projektów;
8) planowanie, organizacja, realizacja
we współpracy z innymi komórkami
organizacyjnymi Centrum procesu ewaluacji dla programów finansowanych lub
współfinansowanych przez Centrum, w tym w szczególności przygotowywanie
rocznego planu ewaluacji oraz raportowania;
9) analiza i ocena, we współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi Centrum,
wpływu realizowanych przez Centrum programów na rozwój nauki i gospodarki;
10) nadzór i koordynacja prac zespołów eksperckich uczestniczących w procesach
ewaluacji, w tym merytoryczne zatwierdzanie listy wynagrodzeń;
11) przygotowywanie wystąpień Dyrektora lub Zastępcy Dyrektora;
19
Załącznik nr 2.
Zadania sekcji należących do Działu zarządzania programami (DZP)
1. Do zadań Sekcji zarządzania programami badań stosowanych INFOTECH
realizującej zadania w obszarze nauk technicznych należy w szczególności:
1) zarządzanie programami badań stosowanych w obszarze nauk technicznych w
tym:
a) określanie celu głównego i celów szczegółowych programu;
b) określanie szczegółowych warunków realizacji projektów w ramach
programu;
c) ustalanie sposobu monitorowania i oceny stopnia osiągania celu głównego
i celów szczegółowych programu oraz ryzyk związanych z zarządzaniem i
realizacją programów;
d) ustalanie szczegółowego planu realizacji i zarządzania programem w tym
harmonogramu realizacji i planu finansowego programu;
e) opracowywanie dokumentów wdrożeniowych dla programu;
f) przeprowadzanie konkursów na wykonanie projektów w ramach programu;
g) nadzór nad prawidłowością realizacji zawartych umów;
h) monitorowanie realizacji programów;
i) przygotowywanie sprawozdań z realizacji programów;
2) realizacja międzynarodowych programów badań naukowych i prac rozwojowych
w obszarze nauk technicznych (m.in. ERA-NET, ERA-NET PLUS) na warunkach
i w trybie określonych w tych programach, w tym:
a) współpraca z partnerami programu obejmująca organizację konkursów, w
tym przygotowanie procedury aplikacyjnej i procedury oceny wniosków;
b) określanie warunków udziału polskich podmiotów w
konkursach
realizowanych w ramach programu;
c) przeprowadzanie naboru wniosków o dofinansowanie;
d) monitorowanie prawidłowości realizacji projektów w ramach zawartych
umów;
3) realizacja zadań w obszarze nauk technicznych zleconych Centrum przez ministra
właściwego do spraw nauki na warunkach i w trybie określonych przez tego
ministra lub, jeśli przedmiotem zadania zleconego jest program lub
przedsięwzięcie, na warunkach i w trybie określonych w programie lub
przedsięwzięciu;
4) udział w opracowaniu diagnozy sytuacji w obszarach nauki i gospodarki
objętych realizowanymi programami.
2. Do zadań Sekcji zarządzania programami badań stosowanych BIOMED
realizującej zadania w obszarze nauk biologicznych, rolniczych, społecznych i
medycznych należy w szczególności:
1) zarządzanie programami badań stosowanych w obszarze nauk biologicznych,
rolniczych, społecznych i medycznych w tym:
a) określanie celu głównego i celów szczegółowych programu;
20
b) określanie szczegółowych warunków realizacji projektów w ramach
programu;
c) ustalanie sposobu monitorowania i oceny stopnia osiągania celu
głównego i celów szczegółowych programu oraz ryzyka związanego z
zarządzaniem i realizacją programów;
d) ustalanie szczegółowego planu realizacji i zarządzania programem w tym
harmonogramu realizacji i planu finansowego programu;
e) opracowywanie dokumentów wdrożeniowych dla programu;
f) przeprowadzanie konkursów na wykonanie projektów w ramach programu;
g) nadzór nad prawidłowością realizacji zawartych umów;
h) monitorowanie realizacji programów;
i) przygotowywanie sprawozdań z realizacji programów;
2) realizacja międzynarodowych programów badań naukowych i prac rozwojowych
w obszarze nauk biologicznych, rolniczych, społecznych i medycznych (m.in.
ERA-NET, ERA-NET PLUS) na warunkach i w trybie określonych w tych
programach, w tym w szczególności:
a) współpraca z partnerami programu obejmująca organizację konkursów w
tym przygotowanie procedury aplikacyjnej i procedury oceny wniosków;
b) określanie warunków udziału polskich podmiotów w
konkursach
realizowanych w ramach programu;
c) przeprowadzanie naboru wniosków o dofinansowanie;
d) monitorowanie prawidłowości realizacji projektów w ramach zawartych
umów;
3) realizacja zadań w obszarze nauk biologicznych, rolniczych, społecznych i
medycznych zleconych Centrum przez ministra właściwego do spraw nauki
na warunkach i w trybie określonych przez tego ministra lub, jeśli przedmiotem
zadania zleconego jest program lub przedsięwzięcie, na warunkach i w trybie
określonych w programie lub przedsięwzięciu;
4) udział w opracowaniu diagnozy sytuacji w obszarach nauki i gospodarki
objętych realizowanymi programami.
3. Do zadań Sekcji zarządzania międzynarodowymi bilateralnymi programami
badań oraz Inicjatywą EUREKA należy w szczególności:
1) realizacja bilateralnych programów badań naukowych i prac rozwojowych na
warunkach i w trybie określonych w tych programach, w tym w szczególności:
a) współpraca z partnerem programu, w tym udział w opracowaniu założeń
programu;
b) określanie warunków udziału polskich podmiotów w
konkursach
realizowanych w ramach programu;
c) przygotowywanie dokumentacji konkursowej, w tym m.in. procedury
aplikacyjnej i procedury oceny wniosków;
d) wdrażanie programu w zakresie przeprowadzania naboru wniosków o
dofinansowanie w tym przeprowadzanie oceny formalnej oraz
organizowanie oceny merytorycznej wniosków;
21
e) monitorowanie prawidłowości realizacji projektów w ramach zawartych
umów;
2) realizacja programu Polsko-Norweska Współpraca Badawcza - pełnienie funkcji
Operatora programu w ramach Norweskiego Mechanizmu Finansowego 20092014, w tym w szczególności:
a) współpraca z partnerem programu – Research Council of Norway,
Ministerstwem Rozwoju Regionalnego – narodowym punktem
kontaktowym oraz Komitetem Programu;
b) przygotowanie propozycji programu i jej negocjowanie z Biurem
Mechanizmów Finansowych w Brukseli;
c) określenie warunków udziału podmiotów w konkursach programu;
d) przygotowanie dokumentacji konkursowej, w tym m.in. procedury
aplikacyjnej i procedury oceny wniosków;
e) wdrażanie programu w zakresie przeprowadzenia naboru wniosków o
dofinansowanie w tym przeprowadzenie oceny formalnej oraz
organizowanie oceny merytorycznej wniosków;
f) monitorowanie prawidłowości realizacji projektów w ramach zawartych
umów;
g) realizowanie zadań sprawozdawczych i monitorujących w zakresie
programu;
h) zarządzanie informacjami dotyczącymi programu za pomocą narzędzi
internetowych;
3) prowadzenie Biura Eureki oraz koordynacja realizacji zobowiązań wynikających z
udziału Polski w Inicjatywie EUREKA i programie Eurostars, w tym w
szczególności:
a) pełnienie funkcji narodowego koordynatora Inicjatywy EUREKA oraz
programu Eurostars;
b) udział w pracach organów Inicjatywy i programu;
c) realizacja procedur prowadzących do uzyskania statusu EUREKI lub Eurostars
dla projektów z udziałem polskich partnerów;
d) określanie warunków udziału polskich podmiotów w konkursach;
e) przeprowadzanie oceny formalnej oraz organizowanie oceny merytorycznej
wniosków;
f) monitorowanie prawidłowości realizacji projektów w ramach zawartych
umów;
g) zarządzanie informacjami i monitoring projektów.
4. Do zadań Sekcji zarządzania strategicznymi programami badań naukowych i
prac rozwojowych należy w szczególności:
1) współpraca z Radą Centrum w zakresie realizacji przez Centrum programów
strategicznych, w tym w szczególności w sprawach:
a) określania celu głównego i celów szczegółowych programu;
22
b) określania szczegółowych warunków realizacji projektów w ramach
programu;
c) ustalania sposobu monitorowania i oceny stopnia osiągania celu
głównego i celów szczegółowych programu oraz ryzyka związanego z
zarządzaniem i realizacją programów;
d) ustalania szczegółowego planu realizacji i zarządzania programem w tym
harmonogramu realizacji i planu finansowego programu;
e) opracowywania dokumentów wdrożeniowych dla programu;
f) przeprowadzania konkursów na wykonanie projektów w ramach programu;
g) nadzoru nad prawidłowością realizacji zawartych umów;
h) monitorowania realizacji programów;
i) przygotowywania sprawozdań z realizacji programów;
2) realizacja programów i projektów strategicznych zlecanych Centrum przez
ministra właściwego do spraw nauki.
5. Do zadań Sekcji komercjalizacji wyników badań należy w szczególności:
1) zarządzanie programami badań naukowych lub prac rozwojowych oraz
działań przygotowujących wyniki tych do badań do wdrożenia;
2) zarządzanie programami wsparcia komercjalizacji wyników badań naukowych
lub prac rozwojowych oraz innych form ich transferu do gospodarki;
3) zarządzanie programami badań przemysłowych i prac rozwojowych
realizowanych przez podmioty mające zdolność do zastosowania ich wyników w
praktyce;
4) w odniesieniu do programów, o których mowa w pkt 1-3:
a) określanie celu głównego i celów szczegółowych programu;
b) określanie szczegółowych warunków realizacji projektów w ramach
programu;
c) ustalanie sposobu monitorowania i oceny stopnia osiągania celu
głównego i celów szczegółowych programu oraz ryzyk związanych z
zarządzaniem i realizacją programów;
d) ustalanie szczegółowego planu realizacji i zarządzania programem w tym
harmonogramu realizacji i planu finansowego programu;
e) opracowywanie dokumentów wdrożeniowych dla programu;
f) przeprowadzanie konkursów na wykonanie projektów w ramach programu;
g) nadzór nad prawidłowością realizacji zawartych umów;
h) monitorowanie realizacji programu;
i) przygotowywanie sprawozdań z realizacji programu;
5) udział w opracowaniu diagnozy sytuacji w obszarach nauki i gospodarki
objętych realizowanymi programami;
6. Do zadań Sekcji rozwoju kadry naukowej należy zarządzanie programami
wsparcia rozwoju kadry naukowej, w tym programami adresowanymi do młodych
naukowców, a w szczególności:
1) określanie celu głównego i celów szczegółowych programu;
2) określanie szczegółowych warunków realizacji projektów w ramach
programu;
23
3) ustalanie sposobu monitorowania i oceny stopnia osiągania celu
głównego i celów szczegółowych programu oraz ryzyk związanych z
zarządzaniem i realizacją programów;
4) ustalanie szczegółowego planu realizacji i zarządzania programem w tym
harmonogramu realizacji i planu finansowego programu;
5) opracowywanie dokumentów wdrożeniowych dla programu;
6) przeprowadzanie konkursów na wykonanie projektów w ramach programu;
7) nadzór nad prawidłowością realizacji zawartych umów;
8) monitorowanie realizacji programu;
9) przygotowywanie sprawozdań z realizacji programu;
24
Załącznik nr 3
Zadania sekcji należących do Działu realizacji projektów na rzecz bezpieczeństwa
i obronności państwa (DOBR)
1. Do zadań Sekcji Zarządzania Realizacją Programów i Projektów należy
w szczególności:
1) przygotowanie założeń do programów strategicznych, programów oraz projektów
realizowanych na rzecz obronności i bezpieczeństwa państwa;
2) uzgadnianie założeń programów i projektów z Ministrem Obrony Narodowej
i ministrem właściwym ds. wewnętrznych;
3) współpraca z Komitetem Sterującym w zakresie przygotowania i ustanowienia
programów;
4) współpraca z Komitetem Sterującym w zakresie przygotowania regulaminów
konkursów oraz innych dokumentów niezbędnych do ogłoszenia konkursu na
realizację projektów;
5) zarządzanie realizacją badań naukowych lub prac rozwojowych na rzecz obronności i
bezpieczeństwa państwa;
6) opracowywanie i implementowanie wzorów dokumentów zapewniających efektywne
zarządzanie procesem wyłaniania, realizacji i rozliczania projektów;
7) monitorowanie i nadzór nad realizacją projektów na rzecz bezpieczeństwa
i obronności państwa, realizowany m.in. przez udział pracowników Sekcji w
zespołach nadzorujących program lub projekt, powołany przez Dyrektora na
podstawie rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 4 stycznia
2011 r. w sprawie sposobu zarządzania przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju
realizacją badań naukowych lub prac rozwojowych na rzecz obronności
i bezpieczeństwa państwa (Dz. U. Nr 18, poz. 91);
8) przygotowanie i przedstawianie propozycji do rozstrzygnięcia przez Komitet Sterujący
i/lub Dyrektora w zakresie realizowanych programów i projektów;
8) opracowywanie procedur i dokumentów umożliwiających monitorowanie wdrożenia
efektów realizowanych programów i projektów;
9) prowadzenie dokumentacji projektów oraz ewidencji wniosków, umów, raportów
dotyczących programów i projektów;
10) przeprowadzenie, w porozumieniu z Sekcją Studiów, Analiz i Ewaluacji DKSA, ,
ewaluacji programu lub projektów po ich zakończeniu ze wskazaniem stopnia
osiągnięcia celów lub ewentualnych przyczyn nieosiągnięcia zakładanych celów.
2. Do zadań Sekcji
w szczególności:
Programów
Strategicznych
i
Międzynarodowych
należy
1) przygotowanie założeń do programów strategicznych;
2) monitorowanie programów międzynarodowych dedykowanych bezpieczeństwu
25
i obronności w których istnieje możliwość aktywnego udziału polskich jednostek
naukowych lub innych podmiotów;
3) analiza wymagań programów międzynarodowych w aspekcie spełnienia warunków
uczestnictwa i aspektów prawno-organizatorskich;
4) uzgadnianie założeń do programów strategicznych i międzynarodowych,
z Ministrem Obrony Narodowej i ministrem właściwym ds. wewnętrznych;
5) współpraca z Komitetem Sterującym w zakresie przygotowania i zatwierdzenia
programów strategicznych;
6) współpraca z Komitetem Sterującym w zakresie przygotowania regulaminów
konkursów oraz innych dokumentów niezbędnych do ogłoszenia konkursu na
realizację projektów programu strategicznego i międzynarodowego;
7) zarządzanie realizacją programów strategicznych zatwierdzonych przez ministra
właściwego ds. nauki;
8) opracowywanie i implementowanie wzorów dokumentów zapewniających efektywne
zarządzanie procesem ustanawiania, realizacji i rozliczania projektów realizowanych
w ramach programów strategicznych i międzynarodowych;
9) propagowanie programu międzynarodowego w środowiskach do których program jest
dedykowany i pomoc w przygotowaniu aplikacji zainteresowanych podmiotów;
10) monitorowanie i nadzór nad realizacją programów międzynarodowych
i strategicznych w obszarze bezpieczeństwa i obronności państwa, realizowany m.in.
przez udział pracowników Sekcji w zespołach nadzorujących program strategiczny,
powołany przez Dyrektora na podstawie rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa
Wyższego z dnia 4 stycznia 2011 r. w sprawie sposobu zarządzania przez Narodowe
Centrum Badań i Rozwoju realizacją badań naukowych lub prac rozwojowych na
rzecz obronności i bezpieczeństwa państwa (Dz. U. Nr 18, poz. 91);
11) przygotowanie i przedstawianie propozycji do rozstrzygnięć przez Komitet Sterujący
i
Dyrektora
w
zakresie
realizowanych
programów
strategicznych
i międzynarodowych;
12) opracowywanie procedur i dokumentów umożliwiających monitorowanie wdrożenia
efektów realizowanych programów strategicznych;
13) prowadzenie dokumentacji projektów oraz ewidencji wniosków, umów, raportów
dotyczących programów strategicznych i międzynarodowych;
14) przeprowadzenie, w porozumieniu z Sekcją Studiów, Analiz i Ewaluacji DKSA, ,
ewaluacji programu strategicznego, lub programu po ich zakończeniu ze wskazaniem
stopnia osiągnięcia celów lub ewentualnych przyczyn nieosiągnięcia zakładanych
celów;
15) monitorowanie projektów finansowanych przez Centrum realizowanych w ramach
międzynarodowych programów;
16) przygotowanie sprawozdań z realizacji strategicznych programów badań naukowych
i prac rozwojowych oraz programów międzynarodowych w obszarze bezpieczeństwa
i obronności państwa.
26
3. Do Sekcji Sprawozdawczości, Planowania i Monitoringu należy w szczególności:
1) prowadzenie rejestru pism wchodzących i wychodzących z DOBR:
2) przygotowanie zestawień z działalności DOBR do raportów i rocznych sprawozdań z
działalności Centrum;
3) projektowanie i prowadzenie baz danych projektów nadzorowanych przez DOBR;
4) prowadzenie kwerend i przygotowywanie stosownych raportów na potrzeby
zewnętrzne i wewnętrzne, w tym przygotowanie stosownych prezentacji;
5) przygotowanie danych i symulacji do wieloletniego planowania budżetu
w zakresie właściwości DOBR;
6) przygotowywanie, w porozumieniu z właściwymi komórkami organizacyjnymi,
procedur wewnętrznych dot. zakresu działalności DOBR ;
7) analiza zbieżności tematów zgłaszanych do dofinansowania z aktualnie
realizowanymi lub zrealizowanymi;
8) obsługa organizacyjno - administracyjna posiedzeń oraz konkursów ogłaszanych
przez Komitet Sterujący na wykonanie projektów.
27
Załącznik 4.
Zadania komórek organizacyjnych Działu administracyjno-gospodarczego
1. Do zadań Sekcji zamówień publicznych należy w szczególności:
1) współpraca z komórkami merytorycznymi w przygotowaniu dokumentacji w
zakresie zamówień publicznych;
2) przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego;
3) prowadzenie rejestrów postępowań o udzielenie zamówień publicznych, oraz
postępowań wyłączonych ze stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych
(poniżej progu 14.000 euro);
4) prowadzenie rejestru umów zawartych w wyniku udzielonych zamówień
publicznych.
2. Do zadań Sekcji teleinformatyki należy w szczególności:
1) przeprowadzanie
prac
zapewniających
prawidłowe
teleinformatycznej zgodnie z ustalonymi standardami;
działanie
sieci
2) zapewnienie bezpieczeństwa teleinformatycznego sieci;
3) inicjowanie, wdrażanie i utrzymywanie nowych rozwiązań teleinformatycznych
lub nadzór nad ich wdrażaniem i utrzymaniem;
4) szkolenie wewnętrzne pracowników z zakresu teleinformatyki (obsługi sprzętu i
oprogramowania używanego w Centrum);
5) przeprowadzanie modernizacji sprzętu i oprogramowania;
6) prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego i oprogramowania;
7) planowanie zakupów sprzętu komputerowego oraz
z uwzględnieniem potrzeb komórek organizacyjnych Centrum;
oprogramowania
8) wsparcie techniczne użytkowników zasobów teleinformatycznych;
9) identyfikacja potrzeb związanych z zapewnieniem właściwego funkcjonowania i
rozwoju zasobów teleinformatycznych i zgłaszanie ich na etapie planowania
budżetu;
10) opracowywanie, we współpracy z Działem prawnym, umów dotyczących
programów komputerowych i telekomunikacyjnych oraz wykonywanie zadań
merytorycznych wynikających z zawartych umów.
28
Załącznik nr 5.
Zadania komórek organizacyjnych Działu rozwoju organizacji (DRO)
1. Do zadań Sekcji strategii, procesów i standardów należy w szczególności:
1) wsparcie Działu koordynacji, studiów i analiz w zakresie tworzenia i aktualizacji
strategii Centrum;
2) opracowywanie i aktualizacja, we współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi
Centrum, procedur, wytycznych i instrukcji dotyczących działań realizowanych przez
Centrum oraz ich standaryzacja i unifikacja;
3) opracowywanie standardów
i projektów informatycznych;
organizacyjnych
dla
systemów
informatycznych
4) opracowywanie rekomendacji w zakresie metodologii prowadzenia projektów;
5)
koordynacja procesu zarządzania ryzykiem.
2. Do zadań Sekcji współpracy z ekspertami należy w szczególności:
1) pozyskiwanie eksperckich
konkursowych;
ocen
wniosków
złożonych
w
postępowaniach
2) pozyskiwanie eksperckich ocen w zakresie realizacji programów finansowanych lub
współfinansowanych przez Centrum;
3) analiza potencjału (liczby, profili zawodowych, itp.) ekspertów zarejestrowanych w
bazach ekspertów wykorzystywanych przez Centrum.
29
Załącznik 6.
Zadania komórek organizacyjnych Działu wdrażania Programu Operacyjnego
Innowacyjna Gospodarka
1. Do zadań Sekcji programowania i polityk Unii Europejskiej należą w szczególności
następujące sprawy:
1) udział w aktualizacji PO IG;
2) udział w przygotowywaniu i aktualizacji szczegółowych opisów osi priorytetowych
PO IG;
3) aktualizacja opisu systemu zarządzania i kontroli PO IG w części dotyczącej Instytucji
Pośredniczącej;
4) opracowanie i aktualizacja Instrukcji wykonawczych dla Instytucji Pośredniczącej
PO IG;
5) opracowywanie wzorów porozumień międzyinstytucjonalnych (i ich aneksów) na
realizację i dofinansowanie zadań w ramach I i II Priorytetu PO IG;
6) przygotowywanie założeń do konkursów oraz opracowywanie regulaminów
przeprowadzania konkursów ogłaszanych w ramach I i II priorytetu PO IG;
7) określanie katalogu kryteriów wyboru projektów w ramach Działań I i II osi
priorytetowej;
8) przygotowywanie i aktualizacja dokumentów koniecznych do uzyskania wsparcia
w ramach PO IG, w szczególności wzorów wniosków o dofinansowanie, zaleceń do
studium wykonalności, wzorów umów o dofinansowanie, we współpracy z innymi
komórkami organizacyjnymi Centrum;
9) opracowywanie regulaminów zespołów oceniających projekty;
10) nadzór nad działalnością podległych Instytucji Wdrażających w PO IG, w
szczególności w zakresie:
a) przeprowadzania naborów i oceny wniosków o dofinansowanie projektów,
w tym opracowywania dokumentacji aplikacyjnej oraz powoływania komisji
oceniających projekty;
b) opracowywania projektów list rankingowych projektów rekomendowanych
i nierekomendowanych do wsparcia , ich korekt i suplementów;
c) przygotowania i aktualizacji opisów systemów zarządzania i kontroli przez
Instytucje Wdrażające PO IG,
d) przygotowania i aktualizacji Instrukcji wykonawczych przez Instytucje
Wdrażające PO IG;
11) przedkładanie projektów list rankingowych przygotowanych przez IW do akceptacji
Dyrektora lub upoważnionego Zastępcy Dyrektora Centrum, a następnie do
zatwierdzenia przez Instytucję Zarządzającą PO IG;
12) koordynacja spraw związanych z ewaluacją w ramach I i II osi priorytetowej PO IG;
13) opiniowanie projektów aktów prawnych przygotowywanych przez instytucje biorące
udział w systemie wdrażania programów operacyjnych oraz ministra właściwego
ds. nauki;
14) opiniowanie wytycznych ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego;
30
15) udział w przygotowaniu odpowiedzi na skargi złożone przez wnioskodawców do
sądów administracyjnych na negatywne rozstrzygnięcia środków odwoławczych
w ramach konkursów;
16) opiniowanie dokumentów z zakresu wdrażania PO IG przygotowywanych przez inne
komórki organizacyjne Centrum;
17) monitorowanie kierunków rozwoju polityki spójności oraz innych unijnych polityk
i strategii odnoszących się do polityki spójności;
18) udział w pracach nad założeniami polityki spójności dla kolejnego okresu
programowania Unii Europejskiej;
19) udział w sporządzaniu analiz i prognoz dotyczących działalności innowacyjnej oraz
udział w opracowywaniu propozycji działań na rzecz wzrostu innowacyjności;
20) koordynacja udziału przedstawicieli Instytucji Pośredniczącej w Komitecie
Monitorującym PO IG oraz innych komitetach i grupach roboczych związanych
z wdrażaniem PO IG – w zakresie kompetencji Centrum;
21) udział w kontrolach systemowych;
22) realizacja innych obowiązków Instytucji Pośredniczącej dla I i II Priorytetu PO IG
w zakresie niezastrzeżonym do właściwości innych działów i sekcji Centrum;
23) archiwizacja dokumentacji i zapewnianie dostępu do dokumentacji uprawnionym
pracownikom oraz uprawnionym instytucjom i organom.
2. Do zadań Sekcji wdrażania projektów Programu Operacyjnego Innowacyjna
Gospodarka należą w szczególności następujące sprawy:
1) przygotowywanie aneksów do pre-umów dla beneficjentów projektów kluczowych
w ramach Działań 2.1 i 2.2 PO IG oraz monitorowanie stanu przygotowania
beneficjentów tych projektów do złożenia dokumentacji aplikacyjnej;
2) przyjmowanie wniosków o dofinansowanie projektów kluczowych w ramach
Poddziałań 1.1.2 i 1.3.1 oraz Działań 1.2, 1.4, 2.1 i 2.2 PO IG oraz w zakresie
projektów konkursowych w ramach Poddziałania 1.1.2 PO IG oraz Działań 2.1, 2.2 i
2.3 PO IG;
3) ocena formalna wniosków;
4) rejestracja wniosków w systemie informatycznym i potwierdzanie rejestracji
wnioskodawcy;
5) przedkładanie wniosków właściwym zespołom powołanym do oceny merytorycznej
wniosków;
6) obsługa posiedzeń właściwych zespołów powołanych do oceny merytorycznej
wniosków;
7) prowadzenie spraw związanych z procedurą odwoławczą w przypadku projektów
konkursowych;
8) weryfikacja dokumentacji wnioskodawcy przed zawarciem umowy;
9) przygotowywanie dokumentacji do akceptacji ekonomiczno-finansowej umów przez
Dział Finansowy;
10) przygotowywanie dokumentacji do formalnej i merytorycznej akceptacji umów
przez Kierownika Działu;
11) przygotowywanie dokumentów niezbędnych do zawarcia umów i zawiadamianie
wnioskodawców o ich zawarciu;
31
12) weryfikacja wniosków o aneks oraz rozwiązanie umów i przygotowywanie
niezbędnej dokumentacji w tym zakresie;
13) bieżące monitorowanie prawidłowej realizacji umów;
14) koordynacja rozliczania umów w ramach kontroli na zakończenie realizacji projektu;
15) współpraca z podmiotami wspierającymi beneficjentów, wybranymi przez Instytucję
Zarządzającą, w zakresie właściwości Sekcji;
16) udział w opiniowaniu Instrukcji wykonawczych, wytycznych ministra właściwego
ds. rozwoju regionalnego, wzorów wniosków i umów oraz innych dokumentów
związanych z wdrażaniem funduszy strukturalnych Unii Europejskiej;
17) realizacja innych zadań Instytucji Pośredniczącej dla I i II Priorytetu PO IG
w zakresie niezastrzeżonym do właściwości innych działów i sekcji Centrum;
18) archiwizacja dokumentacji i zapewnianie dostępu do dokumentacji uprawnionym
pracownikom oraz uprawnionym instytucjom i organom;
19) przyjmowanie i weryfikacja informacji końcowych przekazywanych przez
beneficjentów w ramach I i II Priorytetu PO IG.
3. Do zadań Sekcji pomocy technicznej Programu Operacyjnego Innowacyjna
Gospodarka należą w szczególności następujące sprawy:
1) opracowanie wieloletnich prognoz wykorzystania Pomocy Technicznej PO IG
(PT PO IG) przez IP i IW, wkładu do projektu planu finansowego Centrum oraz
realizacja planu i sprawozdawczość w zakresie środków przeznaczonych na Pomoc
Techniczną PO IG;
2) przygotowywanie dokumentacji księgowej dla wydatków w ramach projektów PT
PO IG oraz bieżąca współpraca ze służbami księgowymi Centrum w celu sprawnej
i terminowej realizacji zobowiązań w zakresie ww. projektów;
3) przygotowywanie projektów wniosków do rezerwy celowej budżetu państwa oraz
wniosków o zapewnienie finansowania przedsięwzięcia dla zadań realizowanych
w ramach projektów PT PO IG przez IP oraz IW oraz uzgadnianie ich ostatecznej
wersji z komórkami ds. budżetu w MNiSW;
4) opracowanie i aktualizacja Planów Działań IP na dany rok dla projektów PT PO IG
oraz koordynacja spraw związanych z ich zatwierdzeniem przez IZ i zawarciem
Porozumień o dofinansowanie projektu Pomocy Technicznej PO IG/aneksów do
Porozumień;
5) weryfikacja formalna i merytoryczna Planów Działań PT i ich aktualizacji
składanych przez Instytucje Wdrażające oraz prowadzenie spraw mających na celu
ich zatwierdzenie i zawarcie umów o dofinansowanie projektu Pomocy Technicznej
PO IG/aneksów do umów;
6) opracowanie projektu wzoru umowy, projektu aneksu do umów o dofinansowanie
projektu PT w ramach PO IG zawieranych pomiędzy IP a IW oraz prowadzenie
spraw mających na celu zatwierdzenie ww. dokumentów przez komórki prawne
i finansowe IP;
7) sporządzanie wniosków o płatność w ramach realizowanych przez IP projektów PT
PO IG oraz prowadzenie spraw związanych z rozliczeniem projektu;
32
8) weryfikacja i zatwierdzanie wniosków o płatność składanych przez IW oraz
prowadzenie spraw związanych z rozliczeniem dotacji celowej przekazanej IW
w związku z wdrażaniem projektów Pomocy Technicznej PO IG:
9) przygotowanie wkładu do Poświadczenia i deklaracji wydatków w zakresie PT PO
IG;
10) wprowadzanie i aktualizacja danych do KSI-SIMIK w zakresie IX Osi PO IG;
11) prowadzenie spraw związanych z kontrolą na zakończenie realizacji projektu
w odniesieniu do projektów PT PO IG realizowanych przez IW;
12) monitorowanie wdrażania PT PO IG oraz przygotowywanie sprawozdań i raportów
na potrzeby Instytucji Zarządzającej oraz kierownictwa Centrum;
13) koordynacja i monitorowanie zamówień publicznych realizowanych ze środków
PT PO IG;
14) udział w pracach komisji przetargowych przeprowadzających postępowanie
o udzielenie zamówienia publicznego finansowanego w całości lub w części ze
środków PT PO IG;
15) udział w opiniowaniu treści dokumentów programowych PO IG, instrukcji
wykonawczych IP oraz IW, wytycznych MRR oraz innych dokumentów w zakresie
wdrażania PT PO IG;
16) obsługa finansowa umowy IP z Fundacją Fundusz Współpracy realizującej
czynności techniczne w ramach I i II Osi PO IG, w tym kontrola wydatków
Fundacji w związku z realizacją umowy;
17) udział w pracach powołanej przez IZ Grupy Roboczej ds. PT PO IG mającej na celu
rozwiązywanie trudności i usprawnienie wdrażania PT PO IG;
18) realizacja innych zadań Instytucji Pośredniczącej dla I i II Priorytetu PO IG
w zakresie niezastrzeżonym do właściwości innych komórek organizacyjnych
Centrum;
19) archiwizacja dokumentacji, zapewnianie dostępu do dokumentacji uprawnionym
pracownikom oraz uprawnionym instytucjom i organom.
4.
Do zadań Sekcji doradztwa na rzecz beneficjentów Programu Operacyjnego
Innowacyjna Gospodarka należy w szczególności zapewnienie beneficjentom
Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka:
1) stałego dostępu do usług doradców, wspierających te podmioty w podejmowaniu
decyzji biznesowych dot. komercjalizacji B+R;
2) dostępu do specjalistycznej wiedzy z zakresu komercjalizacji B+R (np. publikacje,
warsztaty, wsparcie eksperckie itp.);
3) dostępu do specjalistycznych usług wspierających procesy komercjalizacji B+R (np.
audyt prawny, wycena praw własności intelektualnej itp.);
4) dostępu do prototypowych instrumentów interwencyjnych, identyfikujących nowe
lub nieszablonowe potrzeby ww. podmiotów.
33
Załącznik nr 7.
Zadania komórek organizacyjnych Działu Finansowego
1. Do zadań Sekcji finansowania Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka
należą w szczególności następujące sprawy:
1) przyjmowanie i weryfikacja wniosków o płatność w zakresie działań 1.1, 1.2, 1.3, 1.4,
2.1, 2.2 i 2.3 PO IG;
2) przyjmowanie i weryfikacja poświadczeń i deklaracji wydatków przygotowywanych
przez Instytucje Wdrażające - w zakresie Priorytetu I PO IG;
3) przygotowywanie poświadczenia i deklaracji wydatków od Instytucji Pośredniczącej
do Instytucji Zarządzającej w Priorytecie I i II PO IG, zaleceń odmowy refundacji
i wypłaty zaliczek;
4) przygotowywanie dokumentacji dotyczącej współfinansowania projektów z krajowych
środków publicznych;
5) przeprowadzanie stałej weryfikacji prawidłowości poniesionych przez beneficjentów
wydatków na realizację projektów oraz ich kwalifikowalności w ramach Działań
i Priorytetów PO IG, w zakresie właściwości Działu;
6) prowadzenie stałej kontroli prawidłowości wydatków zatwierdzonych przez Instytucje
Wdrażające podczas realizacji powierzonych im działań oraz kwalifikowalności
wydatków w zakresie przedkładanych przez nie poświadczeń i deklaracji wydatków;
7) weryfikacja prognoz wydatków przygotowywanych przez Instytucje Wdrażające;
8) przygotowywanie i przekazywanie do Instytucji Zarządzającej informacji dotyczących
prognozowania wydatków w ramach Działań i Priorytetów PO IG;
9) opracowywanie sprawozdań i informacji dla Instytucji Zarządzającej PO IG;
10) przygotowywanie planu finansowego i założeń do opracowania planu finansowego
w zakresie środków na działania w ramach I i II Priorytetu PO IG;
11) przygotowywanie założeń planu finansowego w zakresie nadzorowanych przez
Centrum Działań PO IG realizowanych przez Instytucje Wdrażające;
12) nadzorowanie wykonania budżetu, w tym weryfikacja części finansowej sprawozdań
Instytucji Wdrażających i Instytucji Pośredniczącej PO IG;
13) bieżące monitorowanie wykorzystania dotacji celowej oraz środków europejskich na
wydatki związane z wdrażaniem PO IG;
14) występowanie do ministra właściwego ds. nauki z wnioskiem o uruchomienie
środków z rezerwy celowej w zakresie I i II Priorytetu PO IG oraz wniosków
o zapewnienie finansowania;
15) nadzór nad wykonaniem budżetu przez Instytucje Wdrażające w zakresie I Priorytetu
PO IG;
16) opracowywanie sprawozdań i informacji finansowych na temat wykorzystania
środków finansowych w zakresie I i II Priorytetu PO IG;
17) udział w przeprowadzaniu kontroli systemowych;
18) udział w rozliczaniu umów w ramach kontroli na zakończenie realizacji projektu;
34
19) udział w opiniowaniu Instrukcji wykonawczych, wytycznych ministra właściwego do
spraw rozwoju regionalnego, wzorów wniosków i umów oraz innych dokumentów
związanych z wdrażaniem funduszy strukturalnych;
20) realizacja innych zadań wynikających z pełnienia przez Centrum funkcji Instytucji
Pośredniczącej dla I i II Priorytetu PO IG w zakresie niezastrzeżonym do właściwości
innych komórek organizacyjnych Centrum;
21) archiwizacja dokumentacji i zapewnianie dostępu do dokumentacji uprawnionym
pracownikom oraz uprawnionym instytucjom i organom.
2. Do zadań Sekcji monitoringu i sprawozdawczości Programu Operacyjnego
Innowacyjna Gospodarka należą w szczególności następujące sprawy:
1) opracowywanie zestawień, informacji miesięcznych, sprawozdań okresowych,
rocznych i końcowych dla Instytucji Zarządzających PO IG;
2) weryfikacja części sprawozdawczej wniosków o płatność w ramach I i II Priorytetu
PO IG;
3) przyjmowanie i weryfikacja informacji rocznych
beneficjentów w ramach I i II Priorytetu PO IG;
przekazywanych
przez
4) przekazywanie do Instytucji Zarządzających kwartalnych informacji na temat
monitorowania projektów indywidualnych w ramach I i II Priorytetu PO IG;
5) koordynacja w zakresie wprowadzania
Informatycznego (SIMIK 07-13);
danych
do
Krajowego
Systemu
6) przygotowywanie i aktualizacja baz danych dla celów monitoringu funduszy
strukturalnych Unii Europejskiej;
7) przyjmowanie i weryfikacja sprawozdań okresowych, rocznych i końcowych
przygotowywanych przez Instytucje Wdrażające PO IG;
8) udział w przeprowadzaniu kontroli systemowych;
9) udział w monitorowaniu pomocy publicznej dla przedsiębiorców w zakresie działania
Działu;
10) udział w opiniowaniu Instrukcji wykonawczych, wytycznych ministra właściwego
ds. rozwoju regionalnego, wzorów wniosków i umów oraz innych dokumentów
związanych z wdrażaniem funduszy strukturalnych Unii Europejskiej;
11) nadzór nad działalnością Instytucji Wdrażających PO IG w zakresie zadań
związanych z monitorowaniem i sprawozdawczością;
12) udział w przygotowaniu sprawozdań z realizacji założeń unijnych i krajowych
polityk i strategii odnoszących się do polityki spójności;
13) udział w rozliczeniu umów w ramach kontroli na zakończenie realizacji projektu;
14) realizacja innych zadań wynikających z pełnienia przez Centrum funkcji Instytucji
Pośredniczącej dla I i II Priorytetu PO IG w zakresie niezastrzeżonym do
właściwości innych komórek organizacyjnych Centrum;
15) przygotowywanie, przy współpracy z komórkami organizacyjnymi, sprawozdania o
pomocy publicznej udzielonej za pośrednictwem Centrum;
35
16) prowadzenie rejestru zaświadczeń
pośrednictwem Centrum;
o
udzielonej
pomocy
de
minimis
za
17) archiwizacja dokumentacji i zapewnianie dostępu do dokumentacji uprawnionym
pracownikom oraz uprawnionym instytucjom i organom.
3. Do zadań Sekcji kontroli Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka należą
w szczególności następujące sprawy:
1) sporządzanie, przy współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi Centrum
odpowiedzialnymi za realizację zadań w zakresie wdrażania Programów
Operacyjnych, Rocznych Planów Kontroli Instytucji Pośredniczącej w ramach PO IG
i przekazywanie ich do weryfikacji i zatwierdzenia przez właściwe instytucje;
2) prowadzenie planowych i doraźnych kontroli systemowych i kontroli Rocznych
Planów Działań Pomocy Technicznej w podległych Instytucjach Wdrażających oraz
przekazywanie wyników kontroli do właściwych instytucji;
3) prowadzenie planowych i doraźnych kontroli projektów (kontrola na miejscu w
siedzibie beneficjenta, kontrola na miejscu realizacji projektu);
4) przygotowywanie informacji pokontrolnych;
5) przygotowywanie informacji o wykrytych nieprawidłowościach (nałożonych
korektach finansowych) podczas przeprowadzonych kontroli i przekazywanie ich
właściwym komórkom organizacyjnym Centrum;
6) monitorowanie wykonania zaleceń pokontrolnych;
7) opracowywanie raportów o wykrytych nieprawidłowościach i przekazywanie ich do
Instytucji Zarządzającej;
8) sporządzanie sprawozdań z realizacji Rocznych Planów Kontroli i przekazywanie ich
do Instytucji Zarządzającej PO IG;
9) zawieranie i rozliczanie, we współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi
Centrum, umów z ekspertami uczestniczącymi w pracach zespołów kontrolujących;
10) wprowadzenie danych w zakresie przeprowadzonych kontroli do Krajowego
Systemu Informatycznego;
11) współuczestniczenie w postępowaniach wyjaśniających wszczynanych w związku
z przekazywanymi przez organy kontroli skarbowej wynikami kontroli oraz notami
sygnalizacyjnymi;
12) udział w rozliczaniu umów w ramach kontroli na zakończenie realizacji projektu;
13) archiwizacja dokumentacji i zapewnianie dostępu do dokumentacji uprawnionym
pracownikom oraz uprawnionym instytucjom i organom.
4. Do zadań Sekcji finansowania projektów B+R należą w szczególności następujące
sprawy:
1) prowadzenie spraw dotyczących obsługi finansowej w ramach strategicznych
programów badań naukowych i prac rozwojowych;
2) prowadzenie spraw dotyczących obsługi finansowej zadań, o których mowa w art. 29
oraz 30 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Narodowym Centrum Badań i Rozwoju;
36
3) prowadzenie spraw dotyczących obsługi finansowej zadań finansowanych ze środków
pochodzących z mechanizmów finansowych;
4) prowadzenie spraw dotyczących obsługi finansowej projektów finansowanych ze
środków Unii Europejskiej, w których Centrum jest beneficjentem;
5) współpraca z Działem prawnym w zakresie formalno-prawnej obsługi umów oraz
windykowania należności wynikających z rozliczeń umów realizowanych w Sekcji;
6) sporządzanie informacji na temat wykorzystania środków projektów realizowanych
w Sekcji;
7) rozwiązywanie problemów związanych z finansowaniem projektów realizowanych
w Sekcji;
8) weryfikacja prognoz wydatków przygotowywanych przez właściwe komórki
organizacyjne Centrum.
5. Do zadań Sekcji zarządzania finansowego należą w szczególności następujące sprawy:
1) opracowywanie zbiorczych i szczegółowych projektów planów dochodów i wydatków
Centrum oraz projektów ich zmian, w tym planów finansowych Centrum
w zakresie realizacji zadań związanych z wdrażaniem programów operacyjnych
w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia 2007-2013;
2) sporządzanie sprawozdań finansowych na potrzeby wewnętrzne i zewnętrzne Centrum
z wyjątkiem sprawozdań, które wykonuje Główny Księgowy;
3) przygotowywanie i przekazywanie do właściwych ministerstw zapotrzebowania na
środki finansowe;
4) monitoring i bieżąca analiza realizacji planów finansowych;
5) realizacja działań dotyczących windykacji należności;
6) udziału w opracowywaniu i aktualizacji procedur i wytycznych w zakresie realizacji
zadań wykonywanych przez Dział;
7) prowadzenie spraw dotyczących obsługi finansowej środków przeznaczonych na
finansowanie programów operacyjnych w ramach Narodowych Strategicznych Ram
Odniesienia 2007-2013.
37
Załącznik nr 8.
Zadania komórek organizacyjnych Działu wdrażania Programu Operacyjnego Kapitał
Ludzki
1.
Do zadań Sekcji koordynacji i wdrażania projektów Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki, należą w szczególności następujące sprawy:
1) zarządzanie Priorytetem IV PO KL;
2) udział w nowelizacji PO KL;
3) koordynacja spraw związanych ze współpracą z Komisją Europejską i Instytucją
Zarządzającą PO KL;
4) opracowanie, aktualizacja i przekazywanie do akceptacji Instytucji Zarządzającej
opisu sytemu zarządzania i kontroli PO KL w części dotyczącej Instytucji
Pośredniczącej;
5) koordynacja opracowywania, aktualizacji i przekazywania do akceptacji Instytucji
Zarządzającej Instrukcji wykonawczych Instytucji Pośredniczącej PO KL;
6) opracowywanie we współpracy z beneficjentem systemowym Planu Działania dla
Priorytetu IV PO KL na każdy rok realizacji IV Priorytetu PO KL, zgodnie ze
wzorem przekazanym przez Instytucję Zarządzającą;
7) współpraca z Instytucją Zarządzającą w zakresie przygotowania Planu Działania
na każdy rok realizacji Priorytetu IV PO KL;
8) przygotowywanie – we współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi Centrum,
Ministerstwem Nauki i Szkolnictwa Wyższego oraz innymi organami administracji
publicznej, organizacjami pozarządowymi oraz środowiskiem naukowym
i przedsiębiorcami projektów dokumentów ułatwiających ubieganie się o uzyskanie
środków w ramach PO KL;
9) prowadzenie ewaluacji Priorytetu IV PO KL;
10) monitorowanie stopnia realizacji wskaźników, w tym przyczyn nieosiągnięcia
zakładanego stopnia realizacji wskaźników;
11) zapewnienie zgodności procedur w zakresie wdrażania projektów konkursowych
z obowiązującymi regulacjami dotyczącymi PO KL;
12) określanie szczegółowych kryteriów wyboru projektów w ramach działań Priorytetu
IV PO KL i przekazanie propozycji do zatwierdzenia przez Komitet Monitorujący;
13) przyjmowanie, ocena formalna oraz rejestracja w systemie KSI-SIMIK wniosków o
dofinansowanie realizacji projektów w ramach Priorytetu IV PO KL;
14) obsługa procesu oceny merytorycznej wniosków o dofinansowanie realizacji
projektów, w tym posiedzeń Komisji Oceny Projektów;
15) przygotowywanie dokumentacji związanej z umowami oraz zawieranie z
beneficjentami umów o dofinansowanie projektów;
16) rozpatrywanie protestów wnoszonych przez wnioskodawców;
17) archiwizacja dokumentacji i zapewnianie dostępu do dokumentacji związanej
z realizacją Priorytetu IV PO KL uprawnionym pracownikom oraz uprawnionym
instytucjom i organom.
38
2. Do zakresu działania Sekcji obsługi finansowej, sprawozdawczości Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki, należą w szczególności następujące sprawy:
1) przygotowywanie planu finansowego i założeń do opracowania budżetu w zakresie
środków w ramach Priorytetu IV PO KL;
2) przygotowywanie i przekazywanie do Instytucji Zarządzającej informacji
dotyczących analiz i prognozowania wydatków w ramach Priorytetu IV PO KL;
3) prowadzenie dokumentacji finansowej dotyczącej współfinansowania projektów;
4) przyjmowanie, weryfikacja i zatwierdzanie wniosków o płatność składanych przez
beneficjentów oraz zlecanie Bankowi Gospodarstwa Krajowego płatności na rzecz
beneficjentów;
5) przyjmowanie, weryfikacja i zatwierdzanie wniosków o płatność Instytucji
Pośredniczącej w ramach pomocy technicznej PO KL;
6) prowadzenie rejestrów księgowych poszczególnych projektów;
7) współpraca z Działem Finansowym przy dokonywaniu płatności;
8) rozliczanie umów z beneficjentami;
9) przygotowywanie i przedkładanie do Instytucji Zarządzającej poświadczeń i
deklaracji wydatków Instytucji Pośredniczącej w ramach Priorytetu IV PO KL;
10) przygotowywanie
sprawozdań
i
informacji
finansowych
dotyczących
wykorzystywania środków finansowych w ramach Priorytetu IV i pomocy
technicznej PO KL;
11) odzyskiwanie – we współpracy z Działem Finansowym – kwot nienależnie
wypłaconych beneficjentom w ramach Priorytetu IV PO KL;
12) bieżąca współpraca z Działem Finansowym oraz innymi komórkami
organizacyjnymi Centrum w sprawach związanych z obsługą finansową Priorytetu
IV PO KL;
13) gromadzenie i opracowywanie informacji dotyczących nieprawidłowości oraz
zgłaszanie Instytucji Zarządzającej wykrytych nieprawidłowości w realizacji
projektów przez beneficjentów;
14) prowadzenie rejestru obciążeń na projektach dla Priorytetu IV PO KL;
15) bieżące kontakty z beneficjentami w zakresie realizowanych przez nich projektów;
16) opracowywanie analiz i prognoz dotyczących realizacji Priorytetu IV PO KL
i przekazywanie ich do Instytucji Zarządzającej;
17) gromadzenie i przetwarzanie danych w elektronicznym systemie monitorowania
realizacji Priorytetu IV PO KL;
18) monitorowanie realizacji Priorytetu IV PO KL, w tym realizacji poszczególnych
umów;
19) przygotowywanie informacji dotyczących monitorowania realizacji projektów
w ramach Priorytetu IV PO KL;
20) przygotowywanie sprawozdań miesięcznych, okresowych, rocznych i końcowych z
monitorowania realizacji Priorytetu IV PO KL i przekazywanie ich do Instytucji
Zarządzającej;
21) archiwizacja dokumentacji i zapewnianie dostępu do dokumentacji związanej
z realizacją Priorytetu IV PO KL uprawnionym pracownikom oraz uprawnionym
instytucjom i organom.
39
3. Do zadań Sekcji kontroli Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki należą
w szczególności następujące sprawy:
1) sporządzanie, przy współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi Centrum
odpowiedzialnymi za realizację zadań w zakresie wdrażania PO KL, Rocznych
Planów Kontroli Instytucji Pośredniczącej w ramach PO KL i przekazywanie ich do
weryfikacji i zatwierdzenia przez Instytucję Zarządzającą PO KL;
2) prowadzenie planowych i doraźnych kontroli projektów systemowych i kontroli
Rocznych Planów Działań Pomocy Technicznej beneficjenta systemowego;
3) prowadzenie planowych i doraźnych kontroli prawidłowości wykorzystania środków
przez beneficjentów - kontroli na miejscu (kontroli w siedzibie beneficjenta, wizyt
monitoringowych) oraz przekazywanie wyników kontroli do właściwych instytucji;
4) przygotowanie informacji pokontrolnych oraz monitorowanie wykonania zaleceń
pokontrolnych;
5) przygotowywanie informacji o wykrytych nieprawidłowościach podczas
przeprowadzonych kontroli i przekazywanie ich właściwym komórkom
organizacyjnym Centrum;
6) sporządzanie sprawozdań z realizacji Rocznych Planów Kontroli i przekazywanie ich
do Instytucji Zarządzającej PO KL;
7) zawieranie i rozliczanie, we współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi
Centrum, umów z ekspertami uczestniczącymi w pracach zespołów kontrolujących;
8) wprowadzenie danych w zakresie przeprowadzonych kontroli do Krajowego Systemu
Informatycznego;
9) współuczestniczenie w postępowaniach wyjaśniających wszczynanych w związku
z przekazywanymi przez organy kontroli skarbowej wynikami kontroli oraz notami
sygnalizacyjnymi;
10) archiwizacja dokumentacji i zapewnianie dostępu do dokumentacji uprawnionym
pracownikom oraz uprawnionym instytucjom i organom.
4. Do zadań Samodzielnego stanowiska ds. pomocy technicznej Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki i obsługi projektów systemowych PO KL należą następujące sprawy:
1) opracowywanie i aktualizacja, we współpracy z właściwymi komórkami
organizacyjnymi Centrum Rocznych Planów Działań Pomocy Technicznej PO KL;
2) przekazywanie Rocznych Planów Działań Pomocy Technicznej PO KL do
zatwierdzenia Instytucji Zarządzającej PO KL;
3) realizacja projektów własnych Instytucji Pośredniczącej PO KL w ramach pomocy
technicznej PO KL;
4) przygotowywanie wniosków o płatność w ramach projektów własnych pomocy
technicznej PO KL;
5) wdrażanie pomocy technicznej PO KL, opracowywanie i wdrażanie programów
szkoleń pracowników uczestniczących w realizacji zadań Instytucji Pośredniczącej PO
KL;
6) współpraca z właściwymi komórkami organizacyjnymi Centrum przy
przeprowadzaniu postępowań o udzielenie zamówień publicznych w ramach Pomocy
Technicznej PO KL;
40
7) sporządzanie, we współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi Centrum
sprawozdań z realizacji zadań w ramach pomocy technicznej PO KL i przekazywanie
ich do Instytucji Zarządzającej PO KL;
8) monitorowanie udzielanych przez Instytucję Pośredniczącą PO KL zamówień
publicznych, w tym zamówień o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych
równowartości kwoty 14 tys. euro;
9) monitorowanie postępów realizacji projektów systemowych przez beneficjenta
systemowego oraz Instytucję Pośredniczącą PO KL, dokonywanie weryfikacji oraz
wyrażanie zgody na proponowane zmiany w projektach systemowych;
10) weryfikacja prognoz wydatków przygotowywanych przez beneficjenta systemowego
oraz Instytucję Pośrednicząca PO KL;
11) weryfikacja i zatwierdzanie wniosków o płatność składanych przez beneficjenta
systemowego oraz Instytucję Pośredniczącą PO KL;
12) dokonywanie rozliczeń projektów systemowych;
13) archiwizacja dokumentacji i zapewnianie dostępu do dokumentacji związanej
z realizacją Priorytetu IV PO KL uprawnionym pracownikom oraz uprawnionym
instytucjom i organom.
41
Załącznik nr 9.
Zadania sekcji należących do Działu wdrażania Programu Operacyjnego Infrastruktura
i Środowisko
1. Do zadań Sekcji programowania i monitoringu Programu Operacyjnego
Infrastruktura i Środowisko należą w szczególności następujące sprawy:
1) udział w przygotowaniu aktualizacji PO IiŚ;
2) udział w przygotowywaniu i aktualizacji Szczegółowego Opisu Priorytetów PO IiŚ;
3) przygotowanie i aktualizacja opisu systemu zarządzania i kontroli dla PO IiŚ w części
dotyczącej Instytucji Pośredniczącej;
4) opracowanie i aktualizacja Instrukcji wykonawczych dla Instytucji Pośredniczącej PO
IiŚ, we współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi Centrum;
5) przygotowywanie i aktualizacja dokumentów koniecznych do uzyskania wsparcia
w ramach Priorytetu XIII PO IiŚ, w szczególności wzorów wniosków
o dofinansowanie, zaleceń do studium wykonalności, wzorów umów
o dofinansowanie, we współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi Centrum
oraz Instytucją Wdrażającą;
6) nadzór nad działalnością Instytucji Wdrażającej w PO IiŚ;
7) koordynacja przygotowywania i aktualizacji opisu systemu zarządzania i kontroli
przez Instytucję Wdrażającą w PO IiŚ;
8) opiniowanie Instrukcji wykonawczej Instytucji Wdrażającej;
9) bieżące monitorowanie realizacji projektów w ramach Priorytetu XIII PO IiŚ, w tym
w szczególności postępu rzeczowo-finansowego projektów;
10) opracowywanie zestawień, informacji miesięcznych, sprawozdań okresowych,
rocznych i końcowych dla Instytucji Zarządzającej PO IiŚ;
11) przyjmowanie i weryfikacja okresowych sprawozdań przygotowywanych przez
Instytucję Wdrażającą;
12) udział w prowadzeniu kontroli systemowych oraz kontroli prawidłowości
wykorzystania przez beneficjentów środków w ramach Priorytetu XIII PO IiŚ;
13) przekazywanie Instytucji Zarządzającej i Instytucji Certyfikującej informacji
o procedurach lub kontrolach prowadzonych w związku z wydatkami zawartymi
w poświadczeniach i deklaracjach wydatków;
14) gromadzenie i weryfikacja informacji o nieprawidłowościach pozyskanych przez
pracowników Instytucji Pośredniczącej w trakcie wykonywania bieżących zadań
związanych z wdrażaniem PO IiŚ lub w trakcie przeprowadzania kontroli, oraz
informacji uzyskanych od innych podmiotów uprawnionych do przeprowadzania
kontroli prawidłowości wykorzystania środków w ramach XIII Priorytetu PO IiŚ
(m.in. Komisji Europejskiej; Najwyższej Izby Kontroli, Prezesa Urzędu Zamówień
Publicznych, audytora wewnętrznego) oraz od organów ścigania;
15) przyjmowanie i weryfikacja raportów i kwartalnych zestawień nieprawidłowości
przesyłanych przez Instytucję Wdrażającą;
16) składanie raportów o nieprawidłowościach do Instytucji Zarządzającej;
42
17) koordynacja spraw związanych z monitorowaniem pomocy publicznej w zakresie
realizacji zadań związanych z udzielaniem wsparcia w ramach priorytetu XIII PO IiŚ;
18) przygotowywanie pre-umów dla beneficjentów projektów kluczowych w ramach
priorytetu XIII PO IiŚ oraz monitorowanie przygotowania tych beneficjentów do
złożenia dokumentacji aplikacyjnej, we współpracy z Instytucją Wdrażającą;
19) prowadzenie działań ewaluacyjnych w zakresie PO IiŚ;
20) opiniowanie projektów aktów prawnych przygotowywanych przez instytucje biorące
udział w systemie wdrażania programów operacyjnych oraz ministra właściwego
ds. nauki i szkolnictwa wyższego;
21) opiniowanie wytycznych ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego;
22) opiniowanie dokumentów z zakresu wdrażania PO IiŚ przygotowywanych przez inne
komórki organizacyjne Centrum;
23) monitorowanie kierunków rozwoju polityki spójności oraz innych wspólnotowych
polityk i strategii odnoszących się do polityki spójności;
24) udział w pracach nad założeniami polityki spójności dla kolejnego okresu
programowania UE;
25) prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem udziału przedstawicieli Instytucji
Pośredniczącej w Komitecie Monitorującym PO IiŚ oraz grupach roboczych –
w zakresie kompetencji Centrum;
26) archiwizacja dokumentacji i zapewnianie dostępu do dokumentacji uprawnionym
pracownikom oraz uprawnionym instytucjom i organom.
2. Do zadań Sekcji obsługi finansowej i pomocy technicznej Programu Operacyjnego
Infrastruktura i Środowisko należą w szczególności następujące sprawy:
1) zarządzanie środkami finansowymi przeznaczonymi na realizację Priorytetu XIII
i XIV PO IiŚ;
2) sporządzania poświadczeń i deklaracji wydatków od Instytucji Pośredniczącej oraz
przekazywanie ich do Instytucji Zarządzającej w zakresie Priorytetu XIII i XIV PO
IiŚ;
3) koordynacja w zakresie wprowadzania danych dotyczących Priorytetu XIII i XIV PO
IiŚ do Krajowego Systemu Informatycznego (KSI) SIMIK;
4) współudział w opracowywaniu materiałów do planu finansowego Centrum;
5) przygotowywanie i przekazywanie do Instytucji Zarządzającej PO IiŚ informacji
dotyczących prognozowania wydatków w ramach Priorytetu XIII i XIV PO IiŚ;
6) udział w opiniowaniu Instrukcji Wykonawczych Instytucji Pośredniczącej i Instytucji
Wdrażającej, wytycznych ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego
dotyczących wdrażania PO IiŚ, wzorów wniosków i umów oraz innych dokumentów
związanych z wdrażaniem funduszy strukturalnych Unii Europejskiej;
7) udział w przeprowadzaniu kontroli systemowych oraz kontroli prawidłowości
wykorzystania przez beneficjentów środków w ramach Priorytetu XIII PO IiŚ;
8) udział w opracowywaniu dokumentacji niezbędnej do wydawania decyzji
określających wysokość odsetek i termin zwrotu środków wykorzystanych niezgodnie
z przeznaczeniem, pobranych nienależnie lub w nadmiernej wysokości;
43
9) prowadzenie rejestru kwot podlegających procedurze odzyskiwania i kwot
wycofanych na podstawie wytycznych ministra właściwego do spraw rozwoju
regionalnego dotyczących wdrażania PO IiŚ;
10) przygotowanie i aktualizacja zbiorów danych dla celów monitoringu funduszy
strukturalnych Unii Europejskiej;
11) przygotowywanie wieloletnich i rocznych planów działań pomocy technicznej
w ramach PO IiŚ oraz przekazywanie ich do Instytucji Zarządzającej;
12) przygotowywanie projektów umów o dofinansowanie zawieranych przez Instytucję
Pośredniczącą z Instytucją Wdrażającą i wnioskowanie do Działu Finansowego o
przekazywanie Instytucji Wdrażającej kolejnych transz dotacji;
13) przygotowywanie wniosków o płatność w ramach realizowanych planów działań
pomocy technicznej PO IiŚ;
14) nadzorowanie wykonania budżetu Instytucji Wdrażającej w zakresie pomocy
technicznej oraz Priorytetu XIII PO IiŚ, w tym weryfikacja części finansowej
sprawozdań;
15) opracowywanie zestawień, sprawozdań półrocznych i końcowych dla Instytucji
Zarządzającej w zakresie Priorytetu XIV PO IiŚ;
16) udział w przeprowadzaniu kontroli projektów realizowanych przez Instytucję
Wdrażającą w ramach Rocznych Planów Działań w zakresie Priorytetu XIV PO IiŚ;
17) udział w realizacji zamówień publicznych finansowanych ze środków pomocy
technicznej PO IiŚ;
18) udział w organizacji konferencji, szkoleń, seminariów, warsztatów dla pracowników
Centrum, finansowanych ze środków pomocy technicznej PO IiŚ;
19) archiwizacja dokumentacji dotyczącej wniosków i projektów realizowanych w ramach
Sekcji, polegająca na segregacji dokumentów, przetwarzaniu dokumentacji papierowej
na elektroniczną, przechowywaniu dokumentacji papierowej i elektronicznej,
zapewnianiu dostępu do dokumentacji uprawnionym pracownikom oraz uprawnionym
instytucjom i organom.
3. Do zadań Samodzielnego stanowiska pracy ds. kontroli Programu Operacyjnego
Infrastruktura i Środowisko należą w szczególności następujące sprawy:
1) sporządzanie, przy współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi Centrum
odpowiedzialnymi za realizację zadań w zakresie wdrażania PO IiŚ, Rocznych Planów
Kontroli Instytucji Pośredniczącej i przekazywanie ich do weryfikacji i zatwierdzenia
przez Instytucję Zarządzającą PO IiŚ;
2) weryfikacja i sporządzanie planów i sprawozdań z wykonania planu kontroli procedur
zawierania umów związanych z realizacją zadań w projekcie, we współpracy
z Instytucją Wdrażającą oraz przekazywanie ich do Instytucji Zarządzającej;
3) prowadzenie planowych i doraźnych kontroli systemowych i kontroli Rocznych
Planów Działań Pomocy Technicznej w Instytucji Wdrażającej oraz przekazywanie
wyników kontroli do właściwych instytucji;
4) udział w planowych i doraźnych kontrolach prawidłowości wykorzystania środków
przez beneficjentów (kontrola na miejscu w siedzibie beneficjenta, kontrola na
44
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
miejscu realizacji projektu) prowadzonych przez Instytucję Wdrażającą oraz
przekazywanie wyników kontroli do właściwych instytucji;
przygotowanie informacji pokontrolnych;
przygotowywanie informacji o wykrytych nieprawidłowościach podczas
przeprowadzonych kontroli i przekazywanie ich właściwym komórkom
organizacyjnym Centrum;
sporządzanie sprawozdań z realizacji Rocznych Planów Kontroli i przekazywanie ich
do Instytucji Zarządzającej PO IiŚ;
rozpatrywanie we współpracy z Sekcją Programowania i Monitoringu PO IiŚ
zastrzeżeń beneficjentów do ustaleń w sprawie nałożenia korekt finansowych,
dokonywanych przez Instytucję Wdrażającą,
zawieranie i rozliczanie, we współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi
Centrum, umów z ekspertami uczestniczącymi w pracach zespołów kontrolujących;
wprowadzenie danych w zakresie przeprowadzonych kontroli do Krajowego Systemu
Informatycznego;
współuczestniczenie w postępowaniach wyjaśniających wszczynanych w związku z
przekazywanymi przez organy kontroli skarbowej wynikami kontroli oraz notami
sygnalizacyjnymi;
archiwizacja dokumentacji i zapewnianie dostępu do dokumentacji uprawnionym
pracownikom
oraz
uprawnionym
instytucjom
i
organom.
45
1