SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiot

SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiot zamówienia do zamówienia publicznego, w drodze przetargu nieograniczonego
na realizację zadania nr 2 –„ Wdrożenie systemu zarządzania ryzykiem oraz kontroli
zarządczej w oparciu o wymagania ustawy o finansach publicznych” w projekcie „ Wyższa
jakość zarządzania w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Opolskiego”, w ramach
Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, współfinansowanego ze środków Europejskiego
Funduszu Społecznego oraz budżetu Państwa.
Zadanie będzie realizowane na rzecz pracowników UMWO, w grupach liczących podaną
niżej min, liczbę uczestników. Liczba uczestników w grupach może się zwiększyć max o
10 %, a o jej ostatecznej liczbie, o ile zostanie zwiększona, Wykonawca zostanie
poinformowany poprzez przekazanie listy obecności najpóźniej na 7 dni przed zajęciami.
Listy obecności na zajęcia w grupach, zgodnie z podaną niżej liczbą uczestników, będą
przekazywane prowadzącemu zajęcia w dniu tych zajęć.
Nazwa zadania – jak wyżej
Rodzaj zamówienia- usługi
Określenie
celu, przedmiotu,
zamówienia.
zakresu, oraz organizacja i
terminy realizacji
Celem zadania jest przygotowanie i wdrożenie systemu zarządzania ryzykiem oraz
kontroli zarządczej w UMWO w oparciu o wymagania ustawy o finansach publicznych.
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług polegających na:
1. Przeprowadzeniu szkoleń dla kadry zarządzającej urzędem- Wprowadzenie do
zarządzania ryzykiem wg COSO II- Zintegrowane zarządzanie.
2. Opracowaniu diagnozy stanu zarządzania urzędem przygotowującej budowę systemu
zarządzania ryzykiem,
3. Przeprowadzeniu warsztatów dla zespołu wdrażającego zarządzanie ryzykiem wg
COSO II,
4. Przeprowadzeniu warsztatów dla kadry kierowniczej urzędu przygotowujących
wdrożenie kontroli zarządczej z elementami zarządzania ryzykiem,
5. Przeprowadzeniu warsztatów dla pozostałych pracowników urzędu przygotowujących
wdrożenie kontroli zarządczej z elementami zarządzania ryzykiem,
6. Opracowaniu zasad procedur kontroli zarządczej w Urzędzie w formie raportu –
doradztwo
7. Zakup licencji oprogramowania i wdrożenie systemu informatycznego wspierającego
zarządzanie ryzykiem w urzędzie.
W Szkoleniach, a szczególnie w czasie warsztatów powinny być zastosowane aktywne
metody przekazywania wiedzy i umiejętności.
Zakres tematyczny zadania i terminy realizacji.
Termin -zgodnie z projektem tj. X.2010 – IX.2011 oraz szczegółowym harmonogramem
przedstawionym do akceptacji Kierownikowi Projektu, najpóźniej na 14 dni roboczych przed
terminem rozpoczęcia realizacji całego zadania.
Realizacja zadań z udziałem pracowników Urzędu powinna się odbywać w godzinach pracy
Urzędu tj. od 7.30 do 15.30.
Godzina zajęć wynosi 45 minut, a przerwy trwają: 2 po 15 minut i jedna na lunch 30 minut.
Ad1. Przeprowadzenie szkoleń dla kadry zarządzającej urzędem- Wprowadzenie do
zarządzania ryzykiem wg COSO II- Zintegrowane zarządzanie.
Termin- X-XI 2010 r.
Liczba uczestników: 40
Liczba grup: 2
Liczba godzin/grupa: 16
Celem szkolenia jest zapoznanie kadry zarządzającej UMWO z pojęciem i zasadami
zarządzania ryzykiem oraz przygotowanie uczestników do zarządzania ryzykiem w UMWO,
stosownie do kompetencji.
Zakres szkolenia powinien obejmować co najmniej następujące zagadnienia:
1) Pojęcie ryzyka
2) Zasady zarządzania ryzykiem
3) Elementy procesu zarządzania ryzykiem:
- identyfikacja i ocena ryzyka oraz odniesienie go do akceptowanego poziomu ryzyka,
-ustalanie metod przeciwdziałania ryzyku,
-monitorowanie procesu i dokonywania zmian
Ad 2. Opracowanie diagnozy stanu zarządzania Urzędem przygotowującej budowę systemu
zarządzania ryzykiem i zawierającej:
 prawne uwarunkowania wpływające na zarządzanie urzędem samorządowym, a
zwłaszcza urzędem marszałkowskim
 struktura organizacyjna UMWO i wynikające z niej uwarunkowania na sposób
zarządzania Urzędem,
 elementy i struktura zarządzania UMWO,
 elementy zarządzania jakością w zarządzaniu Urzędem,
 elementy zarządzania ryzykiem występujące w UMWO
 ocena systemu zarządzania w UMWO i wnioski z niej wynikające dla modelu
wdrożenia zarządzania ryzykiem i kontroli zarządczej oraz zapewniającego stałe
podwyższanie sprawności i efektywności pracy Urzędu. Przedstawienie wariantowych
rozwiązań, wariantu optymalnego oraz skutków wyboru każdego z podanych i
warunków jego wdrożenia.
Termin- XI- XII 2010 r.
Ad 3. Przeprowadzenie warsztatów dla zespołu wdrażającego zarządzanie ryzykiem wg
COSO II.
Termin: I-II 2011
Liczba uczestników: 30
Liczba grup: 2
Liczba godzin /grupa: 16
Celem warsztatów jest zapoznanie ich uczestników z pojęciem i zasadami zarządzania
ryzykiem w urzędzie samorządowym i przygotowanie członków zespołu do wdrożenia
zarządzania ryzykiem w UMWO.
Zakres warsztatów obejmować powinien co najmniej następujące zagadnienia:
1) Pojęcie ryzyka
2) Zasady zarządzania ryzykiem
3) Elementy procesu zarządzania ryzykiem:
- identyfikacja i ocena ryzyka oraz odniesienie go do akceptowanego poziomu ryzyka,
-ustalanie metod przeciwdziałania ryzyku, scenariusze zagrożeń
-monitorowanie procesu i dokonywania zmian
4) oraz metody badania ryzyka, budowa mapy ryzyka, monitoring, kontrola i ocena
systemu.
Ad 4. Wprowadzenie kontroli zarządczej zawierającej elementy zarządzania ryzykiem –
warsztaty dla kadry kierowniczej Urzędu.
Termin: III-V 2011
Liczba uczestników: 40
Liczba grup: 4
Liczba godzin/ grupa: 24
Celem warsztatów jest zapoznanie kadry kierowniczej z systemem kontroli zarządczej i jej
wpływem na funkcjonowanie jednostki, zgodnie ze standardami kontroli zarządczej dla
sektora finansów publicznych. Uczestnicy mają nabyć kompetencje i umiejętności
prawidłowego wdrożenia i monitorowania kontroli zarządczej, które prowadzić mają do
umocnienia jakości zarządzania ryzykiem oraz zapewnienia skutecznej realizacji celów i
zadań Urzędu w sposób efektywny, oszczędny, terminowy i zgodny z prawem.
Zakres warsztatów obejmować będzie co najmniej, następujące zagadnienia:
1) Pojęcie i zakres kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych.
2) Szczególne obowiązki w zakresie kontroli zarządczej.
3) Rola kierownika oraz kadry kierowniczej w zakresie kontroli zarządczej.
4) Procedury wewnętrzne dotyczące kontroli zarządczej w świetle nowych przepisów
ustawy o finansach publicznych (badanie zgodności ze standardami COSO II).
5) Zarządzanie ryzykiem w kontroli zarządczej (metody identyfikacji ryzyka, analiza i ocena
ryzyka, weryfikacja i ocena stosowanych mechanizmów analizy i oceny ryzyka,
monitorowanie ryzyka, sposoby eliminowania i minimalizowania ryzyka).
Ad 5. Wprowadzenie kontroli zarządczej zawierającej elementy zarządzania ryzykiem –
warsztaty dla kadr Urzędu ( pozostali pracownicy)
Termin-III- IX 2011
Liczba uczestników: 420
Liczba grup: 21
Liczba godzin/ grupa: 16
Celem warsztatów jest zapoznanie kadry pracowniczej Urzędu z systemem kontroli
zarządczej i jej wpływem na funkcjonowanie jednostki, zgodnie ze standardami kontroli
zarządczej dla sektora finansów publicznych. Uczestnicy mają nabyć kompetencje i
umiejętności prawidłowego wdrożenia i monitorowania kontroli zarządczej, które prowadzić
będą do umocnienia jakości zarządzania ryzykiem oraz zapewnienia skutecznej realizacji
celów i zadań urzędu w sposób efektywny, oszczędny, terminowy i zgodny z prawem.
Uczestnicy powinni nabyć umiejętności tworzenia procedur.
Zakres warsztatów obejmować będzie co najmniej, następujące zagadnienia:
1) pojęcie i zakres kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych.
2) obowiązki i zakres odpowiedzialności pracowników urzędu
w zakresie kontroli
zarządczej.
3) procedury wewnętrzne dotyczące kontroli zarządczej w świetle nowych przepisów
ustawy o finansach publicznych (badanie zgodności ze standardami COSO II).
4) zarządzanie ryzykiem w kontroli zarządczej (metody identyfikacji ryzyka, analiza i ocena
ryzyka, weryfikacja i ocena stosowanych mechanizmów analizy i oceny ryzyka,
monitorowanie ryzyka, sposoby eliminowania i minimalizowania ryzyka).
Ad.6. Opracowanie zasad procedur kontroli zarządczej w Urzędzie w formie raportu –
doradztwo
Celem zadania jest opracowanie modelowych procedur związanych z planowaniem,
wdrożeniem, pomiarem i monitorowaniem kontroli zarządczej w oparciu o standardy kontroli
zarządczej dla sektora finansów publicznych (załącznik do komunikatu 23 Ministra Finansów
z dnia 16 grudnia 2009 r.) w formie raportu oraz prowadzenie w oparciu o wnioski i
rekomendacje zawarte w raporcie, doradztwa i konsultacji dla pracowników Urzędu, w toku
opracowywania przez nich procedur wewnętrznych kontroli zarządczej dostosowanych do
specyfiki funkcjonowania Urzędu Marszałkowskiego Województwa Opolskiego, w celu
zapewnienia spójnego, jednolitego i efektywnego systemu jego organizacji.
Wykonawca zobowiązuje się do prowadzenia doradztwa na miejscu, w siedzibie
Zamawiającego przez cały okres realizacji zadania wg zatwierdzonego przez Kierownika
projektu harmonogramu .
Termin- XII 2010 - I 2011
Ad. 7. Zakup licencji oprogramowania i wdrożenie systemu informatycznego wspierającego
zarządzanie ryzykiem w UMWO.
Termin X -2010
Parametr
Wymagania
aplikacji
serwerowej
Minimalne parametry wymagane
Możliwość zainstalowania aplikacji na platformie z systemem operacyjnym
MS Windows Server 2003/2008.
Wykorzystywanie jako serwera baz danych systemu zarządzania
relacyjnymi bazami danych opartego na licencji zgodnej z zasadami
Wolnego Oprogramowania.
Licencjonowanie oparte na bazie ilości podłączeń do serwera.
Parametr
Wymagania
aplikacji
klienckiej
Funkcjonalności
Uwagi
Gwarancja
Minimalne parametry wymagane
Ilość podłączeń dostępna w każdym momencie: 20.
Zarządzania użytkownikami z wykorzystaniem Active Directory.
Weryfikacja możliwości pracy na bazie dostępności wolnego podłączenia
(licencji) na serwerze aplikacji. Ilość licencji: 20.
Działanie na systemach operacyjnych MS Windows: 2000, XP, Vista oraz
7.
Integracja z aplikacjami biurowymi przy wykorzystaniu oprogramowania MS
Office 2003, 2007 oraz 2010.
Komunikacja z serwerem i bazą danych poprzez sieć lokalną LAN.
Konfiguracja metodyki analizy ryzyka.
Kreator analizy ryzyka.
Raporty.
Uprawnienia i praca w sieci.
Konfigurowalność wybranej metodyki analizy ryzyka.
Definiowanie ról i odpowiedzialności w procesie zarządzania ryzykiem.
Gromadzenie kluczowych danych, potrzebnych do identyfikacji i
rejestrowania potencjalnych źródeł ryzyk i zagrożeń (architektura klientserwer).
Definiowanie planu minimalizacji ryzyka.
Możliwość budowania korporacyjnej mapy ryzyka z wykorzystaniem
metodyki COSO II.
Definiowanie metody analizy ryzyka.
Ocena metody analizy ryzyka i zarządzanie zmianami.
Możliwość zapisu eksportowanych informacji w plikach typu: TXT, RTF,
PDF, HTML, XML, XLS.
Graficzny interfejs i możliwość wykonywania zapytań SQL na bazie danych
oprogramowania umożliwiający dostęp do wszystkich danych w bazie oraz
stworzenie raportów stworzonych pod kątem wymagań organizacji.
2 lata gwarancji i aktualizacja oprogramowania wraz z dostępem do
poprawek krytycznych po tym okresie oraz zapewnie usunięcie błędów w
funkcjonalności oprogramowania w ciągu 10 dni od momentu przyjęcia
zgłoszenia.
WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA:
Kierownik Projektu lub Asystent akceptować będą również szczegółowe terminy i
programy szkoleń i warsztatów, propozycje sal szkoleniowych, materiały
merytoryczne i eksploatacyjno-piśmiennicze
oraz wykaz osób , które będą
uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia wraz z dokumentami potwierdzającymi iż
spełniają one określone w zamówieniu wymagania, najpóźniej na 14 dni roboczych
przed terminem realizacji zadania zgodnie z harmonogramem.
Zapewnienie odpowiednich warunków do realizacji szkoleń i warsztatów:
1. Sala szkoleniowa multimedialna z wyposażeniem audiowizualnym, stosowna do
liczby uczestników, znajdująca się w odległości do 500 metrów od siedziby
Zamawiającego, z której to pracownicy będą uczestnikami zajęć. Sale musza
spełniać warunki BHP, a miejsce ich usytuowania powinno zapewnić swobodny
dostęp do sanitariatów. Ustala się następujące siedziby zleceniodawcy:
a. Opole, ul. Piastowska 14
b. Opole, ul. Żeromskiego 3
c. Opole, Plac Wolności 7/8
2. Materiały merytoryczne niezbędne uczestnikom szkoleń na płycie CD, wraz z
prezentacjami i obowiązującymi aktami prawnymi, oznaczone logo projektu.
3. Materiały eksploatacyjne i piśmiennicze dla uczestników szkoleń, a w tym: teczka
miękka, ze sztucznego tworzywa na zamek, notatnik w skóropodobnej oprawie,
zestaw do pisania: ołówek automatyczny z gumką, pióro kulkowe- wszystko
oznaczone logo projektu- 1 komplet dla 1 uczestnika na cały cykl realizacji zadania.
4. Catering: kawa, herbata, cukier, mleko, cytryna, woda mineralna niegazowana,
drożdżówka, ciastka kruche różne, lunch w postaci ciepłego dania np. bogracz z
pieczywem, jabłka – w okresie 3 przerw, w tym 1 na lunch dla wszystkich
uczestników zajęć.
5. Wykonawca wyda uczestnikom szkoleń i warsztatów certyfikat potwierdzający ich
ukończenie, opatrzony logo projektu, po każdych odbytych zajęciach.
6. Wykonawca będzie dystrybuował wśród uczestników szkoleń materiały i formularze
do wypełnienia, przekazane przez Zamawiającego.
7. Wykonawca będzie niezwłocznie informował Kierownika lub Asystenta Kierownika
Projektu o wszelkich trudnościach w jego realizacji