KONTROLA ZARZĄDCZA

KONTROLA ZARZĄDCZA
w jednostkach organizacyjnych
sektora finansów publicznych
Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach
publicznych (Dz. U. Nr 157, poz.1240)
• W
nowej
ustawie
o
finansach
publicznych
wprowadzono
pojęcie
kontroli
zarządczej
w
jednostkach sektora finansów publicznych w miejsce
obecnego terminu - kontrola finansowa.
• Celem tej zmiany jest objęcie zakresem kontroli
wszystkich aspektów działalności jednostek sektora
finansów publicznych (art. 68) nowej ustawy.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Zgodnie z art. 9 ustawy sektor finansów publicznych tworzą:
1) organy władzy publicznej, w tym organy administracji rządowej,
organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz sądy i trybunały;
2) jednostki samorządu terytorialnego oraz ich związki;
3) jednostki budżetowe;
4) samorządowe zakłady budżetowe;
5) agencje wykonawcze;
6) instytucje gospodarki budżetowej;
7) państwowe fundusze celowe;
8) Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze
oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze
zarządzane
przez
Prezesa
Kasy
Rolniczego
Ubezpieczenia
Społecznego;
9) Narodowy Fundusz Zdrowia;
10) samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej;
11) uczelnie publiczne;
12) Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki
organizacyjne;
13) państwowe i samorządowe instytucje kultury oraz
państwowe instytucje filmowe;
14) inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na
podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z
wyłączeniem przedsiębiorstw, jednostek badawczo-rozwojowych,
banków i spółek prawa handlowego.
Kierownik jednostki sektora finansów publicznych, jest
odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej tej jednostki, co
określa artykuł 53 ustawy o finansach publicznych.
Kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w
zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie
obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone
dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo
wskazania w regulaminie organizacyjnym tej jednostki.
Wzór
Pieczęć nagłówkowa
Poznań, dnia....................................
Delegowanie uprawnień
(PEŁNOMOCNICTWO)
Na podstawie art. 53 Ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych
(Dz. U. Nr 157, poz.1240) .......................................................................
z dniem................................................
udzielam pełnomocnictwa
pani/panu……………………………………zatrudnionemu na stanowisku………………………………… wykonywanie
następujących czynności:
1.
2.
3.
4.
5.
• Zgodnie z art. 54. ust. 1 głównym księgowym jednostki
sektora finansów publicznych, jest pracownik, któremu
kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w
zakresie:
• 1) prowadzenia rachunkowości jednostki;
• 2) wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi;
• 3) dokonywania wstępnej kontroli:
• a) zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem
finansowym,
• b) kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących
operacji gospodarczych i finansowych.
•
•
•
•
•
[Nazwa jednostki]
[Miejsce, data]
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Delegowanie uprawnień
•
POWIERZENIE CZYNNOŚCI
Na podstawie art. 53 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157,
poz.1240), zgodnie z art.54
Pani/u ………………………………………………Głównej księgowej
………………………………………………… powierzam obowiązki i odpowiedzialność w zakresie:
1) prowadzenia rachunkowości jednostki;
2) wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi;
3) dokonywania wstępnej kontroli:
a) zgodności operacji gospodarczych i finansowych odpowiednio z planem finansowym albo
finansowo-rzeczowym,
b) kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych
•
[Kierownik jednostki]
•
Kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych
stanowi ogół działań (wszystkich czynności) podejmowanych dla
zapewnienia:
- realizacji celów i zadań w sposób:
·
zgodny z prawem,
·
efektywny,
·
oszczędny i
terminowy.
Celem zmiany jest objęcie zakresem kontroli wszystkich
aspektów działalności nowej ustawy, w szczególności;
- zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami
wewnętrznymi,
- skuteczności i efektywności działania,
- wiarygodności sprawozdań ,
- ochrony zasobów,
- przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
- efektywności i skuteczności przepływu informacji,
- zarządzania ryzykiem.
1.ZARZĄDZANIE JEDNOSTKĄ -
KIEROWNIK-porównanie
Art. 44.( stara ufp) 1. Kierownik jednostki sektora finansów
publicznych, zwany dalej "kierownikiem jednostki", jest odpowiedzialny
za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie określonych
ustawą obowiązków w zakresie kontroli finansowej.
Kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury kontroli
finansowej biorąc pod uwagę standardy kontroli finansowej oraz
zapewnia ich przestrzeganie (art. 47 ust. 3
starej UFP).
Art. 53 (nowa ufp) Kierownik jednostki sektora finansów publicznych,
zwany dalej "kierownikiem jednostki", jest odpowiedzialny za całość
gospodarki finansowej.
Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest dopuszczenie
przez kierownika do uszczuplenia należnych wpływów wskutek
zaniedbania lub niewypełnienia obowiązków w zakresie kontroli
zarządczej.
Nowe regulacje służyć mają zmianie funkcjonującego w
sektorze publicznych paradygmatu, który każe łączyć pojęcie
kontroli finansowej wyłącznie z procesami dotyczącymi
przepływu środków pieniężnych.
W związku z wprowadzeniem tego rodzaju kontroli nowym
zadaniem kierownika jednostki będzie obowiązek corocznego
składania oświadczeń o stanie kontroli zarządczej (art. 70
nowej ustawy o finansach publicznych).
…………………………………………
(miejscowość, data)
Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej
za rok ………………
Ja niżej podpisany
(imię i nazwisko)
jako kierownik jednostki
(podać nazwę kierującej jednostki)
w zakresie przydzielonych mi uprawnień oświadczam, iż:
a) informacje zawarte w sprawozdaniu za rok …….. przedstawiają prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji jednostki,
b) posiadam wystarczającą pewność / wystarczającą pewność z zastrzeżeniami[1], iż zasoby przydzielone do realizacji
zadań i podzadań jednostki, określonych w sprawozdaniu z wykonania planu finansowego za rok ……… zostały
wykorzystane w zamierzonych celach i zgodnie z zasadą dobrego zarządzania finansowego[2] oraz, że procedury kontroli
zarządczej są ustanowione, funkcjonują efektywnie i zapewniają realizację operacji gospodarczych zgodnie z prawem
i wewnętrznymi regulacjami oraz zasadami etycznego postępowania.
[1]Niepotrzebne skreślić.
[2]Zasada dobrego zarządzania finansowego odnosi się do oszczędności, efektywności i skuteczności. Oszczędność
oznacza, iż zasoby wykorzystywane do realizacji zadań muszą być dostępne w odpowiednim czasie, odpowiedniej ilości
oraz jakości oraz po najlepszych cenach. Efektywność oznacza realizację pomiędzy wykorzystanymi zasobami,
a osiągniętymi efektami. Skuteczność oznacza realizację założonych zadań i celów przy wykorzystaniu dostępnych
zasobów.
Zastrzeżenia dotyczą następujących obszarów działalności jednostki[1]:
(w tym miejscu kierownik jednostki może przedstawić istotne ryzyka lub słabości kontroli zarządczej, które zostały
zidentyfikowane w określonych obszarach działalności jednostki wraz
z opisem działań planowanych lub podjętych w celu ograniczenia tych ryzyk lub słabości kontroli zarządczej)
Powyższe oświadczenie opiera się na mojej ocenie oraz informacjach, które pochodzą z bieżącej kontroli wewnętrznej /
samooceny[2] / pracy audytu wewnętrznego / instytucjonalnej kontroli / wyników kontroli zewnętrznych1.
Oświadczam, że nie posiadam informacji, które nie zostały umieszczone w sprawozdaniach
z funkcjonowania kontroli zarządczej, a które mogłyby negatywnie wpływać na obraz sytuacji jednostki.
……………………………………….
(podpis i pieczęć)
[1] Kierownik jednostki może dodać zastrzeżenia, jeżeli mają one istotny wpływ na oświadczenie o stanie kontroli
zarządczej.
[2]
Samoocena odzwierciedla ocenę kierownictwa w zakresie zgodności kontroli zarządczej ze standardami w
okresie objętym sprawozdaniem z funkcjonowania kontroli zarządczej.
KOMUNIKAT Nr 23 MINISTRA FINANSÓW w sprawie standardów kontroli
zarządczej dla sektora finansów publicznych
Minister Finansów wydał 16.12.2009 r. (Dz. Urz. M.F. Nr 15, poz. 84 z dnia
30.12.2009 r.) Komunikat Nr 23 w sprawie standardów kontroli zarządczej dla
sektora finansów publicznych. W podstawie prawnej przywołał art. 69 ust. 3 ustawy
z 27.8.2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240), który wszedł w
życie 1.1.2010 r.
Wprowadzane standardy mają zapewnić realizację celów określonych w art. 68 ww.
ustawy.
Kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół
działań (wszystkich czynności) podejmowanych dla zapewnienia:
1) realizacji celów i zadań w sposób:

zgodny z prawem,

efektywny,

oszczędny i

terminowy.
2)







w szczególności z uwzględnieniem:
zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami
wewnętrznymi;
skuteczności i efektywności działania;
wiarygodności sprawozdań;
ochrony zasobów;
przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;
efektywności i skuteczności przepływu informacji;
zarządzania ryzykiem.
Pięć standardów kontroli zarządczej:
1) środowisko wewnętrzne, które jest fundamentem dla pozostałych elementów
kontroli, gdyż dotyczy systemu zarządzania jednostką i jej zorganizowania jako całości, a
obejmuje takie elementy, jak: uczciwość i inne wartości etyczne, kompetencje zawodowe
(poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenie) kierownictwa i pracowników, zakres zadań,
uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych, identyfikację
tzw. zadań wrażliwych oraz sposób powierzania uprawnień na stanowiskach
pracowniczych; za zadanie wrażliwe uznaje się przy tym zadania, przy których wydawana
decyzja jest związana z dużym stopniem uznania pracownika, np. przy nakładaniu kar,
udzielaniu ulg, zamówieniach „z wolej ręki”, w związku z czym załatwienie sprawy może
się wiązać z niedozwolonym motywowaniem pracownika przez stronę występującą z
wnioskiem, a to z kolei może powodować korupcję pracowników lub nieuzasadniony
protekcjonizm;
2) zarządzanie ryzykiem, które ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa
osiągnięcia celów jednostki poprzez: określanie celów i monitorowanie realizacji zadań,
identyfikację ryzyka, analizę ryzyka, reakcję na ryzyko i działania zaradcze;
3) mechanizmy kontroli stanowiące odpowiedź na konkretne ryzyko, które jednostka
zamierza ograniczyć poprzez: dokumentowanie systemu tej kontroli, dokumentowanie,
rejestrowanie i zatwierdzanie (autoryzację) operacji gospodarczych, podział kluczowych
obowiązków, weryfikowanie operacji gospodarczych przed i po realizacji oraz przez
inwentaryzację, nadzór w ramach hierarchii służbowej, rejestrowanie odstępstw od
procedur, instrukcji lub wytycznych, utrzymanie ciągłości działalności, selektywny i
kontrolowany dostęp osób do zasobów (ochrona zasobów) finansowych, materialnych i
informacyjnych, a także poprzez mechanizmy kontroli systemów informatycznych, takie
jak kontrola dostępu do zasobów informatycznych i oprogramowania systemowego,
kontrola tworzenia i zmian aplikacji oraz kontrola dostępu do poszczególnych aplikacji,
podział obowiązków umożliwiający wykrywanie i korygowanie błędów, zapewnienie
ciągłości działania systemu informatycznego;
4) informacja i komunikacja, które to standardy dotyczą zapewnienia
pracownikom jednostki dostępu do informacji niezbędnych do wykonywania przez
nich obowiązków, a także zapewnienia efektywnego – zapewniającego przepływ
informacji i właściwe ich zrozumienie przez odbiorców – systemu komunikacji
wewnętrznej i zewnętrznej;
5) monitorowanie i ocena systemu kontroli poprzez bieżącą ocenę skuteczności
systemu kontroli i jego poszczególnych elementów, bieżące rozwiązywanie
pojawiających się problemów przez wszystkich pracowników zgodnie z ich
kompetencjami, w tym również poprzez samoocenę i kontrolę wewnętrzną.
Opracowany projekt standardów nie odbiega znacznie od standardów
upowszechnianych na podstawie dotychczasowej ustawy, a ogłoszonych w
komunikacie nr 13 MF z dnia 30 czerwca 2006 r., Dz. Urz. MF Nr 7, poz. 58.
Należy przy tym pamiętać, że standardy z założenia nie stanowią przepisów
prawa powszechnego. Należy je traktować jako podstawę i wytyczne do
opracowania bardziej szczegółowych procedur, z uwzględnieniem tzw.
dobrych praktyk, które poszczególne biblioteki będą tworzyć,
uwzględniając własną specyfikę i warunki miejscowe.
Procedury w kontroli zarządczej
„System kontroli zarządczej nie zamyka się wyłącznie w procedurach,
instrukcjach czy zarządzeniach kierownictwa.
Skuteczność kontroli zarządczej zależy od sposobu, w jaki kierownictwo i
pracownicy jednostki wykonują obowiązki z nią związane.
TEZY:
1. PROCEDURY PEŁNIĄ ROLĘ SŁUŻEBNĄ W ZARZĄDZENIU GOSPODARKĄ
FINANSOWĄ,
2. PROCEDURY TO NIE OKREŚLONY RODZAJ DOKUMENTU W JEDNOSTCE,
ALE WACHLARZ RÓŻNORODNYCH INSTRUMENTÓW (regulaminów,
procedur, instrukcji, zasad, polityk, zakresów obowiązków, powierzenia
uprawnień, etc.)
KONTROLA FINANSOWA - PROCEDURY w KONTROLI ZARZĄDCZEJ
1. Procedury określające zasady kontroli wykonywania gospodarki finansowej
2. Procedury określające zasady gospodarki finansowej
PROCEDURY w
KONTROLI ZARZĄDCZEJ
a- REGULAMIN KONTROLI W JEDNOSTCE,
b- PROCEDURY WEWNĘTRZNE,
c- ZAKRESY CZYNNOŚCI,
d- PROCEDURY SŁUŻĄCE REALIACJI ŚRODKÓW ZARADCZYCH,
e- REGULAMINY ZP DO 14 TYS. EURO.
MECHANIZMY KONTROLI ZARZĄDCZEJ
Ogólne mechanizmy kontroli
1) Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej
System kontroli zarządczej jednostki, w szczególności procedury, instrukcje,
wytyczne kierownictwa, zakresy obowiązków, jest dokumentowany, a dokumentacja
ta jest łatwo dostępna dla jej wszystkich pracowników, którym te informacje są
niezbędne.
2) Dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych
Wszystkie operacje finansowe i gospodarcze, a także inne znaczące zdarzenia,
są rzetelnie dokumentowane, a dokumentacja ta jest łatwo dostępna dla
upoważnionych osób. Dokumentacja jest pełna oraz umożliwia prześledzenie każdej
operacji finansowej, gospodarczej lub zdarzenia od samego początku, w trakcie ich
trwania i po zakończeniu. Operacje finansowe i gospodarcze i inne znaczące
zdarzenia są bezzwłocznie rejestrowane i prawidłowo klasyfikowane.
Procedury wewnętrzne w ujęciu Nowej UFP:
- Procedury wewnętrzne stanowią otwarty katalog dokumentów
- Ilość oraz zawartość procedur powinna być adekwatna do sytuacji
jednostki
- Procedury są przede wszystkim narzędziem służącym zapobieganiu
nieprawidłowościom
Standardy kontroli zarządczej
Środowisko wewnętrzne :
- Środowisko wewnętrzne stanowi podstawę dla pozostałych elementów kontroli. Standardy
dotyczące systemu zarządzania jednostką i jej zorganizowania jako całości obejmują:
a)
uczciwość i inne wartości etyczne,
b)
kompetencje zawodowe,
c)
strukturę organizacyjną,
d)
powierzenie uprawnień,
e)
identyfikację zadań wrażliwych,
- W ramach standardu uczciwość i inne wartości etyczne jednostka działa w oparciu o zasady
osobistej i zawodowej uczciwości pracowników, które zapewniają osiągnięcie celów kontroli
zarządczej.
Zatrudnieni pracownicy zostają zapoznani z zasadami zawartymi w aktach wewnętrznych
normujących przestrzeganie przepisów prawa, w tym dyscypliny pracy i potwierdzają ich
znajomość składanym podpisem. Pracownicy mają świadomość konsekwencji, jakie może wywołać
nieetyczne zachowanie lub działanie niezgodne z prawem. Każde zauważone nieetyczne
zachowanie pracownika jest natychmiast zgłoszone Dyrektorowi. Przypadki nieetycznego
zachowania podlegają analizie przez Dyrektora. Ujawnione przypadki nieetycznego zachowania
mają wpływ na ocenę pracowników.
- Standard kompetencje zawodowe realizowany jest poprzez opracowane opisy stanowisk pracy
wraz z zakresem obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności, w których określa się potrzebny
poziom kompetencji, jakie powinien posiadać pracownik w ramach przypisanych zadań.
Pracownicy są zobowiązani do samokształcenia i udziału w szkoleniach zapewniających odpowiedni
poziom kompetencji. W/w opisy stanowisk są narzędziem do oceny kandydatów w procesie
rekrutacji, w związku z zapewnieniem wyboru najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy.
- Standard dotyczący struktury organizacyjnej realizowany jest poprzez
opracowany Regulamin organizacyjny i schemat organizacyjny. Struktura
organizacyjna jest okresowo oceniana, w celu dostosowania jej do zmieniających się
warunków działania.
- Zadania, przy wykonywaniu których pracownicy mogą być szczególnie narażeni na
wpływy szkodliwe dla gospodarki finansowej traktowane są jako zadania wrażliwe i
podlegają stałej, bieżącej analizie. Dyrektor ustanawia odpowiednie procedury w
zakresie środków zaradczych. Zadania te podlegają aktualizacji na bieżąco w
przypadku zidentyfikowania czynników sprzyjających wystąpieniu szkodliwych
wpływów, jak na przykład: nawarstwianie niezałatwionych spraw, brak przejrzystych
zasad podejmowania rozstrzygnięć o charakterze uznaniowym, nadmiar
kompetencji u jednej osoby, gospodarka kasowa.
- Poszczególnym pracownikom został precyzyjnie określony zakres kompetencji i
jest odpowiedni w stosunku do wagi podejmowanych decyzji i ryzyka z nimi
związanego. Powierzenie uprawnień i odpowiedzialności, dokonywane jest w
imiennej formie pisemnej, na podstawie aktualnych przepisów prawa i aktów
wewnętrznych ustalanych przez Dyrektora i podpisane przez pracownika.
Zarządzanie ryzykiem
- Określanie celów i monitorowanie realizacji zadań
- Identyfikacja ryzyka
Systematycznie, nie rzadziej niż raz w roku, dokonuje się identyfikacji
zewnętrznego i wewnętrznego ryzyka związanego z poszczególnymi
celami i zadaniami jednostki, dotyczącego zarówno działalności całej
jednostki, jak i realizowanych przez jednostkę konkretnych programów,
projektów czy zadań. W przypadku istotnej zmiany warunków, w których
funkcjonuje jednostka identyfikacja, ryzyka jest ponawiana.
- Analiza ryzyka
Zidentyfikowane ryzyka poddawane są analizie mającej na celu
określenie możliwych skutków i prawdopodobieństwa wystąpienia danego
ryzyka. Kierownik jednostki lub upoważnieni pracownicy określają
akceptowany poziom ryzyka.
- Reakcja na ryzyko i działania zaradcze
Określony został rodzaj reakcji w stosunku do każdego istotnego ryzyka
(tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie). Kierownik jednostki
lub upoważnieni pracownicy określają działania, które należy podjąć w
celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu.
Mechanizmy kontroli zarządczej
- Zatwierdzanie (autoryzacja) operacji finansowych
Kierownik jednostki lub upoważnieni przez niego pracownicy zatwierdzają wszelkie
operacje finansowe i gospodarcze przed ich realizacją. Poszczególne czynności związane
z
realizacją operacji finansowych lub gospodarczych są wykonywane wyłącznie przez
pracowników do tego upoważnionych.
- Podział obowiązków
Kluczowe obowiązki dotyczące zatwierdzania (autoryzacji), realizacji i rejestrowania
(księgowania) operacji finansowych, gospodarczych i innych zdarzeń są rozdzielone
pomiędzy różnych pracowników, z uwzględnieniem obowiązków i odpowiedzialności
głównego księgowego jednostki określonych w przepisach prawa. W małych
jednostkach, zatrudniających zbyt mało pracowników, aby móc w pełni wdrożyć ten
mechanizm kontroli, kierownik jednostki rekompensuje te braki za pomocą innych
mechanizmów. Sporządzone jest zestawienie obowiązków, które w danej jednostce
muszą być rozdzielone pomiędzy różnych pracowników.
- Weryfikacje
Operacje finansowe, gospodarcze i inne istotne zdarzenia są weryfikowane przed i po
realizacji, np.: wielkość dostawy jest porównywana z zamówieniem; dane dotyczące
dostawy uwidocznione na fakturze porównywane są z danymi dotyczącymi przyjętej
dostawy; stan zapasów weryfikowany jest poprzez inwentaryzację.
- Nadzór
Prowadzony jest właściwy nadzór w ramach hierarchii służbowej, którego celem jest
upewnienie się, że zadania jednostki są właściwie realizowane.
Informacja i komunikacja :
W ramach standardu bieżąca informacja pracownicy otrzymują informację podczas
realizowania swoich zadań. Ponadto w miarę potrzeb są organizowane narady.
Narady odbywają się 3-5 razy do roku.
1.
Wszystkie osoby odpowiedzialne za dostarczanie informacji powinny dbać, aby
informacje te były:
a)
aktualne (umożliwiające podjęcie przez nich odpowiednich działań w odpowiednim
czasie),
b)
rzetelne ,
c)
kompletne (zawierają wszystkie potrzebne dane i szczegóły, stosownie do oczekiwań
odbiorcy danych),
d)
odpowiednio przetworzone i pogrupowane,
e)
zrozumiałe dla odbiorców informacji.
2.
Dyrektor odpowiedzialny jest za takie zorganizowanie systemu komunikacji
wewnętrznej, aby każdy pracownik mógł zrozumieć cele systemu kontroli zarządczej,
sposób jego funkcjonowania a także swoją rolę i odpowiedzialność w tym
systemie.
3.
W ramach komunikacji zewnętrznej, przekazuje się informacje zarówno w formie
pisemnej jak i głosowej z zapewnieniem wyrażania informacji w jasnej i
zrozumiałej formie, z wykorzystaniem nowoczesnych metod w tym poczty elektronicznej
4.
Wszyscy pracownicy zobowiązani są do zapewnienia takich warunków, by żadną z osób
przekazujących informacje o niewłaściwym postępowaniu lub obejściu procedur kontroli
zarządczej, nie spotkało negatywne traktowanie.
Monitorowanie i ocena:
W jednostce istnieje stałe monitorowanie funkcjonowania systemu kontroli zarządczej oraz jego
poszczególnych elementów, a także bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów.
1.
Osoby przeprowadzające kontrolę zarządczą zobowiązane są do przekazywania wszelkich
informacji, które mogą wpływać na ocenę działania kontroli, w szczególności:
a)
różnic inwentaryzacyjnych,
b)
wykrytych oszustw i manipulacji,
c)
uwag zewnętrznych organów nadzoru lub kontroli,
d)
skarg pracowników, oferentów i dostawców.
2.
Każdy pracownik ma możliwość zgłaszania uwag na temat funkcjonowania kontroli
zarządczej oraz sugestii dotyczących jej usprawnienia lub modyfikacji( samoocena).
3.
Każdy kierownik dokonuje raz w roku samooceny i oceny podległych sobie pracowników.
4.
W przypadku stwierdzenia, że w systemie kontroli finansowej istnieją potencjalne
niedoskonałości, mechanizmy kontrolne funkcjonujące na obszarach, w których wykryto
nieprawidłowości podlegają ponownej ocenie i w razie potrzeby odpowiedniej modyfikacji
.
5.
Wyniki kontroli i oceny służą do:
1)
ustalenia czy nie nastąpiło naruszenie dyscypliny finansów publicznych oraz innych aktów
prawnych i procedur wynikających z przepisów wewnętrznych w zakresie gromadzenia środków,
realizacji wydatków i gospodarowania mieniem,
2)
wszczęcia postępowania wyjaśniającego i dyscyplinarnego w przypadku wystąpienia
nieprawidłowości,
3)
podjęcia działań w celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobiegania
powstawaniu ich w przyszłości,
4)
doprowadzenie do zgodności postępowania z ogólnie obowiązującymi przepisami prawa, prawa
lokalnego, wewnętrznymi instrukcjami i regulaminami
ZAKRESY CZYNNOŚCI PRACOWNIKÓW i KIEROWNIKÓW
Art. 53 ust. 2. : Kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w
zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków
przez te osoby
powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego
upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki.
ZAKRESY CZYNNOŚCI PRACOWNIKÓW- Odpowiedzialność za naruszenie
dyscypliny finansów publicznych ponoszą pracownicy, którym powierzono
określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej lub czynności przewidziane
w przepisach o zamówieniach publicznych
ZAKRES OBOWIĄZKÓW, UPRAWNIEŃ I ODPOWIEDZIALNOŚCI
OPIS STANOWISKA PRACY
A. DANE PODSTAWOWE
1.
Nazwisko i imię:
.....................................................................................................................................................
2. Nazwa stanowiska pracy:
3. Komórka organizacyjna:
4. Przełożeni:
B. ZAKRES OBOWIĄZKÓW, UPRAWNIEŃ I ODPOWIEDZIALNOŚCI
1. Zakres obowiązków:
2. Zakres odpowiedzialności:
3. Zakres uprawnień:
C. WYMAGANIA KWALIFIKACYJNE
1. Wykształcenie:
2. Doświadczenie zawodowe:
3. Uprawnienia:
konieczne:
pożądane:
4. Wymagana wiedza specjalistyczna:
5. Znajomość pozostałych zagadnień:
6. Cechy osobowości:
7. Dyspozycyjność:
8. Umiejętność:
9. Obsługa – komputery, systemy operacyjne i programy komputerowe, maszyny, urządzenia, narzędzia:
Opis stanowiska sporządził:
…………………………………
pieczątka i podpis
………..……., dnia ……….…..
Zatwierdził:
…………………................
(dyrektor )
Przyjmuję:
…………………………………
pieczątka i podpis
………..……., dnia ……….…..
Zespół zidentyfikowanych ryzyk dla ............................................................................
Informacje ogólne dotyczące identyfikacji i analizy ryzyka
Aby zarządzać ryzykiem należy zdefiniować jakie ryzyka zagrażają w każdym z
obszarów prowadzonej działalności Biblioteki.
Następnie ryzyka te należy poddać ocenie. Przyjęto do oceny zarówno
prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka, jak i jego oddziaływanie w przypadku, jeśli
ryzyko wystąpi w poszczególnych komórkach organizacyjnych/samodzielnych stanowiskach w
Bibliotece. Ryzyko definiowane jest jako niepewność w wyniku działań lub zdarzeń,
wynikającą z pojawiających się szans i zagrożeń. Ryzyko najlepiej oceniane jest w
odniesieniu do kombinacji prawdopodobieństwa wystąpienia danego zdarzenia i jego
oddziaływania w przypadku jeżeli ryzyko się zmaterializuje. Ryzyka nie da się uniknąć,
dlatego należy podejmować takie działania, aby ograniczyć ryzyko do takiego poziomu,
które będzie dopuszczalne i uzasadnione. Reakcja na ryzyko może obejmować
następujące zachowania:
· Dopuszczenie ryzyka,
· Reagowanie na ryzyko w odpowiedni sposób, aby ograniczyć je do
akceptowalnego poziomu lub aktywnie z niego korzystać, uznając niepewność za
szansę na uzyskanie korzyści,
· Przenoszenie ryzyka, zakończenie działalności narażonej na ryzyko.
Po przeprowadzeniu oceny ryzyka ujawniają się priorytety ryzyka dla komórki
organizacyjnej/samodzielnego stanowiska. Im mniej akceptowalne ryzyko, tym wyższy
priorytet powinien zostać nadany postępowaniu wobec takiego ryzyka. Ryzyka o
najwyższym priorytecie (kluczowe ryzyka) powinny być regularnie brane pod uwagę na
najwyższym poziomie i powinny być regularnie analizowane. Poszczególne priorytety ryzyka
będą się zmieniać wraz z upływem czasu, ponieważ zajmowanie się konkretnym ryzykiem
prowadzi w konsekwencji do zmiany hierarchizacji. Dlatego stworzono katalog ryzyk, który
raz do roku będzie weryfikowany.