zarzadzenie-poprawione
advertisement
Zarządzenie Nr 15/2014 Dyrektora Centrum Edukacji Nauczycieli z dnia 04.07.2014 r. w sprawie wprowadzenia systemu kontroli zarządczej w Centrum Edukacji Nauczycieli w Gdańsku Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych stanowiących załącznik do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84), szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych stanowiących załącznik do Komunikatu Nr 3 Ministra Finansów z dnia 16 lutego 2011 r., oraz Regulaminu Organizacyjnego wprowadzonego Zarządzeniem Dyrektora CEN Nr 10/2013 z dnia 15 maja 2013 r., obowiązującego od dnia 14 maja 2013 r. Dyrektor Centrum Edukacji Nauczycieli w Gdańsku zarządza, co następuje: §1 1. Wprowadza się w Centrum Edukacji Nauczycieli w Gdańsku, obowiązek prowadzenia kontroli zarządczej zgodnie z celami określonymi w § 4 niniejszego Zarządzenia. 2. Zobowiązuje się Kierownika Gospodarczego do przekazania treści zarządzenia wszystkim pracownikom Centrum. § 2 Ilekroć w niniejszym Zarządzeniu jest mowa o: 1. Dyrektorze – należy przez to rozumieć Dyrektora Centrum Edukacji Nauczycieli w Gdańsku 2. Komórce organizacyjnej – należy przez to rozumieć: pracownie problemowe, dział lub samodzielne stanowisko pracy; 3. Centrum – należy przez to rozumieć Centrum Edukacji Nauczycieli w Gdańsku; 4. Kierowniku komórki organizacyjnej Centrum – należy przez to rozumieć koordynatora pracowni, kierownika działu, samodzielne stanowisko pracy; 5. Kierownikach wszystkich szczebli – należy przez to rozumieć Dyrektora Centrum, Wicedyrektora, koordynatora pracowni, kierownika działu, samodzielne stanowisko pracy. §3 Kierownicy wszystkich szczebli oraz wszyscy pracownicy Centrum, zgodnie z podziałem kompetencji wynikającym z Regulaminu Organizacyjnego, zobowiązani są do wykonywania kontroli zarządczej. §4 Cele i elementy kontroli zarządczej 1. Kontrolę zarządczą w Centrum stanowi ogół działań podejmowanych przez kierowników wszystkich szczebli oraz pracowników dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny, adekwatny, skuteczny i terminowy, we wszystkich jego aspektach funkcjonowania i warunkach działania. 2. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: 1) zgodności działalności Centrum z obowiązującymi przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; 2) skuteczności i efektywności działania Centrum; 3) wiarygodności sprawozdań, w tym sprawozdań finansowych; 4) ochrony wszystkich rodzajów zasobów; 5) przestrzegania i promowania wartości etycznych i zasad etycznego postępowania; 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji w Centrum; 7) zarządzania ryzykiem. 3. Kontrola zarządcza prowadzona w Centrum jest procesem ciągłym i wykonywana jest w oparciu o następujące standardy: 1) funkcjonowanie środowiska wewnętrznego; 2) określenie celów i zadań oraz zarządzanie ryzykiem; 3) tworzenie i funkcjonowanie mechanizmów kontroli; 4) efektywną komunikację oraz informację zewnętrzną i wewnętrzną; 5) monitorowanie i ocenę. 4. Kontrola zarządcza jest narzędziem zarządzania i obejmuje swym zasięgiem Centrum pod kątem realizacji wyznaczonych celów i zadań. 5. Na system kontroli zarządczej składa się całość regulacji zewnętrznych i wewnętrznych obowiązujących w Centrum określonych w załączniku Nr 1 do niniejszego Zarządzenia. §5 Środowisko wewnętrzne Środowisko wewnętrzne w Centrum funkcjonuje na następujących zasadach: 1. Pracownicy zobowiązują się do: wypełniania obowiązków nauczyciela konsultanta lub pracownika samorządowego podczas wykonywania powierzonych im zadań, stałego przestrzegania zasad zapewniających bezstronność i obiektywizm działania w Centrum oraz wartości etycznych, określonych w Zasadach Etyki Pracy Nauczyciela Konsultanta i Kodeksie Etyki Pracownika Samorządowego. Kierownicy wszystkich szczebli poprzez codzienne decyzje mają obowiązek wspierania i promowania przyjętych wartości etycznych oraz osobistej i zawodowej uczciwości pracowników, stanowiąc tym samym wzorzec postępowania. 2. Obowiązujący w Centrum sformalizowany proces naboru pozwala na wybór najlepszych kandydatów posiadających wiedzę, umiejętności oraz doświadczenie, niezbędne do skutecznego i efektywnego wypełniania powierzonych zadań. Natomiast dzięki funkcjonującemu systemowi ocen kwalifikacyjnych i obowiązkowych pracowników identyfikowane są ich mocne strony oraz obszary wymagające poprawy. Kształtowanie i doskonalenie kompetencji zawodowych jest realizowane dzięki funkcjonującej w Centrum polityce szkoleniowej. 3. Struktura organizacyjna jest planowana, kształtowana i dostosowana do osiągania optymalnych celów działania Centrum, o których mowa w § 6 ust. 2 niniejszego Zarządzenia oraz określona wewnętrznymi aktami normatywnymi, w szczególności Statutem oraz Regulaminem Organizacyjnym Centrum. Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych Centrum oraz zakres podległości pracowników jest udokumentowany w sposób przejrzysty i spójny. Aktualne zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności powinny być określone indywidualnie dla każdego pracownika. 4. Delegowanie uprawnień następuje poprzez określenie precyzyjnych zakresów tych uprawnień. Zakres delegowanych uprawnień jest odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego. Przyjęcie delegowanych uprawnień przez pracowników Centrum jest potwierdzone podpisem. §6 Cele i zarządzanie ryzykiem 1. Misją Centrum jest działania służące rozwojowi edukacji poprzez wspomaganie szkół i placówek, w tym doskonalenie nauczycieli oraz dyrektorów. 2. Celami działania Centrum w szczególności są: 1) Inicjowanie i wspieranie współpracy na rzecz edukacji na szczeblu lokalnym, regionalnym, krajowym oraz międzynarodowym. 2) Uczestniczenie w budowaniu społeczeństwa obywatelskiego 3) Promowanie kreatywności, otwartości na świat, wzajemny szacunek, uczciwość i odpowiedzialność. 3. System kontroli zarządczej we wszystkich komórkach organizacyjnych Centrum bazuje na systemie zarządzania ryzykiem. 4. Pod pojęciem ryzyka należy rozumieć możliwość zaistnienia zdarzenia o określonym prawdopodobieństwie, którego wystąpienie może mieć negatywny wpływ na realizację założonych celów, planów i zadań Centrum. 5. Zarządzanie ryzykiem ma na celu: usprawnianie procesu planowania, zwiększanie prawdopodobieństwa realizacji zadań i osiągania celów, zapewnianie odpowiednich mechanizmów kontroli zarządczej, a także dostarczanie kierownikom wszystkich szczebli wczesnej informacji o zagrożeniach dla realizacji wyznaczonych celów i zadań. 6. Pracownicy Centrum, a w szczególności kierownicy komórek organizacyjnych Centrum zobowiązani są do bieżącego informowania bezpośrednich przełożonych o występowaniu zdarzeń mających wpływ na powstanie ryzyka niewykonania realizowanych zadań. 7. Proces zarządzania ryzykiem obejmuje następujące etapy: 1) określanie celów i zadań oraz monitorowanie ich realizacji; 2) identyfikację ryzyka w odniesieniu do celów i zadań; 3) analizę ryzyka mającą na celu określenie prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i możliwych jego skutków; 4) reakcję na ryzyko i działania zaradcze. 8. Zarządzanie ryzykiem w Centrum realizowane jest przez kierowników komórek organizacyjnych Centrum. 9. Szczegółowe zasady dokonywania i dokumentowania procesu zarządzania ryzykiem przez kierowników komórek organizacyjnych Centrum znajdują się w Instrukcji zarządzania ryzykiem w Centrum Edukacji Nauczycieli w Gdańsku, stanowiącej załącznik nr 2 do niniejszego Zarządzenia. §7 Mechanizmy kontroli 1. W ramach systemu kontroli zarządczej funkcjonują mechanizmy kontroli. Nie tworzą one katalogu zamkniętego i ewoluują wraz z rozwojem organizacji, aby zapewnić elastyczność systemu i dostosowywanie go do potrzeb Centrum. 2. Mechanizmy kontroli zarządczej są zaprojektowane i ujęte w funkcjonujące w Centrum zarządzenia, regulaminy, procedury, instrukcje, pełnomocnictwa i upoważnienia zapewniające ich rzetelne i pełne dokumentowanie, minimalizację ryzyk, właściwą realizację zadań, a także przejrzystość wykonywanych czynności i podejmowanych decyzji, w szczególności odnoszących się do operacji finansowych i gospodarczych, a także innych istotnych zdarzeń. 3. Zapewnione są odpowiednie mechanizmy wykorzystujące m.in. zasady delegowania uprawnień, których celem jest utrzymanie, w każdym czasie i okolicznościach, ciągłości działania jednostki organizacyjnej, w szczególności operacji finansowych i gospodarczych. 4. Dyrektor Centrum, Wicedyrektor, Główny Księgowy oraz kierownicy komórek organizacyjnych Centrum, prowadzą permanentny nadzór nad wykonywanymi zadaniami w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji. 5. Dostęp do zasobów finansowych, materialnych i informacyjnych Centrum mają wyłącznie upoważnione osoby na podstawie odpowiednich dokumentów. Pracownicy, którym powierzono odpowiedzialność za przekazany im do dyspozycji sprzęt, przyjmują go na swój stan, co potwierdzają własnoręcznym podpisem. Prowadzone są okresowe porównania stanu zasobów z zapisami w rejestrach środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z wewnętrznymi regulacjami. 6. Mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych realizowanych przez Centrum regulowane są odrębnymi procedurami zapewniającymi ich rzetelność, dokumentowanie i rejestrowanie, a także zatwierdzanie przez osoby upoważnione do autoryzacji operacji finansowych. Kluczowe obowiązki pracowników Centrum uprawnionych do zatwierdzania operacji finansowych są rozdzielone tak, aby zapewnić wiarygodność oraz pełną ich weryfikację przed i po realizacji. 7. Mechanizmy kontroli funkcjonujących w Centrum systemów informatycznych, które ograniczają lub wykrywają nieuprawniony dostęp do zasobów informatycznych, regulowane są odrębnymi procedurami, mającymi na celu ochronę przed nieautoryzowanymi zmianami, utratą lub ujawnieniem danych. 8. W Centrum funkcjonują mechanizmy kontroli w postaci: kontroli instytucjonalnej, funkcjonalnej oraz samokontroli: 1) kontrola instytucjonalna prowadzona jest przez zewnętrzne instytucje kontroli; 2) kontrola funkcjonalna realizowana jest przez kierowników wszystkich szczebli, którzy zobowiązani są w zakresie powierzonych obowiązków do: a) prowadzenia działań zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz procedurami zewnętrznymi i wewnętrznymi; b) zapewnienia wiarygodności sprawozdań; c) prowadzenia skutecznych i efektywnych działań; d) ochrony zasobów oraz sprawowania nadzoru nad właściwym zabezpieczeniem majątku; e) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania; f) odpowiedniego podziału zadań dla pracowników stosownie do posiadanych przez nich zakresów czynności, ich kwalifikacji i cech osobistych; g) bieżącego aktualizowania zakresów czynności pracowników oraz ich upoważnień; h) odpowiedniego podziału funkcji decyzyjnych, kontrolnych i operacyjnych; i) zapewnienia efektywności i skuteczności przepływu informacji; j) monitoringu działań; k) zachowania ciągłości nadzoru nad pracą podległych pracowników l) dokonywania okresowych przeglądów i weryfikacji regulacji wewnętrznych przygotowywanych w nadzorowanej komórce organizacyjnej celem ich zaktualizowania. 3) samokontrola, do której zobowiązani są wszyscy pracownicy zatrudnieni w Centrum bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy, polegająca na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy oraz realizacji zadań w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki wynikające z zakresu czynności. §8 Informacja i komunikacja 1. Kierownicy wszystkich szczebli otrzymują w odpowiedniej formie i czasie właściwe i rzetelne informacje bieżące niezbędne do optymalnej realizacji zadań. Są one pozyskiwane m.in. poprzez: udział Dyrektora Centrum w spotkaniach z organizacjami, instytucjami, związkami, stowarzyszeniami, fundacjami itp. 2. Centrum zapewnia pracownikom dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich powierzonych obowiązków, a także zapewnia efektywny system komunikacji zarówno wewnętrznej jak i zewnętrznej. 3. System komunikacji wewnętrznej zapewnia skuteczne mechanizmy przekazywania ważnych informacji w obrębie struktury organizacyjnej Centrum. System ten oparty jest na wykorzystaniu różnorodnych kanałów informacyjnych, m.in. informatycznej sieci wewnętrznej, dostępu pracowników do aktualnych przepisów prawnych oraz wewnętrznych uregulowań Dyrektora Centrum, dostępu pracowników do prenumerowanych przez Centrum czasopism i gazet, bezpośrednich kontaktów, systemu dekretacji dokumentów, narad i spotkań kierowników wszystkich szczebli oraz zespołów zadaniowych. 4. W celu zapewnienia efektywnej komunikacji zewnętrznej pomiędzy Centrum a podmiotami zewnętrznymi mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań wykorzystuje się różnorodne kanały informacyjne, m.in. stronę internetową Centrum, Biuletyn Informacji Publicznej, korespondencję prowadzoną drogą tradycyjną oraz elektroniczną, a także organizację spotkań i udział w forach wymiany informacji. §9 Monitorowanie i ocena 1. System kontroli zarządczej w Centrum podlega bieżącemu monitorowaniu i ocenie w celu zidentyfikowania ewentualnych problemów. 2. Monitorowanie i ocena wykonywana jest przez kierowników wszystkich szczebli, którzy mają udział w zarządzaniu Centrum na różnych jego poziomach, we wszystkich obszarach tematycznych i organizacyjnych Centrum. W szczególności dokonywana jest przez Dyrektora Centrum oraz Głównego Księgowego. 3. Kierownik komórki organizacyjnej Centrum ma obowiązek monitorowania w ramach wykonywania bieżących obowiązków, przy pomocy pracowników, skuteczności systemu kontroli zarządczej i jego poszczególnych elementów, oraz bieżącego rozwiązywania zidentyfikowanych problemów. 4. Każdy pracownik ma obowiązek zgłaszania do Dyrektora Centrum w formie pisemnej, uwag dotyczących funkcjonowania i usprawnienia systemu kontroli zarządczej w Centrum. 5. Dyrektor Centrum, po przeanalizowaniu zgłoszonych uwag podejmuje środki zaradcze wobec wszelkich zaobserwowanych problemów w funkcjonowaniu kontroli zarządczej, w szczególności poprzez zmianę i aktualizację funkcjonujących w Centrum procedur i regulaminów, a także dyscyplinowanie pracowników. 6. Raz w roku, w terminie ustalonym przez Dyrektora Centrum przeprowadzana i udokumentowana jest samoocena systemu kontroli zarządczej w oparciu o wytyczne Ministra Finansów w tym zakresie. 7. Kierownik Gospodarczy przedstawia Dyrektorowi Centrum informację o stanie kontroli zarządczej w Centrum do dnia 10 stycznia każdego roku za rok ubiegły. Informacja ta jest sporządzana na podstawie wyników: monitoringu, samooceny oraz przeprowadzonych w Centrum kontroli wewnętrznych oraz zewnętrznych. 8. Dyrektor Centrum zobowiązany jest do składania do właściwych departamentów merytorycznych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w terminie do dnia 15 stycznia każdego roku za rok poprzedni. § 10 Postanowienia końcowe 1. Traci moc Zarządzenie nr 32/2013 Dyrektora Centrum Edukacji Nauczycieli w Gdańsku z dnia 23 grudnia 2013 r. w sprawie wprowadzenia Procedur Kontroli zarządczej w Centrum Edukacji Nauczycieli w Gdańsku. 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
