zarzadzenie-wersja-1 - CENTRUM EDUKACJI NAUCZYCIELI w

advertisement
ZARZĄDZENIE NR …….
DYREKTORA CENTRUM EDUKACJI NAUCZYCIELI
w GDAŃSKU
z dnia ….. 2014 r.
w sprawie wprowadzenia systemu kontroli zarządczej
w Centrum Edukacji Nauczycieli w Gdańsku
Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.
U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), standardów kontroli zarządczej dla sektora
finansów publicznych stanowiących załącznik do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów
z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84), szczegółowych wytycznych
w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych
stanowiących załącznik do Komunikatu Nr 3 Ministra Finansów z dnia 16 lutego 2011 r.,
oraz Regulaminu Organizacyjnego wprowadzonego Zarządzeniem Dyrektora CEN Nr
10/2013 z dnia 15 maja 2013 r., obowiązującego od dnia 14 maja 2013 r.
Dyrektor Centrum Edukacji Nauczycieli w Gdańsku zarządza, co następuje:
§1
1. Wprowadza się w Centrum Edukacji Nauczycieli w Gdańsku, obowiązek
prowadzenia kontroli zarządczej zgodnie z celami określonymi w § 4 niniejszego
Zarządzenia.
2. Zobowiązuje się Kierownika Gospodarczego do przekazania treści zarządzenia
wszystkim pracownikom Centrum.
§ 2
Ilekroć w niniejszym Zarządzeniu jest mowa o:
1. Dyrektorze – należy przez to rozumieć Dyrektora Centrum Edukacji Nauczycieli
w Gdańsku
2. Komórce organizacyjnej – należy przez to rozumieć: pracownie problemowe, dział
lub samodzielne stanowisko pracy;
3. Centrum – należy przez to rozumieć Centrum Edukacji Nauczycieli w Gdańsku;
4. Kierowniku komórki organizacyjnej Centrum – należy przez to rozumieć
koordynatora pracowni, kierownika działu, samodzielne stanowisko pracy;
5. Kierownikach wszystkich szczebli – należy przez to rozumieć Dyrektora Centrum,
Wicedyrektora, koordynatora pracowni, kierownika działu, samodzielne
stanowisko pracy.
§3
Kierownicy
wszystkich szczebli oraz wszyscy pracownicy Centrum, zgodnie
z podziałem kompetencji wynikającym z Regulaminu Organizacyjnego, zobowiązani
są do wykonywania kontroli zarządczej.
§4
Cele i elementy kontroli zarządczej
1. Kontrolę zarządczą w Centrum stanowi ogół działań podejmowanych przez
kierowników wszystkich szczebli oraz pracowników dla zapewnienia realizacji
celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny, adekwatny,
skuteczny i terminowy, we wszystkich jego aspektach funkcjonowania
i warunkach działania.
2. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:
1) zgodności działalności Centrum z obowiązującymi przepisami prawa oraz
procedurami wewnętrznymi;
2) skuteczności i efektywności działania Centrum;
3) wiarygodności sprawozdań, w tym sprawozdań finansowych;
4) ochrony wszystkich rodzajów zasobów;
5) przestrzegania i promowania wartości etycznych i zasad etycznego
postępowania;
6) efektywności i skuteczności przepływu informacji w Centrum;
7) zarządzania ryzykiem.
3. Kontrola zarządcza prowadzona w Centrum jest procesem ciągłym i wykonywana
jest w oparciu o następujące standardy:
1) funkcjonowanie środowiska wewnętrznego;
2) określenie celów i zadań oraz zarządzanie ryzykiem;
3) tworzenie i funkcjonowanie mechanizmów kontroli;
4) efektywną komunikację oraz informację zewnętrzną i wewnętrzną;
5) monitorowanie i ocenę.
4. Kontrola zarządcza jest narzędziem zarządzania i obejmuje swym zasięgiem
Centrum pod kątem realizacji wyznaczonych celów i zadań.
5. Na system kontroli zarządczej składa się całość regulacji zewnętrznych
i wewnętrznych obowiązujących w Centrum określonych w załączniku Nr 1 do
niniejszego Zarządzenia.
§5
Środowisko wewnętrzne
Środowisko wewnętrzne w Centrum funkcjonuje na następujących zasadach:
1. Pracownicy zobowiązują się do: wypełniania obowiązków nauczyciela konsultanta
lub pracownika samorządowego podczas wykonywania powierzonych im zadań,
stałego przestrzegania zasad zapewniających bezstronność i obiektywizm
działania w Centrum oraz wartości etycznych, określonych w Zasadach Etyki
Pracy Nauczyciela Konsultanta i Kodeksie Etyki Pracownika Samorządowego.
Kierownicy wszystkich szczebli poprzez codzienne decyzje mają obowiązek
wspierania i promowania przyjętych wartości etycznych oraz osobistej
i zawodowej uczciwości pracowników, stanowiąc tym samym wzorzec
postępowania.
2. Obowiązujący w Centrum sformalizowany proces naboru pozwala na wybór
najlepszych kandydatów posiadających wiedzę, umiejętności oraz doświadczenie,
niezbędne do skutecznego i efektywnego wypełniania powierzonych zadań.
Natomiast
dzięki
funkcjonującemu
systemowi
ocen
kwalifikacyjnych
i obowiązkowych pracowników identyfikowane są ich mocne strony oraz obszary
wymagające poprawy. Kształtowanie i doskonalenie kompetencji zawodowych
jest realizowane dzięki funkcjonującej w Centrum polityce szkoleniowej.
3. Struktura organizacyjna jest planowana, kształtowana i dostosowana do
osiągania optymalnych celów działania Centrum, o których mowa w § 6 ust. 2
niniejszego Zarządzenia oraz określona wewnętrznymi aktami normatywnymi,
w szczególności Statutem oraz Regulaminem Organizacyjnym Centrum. Zakres
zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych
Centrum oraz zakres podległości pracowników jest udokumentowany w sposób
przejrzysty
i spójny.
Aktualne
zakresy
obowiązków,
uprawnień
i odpowiedzialności powinny być określone indywidualnie dla każdego pracownika
oraz spójne z opisami stanowisk pracy.
4. Delegowanie uprawnień następuje poprzez określenie precyzyjnych zakresów
tych uprawnień. Zakres delegowanych uprawnień jest odpowiedni do wagi
podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego.
Przyjęcie delegowanych uprawnień przez pracowników Centrum jest
potwierdzone podpisem.
§6
Cele i zarządzanie ryzykiem
1. Misją Centrum jest działania służące rozwojowi edukacji poprzez wspomaganie
szkół i placówek, w tym doskonalenie nauczycieli oraz dyrektorów.
2. Celami działania Centrum w szczególności są:
1) Inicjowanie i wspieranie współpracy na rzecz edukacji na szczeblu lokalnym,
regionalnym, krajowym oraz międzynarodowym.
2) Uczestniczenie w budowaniu społeczeństwa obywatelskiego
3) Promowanie kreatywności, otwartości na świat, wzajemny szacunek,
uczciwość i odpowiedzialność.
3. System kontroli zarządczej we wszystkich komórkach organizacyjnych Centrum
bazuje na systemie zarządzania ryzykiem.
4. Pod pojęciem ryzyka należy rozumieć możliwość zaistnienia zdarzenia
o określonym prawdopodobieństwie, którego wystąpienie może mieć negatywny
wpływ na realizację założonych celów, planów i zadań Centrum.
5. Zarządzanie ryzykiem ma na celu: usprawnianie procesu planowania,
zwiększanie prawdopodobieństwa realizacji zadań i osiągania celów, zapewnianie
odpowiednich mechanizmów kontroli zarządczej, a także dostarczanie
kierownikom wszystkich szczebli wczesnej informacji o zagrożeniach dla realizacji
wyznaczonych celów i zadań.
6. Pracownicy Centrum, a w szczególności kierownicy komórek organizacyjnych
Centrum zobowiązani są do bieżącego informowania bezpośrednich
przełożonych o występowaniu zdarzeń mających wpływ na powstanie ryzyka
niewykonania realizowanych zadań.
7. Proces zarządzania ryzykiem obejmuje następujące etapy:
1) określanie celów i zadań oraz monitorowanie ich realizacji;
2) identyfikację ryzyka w odniesieniu do celów i zadań;
3) analizę ryzyka mającą na celu określenie prawdopodobieństwa wystąpienia
danego ryzyka i możliwych jego skutków;
4) reakcję na ryzyko i działania zaradcze.
8. Zarządzanie ryzykiem w Centrum realizowane jest przez kierowników komórek
organizacyjnych Centrum.
9. Szczegółowe zasady dokonywania i dokumentowania procesu zarządzania
ryzykiem przez kierowników komórek organizacyjnych Centrum znajdują się
w Instrukcji zarządzania ryzykiem w Centrum Edukacji Nauczycieli w Gdańsku,
stanowiącej załącznik nr 2 do niniejszego Zarządzenia.
§7
Mechanizmy kontroli
1. W ramach systemu kontroli zarządczej funkcjonują mechanizmy kontroli. Nie
tworzą one katalogu zamkniętego i ewoluują wraz z rozwojem organizacji, aby
zapewnić elastyczność systemu i dostosowywanie go do potrzeb Centrum.
2. Mechanizmy kontroli zarządczej są zaprojektowane i ujęte w funkcjonujące
w Centrum zarządzenia, regulaminy, procedury, instrukcje, pełnomocnictwa
i upoważnienia zapewniające ich rzetelne i pełne dokumentowanie, minimalizację
ryzyk, właściwą realizację zadań, a także przejrzystość wykonywanych czynności
i podejmowanych decyzji, w szczególności odnoszących się do operacji
finansowych i gospodarczych, a także innych istotnych zdarzeń.
3. Zapewnione są odpowiednie mechanizmy wykorzystujące m.in. zasady
delegowania uprawnień, których celem jest utrzymanie, w każdym czasie
i okolicznościach, ciągłości działania jednostki organizacyjnej, w szczególności
operacji finansowych i gospodarczych.
4. Dyrektor Centrum, Wicedyrektor, Główny Księgowy oraz kierownicy komórek
organizacyjnych Centrum, prowadzą permanentny nadzór nad wykonywanymi
zadaniami w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji.
5. Dostęp do zasobów finansowych, materialnych i informacyjnych Centrum mają
wyłącznie upoważnione osoby na podstawie odpowiednich dokumentów.
Pracownicy, którym powierzono odpowiedzialność za przekazany im do
dyspozycji sprzęt, przyjmują go na swój stan, co potwierdzają własnoręcznym
podpisem. Prowadzone są okresowe porównania stanu zasobów z zapisami
w rejestrach środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zgodnie
z wewnętrznymi regulacjami.
6. Mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych
realizowanych przez Centrum regulowane są odrębnymi procedurami
zapewniającymi ich rzetelność, dokumentowanie i rejestrowanie, a także
zatwierdzanie przez osoby upoważnione do autoryzacji operacji finansowych.
Kluczowe obowiązki pracowników Centrum uprawnionych do zatwierdzania
operacji finansowych są rozdzielone tak, aby zapewnić wiarygodność oraz pełną
ich weryfikację przed i po realizacji.
7. Mechanizmy kontroli funkcjonujących w Centrum systemów informatycznych,
które ograniczają lub wykrywają nieuprawniony dostęp do zasobów
informatycznych, regulowane są odrębnymi procedurami, mającymi na celu
ochronę przed nieautoryzowanymi zmianami, utratą lub ujawnieniem danych.
8. W Centrum funkcjonują mechanizmy kontroli w postaci: kontroli instytucjonalnej,
funkcjonalnej oraz samokontroli:
1) kontrola instytucjonalna prowadzona jest przez zewnętrzne instytucje kontroli;
2) kontrola funkcjonalna realizowana jest przez kierowników wszystkich szczebli,
którzy zobowiązani są w zakresie powierzonych obowiązków do:
a) prowadzenia działań zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz
procedurami zewnętrznymi i wewnętrznymi;
b) zapewnienia wiarygodności sprawozdań;
c) prowadzenia skutecznych i efektywnych działań;
d) ochrony zasobów oraz sprawowania nadzoru nad właściwym
zabezpieczeniem majątku;
e) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;
f) odpowiedniego podziału zadań dla pracowników stosownie do
posiadanych przez nich zakresów czynności, ich kwalifikacji i cech
osobistych;
g) bieżącego aktualizowania zakresów czynności pracowników oraz ich
upoważnień;
h) odpowiedniego podziału funkcji decyzyjnych, kontrolnych i operacyjnych;
i) zapewnienia efektywności i skuteczności przepływu informacji;
j) monitoringu działań;
k) zachowania ciągłości nadzoru nad pracą podległych pracowników
l) dokonywania okresowych przeglądów i weryfikacji regulacji wewnętrznych
przygotowywanych w nadzorowanej komórce organizacyjnej celem ich
zaktualizowania.
3) samokontrola, do której zobowiązani są wszyscy pracownicy zatrudnieni
w Centrum bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej
pracy, polegająca na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy oraz
realizacji zadań w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki
wynikające z zakresu czynności określonego w karcie opisu stanowiska pracy.
§8
Informacja i komunikacja
1. Kierownicy wszystkich szczebli otrzymują w odpowiedniej formie i czasie
właściwe i rzetelne informacje bieżące niezbędne do optymalnej realizacji zadań.
Są one pozyskiwane m.in. poprzez: udział Dyrektora Centrum w spotkaniach
z organizacjami, instytucjami, związkami, stowarzyszeniami, fundacjami itp.
2. Centrum zapewnia pracownikom dostęp do informacji niezbędnych do
wykonywania przez nich powierzonych obowiązków, a także zapewnia efektywny
system komunikacji zarówno wewnętrznej jak i zewnętrznej.
3. System
komunikacji
wewnętrznej
zapewnia
skuteczne
mechanizmy
przekazywania ważnych informacji w obrębie struktury organizacyjnej Centrum.
System ten oparty jest na wykorzystaniu różnorodnych kanałów informacyjnych,
m.in. informatycznej sieci wewnętrznej, dostępu pracowników do aktualnych
przepisów prawnych oraz wewnętrznych uregulowań Dyrektora Centrum, dostępu
pracowników do prenumerowanych przez Centrum czasopism
i gazet,
bezpośrednich kontaktów, systemu dekretacji dokumentów, narad i spotkań
kierowników wszystkich szczebli oraz zespołów zadaniowych.
4. W celu zapewnienia efektywnej komunikacji zewnętrznej pomiędzy Centrum
a podmiotami zewnętrznymi mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację
zadań wykorzystuje się różnorodne kanały informacyjne, m.in. stronę internetową
Centrum, Biuletyn Informacji Publicznej, korespondencję prowadzoną drogą
tradycyjną oraz elektroniczną, a także organizację spotkań i udział w forach
wymiany informacji.
§9
Monitorowanie i ocena
1. System kontroli zarządczej w Centrum podlega bieżącemu monitorowaniu
i ocenie w celu zidentyfikowania ewentualnych problemów.
2. Monitorowanie i ocena wykonywana jest przez kierowników wszystkich szczebli,
którzy mają udział w zarządzaniu Centrum na różnych jego poziomach, we
wszystkich obszarach tematycznych i organizacyjnych Centrum. W szczególności
dokonywana jest przez Dyrektora Centrum oraz Głównego Księgowego.
3. Kierownik komórki organizacyjnej Centrum ma obowiązek monitorowania
w ramach wykonywania bieżących obowiązków, przy pomocy pracowników,
skuteczności systemu kontroli zarządczej i jego poszczególnych elementów, oraz
bieżącego rozwiązywania zidentyfikowanych problemów.
4. Każdy pracownik ma obowiązek zgłaszania do Dyrektora Centrum w formie
pisemnej, uwag dotyczących funkcjonowania i usprawnienia systemu kontroli
zarządczej w Centrum.
5. Dyrektor Centrum, po przeanalizowaniu zgłoszonych uwag podejmuje środki
zaradcze wobec wszelkich zaobserwowanych problemów w funkcjonowaniu
kontroli zarządczej, w szczególności poprzez zmianę i aktualizację
funkcjonujących w Centrum procedur i regulaminów, a także dyscyplinowanie
pracowników.
6. Raz w roku, w terminie ustalonym przez Dyrektora Centrum przeprowadzana
i udokumentowana jest samoocena systemu kontroli zarządczej w oparciu
o wytyczne Ministra Finansów w tym zakresie.
7. Kierownik Gospodarczy przedstawia Dyrektorowi Centrum informację o stanie
kontroli zarządczej w Centrum do dnia 10 stycznia każdego roku za rok ubiegły.
Informacja ta jest sporządzana na podstawie wyników: monitoringu, samooceny
oraz przeprowadzonych w Centrum kontroli wewnętrznych oraz zewnętrznych.
8. Dyrektor Centrum zobowiązany jest do składania do właściwych departamentów
merytorycznych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego
oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w terminie do dnia 15 stycznia każdego
roku za rok poprzedni.
§ 10
Postanowienia końcowe
1. Traci moc: Zarządzenie nr …. Dyrektora Centrum Edukacji Nauczycieli
w Gdańsku z dnia ………. w sprawie wprowadzenia systemu kontroli zarządczej
w Centrum Edukacji Nauczycieli w Gdańsku.
2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od
01 stycznia 2014 roku.
Download