Jakie są koszty przy starcie firmy

Jakie są koszty przy starcie firmy
Autor: Łukasz Zalewski
W artykule znajduje się komentarz Szymona Adamiaka, konsultanta w FL Tax
Źródło: Dziennik Gazeta Prawna, 05-08-2014 r.
http://podatki.gazetaprawna.pl/artykuly/814166,jakie-sa-koszty-przy-starcie-firmy.html

Kosztem podatkowym może być każdy wydatek związany bezpośrednio lub pośrednio
z przychodami przedsiębiorstwa

Środki trwałe o wartości większej niż 3,5 tys. zł trzeba amortyzować, ale w przypadku
uruchamiających biznes kluczowy jest limit 211 tys. zł

W rozliczeniach podatkowych można uwzględnić zakup samochodu prywatnego,
wniesionego następnie do działalności
Na początku działalności przedsiębiorcy mają zwykle więcej kosztów niż przychodów. Jednak nie
wszystkie mogą być brane pod uwagę w rozliczeniu podatkowym.
Jednorazowe potrącenie
Jeśli chodzi o te, które stanowią koszty podatkowe, niektóre mogą być rozliczane tylko w czasie
(amortyzowane), a nie od razu. Z punktu widzenia biznesmenów najkorzystniejsze jest rozliczenie
jednorazowe.
Jak wynika z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.) oraz art. 15 ust. 1
ustawy o CIT (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.), do kosztów uzyskania przychodów można
zaliczyć wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia
źródła przychodów – z wyjątkiem tych wymienionych w art. 23 ustawy o PIT oraz art. 16 ustawy
o CIT.
W przypadku zakupu środków trwałych (budowle, budynki, maszyny, urządzenia, środki transportu
i inne przedmioty), a więc np. komputera, trzeba też uważać na limit 3,5 tys. zł. Co do zasady, jeśli
koszt nabycia lub wytworzenia środka trwałego nie przekracza tego pułapu, to można go zaliczyć
od razu i w całości do kosztów podatkowych. Jeśli limit zostanie przekroczony, to środek trwały
należy amortyzować – do kosztów zaliczamy wtedy systematycznie odpisy amortyzacyjne liczone
od wartości początkowej (ceny zakupu lub kosztu wytworzenia) komputera czy innego środka.
Co jednak istotne, rozpoczynający działalność (a także mali podatnicy) mają prawo do
jednorazowej amortyzacji niezależnie od limitu 3,5 tys. zł. Dotyczy to środków trwałych zaliczonych
do grupy 3-8 KŚT (Klasyfikacji Środków trwałych), z wyłączeniem samochodów osobowych. Co do
zasady, takie jednorazowe potrącenie lub kilka potrąceń łącznie nie może w sumie przekroczyć
w odniesieniu do objętych nimi środków kwoty 50 tys. euro (czyli obecnie 211 tys. zł). Ta zasada
ma zastosowanie w roku podatkowym, w którym środki zostały wprowadzone do ewidencji (do
limitu 211 tys. zł nie wlicza się odpisów od środków, których wartość początkowa nie przekroczyła
3,5 tys. zł). W kolejnych latach po skorzystaniu z jednorazowej amortyzacji trzeba stosować już
podstawowe zasady amortyzacji.
Przykładowo podatnik startujący z biznesem może od razu zaliczyć do kosztów w całości wydatek
na komputer o wartości 10 tys. zł. W kolejnym roku podatkowym, jeśli kupi sprzęt o takiej
wartości, będzie mógł zaliczać do kosztów jedynie odpisy ustalone zgodnie z wybraną metodą
amortyzacji (więcej w artykule: „Jak amortyzować środki trwałe” – DGP nr 131/2014).
Koszty nauki
W praktyce do kosztów działalności można też zaliczyć niektóre wydatki poniesione wcześniej –
przed uruchomieniem biznesu. Przykładem są koszty aplikacji radcowskich czy adwokackich.
W jednym z najnowszych wyroków WSA w Gdańsku (z 22 lipca 2014 r., sygn. akt I SA/Gd 689/14)
potwierdził, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione
wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej zmierzające do stworzenia (sic!),
zabezpieczenia i zachowania źródła przychodów, przy czym związek wydatków z przychodami nie
musi być bezpośredni. W ocenie sądu za koszt uzyskania przychodu należy więc też uznać wydatek,
który warunkuje rozpoczęcie działalności gospodarczej. A z taką sytuacją mamy do czynienia
w przypadku wykonywania zawodu radcy prawnego w formie kancelarii, ponieważ odbycie
i ukończenie aplikacji jest do tego niezbędne.
Stanowisko to potwierdzają też inne sądy (np. WSA w Poznaniu w wyroku z 4 kwietnia 2013 r.,
sygn. akt I SA/Po 50/13, oraz WSA we Wrocławiu w wyroku z 28 listopada 2012 r., sygn. akt I
SA/Wr 1144/12).
Niestety, inaczej do tego podchodzi fiskus i to nie tylko w przypadku aplikacji radcowskich czy
adwokackich.
W interpretacji indywidualnej dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie (z 5 czerwca 2014 r., nr
IPPB1/415-278/14-3/AM) uznał, że osoba prowadząca działalność, która w jej trakcie opłaciła
czesne za studia licencjackie i magisterskie na kierunku logistyka (w celu podniesienia kwalifikacji),
nie może zaliczyć tego wydatku do kosztów podatkowych. Organ zgodził się wprawdzie, że wiedza
zdobyta podczas nauki pozwoli podatnikowi zwiększyć przychody oraz zabezpieczyć ich źródła, ale
wydatki na studia I i II stopnia nie spełniają kryterium celowości wynikającego z art. 22 ust. 1
ustawy o PIT i dlatego nie mogą być kosztem podatkowym. Chodzi o to, że biznesmen poniósł
wydatki w celu zdobycia odpowiednich kwalifikacji, a więc mają one charakter osobisty. Jego
celem było zdobycie wiedzy i umiejętności, a nie osiągnięcie przychodów z firmy.
Stanowisko fiskusa jest więc takie, że nie można pomniejszyć przychodów z firmy o wydatki na
zdobycie kwalifikacji – bez względu na to, czy poniesiono je przed, czy w trakcie działalności
gospodarczej.
Spotkania z klientami
Tuż po uruchomieniu przedsiębiorstwa ważne jest też jak najszybsze pozyskanie klientów. W tym
celu niezbędne są m.in. spotkania z potencjalnymi kontrahentami. W tym przypadku pojawia się
pytanie, czy wydatki na poczęstunek czy też lunch, w trakcie którego przedsiębiorca rozmawia
z ewentualnym partnerem biznesowym, mogą być zaliczone do kosztów.
Pozytywnie na to pytanie odpowiedział minister finansów w interpretacji ogólnej (nr
DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521). Wyjaśnił w niej, że zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy
o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, wydatki na poczęstunek (kanapki, paluszki, ciastka),
napoje (woda, soki, herbata), obiady i lunche, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
Nie ma przy tym znaczenia, czy poczęstunek lub posiłek są podawane w siedzibie przedsiębiorcy,
czy poza nią (np. w restauracji). Ważne jest jednak, aby były poniesione w celu osiągnięcia
przychodów lub zachowania źródła przychodów.
Mało tego, wyłącznym lub dominującym celem takich kosztów nie może być stworzenie
określonego, pozytywnego wizerunku firmy czy wykreowanie dobrych relacji z uczestnikami
spotkania.
Innymi słowy, jeśli startujący z firmą chce zrobić dobre wrażenie na kontrahentach i to jest jego
główny cel, to wydatków na poczęstunek, napoje czy lunch nie może zaliczyć do kosztów,
ponieważ jest to reprezentacja. Jeśli zaś rzeczywiście zmierza bezpośrednio do uzyskania
przychodów i o tym jest mowa podczas spotkania, to ma szanse na skuteczne potrącenie kosztów
tego rodzaju. Każdy taki przypadek fiskus rozpatruje jednak odrębnie, a więc mimo interpretacji
ogólnej warto wystąpić też o indywidualną.
W interpretacji indywidualnej z 11 czerwca 2014 r. (nr IBPBI/1/415-324,577/14/ESZ) dyrektor Izby
Skarbowej w Katowicach uznał, że wydatki poniesione na organizację części biznesowoszkoleniowej spotkania wyjazdowego, poniesione w związku z udziałem w nim kontrahentów
i zleceniobiorców (np. koszty transportu, noclegu, poczęstunku w trakcie tej części spotkania, za
wyjątkiem napojów alkoholowych), będą mogły stanowić koszt uzyskania przychodu.
Samochód do firmy
Zakładając pierwszą firmę, łatwo można do niej wprowadzić samochód wykorzystywany
dotychczas do celów prywatnych. Interpretacje dyrektorów izb skarbowych dotyczące rozliczenia
w kosztach takiego wniesienia są korzystne dla podatników.
Sprawę taką rozstrzygnął np. dyrektor izby skarbowej w Łodzi (interpretacja indywidualna z 11
czerwca 2014 r., nr IPTPB1/415-143/14-4/AG).
Osoba fizyczna wyjaśniła, że chce w firmie, którą planuje założyć, używać auto, które kupiła do
celów osobistych w 2005 r. (ma fakturę zakupu na kwotę 37 600 zł). Zamierza uwzględnić auto
w działalności, czyli zostanie ono wprowadzone do ewidencji środków trwałych i będzie służyło
osiągnięciu przychodów lub zabezpieczeniu albo zachowaniu źródła przychodów. Aby ujmować
w kosztach podatkowych odpisy amortyzacyjne, musi ustalić jego wartość początkową. Podatnik
nie był pewien, czy powinien przyjąć kwotę z faktury zakupu z 2005 r., czy znacznie niższą wartość
rynkową samochodu na dzień przyjęcia go do środków trwałych.
Dyrektor izby skarbowej utwierdził podatnika w przekonaniu, że wartością początkową będzie
cena nabycia wynikająca z faktury. Podstawą do określenia wartości początkowej kupionych
składników majątkowych jest cena nabycia, którą ustala się na podstawie art. 22g ust. l pkt 1
ustawy o PIT. Nie ma znaczenia, sprzed ilu lat pochodzi dokument zakupu ani że określona w nim
kwota znacznie odbiega od aktualnej wartości rynkowej. Dopiero gdy nie można ustalić ceny
nabycia środka trwałego, to – zgodnie z art. 22g ust. 8 ustawy o PIT – jego wartość początkową
ustala się w wysokości wynikającej z wyceny dokonanej przez podatnika z uwzględnieniem cen
rynkowych środków trwałych tego samego rodzaju z grudnia roku poprzedzającego rok założenia
ewidencji lub sporządzenia wykazu oraz z uwzględnieniem stanu i stopnia ich zużycia.
W omawianym przypadku cena nabycia była znana – wynikała z faktury. Podobne rozstrzygnięcie
wydał dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach (z 16 maja 2014 r., nr IBPBI/1/415-227/14/ZK). Jak
wynika z kolejnej interpretacji (dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 30 kwietnia 2014 r., nr
ITPB1/415-69/14/MW), kosztami uzyskania przychodu są również wydatki związane z eksploatacją
samochodu wprowadzonego do ewidencji środków trwałych, a więc np. koszty zakupu paliwa,
olejów, opłat za przejazdy i parkowanie, wymiany opon.
Samochodu można również nie wprowadzić do ewidencji środków trwałych. W takim przypadku
zastosowanie ma art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT, zgodnie z którym kosztem z tytułu używania
auta do celów firmowych są wydatki ustalone zgodnie z kilometrówką.
Podstawa prawna
Art. 22 ust. 1, art. 22g, art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od
osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).
Art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób
prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.).
TRZY PYTANIA
Jak postępować w sytuacjach wątpliwych
Szymon Adamiak
konsultant w FL Tax – Paweł Fałkowski, Kamil Lewandowski Doradcy podatkowi Sp. z o.o.
Co może zrobić podatnik, który nie wie, czy zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów?
Co do zasady to na podatnikach ciąży obowiązek znajomości przepisów i prawidłowego zaliczania
wydatków do kosztów uzyskania przychodu. W przypadku wątpliwości podatnik może zwrócić się
z pytaniem do Krajowej Informacji Podatkowej, gdzie konsultant odpowie na pytanie podczas
rozmowy telefonicznej. Taka informacja nie jest jednak wiążąca i podatnik może ją wykorzystać
tylko na własną odpowiedzialność.
Przedsiębiorca ma także możliwość zwrócenia się z wnioskiem o wydanie wiążącej indywidualnej
interpretacji podatkowej. Pytanie może w takim wypadku dotyczyć zarówno sytuacji już zaistniałej,
jak i przyszłego zdarzenia. Wniosek oprócz opisu stanu faktycznego musi również zawierać
stanowisko samego podatnika w danej sprawie. Na wydanie indywidualnej interpretacji trzeba
będzie zaczekać do 3 miesięcy. Opłata za wniosek wynosi 40 zł od jednego stanu
faktycznego/zdarzenia przyszłego.
Co może zrobić osoba prowadząca działalność, która zaliczyła wydatek bezpośrednio do
kosztów, a powinna amortyzować środek trwały?
Przede wszystkim podatnik powinien złożyć korektę deklaracji. Prawdopodobnie będzie się to
wiązało z powstaniem zaległości podatkowej i koniecznością jej uregulowania wraz z odsetkami.
W najgorszym przypadku postępowanie takie może zostać uznane za celowe zmniejszenie podatku
do zapłaty i w związku z tym podatnik może być pociągnięty do odpowiedzialności karnej
skarbowej.
Ponadto przedsiębiorca powinien wpisać dany środek trwały do ewidencji. Co do zasady, środek
ten powinien być wprowadzony do niej najpóźniej w miesiącu, w którym przekazano go do
używania. Dokonanie tej czynności w późniejszym terminie jest uznawane za ujawnienie środka
trwałego. W takiej sytuacji podatnik powinien zacząć amortyzację z początkiem następnego
miesiąca po miesiącu wprowadzenia środka trwałego do ewidencji.
Co grozi przedsiębiorcy, który zaliczył do kosztów wydatek, a urzędnicy stwierdzili, że nie było
takiej możliwości? Jakie będą skutki takiej decyzji organu?
Niewłaściwe zaliczenie wydatków do kosztów skutkuje nieprawidłowym rozliczeniem podatku
dochodowego i co do zasady powstaniem zaległości podatkowej. W przypadku gdy takie ustalenie
będzie mieć miejsce podczas kontroli bądź postępowania podatkowego, to organ wyda decyzję,
w której ustali kwotę zaległości wraz z odsetkami. Jeżeli podatnik zgodzi się z decyzją, jest
zobowiązany do zapłaty oraz złożenia korekty odpowiedniej deklaracji. Gdy podatnik nie zgadza się
z decyzją, może się od niej odwołać w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia.
Podatnikowi może grozić też odpowiedzialność karnoskarbowa, jeżeli umyślnie zaniżył daninę do
zapłaty.
Rozmawiał Łukasz Zalewski