Prezentacja ze szkolenia 21.06.2013 r. - RPOWP 2007-2013

advertisement
Szkolenie dla beneficjentów RPOWP z zakresu
rozliczania projektów w ramach Osi I oraz Działania
3.2, w tym omówienie Wytycznych w sprawie
udzielenia zamówień oraz wyboru wykonawców w
transakcjach nieobjętych ustawą PZP
21
1
CZERWCA
2013
Anna Budzisz
Małgorzata Kowalczuk
Agnieszka Sawicka
Departament Zarządzania RPO
Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego
Regulacje wynikające m. in. z umowy o dofinansowanie
projektu
Zgodnie § 7 Umowy Beneficjent składa wniosek o płatność nie
rzadziej niż 1 raz na kwartał i nie częściej niż 1 raz w miesiącu
bez
względu
na
wysokość
wydatków
kwalifikowalnych
poniesionych przez Beneficjenta w trakcie realizacji projektu.
W
uzasadnionych
przypadkach,
za
częstotliwość ta może zostać zmieniona.
2
zgodą
IZ
RPOWP,
Wnioski pełniące wyłącznie funkcję sprawozdawczą powinny
zostać złożone w nieprzekraczalnym terminie do 5-go dnia
miesiąca
następującego
po
zakończeniu
kwartału
kalendarzowego, tj. do 05.04, 05.07, 05.10, 05.01.
Z obowiązku tego są zwolnieni Beneficjenci, którzy w danym
kwartale złożyli już wniosek o płatność pośrednią (refundacja
wydatków lub rozliczenie zaliczki) obejmujący choćby częściowo
dany kwartał.
Obowiązek ten nie dotyczy również Beneficjentów, którzy zawarli
umowę o dofinansowanie w ostatnim miesiącu danego kwartału
3
Brak wydatków po stronie Beneficjenta nie zwalnia go
z obowiązku przedkładania wniosku o płatność z wypełnioną
częścią dotyczącą przebiegu realizacji projektu.
Wniosek o płatność końcową składany jest w terminie do 25
dni kalendarzowych od dnia zakończenia finansowego realizacji
projektu, a dla projektów zrealizowanych w terminie 25 dni
kalendarzowych
od
dnia
podpisania
umowy
o dofinansowanie.
Pierwszy wniosek o płatność może zostać złożony nie wcześniej
niż po wniesieniu zabezpieczenia właściwej realizacji projektu.
4
Utworzenie poprawnego wniosku Beneficjenta o płatność jest
możliwe jedynie po wczytaniu do aplikacji pliku startowego,
przygotowanego przez Instytucję Zarządzającą RPOWP na
podstawie wniosku o dofinansowanie, stanowiącego załącznik
nr 1 do aktualnej umowy o dofinansowanie projektu.
W celu otrzymania pliku startowego Beneficjenci proszeni są o
przesłanie
na
adres
[email protected]
stosownej
informacji
zawierającej:
nazwę
Beneficjenta,
tytuł
realizowanego projektu, numer umowy o dofinansowanie oraz
imię i nazwisko osoby wskazanej we wniosku o dofinansowanie
i upoważnionej do kontaktów z IZ.
5
Wymagania formalne
 Wniosek
Beneficjenta
do
Kancelarii
(1
egzemplarz)
Instytucji
i
o
płatność
powinien
Zarządzającej
elektronicznej
w
w
zostać
wersji
terminach
złożony
papierowej
określonych
w umowie/decyzji.
 Ostatnia strona wniosku (pkt 23) musi zostać czytelnie podpisana
lub parafowana i opatrzona imienną pieczęcią osoby upoważnionej.
 Wszystkie
załączniki
do
wniosku
powinny
być
podpisane/poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę
upoważnioną.
6
Wymagania formalne cd.
 Do wniosku o płatność należy dołączyć, zapisany na trwałym
nośniku, tj. płycie CD lub DVD, wniosek w formie XML oraz
dodatkowo pliki w formacie PDF. Jednym z często popełnianych
błędów w tym zakresie jest dołączenie jedynie pliku w formacie PDF,
brak zgodności sumy kontrolnej w wersji papierowej i elektronicznej
oraz dostarczenie niezwalidowanej wersji wniosku (wydruk próbny).
7
Wymagania formalne cd.
Dokumenty stanowiące załączniki do wniosku o płatność powinny
być pogrupowane (do każdej z pozycji wykazanej w pkt. 11 wniosku
o płatność) w następującej kolejności: faktura lub rachunek, wyciąg
bankowy, protokół odbioru, umowa z wykonawcą/dostawcą, itp.
i ułożone w kolejności zgodnej z listą dokumentów potwierdzających
poniesione wydatki – pkt 11 wniosku o płatność. Pierwsza strona
każdego z w/w załączników powinna zostać oznaczona nr pozycji
z pkt. 11 wniosku o płatność, a każdy z załączników powinien zostać
trwale spięty.
8
Weryfikacja wniosku Beneficjenta o płatność przez IZ
 Instytucja
Zarządzająca
weryfikuje
wnioski
o
płatność
w kolejności ich wpływu do IZ, z zachowaniem zasady „dwóch par oczu”.
 W przypadku stwierdzenia błędów we wniosku złożonym przez
Beneficjenta, IZ
wysyła
pismo informujące
o nieprawidłowościach
i wzywające do ich poprawy/uzupełnienia w terminie max. 7 dni
od otrzymania zawiadomienia.
 Niezłożenie przez Beneficjenta żądanych wyjaśnień lub nieusunięcie
przez
niego
braków
formalno-rachunkowych
oraz
merytorycznych
powoduje wstrzymanie procedury weryfikacji wniosku o płatność oraz
wstrzymuje procedurę przekazania środków dofinansowania do czasu
złożenia
wymaganych
o płatność.
9
wyjaśnień
oraz
złożenia
korekty
wniosku
Weryfikacja wniosku Beneficjenta o płatność przez IZ c.d
 W przypadku nieusunięcia przez Beneficjenta braków formalnorachunkowych i/lub merytorycznych we wniosku o płatność, pomimo
dwukrotnego
wezwania,
Instytucja
Zarządzająca
RPOWP
może
pozostawić wniosek bez rozpatrzenia, o czym informuje Beneficjenta
na piśmie. Rozliczenie wydatków wykazanych w takim wniosku
wymaga od Beneficjenta ponownego przedłożenia wniosku o płatność
wraz z kompletem dokumentów, które podlegają weryfikacji zgodnie
z kolejnością wpływu do IZ RPOWP.
10
Weryfikacja wniosku Beneficjenta o płatność przez IZ cd.
 W przypadku stwierdzenia braków formalno-rachunkowych lub
merytorycznych w złożonym wniosku o płatność Instytucja Zarządzająca
może dokonać uzupełnienia lub poprawienia wniosku, o czym informuje
Beneficjenta.
 Instytucja
Zarządzająca
załączonych
do
wniosku
nie
o
może
płatność
potwierdzających poniesione wydatki.
11
poprawiać
lub
kserokopii
uzupełniać
dokumentów
Weryfikacja wniosku Beneficjenta o płatność przez IZ cd.
 Przekazanie
płatności
następuje
w
terminie
do
30
dni
kalendarzowych od dnia zaakceptowania przez Instytucję Zarządzającą
złożonego przez Beneficjenta wniosku o płatność, pod warunkiem
dostępności środków na rachunku BGK i/lub IZ.
 Wypłacona kwota dofinansowania może być pomniejszana o kwoty
wydatków błędnie uznanych za kwalifikowane w ramach weryfikacji
poprzednich wniosków o płatność składanych w ramach danego
projektu.
12
Podstawowe części wniosku Beneficjenta o płatność
 podstawowe dane dotyczące projektu i Beneficjenta,
 dane dotyczące rodzaju i wysokości płatności,
 dane dotyczące poniesionych wydatków,
 uzyskany dochód w okresie objętym wnioskiem,
 korekty finansowe,
 dane dotyczące postępu finansowego i rzeczowego,
 dane dotyczące kontraktów z wykonawcami,
 planowany przebieg realizacji projektu,
 dane dotyczące wskaźników realizacji projektu,
 informacja na temat problemów w realizacji projektu,
 harmonogram wydatków,
 zgodność projektu z zasadami polityk wspólnotowych.
13
Wypełnianie wniosku Beneficjenta o płatność
UWAGA:
Wszyscy Beneficjenci są zobowiązani do składania wniosków
o płatność sporządzonych z wykorzystaniem aplikacji Generator
Wniosków o Płatność.
Aplikacja
dostępna
na
stronie
internetowej:
www.rpowp.wrotapodlasia.pl (Zakładka: Dokumenty / Generator
Wniosków o Płatność)
Przed przystąpieniem do wypełniania wniosku o płatność należy
sprawdzić czy zainstalowana wersja aplikacji GWP jest wersją
najnowszą.
Co
do
zasady
każdorazowe
aneksowanie
umowy
o dofinansowanie pociąga za sobą konieczność uzyskania nowego
pliku startowego.
14
Rozliczanie wydatków
 Rozliczeniu w ramach wniosku o płatność mogą podlegać tylko
wydatki
faktycznie
o
wykazane
w
poniesione,
dofinansowanie,
dokumentach
tj.
zgodne
kwalifikowalne
księgowych,
z
w
które
zatwierdzonym
rozumieniu
zostały
wnioskiem
Wytycznych
w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach RPOWP, w pełni
opłacone i zaksięgowane.
 Rozliczając wydatki Beneficjent nie może przekroczyć łącznej kwoty
wydatków kwalifikowalnych wynikających z zatwierdzonego wniosku
o dofinansowanie projektu.
15
 Beneficjenta obowiązują limity wydatków wskazane w odniesieniu do
każdego zadania w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu.
 W ramach każdego wniosku o płatność Beneficjent zobowiązany jest
wykazać wydatki sfinansowane z wkładu własnego w wysokości
określonej w umowie/decyzji o dofinansowanie.
 Zasadą jest, aby we wniosku o płatność na bieżąco rozliczać
poniesione wydatki w danym okresie rozliczeniowym.
16
Instrukcja wypełniania wniosku beneficjenta
o płatność dla Osi Priorytetowych I – VI
(październik 2012 r.)
dostępna jest na stronie internetowej:
www.rpowp.wrotapodlasia.pl
(Zakładka: Dokumenty / Wniosek o Płatność
17
Data złożenia wniosku do IZ, data poniesienia
ostatniego wydatku lub ostatni dzień okresu za jaki
składany jest wniosek. Wniosek o pierwszą płatność
zaliczkową – punktu nie wypełnia się.
W przypadku wniosku o płatność końcową data nie
może być późniejsza niż dzień zakończenia
finansowego
Pola od 3 do 7 wypełniane są automatycznie na
podstawie danych zawartych w pliku startowym
(zgodnych z aktualną umową/decyzją)
18
Samodzielnie należy wypełnić
jedynie pola: z dnia dotyczące
umowy oraz aneksu (jeśli
został zawarty), kolejny numer
aneksu (ostatni jego człon)
oraz kwotę dofinansowania
wynikającą z obowiązującej
umowy. W ramach tej zakładki
należy
wybrać
również
poprzez
zaznaczenie
odpowiedniej
opcji,
czy
projekt jest realizowany w
oparciu o umowę czy decyzję.
Rodzaj płatności, którego dotyczy dany wniosek
(pkt. 8):
• Zaliczkowa
– pierwsza i kolejne transze
zaliczki
(Beneficjent
wypełnia
poz.
2-8,10,16,19,21,22,23 wniosku o płatność oraz
załącza załączniki 5,6,8,10,12);
• Rozliczenie zaliczki – rozliczenie zaliczki.
Opcja zaznaczana także przy ubieganiu się
równocześnie
o
kolejną
transzę
zaliczki
(Beneficjent wypełnia poz. 1-23 wniosku);
•Pośrednia – przy refundacji poniesionych
wydatków, kolejnej transzy zaliczki wraz z
refundacją
wydatków,
a
także
przy
jednoczesnym
rozliczeniu
uprzednio
otrzymanych transz zaliczki (poz. 1-23 wniosku)
;
• Końcowa – zaznaczany zawsze przy ostatnim
wniosku o płatność dotyczącym danego projektu
(poz. 123 wniosku);
• Nie dotyczy (funkcja sprawozdawcza) –
wniosek,
który
przekazuje
informację
o postępie rzeczowym realizacji projektu
(Beneficjent wypełnia poz. 1-7, 15-21,22,23 oraz
załącza załączniki 8,10,12).
19
 8a - łączna kwota otrzymana
tytułem wcześniej złożonych
wniosków o płatność. W przypadku
wniosku o pierwszą płatność należy
podać wartość „0,00”;
 8b - kwota poniesionych
wydatków objętych danym
wnioskiem o płatność i związanych
z realizowanym projektem (zarówno
kwalifikowanych jak i
niekwalifikowanych);
 9 – kwota wydatków
kwalifikowalnych objętych
wnioskiem (równa wartości „suma
ogółem w PLN” w kolumnie 9 tabeli z
pkt 11;
 10 - kwota wnioskowana = (poz.9)
x (kwota dofinansowania wynikająca
z umowy /całkowite wydatki
kwalifikowalne objęte umową);
dodatkowo należy wyodrębnić
wartość zaliczki.
20
Dane zaczytywane automatycznie, jedynym polem,
które należy wypełnić samodzielnie jest wskazanie
ulicy/alei/placu w bloku Adres lub pozostawienie
pustego pola.
Jeżeli we wniosku o dofinansowanie nie wskazano
numeru lokalu należy usunąć „-”.
21
Dane o Nazwie banku i Numerze
bankowego są zaczytywane automatycznie
Jedyne pole, które należy uzupełnić to
rachunku.
Dane
muszą
być
zgodne
z
umowy/decyzji.
Należy
podać
dane
osoby/osób
odpowiedzialnych
za
postęp
finansowy
i
rzeczowy realizacji projektu wraz z aktualnymi
danymi teleadresowymi.
22
rachunku
–
Posiadacz
zapisami
Określenie miejsca
przechowywania
dokumentacji związanej z
realizacją projektu
powinno zawierać:
aktualny adres,
i charakter miejsca (np.
siedziba firmy, miejsce
stałego zameldowania) w
którym przechowywana
jest dokumentacja lub
numery pomieszczeń.
UWAGA: Data powinna
być zgodna z tą podaną
na
dokumentach
księgowych w adnotacji
„Ujęto we wniosku o
płatność z dnia…”
Pole Data należy wypełnić korzystając z kalendarza. (W przypadku składania poprawionego wniosku
o płatność przedmiotowe pole powinno być aktualizowane).
Osobę/osoby upoważnione do podpisania wniosku o płatność należy wskazać w tabeli, dodając
uprzednio odpowiednią liczbę wierszy poprzez kliknięcie znaku: +; błędne dane można usunąć
poprzez kliknięcie znaku: –.
23
W pkt 11 wniosku ujmuje się jedynie dokumenty księgowe
w całości opłacone w danym okresie.
W zestawieniu
nie należy ujmować dokumentów
dotyczących w całości wydatków niekwalifikowalnych –
należy wykazać je wyłącznie w Załączniku nr 9.
Punkt nie jest wypełniany w przypadku
sprawozdawczego oraz wniosku o pierwszą
przekazywaną w formie zaliczki.
24
wniosku
płatność
Należy podać wszystkie
daty zapłaty za dany
wydatek.
(Kolumnę
wypełnia się poprzez kliknięcie
na
przycisk
EDYTUJ
a
następnie na znak +). Po
wprowadzeniu danych należy
zatwierdzić operację poprzez
kliknięcie na znak 
25
W
przypadku,
gdy
na
dokumencie
występują
nie
tylko
pozycje
związane
z
projektem należy podać nr
pozycji,
które
dotyczą
projektu.
Jeżeli dany dokument księgowy dotyczy kilku kategorii budżetowych należy ująć go
tylko raz (pod warunkiem takich samych stawek podatku VAT), przy czym po
kliknięciu na kolumnę 6 podać wszystkie odpowiadające danemu dokumentowi
kategorie budżetowe wraz z określeniem rodzaju wydatku i kategorii interwencji.
Wybór należy zatwierdzić kliknięciem na przycisk  Proszę zwracać uwagę na
rodzaj wydatku, czy jest to wydatek inwestycyjny czy też nie.
26
Różnica między kwotą dokumentu brutto i kwotą dokumentu
netto może wynikać jedynie z podatku VAT. W przypadku np.
kosztów osobowych wynikających z umowy o pracę lub umów
cywilno-prawnych kolumna 7 = kolumnie 8.
27
Należy wskazać dochód uzyskany w ramach
realizowanego projektu od złożenia poprzedniego
wniosku o płatność, rozumiany zgodnie z art. 55
rozporządzenia Rady WE nr 1083/2006 z dnia 11
lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne
dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego,
Europejskiego
Funduszu
Społecznego
oraz
Funduszu
Spójności
i
uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999
(Dz. Urz. WE L 210 z 31.07 2006)
28
Wartość
odsetek
narosłych
(od
złożenia poprzedniego wniosku o
płatność)
od
środków
zaliczki
zgromadzonych
na
rachunku
bankowym Beneficjenta.
Nie należy ich ujmować w części
tabeli przeznaczonej na wykazanie
uzyskanego dochodu.
Punkt wypełniany w przypadku wykrycia wydatków niekwalifikowalnych w poprzednich,
zatwierdzonych wnioskach o płatność, w sposób pozwalający na identyfikację wydatku,
którego korekta dotyczy.
Gdy jest to możliwe
należy podać również
liczbę
porządkową
w
zestawieniu (pkt. 11).
29
Wyjaśnienie powodu
zaistnienia korekty.
Zgodnie z kol. 5 pkt.
11 wniosku, w którym
rozliczono
wydatek
niekwalifikowalny.
Źródło, z którego
pierwotnie zostały
sfinansowane
wydatki podlegające
korekcie.
Zakończono/zrealizowano/w
realizacji …
Zgodnie z obowiązującym wnioskiem o
dofinansowanie
/
harmonogramem
rzeczowo-finansowym.
Zaleca
trakcie
W odpowiednich wierszach należy wykazać wydatki
poniesione na zakup gruntów oraz mieszkalnictwo.
Należy również przekazać informację o wydatkach
związanych z kosztami pośrednimi.
się aby wykazane zadania
przedstawione były jako poszczególne
kategorie budżetowe.
30
Należy podać krótki opis działań podjętych w
danym okresie rozliczeniowym. Opis powinien być
zgodny z danymi wykazanymi w tabeli w pkt. 15.
31
Np. Umowa nr 123/2009 zawarta z
Firmą ABC Sp. z o.o.
Informacje powinny być
dokumentacją przetargową.
32
zgodne
z
dołączoną
Należy podać art.
Pzp,
w
ramach
którego
wybrano
wykonawcę
oraz
jego nazwę, np. art.
67 zamówienie z
wolnej ręki.
UWAGA!
Punkt
15B
jest
wypełniany
także
przez
Beneficjentów
zobowiązanych do stosowania „Wytycznych w sprawie udzielania
zamówień oraz wyboru wykonawców w transakcjach nieobjętych
ustawą Prawo zamówień publicznych”.
Informacje powinny być zgodne z dołączoną dokumentacją dotyczącą
przeprowadzonego postępowania wyboru najkorzystniejszej oferty.
W przypadku zamówień o wartości nieprzekraczającej 14 000 euro netto
punktu się nie wypełnia, natomiast należy dołączyć do wniosku o
płatność dokumenty potwierdzające przeprowadzenie badania rynku i
wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z „Wytycznymi w sprawie
udzielania zamówień oraz wyboru wykonawców w transakcjach
nieobjętych ustawą Prawo zamówień publicznych”.
33
Należy zamieścić krótki opis sposobów promocji udziału
Unii Europejskiej (oraz budżetu państwa, jeśli występuje) w
finansowaniu projektu w okresie objętym wnioskiem o
płatność. Formy promocji powinny pokrywać się z zapisami
wskazanymi we wniosku o dofinansowanie w pkt III.7
Np. Umieszczenie tablicy informacyjnej, tablicy pamiątkowej,
zamieszczenie informacji na stronie internetowej firmy/instytucji,
oznaczenie dokumentacji i korespondencji dotyczącej projektu, itp.
34
Należy podać krótki opis działań, które zostaną podjęte w
okresie
do
złożenia
kolejnego
wniosku.
Informacja
powinna
być
zgodna
z
aktualnym
harmonogramem rzeczowo-finansowym i powinna się
pokrywać z pkt. 15A w kolejnym wniosku o płatność.
35
Dane zaczytywane automatycznie z wniosku o dofinansowanie. Należy
jedynie wypełnić kolumny 5 i 6.
Wskaźniki produktu określają materialne efekty np. wybudowane budynki i budowle,
zrealizowane usługi, zakupiony sprzęt, itp.), jakie powstały w wyniku wydatkowania
środków. W przypadku wskaźników, tj. liczba projektów czy liczba doposażonych
instytucji, osiągnięcie 100% realizacji wskaźnika może nastąpić dopiero w ostatnim
wniosku o płatność.
36
Wskaźniki rezultatu wypełnia się przede wszystkim dla wniosku o płatność końcową
(w
pozostałych przypadkach należy usunąć wszystkie wskaźniki rezultatu poprzez zaznaczenie
kolejnych wierszy i kliknięcie na znak: „–”). Wyjątek stanowi sytuacja, gdy Beneficjent jeszcze w
trakcie realizacji projektu osiągnął wartość docelową któregoś wskaźnika lub zrealizował
częściowo wskaźnik dotyczący liczby utworzonych miejsc pracy.
37
Należy przedstawić w kilku zdaniach informację o ewentualnych
problemach napotkanych w trakcie realizacji projektu w okresie objętym
wnioskiem o płatność wraz z podaniem powodów odstąpienia przez
Beneficjenta od realizacji określonych zadań, bądź wskazaniem przyczyn
zewnętrznych, uniemożliwiających realizację konkretnych zadań.
W przypadku wniosku o płatność końcową należy umieścić dodatkowo
komentarz odnośnie zrealizowania wskaźników, wraz z podaniem
przyczyn ewentualnego nieosiągnięcia założonego w projekcie poziomu
wskaźników.
W tym punkcie należy zawrzeć także informacje o zawartych aneksach i
prośbach kierowanych do IZ o zmiany w realizacji projektu.
38
Należy podać informację o
wydatkach kwalifikowalnych
jakie Beneficjent
planuje
ponieść
w
kolejnych
4
kwartałach
realizacji
projektu.
Jeżeli dany wniosek o płatność obejmuje okres np. do 15 stycznia,
pierwszym wypełnianym kwartałem powinien być II kw. danego roku.
Jeżeli projekt kończy się np. w III kw. danego roku, w kolejnych
kwartałach należy wpisać 0,00.
39
Należy wskazać, czy realizowany projekt jest zgodny z zasadami polityk
wspólnoty, w tym w szczególności dotyczących:
•równości szans,
•ochrony środowiska,
•społeczeństwa informacyjnego,
•konkurencji, zamówień publicznych, pomocy publicznej.
W przypadku nieprzestrzegania polityk wspólnoty (tj. wyboru pola „Nie”) należy
opisać w kilku zdaniach, na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać
podjęte działania naprawcze. W opisie należy uwzględnić również wyniki
kontroli/audytów wskazujących na naruszenie zasad polityk wspólnotowych.
40
Załączniki będące wzorami opracowanymi przez IZ (załączniki nr: 5, 6, 8, 9,
11 i 12) wypełniane są automatycznie/uzupełniane w aplikacji. Możliwe do
uzupełnienia są wyłącznie załączniki, przy których Beneficjent wskazał (pkt
22 wniosku) opcję Tak – tylko te są również drukowane. Uzupełnienia
wymagają jedynie załączniki nr: 6, 8 i 9, a załącznik nr 11 wymaga
wskazania opcji Tak lub Nie.
41
Załącznik nr 6
Dotyczy wyłącznie Beneficjentów spełniających przesłanki
Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11.07.2006 r.
art.
55
W przypadku pierwszego wniosku o płatność jako datę rozpoczynającą okres
generowania dochodu należy podać datę podpisania umowy o dofinansowanie.
42
Poszczególne wiersze powinny
sumować się do całkowitej
kwoty
dofinansowania
określonej w aktualnej umowie
o dofinansowanie projektu.
Poszczególne wiersze powinny
sumować
się
do
100%
wartości dofinansowania.
Załącznik
wymagany
wniosku
końcową.
43
nie
jest
w
przypadku
o
płatność
W przypadku nie występowania wydatków niekwalifikowalnych, w pkt.
22 należy wskazać opcję „N/D”.
Załącznik należy wypełnić zgodnie z zaleceniami dotyczącymi pkt. 11
oraz podać z jakiego źródła sfinansowano wykazane wydatki
niekwalifikowalne, np. środki własne, kredyt, itp.
44
Niezbędne załączniki wymagane przy wniosku rozliczającym wydatki
Do wniosku o płatność należy dołączyć potwierdzone za zgodność
z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Beneficjenta
kopie:
• faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej,
• dokumentów potwierdzających odbiór urządzeń lub wykonanie prac
w przypadku, gdy obowiązek sporządzenia tych dokumentów wynika
z przepisów prawa,
• protokołów odbioru urządzeń lub przyjęcia materiałów, z podaniem
miejsca ich składowania/przechowywania w przypadku, gdy
obowiązek sporządzenia tych dokumentów wynika z umowy
z wykonawcą lub przepisów prawa,
• wyciągów bankowych z rachunku Beneficjenta potwierdzających
poniesienie wydatków,
• umów z wykonawcami,
45
Niezbędne załączniki wymagane przy wniosku rozliczającym wydatki
c.d
•
•
•
dokumentów dotyczących zamówień publicznych (ogłoszenie
o zamówieniu, o zmianie zamówienia (jeżeli dotyczy), o udzielonym
zamówieniu, SIWZ, protokół postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego). W przypadku dostarczenia poświadczonych za zgodność
z oryginałem kopii dokumentów dotyczących zamówień publicznych
wraz z wcześniejszymi wnioskami o płatność lub z korespondencją do
sporządzenia aneksu, w pozycji nr 3 należy zaznaczyć „TAK”
a w piśmie przewodnim lub w odrębnym oświadczeniu dokonać
odpowiedniej adnotacji.
dokumentacji potwierdzającej przeprowadzenie postępowania przez
Beneficjentów nieobjętych ustawą Prawo zamówień publicznych;
innych dokumentów potwierdzających i uzasadniających prawidłową
realizację Projektu (ewidencji śr. trwałych, sposób wyliczenia
wskaźników rezultatu – wniosek końcowy, umowa kredytowa);
46
Opisywanie dokumentów księgowych i innych wymaganych załączników
Pierwsza strona dokumentu
Zgodnie z wymogiem Komisji Europejskiej na pierwszej stronie
oryginału faktury powinna zostać umieszczona (przed jej skopiowaniem)
adnotacja „Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz ze środków budżetu państwa”.
Zapis „oraz ze środków budżetu państwa” należy stosować tylko
w sytuacji, gdy cześć dotacji pochodzi właśnie z tych środków.
Na pierwszej stronie faktury powinna zostać umieszczona również
adnotacja „Ujęto we wniosku o płatność z dnia …”. Data powinna być
tożsama z datą wypełnienia wniosku (pkt 23).
47
Opisywanie dokumentów księgowych i innych wymaganych załączników
Druga strona dokumentu
 Każda faktura lub inny dowodów księgowy o równoważnej wartości
dowodowej, potwierdzający dokonanie wydatków kwalifikowalnych
powinien być opisany na odwrocie w taki sposób, aby wyraźnie
widoczny był jego związek z projektem.
48
Opisywanie dokumentów księgowych i innych wymaganych załączników
Powyższe dokumenty powinny zawierać w opisie następujące informacje:
numer i nazwę projektu,
nazwę Programu Operacyjnego oraz numer i nazwę działania
(poddziałania – jeśli dotyczy),
numer umowy i datę jej zawarcia,
krótki opis wydatku wraz z podaniem numeru i nazwy kategorii
budżetu wniosku o dofinansowanie, do której odnosi się dany
wydatek (wraz z datą, czytelnym podpisem/parafą i pieczęcią
imienną osoby upoważnionej); jeżeli tylko część z wydatków
wskazanych na fakturze dotyczyć będzie realizowanego projektu,
należy wskazać także ich pozycje na fakturze,
sprawdzenie/zatwierdzenie pod względem formalnym, rachunkowym
i merytorycznym (wraz z czytelnym podpisem/parafą i pieczęcią
imienną osoby upoważnionej),
dekretacja na konta (może znajdować się na pierwszej stronie
dokumentu) – jeśli dotyczy,
49
Opisywanie dokumentów księgowych i innych wymaganych załączników
cd.
dekretacja wg klasyfikacji budżetowej (w przypadku jst),
zatwierdzenie kwoty do wypłaty (wraz z czytelnymi podpisami/parafami
i pieczęciami imiennymi osób upoważnionych),
zgodność z Ustawą Prawo zamówień publicznych wraz z podaniem
artykułu, na mocy którego zamówienie zostało zrealizowane, także w
przypadku, gdy dany zakup nie podlega pod zapisy przedmiotowej
ustawy, np. art. 4 Pzp (wraz z czytelnym podpisem/parafą i pieczęcią
imienną osoby upoważnionej), lub wskazanie podstawy zwolnienia
podmiotowego,
kategoria interwencji EFRR,
łączna kwota wydatków kwalifikowalnych,
wartość dofinansowania wyliczona od łącznej wartości wydatków
kwalifikowalnych na jaką opiewa dany dokument księgowy.
kwota wydatków niekwalifikowalnych (jeśli dotycz) wraz z podaniem
nazwy kategorii wydatku.
50
Opisywanie dokumentów księgowych i innych wymaganych załączników
W przypadku braku możliwości (zbyt mało miejsca) umieszczenia wszystkich
wymaganych zapisów na drugiej stronie faktury, dopuszcza się możliwość
umieszczenia w/w informacji na kartce papieru – na stałe dołączonej do
dokumentu księgowego – z nagłówkiem: „Załącznik do faktury nr … z dnia ….”.
W takim przypadku na fakturze powinna znaleźć się także informacja, że dany
dokument posiada załącznik.
UWAGA: Na wszystkich pozostałych dokumentach związanych z realizacją projektu
powinien znaleźć się zapis: „Dotyczy projektu [Podać nr i nazwę] realizowanego
w ramach umowy [Podać nr] zawartej dnia ………….
Wszystkie kopie dokumentów powinny być poświadczone za zgodność z oryginałem
przez osobę do tego uprawnioną oraz opatrzone datą potwierdzenia. Prawidłowo
potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia to podpis na każdej stronie
z zapisem „potwierdzam za zgodność z oryginałem” lub podpis na pierwszej stronie
z zapisem „potwierdzam za zgodność z oryginałem od strony …do strony….” –
dokument powinien mieć ponumerowane strony i być spięty, tak aby nie ulegało
wątpliwości, co jest potwierdzane za zgodność z oryginałem.
51
Przykład opisu faktury
Dotyczy projektu nr WND-RPPD.[xx].[xx].[xx]-[xxx]/[xx] pt. „[Podać tytuł projektu]”.
Wydatek będzie podlegał rozliczeniu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego
Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013 współfinansowanego ze środków Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego na podstawie umowy nr UDA-RPPD.[xx].[xx].[xx]-[xxx]/[xx]-[xx]
z dnia ………….. zawartej w ramach Osi Priorytetowej [Podać nr i nazwę Osi] Działanie [Podać nr i
nazwę Działania] Poddziałanie [Podać nr i nazwę Poddziałania]
[podpis osoby upoważnionej]
Zakup [Podać zakres rzeczowy wydatku i pozycję na fakturze, jeśli występują na niej także
pozycje nie związane z realizacją projektu] został dokonany zgodnie z pozycją [Podać nr i nazwę
pozycji z budżetu projektu] budżetu projektu, z czego:
wydatki kwalifikowalne: [Podać kwotę].
w tym dofinansowanie ogółem: [Podać kwotę],
wydatki niekwalifikowalne: [Podać kwotę], pokryte ze środków [Podać źródło].
[podpis osoby upoważnionej]
52
Przykład opisu faktury cd.
Wydatku dokonano zgodnie z zapisami ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2007 nr
223, poz. 1655, z późn. zm.) w trybie [Podać tryb przetargowy] na mocy art. [Podać nr artykułu].
lub
Skorzystano ze zwolnienia na podstawie [Podać podstawę prawną].
[podpis osoby upoważnionej]
Sprawdzono pod względem formalnym
[Data i podpis osoby upoważnionej]
Sprawdzono pod względem merytorycznym
[Data i podpis osoby upoważnionej]
Sprawdzono pod względem rachunkowym
[Data i podpis osoby upoważnionej]
Zatwierdzono do wypłaty [Podać kwotę]
Data i podpisy osób upoważnionych]
Dekretacja na konta
Dekretacja wg klasyfikacji budżetowej (dotyczy jst)
[Dział] [Rozdział] [Paragraf]
[Data i podpis osoby upoważnionej]
53
 W przypadku faktury wystawionej w walucie obcej Beneficjent zobowiązany jest
do umieszczenia na fakturze zapisu według jakiego kursu i jakiej instytucji
finansującej dokonał przeliczenia i z jakiego dnia. Zgodnie z zasadą refundowania
wydatków faktycznie poniesionych, do określenia kwoty podlegającej refundacji
należy zastosować kurs z dnia, w którym Beneficjent zapłacił fakturę. Pod pojęciem
faktycznego poniesienia wydatku należy rozumieć rozchód środków pieniężnych z
kasy lub rachunku bankowego Beneficjenta.
 Podstawą rozliczenia tzw. faktury obcej jest, sporządzona na jej podstawie, faktura
wewnętrzna, na której powinny znaleźć się stosowne opisy, i która powinna zostać
wykazana w pkt. 11 wniosku (faktura obca nie powinna być wykazywana w pkt. 11).
Ponadto, jeżeli faktura została wystawiona w języku obcym należy także dostarczyć
jej tłumaczenie sporządzone przez tłumacza przysięgłego.
 Wydatki objęte fakturą wyrażoną w walutach innych niż PLN powinny zostać
przedstawione w wartościach z dnia dokonania płatności (przyjętą w księgach
rachunkowych beneficjenta, zgodnie z przepisami krajowymi w zakresie
rachunkowości oraz podatku VAT).
54
W przypadku rozliczania kosztów osobowych dotyczących osób
zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, do wniosku należy dołączyć w
szczególności kopie: umowy o pracę, zakresu czynności, karty czasu pracy,
listy obecności, listy płac oraz kalkulację stawki godzinowej (w przypadku
osób oddelegowanych z dotychczasowego stanowiska pracy).
W przypadku rozliczania kosztów osobowych dotyczących osób
zatrudnionych na podstawie umów cywilno-prawnych do wniosku należy
dołączyć w szczególności kopie: umowy (zlecenia, o dzieło, itp.) oraz
rachunek i listy płac.
Rozliczeniu mogą podlegać tylko wynagrodzenia opłacone w pełnej
wysokości (brutto)
55
Załącznik przeznaczony wyłącznie dla Beneficjentów nie prowadzących pełnej ewidencji księgowej
Nazwa Beneficjenta:
Nr umowy:
Nr i tytuł projektu: WND-RPPD.
Zestawienie wszystkich dokumentów księgowych dotyczących projektu
(faktur i innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej)
Lp.
Data dokonania
Strony
Rodzaj dowodu i
operacji/data
dokonujące Opis zdarzenia
jego nr
sporządzenia
operacji
gospodarczego
identyfikacyjny
dowodu
gospodarczej
Kwota
brutto
Pozycja, pod
Nr dowodu
którą
Forma płatności potwierdzające
Kwota wydatków
dokument
wykazana na go dokonanie
kwalifikowalnych został ujęty w
dowodzie
płatności oraz
ewidencji
zakupu
data dokonania
księgowej*
zapłaty
Uwagi
1
2
3
4
Należy podać numer pozycji z zestawień sporządzanych przez Beneficjenta (np. do celów podatkowych). W przypadku braku takich
ewidencji (brak obowiązku ich sporządzania wynikający z odrębnych przepisów prawa) należy podać pozycję zgodną z kolumną "Lp."
*
56
Przykładowy opis wyciągu bankowego
BANK
Wyciąg nr
1/09
data operacji
nr rachunku xx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx
opis operacji
kwota operacji
saldo
100 000,00
2009-01-20
2009-01-20
2009-01-22
57
nr i adr. rachunku 34 3456
3456 3456 3456 3456 3456
Zakup urządzenia A
-
10 000,00
90 000,00
poz. 1
nr i adr. rachunku 23 2345
2345 2345 2345 2345 2345
Transport urządzenia A
-
1 000,00
89 000,00
poz. 1
nr i adr. rachunku12 1234
1234 1234 1234 1234 1234
Montaż urządzenia A
-
500,00
88 500,00
poz. 1
Przykładowy opis wyciągu bankowego cd.
BANK
Wyciąg
nr 1/09
data operacji
nr rachunku xx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx
opis operacji
kwota operacji
saldo
100 000,00
2009-01-20
58
nr i adr. rachunku 34 3456
3456 3456 3456 3456 3456
Zakup urządzenia A
Zakup urządzenia B
11 000,00 89 000,00
poz. 1 – 10 000,00
poz. 2 – 1 000,00
Najczęściej popełniane błędy:
dokonywanie płatności gotówką przy transakcjach powyżej 15 000 euro;
brak informacji o związku z projektem na dokumentach załączanych do
wniosku o płatność (innych niż faktury);
brak wszystkich wymaganych załączników (opracowanych przez IZ);
brak dowodów zapłaty w postaci wyciągów bankowych;
błędne
dane
dotyczące
Beneficjenta
lub
kosztów
wykazanych
na
dokumentach księgowych (konieczność sporządzenia noty lub faktury
korygującej);
niepełna informacja o stosowanych środkach informacji i promocji
projektu (dokumentacja, korespondencja);
brak ujęcia w zestawieniu 11 faktur zaliczkowych i korygujących.
59
Warunki otrzymania i rozliczenia zaliczki
Warunkiem
otrzymania
zaliczki
jest
złożenie
dodatkowego
zabezpieczenia, poza wekslem wynikającym z podpisania umowy.
 Zgodnie z § 11 ust. 2 umowy o dofinansowanie może to być między
innymi
zabezpieczenie
gwarancjach
w:
bankowych,
pieniądzu,
hipotece
poręczeniach
wraz
z
cesją
bankowych,
praw
polisy
ubezpieczenia nieruchomości będącej przedmiotem hipoteki, zastawu
rejestrowego
wraz
z
cesją
praw
z
polisy
ubezpieczenia
itp.
Zabezpieczenie musi odpowiadać kwocie wnioskowanej zaliczki i musi
zostać ustanowione przynajmniej do czasu jej rozliczenia.
60
Warunki otrzymania i rozliczenia zaliczki cd.
 Instytucja Zarządzająca
może odmówić udzielenia zaliczki lub
zmniejszyć jej wysokość jeżeli uzna, że kwota wnioskowanej zaliczki
jest zbyt duża w stosunku do wydatków zaplanowanych
w harmonogramie rzeczowo-finansowym.
 Pierwsza transza w formie zaliczki może stanowić nie więcej niż 35%
dofinansowania, jednakże nie więcej niż 1.000.000,00 PLN kwoty
dofinansowania.
 Kolejna transza zaliczki, jest uzależniona od rozliczenia ostatniej
otrzymanej transzy zaliczki, a jej wysokość może wynosić nie więcej
niż 60% dofinansowania,
 Płatność końcowa musi wynosić co najmniej 5% ogólnej wartości
dofinansowania określonego w umowie/decyzji o dofinansowanie.
61
Warunki otrzymania i rozliczenia zaliczki cd.
 Rozliczenie zaliczki, rozumiane jako złożenie przez Beneficjenta
wniosku
o
płatność,
w
którym
wykazane
zostały
wydatki
kwalifikowalne lub zwrot zaliczki, powinno nastąpić niezwłocznie po
wydatkowaniu środków, jednak w terminie nie dłuższym niż 60 dni
kalendarzowych od dnia jej otrzymania.
 W przypadku rozliczenia zaliczki w terminie późniejszym lub
w kwocie mniejszej niż przekazana kwota zaliczki, od środków
rozliczanych po terminie nalicza się odsetki jak dla zaległości
podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia
wniosku o płatność lub ich zwrotu.
62
Warunki otrzymania i rozliczenia zaliczki cd.
 W przypadku nieprawidłowego rozliczenia uprzednio otrzymanej
transzy zaliczki lub nie rozliczenie przynajmniej 80% zaliczki we
wskazanym powyżej terminie, kolejne transze dotacji będą przekazane
Beneficjentowi wyłącznie w formie refundacji.
 Beneficjent rozliczając zaliczkę może jednocześnie wnioskować
o refundację poniesionych wydatków kwalifikowalnych na realizację
projektu.
 Dofinansowanie przekazywane jest w wysokości procentowego
udziału w wydatkach kwalifikowalnych, celem zachowania poziomu
dofinansowania określonego w umowie/decyzji o dofinansowanie.
63
Warunki otrzymania i rozliczenia zaliczki cd.
Zaliczka
wypłacana
jest
na
wyodrębniony
rachunek
bankowy
Beneficjenta, o którym mowa w umowie. Z tego rachunku mogą być
ponoszone tylko i wyłącznie wydatki związane z jego realizacją.
Przeznaczenie środków zaliczki na wydatki nie zaplanowane we
wniosku
o dofinansowanie traktowane będzie jako wykorzystanie
środków niezgodnie z przeznaczeniem, o którym mowa w art. 207 ust. 1
pkt 1 ustawy o finansach publicznych.
 Odsetki
od
zaliczek
zgromadzonych
na
rachunku
bankowym
Beneficjenta podlegają zwrotowi do IZ lub są potrącane z kolejnej
transzy dofinansowania przekazywanej Beneficjentowi.
64
WYTYCZNE W SPRAWIE UDZIELANIA
ZAMÓWIEŃ
ORAZ WYBORU WYKONAWCÓW
W TRANSAKCJACH NIEOBJĘTYCH
USTAWĄ PRAWO ZAMÓWIEŃ
PUBLICZNYCH
Wytyczne dostępne na stronie internetowej:
www.rpowp.wrotapodlasia.pl
(Zakładka: Dokumenty / Wytyczne / Wytyczne IZ)
65
Zakres regulacji wynikający z niniejszych Wytycznych
1. Zgodnie z umową o dofinansowanie Projektu, Beneficjent realizujący
Projekt w ramach RPOWP, zobowiązuje się do stosowania przepisów
o zamówieniach publicznych w zakresie, w jakim ustawa z dnia 29
stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr
113, poz. 759 z późn. zm.) ma zastosowanie do Beneficjenta i Projektu.
Podmioty
spoza
sektora
finansów
publicznych
są
zobligowane
sprawdzić czy nie są zobowiązane do stosowania Pzp na podstawie
art. 3 ust. 1 pkt. 5 ustawy.
66
Zakres regulacji wynikający z niniejszych Wytycznych c.d.
W przypadku gdy Beneficjentem jest podmiot, do którego nie
stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych, zobowiązuje się on
do dokonywania wydatków w sposób celowy i oszczędny,
z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych
nakładów, w sposób umożliwiający terminową realizację zadań.
W zakresie prawa wspólnotowego w dziedzinie zamówień udzielanych
przez Beneficjentów funduszy unijnych, dla których ustawa Prawo
zamówień publicznych nie ma zastosowania, zastosowanie ma Traktat
o Funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) oraz dokument, który
opisuje w jaki sposób Beneficjenci powinni dokonywać wydatków
środków unijnych – Komunikat wyjaśniający Komisji.
67
Zakres regulacji wynikający z niniejszych Wytycznych c.d.
2. Celem niniejszych Wytycznych jest stworzenie przejrzystego
systemu
udzielania
zamówień
przez
podmioty
ubiegające
się
o dofinansowanie w ramach RPOWP, zapewnienie wydatkowania
środków publicznych zgodnie z zasadami określonymi w art. 44 ust.
3 i art. 47 ustawy o finansach publicznych oraz zapewnienie
zachowania zasad niedyskryminacji, równego traktowania, jawności
postępowania
oraz
ochrony
uczciwej
konkurencji.
Adresatami
ustawy o finansach publicznych są obok jednostek sektora finansów
publicznych także inne podmioty w zakresie, w jakim wykorzystują
środki publiczne lub dysponują tymi środkami.
68
Zakres regulacji wynikający z niniejszych Wytycznych c.d.
3. Wytyczne mają zastosowanie do udzielania zamówień oraz wyboru
wykonawców w transakcjach współfinansowanych ze środków EFRR w
ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego
na lata 2007-2013, nieobjętych ustawą Prawo zamówień publicznych, tj.:
• zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych
równowartości kwoty 14 000 euro netto, udzielanych przez
Beneficjentów zobowiązanych na mocy ustawy Pzp do jej
stosowania,
• zamówień udzielanych przez Beneficjentów, którzy nie są
zobowiązani do stosowania Pzp bez względu na wartość
zamówienia.
Wartość zamówienia – wartość w złotych obliczona w oparciu o średni kurs złotego w
stosunku do euro, stanowiący podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych,
określany w drodze rozporządzenia, o którym mowa w art. 35 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia
2004 r. – Prawo zamówień publicznych
69
Zakres regulacji wynikający z niniejszych Wytycznych c.d.
4. Niniejszych wytycznych nie stosuje się do zamówień zwolnionych
z
obowiązku
stosowania
ustawy
Pzp
(zwolnienia
przedmiotowe),
wymienionych w art. 4 Pzp, za wyjątkiem zamówień wskazanych w art.
4 pkt 8 Pzp.
5.
Beneficjent
jest,
co
do
zasady,
zobowiązany
do
stosowania
niniejszych Wytycznych także w przypadku dokonywania wydatków
niekwalifikowalnych w ramach realizowanego Projektu. Zobowiązanie to
dotyczy jednak tylko sytuacji, kiedy zachodzi obiektywna konieczność
przeprowadzenia
jednego
wspólnego
postępowania
zarówno
elementy kwalifikowalne jak i niekwalifikowalne w ramach Projektu.
70
na
Zakres regulacji wynikający z niniejszych Wytycznych c.d.
6. Niniejsze Wytyczne dotyczą również Partnera realizującego Projekt
w zakresie tej jego części, za którą jest odpowiedzialny zgodnie z umową
partnerską zawartą z Beneficjentem.
7. Jeżeli Beneficjent posiada wewnętrzne procedury dotyczące udzielania
zamówień nieobjętych ustawą Pzp, stosuje własne procedury, o ile
zawierają one zasady określone w niniejszych Wytycznych. Wytyczne nie
mają
zastosowania
do
zamówień
udzielanych
przez
Beneficjentów
należących do sektora finansów publicznych, pod warunkiem, że posiadają
i stosują wewnętrzne procedury udzielania zamówień o wartości nie
przekraczającej kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia
2004 r. Prawo zamówień publicznych.
71
Ogólne zasady udzielania zamówień oraz wyboru wykonawców
w transakcjach nieobjętych ustawą Prawo zamówień publicznych
1. Beneficjent przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie
zamówienia w sposób zapewniający zachowanie zasady przejrzystości,
jawności postępowania, ochrony uczciwej konkurencji i równego
traktowania
wykonawców.
Jednocześnie
zobowiązany
jest
do
dołożenia starań w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego
jako
brak
bezstronności
i
obiektywności
przy
wykonawcy/dostawcy w ramach realizowanego Projektu.
72
wyłanianiu
Ogólne zasady udzielania zamówień oraz wyboru wykonawców
w transakcjach nieobjętych ustawą Prawo zamówień publicznych c.d.
2. Przed udzieleniem zamówienia Beneficjent ustala jego przewidywaną
wartość:
 na dostawy i usługi – w oparciu o analizę cen rynkowych towarów lub
usług dokonaną na podstawie otrzymanych/zebranych ofert,
informacji zawartych na stronach internetowych, w cennikach,
katalogach, folderach itp.,
 na roboty budowlane - na podstawie kosztorysu inwestorskiego lub
wyceny robót.
3. Beneficjent nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów
niniejszych Wytycznych dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego
wartości. Usługi, dostawy i roboty budowlane według danego rodzaju
sumuje się w ramach Projektu.
73
Ogólne zasady udzielania zamówień oraz wyboru wykonawców
w transakcjach nieobjętych ustawą Prawo zamówień publicznych c.d.
4.
Wybór
najkorzystniejszej
oferty
dokonywany
jest
w
oparciu
o określone przez Beneficjenta kryteria (np. cena, jakość przedmiotu
zamówienia,
funkcjonalność,
parametry
techniczne,
zastosowanie
najlepszych technologii w zakresie oddziaływania na środowisko, koszty
eksploatacji, gwarancja, serwis, termin wykonania zamówienia itp.).
Kryterium oceny ofert powinno być dostosowane
zamówienia.
74
do przedmiotu
Ogólne zasady udzielania zamówień oraz wyboru wykonawców
w transakcjach nieobjętych ustawą Prawo zamówień publicznych c.d.
5. Beneficjent zobowiązany jest zachować formę pisemną procesu
udzielania zamówienia.
6. Na Beneficjencie ciąży obowiązek udowodnienia, że w związku
z realizacją Projektu dokonywał wydatków zgodnie z art. 44 ust. 3
ustawy
o
finansach
publicznych
oraz
z
zapisami
o dofinansowanie Projektu i niniejszych Wytycznych.
75
umowy
Szczegółowe zasady udzielania zamówień oraz wyboru wykonawców
w transakcjach nieobjętych ustawą Prawo zamówień publicznych.
1. Zamówienia o wartości nieprzekraczającej 14 000 euro netto
a) Beneficjent zobowiązany jest dokonać porównania ofert dostępnych na
rynku, np. poprzez analizę zebranych ofert, katalogów, broszur, folderów,
stron internetowych, badanie telefoniczne itp.
b) Wyboru najkorzystniejszej oferty Beneficjent dokonuje w oparciu
o określone przez siebie wcześniej kryteria.
c) Beneficjent zobowiązany jest udokumentować przeprowadzenie badania
rynku oraz wybór oferty z zachowaniem zasad określonych w niniejszym
punkcie w formie pisemnej notatki/protokołu, do którego załącza zebrane
oferty. W przypadku zbierania ofert drogą telefoniczną, Beneficjent załącza
notatki z przeprowadzonych rozmów.
76
Szczegółowe zasady udzielania zamówień oraz wyboru wykonawców
w transakcjach nieobjętych ustawą Prawo zamówień publicznych c.d.
2. Zamówienia o wartości powyżej 14.000 euro netto
a) Beneficjent zobowiązany jest upublicznić treść zapytania ofertowego,
stosując
co
najmniej
jedną
z
wymienionych
w
Komunikacie
wyjaśniającym Komisji form upublicznienia informacji o zamówieniu,
np.: Internet, gazety o zasięgu krajowym lub regionalnym, publikacje
specjalistyczne, lokalne środki publikacji takie jak lokalne gazety,
biuletyny
informacji
miejskiej.
Jednocześnie
Beneficjent
kieruje
zapytanie ofertowe o jednakowej treści do co najmniej 3 potencjalnych
wykonawców.
77
Szczegółowe zasady udzielania zamówień oraz wyboru wykonawców
w transakcjach nieobjętych ustawą Prawo zamówień publicznych c.d.
Zapytanie ofertowe powinno zawierać co najmniej:
 dane identyfikujące zamawiającego,
 opis przedmiotu zamówienia,
 termin realizacji zamówienia,
 kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej oraz ich wagę,
 termin składania ofert.
78
Szczegółowe zasady udzielania zamówień oraz wyboru wykonawców
w transakcjach nieobjętych ustawą Prawo zamówień publicznych c.d.
b) Wyboru najkorzystniejszej oferty Beneficjent dokonuje po porównaniu
co
najmniej
3
ofert
handlowych,
ważnych
na
dzień
dokonania
zamówienia, w oparciu o kryteria odpowiadające warunkom zapytania
ofertowego. W sytuacji, gdy, pomimo upublicznienia zapytania ofertowego
i skierowania do potencjalnych wykonawców, liczba zebranych ofert,
odpowiadających warunkom zawartym w zapytaniu ofertowym, jest
mniejsza niż 3, Beneficjent zobowiązany jest do wyboru wykonawcy,
którego oferta spełnia kryteria określone w zapytaniu i sporządzenia
pisemnego uzasadnienia dokonanego wyboru.
79
Szczegółowe zasady udzielania zamówień oraz wyboru wykonawców
w transakcjach nieobjętych ustawą Prawo zamówień publicznych c.d.
c) Beneficjent zobligowany jest udokumentować przebieg postępowania
w formie protokołu/notatki zawierającej: opis przedmiotu zamówienia,
dane identyfikujące wykonawców, do których skierowano zapytania
ofertowe, informację o sposobie upublicznienia zapytania ofertowego,
streszczenie oceny i porównanie ofert, wskazanie najkorzystniejszej
(wybranej) oferty wraz z uzasadnieniem wyboru, datę sporządzenia
protokołu/notatki oraz podpis Beneficjenta lub osoby upoważnionej.
Do protokołu/notatki należy załączyć zebrane oferty.
80
Szczegółowe zasady udzielania zamówień oraz wyboru wykonawców
w transakcjach nieobjętych ustawą Prawo zamówień publicznych c.d.
d) Zgodnie z Komunikatem wyjaśniającym Komisji, dopuszczalne jest
udzielenie zamówienia bez uprzedniej publikacji ogłoszenia jedynie w
wyjątkowych sytuacjach - tych, które przewidują dyrektywy, np.
zamówienie z przyczyn technicznych, artystycznych lub związanych z
ochroną praw wyłącznych może być wykonane tylko przez określony
podmiot gospodarczy. Beneficjent zobowiązany jest wówczas skierować
zapytanie ofertowe do potencjalnego wykonawcy, a następnie dokonać
wyboru oferty, jeśli spełnia ona określone wcześniej kryteria. Beneficjent
zobowiązany jest do przeprowadzenia negocjacji z wybranym wykonawcą i
udokumentowania tego faktu w formie pisemnego protokołu z negocjacji,
podpisanego przez obie strony. Ponadto Beneficjent sporządza pisemne
uzasadnienie skierowania zapytania ofertowego do tylko jednego
wykonawcy.
81
Szczegółowe zasady udzielania zamówień oraz wyboru wykonawców
w transakcjach nieobjętych ustawą Prawo zamówień publicznych c.d.
e) Udzielenie zamówienia powinno nastąpić poprzez zawarcie umowy
w formie pisemnej.
82
Niniejsze Wytyczne wchodzą w życie w dniu zatwierdzenia przez Zarząd
Województwa Podlaskiego i mają zastosowanie do projektów, dla
których wnioski o dofinansowanie zostały złożone do IZ RPOWP po
wejściu w życie niniejszych Wytycznych. W przypadku, kiedy niniejsze
Wytyczne aktualne na dzień dokonywania oceny wydatku (np. podczas
weryfikacji
wniosku
o
płatność
bądź
kontroli
na
miejscu)
są
korzystniejsze dla beneficjenta, niż Wytyczne aktualne na dzień
złożenia wniosku o dofinansowanie, stosuje się Wytyczne obowiązujące
na dzień dokonywania oceny wydatku.
83
W przypadku naruszenia przez Beneficjenta/Partnera regulacji prawa
krajowego lub wspólnotowego w dziedzinie zamówień publicznych oraz
niestosowania zasad określonych w niniejszych Wytycznych, IZ RPOWP
nakłada na Beneficjenta korekty finansowe, w celu odzyskania środków
nieprawidłowo wydatkowanych. Tryb postępowania i sposób nakładania
korekt
finansowych
w
procesie
realizacji
przedsięwzięć
współfinansowanych z funduszy strukturalnych ustala się według zasad
omówionych w Wytycznych Komisji Europejskiej dotyczących określania
korekt finansowych dla wydatków współfinansowanych z funduszy
strukturalnych i Funduszu Spójności w przypadku nieprzestrzegania
przepisów dotyczących zamówień publicznych (COCOF 07/0037/03PL), cz.2, tzw. Taryfikatorze.
84
Zgodnie z Taryfikatorem, korekta finansowa wymierzana jest za
naruszenia
prawa
wspólnotowego
oraz
prawa
krajowego
wdrażającego prawo wspólnotowe. Możliwe jest zatem wymierzenie
korekty dla tych Beneficjentów, którzy naruszyli prawo wspólnotowe
w zamówieniach poniżej progów ustawy Pzp lub Beneficjentów,
którzy
podmiotowo
zwolnieni są
ze
stosowania
ustawy
Pzp,
w miejsce uznawania tych wydatków za niekwalifikowane w 100%.
85
Dziękujemy za uwagę
Punkt informacyjny w Białymstoku
(czynny pon. 8.00-16.00,
wt - pt. 7.30-15.30)
ul. Poleska 89
Infolinia: 0 8013 0 8013
[email protected]
www.rpowp.wrotapodlasia.pl
86
Download
Random flashcards
Motywacja w zzl

3 Cards ypy

Create flashcards