Administracja jako organizacja zarządzana procesowo

advertisement
Administracja
jako organizacja
zarządzana
procesowo
Jak procesy mogą
zaszkodzić administracji
oraz obywatelom?
Michał Bukowski
główny specjalista CPI MSWiA
CC BY-NC 2.0 VanTheMan8
Administracja zarządzana procesowo
Agenda
1. Znaczenie projektu EAP dla administracji
2. Wdrożenie procesów a zagrożenie petryfikacją
3. Wyzwania we wprowadzaniu zarządzania
procesowego
4. Relacja: dojrzałość organizacyjna jednostki zarządzanie procesowe
2
Administracja zarządzana procesowo
Znaczenie projektu EAP dla administracji
Założenia projektu EAP
Projekt obejmie identyfikację
i opracowanie modeli
referencyjnych procesów
w krajowych jednostkach
administracji publicznej
(urzędach miast, wojewódzkich
i marszałkowskich) (...)
3
Administracja zarządzana procesowo
Znaczenie projektu EAP dla administracji
Założenia projektu EAP
wpisują się zatem m.in. w koncepcje:
4
•
New Public Management,
•
Digital Era Governance,
•
Lean Government oraz
•
Common Assessment Framework.
Administracja zarządzana procesowo
Znaczenie projektu EAP dla administracji
New Public Management:
„stanowi (...) próbę zastosowania zasad i modeli
zarządzania znanych z działalności gospodarczej w
administracji publicznej.”*
„Czym jest New Public Management?”, eGov.pl, URL:
http://www.egov.pl/index.php?option=content&task=view&id=1347
*
5
Administracja zarządzana procesowo
Znaczenie projektu EAP dla administracji
Metoda Common Assessment Framework
(zarządzanie jakością w administracji publicznej)
zakłada, że:
„osiąganie celów organizacji jest uzależnione od
jakości przywództwa, strategii i planowania, ludzi,
partnerstwa i zasobów oraz procesów.”*
„CAF (ang. The Common Assessment Framework), Wspólna Metoda Oceny”,
Wikipedia, URL: http://pl.wikipedia.org/wiki/Common_Assessment_Framework
*
6
Administracja zarządzana procesowo
Znaczenie projektu EAP dla administracji
Identyfikacja i opracowanie modeli referencyjnych
procesów - prowadzona z udziałem pracowników
zaangażowanych w realizację procesu, nie tylko na
podstawie aktów prawnych i dokumentacji – to
krok w stronę:
Zaplanuj
1. Optymalizacji procesów,
2. Zarządzania procesowego.
Zastosuj
7
Wykonaj
Zbadaj
Administracja zarządzana procesowo
Procesy w administracji publicznej
Zarządzanie
Wejście
Proces
Wyjście
Zasoby
8
Celem realizacji procesu: dodanie wartości
i przeniesienie jej na wyjście!
Wartość
Administracja zarządzana procesowo
Procesy w administracji publicznej
Dobre powody zmiany procesów:
1. Lepsze zrozumienie aktualnego stanu, np.
potrzeb klientów procesu administracyjnego
(usługi).
2. Rozpoznanie nowego stanu, np. zmiana potrzeb
klienta, zmiana wymogów prawnych.
Ponieważ lepiej rozumiemy zmienną rzeczywistość,
to konieczna jest cykliczna modyfikacja procesów!
9
Administracja zarządzana procesowo
Procesy w administracji
publicznej
Wdrożenie procesów bez
ich cyklicznego przeglądu
i aktualizacji grozi
petryfikacją administracji
- a zatem: stałym
pogarszaniem jakości usług
publicznych.
10
CC BY-NC 2.0 姒儿喵喵
Administracja zarządzana procesowo
Procesy w administracji publicznej
Common Assessment Framework:
„Dwa spośród najważniejszych czynników w
zarządzaniu procesami i zmianą to
11
•
innowacyjność oraz
•
potrzeba stałego zwiększania wartości
dodanej wytwarzanej na rzecz
obywateli/klientów oraz innych stron
zainteresowanych.”
Administracja zarządzana procesowo
Procesy w
administracji publ.
Administracja jest
naturalnym
monopolem: nie musi
konkurować z innymi
podmiotami.
Skutkuje to brakiem
impulsu do zmian.
12
CC BY-NC 2.0 Rock Portrait
Administracja zarządzana procesowo
Procesy w administracji publicznej
Dlaczego wdrożenie procesów napotka opory?
1. Procesy przebiegają w poprzek organizacji,
poprzez różne działy (departamenty).
Kierownicy tych działów muszą „oddać” część
swojej władzy właścicielowi procesu.
2. Administracja jest niechętna zmianom.
Dlatego będzie ciężko przestawić ją na tory
uporządkowanej pracy w oparciu o procesy.
13
Administracja zarządzana procesowo
Procesy w administracji
publicznej
Ponieważ jednak procesy
pozwalają uporządkować
realizację zadań, to
administracja pokocha
procesy.
14
Nie pokocha jednak
zarządzania procesami,
bo wymaga ono
cyklicznych zmian.
Ja  procesy!
CC BY-NC 2.0 david_a_lea
Administracja zarządzana procesowo
Zarządzanie procesowe
Wdrażanie zarządzania procesowego przeszkody i remedia:
1. Niewiedza -> Proces edukacyjny.
2. Niechęć do zmian -> Wykazywanie korzyści
(zarządzanie zmianą jako proces).
3. Niedojrzałość organizacyjna -> Podnoszenie
kompetencji w dziedzinie zarządzania.
15
Administracja zarządzana procesowo
Zarządzanie procesowe
Wdrażanie zarządzania procesowego:
1. Niechęć wynikająca z niewiedzy: nie wiemy,
zatem się boimy się nieznanego.
2. Niechęć wynikająca z wiedzy: wiemy, zatem
boimy się zmiany (wolimy pozostawić sprawy
tak, jak są, bo tak jest dla nas korzystniej)
16
3. Jest chęć, jest wiedza, ale brak
wystarczającej dojrzałości organizacyjnej
jednostki nie pozwala na skuteczne
wdrożenie zarządzania procesowego…
Administracja zarządzana procesowo
Dojrzałość organizacyjna jednostki
Capability Maturity Model Integration (CMMI):
17
•
Metoda podnoszenia jakości
zarządzania - dostarcza
organizacjom narzędzi do
podnoszenia efektywności
procesów.
•
Używana do ulepszania procesów
w projektach, oddziałach albo
całych organizacjach.
Administracja zarządzana procesowo
Dojrzałość organizacyjna jednostki
Poziomy dojrzałości procesowej
Optymalizowany
Zarządzany
Zdefiniowany
Powtarzalny
Początkowy
18
Administracja zarządzana procesowo
Dojrzałość organizacyjna jednostki
Poziomy dojrzałości procesowej
Początkowy
1.
19
•
Działania realizowane chaotycznie, bez
żadnych formalnych procedur,
ewentualnie z takimi, które są szczątkowe
- nie określają przebiegu procesu.
•
Efekt zwykle bardziej zależy od
indywidualnego podejścia do pracy niż
zapisów w planie działania…
Administracja zarządzana procesowo
Dojrzałość organizacyjna jednostki
Poziomy dojrzałości procesowej
Powtarzalny
2.
20
•
Stosowane są podstawowe techniki
śledzenia postępów procesu.
•
Stosuje się techniki pozwalające na
powtarzanie zrealizowanych procesów
•
Drugi poziom dojrzałości to
samoświadomość, umiejętność
zdefiniowania sposobu, w jaki pracujemy.
Administracja zarządzana procesowo
Dojrzałość organizacyjna jednostki
Poziomy dojrzałości procesowej
Zdefiniowany
3.
21
•
Procesy są opisane, wszystkie wykonywane
czynności są udokumentowane w postaci
procedur lub instrukcji.
•
Występuje szczególna dbałość o
bezkonfliktowe następowanie po sobie
zaplanowanych zadań oraz identyfikacja
zagrożeń i nieprawidłowości w przebiegu
procesu.
Administracja zarządzana procesowo
Dojrzałość organizacyjna jednostki
Poziomy dojrzałości procesowej
Zarządzany
4.
22
•
Stosuje się szczegółowe metryki dotyczące
samego procesu oraz jakości produktu.
•
Wyniki podejmowanych działań przenoszą
określone rezultaty, które można zmierzyć
za pomocą wcześniej zdefiniowanych
metryk. Daje podstawę do oceny stabilności
i skuteczności procesu.
Administracja zarządzana procesowo
Dojrzałość organizacyjna jednostki
Poziomy dojrzałości procesowej
5.
23
Optymalizowany
•
Stosuje się praktyki ciągłego poprawiania
procesów - poprzez monitorowanie procesu
pod względem możliwości usprawnień oraz
poprzez ich wprowadzanie.
•
Proces jest już tak dobrze zorganizowany i
zarządzany, że nie pozostaje nic innego jak
tylko dalsze podnoszenie stawianych przed
procesem wymagań.
Administracja zarządzana procesowo
Dojrzałość organizacyjna jednostki
Wdrażanie zarządzania przez procesy musi
uwzględniać stopień dojrzałości jednostki.
24
CC BY-NC 2.0 mricon
Dziękuję za uwagę
Download
Random flashcards
123

2 Cards oauth2_google_0a87d737-559d-4799-9194-d76e8d2e5390

ALICJA

4 Cards oauth2_google_3d22cb2e-d639-45de-a1f9-1584cfd7eea2

bvbzbx

2 Cards oauth2_google_e1804830-50f6-410f-8885-745c7a100970

Pomiary elektr

2 Cards m.duchnowski

Prace Magisterskie

2 Cards Pisanie PRAC

Create flashcards