Administracja jako organizacja zarządzana procesowo
advertisement
Administracja jako organizacja zarządzana procesowo Jak procesy mogą zaszkodzić administracji oraz obywatelom? Michał Bukowski główny specjalista CPI MSWiA CC BY-NC 2.0 VanTheMan8 Administracja zarządzana procesowo Agenda 1. Znaczenie projektu EAP dla administracji 2. Wdrożenie procesów a zagrożenie petryfikacją 3. Wyzwania we wprowadzaniu zarządzania procesowego 4. Relacja: dojrzałość organizacyjna jednostki zarządzanie procesowe 2 Administracja zarządzana procesowo Znaczenie projektu EAP dla administracji Założenia projektu EAP Projekt obejmie identyfikację i opracowanie modeli referencyjnych procesów w krajowych jednostkach administracji publicznej (urzędach miast, wojewódzkich i marszałkowskich) (...) 3 Administracja zarządzana procesowo Znaczenie projektu EAP dla administracji Założenia projektu EAP wpisują się zatem m.in. w koncepcje: 4 • New Public Management, • Digital Era Governance, • Lean Government oraz • Common Assessment Framework. Administracja zarządzana procesowo Znaczenie projektu EAP dla administracji New Public Management: „stanowi (...) próbę zastosowania zasad i modeli zarządzania znanych z działalności gospodarczej w administracji publicznej.”* „Czym jest New Public Management?”, eGov.pl, URL: http://www.egov.pl/index.php?option=content&task=view&id=1347 * 5 Administracja zarządzana procesowo Znaczenie projektu EAP dla administracji Metoda Common Assessment Framework (zarządzanie jakością w administracji publicznej) zakłada, że: „osiąganie celów organizacji jest uzależnione od jakości przywództwa, strategii i planowania, ludzi, partnerstwa i zasobów oraz procesów.”* „CAF (ang. The Common Assessment Framework), Wspólna Metoda Oceny”, Wikipedia, URL: http://pl.wikipedia.org/wiki/Common_Assessment_Framework * 6 Administracja zarządzana procesowo Znaczenie projektu EAP dla administracji Identyfikacja i opracowanie modeli referencyjnych procesów - prowadzona z udziałem pracowników zaangażowanych w realizację procesu, nie tylko na podstawie aktów prawnych i dokumentacji – to krok w stronę: Zaplanuj 1. Optymalizacji procesów, 2. Zarządzania procesowego. Zastosuj 7 Wykonaj Zbadaj Administracja zarządzana procesowo Procesy w administracji publicznej Zarządzanie Wejście Proces Wyjście Zasoby 8 Celem realizacji procesu: dodanie wartości i przeniesienie jej na wyjście! Wartość Administracja zarządzana procesowo Procesy w administracji publicznej Dobre powody zmiany procesów: 1. Lepsze zrozumienie aktualnego stanu, np. potrzeb klientów procesu administracyjnego (usługi). 2. Rozpoznanie nowego stanu, np. zmiana potrzeb klienta, zmiana wymogów prawnych. Ponieważ lepiej rozumiemy zmienną rzeczywistość, to konieczna jest cykliczna modyfikacja procesów! 9 Administracja zarządzana procesowo Procesy w administracji publicznej Wdrożenie procesów bez ich cyklicznego przeglądu i aktualizacji grozi petryfikacją administracji - a zatem: stałym pogarszaniem jakości usług publicznych. 10 CC BY-NC 2.0 姒儿喵喵 Administracja zarządzana procesowo Procesy w administracji publicznej Common Assessment Framework: „Dwa spośród najważniejszych czynników w zarządzaniu procesami i zmianą to 11 • innowacyjność oraz • potrzeba stałego zwiększania wartości dodanej wytwarzanej na rzecz obywateli/klientów oraz innych stron zainteresowanych.” Administracja zarządzana procesowo Procesy w administracji publ. Administracja jest naturalnym monopolem: nie musi konkurować z innymi podmiotami. Skutkuje to brakiem impulsu do zmian. 12 CC BY-NC 2.0 Rock Portrait Administracja zarządzana procesowo Procesy w administracji publicznej Dlaczego wdrożenie procesów napotka opory? 1. Procesy przebiegają w poprzek organizacji, poprzez różne działy (departamenty). Kierownicy tych działów muszą „oddać” część swojej władzy właścicielowi procesu. 2. Administracja jest niechętna zmianom. Dlatego będzie ciężko przestawić ją na tory uporządkowanej pracy w oparciu o procesy. 13 Administracja zarządzana procesowo Procesy w administracji publicznej Ponieważ jednak procesy pozwalają uporządkować realizację zadań, to administracja pokocha procesy. 14 Nie pokocha jednak zarządzania procesami, bo wymaga ono cyklicznych zmian. Ja procesy! CC BY-NC 2.0 david_a_lea Administracja zarządzana procesowo Zarządzanie procesowe Wdrażanie zarządzania procesowego przeszkody i remedia: 1. Niewiedza -> Proces edukacyjny. 2. Niechęć do zmian -> Wykazywanie korzyści (zarządzanie zmianą jako proces). 3. Niedojrzałość organizacyjna -> Podnoszenie kompetencji w dziedzinie zarządzania. 15 Administracja zarządzana procesowo Zarządzanie procesowe Wdrażanie zarządzania procesowego: 1. Niechęć wynikająca z niewiedzy: nie wiemy, zatem się boimy się nieznanego. 2. Niechęć wynikająca z wiedzy: wiemy, zatem boimy się zmiany (wolimy pozostawić sprawy tak, jak są, bo tak jest dla nas korzystniej) 16 3. Jest chęć, jest wiedza, ale brak wystarczającej dojrzałości organizacyjnej jednostki nie pozwala na skuteczne wdrożenie zarządzania procesowego… Administracja zarządzana procesowo Dojrzałość organizacyjna jednostki Capability Maturity Model Integration (CMMI): 17 • Metoda podnoszenia jakości zarządzania - dostarcza organizacjom narzędzi do podnoszenia efektywności procesów. • Używana do ulepszania procesów w projektach, oddziałach albo całych organizacjach. Administracja zarządzana procesowo Dojrzałość organizacyjna jednostki Poziomy dojrzałości procesowej Optymalizowany Zarządzany Zdefiniowany Powtarzalny Początkowy 18 Administracja zarządzana procesowo Dojrzałość organizacyjna jednostki Poziomy dojrzałości procesowej Początkowy 1. 19 • Działania realizowane chaotycznie, bez żadnych formalnych procedur, ewentualnie z takimi, które są szczątkowe - nie określają przebiegu procesu. • Efekt zwykle bardziej zależy od indywidualnego podejścia do pracy niż zapisów w planie działania… Administracja zarządzana procesowo Dojrzałość organizacyjna jednostki Poziomy dojrzałości procesowej Powtarzalny 2. 20 • Stosowane są podstawowe techniki śledzenia postępów procesu. • Stosuje się techniki pozwalające na powtarzanie zrealizowanych procesów • Drugi poziom dojrzałości to samoświadomość, umiejętność zdefiniowania sposobu, w jaki pracujemy. Administracja zarządzana procesowo Dojrzałość organizacyjna jednostki Poziomy dojrzałości procesowej Zdefiniowany 3. 21 • Procesy są opisane, wszystkie wykonywane czynności są udokumentowane w postaci procedur lub instrukcji. • Występuje szczególna dbałość o bezkonfliktowe następowanie po sobie zaplanowanych zadań oraz identyfikacja zagrożeń i nieprawidłowości w przebiegu procesu. Administracja zarządzana procesowo Dojrzałość organizacyjna jednostki Poziomy dojrzałości procesowej Zarządzany 4. 22 • Stosuje się szczegółowe metryki dotyczące samego procesu oraz jakości produktu. • Wyniki podejmowanych działań przenoszą określone rezultaty, które można zmierzyć za pomocą wcześniej zdefiniowanych metryk. Daje podstawę do oceny stabilności i skuteczności procesu. Administracja zarządzana procesowo Dojrzałość organizacyjna jednostki Poziomy dojrzałości procesowej 5. 23 Optymalizowany • Stosuje się praktyki ciągłego poprawiania procesów - poprzez monitorowanie procesu pod względem możliwości usprawnień oraz poprzez ich wprowadzanie. • Proces jest już tak dobrze zorganizowany i zarządzany, że nie pozostaje nic innego jak tylko dalsze podnoszenie stawianych przed procesem wymagań. Administracja zarządzana procesowo Dojrzałość organizacyjna jednostki Wdrażanie zarządzania przez procesy musi uwzględniać stopień dojrzałości jednostki. 24 CC BY-NC 2.0 mricon Dziękuję za uwagę
