Zapytanie - Huge Thing

Poznań, 28.12.2016 r.
Zapytanie ofertowe nr 02/12/2016
Dotyczące wyboru wykonawcy usługi organizacji wydarzeń w związku z planowaną
realizacją projektu Hugething.vc
Zamawiający:
Huge Thing spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
ul. Obornicka 330
60-689 Poznań
NIP 9721238305
e-mail: [email protected]
I.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest wybór Wykonawcy organizacji wydarzeń dla projektu
akceleracyjnego Hugething.vc.
1. Tematyka
Zamawiający przygotowuje się do realizacji pilotażowego projektu Hugething.vc,
dofinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach działania
2.4.1 PO IR – innowacyjnego akceleratora, który ma na celu pomoc startupom w nawiązaniu
współpracy z dużymi przedsiębiorstwami.
Projekt zakłada objęcie akceleracją przynajmniej 20 różnych spółek i będzie realizowany w
okresie styczeń 2017 r. – kwiecień 2018 r.
2. Zakres usług:
Na realizację zamówienia składa się przygotowanie 5 wydarzeń dla każdego cyklu
akceleracyjnego, gdzie cykl akceleracyjny rozumiany jest od momentu rozpoczęcia promocji
rekrutacji do jej zakończenia. W trakcie trwania projektu przewidziane są dwa cykle
akceleracyjne (łącznie po 2 wydarzenia każdego typu). W czasie każdego z nich powinny
odbyć się następujące eventy: Wydarzenie promujące rekrutację, Hello Day, Speed Dating,
Dni Kariery, DemoDay:
a)
wydarzenia promujące rekrutację – polegać ono będzie na zaproszeniu eksperta z danej
dziedziny, który wygłosi prezentację, mającą zachęcić do udziału w programie
akceleracyjnym. Każde wydarzenie będzie opierało się na prezentacji eksperta,
prowadzonej w formie teoretycznej bądź praktycznej – warsztaty. Aby wziąć udział w
wydarzeniu konieczna będzie wcześniejsza rejestracja, przy czym samo uczestnictwo
będzie bezpłatne. Jedno wydarzenie zawierać będzie od 1 do 3 prezentacji;
b)
HelloDay – oficjalne rozpoczęcie programu akceleracyjnego. Podczas spotkania
startupy będą miały okazję po raz pierwszy zaprezentować swoje projekty przed
Zamawiającym oraz jego partnerami biznesowymi. Podczas HelloDay wystąpią
również uczestnicy poprzednich edycji, zaproszeni będą mentorzy. Po części oficjalnej
planowana jest część nieoficjalna (czas na networking i poczęstunek);
c)
DemoDay – oficjalne zakończenie programu akceleracyjnego. Podczas DemoDay
startupy zaprezentują swoje projekty zaproszonym gościom. Wydarzenie będzie mieć
charakter otwarty, informacje o nim pojawią się w mediach społecznościowych – będzie
mógł w nim wziąć udział każdy, kto zapisze się na liście gości. Na wydarzenie
zaproszeni zostaną również inwestorzy, mentorzy, byli uczestnicy. Po części oficjalnej
goście zostaną zaproszeni na lunch.;
d)
Speed Dating – spotkanie z inwestorami polegające na sesjach krótkich rozmów,
podczas których każdy zespół będzie miał 5 minut na zaprezentowanie swojego
projektu przed danym inwestorem. Celem spotkania jest nawiązanie kontaktu z
inwestorami. Po serii spotkań planowana jest część nieoficjalna;
e)
Dni Kariery – w pierwszej części wydarzenia startupy będą brały udział w
indywidualnych konsultacjach, aby następnie uczestniczyć w speed datingu z innymi
zainteresowanymi do współpracy. Wydarzenie to ma z jednej strony zidentyfikować,
czy zespół posiada wystarczające kompetencje a z drugiej ma polegać na stworzeniu
możliwości znalezienia nowych członków zespołu.
3. Kod CPV – 79000000-4; usługi biznesowe: prawnicze, marketingowe, konsultingowe,
rekrutacji, drukowania i zabezpieczania.
4. Sposób realizacji i opis zamówienia.
Organizując wydarzenia będące przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego, Wykonawca
powinien wziąć pod uwagę następujące warunki (dane odnoszą się do pojedynczego
wydarzenia):
a)
wydarzenie promujące rekrutację:

szacowana liczba uczestników – 20 do 120 osób (w zależności od zainteresowania),

szacowany czas trwania wydarzenia – ok. 5 godzin

catering – ciastka, kawa, herbata, kanapki (jedna przerwa kawowa),

sala wyposażona w sprzęt do prezentacji (rzutnik z ekranem, nagłośnienie, pilot do
prezentacji), ławki lub stoliki, krzesła, tablicę flipchart, dostęp do Internetu; metraż sali
adekwatny do liczby uczestników;
b)
HelloDay:

szacowana liczba uczestników – 80 osób,

szacowany czas trwania wydarzenia – ok. 4 godzin; godziny wieczorne,

catering – pizza, zimne napoje, „finger food”, herbata, kawa,

duża sala wyposażona w sprzęt do prezentacji (rzutnik z ekranem, nagłośnienie, pilot do
prezentacji), krzesła, tablicę flipchart, dostęp do Internetu; metraż sali adekwatny do
liczby uczestników;
c)
DemoDay:

szacowana liczba uczestników – 120 osób,

szacowany czas trwania wydarzenia – ok. 5 godzin; godziny wieczorne,

catering – dania lunchowe na ciepło, przekąski na zimno, deser, kawa, herbata, woda,
lampka szampana dla każdego uczestnika,

sala wyposażona w sprzęt do prezentacji (rzutnik z ekranem, nagłośnienie, pilot do
prezentacji), krzesła, tablicę flipchart, dostęp do Internetu; metraż sali adekwatny do
liczby uczestników, scena, część sali wydzielona na catering i bemary;
d)
Speed Dating:

szacowana liczba uczestników – 20 osób,

szacowany czas trwania wydarzenia – ok. 6 godzin,

catering – pizza, zimne napoje, „finger food”, herbata, kawa,

sala wyposażona w sprzęt nagłaśniający (mikrofon), 10 oddzielnych stolików, krzesła,
dostęp do Internetu; metraż sali adekwatny do liczby uczestników,
e)
Dni Kariery:

organizacja indywidualnych konsultacji z mentorem,

szacowana liczba uczestników – 10 osób,

szacowany czas trwania wydarzenia – ok. 5 godzin,

poszukiwanie i rejestracja uczestników do speed dating,

catering – pizza, zimne napoje, „finger food”, herbata, kawa,

sala wyposażona w sprzęt do prezentacji (rzutnik z ekranem, nagłośnienie, pilot do
prezentacji), krzesła, tablicę flipchart, dostęp do Internetu;
Wykonawca powinien umożliwić oznaczenie każdego miejsca za pomocą plakatów, ulotek,
standów, roll-upów itd.
5. Termin wykonania.
Wydarzenia odbędą się w orientacyjnych terminach zgodnych z poniższą tabelą. Mogą one
ulec zmianie, a dokładne daty Wykonawca ustali z Zamawiającym.
Harmonogram wydarzeń
Wydarzenie
rekrutację
Pierwsze wydarzenie
promujące Kwiecień - maj 2017 r.
Drugie wydarzenie
Wrzesień - październik 2017 r.
HelloDay
Maj - czerwiec 2017 r.
Październik - listopad 2017 r.
DemoDay
Wrzesień 2017 r.
Marzec 2018 r.
Speed Dating
Lipiec - sierpień 2017 r.
Listopad - grudzień 2017 r.
Dni Kariery
Lipiec - sierpień 2017 r.
Listopad - grudzień 2017 r.
II.
Warunki udziału w postępowaniu:
Do składania ofert uprawnieni są wyłącznie Wykonawcy spełniający poniższe warunki.
1. Nie są powiązani z Zamawiającym osobowo ani kapitałowo. Przez powiązanie osobowe
lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami
upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami
wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i
przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w
szczególności na:
a)
uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
b) posiadaniu co najmniej 5% udziałów lub akcji,
c)
pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta,
pełnomocnika,
d) pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić
uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności
pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w
linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w
stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
2. Posiadają wiedzę, kwalifikacje i doświadczenie umożliwiające wykonanie przedmiotu
zamówienia,
3. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie przedmiotu
zamówienia.
Powyższe informacje weryfikowane będą na podstawie oświadczenia, stanowiącego załącznik
nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
III.
Wymogi formalne:
1. Wykonawca, który chce wziąć udział w procedurze wyboru oferty, musi przedłożyć:
a)
ofertę na formularzu, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego,
b) oświadczenie, o którym mowa w pkt. II, na wzorze stanowiącym załącznik nr 2 do
niniejszego zapytania ofertowego.
2. Formularz i wzór oświadczenia muszą być wypełnione we wszystkich miejscach oraz
podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy.
3. Do oceny będą dopuszczone tylko oferty złożone przez Wykonawców, którzy wykazali
odpowiednie doświadczenie. Przez doświadczenie rozumie się organizację wydarzeń dla
przynajmniej 5 firm. W tym celu Wykonawca jest zobowiązany do wypełnienia tabeli z
załącznika nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego – podania nazwy firmy, nazwy
usługi, czasu realizacji usługi, wszystkich danych kontaktowych (adres, telefon, imię i
nazwisko osoby do kontaktu). Zamawiający informuje, że w razie wątpliwości co do
charakteru usług będzie żądał referencji od tych podmiotów. Pod uwagę będą brane
jedynie usługi świadczone najwcześniej 3 lata od daty zapytania ofertowego.
4. W wypadku, gdy na dokumentach wskazanych w pkt. III.1 podpisała się inna osoba, niż
wynikająca z powszechnie dostępnych rejestrów, Wykonawca zobowiązany jest do
przedłożenia dokumentów upoważniających ją do jego reprezentowania.
5. Oferty powinny być dostarczone do Zamawiającego w terminie wskazanym w pkt. IV.1.
Oferty, które wpłynęły po terminie zostaną odrzucone.
6. Zamawiający ma prawo żądać wyjaśnień od Wykonawców, których oferty będą zawierały
rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, tj. niższą niż 30% szacowanej
wartości zamówienia, a w wypadku braku tych wyjaśnień albo przedstawienia
nienależytego uzasadnienia dla ceny z oferty – do odrzucenia oferty.
7. Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych, przy czym oferent musi
złożyć ofertę na organizację obu wydarzeń danego typu. Oferty dotyczące organizacji
pojedynczych wydarzeń z każdego rodzaju (określonych w pkt I.2, podpunkty a-e) nie
będą rozpatrywane.
8. W przypadku, gdy oferta nie jest składana na wszystkie elementy wymienione w
zapytaniu (w punkcie I.2 podpunkty a-e) i stanowi ofertę częściową (tj. nie odnosi się do
wszystkich rodzajów wydarzeń), w polach dotyczących kryteriów wyboru oferent
dokonuje przekreślenia albo umieszcza odpowiednią adnotację (np. „nie dotyczy”) dla
elementów nieobjętych ofertą.
IV.
Sposób, miejsce i termin składania ofert:
1. Kompletne oferty (wypełniony formularz i oświadczenie) należy złożyć osobiście w
biurze Zamawiającego albo wysłać na adres Zamawiającego lub na adres mailowy osoby
do kontaktu (w formie skanu podpisanych dokumentów) w terminie do 12.01.2017 r. do
godz. 15:00.
2. Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni od upłynięcia terminu składania ofert.
3. Zamawiający ma prawo do poprawienia oczywistych
rachunkowych w ofercie, o czym zawiadomi Wykonawcę.
V.
omyłek pisarskich lub
Pozostałe informacje
1. W terminie 7 dni od upłynięcia terminu złożenia ofert Zamawiający dokona wyboru
najkorzystniejszej oferty. Wybrany Wykonawca zostanie poinformowany o wyborze i jest
zobowiązany do podpisania umowy z Zamawiającym w terminie 14 dni od powzięcia
informacji o jego wyborze.
2. W przypadku braku dochowania powyższego terminu przez Wykonawcę, Zamawiający
dokona wyboru spośród pozostałych ofert.
3. Składając ofertę, Wykonawca przyjmuje do wiadomości, że wycofanie oferty i
odstąpienie od podpisania umowy może stanowić podstawę do odszkodowania z tytułu
opóźnienia w realizacji projektu powstałego wskutek działania Wykonawcy.
VI.
Warunki zmiany umowy
1. Dopuszcza się dokonywanie zmian w umowie, polegających na:
a)
wydłużeniu lub przesunięciu okresu realizacji działań,
b) zmianie zabezpieczenia i kar umownych,
c)
zwiększeniu wartości zamówienia o 50% kwoty zamówienia określonej w umowie w
wypadku udzielenia zamówienia uzupełniającego podstawowy przedmiot umowy.
2. Zmiana umowy może być dokonana wyłącznie z powodu:
a)
wystąpienia uzasadnionych zmian w zakresie i sposobie wykonania przedmiotu
zamówienia;
b) wystąpienia obiektywnych przyczyn niezależnych od Zamawiającego i wykonawcy;
c)
wystąpienia okoliczności będących wynikiem działania siły wyższej;
d) zmiany istotnych regulacji prawnych;
e)
zmian umowy o dofinansowanie.
VII.
Kryteria punktowe
1. Po spełnieniu kryteriów formalnych oferta zostanie oceniona zgodnie z następującymi
kryteriami:
a)
cena – proszę o podanie ceny netto w PLN za organizację 2 wydarzeń danego typu
100% - oferta może uzyskać maksymalnie 100 punktów. Liczba punktów będzie obliczana
według wzoru:
C = (Cmin : Co) x 100
Gdzie:
C - liczba punktów uzyskana za kryterium ceny
Cmin – najniższa cena spośród zebranych ofert
Co – cena z oferty rozpatrywanej
Zapraszamy do współpracy,
z poważaniem,
Bartłomiej Gola, Prezes Zarządu
Załączniki:
1.
2.
Załącznik nr 1 – formularz ofertowy,
Załącznik nr 2 – oświadczenie.
Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy
Oferent:
Wykonawca:
Adres:
Telefon:
E-mail:
………………..
………………..
………………..
………………..
Zamawiający:
Huge Thing spółka z ograniczoną
odpowiedzialnością
ul. Obornicka 330
60-689 Poznań
NIP 9721238305
W odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr 02/12/2016, dotyczące wyboru wykonawcy usługi
organizacji wydarzeń przedkładam następującą ofertę:
1. Cena
Lp.
Nazwa wydarzenia
1.
Wydarzenie promujące rekrutację
2.
HelloDay
3.
DemoDay
4.
Speed Dating
5.
Dni Kariery
2. Doświadczenie w realizowaniu wydarzeń:
Cena netto za
organizację 2
wydarzeń
Lp.
Nazwa podmiotu, dla
którego świadczono
usługę organizacji
wydarzeń
Nazwa usługi
Czas
realizacji
Dane
kontaktowe
(adres,
telefon, osoba
do kontaktu)
1.
2.
3.
4.
5.
…………………………………
Data, miejscowość
…………………………………
Imię, nazwisko osoby upoważnionej
Załącznik nr 2 – oświadczenie
Oświadczenia oferenta:
Składając ofertę dotyczącą zapytania ofertowego nr 02/12/2016 – organizacji wydarzeń dla
projektu akceleracyjnego Hugething.vc oświadczam, że spełniam warunki dotyczące udziału
w postępowaniu, a w szczególności:
1) zobowiązuję się zrealizować przedmiot zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi
w zapytaniu ofertowym, nie wnoszę do niego zastrzeżeń oraz zobowiązuję się zrealizować
przedmiot zamówienia zgodnie ze złożoną ofertą.
2) spełniam wszystkie wymagania postawione przez Zamawiającego w niniejszym
Zapytaniu.
3) podane przeze mnie dane są zgodne z prawdą i znane są mi sankcje wynikające z art. 233
par. 1 kodeksu karnego
4) nie jestem powiązany z Zamawiającym osobowo ani kapitałowo. Przez powiązanie
osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub
osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub
osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z
przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą,
polegające w szczególności na:
i. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki
osobowej,
ii. posiadaniu co najmniej 5% udziałów lub akcji,
iii. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego,
prokurenta, pełnomocnika,
iv. pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może
budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze
wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w
stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa
lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku
przysposobienia, opieki lub kurateli.
5) posiadam wiedzę, kwalifikacje i doświadczenie umożliwiające wykonanie przedmiotu
zamówienia,
6) znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie przedmiotu
zamówienia.
…………………………………
Data, miejscowość
…………………………………
Imię, nazwisko osoby upoważnionej