Zamówienia do 14 000 euro w świetle - pokl.rops
advertisement
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Obowiązek sporządzania rocznych sprawozdań z wydatków do 30 000 euro przez jednostki pomocy i integracji społecznej Podstawa prawna Art. 98 ust. 1 ustawy Pzp - zamawiający sporządza roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach. Stosownie do art. 98 ust. 2 ustawy Pzp, zamawiający jest zobowiązany przekazać roczne sprawozdanie Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych w terminie do dnia 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie. Zakres sprawozdania określony został w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 12 grudnia 2013 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. poz. 1530) – rozporządzenie to weszło w życie 27.12.2013 r. Nowelizacje ustawy Pzp a rodzaje zamówień 1) Nowelizacja ustawą z dnia 14 marca 2014 r. o zmianie ustawy – Pzp oraz niektórych innych ustaw (m.in.podwyższenie progu do 30.000 euro) 2) Nowelizacja ustawą z dnia 30 maja 2014 r. o zmianie ustawy o systemie oświaty oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2014 r., poz. 811) – dodano art. 4 pkt 8c Pzp 3)Najnowsza nowelizacja - ustawą z dnia 29 sierpnia 2014 o zmianie ustawy Pzp 1. Ustawa o zmianie ustawy Pzp oraz niektórych innych ustaw z dn. 14 marca 2014 roku W dniu 26 marca 2014 r. Prezydent Rzeczypospolitej Polskiej podpisał ustawę z dnia 14 marca 2014 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw. Podpisana przez Prezydenta RP ustawa została opublikowana w Dzienniku Ustaw w dniu 01.04.2014 r. pod poz. 423. Ustawa weszła w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw tj. 16 kwietnia 2014. 1.Ustawa o zmianie ustawy Pzp oraz niektórych innych ustaw z dn. 14 marca 2014 roku Ustawa zmienia ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych m.in. poprzez: 1) podwyższenie (z 14.000 do 30.000 euro) wartości zamówienia lub konkursu, decydującej o konieczności stosowania ustawy dla wszystkich zamawiających (zmiana treści art. 4 pkt 8 ustawy Pzp). Szacuje się, że ten zabieg spowoduje zmniejszenie o 25 % przypadków stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych 1. Ustawa o zmianie ustawy Pzp oraz niektórych innych ustaw z dn. 14 marca 2014 roku Ustawa zmienia ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych m.in. poprzez: 2) wyłączenie z reżimu ustawy niektórych zamówień z zakresu prac badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych oraz z zakresu działalności kulturalnej (dodano art. 4 pkt 8a i 8b). 1. Ustawa o zmianie ustawy Pzp oraz niektórych innych ustaw z dn. 14 marca 2014 roku Ustawy Pzp nie zastosujemy do: - zamówień, których przedmiotem są dostawy lub usługi służące wyłącznie do celów prac badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych, które nie służą prowadzeniu przez zamawiającego produkcji seryjnej mającej na celu osiągnięcie rentowności rynkowej lub pokryciu kosztów badań lub rozwoju, jeżeli ich wartość jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8. ( zgodnie z art. 4 pkt 8a Pzp) oraz do: - zamówień, których przedmiotem są dostawy lub usługi z zakresu działalności kulturalnej związanej z organizacją wystaw, koncertów, konkursów, festiwali, widowisk, spektakli teatralnych, przedsięwzięć z zakresu edukacji kulturalnej lub z gromadzeniem materiałów bibliotecznych przez biblioteki lub muzealiów, jeżeli zamówienia te nie służą wyposażaniu zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi jego działalności i ich wartość jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 (zgodnie z art. 4 pkt 8b Pzp) 1.Ustawa o zmianie ustawy Pzp oraz niektórych innych ustaw z dn. 14 marca 2014 roku Dlatego w celu zapewnienia pełnej zgodności wprowadzanych zmian z prawem Unii Europejskiej, ustawodawca znowelizował ustawę z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej oraz ustawę z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki. Wprowadzone, w powyższych aktach, zmiany polegają na dodaniu do ich treści regulacji określających zasady udzielania zamówień publicznych na dostawy lub usługi, o wartościach niższych niż tzw. progi unijne i wyższych niż 30 000 euro, odpowiednio z zakresu działalności kulturalnej oraz z dziedziny nauki. 1.Ustawa o zmianie ustawy Pzp oraz niektórych innych ustaw z dn. 14 marca 2014 roku W ustawie z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r. poz. 406) po rozdziale 4 dodaje się rozdział 4a w brzmieniu: „Rozdział 4a - Udzielanie zamówień na dostawy lub usługi z zakresu działalności kulturalnej Art. 37a. Podmiot prowadzący działalność kulturalną, udzielając zamówienia, o którym mowa w art. 4 pkt 8b ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych, którego wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 30 000 euro, zamieszcza ogłoszenie o udzielanym zamówieniu na swojej stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej. Art. 37b. Zamówienie, o którym mowa w art. 37a, jest udzielane w sposób zapewniający przejrzystość, równe traktowanie podmiotów zainteresowanych wykonaniem zamówienia oraz z uwzględnieniem okoliczności mogących mieć wpływ na jego udzielenie. Art. 37c. Podmiot prowadzący działalność kulturalną nie udostępnia informacji związanych z zamówieniem, o którym mowa w art. 37a, stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli podmiot zainteresowany wykonaniem zamówienia, nie później niż przed zawarciem umowy o wykonanie tego zamówienia, zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane. Art. 37d. Podmiot prowadzący działalność kulturalną zamieszcza niezwłocznie na swojej stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej informację o udzieleniu zamówienia, o którym mowa w art. 37a, podając nazwę (firmę) albo imię i nazwisko podmiotu, z którym zawarł umowę o wykonanie zamówienia, albo informację o nieudzieleniu tego zamówienia.”. 1.Ustawa o zmianie ustawy Pzp oraz niektórych innych ustaw z dn. 14 marca 2014 roku W ustawie z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki (Dz. U. Nr 96, poz. 615, z późn. zm.) po rozdziale 2 dodaje się rozdział 2a w brzmieniu: „Rozdział 2a - Zasady udzielania zamówień z dziedziny nauki Art. 30a. Podmiot zamawiający, udzielając zamówienia z dziedziny nauki, zamieszcza ogłoszenie o udzielanym zamówieniu na swojej stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej. Art. 30b. Zamówienie z dziedziny nauki jest udzielane w sposób zapewniający przejrzystość, równe traktowanie podmiotów zainteresowanych wykonaniem zamówienia oraz z uwzględnieniem okoliczności mogących mieć wpływ na jego udzielenie. Art. 30c. Podmiot zamawiający nie udostępnia informacji związanych z zamówieniem z dziedziny nauki stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli podmiot zainteresowany wykonaniem zamówienia, nie później niż przed zawarciem umowy o wykonanie tego zamówienia, zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane. Art. 30d. Podmiot zamawiający zamieszcza niezwłocznie na swojej stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej informację o udzieleniu zamówienia z dziedziny nauki, podając nazwę (firmę) albo imię i nazwisko podmiotu, z którym zawarł umowę o wykonanie zamówienia, albo informację o nieudzieleniu tego zamówienia.”. 1. Ustawa o zmianie ustawy Pzp oraz niektórych innych ustaw z dn. 14 marca 2014 roku Jaki był cel wprowadzanej nowelizacji? 1.Ustawa o zmianie ustawy Pzp oraz niektórych innych ustaw z dn. 14 marca 2014 roku Ustawa ta jest odpowiedzią na postulaty odformalizowania zamówień publicznych. 2. Ustawa z dnia 30.05.2014 r.o zmianie ustawy o systemie oświaty oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2014 r., poz. 811) Ustawa weszła w życie 8 lipca 2014 Zgodnie z dodanym w art. 4 pkt 8c – ustawy Pzp nie zastosujemy do : zamówień, których przedmiotem są dostawy lub usługi z zakresu działalności oświatowej związane z gromadzeniem w bibliotekach szkolnych podręczników, materiałów edukacyjnych i materiałów ćwiczeniowych, o których mowa w ustawie z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572, z późn. zm.1), jeżeli zamówienia te nie służą wyposażaniu zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi jego działalności i ich wartość jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 2. Ustawa z dnia 30.05.2014 r.o zmianie ustawy o systemie oświaty oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2014 r., poz. 811) Zmiana w ustawie z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty rodzi obowiązek stosowania uproszczonego trybu zawierania przez szkołę umów, o których mowa w art. 4 pkt 8c) ustawy Pzp jeżeli ich wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 30.000 euro. Szczegóły dotyczące ww. uproszczonej procedury uregulowano w przepisach od art. 22az do art. 22azc tej ustawy. Natomiast w dniu 17 września 2014 r. Prezydent RP podpisał ustawę z dnia 29 sierpnia 2014 r. o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych, która została opublikowana 18 września 2014 w Dzienniku Ustaw z 2014 r. pod poz. 1232. TERMIN WEJŚCIA W ŻYCIE tej ustawy: Ustawa weszła w życie po upływie 30 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw, tj. z dniem 19 października 2014 r. 3. Ustawa z dnia 29 sierpnia 2014 r. o zmianie ustawy - Pzp Ustawa między innymi: 1) eliminuje przepis określający warunki prowadzenia postępowań w trybie negocjacji bez ogłoszenia lub w trybie zamówienia z wolnej ręki w przypadku zamówień, których przedmiotem są usługi o charakterze niepriorytetowym – uchylono ust. 1a w art. 5 Pzp 3. Ustawa z dnia 29 sierpnia 2014 r. o zmianie ustawy - Pzp 2) dodaje przepis określający zasady udzielenia zamówień, których przedmiotem są usługi o charakterze niepriorytetowym, o wartości mniejszej niż tzw. progi unijne, o których mowa w art. 11 ust. 8 Pzp – dodano w ustawie Pzp art. 5a Nowelizacja Pzp – w zakresie zamówień na usługi o charakterze niepriorytetowym Do katalogu usług o charakterze niepriorytetowym zalicza się m.in.: - usługi hotelarskie i restauracyjne; - usługi transportu kolejowego i wodnego; - usługi prawnicze; - usługi rekrutacji i pozyskiwania personelu; - usługi edukacyjne i szkoleniowe; - usługi społeczne i zdrowotne; - usługi rekreacyjne, kulturalne i sportowe. Nowelizacja Pzp – w zakresie zamówień na usługi o charakterze niepriorytetowym art. 5a - określa zasady udzielenia zamówień, których przedmiotem są usługi o charakterze niepriorytetowym, o wartości mniejszej niż tzw. progi unijne Zmawiający może udzielić takiego zamówienia na następujących zasadach: - po pierwsze:udziela zamówienia w sposób przejrzysty, obiektywny i niedyskryminacyjny; - po drugie: zamawiający zamieszcza na stronie podmiotowej BIP –u (a w razie barku – na swojej stronie internetowej) ogłoszenie o zamówieniu zawierające informacje niezbędne z uwagi na okoliczności jego udzielenia, w szczególności: 1) termin składania ofert uwzględniający czas niezbędny do przygotowania i złożenia oferty; 2) opis przedmiotu oraz określenie wielkości lub zakresu zamówienia; 3) kryteria oceny ofert. - po trzecie: na zamawiającym ciążyć będzie jeszcze obowiązek zamieszczenia na stronie podmiotowej BIP-u (a w razie barku – na swojej stronie internetowej) informacji o udzieleniu zamówienia bądź informacji o nieudzieleniu zamówienia stosownie do postanowień art. 5a ust. 4 ustawy Pzp. Nowelizacja Pzp – w zakresie zamówień na usługi o charakterze niepriorytetowym Reasumując, od dnia 19 października 2014 r. zamawiający może udzielić zamówienia na usługi niepriorytetowe o wartości poniżej progów unijnych bądź na zasadach ogólnych, czyli w jednym z trybów przewidzianych do tej pory w ustawie Pzp z jednoczesną możliwością wykorzystania uproszczeń określonych w art. 5 ust. 1 i 1b ustawy Pzp, bądź na podstawie określonej przez siebie procedury, spełniającej minimalne wymogi określone w art. 5a ust. 2-4 ustawy Pzp, której przebieg powinien odpowiadać ogólnym regułom rządzącym postępowaniami o udzielenie zamówienia publicznego, z uwzględnieniem specyfiki postępowania z art. 5a ust. 2 - 4 ustawy Pzp i własnych reguł wprowadzonych do niego przez zamawiającego – opinia UZP (www.uzp.gov.pl). Specjalny reżim postępowania dla zamówień: 1) do 30.000 euro – art. 4 pkt 8 Pzp 2)w zakresie działalności kulturalnej – art. 4 pkt 8b Pzp 3)związanych z działalnością bibliotek – art. 4 pkt 8b Pzp 4) w zakresie działalności oświatowej – art. 4 pkt 8c Pzp 5) w zakresie działalności naukowej- art. 4 pkt 8a Pzp 6) na usługi o charakterze niepriorytetowym – art. 5a Pzp Zamówienia publiczne o wartości szacunkowej do 30.000 euro Zamówienia publiczne do 30.000 euro Zamówienia publiczne dla których ustawodawca na mocy art. 4 pkt 8 ustawy Pzp zwalnia zamawiającego z obowiązku stosowania tej ustawy są nieodłącznym elementem dokonywania wydatków w każdej jednostce sektora finansów publicznych. Czym jest zamówienie publiczne? Definicja zamówień publicznych Zamówienia publiczne to umowy odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane (art. 2 pkt 13 ustawy Pzp). Podstawowe elementy zamówienia publicznego po pierwsze: mamy do czynienia z umową, w której występują dwie strony – zamawiający i wykonawca Umowa to czynność prawna dwustronna (forma zobowiązania) i w świetle prawa cywilnego oznacza zgodne oświadczenie woli dwóch lub więcej stron zmierzające do wywołania określonego skutku prawnego. Pojęcie zamawiającego i wykonawcy zamawiający to osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej zobowiązana do stosowania ustawy. (art. 2 pkt 12 Pzp) wykonawca to osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego. (art. 2 pkt 11 Pzp) Podstawowe elementy zamówienia publicznego po drugie przedmiotem takiej umowy musi być: - usługa (art. 2 pkt 10 Pzp) lub - dostawa (art. 2 pkt 2 Pzp) lub - robota budowlana (art. 2 pkt 8 Pzp) Podstawowe elementy zamówienia publicznego po trzecie umowa musi mieć charakter odpłatny tzn. taki w której każda ze stron uzyskuje korzyść majątkową (rozumianą zarówno jako korzyść o charakterze pieniężnym, jak również inną korzyść majątkową w postaci świadczeń niepieniężnych) – wyrok KIO sygn. akt: KIO 1470/11 Kiedy zamówienia do 30.000 euro będą zamówieniami publicznymi? Kiedy zamówienia do 30.000 euro są zamówieniami publicznymi ? W każdym przypadku, gdy zamawiający zawrze z wykonawcą odpłatną umowę o wykonanie usługi, dostawy czy też roboty budowlanej o wartości nieprzekraczającej równowartości 30.000 euro. UWAGA: co do zasady taka umowa nie musi mieć formy pisemnej. Często jedynym dokumentem potwierdzającym zawarcie takiej umowy będzie dokument w postaci np. rachunku, faktury. Wyłączenie stosowania ustawy z art. 4 pkt 8 ustawy Pzp - do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro przepisów ustawy Pzp się nie stosuje. Wyłączenie stosowania ustawy z art. 4 pkt 8 ustawy Pzp Brak konieczności stosowania ustawy Pzp nie oznacza dowolności ! Wyłączenie stosowania ustawy z art. 4 pkt 8 ustawy Pzp Po pierwsze – należy oszacować wartość zamówienia zgodnie z Pzp; Po drugie – pamiętać o obowiązku sprawozdawczym – art. 98 ust. 4 Pzp Po trzecie – istnieją jeszcze inne (niż ustawa Pzp) powszechnie obowiązujące przepisy prawa, które trzeba zachowywać. Wyłączenie stosowania ustawy z art. 4 pkt 8 ustawy Pzp Przepisy K.C. nie narzucają formy umowy w sprawie zamówienia publicznego o wartości do 30.000 euro. Zamówieniem publicznym będą także umowy zawarte np. w formie ustnej, gdzie jedynym dokumentem uprawdopodobniającym fakt ich zawarcia jest np. rachunek, faktura VAT. Zalecane jest jednak zwłaszcza ze względów dowodowych stosowanie formy pisemnej umów (zwłaszcza przy zamówieniach o większej wartości) . Do zachowania pisemnej formy umowy wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia. Umowa nie musi być wyrażona w formie jednolitego aktu zawierającego oświadczenia obu stron. Wyłączenie stosowania ustawy z art. 4 pkt 8 ustawy Pzp Ze względu na cel zamówienia i ochronę interesu publicznego warto zastrzec w umowie : 1) termin wykonania zamówienia, 2) w razie potrzeby – wprowadzać zastrzeżenia kary umownej, ułatwiającej dochodzenie roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy. Zamówienia publiczne do 30.000 euro – to gospodarowanie środkami publicznymi Prawidłowe udzielanie zamówień publicznych do 30.000 euro wiąże się z zachowaniem zasad płynących z ustawy o finansach publicznych tj. - zasady celowości i oszczędności -zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów ( która nie zawsze oznacza konieczność wyboru najtańszej oferty) ; - zasady optymalnego doboru metod i środków w celu osiągnięcia założonych celów; - zasady dokonywania wydatków w sposób umożliwiający terminowe wykonanie zadań; - zasady dokonywania wydatków w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Obowiązek sprawozdawczy w zakresie zamówień do 30.000 euro W wyniku zmiany ( w lutym 2013 r.) art. 98 ust. 4 ustawy, Prezes Rady Ministrów został przez ustawodawcę zobowiązany do wydania rozporządzenia, w którym określi zakres informacji zawartych w sprawozdaniu z udzielonych zamówień publicznych, jego wzór oraz sposób przekazywania. Obowiązek sprawozdawczy w zakresie zamówień do 30.000 euro Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 12 grudnia 2013 w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania. Rozporządzenie weszło w życie z dniem 27 grudnia 2013 r. i zastąpiło rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 sierpnia 2006 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. Nr 155, poz. 1110 oraz z 2007 r. Nr 175, poz. 1226). Kto ma obowiązek sprawozdawczy w zakresie zamówień do 30.000 euro? Obowiązek sporządzenia i przekazania Prezesowi Urzędu rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach dotyczy wszystkich zamawiających, o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy Pzp, bez względu na tryb udzielenia zamówienia publicznego. Do sporządzenia rocznego sprawozdania zobowiązany jest co do zasady każdy zamawiający, który udzielił w danym roku zamówienia publicznego, w tym również zamawiający, który udzielił zamówień z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp. Kto nie ma obowiązku ? Powyższy obowiązek nie będzie miał zastosowania w odniesieniu do zamawiających, którzy w roku objętym sprawozdaniem: 1) nie udzielili żadnego udzielili zamówienia w ustawy Pzp, oraz nie z wyłączeniem procedur Pzp, zamówienia, tj. nie oparciu o przepisy udzielili zamówienia określonych ustawą 2) udzielili wyłącznie zamówień w dziedzinie obronności i bezpieczeństwa na dostawy i usługi, których wartość jest mniejsza od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp Sektor finansów publicznych Jednostki sektora finansów publicznych wylicza enumeratywnie art. 9 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 o finansach publicznych. Sektor finansów publicznych Sektor finansów publicznych tworzą: 1) organy władzy publicznej, w tym organy administracji rządowej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz sądy i trybunały; 2) jednostki samorządu terytorialnego oraz ich związki; 3) jednostki budżetowe; 4) samorządowe zakłady budżetowe; 5) agencje wykonawcze; 6) instytucje gospodarki budżetowej; 7) państwowe fundusze celowe; 8) Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego; 9) Narodowy Fundusz Zdrowia; 10) samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej; 11) uczelnie publiczne; 12) Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne; 13) państwowe i samorządowe instytucje kultury oraz państwowe instytucje filmowe; 14) inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, banków i spółek prawa handlowego Sektor finansów publicznych Jednostki sektora finansów publicznych: - wykonują zadania publiczne na zasadach niekomercyjnych; realizują cele publiczne i społeczne, - są finansowane ze środków publicznych oraz wykorzystują majątek publiczny, -prowadzą gospodarkę finansową według zasad określonych przez prawo. Sektor finansów publicznych Różnice między poszczególnymi formami organizacyjnymi dotyczą m.in.: - posiadania przez jednostki, bądź nie osobowości prawnej, - zasad prowadzenia ich gospodarki finansowej, w tym sposobów ich budżetowania (powiązania z budżetem), - uchwalania ich planów finansowych oraz w nich zmian, - struktury organizacyjnej jednostek. dokonywania Odpowiedzialność Kierownika Jednostki Co do zasady to kierownik jsfp jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej tej jednostki – art. 53 ust. 1 ustawy o finansach publicznych Kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki. Odpowiedzialność Kierownika Jednostki „(…) za całość gospodarki finansowej jest odpowiedzialny kierownik jednostki sektora finansów publicznych Z racji pełnionej funkcji obwiniona powinna znać zasady gospodarki finansowej, konsekwencje ich naruszenia, a w razie wątpliwości interpretacyjnych powinna dokładnie przeanalizować sytuację i przepisy przed podjęciem decyzji, nie ograniczając się do dania wiary jednej opinii lub tej opinii, która zgodna była z oczekiwaniami. Podniesione okoliczności nie uchylają odpowiedzialności za stwierdzone naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Na kierowniku jednostki ciąży bowiem obowiązek zapewnienia w kierowanej przez siebie placówce takiej organizacji pracy, która pozwala na prawidłowe wykonywanie obowiązków jednostki (orzeczenie GKO z dn. 29.02.2004 r. nr DDF/GKO/Odw.88/l 17/2003). Odpowiedzialność Kierownika Jednostki Zgodnie z art. 98 ust. 1 i 2 ustawy Pzp za sporządzenie i przekazanie rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach odpowiada zamawiający, czyli co do zasady kierownik zamawiającego. Odpowiedzialność pracownika – zasada delegowania zadań Zgodnie z art. 18 ust. 2 ustawy Pzp Kierownik zamawiającego może powierzyć pisemnie wykonywanie zastrzeżonych dla niego czynności, pracownikom zamawiającego. Odpowiedzialność pracownika – zasada delegowania zadań Kierownik zamawiającego może powierzyć pisemnie wykonywanie zastrzeżonych dla niego czynności pracownikom zamawiającego. Jednakże takie powierzenie musi mieć postać upoważnienia indywidualnie adresowanego dla danego pracownika z wymienieniem czynności z zakresu postępowania przetargowego, które zostały mu powierzone (orzeczenie GKO z dnia 22 lutego 2010 r. Nr BDF1/4900/87/89/09/48). Zasady delegowania zadań Obowiązki i kompetencje należy delegować na rzecz pojedynczych, konkretnych osób, a nie na rzecz zespołu, ponieważ grupy osób zwykle nie da się rozliczyć z odpowiedzialności. Zasady delegowania zadań Powierzenie przez kierownika jednostki obowiązków z zakresu kontroli finansowej nie zwalnia kierownika z odpowiedzialności za brak nadzoru nad jej wykonywaniem. Odpowiedzialność Kierownika Jednostki Główna Komisja Orzekająca kierownik jednostki, przyjmując powierzone mu stanowisko, przyjmuje w ten sposób także pełną odpowiedzialność związaną z wykonywaniem tej funkcji” (orzeczenie GKO z dnia 13 stycznia 2003 r., DF/GKO/Odw.-100/131-132/2002); „obwiniony w nadmierny sposób obdarzył zaufaniem główną księgową jednostki, powierzając jej w sposób niemal nieograniczony całą gospodarkę finansową jednostki, sam natomiast skupił się na jej działalności merytorycznej. Taki sposób działania w jednoznaczny sposób świadczy o niedochowaniu staranności, która powinna być wymagana od osób pełniących kierownicze funkcje w jednostkach sektora finansów publicznych” (orzeczenie GKO z dnia 20 listopada 2006r. DF/GKO-490065/82/06/1980. Kontrola zarządcza w jsfp. Jednostki sektora finansów publicznych są zobowiązane od 1 stycznia 2010 r. na mocy ustawy o finansach publicznych do obligatoryjnego posiadania mechanizmów kontroli zarządczej. Kontrola zarządcza – ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem efektywny, oszczędny i terminowy – art. 68 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Kontrola zarządcza w jsfp. Obowiązek posiadania i stosowania kontroli zarządczej dotyczy wyłącznie jednostek sektora finansów publicznych wymienionych w art. 9 ustawy o finansach publicznych (nie dotyczy np. spółek prawa handlowego – nawet jeśli właścicielami lub współwłaścicielami są jsfp) . Kontrola zarządcza w jsfp. Za zapewnienie prawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej odpowiada zgodnie z art. 69 ust. 1 ustawy o finansach publicznych: 1) minister w kierowanym administracji rządowej; przez siebie dziale 2) wójt, burmistrz, prezydent miasta, przewodniczący zarządu jednostki samorządu terytorialnego; 3) kierownik jednostki. Roczne sprawozdanie z udzielonych zamówień publicznych 1. Termin – do 1 marca każdego roku następującego po roku którego dotyczy sprawozdanie (czyli do 1 marca 2015 r. przesyłamy sprawozdanie z zamówień publicznych udzielonych od 1.01.2014 roku do 31.12.2014 r.) 2.Sposób – wyłącznie drogą elektroniczną za pośrednictwem Portalu UZP; ( Potwierdzeniem, że sprawozdanie wpłynęło do UZP w wersji elektronicznej jest pojawienie się na stronie systemu UZP oraz w formularzu sprawozdania nr referencyjnego i daty, wygenerowanych przez system UZP). 3. W zakresie zamówień wyłączonych na podstawie art. 4 pkt 8 (zamówień o wartości do 30.000 euro) wskazujemy w sprawozdaniu łączną wartość wszystkich takich zamówień – bez podatku VAT (tj. zamawiający uwzględnia każdą umowę zawartą w formie ustnej lub pisemnej, której przedmiotem jest dostawa, usługa lub robota budowlana w rozumieniu Pzp, za realizację której wykonawca otrzyma wynagrodzenie większe niż O zł lecz nieprzekraczające równowartości 30.000 euro). Roczne sprawozdanie z udzielonych zamówień publicznych Nowym rozwiązaniem jest określenie wzoru jednego uniwersalnego załącznika, który będzie wykorzystywany przez wszystkich zamawiających, stosownie do zakresu informacji przekazywanych w sprawozdaniu za dany rok. Dane zamieszczane w rocznych sprawozdaniach z udzielonych zamówień publicznych W załączniku do rozporządzenia, ustalającym wzór rocznego sprawozdania, wprowadza się 6 tabel, określających następujące informacje: I Zamawiający, - 1. Nazwa, adres i osoby upoważnione do kontaktów; 1. Rodzaj zamawiającego; II. Zamówienia udzielone z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp; III. Zamówienia sektorowe o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, i mniejszej od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art.11 ust.8 ustawy Pzp; IV. Zamówienia klasyczne i zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, i mniejszej od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp; V. Zamówienia o wartości równej lub przekraczającej kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp; VI. Sposób wykonania zamówień, których wartość jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 20.000.000 euro dla robót budowlanych albo 10.000.000 euro dla dostaw lub usług. Dane zamieszczane w rocznych sprawozdaniach Tabela I „Zamawiający” W części drugiej tabeli I zamawiający zobowiązany jest określić swój status, tj. „Rodzaj zamawiającego” w świetle treści art. 3 ust. 1 ustawy Pzp. - zamawiający będący jednostką sektora finansów publicznych może wybrać tylko jedną z form wymienionych w przedmiotowej części tabeli I. Niewłaściwe jest zatem oznaczenie przez zamawiającego swojego charakteru poprzez jednoczesne zakreślenie dwóch pól np. „Administracja rządowa centralna” oraz „Uczelnia publiczna”. Dane zamieszczane w rocznych sprawozdaniach Tabela I „Zamawiający” W sytuacjach wyjątkowych, gdy zamawiający w sposób jednoznaczny nie jest w stanie stwierdzić swojego przyporządkowania do jednej z grupy podmiotów wymienionych w tej części tabeli I, oznacza się jako „Inny” z jednoczesnym opisowym określeniem swojego charakteru. Dane zamieszczane w rocznych sprawozdaniach Tabela I „Zamawiający” Zamawiający udzielający zamówień sektorowych – ma możliwość wybrania więcej niż jednego pola. Zamawiający sektorowy może się równocześnie określić jako podmiot prawa publicznego albo „Zamawiający udzielający zamówień ze środków publicznych lub finansowych przez określone podmioty, o którym mowa w art. 3 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp”, oraz jako „Koncesjonariusz koncesji na roboty budowlane, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp” Dane zamieszczane w rocznych sprawozdaniach Tabela II – „Zamówienia udzielone z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp” W tabeli II zamawiający podają dane dotyczące zamówień udzielonych z wyłączeniem stosowania procedur przewidzianych przepisami ustawy Pzp. Dane zamieszczane w rocznych sprawozdaniach Tabela II – „Zamówienia udzielone z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp” W przypadku wyłączenia procedur określonych przepisami ustawy z uwagi na wartość zamówienia (art. 4 pkt 8 Pzp – zamawiający podają jedynie łączną wartość udzielonych zamówień, a w przypadku wyłączenia procedur określonych przepisami ustawy z uwagi na inne przesłanki niż wartość zamówienia – podają także liczbę udzielonych zamówień. Dane zamieszczane w rocznych sprawozdaniach Tabela II – „Zamówienia udzielone z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp” Podając łączną wartość zamówień udzielonych bez stosowania przepisów ustawy Pzp w związku z treścią art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, zamawiający uwzględnia każdą umowę zawartą w formie pisemnej lub ustnej, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane w rozumieniu przepisów ustawy Pzp, za realizację której wykonawca otrzyma wynagrodzenie większe niż 0 zł, lecz nie przekraczające równowartości kwoty z art. 4 pkt 8 ustawy Pzp. Dane zamieszczane w rocznych sprawozdaniach Tabela II – „Zamówienia udzielone z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp” W części odnoszącej się do podania liczby i wartości zamówień udzielonych bez stosowania przepisów ustawy Pzp, w związku z zastosowaniem wyłączenia z treści w art. 4 pkt 13, 6, 7 i 10-13 oraz art. 136-138 ustawy Pzp, zamawiający uwzględnia wyłącznie te zamówienia (bez względu na formę prawną zawartej umowy), których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty z art. 4 pkt 8 ustawy Pzp Dane zamieszczane w rocznych sprawozdaniach Tabela III Zamówienia sektorowe o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, i mniejszej od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp Zamawiający sektorowi będą zobowiązani podać wartość zawartych umów, w zakresie przedmiotu ich działalności z uwzględnieniem podziału na roboty budowlane, dostawy i usługi. Dane zamieszczane w rocznych sprawozdaniach Tabela IV Zamówienia klasyczne i zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, i mniejszej od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp” Dane zamieszczane w rocznych sprawozdaniach Tabela IV Od zamawiających wymagane jest podanie informacji o liczbie postępowań zakończonych udzieleniem zamówienia albo zawarciem umowy ramowej oraz wartości zawartych umów bez podatku od towarów i usług w podziale na tryby udzielenia zamówienia lub zawarcia umowy ramowej. Analogicznie jak w odniesieniu do tabeli II zamawiający podaje całkowitą wartość umów (bez podatku od towarów i usług) zawartych w roku, którego dotyczy sprawozdanie, również w przypadku, gdy umowa nie została jeszcze w całości wykonana i zamawiający nie wydatkował całych kwot, na jakie zostały zawarte umowy. W przypadku zaś umów zawartych na czas nieoznaczony, za wartość umowy należy przyjąć wartość ustaloną z uwzględnieniem okresu 48 miesięcy wykonywania zamówienia. Dane zamieszczane w rocznych sprawozdaniach Tabela V Tabela V – Zamówienia o wartości równej lub przekraczającej kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp Zamawiający będzie podawał informacje dotyczące: - numeru ogłoszenia (lub ogłoszeń) o udzieleniu zamówienia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, - rodzaju zamówienia, przedmiotu zamówienia (ze wskazaniem kodów określonych we Wspólnym Słowniku Zamówień); - kategorii usług (poprzez wskazanie numeru kategorii usług od 1 do 27 zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 2a i art. 2b ustawy Pzp); - wskazania trybu udzielenia zamówienia albo zawarcia umowy ramowej; - uzasadnienia zastosowania trybu negocjacji z ogłoszeniem, negocjacji bez ogłoszenia lub zamówienia z wolnej ręki (analogicznie jak zostało to wskazane w ogłoszeniu o udzieleniu zamówienia); - kraju pochodzenia wybranego wykonawcy lub wykonawców (ze wskazaniem dwuliterowego kodu państwa, zgodnie z normą PN-EN ISO 3166-1:2008P); - wartości zawartych umów bez podatku od towarów i usług w złotych. Dane zamieszczane w rocznych sprawozdaniach Tabela VI Tabela VI – „Sposób wykonania zamówień, których wartość jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 20.000.000 euro dla robót budowlanych albo 10.000.000 euro dla dostaw lub usług” Sprawozdanie z udzielonych zamówień do 30.000 euro W odniesieniu do zamówień udzielonych z wyłączeniem przewidzianym w art. 4 pkt 8 , podać należy - w złotych - łączną wartość udzielonych zamówień, bez podatku od towarów i usług. Jakie dokumenty brać pod uwagę podczas sporządzania sprawozdania z zamówień do 30.000 euro? Wykazywana wartość udzielonych zamówień zależeć będzie od formy prawnej zawartej umowy w sprawie zamówienia publicznego. 1) W przypadku zawarcia umowy w formie pisemnej, zamawiający przyjmuje wartość danego stosunku zobowiązaniowego tj. wysokość wynagrodzenia bez VAT w wysokości wskazanej w pierwotnej umowie w sprawie zamówienia publicznego. 2) Zawarcie umowy w formie ustnej, skutkować będzie co do zasady przyjmowaniem przez zamawiającego dla celów sprawozdawczych wartości wskazanej w dokumencie wystawianym przez wykonawcę, w którym wykonawca określa wysokość należnego mu wynagrodzenia tytułem realizacji przedmiotu zamówienia, tj. na fakturze, paragonie bądź na rachunku. Roczne sprawozdanie z udzielonych zamówień publicznych do 30.000 euro Dodatkowo, wskazać należy, że jeżeli w zawartej umowie określono jedynie ceny jednostkowe (bez podania wartości całkowitej umowy), za wartość zamówienia należy przyjąć iloczyn przewidywanej ilości lub zakresu usług (np. roboczogodziny) oraz cen jednostkowych określonych w umowie. Roczne sprawozdanie z udzielonych zamówień publicznych do 30.000 euro W przypadku umów zawartych na czas nieoznaczony, za wartość umowy należy przyjąć wartość ustaloną z uwzględnieniem okresu 48 miesięcy wykonywania zamówienia. Roczne sprawozdanie z udzielonych zamówień publicznych do 30.000 euro Zmiana pierwotnie ustalonego wynagrodzenia, a tym samym zapłata wykonawcy wynagrodzenia tytułem realizacji przedmiotu zamówienia w kwocie innej niż początkowo ustalona (także wówczas, gdy zawarcie i wykonanie umowy w sprawie zamówienia publicznego ma miejsce w tym samym roku, za który zamawiający sporządza sprawozdanie), nie ma wpływu na podawaną w sprawozdaniu wartość zamówienia Roczne sprawozdanie z udzielonych zamówień publicznych Zamówienie, w którym zamawiający dopuścił składanie ofert częściowych i zawarł więcej niż jedną umowę, należy traktować jako jedno zamówienie i na potrzeby określenia wartości umowy należy zsumować ceny netto (bez podatku od towarów i usług) określone w zawartych umowach częściowych. Roczne sprawozdanie z udzielonych zamówień publicznych Jeżeli w związku z realizacją zamówienia podstawowego udzielono zamówień dodatkowych lub uzupełniających, przy wypełnianiu formularza sprawozdania należy je traktować jako odrębne zamówienia i uwzględnić w sprawozdaniu - analogicznie, jak pozostałe zamówienia. Roczne sprawozdanie z udzielonych zamówień publicznych W sytuacji określania wynagrodzenia umownego w walucie obcej - podstawą przeliczenia wartości z waluty obcej na złotówki dla sporządzenia sprawozdania z udzielonych zamówień będzie kurs złotego ogłoszony przez Narodowy Bank Polski w dniu zawarcia umowy pomiędzy zamawiającym a wykonawcą. Roczne sprawozdanie z udzielonych zamówień publicznych do 30.000 euro Podając łączną wartość zamówień udzielonych na podstawie art. 4 pkt 8 Pzp, zamawiający uwzględnia każdą umowę zawartą w formie pisemnej lub ustnej, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane w rozumieniu przepisów ustawy Pzp, za realizację której wykonawca otrzyma wynagrodzenie większe niż 0 zł, lecz nie przekraczające równowartości kwoty 30.000 euro. Roczne sprawozdanie z udzielonych zamówień – jednostki o złożonej strukturze organizacyjnej Zamawiający o złożonej strukturze wewnętrznej (na którą składają się wyodrębnione organizacyjnie jednostki, dysponujące samodzielnością finansową i udzielające samodzielnie zamówień na swoje potrzeby, ale nie będące zamawiającymi w rozumieniu art. 3 ust. 1 ustawy Pzp np. wydziały uczelni wyższej), składają roczne sprawozdanie, które obejmuje również informacje o zamówieniach udzielonych przez ich jednostki organizacyjne Roczne sprawozdanie z udzielonych zamówień – jednostki o złożonej strukturze organizacyjnej Z odmienną sytuacją będziemy mieli do czynienia w przypadku przekazywania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach przez jednostki organizacyjne jednostek samorządu terytorialnego albo Skarbu Państwa posiadające status samodzielnych zamawiających w świetle przepisu art. 3 ust. 1 ustawy Pzp, w szczególności szkoły, miejskie ośrodki pomocy społecznej czy inne jednostki budżetowe. Każda z tych jednostek jest zobowiązana bowiem, jako odrębny zamawiający, do składania własnego sprawozdania rocznego z udzielonych zamówień. Roczne sprawozdanie z udzielonych zamówień publicznych – wspólne udzielanie zamówień Zamawiający, który z upoważnienia podmiotów wspólnie udzielających zamówienia przeprowadza postępowanie i udziela zamówienia w ich imieniu i na ich rzecz działa w tym zakresie jedynie jako pełnomocnik (por. art. 16 ust. 5 ustawy Pzp). W przedstawionych okolicznościach obowiązek informowania o takim zamówieniu w rocznym sprawozdaniu spoczywa wyłącznie na zamawiającym upoważnionym do przeprowadzenia postępowania i udzielenia wspólnego zamówienia. Dotyczy to również sytuacji, gdy postępowanie zostanie przeprowadzone przez wyznaczonego zamawiającego, ale umowa będzie podpisywana przez wszystkich zamawiających udzielających wspólnego zamówienia. Roczne sprawozdanie z udzielonych zamówień publicznych – wspólne udzielanie zamówień Jeżeli jednak określony zamawiający jest upoważniony nie do zawarcia umowy, ale tylko do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wspólnie w swoim imieniu oraz w imieniu i na rzecz innych zamawiających w sytuacji, gdy przedmiotem postępowania są świadczenia podzielne (zamówienie udzielane w częściach), a na skutek przeprowadzonego postępowania umowy częściowe zawierane są indywidualnie przez poszczególnych zamawiających, na rzecz których działał zamawiający, obowiązek ujęcia w sprawozdaniu rocznym udzielanych w taki sposób zamówień spoczywa odrębnie na każdym z zamawiających, który zawarł umowę. Forma przekazywania sprawozdania rocznego Sprawozdanie powinno obejmować rok kalendarzowy, tzn. dane zawarte w sprawozdaniu powinny dotyczyć zamówień udzielonych od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia roku sprawozdawczego. W celu spełnienia obowiązku przekazania sprawozdania należy: - wypełnić elektroniczny formularz na stronie portalu UZP (w celu przekazania sprawozdania trzeba mieć takie same uprawnienia, jak do przesyłania ogłoszeń do BZP, przyznane zamawiającym loginy/hasła do BZP zachowują swoją ważność); - wysłać formularz sprawozdania drogą elektroniczną (on-line) przez stronę portalu UZP. Jak uzyskać login do portalu BZP? Aby zamieścić ogłoszenie lub przekazać roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach należy: - posiadać login-BZP i hasło-BZP do zamieszczania ogłoszeń w Biuletynie Zamówień Publicznych. Użytkownicy nieposiadający tych danych powinni wystąpić o ich przyznanie. Odpowiedni formularz należy po wypełnieniu i podpisaniu przekazać pocztą na adres: Urząd Zamówień Publicznych ul. Postępu 17a 02-676 Warszawa lub faksem na numer 22 4587700 Cel sprawozdań z udzielonych zamówień o wartości do 30.000 euro Rozszerzenie zakresu informacji przekazywanych przez zamawiających w rocznych sprawozdaniach o informacje o zamówieniach udzielonych z wyłączeniem procedur ustawy Pzp umożliwi ustalenie pełnej skali udzielanych i realizowanych zamówień oraz ocenę prawidłowości funkcjonowania całego systemu zamówień oraz skali stosowania przez zamawiających ustawowych wyłączeń. Ewidencjonowanie udzielanych zamówień publicznych Niezbędne informacje do sporządzenia sprawozdania rocznego o udzielonych zamówieniach publicznych w zakresie zamówień wyłączonych spod obowiązku stosowania przepisów ustawy Pzp, zamawiający ustalają w szczególności na podstawie starannie prowadzonej ewidencji udzielanych zamówień publicznych oraz innych odpowiednich wykazów i rejestrów dotyczących wydatków finansowanych ze środków publicznych. Nowe obowiązki sprawozdawcze – poprawne ewidencjonowanie zamówień do 30.000 euro. REJESTR ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych – wzór L.p. Nazwa zamówienia Szacunkowa wartość zamówienia Data rozpoczęcia Data zakończenia postępowania Nazwa i adres wykonawcy Cena zamówienia zawarta w umowie netto i brutto Dyrektor (pracownik) odpowiedzialny za wykonanie zamówienia Planowanie zamówień publicznych Czy istnieje obowiązek sporządzania planów zamówień publicznych? Planowanie zamówień publicznych Nie ma obowiązku sporządzania planów zamówień, ale przemawiają za tym względy praktyczno – organizacyjne zwłaszcza w jednostkach o rozbudowanej strukturze organizacyjnej Planowanie zamówień publicznych Aby sporządzić prawidłowy plan zamówień publicznych trzeba odpowiedzieć sobie na 4 podstawowe pytania: Planowanie zamówień publicznych 1. Jaki cel (zadanie) ma zostać zrealizowane w jednostce? (np. dostosowanie budynku MOPS do potrzeb osób niepełnosprawnych ). Planowanie zamówień publicznych 2. Co potrzeba, by zrealizować cel? (np. remont budynku MOPS). Planowanie zamówień publicznych 3. Jakie mamy możliwości finansowe? (planu finansowego jednostki). Planowanie zamówień publicznych 4. Jaki jest czas potrzebny na realizację? (np. procedura zamówienia ok. 2 tygodni; a wykonanie remontu np. 1 miesiąc) Planowanie zamówień publicznych Przykładowy wzór planu zamówień: Lp. Nazwa zamówienia Rodzaj Wartość Termin UWAGI ____________________________ Plan zamówień powinien obejmować zamówienia do 30.000 euro jak i te, które przekraczają 30.000 euro Szacowanie wartości zamówienia Szacowanie wartości zamówienia Ma ogromne znaczenie dla prawidłowości postępowania o udzielenie zamówienia. Po pierwsze to do wartości zamówienia w ogóle zależy czy będziemy stosować przepisy ustawy Pzp. (art. 4 pkt 8 Pzp). Po drugie nawet jeśli okaże się, że musimy stosować ustawę Pzp (bo wartość przekracza 30.000 euro), to ustalona wartość ma istotny wpływ na wiele innych czynności zamawiającego. Szacowanie wartości zamówienia Od ustalonej wartości zamówienia zależy m.in.: Konieczność powołania komisji przetargowej (art. 19 Pzp) Miejsce publikacji ogłoszenia o zamówieniu (art. 40 ust. 2 i 3 Pzp) Określenie terminu składania ofert i wniosków (art. 43,49,52 Pzp) żądanie dokumentów (art. 26 Pzp) i wadium (art.45 ust. 1 Pzp) Szacowanie wartości zamówienia Oczywiście ustalenie szacunkowej wartości zamówienia pociąga za sobą wiele innych czynników, które w sposób istotny wpływają na przebieg postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a wskazano jedynie przykładowe czynności, dla zobrazowania jak istotne i doniosłe znaczenie ma oszacowanie wartości dla zapewnienia prawidłowości postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego. Podstawa ustalenia szacunkowej wartości zamówienia – art. 32 ust. 1 ustawy Pzp Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością. Podstawa ustalenia szacunkowej wartości zamówienia – art. 32 ust. 1 ustawy Pzp Z treści art. 32 ust. 1 Pzp wynika kilka istotnych wniosków: - po pierwsze, mowa jest o szacunkowym wynagrodzeniu wykonawcy ( czyli szacunek może różnić się od kwoty przeznaczonej na zamówienie oraz od rzeczywistej wartości zobowiązania, czyli kwoty, która wynikać będzie z zawartej umowy; Podstawa ustalenia szacunkowej wartości zamówienia – art. 32 ust. 1 ustawy Pzp Z treści art. 32 ust. 1 Pzp wynika kilka istotnych wniosków: - po drugie, szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy ma być całkowite ( czyli ma być to łączna wartość wynagrodzenia należnego wykonawcy uwzględniająca wszystkie składniki tego wynagrodzenia w całym okresie trwania umowy, jednakże z wyłączeniem podatku od towarów i usług (VAT); Podstawa ustalenia szacunkowej wartości zamówienia – art. 32 ust. 1 ustawy Pzp Z treści art. 32 ust. 1 Pzp wynika kilka istotnych wniosków: - po trzecie, zamawiający ma obowiązek oszacowania wartości zamówienia z zachowaniem należytej staranności – co zgodnie z art. 355 Kodeksu Cywilnego oznacza szacowanie z zachowaniem staranności wymaganej w stosunkach danego rodzaju. Zasady szacowania wartości zamówienia wypływające z art. 32 Pzp 1) zakazane jest w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy PZP dzielenie zamówienia na części lub zaniżanie jego wartości (art. 32 ust. 2 ustawy Pzp); Zasady szacowania wartości zamówienia wypływające z art. 32 Pzp 2) jeżeli zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych albo udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia (art. 32 ust.4 ustawy Pzp); Ogólne zasady szacowania wartości zamówienia wypływające z art. 32 Pzp 3) jeżeli wyodrębniona jednostka organizacyjna zamawiającego posiadająca samodzielność finansową udziela zamówienia związanego z jej własną działalnością, wartość udzielanego zamówienia ustala się odrębnie od wartości zamówień udzielanych przez inne jednostki organizacyjne tego zamawiającego posiadające samodzielność finansową (art. 32 ust. 5 ustawy Pzp). Ogólne zasady szacowania wartości zamówienia wypływające z art. 32 Pzp 4) jeżeli zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających, to uwzględnia je także w wartości (art. 32 ust. 1 pkt 3 Pzp); Szacowanie wartości zamówienia Regulacje prawne zawarte w ustawie Pzp dają podstawę, aby kwestię szacowania wartości zamówień rozpatrywać oddzielnie w odniesieniu do: 1) robót budowlanych 2) dostaw i usług. oraz Szacowanie wartości zamówienia na ROBOTY BUDOWLANE - art. 33 Pzp Zgodnie z art. 33 ust. 1 ustawy Pzp wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie: - kosztorysu inwestorskiego sporządzanego na etapie opracowania dokumentacji projektowej albo na podstawie - planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalnoużytkowym, jeżeli przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane. Szacowanie wartości zamówienia na ROBOTY BUDOWLANE - art. 33 Pzp Minister Infrastruktury określił w rozporządzeniu z dnia 18 maja 2004 r. (Dz. U. 2004.130.1389) metody i podstawy sporządzania kosztorysu inwestorskiego, obliczania planowanych prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno – użytkowym. Szacowanie wartości zamówienia na ROBOTY BUDOWLANE - art. 33 Pzp Wyróżnić można 2 rodzaje kosztorysów: - Kosztorys opracowany metodą kalkulacji uproszczonej (tzw. kosztorys uproszczony) - Kosztorys opracowany metodą kalkulacji szczegółowej (tzw. kosztorys szczegółowy). Co musi zawierać kosztorys inwestorski? Kosztorys inwestorski obejmuje: 1) stronę tytułową zawierającą: a) nazwę obiektu lub robót budowlanych z uwzględnieniem nazw i kodów Wspólnego Słownika Zamówień i podaniem lokalizacji, b) nazwę i adres zamawiającego, c) nazwę i adres jednostki opracowującej kosztorys, d) imiona i nazwiska, z określeniem funkcji osób opracowujących kosztorys, a także ich podpisy, e) wartość kosztorysową robót, f) datę opracowania kosztorysu inwestorskiego. 2) ogólną charakterystykę obiektu lub robót, zawierającą krótki opis techniczny wraz z istotnymi parametrami, które określają wielkość obiektu lub robót; 3) przedmiar robót; 4) kalkulację uproszczoną; 5) tabele wartości elementów scalonych, sporządzoną w postaci sumarycznego zestawienia wartości robót określonych przedmiarem robót, łącznie z narzutami kosztów pośrednich i zysku, odniesionych do elementu obiektu lub zbiorczych rodzajów robót; 6) załączniki: a) założenia wyjściowe do kosztorysowania, b) kalkulacje szczegółowe cen jednostkowych, analizy indywidualne nakładów rzeczowych oraz analizy własne cen czynników produkcji i wskaźników narzutów kosztów pośrednich i zysku. (§ 7 Rozporządzenia) Szacowanie wartości zamówienia na ROBOTY BUDOWLANE - art. 33 Pzp Kto może sporządzić kosztorys inwestorski? Szacowanie wartości zamówienia na ROBOTY BUDOWLANE - art. 33 Pzp Do sporządzenia kosztorysu inwestorskiego prawo budowlane nie wymaga specjalnych uprawnień budowlanych, dlatego mogą to wykonywać zwykli pracownicy zamawiającego. W praktyce są to najczęściej inspektorzy nadzoru lub pracownicy działów inwestycji. Szacowanie wartości zamówienia na ROBOTY BUDOWLANE - art. 33 Pzp Na co należy zwrócić szczególną uwagę? Szacowanie wartości zamówienia na ROBOTY BUDOWLANE - art. 33 Pzp Przy obliczaniu wartości zamówienia na roboty budowlane uwzględnia się także wartość dostaw związanych z wykonywaniem robót budowlanych oddanych przez zamawiającego do dyspozycji wykonawcy – art. 33 ust. 2 Pzp. Częstym błędem popełnianym przez zamawiających jest nieprzestrzeganie tej zasady. Szacowanie wartości zamówienia na ROBOTY BUDOWLANE - art. 33 Pzp Termin szacowania – 6 miesięcy Jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia - art. 35 ust. 1 Pzp. Szacowanie wartości zamówienia na DOSTAWY i USŁUGI - art. 34 ustawy Pzp Zgodnie z art. 34 ust. 1 ustawy Pzp podstawą ustalenia wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo jest łączna wartość zamówień tego samego rodzaju: 1) udzielonych w terminie poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym, z uwzględnieniem zmian ilościowych zamawianych usług lub dostaw oraz prognozowanego na dany rok średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem, albo 2) których zamawiający zamierza udzielić w terminie 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze lub dostawie. Powyższa regulacja dotyczy dostaw lub usług powtarzających się okresowo: (np. dostawy: wody, prądu, gazu, ciepła; np. usługi sprzątania, usługi pocztowe, obsługa bankowa, usługi przeglądów okresowych). Szacowanie wartości zamówienia na DOSTAWY i USŁUGI - art. 34 ustawy Pzp Co istotne : wybór podstawy ustalenia wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo nie może być dokonany w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy, o czym mowa w art. 34 ust. 2 ustawy Pzp. Tego wyboru dokonuje sam zamawiający (pomiędzy 1 sposobem a 2 sposobem). Ważne jest to, aby nie zmierzał do uniknięcia stosowania przepisów ustawy Pzp. Szacowanie wartości zamówienia na DOSTAWY i USŁUGI - art. 34 ustawy Pzp Zgodnie z przepisem art. 34 ust. 3 ustawy Pzp jeżeli zamówienia udziela się na czas: -nieoznaczony*, wartością zamówienia jest wartość ustalona z uwzględnieniem okresu 48 miesięcy wykonywania zamówienia; (*Art. 143 Pzp – mówi o tym jakie umowy można zawrzeć na czas nieoznaczony) Szacowanie wartości zamówienia na DOSTAWY i USŁUGI - art. 34 ustawy Pzp Zgodnie z przepisem art. 34 ust. 3 ustawy Pzp jeżeli zamówienia udziela się na czas: -oznaczony*: a) nie dłuższy niż 12 miesięcy, wartością zamówienia jest wartość ustalona z uwzględnieniem okresu wykonywania zamówienia, b) dłuższy niż 12 miesięcy, wartością zamówienia jest wartość ustalona z uwzględnieniem okresu wykonywania zamówienia, a w przypadku zamówień, których przedmiotem są dostawy nabywane na podstawie umowy dzierżawy, najmu lub leasingu z uwzględnieniem również wartości końcowej przedmiotu umowy w sprawie zamówienia publicznego. (*Art.142 Pzp mówi o umowach zawartych na czas oznaczony). Szacowanie wartości zamówienia na DOSTAWY i USŁUGI - art. 34 ustawy Pzp Jeżeli zamówienie na usługi lub dostawy przewiduje prawo opcji, przy ustaleniu wartości zamówienia uwzględnia się największy możliwy zakres tego zamówienia z uwzględnieniem prawa opcji, co wynika z art. 34 ust. 5 ustawy Pzp. Szacowanie wartości zamówienia na DOSTAWY i USŁUGI - art. 34 ustawy Pzp Ponadto pamiętać należy, że w przypadku, gdy przedmiotem zamówienia są usługi bankowe lub inne usługi finansowe wartość zamówienia stanowią opłaty, prowizje, odsetki, czy inne tego typu świadczenia – art. 34 ust. 4 Pzp. Szacowanie wartości zamówienia na DOSTAWY i USŁUGI - art. 34 ustawy Pzp Termin szacowania : 3 miesiące Jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia – art. 35 ust. 1 Pzp. Szacowanie wartości zamówienia – przelicznik z EURO na ZŁOTÓWKI Średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę do przeliczania szacunkowej wartości zamówień jest aktualizowany co najmniej raz na 2 lata (art. 35 ust. 3 Pzp). Obecnie obowiązujący przelicznik został określony rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z 23.12.2013 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz.U. z 2013 poz. 1692) i wynosi 4,2249 zł. (zarówno dla dostaw usług jak i robót budowlanych) Szacowanie wartości zamówienia – przelicznik z EURO na ZŁOTÓWKI Kurs - 4,2249 będzie obowiązywał od 1 stycznia 2014 przez kolejne 2 lata tj. do 31.12.2015 r. Przyjmując obowiązujący obecnie przelicznik łatwo obliczymy, iż ze stosowania ustawy Pzp wyłączone zostaną zamówienia, których wartość nie przekroczy 126.747 PLN netto. Szacowanie wartości zamówienia w 9 krokach 1. KTO ustalił wartość zamówienia ? 2. Co oszacowano? (dostawa, usługa, robota budowlana). 3.ILE?– art.32 ust.1 Pzp (szacunkowe, netto z należytą starannością) 4. Robota budowlana (art. 33 Pzp) - Kosztorys inwestorski (art. 33 ust.1 pkt 1 Pzp) - Planowane koszty prac (art.33 ust. 1 pkt 2 Pzp) projektowych i robót budowlanych 5. DOSTAWY i USŁUGI powtarzające się okresowo – art. 34 Pzp a) Przykłady – woda, prąd, gaz, ciepło, sprzątanie, ochrona, ubezpieczenia, korespondencja, obsługa bankowa b) Sumujemy historię zawartych umów (art. 34ust. 1 pkt 1 Pzp) c) Sumujemy zamiary - art. 34 ust. 1 pkt 2 Pzp d) Wybór metody nie może zmierzać do unikania Pzp– art. 34 ust. 2 Pzp Szacowanie wartości zamówienia w 9 krokach 6. Zamówienia w częściach – dobre planowanie – art. 32 ust. 4 Pzp 7. Zamówienia uzupełniające – art. 32 ust. 3 Pzp 8. Data szacowania - art. 35 ust. 1 i 2 Pzp - 3 miesiące (dostawy i usługi) - 6 miesięcy (roboty budowlane) 9. Przelicznik – 4,2249 zł. - art. 35 ust. 3 Pzp + Rozporządzenie • - kroki od 1-3 i 8-9 - trzeba przejść zawsze • - kroki 4-7 – trzeba sprawdzić czy mają zastosowanie w przedmiocie zamówienia Planowanie zamówień – jak grupować zamówienia ? Kiedy mamy do zamówieniem? czynienia z jednym Mówiąc w skrócie : kiedy zamówienia należy łączyć w jedno zamówienie, a kiedy zasadnym jest ich rozdzielenie? Planowanie zamówień – jak grupować zamówienia ? Dla ustalenia, czy w danym przypadku mamy do czynienia z jednym zamówieniem, czy też z odrębnymi zamówieniami konieczna jest analiza konkretnych okoliczności. W tym celu zamawiający powinien posługiwać się 3 kryteriami. Planowanie zamówień – jak grupować zamówienia ? Pierwsze kryterium to tzw. tożsamość przedmiotowa zamówienia (dostawy, usługi roboty budowlane tego samego rodzaju i o tym samym przeznaczeniu), Planowanie zamówień – jak grupować zamówienia ? Drugie kryterium to tzw. tożsamość podmiotowa zamówienia (możliwość wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę), Planowanie zamówień – jak grupować zamówienia ? Trzecie kryterium to tzw. tożsamość czasowa zamówienia (przewidzenie przez zamawiającego pełnego zakresu przedmiotowego zamówień udzielanych w znanej zamawiającemu perspektywie czasowej, obejmującej zasadniczo okres jednego roku budżetowego). Planowanie zamówień – jak grupować zamówienia ? Innymi słowy konieczne jest ustalenie przez zamawiającego, czy dany rodzaj zamówienia funkcjonalnie ze sobą powiązanego ( o tym samym przeznaczeniu) może być wykonany przez jednego wykonawcę w tym samym czasie. Rozstrzygnąć tą kwestię musi sam zamawiający w oparciu o posiadaną wiedzę oraz doświadczenie w zakresie prowadzonej przez siebie działalności. Planowanie zamówień a zamówienia, których zamawiający nie był w stanie przewidzieć Okoliczności nieprzewidywalne, to m. in. zjawiska losowe i niezależne od zamawiającego takie jak: klęski żywiołowe, katastrofy, awarie, niespodziewane wypadki itp. Planowanie zamówień a zamówienia, których zamawiający nie był w stanie przewidzieć Należyta staranność w planowaniu: 1. Dokładna analiza planu finansowego; 2.Analiza planu zamówień pod względem wartościowym i czasowym; 3. Bieżąca aktualizacja planu zamówień. Wewnętrzne regulacje prawne a problematyka sprawozdawczości Regulamin udzielania zamówień publicznych - prawo czy obowiązek zamawiającego? Regulamin udzielania zamówień – jako element kontroli zarządczej Nie ma obowiązku wprowadzania takich wewnętrznych regulacji prawnych, ale pomimo braku obowiązku wprowadzenie w jednostce takiego regulaminu stanowi istotny element funkcjonowania kontroli zarządczej w tej jednostce. Kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Tworzenie procedur w praktycepostanowienia ogólne Określenie przedmiotu regulacji Określenie podstaw prawnych Słowniczek definicji Tworzenie procedur w praktycerozwiązania zalecane Delegacja kompetencyjna Przechowywanie dokumentów Metody rozeznania rynku Sposób przyjmowania ofert Dokumentacja zamówień Pułapy kwotowe Zasady sporządzania sprawozdań Tworzenie procedur w praktycerozwiązania zalecane Dokumenty wewnętrzne powinny być czytelne, zrozumiałe i usystematyzowane oraz zgodne z aktami prawa powszechnie obowiązującymi. Tworzenie procedur w praktyce -klauzule niepraktyczne Przepisywanie przepisów innych aktów prawnych Wprowadzanie regulacji, które stwarzają bezcelowe bariery biurokratyczne Dopuszczenie środków ochrony prawnej Podstawowy cel wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień Zbudowanie pewnego schematu postępowania podczas udzielania zamówień do 30.000 euro. Sporządzenie schematu działania uzależnione jest od charakteru jednostki albowiem inaczej będzie się kształtował w placówkach oświatowych inaczej w instytucjach kultury a jeszcze inaczej w jednostkach pomocy społecznej Struktura organizacyjna-schemat udzielania małych zamówień Pracownik zgłaszający zapotrzebowanie PiPP Pracownik merytoryczny wniosek udzielenie zamówienia tak/nie Kierownik Główny księgowy Odpowiedzialność za nieprzesłanie lub nieterminowe przesłanie rocznego sprawozdania Nieprzesłanie lub nieprzesłanie w odpowiednim terminie rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych stanowi naruszenie art. 98 ust. 2 ustawy Pzp, ale w świetle obowiązujących przepisów ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych nie stanowi naruszenia dyscypliny finansów publicznych. Zasada jawności w zamówieniach do 30.000 euro W przypadku udzielania małych zamówień, tj. o wartości nieprzekraczającej 30 000 euro, obowiązuje również zasada jawności. Stosuje się tu bowiem przepisy ustawy z 6 września 2001 o dostępie do informacji publicznej. Wszelkie informacje dotyczące zamówień publicznych (np. dokumenty wewnętrzne, notatki służbowe, umowa) stanowią informację publiczną i powinny być udostępniane wszystkim zainteresowanym osobom. Kontrola zamówień publicznych Czym jest kontrola? Kontrola zamówień publicznych Kontrola – to proces polegający na porównaniu stanu wyznaczonego (postulowanego ) ze stanem faktycznym (wykonanym, rzeczywistym). Kontrola zamówień publicznych Proces ten składa się z następujących czynności: 1) wyznaczenie stanu postulowanego określonego w planach, programach, standardach, wytycznych itp.; 2) ustalenie stanu rzeczywistego (wykonania); 3) porównanie stanu obowiązującego z rzeczywistym w celu ustalenia zgodności lub niezgodności; 4) wyjaśnienie przyczyn stwierdzonej niezgodności między stanem obowiązującym a stanem rzeczywistym. Rodzaje kontroli Z punktu widzenia kryterium czasowego możemy wyróżnić: kontrolę wstępną (ex-ante) ma na celu zapobiegać niepożądanym działaniom (np. badanie projektów umów, kontrola wstępna Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych); kontrolę bieżącą – polega na badaniu czynności w toku ich wykonywania w celu stwierdzenia czy przebiegają one prawidłowo (np. badanie rzeczywistego stanu rzeczowego i pieniężnego); kontrolę następną (ex-post) – badanie stanu faktycznego i dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane. Rodzaje kontroli Ze względu na zakres przedmiotu kontroli możemy wyróżnić: kontrolę kompleksową – obejmuje całokształt zagadnień finansowych związanych z realizacją zadań jednostki ( np. kontrola kompleksowa RIO min. Raz na 4 lata); kontrolę problemową – przedmiotem kontroli są wybrane zagadnienia z zakresu gospodarki finansowej lub zamówień publicznych; kontrolę doraźną – podstawą do jej przeprowadzenia są otrzymywane sygnały o nieprawidłowościach Rodzaje kontroli Usytuowanie organu kontrolującego do organu kontrolowanego pozwala nam wyróżnić: kontrolę zewnętrzną (np. dokonywana przez NIK, RIO, UKS, PUZP) – celem kontrolera zewnętrznego jest sformułowanie zaleceń, aby zmniejszyć ryzyko wystąpienia podobnych uchybień w przyszłości kontrolę wewnętrzną (dokonywana przez audytora, której celem jest poprawa funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej). Regionalne Izby Obrachunkowe Głównymi organami kontroli dla jednostek samorządu terytorialnego i ich jednostek organizacyjnych są Regionalne Izby Obrachunkowe (RIO). Są one państwowymi organami nadzoru i kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych: - jednostek samorządu terytorialnego; - związków międzygminnych; - stowarzyszeń i związków (gmin i powiatów); - samorządowych jednostek organizacyjnych; - innych podmiotów w zakresie wykorzystania dotacji z budżetów jst. Regionalne Izby Obrachunkowe RIO przeprowadzają min. raz na 4 lata kompleksową kontrolę gospodarki finansowej jednostek samorządu terytorialnego, ale też przeprowadzają kontrole problemowe i doraźne. Z przeprowadzonej kontroli sporządzany jest protokół, który podpisują: inspektor i kierownik kontrolowanej jednostki oraz skarbnik (główny księgowy).Odmowa podpisania protokołu nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez inspektora i realizacji ustaleń kontroli. Na podstawie wyników kontroli izba kieruje do kontrolowanej jednostki wystąpienie pokontrolne. Kontrolowana jednostka jest obowiązana w terminie 30 dni od doręczenia wystąpienia zawiadomić izbę o wykonaniu wniosków lub o przyczynach ich niewykonania. Uprawnienia inspektorów kontroli - żądanie niezbędnej informacji - wstęp na teren i do pomieszczeń jednostki - wgląd w dokumentację - zabezpieczenie dokumentów i innych dowodów - dostęp do danych osobowych pracowników - sporządzanie lub zlecanie sporządzenia odpisów oraz wyciągów z dokumentów - pobieranie ustnych lub pisemnych wyjaśnień od pracowników Czynności podejmowane przez inspektorów w trakcie kontroli - wstęp na teren jednostki na podstawie pisemnego upoważnienia i dowodu osobistego lub legitymacji służbowej - analiza dokumentów - pobieranie wyjaśnień - podpisanie protokołu kontroli - wystąpienie pokontrolne Inspektorom w ramach wykonywania swoich obowiązków służbowych przysługuje ochrona prawna przewidziana dla funkcjonariuszy publicznych. Uchylanie się od kontroli = grzywna Pracownicy jednostki objętej kontrolą nie mogą uniemożliwiać czynności kontrolnych, albowiem zgodnie z art. 27 ustawy o Regionalnych Izbach Obrachunkowych ten kto uchyla się od kontroli w szczególności poprzez nie przedłożenie potrzebnych do kontroli dokumentów podlega karze grzywny. Tej samej karze podlega ten, kto nieprawdziwie informuje o wykonaniu wniosków pokontrolnych. Zakres przedmiotowy kontroli w ramach gospodarowania ŚP w JSFP przygotowanie do zaciągnięcia zobowiązania przygotowanie do gospodarowania ŚP planowanie, konstruowanie budżetu, przewidywanie zamówień, szacowanie wartości ZP, wybór sposobu zaciągnięcia zobowiązania realizacja zobowiązania i dokonanie wydatku sposób realizacji umowy, sposób dokonania wydatku Zamówienia publiczne do 30.000 euro w systemie zamówień publicznych. 162 Analiza ryzyka w zakresie udzielania zamówień do 30.000 euro 1. Nieprawidłowości w zakresie szacowania wartości zamówienia. 2. Błędy w planie zamówień publicznych. 3. Nieznajomość zmian w przepisach prawa. 4. Nieobecność pracownika odpowiedzialnego. 5. Nieprawidłowość w sposobie przeprowadzenia postępowania (przeoczenie, nieznajomość procedur). 6. Zamówienia, trudno przewidywalne. 7. Brak procedur lub nieaktualne procedury wyboru wykonawców. 8. Niewłaściwe wykonywanie umowy. Naruszenie dyscypliny finansów publicznych w zamówieniach Zakres przedmiotowy odpowiedzialności reguluje art. 17 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Naruszenie dyscypliny finansów publicznych w zamówieniach Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest niezgodne z przepisami o zamówieniach publicznych: - ustalenie wartości zamówienia lub jego części, jeżeli miało to wpływ na obowiązek stosowania przepisów o zamówieniach publicznych, albo na zastosowanie przepisów dotyczących zamówienia o niższej wartości Kary za naruszenie dyscypliny finansów publicznych Upomnienie – to swoiste ostrzeżenie mające na celu zapobieganie naruszaniu przez obwinionego dyscypliny finansów publicznych. Jest to kara najmniej dotkliwa dla obwinionego, wymierzana wyłącznie w przypadkach, gdy stopień szkodliwości naruszenia dfp nie jest znaczny. Nagana – jest to surowsza od upomnienia kara, wymierzana w przypadku naruszenia dyscypliny finansów publicznych, którego stopień szkodliwości jest znaczny. Kara ta skutkuje ujemną lub negatywną oceną kwalifikacyjną Kara pieniężna – od 0,25 do 3 – krotności miesięcznego wynagrodzenia osoby odpowiedzialnej za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Ukaranie karą pieniężna następuje w przypadkach, gdy stopień szkodliwości dla finansów publicznych jest znaczny. Kara pieniężna skutkuje ujemną lub negatywną oceną kwalifikacyjną Zakaz pełnienia funkcji związanych z dysponowaniem środkami publicznymi jest najsurowszą karą, która może zostać wymierzona na okres do 5 lat. Kara ta może zostać wymierzona np. w związku z ponownym ukaraniem za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Przedawnienie karalności oraz zatarcie ukarania za naruszenie dfp Karalność naruszenia dfp ustaje, jeżeli od czasu jego popełnienia upłynęły 3 lata. Jeżeli jednak w tym okresie wszczęto postępowanie o naruszenie dfp, karalność ustaje z upływem 2 lat od zakończenia tego okresu. Przedawnienie karalności oraz zatarcie ukarania za naruszenie dfp Zatarcie ukarania za naruszenia dfp skutkiem zatarcie jest uznanie go za niebyłe, tym samym, obwiniony uznawany jest za niekaranego za naruszenie dfp, Termin zatarcia ukarania wynosi 2 lata i liczony jest od dnia wykonania kary lub przedawnienia jej wykonania, Dziękuję za uwagę!
