Przykłady uchybień i nieprawidłowości stwierdzonych w trakcie

Przykłady uchybień i nieprawidłowości stwierdzonych w trakcie kontroli projektów
w ramach PO KL na miejscu w siedzibie Beneficjenta
Kwalifikowalność uczestników projektu:
¾ brak dokumentów świadczących o przeprowadzeniu weryfikacji uczestników projektu
(w celu potwierdzenia kwalifikowalności Uczestników)
¾ przyznanie wsparcia osobom, które się do tego nie kwalifikują;
¾ brak jasno określonych zasad rekrutacji uczestników, niewystarczające
udokumentowanie procesu rekrutacji. Brak dokumentów wskazanych we Wniosku
o dofinansowanie w tym przede wszystkim: brak listy uczestników
zakwalifikowanych oraz brak listy rezerwowej;
¾ brak dokumentów potwierdzających status uczestnika oraz spełnienia warunków
grupy docelowej;
¾ brak systemu informowania o wynikach rekrutacji;
¾ brak dokumentów potwierdzających udział uczestnika w projekcie (np. lista
obecności, dokumentacji przeprowadzonych szkoleń lub doradztwa zawodowego);
¾ brak podpisów osób oraz
wewnętrznych dokumentów;
dat
zatwierdzenia
Regulaminów
oraz
innych
¾ brak deklaracji uczestnictwa w projekcie;
¾ brak zgody rodzica/opiekuna prawnego na uczestnictwa dziecka w projekcie (zg.
z polskim prawem cywilnym nieletni do 13 r.ż. nie posiadają zdolności do czynności
prawnych, dlatego oświadczenia woli muszą być składane przez rodzica/opiekuna)
Personel projektu:
¾ brak udokumentowania wyboru osób zaangażowanych w realizację projektu w tym
szczególności brak udokumentowanych kwalifikacji zawodowych i umiejętności
personelu merytorycznego oraz zarządzającego;
1 ¾ osoby wchodzące w skład personelu projektu nie mają odpowiedniego doświadczenia
i kwalifikacji w zakresie realizacji projektów, co prowadzi do licznych błędów
i uchybień na etapie realizacji;
¾ przyznawanie dodatków specjalnych powyżej progów określonych w wewnętrznych
regulaminach Beneficjenta oraz Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków
w ramach PO KL;
¾ zawieranie umów o pracę i cywilno-prawnych niezgodnie z reprezentacją;
¾ finansowanie w ramach umowy cywilnoprawnej zadań osoby stanowiącej personel
projektu, które mieszczą się w zakresie obowiązków służbowych wynikających ze
stosunku pracy tejże osoby;
¾ niestosowanie ustawy Prawo zamówień publicznych przy zatrudnianiu personelu na
umowy cywilno-prawne;
¾ brak umów potwierdzających zatrudnienie personelu projektu;
¾ nieprawidłowy sposób, bądź brak udokumentowania czasu pracy pracowników, w tym
błędne rozliczenie czasu pracy w kartach;
¾ nieadekwatny rzeczywisty nakład czasu pracy do założeń ujętych we Wniosku
o dofinansowanie;
¾ brak szczegółowego rozliczenia wynagrodzenia personelu projektu;
¾ niejednoznaczne określenie zakresu obowiązków personelu projektu;
¾ stawki umów z personelem niezgodne z wnioskiem o dofinansowanie i stanem
faktycznym]
¾ błędne okresy zawartych umów w odniesieniu do okresu za jaki zostało wypłacone
wynagrodzenie (np. wypłacenie pełnego wynagrodzenia miesięcznego za pracę
wykonywaną od 10 dnia miesiąca),
¾ brak oświadczeń dot. zaangażowania w inne projekty na podstawie których
Beneficjent oraz kontrolujący są w stanie określić czy personel zatrudniony
w projekcie jest lub nie jest zaangażowany w realizację innych projektów;
¾ brak ewidencji i kart czasu pracy;
Ustawa Prawo Zamówień Publicznych/Zasada konkurencyjności/rozeznanie rynku:
a) Ustawa PZP
¾ nieprzestrzeganie zapisów ustawy, Beneficjent powinien dokonać sumowania dostaw,
usług tego samego rodzaju na dzień podpisania umowy o dofinansowanie (dotyczy
2 projektów konkursowych) czy złożenia wniosku o dofinansowanie (dotyczy projektów
systemowych) z posiadanymi w tym dniu
środkami finansowymi w odniesieniu do:
ƒ
wszystkich realizowanych projektów unijnych tj.:
9 konkursowych obejmujących wydatki niewykorzystane na dzień sumowania do
zakończenia realizacji projektu,
9 systemowych obejmujących wydatki niewykorzystane na dzień sumowania do końca
roku budżetowego,
ƒ
niewykorzystanych na dzień sumowania środków własnych jednostki do końca roku
budżetowego przeznaczonych na zakup tożsamego przedmiotu zamówienia
o którym mowa w projekcie;
¾ dokonywanie zakupów bez zastosowania procedury pzp,
¾ zaniżanie wartości zamówienia oraz celowe dzielenie zamówienia w celu uniknięcia
stosowania ustawy PZP;
¾ brak lub nieterminowe zamieszczanie ogłoszenia o udzieleniu zamówienia
w Biuletynie Zamówień Publicznych;
¾ brak udokumentowania ogłoszenia o zamówieniu na stronie internetowej
zamawiającego oraz w jego siedzibie (wydruk z www, zdjęcie tablicy z opisem dnia
zamieszczenia i usunięcia);
¾ nie stosowanie ustawy PZP przy zatrudnianiu personelu na umowy cywilno – prawne,
których wynagrodzenie przekracza 14 tys. Euro (w przypadku usług tego samego
rodzaju np. koordynacja projektu), na cały okres realizacji projektu;
¾ przedmiot zamówienia opisany w sposób niejednoznaczny (nieprecyzyjny) bez nazw
i kodów określonych we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV);
¾ brak jednoznacznego wskazania w jaki sposób zamawiający ustalił wartość
szacunkową zamówienia;
¾ brak udokumentowania szacowania wartości zamówienia, szczególnie ważne gdy
wartość decyduje o zastosowaniu trybu bądź ogłoszeniu w odpowiednim dzienniku
(BZP lub UDUE) – ważne wskazanie źródeł i daty szacowania wartości;
¾ niewłaściwy podział zamówienia na części w celu ominięcia obowiązku stosowania
procedur PZP
Zasada konkurencyjności:
¾ zakup towarów bez wystosowania zapytań ofertowych (brak wysłania zapytania
ofertowego do 3 wykonawców);
3 ¾ dzielenie zamówienia na części
konkurencyjności w ramach projektu;
celem
unikania
zastosowania
zasady
¾ wybór oferty, która nie odpowiada przedmiotowi zamówienia;
¾ brak informacji o zapytaniu ofertowym na stronie beneficjenta lub w siedzibie;
¾ kwotę 14 tys. euro netto należy odnosi się do usług, towarów i robót budowlanych
(jeśli występują) sumowanych w ramach danego projektu realizowanego przez
Beneficjenta. Przy ustaleniu wartości zamówienia należy kierować się kryteriami:
tożsamości przedmiotowej i czasowej zamówienia oraz możliwości jego wykonania
przez jednego wykonawcę.
Uchybienia oraz nieprawidłowości w zakresie stosowania ustawy Prawo zamówień
publicznych / zasady konkurencyjności mogą skutkować nakazem zwrotu nieprawidłowo
wydatkowanych środków na podstawie dokumentu: „Wymierzanie korekt finansowych za
naruszenie Prawa zamówień publicznych związanych z realizacją projektów
współfinansowanych ze środków funduszy UE”
lub „Wytycznych dotyczących
określania korekt finansowych za naruszenie zasady konkurencyjności dla wydatków
współfinansowanych z EFS (tzw. „taryfikator”).
Rozeznanie rynku w przypadku wydatków, do których nie mają zastosowania zapisy
ustawy PZP i zasady konkurencyjności:
¾ w przypadku realizacji zamówień o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych
równowartości 14 tys. euro netto, zaś powyżej wartości 20 tys. zł netto beneficjenci
niewłaściwie, bądź wcale nie dokonują udokumentowania rozeznanie rynku w formie
pisemnej (wydruków e-maili z zapytaniami o cenę, wydruków stron z opisem towaru
lub usługi i ceną itp.)
¾ Beneficjent powinien wykazać, że cena towaru lub usługi to cena rynkowa, w
przeciwnym razie wydatki mogą zostać uznane za niekwalifikowane proporcjonalnie
do stwierdzonego zawyżenia wydatków w stosunku do cen rynkowych;
¾ w przypadku zamówień poniżej 14.000 euro netto zamawiający stosuje wewnętrzne
regulacje dotyczące zamówień publicznych z zastosowaniem zasady konkurencyjności
i przejrzystości (Zarządzenia, Regulaminy, Statuty) oraz dokumenty programowe PO
KL (Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL).
Ochrona danych osobowych:
¾ brak upoważnień do przetwarzania danych osobowych i ewidencji wydanych
upoważnień;
¾ niewłaściwie sporządzona ewidencja wydanych upoważnień – niezgodnie z Ustawą
o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. (Dz. U. 2002 r. Nr 101 poz.
926, ze zm.) - brak wszystkich wymaganych ustawą informacji
4 ¾ brak zgody IP na powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom
zewnętrznym wykonującym usługi w ramach projektu oraz brak umowy pomiędzy
podmiotem zewnętrznym a Beneficjentem na przetwarzanie ww. danych osobowych;
¾ brak polityki bezpieczeństwa i instrukcji zarządzania systemem informatycznym w
jednostce/do projektów realizowanych w ramach PO KL oraz niedostosowanie
istniejącej polityki i instrukcji zgodnie z wymogami PEFS 2007;
¾ błędy w zakładce PEFS 2007 (np. adres zamieszkania, nr PESEL, wykształcenie, brak
wskazania form wsparcia itp.) oraz brak danych uczestników projektu;
¾ fizyczny dostęp do danych osobowych posiadają pracownicy beneficjenta, którzy nie
wchodzą w skład personelu projektu;
Rozliczenia finansowe:
¾ dokumenty finansowe opisane niezgodnie z Zasadami finansowania w ramach PO KL
i opisem faktury rekomendowanym przez IP (tj. opisywanie dokumentów księgowych
na dodatkowych załącznikach w sytuacji gdy na dokumencie jest wystarczająco
miejsca, opis niepełny, błędne kwoty, brak odniesienia do PZP; brak potwierdzonej
weryfikacji dokumentu finansowego;);
¾ błędne ujmowanie we wnioskach o płatność kwoty brutto, netto list płac;
¾ błędne ujmowanie we wnioskach o płatność dokumenty rozliczane w kilku pozycjach
budżetowych (nieprawidłowe ujmowanie kwoty kwalifikowalnej i VAT; wysokość
poniesionego wydatku inna niż we WBoP, inny przedmiot zakupu, inny nr dok.
ewidencyjny/księgowy);
¾ brak ujęcia środków trwałych w Księdze Inwentarzowej / Ewidencji środków
trwałych;
¾ brak wyodrębnionej ewidencji księgowej oraz brak niektórych dowodów księgowych;
¾ brak planu kont dla projektu;
¾ brak instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych w projekcie;
¾ zakup sprzętu dla personelu zatrudnionego na umowy cywilno-prawne;
¾ zawyżanie cen dokonywanych zakupów towarów (np. sprzętu specjalistycznego,
sprzętu używanego) i usług (np. wynajem pomieszczeń, organizacja szkoleń).
¾ brak dowodów potwierdzających wykonanie pracy/usługi;
¾ ujmowanie wydatków zarówno w kosztach pośrednich jak również bezpośrednich;
¾ zawyżanie kosztów zarządzania projektem, które stanowią ponad 30% jego budżetu.
5 ¾ brak monitorowania wydatków w ramach kosztów bezpośrednich, tak aby faktyczne
wydatkowanie nie spowodowało przekroczenia ww. progu.;
¾ ponoszenie wydatków nie związanych z realizacją projektu (wydatki na pokrycie
kosztów wynajęcia pomieszczenia, które nie służy realizacji projektu, zakup sprzętu
komputerowego lub multimedialnego po zakończeniu części rzeczowej projektu lub w
końcowej fazie projektu)
¾ zakupiony sprzęt nie jest wykorzystywany do realizacji projektu;
¾ błędy w wysokości kwot cross – financingu [Ponoszenie wydatków w ramach crossfinancingu na poziomie wyższym niż określony w zatwierdzonym wniosku o
dofinansowanie projektu. Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków
wydatki ponoszone w ramach cross-financingu wykazane powyżej dopuszczalnej
kwoty określonej w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu są
niekwalifikowane.];
¾ metodologia kosztów pośrednich [brak dokumentów i danych historycznych, które
posłużyły Beneficjentowi do opracowania zapisów metodologii i wyliczenia kosztów
pośrednich do projektu];
¾ ponoszenie wydatków niezgodnie z ustawą o finansach publicznych [wszelkie wydatki
w ramach projektu powinny być ponoszone zgodnie z art. 44 ustawy o finansach
publicznych, czyli w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasady uzyskiwania
najlepszych efektów z danych nakładów],
¾ dokonywanie z konta projektu płatności niezwiązanych z realizowanym projektem;
Partnerstwo:
¾ zlecanie usług partnerowi, rozliczanie na zasadzie „fakturowania”;
¾ nieprawidłowa treść umowy partnerskiej – oprócz ogólnych zasad/ formuł powinna
się odnosić do zasad realizacji projektu oraz warunków umowy o dofinansowanie
projektu, niejasne zdefiniowanie roli Lidera i Partnera prowadzi do częstych
nieporozumień na etapie realizacji projektu;
¾ wybór partnera niezgodnie z Zakresem realizacji projektów partnerskich określony
przez Instytucję Zarządzającą Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki;
¾ nieprzestrzeganie zapisów ww. wytycznych na etapie sporządzania wniosku
o dofinansowanie i realizacji projektu;
Działania informacyjno – promocyjne:
¾ nieprzestrzeganie zasad informowania o współfinansowaniu projektu ze środków UE
zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi projektów w ramach PO KL;
6 ¾ uchybienia dotyczące informacji i promocji - brak logo i oznaczeń Unii Europejskiej
oraz programu operacyjnego na dokumentacji projektu, w biurze projektowym (np. na
sprzęcie, meblach), na budynku, w którym mieści się biuro projektowe;
¾ brak rejestracji instytucji szkoleniowej w internetowej bazie ofert szkoleniowych na
stronie: www.inwestycjawkadry.info.pl w przypadku organizowanych przez
Beneficjenta w ramach projektu szkoleń otwartych;
¾ brak zapisów w zawieranych umowach o prace i cywilno-prawnych informacji o
współfinansowaniu wynagrodzeń z Unii Europejskiej w ramach Europejskiego
Funduszu Społecznego;
¾ brak, bądź niedostateczne oznakowanie stanowisk pracy;
¾ brak kopii reklam, artykułów prasowych, spotów tv;
Sposób prowadzenia i archiwizacja dokumentacji projektu:
¾ możliwość wglądu w dokumentację projektową osobom
i nieuprawnionym (niewłaściwa archiwizacja i przechowywanie);
postronnym
¾ problemy wynikające z przechowywania dokumentacji w rożnych miejscach, w tym w
innych miastach;
¾ brak instrukcji archiwizacji dokumentacji projektowej;
¾ niewłaściwe oznakowanie dokumentacji (głównie segregatorów), brak wykazanego
związku z projektem;
¾ niezapewnienie odpowiedniej ścieżki audytu podczas prowadzenia dokumentacji
projektu przez Beneficjenta (dokumentacja niepełna, brak podpisów osób
odpowiedzialnych za sporządzanie poszczególnych dokumentów oraz dat
sporządzenia dokumentów, liczne błędy i niedociągnięcia na etapie sporządzania
dokumentacji projektowej itd.);
Inne istotne nieprawidłowości/uchybienia:
¾ opóźnienia w realizacji projektu w stosunku do przyjętego harmonogramu;
¾ dokonywanie zakupów wyposażenia w końcowej fazie wdrażania projektu;
¾ brak metodologii wyliczenia wysokości kosztów pośrednich lub jej nieprecyzyjność;
¾ nieefektywne wydatkowanie środków na cele projektu;
¾ nieosiągnięcie rezultatów projektu założonych we wniosku o dofinansowanie;
¾ dane przekazywane we wnioskach o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego
oraz postępu finansowego są często niezgodne z dokumentacją dotyczącą realizacji
projektu dostępną w siedzibie Beneficjenta;
7 ¾ wprowadzenie do umów zawieranych z uczestnikami projektów zapisów o sankcjach
(nie uwzględnionych we wniosku o dofinansowanie) w przypadku rezygnacji z
uczestnictwa w projekcie [MRR nie popiera wymagania kaucji zwrotnych i innych
sankcji finansowych od uczestników szkoleń w ramach projektów realizowanych w
ramach PO KL, gdyż może to wpływać na ograniczenie dostępu do wsparcia].
Rzeczowa realizacja Projektu
¾ niewystarczające dokumentowanie postępu rzeczowego realizacji projektu (brak
udokumentowania przeprowadzonych szkoleń, kursów, dzienników zajęć, list
obecności);
¾ Beneficjent nie informuje o zmianach w projekcie (zmiana siedziby, biura projektu,
zmiana harmonogramu realizacji projektu);
¾ brak informacji na stronie www.inwestycjawkadry.info.pl
szkoleniach w ramach projektu (brak danych, brak aktualizacji)
o
realizowanych
¾ brak podsumowania ankiet przeprowadzonych wśród uczestników;
¾ niewypełnianie założeń i działań przyjętych we WBoD (pomimo założeń realizacji
określonych czynności, np. dokonywanie okresowych działań podsumowujących,
działania monitoringowe i ewaluacyjne – Beneficjent ich nie realizuje, realizacja
szkoleń w wymiarze 45 min zaś we WBoD wskazano pełną godzinę)
¾ brak informacji o problemach w projekcie (np. w zakresie rekrutacji uczestników, czy
też rezygnacją uczestników);
¾ brak potwierdzeń odbioru przez uczestników projektów wsparcia towarzyszącego (tj.
materiały szkoleniowe, catering);
Sprawozdawczość
¾ nierzetelne sporządzanie opisu rzeczowego – nie adekwatnego do faktycznej realizacji
projektu
¾ brak zdiagnozowania zagrożeń w trakcie realizacji Projektu i wskazania ich w ramach
Wniosku Beneficjenta o Płatność co pozwoliłoby na uniknięcie problemów podczas
realizacji Projektu a później kontroli np. niekwalifikowalność
8