Wymagania biznesowe - PRETORIUS Sp. z oo

Kielce, 2009-08-07
Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego z dnia 2009-08-07
Opis wymagań funkcjonalnych oprogramowania
Spis treści
1
2
Wprowadzenie .................................................................................................................... 2
1.1
Cel dokumentu ............................................................................................................. 2
1.2
Cele do osiągnięcia ...................................................................................................... 2
1.3
Przegląd problemu ....................................................................................................... 3
1.3.1
Opis problemu ...................................................................................................... 3
1.3.2
Oczekiwane funkcjonalności................................................................................ 3
1.3.3
Odbiorca ............................................................................................................... 4
Wymagania biznesowe ....................................................................................................... 5
2.1
Opis procesów biznesowych ....................................................................................... 5
2.1.1
Struktura organizacyjna ........................................................................................ 5
2.1.2
Procesy biznesowe ............................................................................................... 5
2.2
Największe słabości obecnych procesów biznesowych .............................................. 6
2.3
Wymagania funkcjonalne ............................................................................................ 7
2.4
Wymagania niefunkcjonalne ..................................................................................... 16
2.5
Szkolenia ................................................................................................................... 18
2.6
Dokumentacja ............................................................................................................ 18
PRETORIUS Sp. z o.o., 25-528 Kielce, ul. Zagnańska 61, tel.: 041 367 8700 do 03, fax.: 041 345 0495, e-mail:[email protected]
Sąd Rejonowy w Kielcach X Wydział Gospodarczy KRS nr 0000213146, kapitał zakładowy 100.000 zł
NIP 959-16-39-743, REGON: 292887710, Konto: PeKaO S.A. Oddział Kielce 65 1240 1372 1111 0010 0411 9930
www.pretorius.pl
Wprowadzenie
Cel dokumentu
Katalog wymagań został opracowany przez firmę PRETORIUS Sp. z o.o. Dokument
przygotowano w celu zebrania wymagań dla nowego systemu informatycznego
wspomagającego procesy biznesowe w spółce. PRETORIUS oczekuje, że Dostawca systemu
posiada i wykaże się specjalistyczną wiedzą i doświadczeniem praktycznym w projektowaniu,
wdrożeniach i uruchomieniu systemów IT podczas wdrożenia systemu w firmie.
Cele do osiągnięcia
Zasadniczym celem do osiągnięcia jaki stawia PRETORIUS jest wdrożenie nowego systemu
informatycznego wspierającego w sposób kompletny uzgodnioną w tym dokumencie część
procesów i podprocesów zachodzących w firmie.
W uzupełnieniu celu podstawowego zdefiniowano poniższe cele uzupełniające:
Cele ekonomiczne
 Optymalizacja kosztów zasobów ludzkich
Cele merytoryczne
 Standaryzacja procesów biznesowych

Lepsze zarządzanie alokacją zasobami

Lepsza ocena jakości pracy pracowników (kontrola zadań zlecanych pracownikom)

Poprawa bezpieczeństwa danych i informacji (lepsza organizacja praw dostępu do
systemu)

Poprawa komunikacji poprzez wdrożenie jednego systemu zarządzania danymi

Poprawa jakości pracy

Zwidzenie wydajności pracy pracowników

Przyspieszenie i usprawnienie niektórych procesów biznesowych (w szczególności
skrócenie czasu rozliczania zleceń)
Cele technologiczne
 Wdrożenie zunifikowanego systemu IT
PRETORIUS Sp. z o.o., 25-528 Kielce, ul. Zagnańska 61, tel.: 041 367 8700 do 03, fax.: 041 345 0495, e-mail:[email protected]
Sąd Rejonowy w Kielcach X Wydział Gospodarczy KRS nr 0000213146, kapitał zakładowy 100.000 zł
NIP 959-16-39-743, REGON: 292887710, Konto: PeKaO S.A. Oddział Kielce 65 1240 1372 1111 0010 0411 9930
www.pretorius.pl

Wzrost bezpieczeństwa przepływu danych i informacji (zarządzanie prawami dostępu,
szyfrowanie danych, archiwizacja i kopie zapasowe)

Wdrożenie systemu opartego na najnowszych technologiach informatycznych
(narzędzia Data Minning, Contact Center, obieg i archiwizacja dokumentów)
Firma PRETORIUS oczekuje, że wdrożony system będzie zawierał funkcjonalności i
rozwiązania informatyczne umożliwiające realizację wszystkich powyższych celów.
Przegląd problemu
Opis problemu
W chwili obecnej w firmie PRETORIUS tylko część procesów jest wspierana w całości bądź
częściowo przez narzędzia i aplikacje IT. Są jednak w firmie również takie procesy, które
takiego wsparcia nie mają. Ponadto do realizacji procesów biznesowych wymagany jest
znaczny nakład pracy ręcznej przy bieżących pracach operacyjnych.
Powoduje to, że występuje znaczne zagrożenie oraz ryzyko wystąpienia błędów i pomyłek,
jak również zmniejsza elastyczność i wydłuża czasy reakcji poszczególnych działów i osób.
Rozproszenie danych w wielu miejscach i lokalnych bazach danych oraz znaczny udział
czynnika ludzkiego przy ich zarządzaniu i przetwarzaniu powoduje wzrost zagrożenia dla
spadku jakości prowadzonych procesów biznesowych w przypadkach zmian kadrowych
firmy.
Oczekiwane funkcjonalności
Firma PRETORIUS oczekuje, że nowozaprojektowany system będzie charakteryzował się
następującymi funkcjami:
 scentralizowaną bazą danych,

automatycznymi interfejsami z zewnętrznymi systemami (iFK, iKP),

standaryzacją interfejsów użytkownika,

wsparciem dla standaryzacji procesów biznesowych,

wsparciem dla komunikacji użytkowników w procesach biznesowych,

dostępnością w jednym systemie dotychczasowych rozproszonych w kilku aplikacjach
funkcjonalności oraz dostęp do nowych funkcjonalności,

lepszymi mechanizmami i narzędziami do raportowania i analiz,
PRETORIUS Sp. z o.o., 25-528 Kielce, ul. Zagnańska 61, tel.: 041 367 8700 do 03, fax.: 041 345 0495, e-mail:[email protected]
Sąd Rejonowy w Kielcach X Wydział Gospodarczy KRS nr 0000213146, kapitał zakładowy 100.000 zł
NIP 959-16-39-743, REGON: 292887710, Konto: PeKaO S.A. Oddział Kielce 65 1240 1372 1111 0010 0411 9930
www.pretorius.pl

lepszymi mechanizmami i narzędziami kontroli jakości pracy pracowników (kontrola
zadań zlecanych pracownikom),

wsparciem dla lepszego zarządzania alokacją zasobów osobowych w procesach,

wykorzystaniem najnowszych technologii informatycznych dostępnych na rynku w
zarządzaniu firmą,

poprawa bezpieczeństwa danych i informacji (lepsza organizacja praw dostępu do
systemu).
Nowy system powinien przyczynić się do eliminacji dotychczasowych ograniczeń i
problemów, wymienionych w dalszej części tego dokumentu, w rozdziale omawiającym
obecne procesy spółki. Powinien również doprowadzić do wzrostu jakości realizowanych
procesów biznesowych i świadczonych w ich zakresie usług oraz podnieść poziom ich
bezpieczeństwa.
Odbiorca
Odbiorcą nowego systemu informatycznego będzie firma PRETORIUS Sp. z o.o.
PRETORIUS Sp. z o.o., 25-528 Kielce, ul. Zagnańska 61, tel.: 041 367 8700 do 03, fax.: 041 345 0495, e-mail:[email protected]
Sąd Rejonowy w Kielcach X Wydział Gospodarczy KRS nr 0000213146, kapitał zakładowy 100.000 zł
NIP 959-16-39-743, REGON: 292887710, Konto: PeKaO S.A. Oddział Kielce 65 1240 1372 1111 0010 0411 9930
www.pretorius.pl
Wymagania biznesowe
Opis procesów biznesowych
Struktura organizacyjna
Firma PRETORIUS podzielona jest na 5 działów odpowiedzialnych za konsulting finansowy
i prawny, windykację należności, wywiad gospodarczy, usługi detektywistyczne, szkolenia
tematyczne z windykacji, prewencję windykacyjną i obrót wierzytelnościami.
Procesy biznesowe
Przebieg procesów
Przebieg wszystkich procesów biznesowych w firmie PRETORIUS ze szczególnym
zaznaczeniem procesów, które wspierane byłyby przez nowy system (obszar z szarym tłem)
przedstawiono na poniższej mapie procesów spółki.
Lista procesów
W firmie PRETORIUS zinwentaryzowano 11 procesów głównych i 5 procesów
pomocniczych:
 Procesy główne:

-
Poszukiwanie klienta
-
Realizacja zlecenia windykacyjnego
-
Monitorowanie spłat dłużnika
-
Obsługa płatności dłużnika
-
Realizacja zlecenia prawnego
-
Realizacja zlecenia prewencyjnego
-
Realizacja zlecenia detektywistycznego
-
Ubezpieczenie należności
-
Szkolenia windykacyjne
-
Rozliczenie zleceń
-
Obrót wierzytelnościami
Procesy pomocnicze:
-
Wystawianie faktur sprzedażowych
PRETORIUS Sp. z o.o., 25-528 Kielce, ul. Zagnańska 61, tel.: 041 367 8700 do 03, fax.: 041 345 0495, e-mail:[email protected]
Sąd Rejonowy w Kielcach X Wydział Gospodarczy KRS nr 0000213146, kapitał zakładowy 100.000 zł
NIP 959-16-39-743, REGON: 292887710, Konto: PeKaO S.A. Oddział Kielce 65 1240 1372 1111 0010 0411 9930
www.pretorius.pl
-
Księgowanie
-
Procesy kadrowo-płacowe (rozliczenie prowizji)
-
Obsługa korespondencji
-
Archiwizacja dokumentów
Największe słabości obecnych procesów biznesowych
Najważniejszymi ograniczeniami i problemami występującymi obecnie podczas realizacji
procesów biznesowych są:
 Utrzymywanie danych w różnych lokalnych bazach danych i związany z tym duży
nakład pracy ręcznej oraz podatność na błędy i utratę danych oraz informacji,

Nieergonomiczna obsługa obecnego systemu Primus,

Brak możliwości ewidencjonowania w systemie Primus zleceń innych niż
windykacyjne

Brak centralnej bazy danych dotyczących historii kontaktów z klientem

Wiele kanałów komunikacji i wymiany danych – znaczna podatność na błędy i utratę
danych i informacji.

Brak mechanizmów ułatwiających ustalenie priorytetów windykacji na podstawie
posiadanej obecnie bazy wiedzy o dłużnikach

Brak jednolitej bazy do oceny ryzyka i mechanizmów umożliwiających automatyzację
oceny

Problematyczne pozyskiwanie informacji od klienta o wpłatach dłużnika

Brak standaryzacji formatów raportowania

Duży nakład pracy na rozliczenie zleceń i pracowników - brak automatyzacji procesu.

Brak utrwalonych powiązań pomiędzy danymi źródłowymi do rozliczenia i samymi
rozliczeniami

Brak ewidencji kosztów związanych z obsługą zakupu wierzytelności i rozliczenia
inwestycji

Opóźnienie lub brak przekazu informacji o zaistniałych zmianach w zleceniu
PRETORIUS Sp. z o.o., 25-528 Kielce, ul. Zagnańska 61, tel.: 041 367 8700 do 03, fax.: 041 345 0495, e-mail:[email protected]
Sąd Rejonowy w Kielcach X Wydział Gospodarczy KRS nr 0000213146, kapitał zakładowy 100.000 zł
NIP 959-16-39-743, REGON: 292887710, Konto: PeKaO S.A. Oddział Kielce 65 1240 1372 1111 0010 0411 9930
www.pretorius.pl

Rozproszona
informacja
i
brak
modułu
wspierającego
przeprowadzenie
zaawansowanych analiz

Brak elektronicznej archiwizacji dokumentów
Wymagania funkcjonalne
W tej części katalogu wymagań omówiono wymagania funkcjonalne, jakie są oczekiwane od
nowego systemu wspomagającego procesy firmy PRETORIUS. Podstawą odniesienia dla
wymienionych funkcjonalności są opisy procesów biznesowych przedstawione w dokumencie
„Analiza procesów biznesowych firmy PRETORIUS”. Nowy system ma wspierać te procesy,
które w rozdziale „2.1.2 Procesy biznesowe” zostały wskazane jako procesy główne.
W związku z powyższym opis głównych procesów spółki stanowi podstawę dla wymaganych
funkcjonalności w nowym systemie.
Model funkcjonalny nowego systemu został przedstawiony na poniższym schemacie:
act Rekomendow any model syste...
CRM
ContactCenter
Business
Intelligence
Obieg
dokumentów
Zarządzanie
zleceniami
Elektroniczna
archiw izacj a
dokumentów
Komunikator
Mobilny moduł dla
w indykatora
Serw is WWW
dedykow any dla
klienta
Internetow a giełda
w ierzytelności
Moduł CRM
Wymagania odnośnie modułu CRM w nowym systemie są następujące:
 Zarządzanie kontrahentami:
-
dodawanie kontrahentów jako istniejących lub potencjalnych
-
edycja danych kontrahenta
-
przeglądanie danych szczegółowych
-
definiowanie kontrahentów głównych i powiązanych
-
wyszukiwanie kontrahentów przy użyciu złożonych kryteriów
-
weryfikacja poprawności wpisów NIP, Regon i Pesel
PRETORIUS Sp. z o.o., 25-528 Kielce, ul. Zagnańska 61, tel.: 041 367 8700 do 03, fax.: 041 345 0495, e-mail:[email protected]
Sąd Rejonowy w Kielcach X Wydział Gospodarczy KRS nr 0000213146, kapitał zakładowy 100.000 zł
NIP 959-16-39-743, REGON: 292887710, Konto: PeKaO S.A. Oddział Kielce 65 1240 1372 1111 0010 0411 9930
www.pretorius.pl

Definiowanie własnych klasyfikacji kontrahentów:
-
określanie wielopoziomowej klasyfikacji kontrahentów
-
elastyczne filtrowanie kontrahentów, również z wykorzystaniem klasyfikacji i
uwzględnieniem warunków logicznych

Zarządzanie adresami kontrahenta
-

zapisywanie warunków filtrów klasyfikacji
przechowywanie historii adresów
Zarządzanie osobami kontaktowymi
-
określanie do kontrahenta osób kontaktowych z podziałem na ich role w firmie
-
definiowanie domyślnych i alternatywnych sposobów kontaktu z podziałem na ich
rodzaj (telefon, e-mail, itp.)

Zarządzanie kontaktami z kontrahentem
-
rejestracja przeprowadzonych kontaktów z kontrahentem
-
prezentacja kontaktów na szczegółach kontrahenta
-
prezentacja i zarządzanie kontaktami z poziomu widoku kalendarza
-
definiowanie własnych typów kontaktów
-
możliwość nawiązania połączenia telefonicznego jak również wysłania SMSa, emaila lub faksu na wybrany kontakt kontrahenta


Zarządzanie zdarzeniami mającymi związek z kontrahentem
-
definiowanie grup i typów zdarzeń
-
wyznaczenie cykliczności występowania zdarzenia
-
zarządzanie przypomnieniami o zdarzeniach
Wyświetlanie rozszerzonych parametrów kontrahenta importowanych z innych
systemów (np. informacje o zadłużeniu, terminach płatności, itp.)
-
prezentacja parametrów grupowanych w kategorie
-
definiowanie wartości granicznych poszczególnych parametrów oraz kolorystyczna
prezentacja przekroczeń tych wartości na parametrze
PRETORIUS Sp. z o.o., 25-528 Kielce, ul. Zagnańska 61, tel.: 041 367 8700 do 03, fax.: 041 345 0495, e-mail:[email protected]
Sąd Rejonowy w Kielcach X Wydział Gospodarczy KRS nr 0000213146, kapitał zakładowy 100.000 zł
NIP 959-16-39-743, REGON: 292887710, Konto: PeKaO S.A. Oddział Kielce 65 1240 1372 1111 0010 0411 9930
www.pretorius.pl


-
prezentacja w formie liczbowej, tabelarycznej oraz graficznej (wykres)
-
dostęp do historii zmian parametrów
Możliwość dołączania załączników związanych z kontrahentem
-
dodawanie załączników w różnych formatach z dysku bądź skanu
-
prezentacja z podziałem na typ załącznika
Odbieranie maili z wybranego konta pocztowego
-


przypisywanie odebranych maili jako kontaktów z kontrahentami
Wysyłanie grupowe maili
-
edycja i formatowanie treści maila grupowego
-
definiowanie listy odbiorców z wykorzystaniem klasyfikacji
Korespondencja seryjna na podstawie szablonów dokumentów
Moduł obiegu dokumentów
Wymagania odnośnie modułu obiegu dokumentów w nowym systemie są następujące:
 Książka korespondencji wychodzącej generowana automatycznie na podstawie
informacji wysyłanych z systemu

Książka korespondencji przychodzącej - ewidencja i elektroniczna archiwizacja
dokumentów

Możliwość wydruku pism wychodzących poprzez bufor wydruku

Zarządzanie procesami
-
mechanizm pracy grupowej pozwalający na budowanie własnych procesów
przepływu informacji i zadań, w tym zadań na podstawie zleceń
-
możliwość definiowania opóźnienia realizacji pomiędzy zadaniami w procesie
-
definiowanie osób odpowiadających za poszczególne etapy procesu
-
wyświetlanie użytkownikowi listy zadań oczekujących na realizację
-
wizualizacja poziomu wykonania poszczególnych procesów
-
możliwość automatycznego uruchamiania procesu wskutek zaistniałego kontaktu
-
dodawanie dokumentów do procesu
PRETORIUS Sp. z o.o., 25-528 Kielce, ul. Zagnańska 61, tel.: 041 367 8700 do 03, fax.: 041 345 0495, e-mail:[email protected]
Sąd Rejonowy w Kielcach X Wydział Gospodarczy KRS nr 0000213146, kapitał zakładowy 100.000 zł
NIP 959-16-39-743, REGON: 292887710, Konto: PeKaO S.A. Oddział Kielce 65 1240 1372 1111 0010 0411 9930
www.pretorius.pl

Zarządzanie zastępstwami
-
wyznaczanie zastępstwa na okres
-
kierowanie zadań i powiadomień o zdarzeniach w okresie zastępstwa do zastępcy
Moduł elektronicznej archiwizacji dokumentów
Wymagania odnośnie modułu elektronicznej archiwizacji dokumentów w nowym systemie są
następujące:
 gromadzenie oraz katalogowanie różnego rodzaju dokumentów w postaci
elektronicznej

możliwość wprowadzania dokumentów, plików oraz skanów

możliwość archiwizowania przychodzących faksów

możliwość grupowego skanowania dokumentów oraz ich automatycznego powiązania
na podstawie kodów kreskowych lub graficznych

swobodne grupowanie zgromadzonych dokumentów

opisywanie i nadawanie cech dokumentom

możliwość powiązania dokumentu z procesem

możliwość wyszukiwania dokumentów wg wielu kryteriów, np. sygnatury sądowe,
rodzaj dokumentu, data wprowadzenia, itp.

wydruk dokumentów
Moduł zarządzania zleceniami
Wymagania odnośnie modułu zarządzania zleceniami w nowym systemie są następujące:
 Mechanizmy harmonogramowania wizyt PH i raportowania z postępów realizacji
zaplanowanych prac

Automatyczne przyporządkowanie zleceń na podstawie kodów pocztowych do
windykatora
(z
uwzględnieniem
ilości
już
przydzielonych
zleceń
danemu
windykatorowi), sądu, komornika

Zarządzanie zleceniami windykacyjnymi:
-
ewidencja zleceń windykacyjnych,
PRETORIUS Sp. z o.o., 25-528 Kielce, ul. Zagnańska 61, tel.: 041 367 8700 do 03, fax.: 041 345 0495, e-mail:[email protected]
Sąd Rejonowy w Kielcach X Wydział Gospodarczy KRS nr 0000213146, kapitał zakładowy 100.000 zł
NIP 959-16-39-743, REGON: 292887710, Konto: PeKaO S.A. Oddział Kielce 65 1240 1372 1111 0010 0411 9930
www.pretorius.pl
-
rozróżnianie wierzytelności własnych i nabytych oraz prezentacja wierzyciela
zarówno pierwotnego jak również przy wierzytelnościach nabytych – wierzyciela
wtórnego,
-
mechanizmy harmonogramowania zadań windykatora i raportowania z postępów
realizacji zaplanowanych prac,
-
automatyczne tworzenie harmonogramu zadań do zlecenia i możliwość jego
aktualizacji,
-
śledzenie postępów prowadzonych windykacji,
-
zarządzanie ugodami i harmonogramem spłat,
-
automatyczne wyliczanie odsetek,
-
automatyczne przypominanie klientowi o konieczności potwierdzenia wpłaty (email i/lub sms),
-
automatyczne tworzenie zadań w module CRM na podstawie ustalonego z klientem
harmonogramu spłat,
-
śledzenie postępów realizacji harmonogramu spłat,
-
ewidencja i rozliczenie wydanych KP,
-
ewidencja wpłat przez windykatora,
-
import lub aktualizacja raportu miesięcznego windykatora,
-
wydruk dokumentów (umowa, zlecenie od klienta, wezwanie do zapłaty,
harmonogram spłat),
-
raport planowanych wpływów z windykacji na podstawie harmonogramu spłaty,
-
możliwość importu zleceń windykacyjnych z pliku Excela o ustandaryzowanych
kolumnach

Zarządzanie zleceniami prawnymi:
-
ewidencja zleceń prawnych,
-
zarządzanie bazą adresową sądów, komorników i urzędów skarbowych,
-
zarządzanie terminarzem rozpraw,
PRETORIUS Sp. z o.o., 25-528 Kielce, ul. Zagnańska 61, tel.: 041 367 8700 do 03, fax.: 041 345 0495, e-mail:[email protected]
Sąd Rejonowy w Kielcach X Wydział Gospodarczy KRS nr 0000213146, kapitał zakładowy 100.000 zł
NIP 959-16-39-743, REGON: 292887710, Konto: PeKaO S.A. Oddział Kielce 65 1240 1372 1111 0010 0411 9930
www.pretorius.pl
-
generowanie
kompletu
dokumentów,
np.
pozwu,
z
wykorzystaniem
zarchiwizowanych dokumentów źródłowych

Zarządzanie zleceniami prewencyjnymi:
-
ewidencja zleceń prewencyjnych,
-
rejestr wydanych pieczęci prewencyjnych,
-
wprowadzanie informacji jawnych i niejawnych oraz konfiguracji uprawnień
dostępu,
-
szablon analizy finansowej,
-
generowanie i wydruk dokumentów (raport/wywiad gospodarczy) na podstawie
posiadanych informacji w systemie,

Zarządzanie zleceniami detektywistycznymi:
-
ewidencja zleceń detektywistycznych,
-
wprowadzanie informacji jawnych i niejawnych oraz konfiguracji uprawnień
dostępu,
-
generowanie i wydruk dokumentów (raport detektywistyczny)
na podstawie
posiadanych informacji w systemie,

Zarządzanie zleceniami ubezpieczenia należności:
-
ewidencja zleceń ubezpieczenia należności,
-
wydruk wzorców dokumentów (wniosek ubezpieczeniowy, ogólne warunki
ubezpieczenia),


Zarządzanie zleceniami szkoleń windykacyjnych:
-
ewidencja zleceń szkoleń windykacyjnych,
-
wydruk wzorców dokumentów (lista obecności, certyfikat ukończenia studiów),
rejestracja powiązań pomiędzy zleceniami (np. zlecenie prawne powstało ze zlecenia
windykacyjnego)

dodawanie dokumentów i skanów do zleceń,

definiowanie do umowy i/lub zlecenia warunków handlowych oraz zasad obliczania
prowizji pracowników
PRETORIUS Sp. z o.o., 25-528 Kielce, ul. Zagnańska 61, tel.: 041 367 8700 do 03, fax.: 041 345 0495, e-mail:[email protected]
Sąd Rejonowy w Kielcach X Wydział Gospodarczy KRS nr 0000213146, kapitał zakładowy 100.000 zł
NIP 959-16-39-743, REGON: 292887710, Konto: PeKaO S.A. Oddział Kielce 65 1240 1372 1111 0010 0411 9930
www.pretorius.pl

terminarz użytkownika przedstawiający zaplanowane zadania,

generowanie faktur sprzedaży w cyklach miesięcznych,

generowanie faktur sprzedaży dla zrealizowanych zleceń

automatyczne naliczanie prowizji dla pracowników,

automatyczne księgowanie w systemie iFK faktur sprzedaży,

automatyczne księgowanie w systemie iKP prowizji pracowników,

zarządzanie wzorcami dokumentów,

automatyczne powiadamianie osób zainteresowanych o zbyt długim braku reakcji na
wysłane pismo,

automatyczne powiadamianie osób zainteresowanych o zmianach dotyczących
zlecenia (komunikaty systemowe plus sms) oraz moduł do konfiguracji powiadomień,

automatyczne podpowiadanie nazwy banku wg wprowadzonego nr rachunku

raport z czynności wykonanych w systemie przez użytkownika

możliwość exportu wygenerowanych raportów w systemie do formatu XLS, DOC i
PDF
Moduł ContactCenter
Wymagania odnośnie modułu ContactCenter w nowym systemie są następujące:
 Kompleksowa obsługa telekomunikacyjna firmy od strony central telefonicznych
włącznie z wdrożeniem systemu pełniącego funkcję centrali telefonicznej

Rejestracja połączeń (billing)

Jednoczesne wykonywanie wielu połączeń na wszystkie znane numery kontrahenta
oraz podtrzymywanie tylko tego, które zostało odebrane jako pierwsze

Możliwość wysyłania maili, sms’ów i faksów z poziomu systemu do wybranych grup
odbiorców

Prowadzenie telefonicznej kampanii wychodzącej i wchodzącej

Zarządzanie czasem pracy konsultantów
PRETORIUS Sp. z o.o., 25-528 Kielce, ul. Zagnańska 61, tel.: 041 367 8700 do 03, fax.: 041 345 0495, e-mail:[email protected]
Sąd Rejonowy w Kielcach X Wydział Gospodarczy KRS nr 0000213146, kapitał zakładowy 100.000 zł
NIP 959-16-39-743, REGON: 292887710, Konto: PeKaO S.A. Oddział Kielce 65 1240 1372 1111 0010 0411 9930
www.pretorius.pl

IVR – interaktywne menu zapowiedzi głosowych, dowolnie nagrywane zapowiedzi
głosowe

ACD – automatyczna dystrybucja połączeń poprzez między innymi numery
dostępowe do odpowiednich Grup Kompetencyjnych i Grup Pracowniczych

Automatyczna identyfikacja kontrahenta dzwoniącego, między innymi po numerze
telefonu

Monitoring on-line np. obciążenia poszczególnych grup kompetencyjnych, grup
pracowników

Kontrola jakości obsługi kontrahentów:
o nagrywanie rozmów telefonicznych
o bieżące odsłuchiwanie rozmów
o przejmowanie i przekierowanie rozmów

Archiwum rozmów telefonicznych

Zarządzanie nagraniami połączeń głosowych

Obsługa wysyłania wiadomości SMS przez bramkę SMS operatora oraz z
wykorzystaniem urządzenia GSM z kartą SIM

Możliwość tworzenia skryptów rozmów i ich wykorzystanie podczas kontaktu
konsultanta telefonicznego
Moduł Business Intelligence
Elementem systemu powinny być:
 hurtownia danych,

narzędzia typu Data Mining

platforma raportowa.
Poniżej przedstawiono przykładowe analizy:
 klasyfikacja zleceń windykacyjnych wg stopnia ryzyka w oparciu o Data Mining

analiza skuteczności windykacji w rozbiciu na okresy czasowe (ilości dni zlecenia w
obsłudze), wartości wierzytelności, wieku i rodzaju wierzytelności, klienta
PRETORIUS Sp. z o.o., 25-528 Kielce, ul. Zagnańska 61, tel.: 041 367 8700 do 03, fax.: 041 345 0495, e-mail:[email protected]
Sąd Rejonowy w Kielcach X Wydział Gospodarczy KRS nr 0000213146, kapitał zakładowy 100.000 zł
NIP 959-16-39-743, REGON: 292887710, Konto: PeKaO S.A. Oddział Kielce 65 1240 1372 1111 0010 0411 9930
www.pretorius.pl
(klasyfikacji klientów), windykatora, regionu pochodzenia dłużnika, dłużnika (wieku i
płci), sposób spłaty (incaso, przelew), etap windykacji

analiza skuteczności pozyskiwania zleceń w rozbiciu na wartości zlecenia, rodzaj
zlecenia, itp.

analiza zleceń w rozbiciu na zlecenia powiązane i zlecenia samodzielne, klienta
(klasyfikacja klientów), pracownika

analiza czynności wykonawczych pracowników (wykonane w harmonogramie,
opóźnienia względem harmonogramu)

analiza wynagrodzeń – historia zleceń na podstawie których pracownikowi została
naliczona prowizja

prognozę kwoty zwindykowanej oraz przychodu wg harmonogramów spłat i innych
zleceń
Moduł komunikatora
Wymagania odnośnie modułu komunikatora w nowym systemie są następujące:
 możliwość komunikacji tekstowej pomiędzy użytkownikami systemu

powiadamianie o zaplanowanych zdarzeniach związanych z kontrahentem
Mobilny moduł dla windykatora
Wymagania odnośnie mobilnego modułu dla windykatora w nowym systemie są następujące:
 rejestr dłużników:
-
szczegóły kontrahenta,
-
historia wizyt,
-
historia spłat,
-
harmonogram spłat.

lista targetów do realizacji,

powiadamianie e-mail o wyniku wizyty targetowej.
Serwis WWW dedykowany dla klienta
Wymagania odnośnie serwisu WWW dedykowanego dla klienta w nowym systemie są
następujące:
PRETORIUS Sp. z o.o., 25-528 Kielce, ul. Zagnańska 61, tel.: 041 367 8700 do 03, fax.: 041 345 0495, e-mail:[email protected]
Sąd Rejonowy w Kielcach X Wydział Gospodarczy KRS nr 0000213146, kapitał zakładowy 100.000 zł
NIP 959-16-39-743, REGON: 292887710, Konto: PeKaO S.A. Oddział Kielce 65 1240 1372 1111 0010 0411 9930
www.pretorius.pl

udostępnienie klientowi informacji o postępie windykacji przez Internet,

udostępnienie klientowi interfejsu umożliwiającego wprowadzanie informacji o
wpłatach dłużnika,
Internetowa giełda wierzytelności
Wymagania odnośnie internetowej giełdy wierzytelności są następujące:
 ewidencja ofert sprzedaży wierzytelności

negocjacje cenowe

kupno wierzytelności
Wymagania niefunkcjonalne
Wydajność i czasy reakcji
 Dane w systemie powinny być dostępne on-line, a czasy reakcji systemu w typowych
operacjach nie powinny przekraczać od ułamka do kilku sekund.

Planowana liczba jednoczesnych użytkowników pracujących w systemie od 5 do 30
osób.

System powinien być skalowalny z możliwością w przyszłości łatwego zwiększenia
liczby użytkowników bez utraty wydajności.
Aktualizacja aplikacji
 System zapewni automatyczną aktualizację aplikacji klienckiej
Dostępność systemu
 System zapewni dostępność danych 7 dni w tygodni przez 24 godziny. Przy czym
okresem szczególnie intensywnego dostępu do systemu będą godziny od 7:00 do
18:00.

Na prace serwisowe systemu powinno wystarczyć okienko: Sobota w godzinach
18:00-7:00.

Czas restartu systemu do 10 minut
PRETORIUS Sp. z o.o., 25-528 Kielce, ul. Zagnańska 61, tel.: 041 367 8700 do 03, fax.: 041 345 0495, e-mail:[email protected]
Sąd Rejonowy w Kielcach X Wydział Gospodarczy KRS nr 0000213146, kapitał zakładowy 100.000 zł
NIP 959-16-39-743, REGON: 292887710, Konto: PeKaO S.A. Oddział Kielce 65 1240 1372 1111 0010 0411 9930
www.pretorius.pl
Bezpieczeństwo
 System zapewni każdemu użytkownikowi bezpieczny dostęp do danych zgodnie z
przydzielonymi uprawnieniami, na poziomie odczytu, zapisu, funkcjonalności
(zdefiniowanej na etapie analizy)

Dostęp do systemu będzie możliwy jedynie dla autoryzowanych użytkowników, na
podstawie loginu i indywidualnego hasła dostępu

System zapewni mechanizmy zarządzania uprawnieniami dla pojedynczych
użytkowników systemu i grup.

System zapewni jednoznaczną identyfikację użytkownika. Każdemu użytkownikowi
będzie przydzielony indywidualny identyfikator oraz hasło.

Domyślne uprawnienia mogą dawać użytkownikowi jedynie minimalny dostęp do
systemu
Wymagania prawne
 Dostawca nowego systemu zobowiązuje się do realizacji projektu i przeprowadzenia
wdrożenia zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych
osobowych (Dz.U.02.101.926 z późn. zm.).

System ma spełniać wymogi bezpieczeństwa określone przez Generalnego Inspektora
Ochrony Danych Osobowych (GIODO)
Role i uprawnienia
 System powinien umożliwiać definiowanie i zarządzanie grupami użytkowników z
możliwością przydzielenia dowolnej ilości użytkowników do grupy

Każda z grup będzie mogła mieć przydzielone uprawnienia na poziomie dostępu do
poszczególnych modułów funkcyjnych lub ich części w systemie z prawami
-
brak prawa dostępu
-
tylko do odczytu,
-
do edycji i usuwania.
Odzyskiwanie danych
PRETORIUS Sp. z o.o., 25-528 Kielce, ul. Zagnańska 61, tel.: 041 367 8700 do 03, fax.: 041 345 0495, e-mail:[email protected]
Sąd Rejonowy w Kielcach X Wydział Gospodarczy KRS nr 0000213146, kapitał zakładowy 100.000 zł
NIP 959-16-39-743, REGON: 292887710, Konto: PeKaO S.A. Oddział Kielce 65 1240 1372 1111 0010 0411 9930
www.pretorius.pl

Odzyskiwanie danych będzie następowało poprzez odtworzenie ostatnio wykonanej
kopii zapasowej bazy danych.
Szkolenia

Szkolenia są integralną częścią wdrożenia nowego systemu

Szkolenia powinny objąć kluczowych użytkowników systemu
Dokumentacja

Integralną częścią wdrożenia nowego systemu jest dostarczenie pełnej dokumentacji
użytkownika

Dokumentacja musi być w języku polskim.

Dostarczona dokumentacja musi być w wersji papierowej lub elektronicznej na płycie
CD
PRETORIUS Sp. z o.o., 25-528 Kielce, ul. Zagnańska 61, tel.: 041 367 8700 do 03, fax.: 041 345 0495, e-mail:[email protected]
Sąd Rejonowy w Kielcach X Wydział Gospodarczy KRS nr 0000213146, kapitał zakładowy 100.000 zł
NIP 959-16-39-743, REGON: 292887710, Konto: PeKaO S.A. Oddział Kielce 65 1240 1372 1111 0010 0411 9930
www.pretorius.pl