Programy obsługi baz danych

Beata Sanakiewicz
Spis treści








Wprowadzenie
Programy obsługi baz danych
Elementy bazy danych
Formularze
Tworzenie tabeli
Wprowadzanie danych
Formuły w tabeli
Sortowanie danych
Wprowadzenie
 Gromadzenie i przetwarzanie informacji jest dziś
niezbędne w wielu dziedzinach życia.
 Do niedawna wszelkie zbiory informacji tworzone były
za pomocą kartotek, segregatorów, teczek na
dokumenty.
 Rozwój techniki komputerowej sprawił, że obecnie
informacje gromadzi się w komputerowych bazach
danych.
 Korzystając z komputerowych baz danych,
użytkownik może szybko wyszukać informacje,
segregować w określonym porządku, wprowadzić
do nich zmiany lub usunąć niepotrzebne dane.
Programy obsługi baz danych
 Programy, za pomocą których informacje są
gromadzone, przechowywane i przetwarzane,
nazywamy programami (systemami) obsługi
baz danych.
 Podstawowe możliwości tych programów to:
 Tworzenie i modyfikowanie bazy danych,
 Zapisywanie, aktualizowanie i usuwanie
danych,
 Wyszukiwanie danych,
 Sortowanie danych,
 Tworzenie raportów i wydruków.
Programy obsługi baz danych
 Bazy danych można tworzyć za pomocą
aplikacji Access pakietu Office, Oracle,
Paradox, MySQL.
 Dla potrzeb obsługi baz danych
stworzono specjalny język
programowania SQL.
 Dla naszych potrzeb prostą bazę danych
możemy stworzyć w programie MS
Excel.
Elementy bazy danych
 Podstawowym elementem w bazie danych jest
tabela, czyli uporządkowany zbiór danych.
 Wiersze tabeli nazwane są rekordami. Rekord
opisuje pojedynczy obiekt w tabeli bazy
danych.
Elementy bazy danych
 Rekordy składają się z pól przeznaczonych
do przechowywania informacji.
 Pole to najmniejszy element bazy danych, w którym
zapisywane są fragmenty informacji o obiekcie.
Formularze
 Tabela wyświetla jednocześnie dużą liczbę rekordów,
czyli informacji o wielu obiektach. Jeśli chcemy
wyświetlić informacje o jednym obiekcie, wygodniejsze
będzie użycie formularza.
 Formularz w przejrzysty sposób przedstawia
zawartość pojedynczego rekordu (wiersza).
Tworzenie tabeli
 Przystąpimy do tworzenia bazy danych z
wykorzystaniem tabel programu MS Excel.
 Pierwszym etapem będzie utworzenie etykiet
kolumn. Program będzie je wykorzystywał
do wyszukiwania i organizowania danych.
 Każda kolumna powinna posiadać ten sam typ
danych. Przykładowo, wpisując dane
adresowe, jedną kolumnę przeznaczamy
na kod pocztowy, a następną na nazwę
miejscowości.
Tworzenie tabeli
 W przedstawionym przykładzie etykietą (nazwą pola)
będzie kolejno: liczba porządkowa, miasto, ludność,
aglomeracja, województwo.
 Po utworzeniu etykiet przystępujemy do
formatowania czcionek, obramowania i deseni,
aby wiersz z nazwami pól odróżniał się od pól
z danymi.
Wprowadzanie danych
 W celu wprowadzenia kolejnych rekordów do bazy danych
możemy wykorzystać formularz.
 W programie MS Excel formularz jest utworzony automatycznie
przez program.
 Aby utworzyć formularz oparty na przygotowanej przez nas
tabeli, ustawiamy kursor myszy w dowolnym polu. Z menu Dane
wybieramy polecenie Formularz.
Wprowadzanie danych
 Utworzony formularz posiada
liczbę pól zgodną z ilością pól
tabeli.
 Do odpowiednich pól formularza
wpisujemy dane rekordu.
 Rekord zostaje dodany do tabeli
po wybraniu przycisku Nowy
lub Zamknij.
 Aby przenieść kursor do
następnego pola formularza,
używamy klawisza Tab.
 Powrót do poprzedniego pola
umożliwią klawisze Shift + Tab.
Formuły w tabeli
 W polach tabeli możemy umieszczać formuły, analogicznie
jak w zwykłych tabelach arkusza kalkulacyjnego.
 Formuły tworzymy w polach wyliczeniowych, w których nie ma
danych. Dane w polu wyliczeniowym pojawią się po dodaniu
rekordu. Zostaną wyliczone na podstawie innych, wskazanych
w formule pól.
 W przykładzie formuła oblicza wartość danego towaru (=C2*D2).
Formuły w tabeli
 Po uzupełnieniu danych widzimy, że w polu
wyliczeniowym Wartość pojawiła się kwota
14,40zł. Jest to wynik działania formuły.
 Każdy kolejny rekord będzie zawierał tę
formułę.
Sortowanie danych
 Wszystkie dane powinny być uporządkowane
w sposób, który umożliwi szybkie wyszukanie
potrzebnych informacji.
 Porządkowanie rekordów w bazie danych
nazywamy sortowaniem.
 Sortowanie przeprowadzamy według
dowolnego pola bazy danych, np. nazwiska,
nazwy towaru, roku urodzenia.
 Aby uporządkować rekordy, należy wskazać
pola, według których mają być posortowane,
oraz wskazać porządek sortowania rosnący
lub malejący.
Sortowanie danych
 W programie MS Excel,
proste sortowanie można
przeprowadzić, korzystając
z przycisku paska narzędzi:
Rosnąco lub Malejąco.
 Przed rozpoczęciem
sortowania, musimy w tabeli
wybrać pole, względem
którego odbędzie się
sortowanie.
 W przykładzie zastosowano
sortowanie w porządku
rosnącym, względem pola
Miasta.
Sortowanie danych
 Rekordy mogą być sortowane
względem dwóch lub więcej pól.
 W programie Excel możliwe jest
sortowanie najwyżej trzech pól.
 Aby przeprowadzić sortowanie
względem dwóch lub trzech pól,
należy zaznaczyć komórkę tabeli.
 Z menu Dane wybieramy
polecenie Sortowanie. Rozwijamy
listę (rys. 1) i wybieramy nazwę
pola, względem którego rekordy
będą sortowane w pierwszej
kolejności.
 Ustalamy porządek sortowania –
rosnący lub malejący.
1.
Sortowanie danych
 Ustalamy nazwę pola
względem którego
rekordy będą sortowane
w następnej kolejności.
 W dolnej części okna,
w grupie opcji Lista,
zaznaczamy Ma wiersz
nagłówka.
 Po zatwierdzeniu
przyciskiem OK zostanie
wykonane sortowanie.
Sortowanie danych
 W podanym przykładzie sortowanie przeprowadzono
według województwa, a następnie według ludności.
 W wyniku sortowania otrzymaliśmy kolejne
województwa uporządkowane alfabetycznie. Miasta
należące do danego województwa zostały
uporządkowane względem liczby ludności.