Mapa ryzyk w realizacji e-projektu

2012
Mapa ryzyk w realizacji e-projektu - metody zapobiegania i
scenariusze działań w przypadku wystąpienia ryzyka
Jarosław Petz
Piotr Biernat
E-usługa – utrzymanie
Kraków, 23 października 2012
E-usługa – utrzymanie, Kraków, 23.10.2012
Trudna prawda o strategicznych
projektach IT
„Wg badań Gartner Group 80% projektów wdrożeniowych systemów ERP
kończy się niepowodzeniem.
Nie oznacza to bynajmniej, że systemy nie zostały w ogóle wdrożone.
Jako niepowodzenie traktowane było w tych badaniach przekroczenie
zaplanowanego czasu wdrożenia lub budżetu.
W każdym z tych przypadków powodem niepowodzenia nie był system
(technologia) czy stosowana metodyka wdrożenia lecz tzw. czynnik
ludzki.”
„Badania Standish Group wykazały oszałamiające wyniki, że aż 72%
przedsiębiorstw wdrażających nowe rozwiązania IT jest niezadowolona z
tych wdrożeń. Powodem jest to, że nie zostały wykonane odpowiednie
badania i w efekcie wdrożone rozwiązania nie odpowiadają problemom i
potrzebom.”
... wszystkie projekty się kończą,
tylko dlaczego nie tak, jak byśmy chcieli?
E-usługa – utrzymanie, Kraków, 23.10.2012
Czym jest Zarządzanie Ryzykiem,
jak jest zintegrowane z innymi obszarami PM
Zarządzanie ryzykiem
projektu jest usuwaniem
przeszkód w drodze do
osiągnięcia celów.
Zarządzanie ryzykiem to
realizacja zadań, których
nie ma w harmonogramie
projektu, a które są
konieczne do osiągnięcia
celu projektu.
Zarządzanie ryzykiem
projektu jest systemem
metod i działań
zmierzających do
zidentyfikowania,
oszacowania i reagowania
na zagrożenia pojawiające
się w całym cyklu życia
projektu tak, aby cele
projektu zostały osiągnięte.
Gdzie należy spodziewać się zagrożeń, jaki jest zakres zarządzania ryzykiem?
Opór przed zmianą
Kompetencje
dostawcy/integratora
Brak wsparcia
kierownictwa
Wybór
dostawcy
Terminy
Przekroczenie
kosztów
Szkolenia
Zmiana
wymagań
E-usługa – utrzymanie, Kraków, 23.10.2012
Czym jest Zarządzanie Ryzykiem,
jak jest zintegrowane z innymi obszarami PM
Zarządzanie
projektem
Komunikacja
Zakres
Cykl życia i zmiany
otoczenia
Zmiana zakresu aby
osiągnąć cele
Jakość
Wymagania,
standardy
Ograniczenia
czasowe
Pomysły, Dyrektywy,
wymiana danych
Zarządzanie
ryzykiem
Ograniczenia
kosztowe
Czas/
Terminy
Dostępność,
produktywność
Usługi, produkty,
materiały
Kontrakt/
Dostawcy
Koszty
Zasoby
Ludzkie
E-usługa – utrzymanie, Kraków, 23.10.2012
Elementy zarządzania ryzykiem
1. Planowanie  Określenie polityki, metod, technik i standardów zarządzania
ryzykiem
2. Identyfikacja  Dostrzeganie zagrożeń i szans
3. Analiza jakościowa  Określanie zakresu ryzyka
4. Analiza ilościowa  Określanie wielkości ryzyka
5. Planowanie akcji zapobiegawczych  Określanie sposobu reakcji na
poszczególne ryzyka
6. Monitorowanie i kontrola ryzyka
E-usługa – utrzymanie, Kraków, 23.10.2012
Wpływ ryzyka na projekt
„Każdy 1 $ wydany w fazie definicji wymagań to 5 $ zaoszczędzonych w
fazie implementacji”
AMR Research
Całkowity czas życia projektu
Planowanie
Analiza (SW)
Wdrożenie
Zakończenie
Strata
Ryzyko
Koncepcja (SM)
Realizacja
Okres, kiedy
powstają największe
zagrożenia
Okres największego
wpływu zagr. na proj.
Czas
E-usługa – utrzymanie, Kraków, 23.10.2012
Identyfikacja ryzyka w projekcie
E-usługa – utrzymanie, Kraków, 23.10.2012
Identyfikacja ryzyka
Ustalenie, które ryzyka mogą wpływać na projekt i opisanie ich
cech charakterystycznych
Narzędzia i techniki
Spotkania planistyczne
Analizy (TOWS-SWOT, PEST, analiza 5 sił Portera, KSC)
Wywiady z udziałowcami projektu, Burze mózgów
Listy kontrolne (specyficzne dla projektu i branży)
Audyty produktu i procesów projektu
Indywidualne zgłoszenia (zaangażowanie każdego członka zespołu w
zarządzanie ryzykiem) – rejestry zagadnień projektowych i ryzyka
Metoda delficka
Rezultaty
Rejestr ryzyka
Czynniki wyzwalające
E-usługa – utrzymanie, Kraków, 23.10.2012
Kategorie ryzyka
E-usługa – utrzymanie, Kraków, 23.10.2012
Zewnętrzne - Legislacja, sytuacja gospodarcza, kurs walut, konkurencja,
lobbing…
Wewnętrzne - Fluktuacja kadry, konflikty w zespole, brak poparcia
kierownictwa…
Techniczne - Uwarunkowania budowlane, przepisy i normy, certyfikaty,
wybór technologii…
Technologiczne - Nieopanowane i niesprawdzone technologie montażu,
wdrożenia, eksploatacji…
Finansowe - Za mały budżet, modyfikacje zakresu
E-usługa – utrzymanie, Kraków, 23.10.2012
Prawne - Odwołania, roszczenia…
Czasowe - Opóźnienia, brak synchronizacji etapów…
Zasobów - Brak lub ograniczone zasoby ludzkie, techniczne, lokalowe,
transportowe…
Kontraktu - Wadliwie podpisany kontrakt, współdziałanie stron,
Organizacyjne - Uprawnienia, kompetencje, odpowiedzialność, struktura
organizacyjna…
E-usługa – utrzymanie, Kraków, 23.10.2012
Ryzyko techniczne
Zakres (produktu i projektu)
Harmonogram prac
Struktura podziału prac
Zależności pomiędzy zadaniami
Oszacowanie nakładu prac
Efektywność pracy
Procedury i technologie
Nieznane lub nieuzgodnione normy i standardy
Jakość sprzętu, maszyn, urządzeń
Jakość prac badawczych i rozwojowych
Ryzyko techniczne identyfikowane jest głównie podczas analizy
problemu, celów, jakości, działań i zasobów.
E-usługa – utrzymanie, Kraków, 23.10.2012
Wynik identyfikacji ryzyka
Identyfikator ryzyka
Nazwa (opis) ryzyka
Kategoria
Symptomy ryzyka
Wpływ na poszczególne elementy projektu
Zależność od innych ryzyk (wykluczanie, wzmacnianie, przenoszenie)
Właściciel ryzyka
E-usługa – utrzymanie, Kraków, 23.10.2012
Jakościowa analiza ryzyka
mapa ryzyka
E-usługa – utrzymanie, Kraków, 23.10.2012
R3
R4
R2
Niskie
Bardzo
niskie
prawdopodobieństwo
Bardzo
Wysokie Średnie
wysokie
Mapa ryzyka jako zapis wyniku analizy
jakościowej
R1
Bardzo
małe
Małe
Średnie
Duże
skutki oddziaływania
Bardzo
duże
E-usługa – utrzymanie, Kraków, 23.10.2012
Wynik jakościowej analizy ryzyka
Ogólny ranking projektu pod kątem ryzyka
Lista hierarchii ryzyk
Lista ryzyk do dalszej analizy
Trendy wynikające z jakościowej analizy ryzyk
Mapa ryzyk projektu
E-usługa – utrzymanie, Kraków, 23.10.2012
Ilościowa analiza ryzyka
E-usługa – utrzymanie, Kraków, 23.10.2012
Wynik ilościowej analizy ryzyka
Lista zmierzonych ilościowo ryzyk uszeregowanych według priorytetu
Lista obejmująca ryzyka stwarzające największe zagrożenia lub
oferujących największe możliwości dla projektu wraz ze zmierzoną
wartością skutków ich wystąpienia.
Analiza probabilistyczna projektu
Prognozy potencjalnych wyników harmonogramowych i kosztowych
projektu przedstawiające możliwe daty zakończenia (lub czas trwania
projektu) oraz koszt - dla przyjętych poziomów ufności.
Prawdopodobieństwo osiągnięcia celów kosztowych
i czasowych
Wielkości prawdopodobieństwa osiągnięcia celów projektu w ramach
bieżącego planu oraz przy bieżącej wiedzy na temat ryzyk związanych
z projektem można oszacować za pomocą ilościowego pomiaru ryzyka.
E-usługa – utrzymanie, Kraków, 23.10.2012
Planowanie reakcji na ryzyko
E-usługa – utrzymanie, Kraków, 23.10.2012
Planowanie reakcji na ryzyko
Na jakiej podstawie?
Plan zarządzania ryzykiem
Lista hierarchii ryzyk
Ranking projektu pod kątem ryzyka
Lista zmierzonych ilościowo ryzyk uszeregowanych według priorytetu
Analiza probabilistyczna projektu
Prawdopodobieństwo osiągnięcia celów kosztowych i czasowych
Lista potencjalnych metod reakcji
Progi ryzyka
Dysponenci ryzyk
Wspólne przyczyny ryzyk
Trendy charakteryzujące wyniki ilościowej analizy ryzyka.
E-usługa – utrzymanie, Kraków, 23.10.2012
Reakcje na ryzyko
przeniesienie
łagodzenie
unikanie
akceptacja
ryzyko
Plan rezerwowy
E-usługa – utrzymanie, Kraków, 23.10.2012
Reakcje na ryzyko - unikanie
Unikanie polega na zmianie projektu w taki sposób, by wyeliminować
dane ryzyko albo uwarunkowania z nim związane, lub by uchronić cele
projektu od ewentualnych skutków wystąpienia tego ryzyka:
doprecyzowanie wymagań,
pozyskanie dodatkowych informacji,
usprawnienie komunikacji
zlecenie specjalistycznych analiz
zmniejszenie zakresu projektu w celu uniknięcia działań obarczonych
wysokim ryzykiem
przyjęcie sprawdzonych metod realizacji zamiast nowatorskich
rozwiązań
unikanie niesprawdzonych wykonawców
(czasem: zwiększenie czasu przeznaczonego na realizację projektu
zwiększenie zasobów)
E-usługa – utrzymanie, Kraków, 23.10.2012
Reakcje na ryzyko - przeniesienie
Przeniesienie to transfer skutków wystąpienia ryzyka - i tym samym
konieczności sformułowania odpowiedniej metody reakcji na to ryzyko - na
inny podmiot.
Przeniesienie ryzyka nie eliminuje go, jedynie przekazuje konieczność
zarządzania nim na inny podmiot.
Działania i koszt związany z przeniesieniem ryzyka wchodzą włączane są do
planu i budżetu projektu.
Ubezpieczenia
Gwarancje
Poręczenia
Kontrakty
E-usługa – utrzymanie, Kraków, 23.10.2012
Reakcje na ryzyko - łagodzenie
Łagodzenie to zmniejszanie prawdopodobieństwa lub skutków
wystąpienia niekorzystnego zdarzenia ryzyka do akceptowalnego
poziomu.
Podjęcie odpowiednio wczesnych działań mających na celu zmniejszenie
prawdopodobieństwa lub skutków wystąpienia ryzyka dla projektu jest znacznie
bardziej skuteczne, aniżeli próby naprawienia szkód po fakcie.
Koszty łagodzenia powinny być dostosowane do szacowanego
prawdopodobieństwa oraz skutków wystąpienia ryzyka.
Działania podejmowane w ramach łagodzenia ryzyka włączane są do planu
projektu a ich budżet staje się częścią budżetu projektu.
E-usługa – utrzymanie, Kraków, 23.10.2012
Reakcje na ryzyko - akceptacja
Akceptacja, aby nie wprowadzać zmian w planie projektu w związku z
określonym ryzykiem, lub wynikająca z faktu, że nie udało się znaleźć
odpowiedniej strategii reakcji na ryzyko.
Akceptacja aktywna
Stworzenie planu awaryjnego na wypadek, gdy dojdzie do wystąpienia
ryzyka, stworzenie rezerw na wykonanie planu. Wprowadzenie planu
awaryjnego do planu zarządzania ryzykiem.
Akceptacja bierna
Nie podejmowanie żadnych działań do chwili, gdy wystąpi ryzyko i gdy
problemem tym będzie musiał zająć się na bieżąco zespół projektu.
Monitorowanie czynników wyzwalających ryzyko
Plan rezerwowy i plan odwrotu
E-usługa – utrzymanie, Kraków, 23.10.2012
Wynik planowania reakcji na ryzyko
Plan reakcji na ryzyka (rejestr ryzyk)
Zidentyfikowane ryzyka, ich opisy, obszary projektu, których one
dotyczą (na przykład określone elementy struktury podziału pracy), ich
przyczyny oraz sposób, w jaki mogą wpływać na cele projektu.
Ryzyka rezydualne
Ryzyka, które pozostają w projekcie po wdrożeniu strategii unikania,
przeniesienia lub łagodzenia ryzyka.
Ryzyka wtórne
Ryzyka, które powstają bezpośrednio w wyniku wdrożenia strategii
reakcji na ryzyko.
Postanowienia kontraktowe
Wymagane kwoty rezerw projektowych.
Materiały wejściowe do zmodyfikowanego planu projektu i innych
procesów.
E-usługa – utrzymanie, Kraków, 23.10.2012
Monitorowanie i kontrola ryzyka
E-usługa – utrzymanie, Kraków, 23.10.2012
Monitorowanie i kontrola ryzyka
Celem monitorowania i kontroli ryzyka jest ustalenie, czy:
wdrożono zgodnie z planem strategie reakcji na ryzyka,
działania podejmowane w ramach tych strategii przynoszą oczekiwane
rezultaty, czy też konieczne jest opracowanie nowych strategii,
założenia projektu pozostają aktualne,
w międzyczasie nie doszło do zmiany ekspozycji na ryzyko, zgodnie z
analizą trendów,
wystąpiły czynniki wyzwalające ryzyko,
przestrzegane są odpowiednie procedury i zalecenia,
wystąpiły lub ujawniły się ryzyka, których nie zidentyfikowano wcześniej.
E-usługa – utrzymanie, Kraków, 23.10.2012
Monitorowanie i kontrola ryzyka
Na jakiej podstawie?
Plan zarządzania ryzykiem
Plan reakcji na ryzyka
Komunikacja w projekcie
Dodatkowa identyfikacja i analiza ryzyk
Zmiany zakresu
E-usługa – utrzymanie, Kraków, 23.10.2012
Monitorowanie i kontrola ryzyka
Narzędzia i techniki
Audyty reakcji na ryzyka w projekcie
Okresowe przeglądy ryzyka w projekcie
Analiza wartości wypracowanej
Pomiar wyników technicznych
Dodatkowe planowanie reakcji na ryzyka
E-usługa – utrzymanie, Kraków, 23.10.2012
Monitorowanie i kontrola ryzyka
Rezultaty:
Plany improwizowane
Działania korygujące
Żądania zmian w projekcie
Uaktualnienia planu reakcji na ryzyka
Baza danych o ryzykach
Uaktualnienia list kontrolnych identyfikacji ryzyk
E-usługa – utrzymanie, Kraków, 23.10.2012
Monitorowanie i kontrola ryzyka
Audyty reakcji na ryzyka w projekcie
Badanie i dokumentacja skuteczność strategii reakcji na ryzyko w unikaniu,
przenoszeniu oraz łagodzeniu ryzyk, a także efektywność działań podmiotu
odpowiedzialnego za wdrażanie tych strategii.
Audyty ryzyka przeprowadza się w czasie cyklu życia projektu w celu
kontroli ryzyka.
E-usługa – utrzymanie, Kraków, 23.10.2012
Monitorowanie i kontrola ryzyka
Okresowe przeglądy ryzyka w projekcie
Regularne przeprowadzanie ocen ryzyka w projekcie, które powinno
stanowić punkt programu wszystkich spotkań zespołu projektu.
Oceny ryzyk oraz ich istotności mogą zmieniać się w trakcie realizacji
projektu, a wszelkie zmiany mogą wymagać dodatkowej analizy
jakościowej i ilościowej.
Analiza wartości wypracowanej
Monitorowania ogólnego postępu w realizacji projektu względem planów
bazowych. Wyniki analizy wartości wypracowanej mogą wskazywać na
możliwość odchylenia końcowych wskaźników projektu od zakładanych
poziomów kosztowych i harmonogramowych.
Jeśli te odchylenia od planów bazowych są znaczne, powinno się
przeprowadzić aktualizującą identyfikację i analizę ryzyk.
E-usługa – utrzymanie, Kraków, 23.10.2012
Wnioski
Stosuj się do przyjętej w firmie polityki ryzyka.
Wstępnie oszacuj ryzyko uzasadnienia biznesowego projektu.
Wykonaj analizę środowiska, udziałowców, problemu i celów projektu.
Wykorzystaj wyniki analizy do wstępnej identyfikacji ryzyka.
Zaplanuj działania i zasoby.
Przeprowadź sesje identyfikacji ryzyka z zespołem projektowym.
Powołaj ekspertów.
E-usługa – utrzymanie, Kraków, 23.10.2012
Wnioski
Określ sposób obserwacji ryzyka.
Sporządź wstępny rejestr ryzyka
Zidentyfikuj ryzyka związane z określonymi pakietami prac.
Przypisz ryzyka do określonych kategorii.
Sporządź mapę ryzyka.
Oblicz wartość ryzyka projektu.
Zidentyfikuj ryzyka o akceptowalnym poziomie.
Przeprowadź ilościową analizę ryzyka.
E-usługa – utrzymanie, Kraków, 23.10.2012
Wnioski
Zaktualizuj rejestr ryzyka.
Zidentyfikuj ryzyka o wartości przekraczającej ustalony poziom
akceptacji. Skorzystaj z mapy ryzyka.
Dla każdego z nich zaplanuj reakcję na ryzyko.
Określ rezerwę budżetową projektu wynikającą z wprowadzenia planów
rezerwowych.
Zaktualizuj harmonogram i budżet projektu poprzez wprowadzenie zadań
związanych z unikaniem, przeniesieniem oraz łagodzeniem ryzyka.
Oblicz wartość ryzyka projektu po redukcji. Wykorzystaj metodę punktową.
Określ ryzyka rezydualne i ryzyka wtórne.
E-usługa – utrzymanie, Kraków, 23.10.2012
Wnioski
Monitoruj ryzyko razem z monitorowaniem projektu. Korzystaj z wartości
wypracowanej i trendu kamieni milowych.
Zaplanuj okresowe przeglądy ryzyka w projekcie. Włącz je do
harmonogramu i budżetu.
Powołaj cykliczne audyty ryzyka.
Planuj dodatkowe reakcje na ryzyko.
Uaktualniaj rejestr ryzyka.
E-usługa – utrzymanie, Kraków, 23.10.2012
Dlaczego nie zarządzamy ryzykiem w projekcie?
zarządzamy intuicyjnie i wierzymy, że intuicyjne zarządzanie ryzykiem wystarczy
brak dedykowanych zasobów
jeśli zarządzanie ryzykiem jest jednym z obowiązków kierownika projektu
w zwykle ma ono najniższy priorytet
nie mamy wymaganych kompetencji
liczymy na to, że zrobią to za nas inni
Kiedy intuicyjne zarządzanie ryzykiem nie wystarcza?
Gdy zespół projektowy jest duży (kilkadziesiąt osób)
Gdy członkowie zespołu pochodzą z różnych firm (kultur organizacyjnych)
Gdy znaczna część zespołu realizuje tego typu projekt po raz pierwszy
38
E-usługa – utrzymanie, Kraków, 23.10.2012
Jarosław Petz, Dyrektor Działu Doradztwa
[email protected]
Piotr Biernat, Dyrektor Działu IT
[email protected]
DZIĘKUJĄ ZA UWAGĘ
39