Zarządzanie projektami

advertisement
Zarządzanie projektami
Wykład 7 – Zarządzanie komunikacją w projekcie
Podstawowe elementy procesu
komunikowania się
• Komunikowanie się w projekcie (uwzględnienie wszystkich
interesariuszy, zasady formalne)
• Komunikowanie się interpersonalne – poziom indywidualny i grupowy
(zasady nieformalne)
Proces zarządzania komunikacją wg PMBOK
Planowanie zarządzania
komunikacją
• Proces rozwijania
odpowiedniego
podejścia do komunikacji
opartego na potrzebach
informacyjnych
interesariuszy
i dostępnych aktywach
organizacyjnych
Komunikowanie się
• Proces tworzenia,
zbierania,
dystrybuowania,
przechowywania,
odzyskiwania
i dysponowania
informacjami w projekcie
związane z planowaną
komunikacją
Kontrolowanie
komunikacji
• Proces monitorowania
i kontrolowania
komunikacji w całym
czasie przebiegu cyklu
życia projektu w celu
zapewnienia
zaspokojenia potrzeb
komunikacyjnych
interesariuszy
Wymiary działań komunikacyjnych
• Wewnętrzne i zewnętrzne
• Formalne i nieformalne
• Wertykalne i horyzontalne
• Oficjalne i nieoficjalne
• Pisane i inne
• inne
Planowanie zarządzania
komunikacją
Diagram przepływu danych Planu Zarządzania
Komunikacją (PMBOK Guide 5th)
• Aktualizacja
dokumentacji
projektowej
• Aktywa procesowe
organizacji
• Czynniki otoczenia
Dokumentacja
Projektu
Organizacja
• Plan zarządzania projektem
Plan
Zarządzania
Projektem
Plan Zarządzania
Komunikacją
• Planowanie
zarządzania
komunikacją
• Rejestr
interesariuszy
Identyfikacja
Interesariuszy
Komunikowanie się
Zarządzanie
Zaangażowaniem
Interesariuszy
Inputs (Na wejściu)
1.
2.
3.
4.
Plan zarządzania projektem
Rejestr interesariuszy
Opis otoczenia
Aktywa procesowe organizacji
Rejestr interesariuszy
• Informacje identyfikacyjne
• Informacje opisowe
• Klasyfikacja
Czynniki otoczenia organizacji
• Kultura organizacji, struktura i ład korporacyjny
• Standardy w branży/standardy prawne
• Uwarunkowania rynkowe
• Tolerancja na ryzyko interesariuszy
• Klimat polityczny
• Kanały komunikacyjne organizacji
• System informacji w projekcie
• inne
Narzędzia i techniki
1.
2.
3.
4.
5.
Analiza wymagań komunikacyjnych
Technologie komunikacyjne
Modele komunikacyjne
Metody komunikacji
Spotkania
Analiza wymagań komunikacyjnych
• Określa potrzeby komunikacyjne interesariuszy projektu
• Wymagania są definiowane zarówno poprzez łączenie typu i formatu
informacji z wartością informacji
• Następuje szacowanie kanałów informacyjnych (element złożoności
projektu)
• Liczba kanałów=n(n-1)/2, gdzie n- liczba interesariuszy
Technologie komunikacyjne
• Czynniki determinujące wybór technologii:
•
•
•
•
•
Pilność potrzeb informacyjnych
Dostępność technologii
Łatwość użycia
Środowisko projektu
Wrażliwość i tajność informacji
Typy sieci komunikacyjnych
(R. Griffin, Podstawy zarządzania organizacjami, PWN, Warszawa 1998, s. 563)
Łańcuch
Okrąg
Koło wozu
Y
Każdy z każdym
Modele komunikacyjne
• Kodowanie
• Transmitowanie komunikatu
• Dekodowanie
• Potwierdzanie
• Feedback/Odpowiedź
Podstawowy model komunikacji
Transmisja wiadomości
Sz
um
Szum
Kodowanie
Wysyłający
Szum
Potwierdzenie
Dekodowanie
Dekodowanie
Odbiorca
Kodowanie
Szum
Feedback
Metody komunikacji
• Komunikacja interaktywna
• Komunikacja typu „Push”
• Komunikacja typu „Pull”
Spotkania
• Zwykle formalne, wymagające planu i aranżacji obecności uczetników
Outputs (Wyniki)
1. Plan zarządzania komunikacją
2. Aktualizacja dokumentów projektowych
Plan Zarządzania Komunikacją
• Wymagania komunikacji interesariuszy
• Informacje do zakomunikowania (język, format, treść, poziom
szczegółowości)
• Przyczyna dystrybucji informacji
• Ramy czasowe i częstość dystrybucji, potwierdzenia
• Osoba odpowiedzialna za zakomunikowanie informacji
• Osoba odpowiedzialna za autoryzację informacji tajnych
Plan Zarządzania Komunikacją - cd
• Osoba lub odpowiedzialna za to, kto otrzyma informację
• Metody i techniki przenoszenia informacji (np. e-mail)
• Zasoby dedykowane działaniom komunikacyjnym (czas i budżet)
• Metody aktualizacji Planu Zarządzania Komunikacją
• Słowniki terminologiczne
• Inne elementy
Aktualizowane dokumenty
• Harmonogram projektu
• Rejestr interesariuszy
Komunikowanie się
Inputs (Na wejściu)
• Plan Zarządzania Komunikacją
• Raporty wydajności pracy
• Czynniki otoczenia
• Aktywa procesowe organizacji
Narzędzia i techniki
• Technologia komunikacyjna
• Modele komunikacji
• Metody komunikacji
• System zarządzania informacją
• Raportowanie efektywności
System zarządzania informacją
• Zarządzanie dokumentami drukowanymi: listami, wiadomościami,
raportami i wydawnictwami prasowymi
• Zarządzanie komunikacją elektroniczną: e-mail, telefon, webinaria
• Elektroniczne narzędzia zarządzania projektami: oprogramowanie
Raportowanie o efektywności
• Analiza efektywności w ujęciu historycznym
• Analiza prognoz projektu (czas i koszt)
• Bieżący status ryzyka i problemów
• Praca ukończona w danym czasie
• Praca, które ma być ukończona w następnym okresie
• Suma zmian zatwierdzonych w danym czasie
• Inne…
Outputs (Wyniki)
• Aktualizacja Planu Zarządzania Projektem
• Aktualizacja dokumentów projektowych
• Aktualizacja dokumentacji projektowej
• Aktualizacja aktywów procesowych organizacji (np. raportów)
Kontrolowanie
komunikacji
Inputs (Na wejściu)
• Plan Zarządzania Projektem
• Komunikacje projektu
• Issue Log
• Dane efektywności pracy
• Aktywa procesowe organizacji
Plan Zarządzania Projektem
• Wymagania komunikacji z interesariuszami
• Powody dystrybucji informacji
• Ramy czasowe i częstość dystrybucji informacji
• Osoba lub grupa odpowiedzialna za komunikację
• Osoba lub grupa odbierająca informację
Issue log
• Element oprogramowania w zarządzaniu projektami, w którym
utrzymywane są informacje o problemach etc.
Narzędzia i techniki
• System zarządzania informacją
• Opinie eksperckie
• Spotkania
Outputs (Wyniki)
• Informacja o efektywności pracy
• Żądania zmian
• Aktualizacja planu zarządzania projektem
• Aktualizacja dokumentów projektu
• Aktualizacja aktywów procesowych organizacji
Komunikowanie się
interpersonalne
Proces komunikacji
komunikat
NADAWCA
komunikat
KODOWANIE
komunikat
KANAŁ
komunikat
DEKODOWANIE
SPRZĘŻENIE ZWROTNE
J. Stankiewicz, Komunikowanie się w organizacji, Wydawnictwo ASTRUM, Wrocław 1999
ODBIORCA
Style komunikowania się - Metoda okna Johari
• Otwarty
• Ukryty
• Nieznany
• Ślepy
Komunikacja:
Komunikacja
Werbalna
Niewerbalna
Słowna
Bezsłowna obejmująca
gesty, mimikę i mowę
ciała.
Komunikacja:
Komunikacja
Ustna
Pisemna
Za pomocą komunikatów
werbalnych
Za pomocą
skodyfikowanych
komunikatów
Formalizacja
Bariery komunikacyjne
• Różnice kulturowe
• Brak umiejętności decentracji
• Utrudnienia percepcyjne – rozmówca mówi zbyt szybko, niewyraźnie,
jąka się
• Stereotypy – łatwiej zgodzimy się z poglądami osoby o wyższym
statusie społecznym, niż z poglądami osób o niższym statusie
(szkodliwy stereotyp)
Download