Wykład7

Karolina Muszyńska
Spis zagadnień
 Wprowadzenie
 Znaczenie zarządzania komunikacją dla powodzenia





projektu
Praktyki zarządzania komunikacją w zespołach
projektowych: strategiczne, informacyjne, emocjonalne,
praktyczne
Definicja wzorców oraz obszary ich zastosowania
Szablon wzorca zarządzania komunikacją projektową
Zestaw wzorców zarządzania komunikacją w projekcie
oraz przykładowy wzorzec
Podsumowanie
Wprowadzenie
 Podejście projektowe w realizacji zadań biznesowych
 Obszar zarządzania komunikacją w zarządzaniu
projektami – uważany za kluczowy jednakże
zaniedbywany
 Identyfikacja praktyk zarządzania komunikacją
Znaczenie zarządzania komunikacją
dla powodzenia projektu
 Znaczący wpływ na powodzenie projektu – w szczególności
projektów informatycznych, realizowanych przez zespoły
rozproszone
 Efektywna komunikacja projektowa zapewnia by:
 odpowiednie informacje docierały do właściwych osób we
właściwym czasie i po najmniejszym możliwym koszcie
 członkowie zespołu, kierownicy i interesariusze byli informowani
o stanie realizacji projektu i mogli realizować cele projektowe
 zagadnienia projektowe, ryzyka, nieporozumienia i wszelkie inne
wyzwania zagrażające zakończeniu projektu były zidentyfikowane
 Efektywna komunikacja projektowa wśród najważniejszych
czynników warunkujących sukces projektu
Praktyki zarządzania komunikacją
w zespołach projektowych
 Przegląd literaturowy rzeczywistych praktyk zarządzania
komunikacją zbadanych i opisanych w dostępnych
źródłach
 Kategoryzacja zidentyfikowanych praktyk zarządzania
komunikacją:
 strategiczne
 informacyjne
 emocjonalne
 praktyczne
Strategiczne praktyki zarządzania
komunikacją
 Kategoria praktyk strategicznych związana jest z
planowaniem komunikacji i środowiskiem projektu:
 jasny zakres odpowiedzialności ustalony na początku
 kompetencje międzykulturowe
 wysokiej jakości planowanie komunikacji
 dobre public relations po stronie zewnętrznego zespołu w
kraju, w którym realizowany jest projekt
 przyjęcie wspólnego języka roboczego wśród członków
zespołu
 dobrze zdefiniowane kompetencje klienta
 przejrzystość procesu dla klienta
Informacyjne praktyki zarządzania
komunikacją
 Kategoria praktyk informacyjnych dotyczy generowania,
zbierania, rozpowszechniania, przechowywania i
rozdysponowywania informacji projektowych:
 „wspólna wirtualna przestrzeń"/„centrum wiedzy projektowej" –




portal internetowy/Wiki, oprogramowanie pracy grupowej,
aplikacje do zarządzania projektami
komunikator internetowy, poczta elektroniczna, narzędzia
wspomagające zebrania (GoToMeetings)
tradycyjne rozmowy telefoniczne
terminarz komunikacji (w szczególności dla zespołów w różnych
strefach czasowych)
używanie różnorodnych kanałów komunikacji (dla lepszej
konwergencji)
Emocjonalne praktyki zarządzania
komunikacją
 Kategoria praktyk emocjonalnych dotyczy budowania zaufania
i relacji
 regularna komunikacja twarzą w twarz, przynajmniej z





wykorzystaniem audio- i wideokonferencji (często utrudniona
przez problemy techniczne lub niskie umiejętności językowe)
zachęcanie członków zespołu do dzielenia się uczuciami i
nieformalnych rozmów – wykorzystanie mediów
społecznościowych (‘wirtualny automat z kawą’)
kick-off meeting, przeglądy, stand-up meetings (kick-off powinien
być spotkaniem twarzą w twarz, pozostałe mogą być
wspomagane narzędziami IT)
więcej komunikacji twarzą w twarz
częste wizyty i rotacje personelu
proszenie członków zespołu o radę, opinie i wsparcie
Praktyczne praktyki zarządzania
komunikacją
 Kategoria praktyk praktycznych związana jest z jasną i
pozytywną komunikacją regułami zachowania:
 używanie podstawowych reguł komunikacji (m.in. określenie




czasu na wysłanie odpowiedzi, dotrzymywanie obietnic, podanie
szczegółów i powodów związanych z prośbami)
pożądane zachowanie i postawa osobista (dotrzymywanie
terminów spotkań, proszenie a nie wydawanie dyspozycji, pisanie
pozytywnych maili)
podobny skład zespołu i model pracy w różnych lokalizacjach
fizyczna obecność kluczowego członka z jednego zespołu w
lokalizacji drugiego zespołu
krótkie, asynchroniczne pętle komunikacyjne
Podsumowanie
 Zapewnienie właściwej i efektywnej komunikacji wiąże się z:
 przygotowaniem planu komunikacji
 tworzeniem, zbieraniem, dystrybucją i przechowywaniem
informacji projektowych
 identyfikacją odpowiedzialności poszczególnych członków
zespołu projektowego oraz innych interesariuszy
 utrzymywanie dobrych osobistych kontaktów z członkami
zespołu
 rozwijanie pozytywnych relacji
 przestrzeganie podstawowych zasad jasnej i pozytywnej
komunikacji
Definicja wzorca
 Wzorzec to „wzór, schemat mogący być normą dla
innych przedmiotów albo zjawisk danego typu” lub
„zespół cech, zasad uznanych za właściwe, godne
naśladowania”
 Wzorce projektowe używane są do reprezentowania
wiedzy, która opiera się na doświadczeniach zdobytych
w rzeczywistych projektach i która jest powszechnie
akceptowana.
 Inne określenia podobne do pojęcia wzorca, to czynnik
sukcesu, model sukcesu, miara sukcesu, najlepsze
praktyki czy najgorsze praktyki
Definicja wzorca
 Wzorce projektowe zawierają uniwersalne rozwiązania
powszechnie występujących w praktyce problemów,
które mogą być wykorzystywane wielokrotnie i które
zależą od kontekstu.
 Koncepcja wzorców jest obecnie szeroko stosowana w
wielu innych dziedzinach związanych z twórczym
działaniem ludzi między innymi w inżynierii
oprogramowania, zarządzaniu wiedzą, czy zarządzaniu
architekturą biznesową
Obszary zastosowań wzorców
 W inżynierii oprogramowania wzorzec projektowy
odnosi się do często występujących problemów
związanych z projektowaniem oprogramowania i
proponuje ogólne rozwiązania tych problemów.
 W zarządzaniu wiedzą wzorce opisują najlepsze praktyki
z zakresu strukturyzacji wiedzy, projektowania systemów
zarządzania wiedzą i rozwoju ontologii. Wzorce w
zarządzaniu wiedzą stanowią również formę języka,
który pomaga w komunikacji dotyczącej wiedzy i
systemów zarządzania wiedzą.
Szablon wzorca zarządzania
komunikacją projektową
 Wzorce zarządzania komunikacją projektową opierają się
na dwóch głównych źródłach wiedzy:
 praktyki zarządzania komunikacją opisane w literaturze;
na ich bazie zdefiniowano początkowy zbiór wzorców i
przygotowano wstępną formę ich opisów
 opinie praktyków, które pozyskano wykorzystując wywiad
ustrukturyzowany zawierający pytania zamknięte i
otwarte; głównym celem badania było pogłębienie wiedzy
na temat praktyk komunikacji i uwzględnienie opinii
praktyków w definicji wzorców zarządzania komunikacją
Szablon wzorca zarządzania
komunikacją projektową
 Wzorzec zarządzania komunikacją składa się z następujących sekcji:
 nazwa wzorca
 kontekst
 problem
 rozwiązanie
 efekt-Q (na jakie aspekty jakościowe komunikacji wpływa wzorzec i
czy jest to wpływ pozytywny czy negatywny)
 stosowalność (sytuacje, zespoły i projekty, w przypadku których należy
stosować dany wzorzec oraz osoby uczestniczące i ich role)
 konsekwencje (czego można się spodziewać w związku z
zastosowaniem wzorca)
 implementacja (zagrożenia, wskazówki i narzędzia przydatne w
realizacji wzorca)
 wzorce powiązane
Zestaw wzorców zarządzania
komunikacją w projekcie
 W kategorii informacyjnej zdefiniowano trzy wzorce
zarządzania komunikacją:
 Harmonogram komunikacji
 Centrum wiedzy projektowej
 Różnorodność środków komunikacji
 W kategorii strategicznej również zdefiniowano trzy
wzorce zarządzania komunikacją:
 Jasne reguły na starcie
 Kompetencje kulturowe i językowe
 Zakres władzy klienta
Zestaw wzorców zarządzania
komunikacją w projekcie
 W kategorii emocjonalnej znalazły się trzy wzorce
zarządzania komunikacją:
 Sprzyjanie komunikacji bezpośredniej
 Wizyty i rotacja zespołu
 Docenianie zespołu
 W kategorii praktycznej określono dwa wzorce
zarządzania komunikacją:
 Podstawowe zasady komunikacji
 Synchroniczne środowiska pracy
Przykładowy wzorzec zarządzania
komunikacją projektową
Harmonogram komunikacji
Kt
P
R
Q
Zespół projektowy jest rozproszony, członkowie zespołu są w różnych strefach czasowych; zgodnie z planem komunikacji, partnerzy projektowi
powinni się wzajemnie informować o statusie projektu, w celu uzyskiwania informacji zwrotnych i utrzymywania wysokiego poziomu
zaangażowania.
Komunikacja między członkami zespołu jest zbyt uboga, polegająca głównie na wysyłaniu raportów, a do komunikacji bezpośredniej dochodzi
tylko w sytuacjach awaryjnych. W konsekwencji problemy nie są rozwiązywane na bieżąco, wzajemne zrozumienie pomiędzy członkami
zespołu jest utrudnione z powodu sporadycznej informacji zwrotnej, dynamika realizacji zadań jest niska.
Przygotowanie harmonogramu komunikacji, uwzględniającego dwustronną komunikację pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu, jak
również wielostronne audio- i wideokonferencje w szerszym gronie.
Pozytywny wpływ na następujące aspekty jakościowe komunikacji: aktualność informacji na temat statusu zadań projektowych, redundancja,
informacja zwrotna. Możliwy negatywny wpływ na następujące aspekty jakościowe komunikacji: w przypadku dużej liczby uczestników audiolub wideokonferencji komunikacja jest nieskuteczna i irytująca (często pojawiają się problemy techniczne).
S
Wzorzec może być stosowany do każdego rodzaju projektu i zespołu, choć jest szczególnie przydatny w przypadku zespołów rozproszonych i
dużych projektów trwających dłużej niż trzy miesiące. Wzorzec powinien dotyczyć wszystkich członków zespołu i każdy z nich powinien być
odpowiedzialny za przestrzeganie ustalonego harmonogramu lub z wyprzedzeniem informować o wszelkich odstępstwach.
Ks
Zastosowanie wzorca zapewnia regularną komunikację między członkami zespołu, dostosowaną do ich harmonogramów pracy i preferencji
komunikacyjnych oraz daje możliwość bieżącego wyjaśniania wszelkich niejasności i uzyskiwania natychmiastowej informacji zwrotnej.
I
Ustalanie harmonogramu komunikacji wymaga czasu, wysiłku, współpracy i dobrej woli członków zespołu, aby plan ten był przestrzegany i
przynosił korzyści; im więcej jest stron i lokalizacji tym jest to trudniejsze. Harmonogram powinien być uzgodniony podczas spotkania
inaugurującego projekt, wraz z jasnym określeniem jego celu i instrukcjami realizacji. Należy wziąć pod uwagę przesunięcia w ramach różnych
stref czasowych oraz możliwości i preferencje uczestników co do medium komunikacji. Przydatne może być korzystanie z takich narzędzi jak
współdzielone kalendarze czy matryca komunikacji. Bardzo ważną kwestią w realizacji tego wzorca jest angażowanie w komunikację
wielostronną tylko osób których ona dotyczy (grupy tematyczne).
WP
Jasne reguły na starcie, Sprzyjanie komunikacji bezpośredniej, Docenianie zespołu
Podsumowanie
 Zdefiniowane wzorce zarządzania komunikacją mają na
celu wspieranie kierowników projektów i zespołów w
efektywnym zarządzaniu procesami komunikacyjnodokumentacyjnymi
 Proponowane wzorce mogą przynieść znaczące korzyści
w praktyce, gdyż mogą pomóc zarówno uniknąć wielu
potencjalnych problemów dotyczących procesów
komunikacyjno-dokumentacyjnych, jak i rozwiązywać
problemy, które już wystąpiły