Zarządzanie projektami
advertisement
Zarządzanie projektami Wykład 7 – Zarządzanie komunikacją w projekcie Podstawowe elementy procesu komunikowania się • Komunikowanie się w projekcie (uwzględnienie wszystkich interesariuszy, zasady formalne) • Komunikowanie się interpersonalne – poziom indywidualny i grupowy (zasady nieformalne) Proces zarządzania komunikacją wg PMBOK Planowanie zarządzania komunikacją • Proces rozwijania odpowiedniego podejścia do komunikacji opartego na potrzebach informacyjnych interesariuszy i dostępnych aktywach organizacyjnych Komunikowanie się • Proces tworzenia, zbierania, dystrybuowania, przechowywania, odzyskiwania i dysponowania informacjami w projekcie związane z planowaną komunikacją Kontrolowanie komunikacji • Proces monitorowania i kontrolowania komunikacji w całym czasie przebiegu cyklu życia projektu w celu zapewnienia zaspokojenia potrzeb komunikacyjnych interesariuszy Wymiary działań komunikacyjnych • Wewnętrzne i zewnętrzne • Formalne i nieformalne • Wertykalne i horyzontalne • Oficjalne i nieoficjalne • Pisane i inne • inne Planowanie zarządzania komunikacją Diagram przepływu danych Planu Zarządzania Komunikacją (PMBOK Guide 5th) • Aktualizacja dokumentacji projektowej • Aktywa procesowe organizacji • Czynniki otoczenia Dokumentacja Projektu Organizacja • Plan zarządzania projektem Plan Zarządzania Projektem Plan Zarządzania Komunikacją • Planowanie zarządzania komunikacją • Rejestr interesariuszy Identyfikacja Interesariuszy Komunikowanie się Zarządzanie Zaangażowaniem Interesariuszy Inputs (Na wejściu) 1. 2. 3. 4. Plan zarządzania projektem Rejestr interesariuszy Opis otoczenia Aktywa procesowe organizacji Rejestr interesariuszy • Informacje identyfikacyjne • Informacje opisowe • Klasyfikacja Czynniki otoczenia organizacji • Kultura organizacji, struktura i ład korporacyjny • Standardy w branży/standardy prawne • Uwarunkowania rynkowe • Tolerancja na ryzyko interesariuszy • Klimat polityczny • Kanały komunikacyjne organizacji • System informacji w projekcie • inne Narzędzia i techniki 1. 2. 3. 4. 5. Analiza wymagań komunikacyjnych Technologie komunikacyjne Modele komunikacyjne Metody komunikacji Spotkania Analiza wymagań komunikacyjnych • Określa potrzeby komunikacyjne interesariuszy projektu • Wymagania są definiowane zarówno poprzez łączenie typu i formatu informacji z wartością informacji • Następuje szacowanie kanałów informacyjnych (element złożoności projektu) • Liczba kanałów=n(n-1)/2, gdzie n- liczba interesariuszy Technologie komunikacyjne • Czynniki determinujące wybór technologii: • • • • • Pilność potrzeb informacyjnych Dostępność technologii Łatwość użycia Środowisko projektu Wrażliwość i tajność informacji Typy sieci komunikacyjnych (R. Griffin, Podstawy zarządzania organizacjami, PWN, Warszawa 1998, s. 563) Łańcuch Okrąg Koło wozu Y Każdy z każdym Modele komunikacyjne • Kodowanie • Transmitowanie komunikatu • Dekodowanie • Potwierdzanie • Feedback/Odpowiedź Podstawowy model komunikacji Transmisja wiadomości Sz um Szum Kodowanie Wysyłający Szum Potwierdzenie Dekodowanie Dekodowanie Odbiorca Kodowanie Szum Feedback Metody komunikacji • Komunikacja interaktywna • Komunikacja typu „Push” • Komunikacja typu „Pull” Spotkania • Zwykle formalne, wymagające planu i aranżacji obecności uczetników Outputs (Wyniki) 1. Plan zarządzania komunikacją 2. Aktualizacja dokumentów projektowych Plan Zarządzania Komunikacją • Wymagania komunikacji interesariuszy • Informacje do zakomunikowania (język, format, treść, poziom szczegółowości) • Przyczyna dystrybucji informacji • Ramy czasowe i częstość dystrybucji, potwierdzenia • Osoba odpowiedzialna za zakomunikowanie informacji • Osoba odpowiedzialna za autoryzację informacji tajnych Plan Zarządzania Komunikacją - cd • Osoba lub odpowiedzialna za to, kto otrzyma informację • Metody i techniki przenoszenia informacji (np. e-mail) • Zasoby dedykowane działaniom komunikacyjnym (czas i budżet) • Metody aktualizacji Planu Zarządzania Komunikacją • Słowniki terminologiczne • Inne elementy Aktualizowane dokumenty • Harmonogram projektu • Rejestr interesariuszy Komunikowanie się Inputs (Na wejściu) • Plan Zarządzania Komunikacją • Raporty wydajności pracy • Czynniki otoczenia • Aktywa procesowe organizacji Narzędzia i techniki • Technologia komunikacyjna • Modele komunikacji • Metody komunikacji • System zarządzania informacją • Raportowanie efektywności System zarządzania informacją • Zarządzanie dokumentami drukowanymi: listami, wiadomościami, raportami i wydawnictwami prasowymi • Zarządzanie komunikacją elektroniczną: e-mail, telefon, webinaria • Elektroniczne narzędzia zarządzania projektami: oprogramowanie Raportowanie o efektywności • Analiza efektywności w ujęciu historycznym • Analiza prognoz projektu (czas i koszt) • Bieżący status ryzyka i problemów • Praca ukończona w danym czasie • Praca, które ma być ukończona w następnym okresie • Suma zmian zatwierdzonych w danym czasie • Inne… Outputs (Wyniki) • Aktualizacja Planu Zarządzania Projektem • Aktualizacja dokumentów projektowych • Aktualizacja dokumentacji projektowej • Aktualizacja aktywów procesowych organizacji (np. raportów) Kontrolowanie komunikacji Inputs (Na wejściu) • Plan Zarządzania Projektem • Komunikacje projektu • Issue Log • Dane efektywności pracy • Aktywa procesowe organizacji Plan Zarządzania Projektem • Wymagania komunikacji z interesariuszami • Powody dystrybucji informacji • Ramy czasowe i częstość dystrybucji informacji • Osoba lub grupa odpowiedzialna za komunikację • Osoba lub grupa odbierająca informację Issue log • Element oprogramowania w zarządzaniu projektami, w którym utrzymywane są informacje o problemach etc. Narzędzia i techniki • System zarządzania informacją • Opinie eksperckie • Spotkania Outputs (Wyniki) • Informacja o efektywności pracy • Żądania zmian • Aktualizacja planu zarządzania projektem • Aktualizacja dokumentów projektu • Aktualizacja aktywów procesowych organizacji Komunikowanie się interpersonalne Proces komunikacji komunikat NADAWCA komunikat KODOWANIE komunikat KANAŁ komunikat DEKODOWANIE SPRZĘŻENIE ZWROTNE J. Stankiewicz, Komunikowanie się w organizacji, Wydawnictwo ASTRUM, Wrocław 1999 ODBIORCA Style komunikowania się - Metoda okna Johari • Otwarty • Ukryty • Nieznany • Ślepy Komunikacja: Komunikacja Werbalna Niewerbalna Słowna Bezsłowna obejmująca gesty, mimikę i mowę ciała. Komunikacja: Komunikacja Ustna Pisemna Za pomocą komunikatów werbalnych Za pomocą skodyfikowanych komunikatów Formalizacja Bariery komunikacyjne • Różnice kulturowe • Brak umiejętności decentracji • Utrudnienia percepcyjne – rozmówca mówi zbyt szybko, niewyraźnie, jąka się • Stereotypy – łatwiej zgodzimy się z poglądami osoby o wyższym statusie społecznym, niż z poglądami osób o niższym statusie (szkodliwy stereotyp)
