PmC-01-Aw PROGRAM CERTYFIKACJI

GŁÓWNY
INSTYTUT
GÓRNICTWA
JEDNOSTKA CERTYFIKUJĄCA
PmC-01-Aw
40 -166 Katowice, Plac Gwarków 1
PROGRAM CERTYFIKACJI AUDITORÓW WEWNĘTRZNYCH
Nr edycji: 5
Data edycji: 06.10.2015 r.
Strona / Stron
1/ 6
1. Wstęp
Niniejszy Program Certyfikacji kompetencji osób Jednostki Certyfikującej w Głównym
Instytucie Górnictwa (GIG-JC) realizowany w procesach certyfikacji kompetencji osób w ramach
procedury nr PC/O-01 „Procedura certyfikacji kompetencji osób” stanowi dla GIG-JC wymagania
certyfikacyjne odnoszące się do wyspecyfikowanych kategorii osób:
1)
2)
3)
4)
Auditor Wewnętrzny Systemu Zarządzania Jakością (SZJ),
Auditor Wewnętrzny Systemu Zarządzania Środowiskowego (SZŚ),
Auditor Wewnętrzny Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy (SZBHP),
Auditor Wewnętrzny Zintegrowanego Systemu Zarządzania (ZSZ).
Od kilku lat w Kopalniach Węgla Kamiennego i firmach z nimi związanych oraz zakładach –
firmach Energetyki Cieplnej audity wewnętrzne systemów zarządzania przeprowadzają auditorzy
wewnętrzni legitymujący się świadectwem ukończenia z wynikiem pozytywnym odpowiedniego
szkolenia.
W początkowym okresie działalności tych auditorów nie było potrzeby certyfikacji ich
kompetencji. Obecnie nie ma też aktów normatywnych wprowadzających taki obowiązek
certyfikacji, jednak ze względu na wzrastające znaczenie auditów wprowadzenie dobrowolnej
certyfikacji kompetencji osób w zakresie wyspecyfikowanych kategorii Auditora Wewnętrznego
jest bardzo potrzebne i uzasadnione.
Dynamika wdrażania systemów zarządzania w firmach oraz postępujący proces doskonalenia
bazy normowej z zakresu wytycznych i wymagań systemów zarządzania jak i auditowania tych
systemów, kończący się najczęściej nowelizacją bazy normowej powodują konieczność
dostosowywania do nowych wymogów normowych funkcjonujące w firmach systemy zarządzania,
i tym bardziej konieczne staje się doskonalenie kwalifikacji dla zachowania kompetencji osób
związanych z oceną i funkcjonowaniem tych systemów. W szczególności zachodzi tu potrzeba
doskonalenia zawodowego auditorów wewnętrznych, których działalność znacząco decyduje o
właściwym funkcjonowaniu i doskonaleniu każdego systemu zarządzania.
Powyższe znacznie zróżnicowało posiadane przez auditorów wewnętrznych kwalifikacje,
a to budzi wątpliwości, i brak zaufania do kompetencji auditorów.
Naprawą powyższego może być potwierdzanie według tych samych norm i zasad oraz tych
samych procedur kompetencji auditorów stosownym certyfikatem i nadzór nad posiadaczem
certyfikatu przez GIG-JC.
W wyniku prowadzonego nadzoru przez Jednostkę Certyfikującą Auditor Wewnętrzny systemu
zarządzania posiadający odpowiedni certyfikat kompetencji zobowiązany jest celem utrzymania
posiadanego certyfikatu do bieżącego, a tym bardziej doraźnego, wynikającego ze zmian wymagań
normowych, podnoszenia kwalifikacji oraz doskonalenia umiejętności niezbędnych auditorowi,
przez co wzbudza zaufanie i wiarygodność.
Obecnie w Kopalniach Węgla Kamiennego i firmach z nimi związanych oraz zakładach –
firmach Energetyki Cieplnej zachodzi potrzeba posiadania certyfikowanej kadry Auditorów
Wewnętrznych spełniających zadane kryteria oceny według aktualnych wymagań normowych.
GŁÓWNY
INSTYTUT
GÓRNICTWA
JEDNOSTKA CERTYFIKUJĄCA
PmC-01-Aw
40 -166 Katowice, Plac Gwarków 1
PROGRAM CERTYFIKACJI AUDITORÓW WEWNĘTRZNYCH
Nr edycji: 5
Data edycji: 06.10.2015 r.
Strona / Stron
2/ 6
Zestawienie wybranych norm w zakresie:
A. Systemu Zarządzania Jakością
1. PN-EN ISO 9000:2006- Systemy zarządzania jakością. Podstawy i terminologia.
2. PN-EN ISO 9001:2009- Systemy zarządzania jakością. Wymagania.
3. PN-EN ISO 9004:2010 - Zarządzanie ukierunkowane na trwały sukces organizacji - Podejście
wykorzystujące zarządzanie jakością
B. Systemu Zarządzania Środowiskowego
1. PN-EN ISO 14001:2005- Systemy zarządzania środowiskowego. Wymagania i wytyczne stosowania.
2. PN-ISO 14004:2010 Systemy zarządzania środowiskowego. Ogólne wytyczne dotyczące zasad,
systemów i technik wspomagających.
C. Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy
1. PN-N-18001:2004- Systemy zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. Wymagania.
2. PN-N-18002:2011 Systemy zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy -- Ogólne wytyczne do oceny
ryzyka zawodowego
3. PN-N-18004:2001+Ap1:2002- Systemy zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. Wytyczne.
D. Zintegrowanego Systemu Zarządzania
Łączny zakres normowy jak w A., B., C. Powyżej
E. AUDITOWANIA
PN-EN ISO 19011:2012 - Wytyczne dotyczące auditowania systemów zarządzania
2. Kryteria stanowiące podstawę certyfikacji kompetencji osób
Kryteria stanowiące podstawę certyfikacji kompetencji osób dla wyszczególnionych powyżej
zakresów Auditora Wewnętrznego przedstawiono w Załączniku PmC-01-Aw/01 w Tablicach 14,
zamieszczonych w częściach:
a) Część I Wymagania wstępne uprawniające Wnioskującego do udziału w ocenie kompetencji,
b) Część II. Wymagania kwalifikujące Kandydata do uzyskania certyfikatu po spełnieniu wymagań
z Części I,
c) Część III Wymagania kwalifikujące posiadacza certyfikatu w procesie ponownej certyfikacji
3. Opis wymagań dotyczących kwalifikacji / kompetencji osób
Opis wymagań dotyczących kwalifikacji / kompetencji osób został przedstawiony w
załączniku PmC-01-Aw/02.
Ramowe Programy Szkoleń zostały zawarte odpowiednio w załącznikach:
-PmC-01-Aw/03a „Ramowy Program Szkolenia Aw SZJ Auditor Wewnętrzny (Aw) Systemu
Zarządzania Jakością (SZJ)”
-PmC-01-Aw/03b „Ramowy Program Szkolenia Aw SZŚ Auditor Wewnętrzny (Aw) Systemu
Zarządzania Środowiskowego (SZŚ)”
-PmC-01-Aw/03c „Ramowy Program Szkolenia Aw SZBHP Auditor Wewnętrzny (Aw) Systemu
Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy (SZBHP)”
-PmC-01-Aw/03d „Ramowy Program Szkolenia Aw ZSZ Auditor Wewnętrzny (Aw)
Zintegrowanego Systemu Zarządzania (ZSZ)”
W przypadku, kiedy Kandydat przedłoży zaświadczenie o odbyciu szkolenia (wraz z pozytywnym
wynikiem jego ukończenia) w innej niż wskazanej przez GIG jednostce szkolącej, Specjalista ds.
certyfikacji przeprowadza analizę dołączonych dokumentów pod kątem spełnienia wymagań
GŁÓWNY
INSTYTUT
GÓRNICTWA
JEDNOSTKA CERTYFIKUJĄCA
PmC-01-Aw
40 -166 Katowice, Plac Gwarków 1
PROGRAM CERTYFIKACJI AUDITORÓW WEWNĘTRZNYCH
Nr edycji: 5
Data edycji: 06.10.2015 r.
Strona / Stron
3/ 6
stawianych kandydatom w zakresie programu szkolenia oraz czasu jego trwania. Wynik analizy
stanowi podstawę wnioskowania o udzielenie certyfikatu lub odmowy jego wydania.
4. Opis wymagań i procedur dotyczących oceny, nadzoru i ponownej certyfikacji
Podstawowe zasady certyfikacji, w tym obejmujące ocenę, nadzór i ponowną ocenę zostały
określone w procedurze „Certyfikacja kompetencji osób” PC/O-01 i dotyczą wszystkich programów
realizowanych w GIG-JC.
Zasady i tryb postępowania personelu Jednostki Certyfikującej w zakresie zapewnienia poufności
informacji uzyskanej w procesie certyfikacji, dostępu do danych związanych z procesem
egzaminowania, dostępu do dokumentacji procesu certyfikacji oraz reagowania w przypadkach
naruszenia bezpieczeństwa procesu certyfikacji zgodnie z wymaganiami systemu jakości Jednostki
Certyfikującej GIG zostały określone w procedurze PC/O-05 „Zarządzanie bezpieczeństwem
procesu certyfikacji”. W załączniku PmC-01-Aw/02 określono szczegółowe wymagania i procedury
uwzględniające mechanizmy oceny, nadzoru i ponownej oceny – przedłużenia ważności certyfikatu
uwzględniając:
a) Specyfikację układu oceny (egzaminu): pisemny, ustny, w praktyce, za pomocą obserwacji
lub innymi metodami.
b) Ogólny zarys treści oceny (egzaminu).
c) Rodzaj, poziom intelektualny i liczbę stawianych pytań.
d) Czas trwania oceny (egzaminu).
e) Akceptowalny poziom punktacji wraz z metodą punktacji.
f) Mechanizmy sterowania przemiennością egzaminów lub ich nowelizacją w celu utrzymania
ich obiektywności i poufności.
Ponadto zostały określone:
1) Wymagania dla Egzaminatorów przeprowadzających egzaminy Auditorów Wewnętrznych.
Stanowią one załącznik PmC-01-Aw/04 „Wymagania dla egzaminatorów przeprowadzających
egzaminy Auditorów Wewnętrznych” do niniejszego Programu Certyfikacji.
2) Sposób oceny postawy Kandydata/Auditora jako auditora wewnętrznego i merytorycznego
prowadzenia przez Niego auditów. Pełnomocnik Systemu Zarządzania firmy zatrudniającej
Kandydata/Auditora ocenia Jego umiejętności auditowania, zgodnie z formularzem – wzorem
PmC-01-Aw/05 „Zaświadczenie – ocena merytorycznego prowadzenia auditu wewnętrznego i
postawy Auditora dokonana przez Pełnomocnika Systemu Zarządzania”. Formularz ten stanowi
załącznik do niniejszego Programu Certyfikacji.
Maksymalna ilość punktów, którą może uzyskać kandydat na audytora wewnętrznego wynosi
40 pkt.
Warunkiem przyznania certyfikatu kompetencji jest uzyskanie przez kandydata łącznie co
najmniej 25 punktów oraz uzyskanie w każdym z ocenianych obszarów nie mniej niż 3 punkty.
Zasady współpracy z egzaminatorem zostały przedstawione w procedurze PC/O-03 „Wybór,
współpraca i monitorowanie egzaminatorów”.
4. Certyfikacja personelu własnego
GŁÓWNY
INSTYTUT
GÓRNICTWA
JEDNOSTKA CERTYFIKUJĄCA
PmC-01-Aw
40 -166 Katowice, Plac Gwarków 1
PROGRAM CERTYFIKACJI AUDITORÓW WEWNĘTRZNYCH
Nr edycji: 5
Data edycji: 06.10.2015 r.
Strona / Stron
4/ 6
Jednostka certyfikująca dopuszcza wydanie certyfikatów dla personelu własnego tj.
pracowników Głównego Instytutu Górnictwa w sytuacji, kiedy na rynku zewnętrznym nie
występuje inna jednostka prowadząca certyfikację osób w zakresie audytorów wewnętrznych.
Wymagania, jakie musi spełnić osoba wnioskująca o wydanie certyfikatu są takie same jak dla
osób z zewnętrz Instytutu i zostały określone w Części I-III niniejszego programu. Celem
zapewnienia bezstronności procesu egzaminowania pytania egzaminacyjne wybierane są z bazy
pytań egzaminacyjnych przez Kierownika Zespołu Certyfikacji Osób i Rozwoju Systemów i
przekazywane Egzaminatorowi bezpośrednio przed egzaminem. Dodatkowo Kierownik
Jednostki Certyfikującej wyznacza osobę do nadzorowania procesu egzaminu odpowiedzialną
za zapewnienie jego bezstronności.
Nadzór GIG-JC nad posiadaczem certyfikatu.
Jednostka Certyfikująca w Głównym Instytucie Górnictwa w Katowicach sprawuje nadzór nad
osobami certyfikowanymi - posiadaczami certyfikatów wydanych przez GIG-JC. Nadzór
sprawowany jest przez cały okres ważności certyfikatu, do momentu wygaśnięcia terminu jego
ważności. Celem nadzoru jest zapewnienie, że osoba certyfikowana utrzymuje kompetencje
wymagane Programem Certyfikacji.
Podstawowe elementy nadzoru obejmują:
- zgłaszanie do GIG-JC przez osobę certyfikowaną przerw w zatrudnieniu, których okres jest
dłuższy od dopuszczalnego podanego w danym Programie Certyfikacji;
- przyjmowanie w GIG-JC skarg i informacji od zainteresowanych stron odnoszących się do
osób certyfikowanych. Każda ewentualna skarga i informacja obciążająca osobę
certyfikowaną zostaje jej przedstawiona, aby mogła się do niej ustosunkować.
- określone
w
Programie
Certyfikacji
wymagania
wobec
osoby
certyfikowanej
w zakresie doskonalenia i utrzymywania doświadczenia praktycznego, w okresie ważności certyfikatu;
- określenie przez GIG-JC postępowania wobec osoby certyfikowanej w przypadkach zmiany wymagań
prawnych i normowych wykorzystywanych przy wydawaniu certyfikatów. O każdej zmianie w
wymaganiach normatywnych stanowiących podstawę wydania certyfikatu osoba certyfikowana
powiadamiana jest przez Jednostkę Certyfikującą w formie pisemnej. Jednostka określa tryb
postępowania związany z dostosowaniem się osoby certyfikowanej do zmienionych wymagań oraz
termin realizacji tych działań.
W przypadku stwierdzenia, w okresie ważności certyfikatu, że dana osoba nie spełnia wymagań
kompetencji osób określonych certyfikatem, Jednostka Certyfikująca ma prawo zawiesić, cofnąć lub
zmienić zakres wydanego certyfikatu kompetencji osób. Procedurę zawieszania, cofania i zmiany
zakresu certyfikatów przedstawiono poniżej.
5
Zawieszanie, cofanie i zmiana zakresu certyfikatów kompetencji osób
Kierownik GIG-JC może podjąć decyzję o zawieszeniu, cofnięciu lub ograniczeniu zakresu certyfikatu
kompetencji osób. Podjęcie jednej z powyższych decyzji poprzedzone może być opinią Komitetu
Programowego i uzależnione jest to w każdym przypadku od rodzaju i stopnia nie spełniania wymagań
warunkujących wydanie danego certyfikatu.
Jednostka Certyfikująca zawiesi ważność certyfikatu w przypadku:
a) niewywiązania się osób certyfikowanych ze zobowiązań wynikających z Umowy zawartej z GIG-JC,
GŁÓWNY
INSTYTUT
GÓRNICTWA
JEDNOSTKA CERTYFIKUJĄCA
PmC-01-Aw
40 -166 Katowice, Plac Gwarków 1
PROGRAM CERTYFIKACJI AUDITORÓW WEWNĘTRZNYCH
Nr edycji: 5
Data edycji: 06.10.2015 r.
Strona / Stron
5/ 6
b) stwierdzenia przekroczenia praw i obowiązków określonych w Umowie zawartej z GIG-JC, jeżeli
przekroczenie nie nosiło znamion złej woli,
c) stwierdzenia, że osoba certyfikowana nie dostosowała się w określonym terminie do ustaleń
wynikających ze zmiany wymagań.
Zawieszenie ważności certyfikatu kompetencji może trwać do 12 miesięcy, w tym czasie osoba
certyfikowana nie może powoływać się na certyfikat.
Jednostka Certyfikująca ograniczy zakres certyfikatu w przypadku:
a) nie spełnienia przez osobę certyfikowaną wymagań jednostki związanych ze zmianą wymagań
certyfikacyjnych w okresie obowiązywania certyfikatu, dotyczących niektórych elementów zakresu
udzielonej certyfikacji (np. zmian wymagań dotyczących auditowania określonych systemów
zarządzania)
Jednostka Certyfikująca rozszerzy zakres certyfikacji w przypadku:
a) złożenia przez osobę certyfikowaną wniosku o rozszerzenie zakresu certyfikatu (np. rozszerzenie
zakresu auditowania o dodatkowy system zarządzania) po spełnieniu przez osobę certyfikowaną
wymagań określonych w odpowiednim programie certyfikacji.
Jednostka Certyfikująca cofnie ważność certyfikatu w przypadku:
a) błędów formalnych powstałych w trakcie procesu certyfikacji ( (np. niewłaściwy zapis w
certyfikacie),
b) na wniosek posiadacza certyfikatu, z powodów formalnych (np. z powodu zmiany adresu),
c)
d)
W przypadku kiedy certyfikat zostanie cofnięty wskutek błędów formalnych popełnionych przez
Jednostkę w trakcie procesu certyfikacji, lub na wniosek osoby certyfikowanej, jednostka w miejsce
cofniętego certyfikatu o numerze …/…./rok wydaje certyfikat zastępujący o numerze spójnym z
certyfikatem cofniętym tj. …/…./rok/1.
nadużycia przez osobę certyfikowaną uprawnień wynikających z posiadanego certyfikatu,
niespełnienia w ustalonym terminie warunków postawionych przy zawieszeniu ważności certyfikatu,
chyba że osoba certyfikowana uzgodniła z GIG-JC zmianę terminu.
Cofnięcie certyfikatu powoduje wykreślenie osoby certyfikowanej z wykazu certyfikowanych osób
oraz podanie tego faktu do publicznej wiadomości.
5.1 Ponowna certyfikacja.
Certyfikat kompetencji osoby wydawany przez Jednostkę Certyfikującą GIG jest ważny przez okres 3 lat
od daty jego wydania. Po okresie ważności certyfikatu, na wniosek osoby certyfikowanej może zostać
przeprowadzony proces ponownej certyfikacji.
Na 1 miesiąc przed upływem ważności certyfikatu osoba certyfikowana zainteresowana utrzymaniem
kompetencji składa w Jednostce Certyfikującej wniosek o przeprowadzenie procesu ponownej certyfikacji
(odpowiedni formularz dla certyfikowanych kompetencji osób stanowi załącznik właściwiej Instrukcji
Certyfikacji Kompetencji Osób oraz umieszczony jest w Informatorze dla klienta).
Do wniosku zainteresowany załącza dokumenty wymagane przy ponownej certyfikacji kompetencji osób
właściwe programowi certyfikacji. Procedura ponownej certyfikacji jest analogiczna do procedury
certyfikacji.
W przypadku braku w określonym powyżej terminie wniosku osoby certyfikowanej o przeprowadzenie
ponownej certyfikacji Jednostka Certyfikująca przesyła jej przypomnienie zgodnie z załączonym do
niniejszej procedury wzorem PC/O-01/03 „Przypomnienie o terminie ponownej certyfikacji”.
GŁÓWNY
INSTYTUT
GÓRNICTWA
JEDNOSTKA CERTYFIKUJĄCA
PmC-01-Aw
40 -166 Katowice, Plac Gwarków 1
PROGRAM CERTYFIKACJI AUDITORÓW WEWNĘTRZNYCH
Nr edycji: 5
Data edycji: 06.10.2015 r.
Strona / Stron
6/ 6
5.2 Skargi i odwołania od decyzji GIG-JC.
Kandydat wnioskujący o przyznanie certyfikatu lub osoba certyfikowana ma prawo do odwołania się od
decyzji jednostki na każdym etapie postępowania certyfikacyjnego lub w okresie ważności certyfikatu.
Odwołanie powinno być wniesione do Naczelnego Dyrektora GIG w terminie do 14 dni od daty
otrzymania decyzji, z którą się nie zgadza.
Kandydat lub osoba certyfikowana mają prawo złożyć skargę dotyczącą funkcjonowania Jednostki oraz
realizowanych przez nią procesów certyfikacji. Skarga powinna być wniesiona w formie pisemnej do
Kierownika GIG-JC.
Przebieg postępowania dotyczącego odwołań i skarg został przedstawiony w procedurze
PO-07 „Skargi i odwołania od decyzji jednostki”.
O wynikach postępowania z odwołaniem lub skargą GIG-JC powiadamia zainteresowanego pisemnie
6. Dokumenty przywołane w programie
Procedura PC/O-01
Procedura certyfikacji kompetencji osób
Procedura PC/O-03
Wybór, współpraca i monitorowanie egzaminatorów
Procedura PC/O-05
Zarządzanie bezpieczeństwem procesu certyfikacji
Procedura PC/O-07
Skargi i odwołania od decyzji jednostki”.
7.
Załączniki
-PmC-01-Aw/01 Kryteria stanowiące podstawę certyfikacji kompetencji Auditorów Wewnętrznych
(Aw): Systemu Zarządzania Jakością (SZJ), Systemu Zarządzania Środowiskowego (SZŚ),
Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy (SZBHP), Zintegrowanego
Systemu Zarządzania (ZSZ).
-PmC-01-Aw/02 Opis wymagań dotyczących kwalifikacji Auditorów Wewnętrznych.
-PmC-01-Aw/03a „Ramowy Program Szkolenia Aw SZJ Auditor Wewnętrzny (Aw) Systemu
Zarządzania Jakością (SZJ)”.
-PmC-01-Aw/03b „Ramowy Program Szkolenia Aw SZŚ Auditor Wewnętrzny (Aw) Systemu
Zarządzania Środowiskowego (SZŚ)”.
-PmC-01-Aw/03c „Ramowy Program Szkolenia Aw SZBHP Auditor Wewnętrzny (Aw) Systemu
Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy (SZBHP)”.
-PmC-01-Aw/03d „Ramowy Program Szkolenia Aw ZSZ Auditor Wewnętrzny (Aw) Zintegrowanego
Systemu Zarządzania (ZSZ)”.
-PmC-01-Aw/04 „Wymagania dla egzaminatorów przeprowadzających egzaminy Auditorów
Wewnętrznych”.
-PmC-01-Aw/05 „Zaświadczenie – ocena merytorycznego prowadzenia auditu wewnętrznego
i postawy Auditora dokonana przez Pełnomocnika Systemu Zarządzania”