Informacja o certyfikacji wyrobów papierowych

INSTYTUT BIOPOLIMERÓW I WŁÓKIEN CHEMICZNYCH
ul. M. Skłodowskiej-Curie 19/27, 90-570 Łódź, tel.
sekretariat: tel: 042 6376744, fax 042 6376214,
e-mail: [email protected];http://www.ibwch.lodz.pl
ZAKŁAD CERTYFIKACJI WYROBÓW PAPIEROWYCH
tel. 042 638 03 67, fax 042 637 62 14, e-mail: [email protected]
INFORMACJA O CERTYFIKACJI
WYROBÓW PAPIEROWYCH
NA ZGODNOŚĆ Z DOKUMENTAMI NORMATYWNYMI
Wydanie IX
Łódź, 28.08.2007r.
Informacja o certyfikacji, wyd. IX, 28.08.2007
Załącznik KJ - 8/2
Przebieg procesu certyfikacji
W celu uzyskania certyfikatu Zleceniodawca przesyła wypełniony druk wniosku wraz z załącznikami,
próbki wyrobów podlegających certyfikacji oraz wpłaca zaliczkę zgodnie z cennikiem.
Badania dla celów certyfikacji Zleceniodawca jest zobowiązany wykonać na własny koszt
w akredytowanym laboratorium. Raport z badań należy dołączyć do wniosku.
Po otrzymaniu kompletnej dokumentacji Zakład Certyfikacji rejestruje wniosek, a Zleceniodawca
otrzymuje pisemne potwierdzenie.
Następnie Zakład Certyfikacji przeprowadza ocenę zapewnienia stabilnej produkcji / importu
Zleceniodawcy w następujący sposób:
- jeżeli Zleceniodawca ma system jakości certyfikowany przez jednostkę akredytowaną w PCA,
członka IQNet, organizację, z którą PCA podpisało umowę o wzajemnym uznawaniu
certyfikatów lub inną organizację o renomie międzynarodowej, to jednostka certyfikująca, po
upewnieniu się o ważności certyfikatu jakości, rezygnuje z przeprowadzenia auditu systemu
jakości,
- gdy zakres certyfikatu systemu jakości nie jest zgodny z przedmiotowym zakresem certyfikacji,
lub gdy certyfikat utracił swą ważność, konieczne jest przeprowadzenie auditu systemu jakości.
gdy Zleceniodawca deklaruje, że stosuje system jakości zgodny z serią norm ISO 9000, lecz nie
posiada odpowiedniego certyfikatu, Zakład Certyfikacji zleca przeprowadzenie auditu
kompetentnej osobie lub jednostce.
- gdy Zleceniodawca nie stosuje systemu jakości, Zakład Certyfikacji zleca kompetentnej osobie
lub jednostce przeprowadzenie kontroli warunków techniczno - organizacyjnych.
Na podstawie oceny dokumentacji, wyników badań oraz wyników oceny zapewnienia stabilnej
produkcji / importu, Kierownik Zakładu Certyfikacji podejmuje decyzję o przyznaniu lub o odmowie
przyznania certyfikatu. Jeżeli wyniki oceny budzą jakiekolwiek wątpliwości, dokumentacja poddawana
jest ocenie przez odpowiednią sekcję Komitetu Technicznego i na podstawie wydanego orzeczenia
podejmowana jest decyzja o przyznaniu lub odmowie przyznania certyfikatu
Po podjęciu decyzji o przyznaniu certyfikatu Zakład Certyfikacji i Zleceniodawca zawierają umowę o
nadzorze certyfikatu, określającą prawa i obowiązki obu stron, a w szczególności:
- zasady posługiwania się certyfikatem,
- nadzór jednostki certyfikującej nad wypełnianiem przez posiadacza certyfikatu określonych
obowiązków,
- częstotliwość kontroli i badań laboratoryjnych wyrobu w trakcie nadzoru,
- obowiązek informowania posiadacza certyfikatu przez jednostkę certyfikującą o zmianach
w procesie certyfikacji,
- obowiązek informowania jednostki certyfikującej przez posiadacza certyfikatu o wszelkich
zmianach dotyczących wyrobu, procesu produkcji lub organizacji systemu kontroli jakości,
- zasady opłat za certyfikację i przeprowadzane kontrole w trakcie nadzoru,
- zasady cofania i zawieszania certyfikatów,
- prawo wnioskodawcy do odwołania się od decyzji Kierownika Zakładu Certyfikacji.
Po podpisaniu umowy i dokonaniu opłaty za certyfikację, certyfikat zostaje wręczony Zleceniodawcy.
Certyfikat podpisuje Dyrektor IBWCh i Kierownik Zakładu Certyfikacji. Certyfikat wydawany jest na
okres 3 lat, z możliwością przedłużenia do 5 lat, po tym okresie kolejny certyfikat wydawany jest na 5
lat.
Przerwanie procesu certyfikacji
Przerwanie procesu certyfikacji wyrobu może nastąpić, jeżeli:
- Zleceniodawca nie nadeśle w określonym przez jednostkę certyfikującą terminie
uzupełniających dokumentów i/lub informacji,
- Zleceniodawca nie wywiązuje się z zobowiązań finansowych wobec jednostki certyfikującej,
Strona 2/4
Informacja o certyfikacji, wyd. IX, 28.08.2007
Załącznik KJ - 8/2
- Zleceniodawca ubiegający się o certyfikat wystąpi z wnioskiem o przerwanie procesu
certyfikacji.
Rozszerzenie lub przedłużenie ważności certyfikatu
Posiadacz certyfikatu może złożyć wniosek o rozszerzenie zakresu certyfikatu o rodzaje lub odmiany
certyfikowanego wyrobu, jeżeli nie różnią się one znacząco i spełniają wszystkie wymagania przypisane
dla wyrobu posiadającego certyfikat.
Zleceniodawca składa do jednostki certyfikującej odpowiedni wniosek oraz:
- dokumentację techniczną wskazującą istotę różnic,
- opis różnic w stosunku do wyrobu posiadającego certyfikat.
Rozszerzenie zakresu certyfikatu może nastąpić po przeprowadzeniu przez Zakład Certyfikacji
uproszczonej procedury certyfikacji, określonej każdorazowo przez Kierownika Zakładu Certyfikacji.
Rozszerzenie ma formę certyfikatu na wyrób podstawowy, z takim samym terminem ważności.
Przedłużenie ważności certyfikatu może nastąpić na wniosek posiadacza certyfikatu na podstawie:
- złożonego wniosku,
- pozytywnych wyników badań i kontroli przeprowadzanych w ramach nadzoru,
- przeprowadzenia pełnego lub uproszczonego procesu certyfikacji.
Przy przedłużeniu ważności certyfikatu wydawany jest nowy certyfikat.
Przeniesienie praw własności do certyfikatu
W przypadku zmiany statusu prawnego posiadacza certyfikatu, może nastąpić przeniesienie praw
własności na podstawie:
- złożonego wniosku,
- pozytywnych wyników badań,
- udokumentowania zmiany statusu prawnego dostawcy,
- przeprowadzenia pełnego lub uproszczonego procesu certyfikacji.
Zakres procesu certyfikacji określa każdorazowo Kierownik Zakładu Certyfikacji. Przeniesienie praw
własności ma formę certyfikatu z takim samym terminem ważności.
Nadzór nad certyfikatem
Jednostka certyfikująca sprawuje stały nadzór nad wydanym przez siebie certyfikatem w okresie jego
ważności, polegający na:
- kontroli warunków prowadzenia stabilnej produkcji / importu,
- ocenie wykonanych w akredytowanych laboratoriach badań próbek wyrobu,
- nadzorze nad sposobem wykorzystywania certyfikatu.
Ocena warunków prowadzenia stabilnej produkcji / importu przeprowadzana jest raz w roku.
W uzasadnionych przypadkach ocena może być przeprowadzana częściej. Koszty oceny pokrywa
Zleceniodawca.
Przed terminem rozpoczęcia każdego kolejnego roku ważności certyfikatu, Zleceniodawca
zobowiązany jest dostarczyć do jednostki certyfikującej raport z badań, których zakres określają
wymagania dokumentu normatywnego. Badania muszą być wykonane przez laboratorium akredytowane
przez Polskie Centrum Akredytacji.
Dostawca, w zakresie reklamacji certyfikowanych wyrobów, zobowiązany jest się do:
- prowadzenia rejestru i przechowywania zapisów,
- prowadzenia i dokumentowania działań odnoszących się do tych reklamacji,
- udostępniania tych danych jednostce certyfikującej.
Na podstawie wyników oceny prowadzonej w ramach nadzoru Kierownik Zakładu Certyfikacji
podejmuje decyzję dotyczącą:
- dalszego posługiwania się certyfikatem,
- zawieszenia certyfikatu do czasu wprowadzenia skutecznych działań korygujących,
- cofnięcia certyfikatu i/ lub działań prawnych.
Strona 3/4
Informacja o certyfikacji, wyd. IX, 28.08.2007
Załącznik KJ - 8/2
Cofanie i zawieszanie certyfikatu
Certyfikat może być zawieszony na czas określony, lecz nie dłuższy niż 6 miesięcy, w następujących
przypadkach:
- negatywnych wyników badań wyrobu lub kontroli przeprowadzonych w ramach nadzoru,
- uniemożliwienia jednostce certyfikującej przeprowadzenia badań lub kontroli,
- nie wywiązywania się posiadacza certyfikatu z zawartej umowy,
- złożenia wniosku przez posiadacza certyfikatu.
Jednostka certyfikująca wydaje na piśmie decyzję o cofnięciu certyfikatu z podaniem warunków, po
spełnieniu których certyfikat zostanie przywrócony. Po ustalonym okresie jednostka certyfikująca
sprawdza, czy zostały spełnione warunki niezbędne do przywrócenia certyfikatu. .
Certyfikat może być cofnięty w przypadku:
- niespełnienia w ustalonym terminie warunków postawionych przez jednostką certyfikującą
przy zawieszeniu certyfikatu,
- rezygnacji z certyfikatu przez posiadacza certyfikatu,
- gdy wyrób nie spełnia wymagań potwierdzonych certyfikatem.
W przypadku ponownego ubiegania się o certyfikat po jego cofnięciu, jednostka certyfikująca
przeprowadza ponownie pełny proces certyfikacji.
Opłaty
Opłaty za certyfikację zawarte są w cenniku Zakładu Certyfikacji (załącznik PC-7/1). Opłatę wstępną
należy wnieść razem z wnioskiem o przeprowadzenie procesu certyfikacji wyrobu. Opłata wstępna
stanowi część opłaty za cały proces certyfikacji i nie podlega zwrotowi.
Ostateczna opłata pobierana jest po zakończeniu procesu certyfikacji, ale przed wydaniem certyfikatu.
Cennik nie obejmuje kosztów badań laboratoryjnych. Opłaty za badania laboratoryjne do celów
certyfikacji, jak również opłaty za badania w ramach nadzoru rozliczane są przez wykonujące je
laboratorium.
Koszty delegacji służbowych związanych z przeprowadzeniem certyfikacji rozliczane są zgodnie
z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
Załączniki
1. PC-7/1 Cennik opłat za certyfikację wyrobów papierowych oraz za nadzór nad certyfikatami
2.PC-1/1 Wniosek o przeprowadzenie certyfikacji wyrobu
3. KJ-8/1 Wykaz wyrobów certyfikowanych w Zakładzie Certyfikacji Wyrobów Papierowych
4. KJ-9/1 Wykaz upoważnionych laboratoriów
Strona 4/4