Raport z postępu rzeczowo

Raport z postępu rzeczowo-finansowego projektu informatycznego
(za okres 1.07.2016 r. – 30.09.2016 r.)
Lp.
1.
2.
3.
4.
5.
Wyszczególnienie
Tytuł projektu
Beneficjent
projektu
Partnerzy
Współpraca z
interesariuszami
6.
7.
Termin realizacji
projektu
Akty prawne
Postęp finansowy
8.
Postęp rzeczowy
Opis
Rozwój Systemu Digitalizacji Akt Postępowań Przygotowawczych (iSDA)
Prokuratura Krajowa
Nie dotyczy
Potrzeby interesariuszy były analizowane na etapie przygotowania studium wykonalności
projektu.
Na etapie prac nad wymaganiami dla systemu digitalizacji akt (jako etapu prac nad
dokumentacją przetargową systemu), w wersji zakładanej do realizacji w ramach projektu,
przeprowadzono analizę potrzeb użytkowników systemu z odniesieniem do doświadczeń
z wykorzystywania Systemu Digitalizacji Akt. Przygotowano raport z analizy, którego wnioski
zostały uwzględnione w pracach nad wymaganiami dla systemu iSDA i ujęte zostały w opisie
przedmiotu zamówienia dla postępowania na wybór wykonawcy usług zaprojektowania,
budowy oraz wdrożenia systemu.
03.02.2016 r. - 31.01.2019 r.
Nie dotyczy. Projekt nie wymaga wprowadzenia zmian w aktach prawnych.
Całkowita wartość projektu: 103 065 708,56 zł
Kwota zaangażowanych środków:
w tym:
- wartość środków zaangażowanych, wynikających z uruchomionych postępowań: 379 500 zł,
- wartość środków zaangażowanych w budżecie na wynagrodzenia: 0 zł,
- wartość podpisanych umów: 379 500 zł,
- całkowita wartość wydatków poniesionych w projekcie: 0 zł.
Wartość środków planowanych do przedstawienia do certyfikacji w roku 2016: 507 303,68 zł
Osiągnięty poziom certyfikacji w projekcie: 0%
Osiągnięty poziom certyfikacji w roku bieżącym: 0%
W ramach projektu przewiduje się realizację następujących zadań:
1. Zaprojektowanie i przygotowanie systemu - w ramach zadania rozpoczęto prace
nad przygotowaniem dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia,
którego przedmiotem jest wyłonienie wykonawcy usług związanych
z zaprojektowaniem, budową oraz wdrożeniem systemu w jednostkach
organizacyjnych prokuratury. W ramach zadania nie podpisano umów
z wykonawcami.
2. Dostawa sprzętu oraz licencji – w związku z identyfikacją ryzyka wskazanego w pkt
11.2. niniejszego sprawozdania podjęto działania zmierzające do zakupu
określonych jednostek sprzętu, oprogramowania oraz usług wdrożeniowych
wcześniej niż pierwotnie przewidywano w harmonogramie realizacji projektu. W
celu wdrożenia działań naprawczych podjęto decyzję o zakupie części sprzętu,
którego wyspecyfikowanie nie wymaga przygotowania projektu technicznegokomputerów stacjonarnych, drukarek oraz urządzeń wielofunkcyjnych, i ich
instalacji w jednostkach równolegle z pracami nad przygotowaniem i wdrożeniem
systemu oraz oprogramowania gotowego niezbędnego do wdrożenia określonych
podsystemów iSDA (podsystem usług katalogowych, podsystem zarządzania
tożsamością i zarządzania dostępem, podsystem centrum certyfikacji, podsystem
zarządzania i monitorowania infrastruktury technicznej, podsystem help desk). W
okresie sprawozdawczym podjęto prace nad przygotowaniem dokumentacji
postępowania o udzielenie zamówienia we wskazanym zakresie. Prace zostaną
zakończone w kolejnym okresie sprawozdawczym, kiedy to nastąpi również
ogłoszenie postępowania. Pozostała część sprzętu i oprogramowania zostanie
zamówiona po przygotowaniu projektu technicznego przez wykonawcę,
wyłonionego w ramach zadania 1. W ramach zadania nie podpisano umów z
wykonawcami.
3. Zarządzanie projektem – w ramach zadania przeprowadzono postępowanie
o udzielenie zamówienia publicznego, którego przedmiotem było zamówienie
usług doradczych wsparcia w zakresie zarządzania projektem (wyłoniono podmiot
pełniący rolę zastępcy kierownika projektu). Umowa została podpisana 12 maja
2016 r. Przygotowano dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia
4.
publicznego, w ramach którego wyłoniony zostanie wykonawca usług doradczych
wsparcia technicznego.
Kampania promocyjna projektu. Realizacja kampanii promocyjnej przewidziana jest
w ostatniej fazie projektu.
W ramach wskazanych zadań zidentyfikowano następujące kamienie milowe dla projektu:

Podpisanie umowy z wykonawcą systemu- do 2016-11-30

Projekt Wykonawczy systemu- do 2017-09-01

Wersja testowa systemu- do 2018-05-01

Wersja wdrożeniowa systemu- do 2018-08-01

Uruchomienie produkcyjne systemu- do 2018-11-13

Odbiór systemu- do 2018-11-31

Uruchomienie usług- do 2018-11-31

Wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia (na dostawę sprzętu oraz
licencji)- do 2017-12-01

Podpisanie umowy z wykonawcą (na dostawę sprzętu i licencji)- do 2018-02-25

Uruchomienie środowiska testowego- do 2018-02-25

Odbiór sprzętu i licencji oprogramowania (odbiór końcowy)- do 2018-07-05
W odniesieniu do kamieni milowych projektu w okresie sprawozdawczym nie upłynął żaden
z terminów określających kamienie milowe w projekcie. Pierwszy z kamieni milowych
projektu (podpisanie umowy z wykonawcą systemu) wyznaczony został do realizacji do dnia
30 listopada 2016 r. W celu osiągnięcia wskazanego kamienia milowego przygotowana
została dokumentacja postępowania, w ramach którego ma zostać wyłoniony wykonawca
systemu.
9.
E-usługi dla
obywateli
i przedsiębiorców
10.
Postęp
w realizacji
strategicznych
celów Państwa
11.
Ryzyka i problemy
W ramach projektu przewiduje się uruchomienie e-usługi dla obywateli i przedsiębiorców:
Udostępnianie zdigitalizowanych akt postępowań przygotowawczych uprawnionym
obywatelom i przedsiębiorcom charakteryzującej się 5. poziomem dojrzałości. Stanowi ona
modyfikację usługi świadczonej w ramach Systemu Digitalizacji Akt (stworzonego w ramach
Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka) poprzez podniesienie dojrzałości
z poziomu 1. do poziomu 5. W ramach wskazanej e-usługi uprawnione podmioty
w postępowaniu przygotowawczym w sprawach karnych uzyskają dostęp do akt
postępowania za pośrednictwem sieci internet (dotychczas uzyskanie dostępu do
zdigitalizowanych akt wymagało osobistego stawiennictwa uprawnionego podmiotu
w jednostce organizacyjnej prokuratury).
Uwierzytelnianie użytkowników wewnętrznych odbywać się będzie za pomocą certyfikatów
wydanych przez Centrum Certyfikacji przy wykorzystaniu usług katalogowych AD. Do
identyfikacji użytkowników zewnętrznych wykorzystywany będzie profil zaufany ePUAP lub
wygenerowany w systemie login i hasło.
Projekt zakłada realizację następujących wskaźników:
Wskaźniki produktu:
Liczba usług publicznych udostępnionych on-line o stopniu dojrzałości co najmniej 4. –
transakcja: 1 szt. Wskaźnik osiągnięto w stopniu 0%.
Liczba udostępnionych usług wewnątrzadministracyjnych (A2A): 2 szt. Wskaźnik osiągnięto
w stopniu 0%.
Liczba uruchomionych systemów teleinformatycznych i aplikacji w podmiotach wykonujących
zadania publiczne: 1 szt. Wskaźnik osiągnięto w stopniu 0%.
Wskaźniki rezultatu:
Liczba osób korzystających z systemu: 114 600 osób. Wskaźnik osiągnięto w stopniu 0%.
Liczba uruchomień usług: 150 000 szt. Wskaźnik osiągnięto w stopniu 0%.
Liczba jednostek sektora publicznego korzystających z utworzonych aplikacji i usług
teleinformatycznych: 6 szt. Wskaźnik osiągnięto w stopniu 0%.
W okresie sprawozdawczym zidentyfikowano następujące ryzyka i problemy:
Ryzyka:
11.1.
W okresie między sporządzeniem studium wykonalności projektu a ogłoszeniem
postępowania o udzielenie zamówienia, którego przedmiotem jest nabycie sprzętu w ramach
projektu, nastąpił wzrost wartości dolara, który jest walutą, w oparciu o którą szacowane są
wartości poszczególnych jednostek sprzętu w ofertach dostawców. Powoduje to ryzyko
otrzymania ofert o wartości wyższej niż pierwotnie planowano, a co za tym idzie ryzyko
przekroczenia budżetu projektu. Właściciel ryzyka: kierownik projektu.
Przewidywana reakcja na ryzyko: Analiza możliwości dokonania zwiększenia wartości
projektu lub ograniczenia zakresu rzeczowego projektu w sytuacji, gdy zmiana wartości
byłaby niemożliwa.
11.2.
Podczas prac nad dokumentacją postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego na zakup usług związanych z przygotowaniem i wdrożeniem systemu, po
przygotowaniu szczegółowych harmonogramów wdrożenia prac oraz zestawienia ich z
rzeczywistymi możliwościami zaangażowania jednostek organizacyjnych prokuratury w prace
wdrożeniowe zidentyfikowano wysokie ryzyko braku możliwości zrealizowania wszystkich
prac projektowych w terminie realizacji projektu, w szczególności prac związanych z dostawą
i wdrożeniem sprzętu do jednostek organizacyjnych prokuratury (pierwotnie planowano
rozpoczęcie działań zmierzających do nabycia sprzętu po przygotowaniu projektu
technicznego systemu, co nastąpić ma, zgodnie z założeniami harmonogramu w połowie
2017 r.). W związku z tym podjęto działania naprawcze polegające na przyspieszeniu tych
elementów prac projektowych, które nie są uzależnione od przygotowania projektu
technicznego systemu. Opis podjętych prac ujęto w pkt 8 niniejszego sprawozdania.
W odniesieniu do całego projektu najważniejszymi ryzykami są:
- przedłużające się procedury przetargowe. Właściciel ryzyka: kierownik projektu.
Przewidywana reakcja na ryzyko: Monitorowanie harmonogramu realizacji projektu i
wprowadzanie odpowiednich zmian
- opóźnienia w pracach nad przygotowaniem oprogramowania aplikacyjnego. Właściciel
ryzyka: Kierownik projektu. Przewidywana reakcja na ryzyko: Ukształtowanie efektywnych
metod współpracy z wykonawcą (regularny monitoring prac, prowadzenie spotkań
projektowych).