Jakie warunki muszą zostać spełnione, by wydatek za umieszczenie

INFRASTRUKTURA I SRODOWISKO
NARODOWA STRATEGIA SPÓJNOSCI
UNIA EUROPEJSKA
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko
Rozliczanie wydatków
(wątpliwe przypadki kwalifikowania wydatków)
Marek Rechnio
Agnieszka Tomaszewska
01.04.2011, Tarnowo Podgórne
Narodowy
Fundusz
Ochrony
Środowiska
i Gospodarki
Wodnej
Narodowy
Fundusz
Ochrony
Środowiska
i Gospodarki
Wodnej
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
Przed rozpoczęciem wypełniania dokumentów rozliczeniowych należy
zapoznać się z:
Zaleceniami w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność
w ramach POIiŚ
Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ
Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
NFOŚIGW
Beneficjent
Dokumentacja
Rozliczeniowa
Wniosek o płatność
(zaliczkową /
pośrednią
lub końcową)
Weryfikacja
formalna
Weryfikacja
rachunkowa
Weryfikacja
merytoryczna
Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
Kwalifikacja wydatków na podstawie:
•kopii faktur lub innych dokumentów księgowych o równoważnej
wartości dowodowej (potwierdzone za zgodność z oryginałem)
•kopii dokumentów bankowych potwierdzających dokonanie
płatności (potwierdzone za zgodność z oryginałem)
•kopii dokumentów potwierdzających wykonanie i odbiór prac
•dokumentacji zobowiązań cywilno-prawnych (umowy wykonawcze,
kontrakt, umowa o dzieło, umowa zlecenie itp.)
•innych dokumentów wymienionych w instrukcji do wniosku beneficjenta
o płatność ( stanowiące załącznik do „Wytycznych w zakresie
sprawozdawczości w ramach POIiŚ”)
Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
Kryteria brane pod uwagę przy weryfikacji dokumentów
rozliczeniowych
• sprawdzenie załączonych dokumentów rozliczeniowych pod kątem zgodności
z obowiązującymi „ Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach
POIiŚ’’
• sprawdzenie prawidłowości opisu wszystkich dokumentów
• sprawdzenie, czy dokument załączony do dokumentacji rozliczeniowej nie został
w tym samym zakresie przedstawiony do refundacji z innego programu pomocowego
• sprawdzenie postępu rzeczowego i finansowego realizacji projektu
• sprawdzenie terminowości zdarzeń (data wpływu dokumentacji do NFOŚiGW,
data wystawienia dokumentów rozliczeniowych, zgodność wnioskowanej
wypłaty środków z załącznikami do Umowy o dofinansowanie: HRP, plan finansowania
projektu, plan wystąpień o środki płatności
Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
Weryfikujemy właściwe udokumentowanie wydatków,
a w szczególności:
• zgodność dokumentacji zobowiązań cywilno-prawnych z zakresem:
terminowości, kosztów i rzeczowym, określonych w umowach
o dofinansowanie
• zgodność dokumentacji powykonawczej z dokumentacją zobowiązań
cywilno-prawnych i warunkami (termin, koszty, zakres rzeczowy)
wynikającymi z umowy o dofinansowanie
• zasada zachowania stron w dokumentacji powykonawczej:
wykonujący zobowiązanie cywilno-prawne -------- odbierający
zobowiązanie (reprezentujący beneficjenta umowy o dofinansowanie)
• zachowanie zasad formalnych przy sporządzaniu dokumentacji
powykonawczej (podpisy wykonującego-odbierającego, daty, opis
zrealizowanego zobowiązania, informacja o odbiorze zobowiązania
np. z uwagami / bez uwag)
Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
ZLECASZ
- ODBIERASZ - PŁACISZ
(każdy z tych etapów NFOŚiGW weryfikuje i kontroluje)
Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
Dokumentacja powykonawcza:
• protokoły odbioru wykonanych robót
• protokoły odbioru zakupionego sprzętu / urządzenia
• protokoły odbioru instalacji
• protokoły konieczności
• protokoły przekazania
• protokół z kolaudacji
• protokół z rozruchu
• kosztorys powykonawczy
• dokumentacja potwierdzająca realizację „siłami własnymi”
• przejściowe świadectwo płatności
• sprawozdanie itp.
Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
Prace budowlane realizowane siłami własnymi
• koszty siły roboczej – „ROBOCIZNA”
• koszty użytych materiałów - „MATERIAŁY”
• koszty użycia sprzętu - „SPRZĘT”
R – M – S - elementy kosztorysu
Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
ROBOCIZNA - R
• jedynym dopuszczalnym sposobem rozliczania kosztów pracy
własnych pracowników przy realizacji „siłami własnymi” jest
rozliczanie za pomocą kart czasu pracy,
• zakres czynności pracownika powinien być określony w opisie
stanowiska lub zakresie obowiązków,
• przyjęta stawka roboczogodziny powinna być równa średniej
stawce roboczogodziny dla danego rodzaju robót i regionu, przyjęta
na podstawie biuletynów informacyjnych opracowanych dla celów
statystycznych.
Za niekwalifikowane w ramach POIiŚ uznane zostaną wydatki
poniesione w związku z zawarciem umów cywilno-prawnych
przez daną instytucję z własnymi pracownikami.
(w wyjątkowych sytuacjach ww. wydatki mogą być uznane za
kwalifikowane, jeżeli dotyczą incydentalnego zaangażowania
pracowników)
Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
SPRZĘT – S
• koszty związane z wykorzystaniem przenośnych środków trwałych
beneficjenta nie zainstalowanych na stałe w projekcie mogą być
kwalifikowane - jeżeli są bezpośrednio niezbędne do realizacji
projektu – w wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym
w okresie, w którym były wykorzystywane dla realizacji projektu
• czas pracy sprzętu obcego wykorzystywanego przy realizacji zadania
„siłami własnymi”, powinien być kalkulowany według tej samej metodyki
jak dla nakładów rzeczowych
Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
MATERIAŁY – M
• wydatki poniesione na zakup materiałów niezbędnych dla realizacji
projektu i nie stanowiących środków trwałych mogą być uznane za
kwalifikowane
• oznacza to w szczególności, że dostawy materiału zakupionego przez
beneficjenta i przekazanego do realizacji projektu, kwalifikują się do
dofinansowania na podstawie opłaconych przez beneficjenta faktur
wystawionych przez ich zbywcę oraz kosztorysu powykonawczego na
podstawie którego zostanie zweryfikowana ilość zakupionych materiałów
niezbędnych do realizacji projektu
Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
KOSZTY OGÓLNE
Koszty, które nie mogą zostać bezpośrednio przyporządkowane
do konkretnego produktu lub usługi
Koszty ogólne mogą być uznane za kwalifikowane do wsparcia w ramach
POIiŚ, jeśli zostaną spełnione następujące warunki:
• kalkulacja tych kosztów jest oparta na rzeczywistych kosztach
związanych z realizacją projektu
lub
• koszty te zostały wyodrębnione jako odpowiednia proporcja kosztów
ogólnych związanych bezpośrednio z realizacją przedsięwzięcia,
zgodnie z należycie uzasadnioną, rzetelną i bezstronną metodologią
Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
Przykładowe koszty ogólne:
• wynagrodzenia bezosobowe, które obciążają daną budowę,
• koszty montażu i demontażu obiektów zaplecza tymczasowego
oraz koszty amortyzacji lub zużycia tych obiektów,
• koszty wyposażenia zaplecza tymczasowego w urządzenia placu
budowy, obejmujące drogi tymczasowe, tymczasowe sieci elektryczne,
energetyczne, wodociągowe, kanalizacyjne, oświetlenie placu budowy,
zastępcze źródła ciepła do ogrzewania obiektów i robót, urządzenia
zabezpieczające materiały i roboty przed deszczem, słońcem i mrozem
i inne tego typu urządzenia,
• koszty zużycia, konserwacji i remontów lekkiego sprzętu,
przedmiotów i narzędzi kwalifikowanych jako środki nietrwałe,
• koszty bezpieczeństwa i higieny pracy, obejmujące koszty wykonania
niezbędnych zabezpieczeń stanowisk roboczych i miejsc wykonywania
robót, koszty odzieży i obuwia ochronnego, koszty środków
higienicznych, sanitarnych i leczniczych,
• koszty zatrudnienia pracowników zamiejscowych,
• koszty zużycia materiałów oraz energii na cele administracyjne
i nieprodukcyjne budowy,
• koszty podróży służbowych personelu budowy,
• itp.
Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
INFRASTRUKTURA I SRODOWISKO
NARODOWA STRATEGIA SPÓJNOSCI
UNIA EUROPEJSKA
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
Rozliczanie wydatków c.d.
(najczęściej występujące problemy /pytania przy
kwalifikacji wydatków)
Narodowy
Fundusz
Ochrony
Środowiska
i Gospodarki
Wodnej
Narodowy
Fundusz
Ochrony
Środowiska
i Gospodarki
Wodnej
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
Brakujące dokumenty i błędy w dokumentacji rozliczeniowej wniosku
•
Brak potwierdzenia realizacji umów np. na wykonanie dokumentacji oraz
potwierdzeń realizacji zleceń szkoleniowych … itp.
 Dokument przekazania, a dokument odbioru
•
Brak operatów szacunkowych przy dokumentach potwierdzających zakup
nieruchomości, brak spójności danych określonych w aktach notarialnych z danymi w
dokumentach rozliczeniowych (np. numery działek, powierzchnie);
•
•
Brak umów dodatkowych na roboty dodatkowe oraz aneksów na zmiany;
Brak wyceny rzeczoznawcy przy fakturze do refundacji kosztów za zakup używanego
sprzętu;
Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
Brakujące dokumenty i błędy w dokumentacji rozliczeniowej wniosku c.d.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
błędy w wypełnieniu tabeli nr 9 - Wniosku np. wpisywanie niewłaściwych dat
dokonania przelewów, szczególnie tych dot. wynagrodzeń,
brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem kopii dokumentów będących podstawą
rozliczenia,
nie są wypełnione wszystkie pola Wniosku o płatność,
niezgodność numeru rachunku wykonawcy na wyciągu bankowym z numerem
rachunku wykonawcy wskazanym w umowie kontraktowej,
w opisie faktur, niezgodność kategorii wydatków z kategorią określoną w opisie
projektu załączonym do umowy o dofinansowanie,
brak wyciągów bankowych potwierdzających dokonanie zapłaty,
brak na fakturach numerów księgowych lub ewidencyjnych,
brak podpisów pod opisami faktur,
brak numeru umowy o dofinansowanie na odwrocie faktury,
Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
Brakujące dokumenty i błędy w dokumentacji rozliczeniowej wniosku c.d.
•
•
•
brak akceptacji PŚP przez Beneficjenta,
akceptacja protokołu odbioru robót przez Zamawiającego po dacie wystawienia
faktury,
błędne kwalifikowanie wybranych elementów wynagrodzenia.
Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
Wątpliwe przypadki kwalifikowania wydatków
Problem 1:
•
Czy w przypadku, gdy w ramach projektu realizowane są prace/roboty
niekwalifikujące się do refundacji, a nadzór pełniony jest nad całym projektem (czyli
nad częścią kwalifikowaną i niekwalifikowaną) koszty związane z pełnieniem nadzoru
należy rozliczyć w całości? Czy może należy je proporcjonalnie pomniejszyć?
Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
Problem 2:
•
Czy wydatki osobowe w ramach Zarządzania projektem poniesione na pracowników
zatrudnionych u Beneficjenta na umowę o pracę obejmującą inny zakres niż przy
projekcie realizowanym w ramach POIiŚ, ale czasowo oddelegowanych do realizacji
zadań w ramach tego projektu mogą zostać uznane za kwalifikowane?
Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
Problem 3:
•
Beneficjent przedstawia do refundacji fakturę za zakup gruntu o powierzchni dużo
większej niż niezbędna do realizacji inwestycji (np. budowy przepompowni), tłumaczy
to względami własnościowymi.
Jaka część wydatku powinna zostać uznana za kwalifikowaną?
Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
Problem 4:
•
Beneficjent przygotowując się do samodzielnej realizacji robót dokonuje zakupów np.
sprzętów i urządzeń, których nie posiada na stanie, a które będą mu potrzebne do
wykonywania poszczególnych prac, następnie przedstawia do refundacji faktury za
zakup tych sprzętów.
Czy można kwalifikować te wydatki?
Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
Problem 5:
•
W przypadku gdy Beneficjent dokonał zakupu urządzenia oraz wpisał je w rejestr
środków trwałych, które koszty związane z jego wykorzystaniem mogą zostać uznane
za kwalifikowane?
Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
Problem 6:
•
Beneficjent interpretując Prawo Budowlane dochodzi do wniosku, że jego projekt nie
wymaga, ani pozwolenia na budowę, ani zgłoszenia i składa wniosek o płatność (po
rozpoczęciu projektu).
Czy postępowanie Beneficjenta jest właściwe?
Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
Problem 7:
•
Beneficjent przedstawia do refundacji faktury za zakup używanego sprzętu wraz z
wymaganymi oświadczeniami.
Czy taki wydatek można uznać za kwalifikowany?
Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
Problem 8:
•
Beneficjent przedstawia do refundacji fakturę za wykonanie robót dodatkowych.
Kiedy można uznać te wydatki za kwalifikowane?
Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
Problem 9:
•
Beneficjent przedstawia do refundacji wydatki na ekspertyzy wykonywane w celu
pozyskania kredytu na finansowanie projektu.
Czy można taki wydatek uznać za kwalifikowany?
Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
Problem 10:
•
W Opisie projektu będącym załącznikiem do Umowy o dofinansowanie, we właściwej
kategorii wydatków nie zostały przewidziane np. koszty na systemy informatyczne lub
na dokumentację przetargową.
Czy takie wydatki można uznać za kwalifikowane?
Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
Problem 11:
•
Jakie warunki muszą zostać spełnione, by wydatek za umieszczenie urządzeń w
pasie drogi można uznać za kwalifikowany?
Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
Problem 12:
•
Beneficjent przedstawia faktury za zaopatrywanie w każdym miesiącu pracowników
JRP zaangażowanych w POIiŚ np. herbatę, cukier itp.
Czy taki wydatek może zostać zakwalifikowany?
Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
Problem 13:
•
Czy przedstawiona przez Beneficjenta w dokumentach rozliczeniowych ugoda
sądowa z Wykonawcą na zapłacenie mu określonej kwoty za wykonanie robót jest
wystarczająca do uznania wydatku za poniesiony i nie wymaga załączenia faktury
wystawionej przez tego Wykonawcę?
Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
UNIA EUROPEJSKA
FUNDUSZ SPÓJNOŚCI
Dziękujemy za uwagę
Marek Rechnio / Agnieszka Tomaszewska
Dyrektor / Starszy specjalista
tel. (+4822) 4590459 / (+4822) 4590611
fax (+4822) 4590628
e-mail: [email protected] / [email protected]
Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej