zpr_chylinski

Prince 2
Bartłomiej Chyliński
Polsko-Japońska Wyższa Szkoła Technik Komputerowych
Agenda




Wstęp
Opis procesów i podprocesów
Komponenty
Techniki
Co to jest Prince2 ?



Prince2 jest metodyką efektywnego
zarządzania projektami różnej
wielkości i każdego typu, która
została opracowana w Wielkiej
Brytanii.
PRINCE – PRojects IN Controlled
Environments
Jest powszechnie używana przez
Instytucję rządowe w UK i przez
prywatne przedsiębiorstwa i lokalne
agencję rządowe.
Dlaczego zarządzanie projektami
jest ważne?

Zawsze kiedy podejmujemy się jakiegoś
zadania, planujemy że gdzieś wyjeżdżamy,
budujemy coś, chcemy coś osiągnąć,
potrzebujemy odpowiedzi na pytania. Co
zamierzamy zrobić? Kiedy zaczynamy? Co
powinniśmy zrobić? Czy potrafimy to zrobić
sami, czy też potrzebujemy pomocy? Jak
długo nam to zajmie? Ile to będzie
kosztować? To są pospolite pytania które
zadajemy sobie na początku projektu a
odpowiedzi zbudują schematy zarządzania
projektem – pomogą zdefiniować co
chcemy zrobić i pomogą opracować
najlepszą metodę zrobienia procesów
projektowych.
Prince2

Prince2 jest strukturalną
metodyką zarządzania
projektem. Czyli prowadzenie
projektu powinno być
zorganizowane, logiczne,
trzymając się wcześniej
zdefiniowanych etapów.
Strukturalna metodyka jest
opisem logicznego i
zorganizowanego podejścia do
Korzyści ze stosowania
Prince2


Identyfikacja zarządzania,
dostarczenie specjalistycznego
produktu wysokiej jakości i
pomoc zapewnienia że produkty
są wyprodukowane na czas i
trzymając się budżetu,
gwarantowana jakość produktu
Odseparowanie zarządzania i
specjalistycznych aspektów
organizacji, planowanie i
Korzyści ze stosowania
Prince2




Łatwa kontrola wszystkich
poziomów
Powoduje że postęp projektu
jest bardziej widoczny dla osób
zarządzających
Ustala i udostępnia medium
komunikacyjne dla osób
zaangażowanych w projekt
Zapewnia że postęp projektu
przebiega w odpowiedniej
Korzyści ze stosowania
Prince2



Wprowadza „ senior management”
do projektu w odpowiednim czasie i
odpowiednim miejscu
Pozwala aby projekt został
zatrzymany i jeżeli potrzebny
wznowiony całkowicie pod kontrolą
zarządzających, w jakimkolwiek
momencie życia projektu
Posiada poprawnie ustalone User
Group dedykowane dla wsparcia,
promocji i wzmocnienia metodyki
3 kluczowe elementy projektu



Procesy
Komponenty
Techniki
Procesy








SU – rozpoczęcie projektu
IP – Inicjacja projektu
DP – Kierowanie projektem
SB – Zarządzanie studium produkcji
CS – Zarządzanie stadium kontroli
MP – Zarządzanie dostarczeniem
produktu
CP – Zamknięcie projektu
PL - Planowanie
Procesy Prince2
Project Mandate (dokument)

Uruchamia proces SP, powinien zawierać informacje na
temat dziedziny problemowej projektu oraz na temat
zarządu projektu (prospective Executive of the Project
Board) (osoby pełniącej funkcję zarządzającą)
Elementy:
Odpowiedzialność za projekt
Tło
Cele projektu
Zakres
Ograniczenia
Interfejsy
Oczekiwania jakościowe
Zarys Business Case (powody)
Tolerancja
Odnośniki do powiązanych dokumentów i produktów
Wskazanie Project Managera oraz osoby odpowiedzialnej
(Executive)
Wskazanie klientów, użytkowników i innych stron zainteresowanych













Rozpoczęcie Projektu (SU –
Starting up)

Na podstawie dokumentu Project Mandate



Potwierdzenie opłacalności projektu
Definiowanie odpowiedzialności i ról
Utworzenie Planu Inicjacji (Initiation Stage Plan)
(proces IP)





Dostarczenie informacji do Project Brief
Dostarczenie informacji do utworzenia Project
Approach
Utworzenie i spotkanie z zespołem projektowym
Project Management Team
Stworzenie planu etapów Stage Plan
Pomoc w stworzenie rejestru zagrożeń Risk Log
SU – rozpoczęcie projektu






SU1 Mianowanie PB Executive i PM
SU2 Wybranie zespołu projektowego
SU3 Mianowanie zespołu
projektowego
SU4 Przygotowanie skrótu projektu
SU5 Zdefiniowanie rozpoczęcia
projektu
SU6 Etap planowanie i rozpoczęcia
IP – Inicjacja projektu






IP1 Zaplanowanie jakości
IP2 Zaplanowanie projektu
IP3 Przegląd Business Case i ryzyka
IP4 Zdefiniowanie kontroli
projektowych
IP5 Utworzenie plików projektu
IP6 Zmontowanie PID (Project
Initiation Document)
Inicjacja Projektu (IP
Initiating a Project)




Formułuje umowę pomiędzy PM a
zarządem, określającą co, jak, kiedy
i przez kogo zostanie dostarczone
Pierwszy krok, w pomocy zarządowi
w przejęciu produktu/ów po
wdrożeniu
Określa jak zostanie osiągnięta
jakość
Określa plan reakacji na potrzeby
jakościowe klienta
PL - Planowanie







PL1 Projektowanie planu
PL2 Definicja i analiza produktu
PL3 Identyfikacja czynności i
zależności
PL4 Oszacowanie
PL5 Planowanie czasu
PL6 Analiza ryzyka
PL7 Wykończanie planu
DP – Kierowanie projektem





DP1 Autoryzacja rozpoczęcia
DP2 Autoryzacja projektu
DP3 Autoryzacja etapu lub
Planu wyjątkowego
DP4 Rozkazy ad hoc
DP5 Potwierdzenia zakończenia
projektu
Kierowanie projektem (DP Directing a Project)








Przeprowadzane przez komitet zarządzający,
zarządzanie projektem to:
Autoryzacja zaangażowania zasobów w projekcie
Kontrola zarządzania ryzykiem
Kontrola spełnialności celów wyszczególnionych w
Business Case
Podejmowanie decyzji wymaganych przez Project
Managera dotyczących projektu
Skierowanie, jeśli potrzeba, projektu w fazę przed
zakończeniową (premature)
Przeprowadzenie zakończenia projektu etapami.
Odpowiedzialność leży po stronie Komitetu.
Kontrola etapu (CS Controlling a Stage)

Wskazanie codziennych obowiązków
Project Managera:









Podział pracy
Sprawdzanie postępu
Zapewnienie jakości
Zarządzanie zmianami
Kontrola zagrożeń
Raportowanie postępu
Kontrola odstępstw od planu
Proces kontrolowany zdarzeniami, gdzie
decyzje podejmowane są ad hoc
Rozpoczyna się po DP3 Autoryzacja Etapu
i Planu wyjątków
Proces CS - podprocesy


Ten zbiór procesów zapewnia, że praca w czasie
etapu rozpoczyna się i trwa za zgodą Project
Managera, który posiada zgodę Zarządu (Project
Board)
Głowna sekwencja podprocesów:





Autoryzacja (CS1 Autoryzacja Pakietu)
monitorowanie (CS2 Określanie Postępu / CS9
Otrzymanie kompletnego pakietu)
Sprawdzenie zmian (CS3 Wychwytywanie zadań
Projektu (Project Issues) / CS4 Egzaminowanie
zadań projektu)
Recenzja (CS5 Przegląd zaangażowania etapów)
Raportowanie i korekta
(CS7 Akcje korekcyjne / CS6 Raportowanie głównych
punktów (highlights) Zwiększenie (Escalating) zadań
projektu (Project issues)
Proces CS – podprocesy c.d.


Cele:
 Sprawdzenie czy są tworzone właściwe
produkty do odpowiednich poziomów jakości
 Zarządzane z tolerancją
 Przemyślane korzystanie z zasobów
 Zarządzanie odchyleniami od Planu Etapu
(Stage Plan)
 Sprawdzenie właściwego kierunku projektu lub
zatrzymanie projektu, jeśli Business Case to
obejmuje
Tworzone raporty:
 Raport opisujący Pakiet (Work Package)
 Raport Zamian/Rzeczy na które należy zwrócić
uwagę (Highlight Report)
 Raport Wyjątków (Exception Report)
CS – Zarządzanie studium kontroli









CS1 przydzielanie pakietu obowiązków
CS2 Szacowanie postępu
CS3 Przechwytywanie zagadnień
projektowych
CS4 Egzaminowanie zagadnień
projektowych
CS5 Przeglądanie etapów stadium
CS6 Raportowanie o najważniejszych
sprawach
CS7 Podejmowanie odpowiednich akcji
CS8 Eskalacja zagadnień projektowych
CS9 Odbieranie ukończonego pakietu prac
MP – Zarządzanie dostarczeniem
produktu



MP1 Akceptacja ukończonej
pracy
MP2 Uruchomienie rozpoczętej
pracy
MP3 Dostarczenie produktu
pracy
Zarządzanie Dostawą Produktu
(MP - Managing Product
Delivery)


Odpowiedzialność leży po stronie Team Managera
Obowiązki Team Managera





Podstawowe cele:




Upewnienie się, że zadania są uzgodnione i
zatwierdzone
Akceptacja i sprawdzenie Pakietu (Work Package)
Sporządzenie planu pracy grupy
Dopełnienie założeń i planu pracy
Uzgodnienie pakietu pracy z Project Managerem
Wykonanie pracy
Przekazanie wykonanej pracy
Podprocesy:



MP1 Akceptacja Pakietu
MP2 Uruchomienie Pakietu
MP3 Dostarczenie Pakietu
SB – Zarządzanie studium
produkcji






SB1 Etap planowania
SB2 Odnowienie planu projektu
SB3 Odnowienie Business
Casów projektu
SB4 Odnowienie ryzyka logów
SB5 Raportowanie stanu
końcowego
SB6 Plan produkcji i wyjątków
Zarządzanie Zakresami Etapów
(SB - Managing Stage
Boundaries)


Obowiązek Project Managera
Podstawowe procesy:





Punkty kluczowe:




Zbieranie wyników
Planowanie następnego etapu
Uaktualnianie Planu Projektu i Rejestru Zagrożeń jeśli zachodzi taka
potrzeba
Znalezienie elementów zatwierdzających dany etap
Upewnienie się, że jakiekolwiek zmiany w Planie Projektu są zgodne
z Business Case
Sprawdzenie pod względem ulepszeń Podejścia Projektowego i
Zarządzania Konfiguracją
Na koniec każdego etapu przewidziana jest skierowanie projektu do
następnego etapu bądź zakończenie projektu
Główne cele:




Przekonanie komitetu zarządzającego (Project Board), że produkt
został skończony
Dostarczenie informacji o stanie projektu
Uzyskanie autoryzacji następnego etapu i określenie tolerancji (koszt
i czas)
Uaktualnienie Raportu doświadczenia
CP – Zamknięcie projektu



CP1 Odwołanie projektu
CP2 Identyfikacja akcji follow on
CP3 Przejrzenie ewaluacji
projektu
Zamknięcie Projektu (CP Closing a Project)








Stworzenie Raportu Zakończenia Projektu i Raportu
Doświadczenia
Potwierdzenie akceptacji działania i utrzymania
produktów (operational and maintainence acceptance
of products)
Zapewnienie ‘łagodnego’ zakończenia projektu
Proces wymagany ponieważ wszystkie projekty
powinny się skończyć.
Większość czynności wymaga akceptacji zarządu
Zamknięcie procesów projektu odbywa się równolegle
– procesy nie zależą od siebie.
Bez zakończenia projektu istnieje tendencja do
wejścia w fazę zarządzania operacyjnego
Daje możliwość przejęcia osiągnięć uzyskanych w
projekcie
Komponenty








Biznes Casy
Organizacje
Planowanie ( również proces)
Kontrola
Zarządzanie ryzykiem
Jakość w środowisku projektowym
Zarządzanie konfiguracją
Kontrola zmian
Techniki



Bazujące na produkcie
planowanie
Kontrola zmian
Testy jakości
Testy jakości


Specjalnie utworzony zespół
pracuje nad testami i
egzaminuje wytworzony produkt
pod względem poprawności i
pod względem ukończenia
Pomocne dokumenty to:
stage-level Plan
 Product description ( quality
criteria)

Kontrola zmian

Niezaplanowane sytuacje
wynikające podczas pracy na
produktem, członkowie zespołu
identyfikują takie zmiany, błędy
w ukończonym produkcie. Ze
względu na niezaplanowanie tej
sytuacji musi ona zostać
zapisana i zaakcepotawana
Bazujące na produkcie
planowanie

Planowanie jest stałym
elementem zarządzania
projektem. Plan jest tworzony
dla projektu i dla konkretnych
osób w projekcie