zasady realizacji wdrażania pomocy technicznej zporr 2004
advertisement
Załącznik do uchwały Nr 1616/69/07 Zarządu Województwa Mazowieckiego z dnia 14 sierpnia 2007 r. ZASADY REALIZACJI WDRAŻANIA POMOCY TECHNICZNEJ ZPORR 2004-2006 I WSPÓŁPRACY W TYM ZAKRESIE POMIĘDZY URZĘDEM MARSZAŁKOWSKIM WOJEWÓDZKIEGO MAZOWIECKIEGO I MAZOWIECKĄ JEDNOSTKĄ WDRAŻANIA PROGRAMÓW UNIJNYCH Rozdział I Założenia ogólne § 1. 1. Zasady współpracy z Mazowiecką Jednostką Wdrażania Programów Unijnych dotyczą przygotowania dokumentów związanych z projektami zrealizowanymi do 30 czerwca 2007 r. z wyłączeniem dwóch projektów: „Obsługa infolinii dla beneficjentów oraz portalu internetowego w ramach programu rozwoju regionalnego współfinansowanych z funduszy strukturalnych” i „Zatrudnienie pracowników w punktach kontaktowych UMWM dla programów rozwoju regionalnego współfinansowanych z funduszy strukturalnych”, które będą do września 2007 r. będą realizowane przez Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego, zwany dalej „Urzędem”. 2. Realizacją koncepcji wykorzystania środków z Pomocy Technicznej ZPORR zarządza Dyrektor Urzędu. Rozdział II Przygotowanie Wniosku Aplikacyjnego o Przyznanie Środków Pomocy Technicznej ZPORR § 2. 1. Departamenty Urzędu właściwe merytorycznie, zaangażowane we wdrażanie ZPORR oraz programowanie RPO na lata 2007-2013, tj. Departament Skarbu i Finansów, Kancelaria Marszałka oraz Departament Strategii i Rozwoju Regionalnego oraz Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych dokonują identyfikacji działań związanych z wdrażaniem ZPORR, które mogą być finansowane bądź współfinansowane z Pomocy Technicznej, w następstwie czego przygotowują zapotrzebowanie w ramach Pomocy Technicznej. -1- 2. Ilekroć jest mowa o właściwej merytorycznie komórce organizacyjnej, należy interpretować to jako departament Urzędu lub Mazowiecką Jednostkę Wdrażania Programów Unijnych. § 3. 1. W przypadku projektów na zakup sprzętu, zatrudnienie pracowników oraz szkolenia pracowników zatrudnionych w Urzędzie, zapotrzebowanie przekazywane jest właściwej merytorycznie, ze względu na rodzaj zidentyfikowanych potrzeb, komórce organizacyjnej w Departamencie Organizacji i Nadzoru. 2. Wniosek aplikacyjny o Przyznanie Środków Pomocy Technicznej ZPORR, zwany dalej „wniosek aplikacyjny” wraz z załącznikami opracowuje kierownik odpowiedniej komórki w Departamencie Organizacji i Nadzoru, a następnie zatwierdza odpowiednio Zastępca Dyrektora Departamentu Organizacji i Nadzoru ds. Administracyjno - Gospodarczych lub Kierownik Wydziału Kadr i Szkoleń. § 4. 1. Wniosek aplikacyjny po zatwierdzeniu przez Skarbnika przekazywany jest do Departamentu Organizacji i Nadzoru – Wydziału Struktur i Organizacji. W przypadku działań informacyjnych i promocyjnych oraz wspierających proces wdrażania ZPORR realizowanych przez Departament Funduszy Strukturalnych i Pomocowych przed 1 lipca 2007 r. wniosek aplikacyjny przygotowywany jest przez pracownika Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych, następnie po zatwierdzeniu wniosku przez Dyrektora MJWPU oraz Skarbnika projekt jest przekazywany do Departamentu Organizacji i Nadzoru – Wydziału Struktur i Organizacji. 2. Ostatecznego sprawdzenia wniosku aplikacyjny pod względem formalnym dokonuje Kierownik Wydziału Struktur i Organizacji, z pomocą pracownika tego Wydziału, następnie wniosek aplikacyjny zatwierdza Zastępca Dyrektora Departamentu Organizacji i Nadzoru ds. Organizacyjno - Prawnych, po czym wniosek zostaje przedstawiony do podpisu Dyrektorowi Urzędu. 3. Współpracę między poszczególnymi komórkami organizacyjnymi zaangażowanymi we wdrażanie Pomocy Technicznej podczas sporządzania wniosku aplikacyjnego koordynuje kierownik Wydziału Struktur i Organizacji, przy udziale pracownika tego Wydziału, który -2- przesyła wniosek aplikacyjny w 3 egzemplarzach do Ministerstwa Rozwoju Regionalnego. 4. W przypadku zwrócenia wniosku aplikacyjnego przez Komisję zatwierdzającą wnioski z przyczyn formalnych wniosek zostaje przyjęty do Wydziału Struktur i Organizacji i przekazany do uzupełnienia właściwej merytorycznie komórce organizacyjnej, następnie po ponownej procedurze przygotowawczej podpisany przez Dyrektora Urzędu wniosek przesyłany jest przez Wydział Struktur i Organizacji do Ministerstwa Rozwoju Regionalnego. Rozdział III Podpisywanie umowy o dofinansowanie projektu § 5. Właściwa komórka przygotowuje dane i dokumenty niezbędne do podpisania umowy: 1) upoważnienie do podpisywania umowy - Wydział Struktur i Organizacji, 2) dane dotyczące formy i wysokości zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy Departament Skarbu i Finansów, 3) harmonogram rzeczowo – finansowy realizacji projektu - właściwa merytorycznie komórka organizacyjna, 4) oświadczenie o kwalifikowalności VAT - Departament Skarbu i Finansów, 5) numery i nazwy rachunków bankowych założonych dla projektu -Departament Skarbu i Finansów. § 6. Pracownik Wydziału Struktur i Organizacji przesyła dane i dokumenty, o których mowa w § 4 do Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego wraz z pismem przewodnim podpisanym przez Dyrektora Urzędu. § 7. 1. Umowa jest podpisywana przez upoważnione przez organy stron osoby. 2. Przed podpisaniem umowa jest sprawdzana przez kierownika właściwej merytorycznie komórki organizacyjne Urzędu (przygotowującej wniosek aplikacyjny), radcę prawnego, -3- kierownika Wydziału Struktur i Organizacji, kierownika Wydziału Księgowości Urzędu Departamentu Skarbu i Finansów oraz kontrasygnowana przez Skarbnika Województwa. § 8. 1. Po podpisaniu umowy Departament Skarbu i Finansów dokonuje ustanowienia zabezpieczeń prawidłowej realizacji umowy, stosownie do podjętej przez Zarząd Województwa Mazowieckiego uprzednio uchwały. 2. Dokumenty dotyczące ustanowienia zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy, po otrzymaniu z Departamentu Skarbu i Finansów, Pracownik Wydziału Struktur i Organizacji przesyła do Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego. Rozdział IV Założenie rachunku bankowego § 9. 1. Dyrektor właściwej organizacyjnie komórki Urzędu przegotowuje wystąpienie do Skarbnika Województwa o założenie rachunku bankowego. Wystąpienie podpisuje Dyrektor właściwej merytorycznie komórki organizacyjnej. 2. Skarbnik Województwa przy udziale kierownika Wydziału Księgowości Urzędu dokonuje założenia rachunku bankowego. 3. Konto bankowe zakładane jest w momencie rozpoczęcia realizacji projektu. Rozdział V Sporządzenie wniosków o płatność § 10. 1. Wnioski o płatność opracowywane są przez komórkę, która przygotowywała wniosek aplikacyjny. W przypadku przekazania zadań MJWPU wniosek przygotowywany jest przez pracownika tej jednostki. 2. Kierownik właściwej merytorycznie komórki organizacyjnej w celu sporządzenia wniosku beneficjenta o płatność występuje do Departamentu Skarbu i Finansów o przygotowanie oraz potwierdzenie za zgodność z oryginałem załączników 1 i 3 (pkt 26) oraz pkt. 19 i 22 wniosku o płatność. -4- 3. Po otrzymaniu kompletu dokumentów z Departamentu Skarbu i Finansów, Kierownik właściwej merytorycznie komórki organizacyjnej przygotowuje, z pomocą pracownika, wniosek beneficjenta o płatność. 4. Wniosek sprawdza odpowiednio Dyrektor Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych, Z-ca Dyrektora Departamentu Organizacji i Nadzoru ds. Administracyjno - Gospodarczych lub Kierownik Wydziału Kadr i Szkoleń. 5. Po dokonaniu czynności, o których mowa w ust. 1-4, 1 egzemplarz wniosku wraz z wersją elektroniczną oraz załącznikami przekazywany jest do Departamentu Skarbu i Finansów. 6. Wniosek o płatność sprawdza z pomocą pracownika, Kierownik Wydziału Księgowości Urzędu Departamentu Skarbu i Finansów. 7. Wniosek wraz z załącznikami i wersją elektroniczną przesyłany jest do Departamentu Organizacji i Nadzoru. Sprawdzenia wniosku pod względem formalnym dokonuje Kierownik Wydziału Struktur i Organizacji, z pomocą pracownika tego Wydziału. 8. Po sprawdzeniu wniosku o płatność pod względem formalnym, zostaje on przedstawiony do podpisu dwóm upoważnionym przez Zarząd Województwa osobom (Dyrektor Urzędu lub Zastępca Dyrektora Departamentu Organizacji i Nadzoru oraz Skarbnik Województwa lub Zastępca Dyrektora Departamentu Skarbu i Finansów). 9. Po podpisaniu, wniosek do Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego przesyła pracownik Wydziału Struktur i Organizacji. Informacje o otrzymanych płatnościach Skarbnik Województwa przekazuje Dyrektorowi Urzędu. Rozdział VI Sprawozdanie z realizacji projektu § 11. 1. Sprawozdanie z realizacji projektu przygotowuje, w terminach określonych w umowie, pracownik właściwej merytorycznie komórki organizacyjnej (przygotowującej wniosek aplikacyjny), sprawdza je kierownik komórki, a po zatwierdzeniu przez Dyrektora właściwego merytorycznie departamentu sprawozdanie przekazywane jest do Departamentu Skarbu i Finansów. 2. Kierownik Wydziału Księgowości Urzędu Departamentu Skarbu i Finansów dokonuje sprawdzenia pod względem finansowym i rachunkowym. 3. Ostatecznego sprawdzenia sprawozdania pod względem formalnym dokonuje Kierownik Wydziału Struktur i Organizacji, z pomocą pracownika tego Wydziału. -5- 4. Po ostatecznym sprawdzeniu sprawozdanie zostaje przedstawione do podpisu dwóm upoważnionym przez Zarząd Województwa osobom (Dyrektor Urzędu lub Zastępca Dyrektora Departamentu Organizacji i Nadzoru oraz Skarbnik Województwa lub Zastępca Dyrektora Departamentu Skarbu i Finansów). 5. Po podpisaniu sprawozdanie wysyłane jest przez pracownika Wydziału Struktur i Organizacji do Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego. Rozdział VII Postanowienia końcowe § 12. 1. Wnioski aplikacyjne, umowy o dofinansowanie projektów, sprawozdania z realizacji projektów, harmonogramy składania wniosków o płatność, wnioski o płatność oraz inne dokumenty dotyczące projektów realizowanych przed 1 lipca 2007 roku przez Departament Funduszy Strukturalnych i Pomocowych, parafowane są przez pracownika MJWPU oraz Dyrektora MJWPU lub Zastępcę Dyrektora MJWPU, następnie przekazywane do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego. 2. Dyspozycje płatności dla wydatków współfinansowanych środkami funduszy strukturalnych Pomocy Technicznej Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego 2004 – 2006 (ZPORR 2004 - 2006) dotyczących projektów realizowanych przed 1 lipca 2007 r. przez Departament Funduszy Strukturalnych i Pomocowych, sporządza pracownik MJWPU i akceptuje pod względem merytorycznym Dyrektor MJWPU, na podstawie upoważnienia Marszałka Województwa Mazowieckiego. -6-
