Organizacja projektu

Organizacja projektu
Formy organizacji projektu
Istnieje wiele sposobów zorganizowania
pracowników, aby osiągnąć pożądany efekt.
Najczęściej stosowane są:
Organizacja projektowa – pracownicy są
zorganizowani w ramach danego projektu. Ten
rodzaj wymaga szybkiego podejmowania decyzji,
minimalizuje kontakty między pracownikami, daje
poczucie dużej identyfikacji personelu z projektem.
Polecony jest w podejściu RAD.
Organizacja projektu - cd
Organizacja funkcjonalna – pracownicy są
zorganizowani zgodnie z obowiązkami
funkcjonalnymi, a każda funkcja obejmuje
kilka projektów. Ten sposób organizacji daje
efekty wynikające z ekonomiki skali, sprzyja
wzrostowi specjalizacji i redukcji efektu
wymiany personelu.
Organizacja projektu - cd
Organizacja macierzowa – pracownicy z każdego
działu mogą być przydzieleni do każdego projektu i
działu funkcjonalnego. Podstawą jest organizacja
funkcjonalna, na którą nakłada się organizacja
projektowa w postaci kierowników projektów.
Zalety tego podejścia to maksymalizacja celów
krótkookresowych przez organizację projektu oraz
maksymalizacja celów długookresowych
(pogłębienie specjalizacji) oraz podział
funkcjonalny.
Zarządzanie projektem
Zarządzanie projektem wymaga przygotowania
modeli związanych z projektem budowy systemu
w celu:
1. Oszacowania pieniędzy, czasu i osób przydatnych do
prac nad projektem.
2. Aktualizacja tych oszacowań w miarę rozwoju prac na
projektem.
3. Zarządzanie zadaniami i czynnościami osób
pracujących w projekcie.
4. Przygotowanie budżetu i oszacowaniu wymienionych
wyżej zasobów jest tym trudniejsze im bardziej
niepowtarzalny i złożony jest projekt.
Szacowanie dotyczy:
1.
2.
3.
4.
5.
Zasobów ludzkich – zatem ilu analityków, projektantów,
programistów, a ilu użytkowników systemu i innych osób należy
zatrudnić podczas budowy systemu.
Harmonogram - jak długo będzie trwał projekt, ile czasu należy
poświęcić na każdą fazę projektowania.
Harmonogram personelu - ile osób należy zatrudnić i kiedy
będą te osoby potrzebne (zostaną włączone do pracy).
Budżet – ile pieniędzy będzie kosztować budowa, podstawowe
koszty – prace personelu budującego budżet można je określić
bezpośrednio po określeniu harmonogramu personelu).
Szacowanie zagrożeń.
Problemy obliczania oszacowań
1. Różnice między szacowaniem a negocjowaniem
(szacunki + 20%).
2. Duże zróżnicowanie zdolności technicznych.
3. Niebezpieczeństwo szacowania własnej pracy.
4. Brak baz danych dla oszacowań.
5. Nacisk kierownictwa na przedwczesne
szczegółowe oszacowania.
6. Oszacowania oparte na założeniu bezpłatnych
nadgodzin.
Formuły szacowania
Formuły szacowania czasu pracy oparte na liczbie linii kodu.
 Waston i Felix z IBM zbudowali model, w którym
E = 5,2 * L 0,91
gdzie: E wyraża się w osobo-miesiącach, L zaś to tysiące linii kodu
 podobny wzór opracowali Bailey i Basili, ma postać
E = 3,4 + 0,72 * DL1,17  25 %,
gdzie nakład pracy także jest mierzona w osobo-miesiącach zaś DL to
tysiące linii dostarczonego kodu
Formuły szacowania - cd
Model COCOMO Barry’ego Boehma zawiera wzory dla trzech
różnych typów systemów organizacyjnych, półsamodzielnych i
wbudowanych:
E = 2,4 * KDSI 1,05 (systemy organiczne)
E = 3,0 * KDSI 1,12 (systemy półsamodzielne)
E = 3,6 * KDSI 1,20 (systemy wbudowane)
Prawo Brooksa
Uwaga: Podwojenie osób w projekcie niekoniecznie
zmniejsza czas trwania o połowę. Fred Brooks twierdzi, że
dodanie więcej osób do opóźnionego projektu
oprogramowania zwiększa jego opóźnienie w stworzeniu. Są
dwie przyczyny tego stanu rzeczy:
1. dodatnie więcej liczby osób zwiększa wymagania
na komunikację między członkami zespołu,
2. część pracy w projekcie nie jest podzielona; może
wykonana tylko przez jedną osobę i dodanie więcej osób nic
tu nie wnosi.
Barry Boehm twierdzi, że czas trwania może być wyrażony
następującą formułą: T=2,5*E0,33,
w której E oznacza nakład pracy mierzony w
osobomiesiącach.
Obliczanie kosztów i zysków
Celem technik obliczania kosztów i zysków
jest przekonanie użytkowników nowego
systemu oraz grup kierowniczych, że
oczekiwane korzyści z systemu przewyższają
koszty.
Analiza kosztów
Jej celem jest obliczenie wszystkich
oczekiwanych kosztów związanych z
systemem; nie tylko kosztu budowy, lecz
także instalacji, utrzymania i konserwowania
systemu, jak też kosztów dodatkowych.
Koszty budowy systemu
Aby oszacować koszty należy uwzględnić koszty
zatrudnienia następujących grup:
analityków, programistów i projektantów,
kierownictwo,
członków społeczności użytkownika,
konsultantów i programistów kontraktowych,
być może także audytorów, specjalistów od
kontroli jakości i personelu ośrodka obliczeniowego.
Koszty budowy systemu
Koszty budowy systemu są bardzo różne, obejmują
one:
- wynagrodzenia i narzut dla całego personelu
związanego z projektowaniem,
- koszty szkolenia,
- czas pracy komputera i koszty narzędzi
programistycznych,
- koszty zatrudnienia nowych pracowników,
- środowiska pracy i wyposażenia dla nowych
pracowników,
- koszty wyjazdów do odległych użytkowników.
Koszt instalacji systemu
Dla dużych systemów proces instalacji obejmuje
m.in. koszty:
- szkolenia użytkowników,
- konwersji bazy danych,
- kontroli zgodności z przepisami,
- pracy równoległej,
- pracy zespołu budującego podczas instalacji.
Koszty pieniądza
Zależnie od przedsiębiorstwa koszt związany
z użyciem pieniędzy może być wyrażony
jako koszt obsługi kredytu lub koszt
zysków, jakie poniosłoby, gdyby zostały
zainwestowane, a nie użyte w projekcie
pieniądze.
Koszty operacyjne
Po zainstalowaniu systemu dalsza jego
eksploatacja przez użytkownika również
kosztuje, typowe koszty operacyjne obejmują:
sprzęt i związane z nim wyposażenie,
oprogramowanie,
osobowe,
konserwacji,
lokalizacji.
Koszty awarii
Należy uwzględnić koszt potencjalnych
awarii systemu.
Analiza korzyści
Próba obliczenia wymiernych korzyści stwarza wiele
problemów. Niemniej dla każdego projektu usiłuje
się określić korzyści taktyczne i strategiczne.
Korzyści taktyczne – są zwykle związane z redukcją
personelu urzędowego lub administracyjnego. Nowy
system może umożliwić wykonanie tych samych
funkcji przez połowę lub mniej użytkowników i
wykonanie innych funkcji. Korzyści taktyczne to
również oszczędności uzyskane dzięki szybszemu
przetwarzaniu transakcji. Szybszy obrót pozwala
zmniejszyć koszty urzędników oraz wyższych
przepływów gotówkowych. Nowy system może
przynieść oszczędność w sprzęcie komputerowym.
Analiza korzyści - cd
Korzyści strategiczne – np. identyfikacja lub
przyciągnięcie różnych klientów, do których
firma wcześniej nie mogła dotrzeć. Wyjście
na nowe rynki lub dostarczenie nowych
produktów, które nie były dostępne wcześniej.
Metody obliczeń
• Jak wyrażać koszty i korzyści systemu? Istnieje w
literaturze wiele metod pozwalających określić
korzyści m. in. Można wykonać analizę:
- przepływów gotówkowych,
- zysków z inwestycji,
- IRR – wewnętrzna stopa zwrotu,
- NPV – bieżąca wartość netto,
- Zysk inwestycyjny – Z = D(dochód) / K (koszty)
Formuła obliczania IRR:
IRR = i1 + PV(i2 – i1) / PV + | NV |
i1 – stopa procentowa dla której wartość oczekiwana jest dodatnia
i1 – stopa procentowa przy której NPV jest dodatnie (PV)
i2 – stopa procentowa przy której NPV jest ujemne (NV)
NV – poziom i2 NPV dla którego NPV jest < 0
PV – poziom i1 NPV dla którego NPV jest  0
NPV = SUMA(t=1->n) NCFi * COt – NCFi – przepływy
pieniężne
SUMA(t=1->n) NCFi * COt – SUMA(t=0->n) Kt * COt ,
gdzie COt = 1 / (1+i)t
Analiza ryzyka
Bardzo ważnym zagadnieniem dla kierownictwa jest
analiza ryzyka przedsięwzięcia informatycznego.
1. Dostawca sprzętu komputerowego może
zbankrutować
2. Zespół projektowy może ucierpieć na skutek
choroby pracownika (zmiana personelu)
3. Wybrana technologia do realizacji projektowania
może działać gorzej niż rekomendowano
4. Można nie wykorzystać nadarzającej się okazji
np. system jest gotowy do wdrożenia, a przepisy
urzędowe czy wewnętrzne w firmie nie pozwalają na
zmianę systemu.
Analiza ryzyka - cd
5. Polityczna lub kontraktowa wrogość związków
zawodowych
6. Zespół projektowy ma braki prowadzące do obniżenia
korzyści z systemu
7. Złe warunki gospodarcze i ekonomiczne mogą spowodować
anulowanie projektu
8. Koszty ukryte
9. Użytkownikom system operacyjnym może być trudniejszy
niż przypuszczano (opóźnienia w pracy)
Analiza ryzyka - cd
10. Nie uzyskano oczekiwanej poprawy sytuacji na
rynku
11. System nie pracuje w oczekiwany sposób
12. Wartość dodatkowych informacji uzyskanej dzięki
systemowi nie daje wymiernych korzyści.
Role analityka systemów
Analityk sytemu jest kluczowym członkiem każdego projektu budowy
systemu. Może występować w kilku rolach:
1.
Archeolog i kronikarz – wskazuje na to co się dzieje w firmie,
opracowuje reguły i działania systemu, które istnieją jedynie jako
“przekazy ludowe”.
2.
Nowator – analityk musi umieć oddzielić objawy problemów
użytkownika od prawdziwych przyczyn. Korzysta ze swojej wiedzy o
informatyce i powinien
pomagać użytkownikom znaleźć nowe przydatne sposoby wykorzystania
z komputerów oraz nowe sposoby prowadzenia interesów.
3.
Mediator – podstawowym zadaniem analityka jest
doprowadzenie do ugody między różnymi uczestnikami dyskusji w
trakcie budowy systemu m.in. z: użytkownikami, menadżerami,
programistami, audytorami i z innymi osobami. Wymagana jest sztuka
dyplomacji i negocjacji.
4.
Kierownik projektu.