Kontrola – proces zapewniający, aby rzeczywiste działania były zgodne z planowanymi.
Kontrola – proces monitorowania czynności, służący do zapewnienia ich wykonywania
zgodnie z planem i korygowania wszelkich istotnych odchyleń.
Projektowanie skutecznych procesów kontroli może być trudne. Jeżeli kierownik stara
się w sztywny sposób kontrolować zbyt wiele elementów, zapewne ucierpi na tym morale
pracowników i zmarnuje się cenny czas, pieniądze i energię. Można minimalizować te
problemy, jeżeli kierownicy skoncentrują się na kontrolowaniu kluczowych obszarów
efektywności i strategicznych punktów kontroli.
Kluczowe obszary efektywności – te elementy jednostki lub organizacji, które muszę
efektywnie funkcjonować, aby cała jednostka czy organizacja mogły osiągnąć sukces; zwane
też kluczowymi obszarami wyników.
Strategiczne punkty kontroli – krytyczne punkty w systemie, w których należy
przeprowadzać na bieżąco kontrolę lub zbierać informacje.
Cel kontroli
Kontrola pomaga organizacji:
1.
przystosowywać się do zmian w otoczeniu,
2.
ograniczać kumulowanie się błędów,
3.
radzić sobie ze złożonością organizacji,
4.
minimalizować koszty.
Kluczowe zasady dotyczące systemu kontroli:
1.
Kontrola w zarządzaniu jest systematycznym wysiłkiem podjętym w celu
ustanowienia norm (standardów) działania, porównywania ich z czynionymi
postępami oraz podejmowania działań korekcyjnych, gdy jest to potrzebne, by zbliżyć
wyniki do planów i oczekiwań.
1
2.
Kontrola jest najbardziej skuteczna i ekonomiczna, gdy stosowana jest
selektywnie, w punktach decydujących o osiągnięciu sukcesu albo porażki w danym
przedsięwzięciu lub działaniu.
3.
Kontrola finansowa koncentruje się na akumulacji funduszy potrzebnych do
funkcjonowania organizacji oraz na odpowiednim rozdziale tych funduszy, aby
zapewnić jej przetrwanie i rozwój.
4.
Kontrola operacyjna monitorują postęp oraz osiągane rezultaty działań
związanych z procesem transformacji zachodzącym w organizacji.
5.
Kontrola zasobów ludzkich dotyczy powodowania oraz utrzymywania
wymaganego poziomu zadań wykonywanych przez pracowników organizacji.
Cechy skutecznej kontroli:
integracja z planowaniem
Kontrola powinna być powiązana z planowaniem. Najważniejszym sposobem
integracji planowania i kontroli jest uwzględnienie kontroli w trakcie
opracowywania planów. Gdy w ramach procesu planowania ustala się cele
trzeba zwrócić uwagę na opracowanie norm, które pozwolą sprawdzić stopień
realizacji planu.
Elastyczność
Sam system kontroli powinien być dostatecznie elastyczny, tak by
dostosowywał się do zachodzących zmian.
Dokładność
Menedżerowie
podejmują
zaskakująco
dużo
decyzji
opartych
na
niedokładnych informacjach. Wynikiem zaś niedokładnych informacji jest
niedokładne działanie menedżera.
Terminowość
Terminowość niekoniecznie musi być równoznaczna z szybkością. Jest to
raczej cecha systemu kontroli, w którym informacji dostarcza się tak szybko
jak jest to potrzebne.
Obiektywizm
System kontroli powinien dostarczać informacji możliwie obiektywnej.
2
ETAPY PRECESU KONTROLOWANIA
USTALENIE
NORM
ZMIERZENIE
WYNIKÓW
PORÓWNANIE
WYNIKÓW Z
NORMAMI
1
2
3
UTRZYMANIE
STATUS QUO
KOREKTA
ODCHYLEŃ
USTALENIE
POTRZEBY
DZIAŁANIA
KORYGUJĄCEGO
4
ZMIANA
NORM
RODZAJE KONTROLI
KRYTERIUM
1. zasoby organizacji
RODZAJE KONTROLI
Kontrola zasobów rzeczowych
Kontrola zasobów społecznych
Kontrola zasobów finansowych
Kontrola zasobów informacyjnych
2. podmiot kontroli
Kontrola przez każdego wykonawcę
Kontrola przez kierownika
Kontrola przez zawodowych kontrolerów
3. przedmiot kontroli
Kontrola operacji (produkcji)
Kontrola finansowa
Kontrola działań marketingowych
Kontrola prac badawczo-rozwojowych
Kontrola aspektów prawnych
4. cechy organizacyjne
Kontrola funkcjonalna
Kontrola instytucjonalna
3
5. usytuowanie organu kontroli
Kontrola wewnętrzna
Kontrola zewnętrzna
6. okres objęty kontrolą
Kontrola wstępna
Kontrola bieżąca
Kontrola końcowa
7. zakres działań kontrolnych
Kontrola pełna
Kontrola wycinkowa
8. tryb podejmowania kontroli
Kontrola planowa
Kontrola doraźna
9. charakter kontroli
Kontrola formalna
Kontrola merytoryczna
Kontrola dokumentacyjna
Kontrola rzeczowa
Rodzaje kontroli:
- prewencyjna – zapobiega problemom
Kluczem do niej jest podejmowanie działań kierowniczych zanim pojawi się problem.
Umożliwia ona kierownictwu zapobieganie problemom zamiast konieczności późniejszego
ich rozwiązywania. Potrzeba do niej dokładnych i wczesnych informacji, o które zazwyczaj
jest trudno. W efekcie kierownicy często muszą stosować jeden z pozostałych dwóch typów
kontroli.
- bieżąca – rozwiązuje problemy w trakcie ich występowania
Jeśli kontrolę przeprowadza się w czasie pracy, kierownictwo może skorygować problemy,
zanim staną się zbyt kosztowne. Najlepiej znaną formą kontroli bieżącej jest bezpośrednio
nadzór. Kiedy kierownik bezpośrednio nadzoruje działalność pracownika, może jednocześnie
monitorować jego czynności i korygować problemy w miarę ich występowania.
- po fakcie – rozwiązuje problemy po ich wystąpieniu.
W tym najpopularniejszym rodzaju kontroli korzysta się ze sprzężeń zwrotnych i jest ona
przeprowadzana po działaniu.
4
FUNKCJE KONTROLI
1. informacyjna
Sygnalizacja stopnia realizacji zadań,
efektów i nieprawidłowości
2. profilaktyczna
Ułatwienie uniknięcia nieprawidłowości
3. korygująca/ochronna
Przywracanie stanu pożądanego
4. kreatywna
Skłanianie do lepszych wyników
5. instruktażowa
Wskazanie, jak likwidować odchylenia i
podpowiadanie rozwiązań
6. pobudzająca
Wywoływanie zamierzonych zmian w
osobowości kontrolowanych
5
