Kontrola – proces zapewniający zgodność realizacji z planem
advertisement
Kontrola – proces zapewniający, aby rzeczywiste działania były zgodne z planowanymi. Kontrola – proces monitorowania czynności, służący do zapewnienia ich wykonywania zgodnie z planem i korygowania wszelkich istotnych odchyleń. Projektowanie skutecznych procesów kontroli może być trudne. Jeżeli kierownik stara się w sztywny sposób kontrolować zbyt wiele elementów, zapewne ucierpi na tym morale pracowników i zmarnuje się cenny czas, pieniądze i energię. Można minimalizować te problemy, jeżeli kierownicy skoncentrują się na kontrolowaniu kluczowych obszarów efektywności i strategicznych punktów kontroli. Kluczowe obszary efektywności – te elementy jednostki lub organizacji, które muszę efektywnie funkcjonować, aby cała jednostka czy organizacja mogły osiągnąć sukces; zwane też kluczowymi obszarami wyników. Strategiczne punkty kontroli – krytyczne punkty w systemie, w których należy przeprowadzać na bieżąco kontrolę lub zbierać informacje. Cel kontroli Kontrola pomaga organizacji: 1. przystosowywać się do zmian w otoczeniu, 2. ograniczać kumulowanie się błędów, 3. radzić sobie ze złożonością organizacji, 4. minimalizować koszty. Kluczowe zasady dotyczące systemu kontroli: 1. Kontrola w zarządzaniu jest systematycznym wysiłkiem podjętym w celu ustanowienia norm (standardów) działania, porównywania ich z czynionymi postępami oraz podejmowania działań korekcyjnych, gdy jest to potrzebne, by zbliżyć wyniki do planów i oczekiwań. 1 2. Kontrola jest najbardziej skuteczna i ekonomiczna, gdy stosowana jest selektywnie, w punktach decydujących o osiągnięciu sukcesu albo porażki w danym przedsięwzięciu lub działaniu. 3. Kontrola finansowa koncentruje się na akumulacji funduszy potrzebnych do funkcjonowania organizacji oraz na odpowiednim rozdziale tych funduszy, aby zapewnić jej przetrwanie i rozwój. 4. Kontrola operacyjna monitorują postęp oraz osiągane rezultaty działań związanych z procesem transformacji zachodzącym w organizacji. 5. Kontrola zasobów ludzkich dotyczy powodowania oraz utrzymywania wymaganego poziomu zadań wykonywanych przez pracowników organizacji. Cechy skutecznej kontroli: integracja z planowaniem Kontrola powinna być powiązana z planowaniem. Najważniejszym sposobem integracji planowania i kontroli jest uwzględnienie kontroli w trakcie opracowywania planów. Gdy w ramach procesu planowania ustala się cele trzeba zwrócić uwagę na opracowanie norm, które pozwolą sprawdzić stopień realizacji planu. Elastyczność Sam system kontroli powinien być dostatecznie elastyczny, tak by dostosowywał się do zachodzących zmian. Dokładność Menedżerowie podejmują zaskakująco dużo decyzji opartych na niedokładnych informacjach. Wynikiem zaś niedokładnych informacji jest niedokładne działanie menedżera. Terminowość Terminowość niekoniecznie musi być równoznaczna z szybkością. Jest to raczej cecha systemu kontroli, w którym informacji dostarcza się tak szybko jak jest to potrzebne. Obiektywizm System kontroli powinien dostarczać informacji możliwie obiektywnej. 2 ETAPY PRECESU KONTROLOWANIA USTALENIE NORM ZMIERZENIE WYNIKÓW PORÓWNANIE WYNIKÓW Z NORMAMI 1 2 3 UTRZYMANIE STATUS QUO KOREKTA ODCHYLEŃ USTALENIE POTRZEBY DZIAŁANIA KORYGUJĄCEGO 4 ZMIANA NORM RODZAJE KONTROLI KRYTERIUM 1. zasoby organizacji RODZAJE KONTROLI Kontrola zasobów rzeczowych Kontrola zasobów społecznych Kontrola zasobów finansowych Kontrola zasobów informacyjnych 2. podmiot kontroli Kontrola przez każdego wykonawcę Kontrola przez kierownika Kontrola przez zawodowych kontrolerów 3. przedmiot kontroli Kontrola operacji (produkcji) Kontrola finansowa Kontrola działań marketingowych Kontrola prac badawczo-rozwojowych Kontrola aspektów prawnych 4. cechy organizacyjne Kontrola funkcjonalna Kontrola instytucjonalna 3 5. usytuowanie organu kontroli Kontrola wewnętrzna Kontrola zewnętrzna 6. okres objęty kontrolą Kontrola wstępna Kontrola bieżąca Kontrola końcowa 7. zakres działań kontrolnych Kontrola pełna Kontrola wycinkowa 8. tryb podejmowania kontroli Kontrola planowa Kontrola doraźna 9. charakter kontroli Kontrola formalna Kontrola merytoryczna Kontrola dokumentacyjna Kontrola rzeczowa Rodzaje kontroli: - prewencyjna – zapobiega problemom Kluczem do niej jest podejmowanie działań kierowniczych zanim pojawi się problem. Umożliwia ona kierownictwu zapobieganie problemom zamiast konieczności późniejszego ich rozwiązywania. Potrzeba do niej dokładnych i wczesnych informacji, o które zazwyczaj jest trudno. W efekcie kierownicy często muszą stosować jeden z pozostałych dwóch typów kontroli. - bieżąca – rozwiązuje problemy w trakcie ich występowania Jeśli kontrolę przeprowadza się w czasie pracy, kierownictwo może skorygować problemy, zanim staną się zbyt kosztowne. Najlepiej znaną formą kontroli bieżącej jest bezpośrednio nadzór. Kiedy kierownik bezpośrednio nadzoruje działalność pracownika, może jednocześnie monitorować jego czynności i korygować problemy w miarę ich występowania. - po fakcie – rozwiązuje problemy po ich wystąpieniu. W tym najpopularniejszym rodzaju kontroli korzysta się ze sprzężeń zwrotnych i jest ona przeprowadzana po działaniu. 4 FUNKCJE KONTROLI 1. informacyjna Sygnalizacja stopnia realizacji zadań, efektów i nieprawidłowości 2. profilaktyczna Ułatwienie uniknięcia nieprawidłowości 3. korygująca/ochronna Przywracanie stanu pożądanego 4. kreatywna Skłanianie do lepszych wyników 5. instruktażowa Wskazanie, jak likwidować odchylenia i podpowiadanie rozwiązań 6. pobudzająca Wywoływanie zamierzonych zmian w osobowości kontrolowanych 5
