pdf 20160216 Zapytanie ofertowe zał.2 D

Nowa Sarzyna 16.02.2016.
ZAPYTANIE OFERTOWE
Wybór wykonawcy badań dla określonych środków ochrony roślin wraz z
opracowaniem sprawozdań z przeprowadzonych badań
dla CIECH Sarzyna Spółka Akcyjna.
(„Zapytanie”)
1. Informacje wstępne
1.1. Zamawiający:
CIECH Sarzyna Spółka Akcyjna ul. Chemików 1, 37-310 Nowa Sarzyna
1.2. Informacje ogólne:
1.2.1 Wszelkie informacje przedstawione w niniejszym Zapytaniu oraz udostępniane
Oferentom w trakcie postępowania, przekazywane są wyłącznie w celu
przygotowania oferty i w żadnym wypadku nie powinny być wykorzystywane w
inny sposób, ani udostępniane osobom nieuczestniczącym w postępowaniu.
1.2.2 Wszystkie koszty związane z udziałem w postępowaniu, w tym koszty związane
ze sporządzeniem i przedłożeniem oferty ponosi Oferent, niezależnie od wyniku
postępowania.
1.2.3 W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może, w każdym czasie przed
upływem terminu składania ofert, zmodyfikować treść Zapytania. Dokonaną w
ten sposób modyfikację Zamawiający przekaże niezwłocznie wszystkim
Oferentom. W przypadku, gdy zmiana powodować będzie konieczność
modyfikacji oferty, Zamawiający przedłuży termin składania ofert z
CIECH Sarzyna S.A.
ul. Chemików 1
37-310 Nowa Sarzyna
tel. (+48 17) 24 07 111
faks (+48 17) 24 07 122
[email protected]
www.ciechgroup.com
REGON: 000042352
NIP: 8160001828
Kapitał zakładowy:
84 900 000,00 zł (wpłacony w całości)
Rejestr przedsiębiorców:
Sąd Rejonowy w Rzeszowie, XII Wydział
Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego
KRS: 0000103271
1.2.4
1.2.5
1.2.6
1.2.7
1.2.8
1.2.9
1.2.10
1.2.11
uwzględnieniem czasu niezbędnego do wprowadzenia w ofertach zmian
wynikających z modyfikacji treści Zapytania.
Postępowanie może zostać odwołane lub unieważnione przez Zamawiającego na
każdym jego etapie, bez podania przyczyn takiego unieważnienia i nie daje ono
podstaw do występowania z jakimikolwiek roszczeniami w stosunku do
Zamawiającego.
Zamawiający może wykluczyć Oferenta z udziału w postępowaniu w
szczególności w przypadku, w którym Oferent umyślnie złożył nieprawdziwe
informacje.
Zamawiający może odrzucić złożoną przez Oferenta Ofertę, w szczególności, gdy
Ofertę złożono po terminie lub Oferta nie spełnia wymagań określonych w
niniejszym Zapytaniu.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do dodatkowych negocjacji z Oferentem.
Zarówno w przypadku wykluczenia Oferenta, jak i odrzucenia jego Oferty,
Zamawiający nie jest zobowiązany do składania wyjaśnień, a Oferentowi nie
przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego.
Pytania ze strony Oferenta, dotyczące uszczegółowienia Zapytania, mogą być
przedstawiane Zamawiającemu pocztą elektroniczną w terminie do 2 dni
roboczych przed terminem złożenia oferty. Odpowiedzi na dodatkowe pytania
Zamawiający może przekazać wszystkim Oferentom.
Zapytanie nie stanowi oferty ani ogłoszenia o przetargu w rozumieniu przepisów
Kodeksu Cywilnego.
Osoba ze strony Zamawiającego uprawnione do kontaktowania się z Oferentami:
Strona Merytoryczna:
Beata Parobek , tel. 17 2407379, e-mail: [email protected]
Strona Formalna:
Grażyna Żuraw tel.17 2407 610, e-mail: [email protected]
2. Przedmiot Zapytania ofertowego
2.1. Przedmiotem Zapytania jest wykonanie badań zgodnie ze specyfikacją zawartą w
załączniku nr 2 D dla każdego wyrobu, będącego przedmiotem projektu ubiegającego się
o dofinansowanie w ramach Działania 1.2 Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój,
Program sektorowy INNOCHEM, odrębnie oraz opracowanie sprawozdań w języku
polskim i angielskim dla każdego wyrobu odrębnie oraz dostarczenie sprawozdań w
formie papierowej (w 3 egz. w języku polskim i 1 egz. w języku angielskim) oraz formie
elektronicznej na płycie DVD do Zamawiającego.
2.2. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
2.3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania z oferty na konkretny rodzaj
badania lub na wszystkie badania.
2.4. Wynagrodzenie płatne będzie minimum 30 dni od daty doręczenia prawidłowej faktury,
wystawionej po potwierdzeniu wykonania usługi przez osoby wskazane przez
Zamawiającego. Za datę zapłaty uznaje się datę obciążenia rachunku bankowego
Zamawiającego.
3
Przebieg i harmonogram postępowania
3.1 Termin składania ofert wskazany został w punkcie 6 Zapytania
3.2 Termin wykonania badań oraz dostarczenia sprawozdań z badań: do ustalenia w umowie
pomiędzy Zamawiającym i Podwykonawcą z zastrzeżeniem, że badania stanowiące
przedmiot zapytania rozpoczną się w II kwartale 2016r.
3.3 Zamawiający zastrzega sobie możliwość poproszenia Oferentów o dodatkowe informacje,
wyjaśnienia, spotkania, prezentacje, itp. na każdym etapie postępowania.
4. Warunki udziału w postępowaniu
Wykaz niezbędnych dokumentów, które Oferent winien przedłożyć Zamawiającemu,
określony został w punkcie 7 Zapytania.
5. Wybór Dostawcy
Zamawiający wybierze Dostawcę, którego oferta uznana zostanie za najkorzystniejszą.
Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria:
a) cena – 60 pkt. (60%)
b) termin wykonania badania – 40 pkt. (40%)
Sposób wyliczenia punktacji:
a) Liczba punktów w kryterium „cena” („Pi”) dla badanej ofert „i” będzie przyznawana
według poniższego wzoru:
𝑃𝑖 =
𝐶𝑚𝑖𝑛
x
𝐶𝑖
60, gdzie
Pi - liczba punktów dla oferty nr „i’ w kryterium „cena”
Cmin – najniższa cena całkowita ze wszystkich cen zaproponowanych przez wszystkich
oferentów
Ci - cena całkowita oferty nr „i”
b) Liczba punktów w kryterium „termin wykonania badania” („Ti”) dla badanej ofert „i”
będzie przyznawana według poniższego wzoru:
𝑇𝑖 =
𝑇𝑚𝑖𝑛
x 40,
𝑇𝑖
gdzie
Ti - liczba punktów dla oferty nr „i’ w kryterium „termin wykonania badania”
Tmin – najkrótszy termin wykonania badania w miesiącach wraz z dostarczeniem
sprawozdania ze wszystkich terminów zaproponowanych przez wszystkich oferentów
w miesiącach
Ti – termin wykonania w miesiącach oferty nr „i”
Łączna ocena badanej oferty „i” (𝐙𝐢 ):
𝒁𝒊 = 𝐏𝐢 + 𝐓𝐢
W ofercie należy odnieść się do wszystkich kryteriów wyboru oferty. W przypadku, gdy
Oferent pominie kryterium „termin wykonania badania”, jego oferta może zostać uznana za
nieważną.
6. Termin, miejsce i sposób złożenia oferty
6.1. Ofertę w wersji elektronicznej, zabezpieczoną hasłem dostępu, należy przesłać do dnia
24 lutego 2016 roku do godziny 23:59 na adres: [email protected]
6.2. Hasło do Oferty należy przesłać w odrębnej wiadomości elektronicznej w dniu 25 lutego
2016 roku do godziny 9:30.
6.3. Oferent może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać pod warunkiem,
że uczyni to przed upływem terminu składania ofert. Zarówno zmiana, jak i wycofanie
oferty, wymagają złożenia w sposób opisany powyżej z dopiskiem: „ZMIANA
OFERTY” lub „WYCOFANIE OFERTY”.
7 Sposób przygotowania i zawartość oferty
7.1 Badania muszą być wykonane przez Laboratorium posiadające certyfikat GLP oraz
wykonywane według określonej przez Zamawiającego metodyki.
7.2 Oferent musi przedstawić skan dokumentu ubezpieczeniowego OC w zakresie
wykonywanej działalności badawczej.
7.3 Zakresy i rodzaje badań przedstawiono w załączniku nr 2 D.
7.4 Zakres usługi obejmuje wykonanie badań, opracowanie i dostarczenie trzech sprawozdań
z badań w języku polskim i jednego sprawozdania z badań w języku angielskim, dla
każdego badania i wyrobu odrębnie.
7.5 Niezbędne szczegóły dotyczące badanych środków ochrony roślin mogą zostać
przekazane po dostarczeniu podpisanej przez osoby upoważnione Oferenta, Umowy o
zachowaniu poufności stanowiącej Załącznik Nr 3.
7.6 Zamawiający po dokonaniu oceny nadesłanych ofert zaproponuje oferentowi, który
uzyskał największą ilość punktów zawarcie umowy warunkowej na realizację przedmiotu
zamówienia.
7.7 Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty powiązane osobowo i kapitałowo z
Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne
powiązania między zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania
zobowiązań w imieniu zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu
zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzaniem procedury
wyboru wykonawcy, a wykonawcą, polegające w szczególności na:
 uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
 posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji,
 pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta,
pełnomocnika,
 pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub
powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa
drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub
kurateli.
7.8 Weryfikacja spełnienia warunku wykluczenia z postępowania odbywać się będzie na
podstawie złożenia przez Oferenta podpisanego Oświadczenia o braku powiązań
osobowych/kapitałowych z Zamawiającym (wzór Oświadczenia, Załącznik Nr 4, został
dołączony do niniejszego zapytania).
POZOSTAŁE WARUNKI
8.1 Oferta powinna zawierać deklaracja niezmienności ceny w trakcie realizacji usługi.
8.2 Oferent musi ustalić i uwzględnić wszystkie koszty i opłaty związane z zakresem,
rodzajem i charakterem wykonywanych usług oraz uwzględnić wszystkie inne czynniki
mogące wpłynąć na cenę usługi i jej wykonanie.
8.3 Wymaga się, by oferta była przygotowana na formularzu stanowiącym Załącznik nr 1 do
niniejszego Zapytania oraz złożona wraz z wymaganymi dokumentami w formie
elektronicznej, w jednym pliku zawierającym spis treści, w formacie Microsoft Office
bądź PDF, chronionym hasłem dostępu.
8.4 W przypadku, jeśli oferta jest podpisywana przez osoby, które nie są wskazane w
aktualnym odpisie KRS/dokumentach rejestracyjnych firmy, jako upoważnione do
reprezentacji Oferenta, wymagane jest załączenie do oferty upoważnienia dla osób
podpisujących ofertę udzielonego przez osoby wskazane w aktualnym odpisie KRS.
8.5 Oferent powinien złożyć według poniższej kolejności następujące dokumenty:
8.5.1 Ofertę na druku stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania.
8.5.2 Wskazanie osoby sprawującej nadzór nad realizacją procesu wykonania.
8.5.3 Kopia/Skan polisy ubezpieczeniowej lub innego dokumentu ubezpieczeniowego
potwierdzającego aktualne ubezpieczenie Oferenta od odpowiedzialności cywilnej w
zakresie prowadzonej działalności.
8.5.4 Kopia/skan odpisu z KRS lub z właściwego rejestru o wpisie do ewidencji działalności
gospodarczej.
8.5.5 Kopia/Skan aktualnego certyfikatu Dobrej Praktyki Laboratoryjnej.
8.5.6 Oświadczenia o braku powiązań osobowych/kapitałowych z Zamawiającym.
Kopie/skany dokumentów muszą być potwierdzone „Za zgodność z oryginałem” przez osobę
uprawnioną.
8
Załącznik nr 1
OFERTA
z dnia ………………… roku
na
……………………………………………….
1.
ZAMAWIAJĄCY:
CIECH Sarzyna Spółka Akcyjna
ul. Chemików 1
37- 310 Nowa Sarzyna
2.
OFERENT:
......................................................................................................................................................
adres ul. .......................................................................................................................................
nr telefonu …................................................ nr faksu ..................................................................
wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.
………………..…, …Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego po nr
………………
NIP ............................................................ REGON ....................................................................
Kapitał zakładowy………………………………………………………….………………….
Osoba kontaktowa ...................... nr telefonu ........... nr telefonu kom............ nr faksu ...............
3.
OFEROWANY KOSZT I TERMIN WYKONANIA USŁUG:
WYKONANIE BADAŃ (razem ze sprawozdaniem)
Zakres Badania Produktu
Ilość
badań
Cena za jedno
badanie
Termin
wykonania
Do podanych cen zostanie doliczony podatek VAT w wysokości obowiązującej w dniu
wystawienia faktury.
4.
OŚWIADCZAMY:
4.1.
4.2.
4.3.
4.4.
4.5.
4.6.
4.7.
Niniejsza oferta uwzględnia wszystkie kompletne i całkowite koszty i opłaty, jakie
Zamawiający może ponieść w związku z wykonaniem zamówienia.
Wynagrodzenie płatne będzie …. dni od daty doręczenia prawidłowej faktury,
wystawionej po potwierdzeniu wykonania usługi przez osoby wskazane przez
Zamawiającego. Za datę zapłaty uznaje się datę obciążenia rachunku bankowego
Zamawiającego.
Uznajemy się za związanych określonymi w Ofercie postanowieniami i warunkami
postępowania określonymi w Zapytaniu.
Uważamy się za związanych niniejszą ofertą na czas 90 dni licząc od dnia złożenia
oferty wyznaczonego przez Zamawiającego.
Pozyskaliśmy wszystkie informacje pozwalające na sporządzenie oferty oraz
wykonanie zamówienia.
W przypadku wybrania naszej oferty zobowiązujemy się do realizacji zamówienia na
warunkach określonych w Zapytaniu ofertowym, w tym do podpisania umowy
warunkowej.
Posiadamy niezbędną wiedzę, doświadczenie i potencjał techniczny do wykonania
zamówienia.
................................................
Podpis Oferenta
Załącznik Nr 3
UMOWA O ZACHOWANIU POUFNOŚCI
Zawarta w dniu …………. 2016 r. w Nowej Sarzynie, pomiędzy:
CIECH Sarzyna S.A., 37-310 Nowa Sarzyna, ul. Chemików 1, zarejestrowanym w Sądzie
Rejonowym w Rzeszowie, XII Wydział Gospodarczy, pod numerem KRS 0000103271, NIP
8160001828, kapitał zakładowy (wpłacony w całości) 84.900.000 PLN reprezentowanymi
przez:
Prezesa Zarządu – Mariusz Grelewicz
zwanym dalej „Zamawiającym”
a
zwanym dalej „Otrzymującym”
lub określanych pojedynczo jako „Strona” lub łącznie jako „Strony”.
Preambuła
Niniejszej Umowa odnosi się do wszelkich danych uzyskanych w postępowaniach związanych
ze złożeniem oferty i/lub w czasie realizacji umowy na wykonanie badań i wykonaniem
sprawozdań z tych badań .
§1
1. OTRZYMUJĄCY zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji,
w szczególności technicznych i technologicznych otrzymanych lub uzyskanych w
sposób zamierzony lub przypadkowy od Zamawiającego, w jakiejkolwiek formie, w
szczególności ustnej, pisemnej lub elektronicznej (zwanych dalej łącznie "Informacjami
poufnymi'), w związku z realizacją zleceń, o których mowa w preambule niniejszej
umowy, poczynając od dnia zawarcia niniejszej umowy.
2. „Informacje poufne” obejmują wszelkie informacje przekazane przez Zamawiającego
OTRZYMUJĄCEMU w celu wykonania zlecenia, w szczególności informacje o
nazwach substancji aktywnych, związane ze składem, właściwościami, recepturą,
wynikami badań oraz sprawozdania z testów i badań dla produktów Zamawiającego,
niezależenie od ich rodzaju. „Informacjami poufnymi” będą również wszelkie
informacje oraz dokumenty wygenerowane przez OTRZYMUJĄCEGO na rzecz
Zamawiającego.
§2
1. Obowiązek zachowania w tajemnicy „Informacji poufnych” przekazanych przez
Zamawiającego OTRZYMUJĄCEMU obejmuje w szczególności:
a) zakaz udostępniania „Informacji poufnych” osobom trzecim, z zastrzeżeniem pkt 2,
b) zakaz wykorzystywania „Informacji poufnych” w innym celu niż realizacja zleceń
określonych w preambule niniejszej umowy,
c) zabezpieczenie z najwyższą starannością „Informacji poufnych” przed ich utratą,
uszkodzeniem, zniszczeniem lub dostępem osób nieupoważnionych.
2. Otrzymujący może przekazać „Informacje poufne” otrzymane od Zamawiającego osobom
trzecim będącym pracownikami lub współpracownikami OTRZYMUJĄCEGO, jedynie w
celach związanych z realizacją zleceń, o których mowa w preambule niniejszej umowy.
3. W razie przekazania osobom trzecim „Informacji poufnych” zgodnie z ust. 2 powyżej, obowiązek
zachowania w tajemnicy „Informacji poufnych” rozciąga się na te osoby. Osoby te zobowiązane
są do zachowania w tajemnicy· „Informacji poufnych” na takich samych warunkach i zasadach
jak OTRZYMUJĄCY.
4. Po zakończeniu wykonywania zlecenia, OTRZYMUJĄCY zwróci Zamawiającemu wszelkie
informacje , sprawozdania z badań, nośniki itp. otrzymane od Zamawiającego, na których znajdują
się „Informacje poufne”. OTRZYMUJĄCY zlecenia zobowiązany jest również do zniszczenia
wszelkich posiadanych kopii przekazanych oraz wygenerowanych dla Zamawiającego
„Informacji poufnych”.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
§3
Naruszenie obowiązku zachowania w tajemnicy „Informacji poufnych” rodzi odpowiedzialność
karną i/lub cywilną.
W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania postanowień niniejszej umowy przez
OTRZYMUJĄCEGO, w wyniku czego naruszony zostanie obowiązek zachowania w
tajemnicy „Informacji poufnych”, OTRZYMUJĄCY zapłaci Zamawiającemu karę umowną za
straty poniesione przez Zamawiającego w wysokości 100.000 złotych za każde naruszenie , w
terminie 7 dni od otrzymania wezwania do zapłaty tej kary.
Zamawiający ma prawo dochodzić odszkodowania przewyższającego zastrzeżoną karę umowną
na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego.
Niezależnie od powyższego, OTRZYMUJĄCY przyjmuje do wiadomości, że zgodnie z art. 11
i 12 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji czynem
nieuczciwej konkurencji jest w szczególności przekazanie, ujawnienie lub wykorzystanie
cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa albo ich nabycie od osoby
nieuprawnionej, jeżeli zagraża lub narusza interes przedsiębiorcy.
§4
Zobowiązanie OTRZYMUJĄCEGO zlecenia do zachowania w tajemnicy „Informacji
poufnych” trwa przez cały okres wykonywania zleceń określonych w Preambule oraz przez
okres 10 lat od ich zakończenia.
§5
Zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy muszą być wprowadzane w formie pisemnej pod
rygorem nieważności.
W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową maja zastosowanie przepisy Kodeksu
Cywilnego.
Wszelkie spory wynikające z niniejszej umowy lub w związku z nią będą rozstrzygane przez
Sąd Powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego .
Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym
egzemplarzu dla każdej ze Stron.
za ZAMAWIAJĄCEGO:
za OTRZYMUJĄCEGO:
Załącznik Nr 4
Oświadczenie o braku powiązań
Wykonawca/pieczątka:
……………, dn. ……………………
NIP …………………………………………………
REGON …………………………………………………
Oświadczenie o braku powiązań
osobowych i kapitałowych
W odpowiedzi na zapytanie ofertowe na:
……………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………….............(wypełnić zgodnie z zapytaniem)
Oświadczam(y), że nie jestem(eśmy) powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo.
Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie sie wzajemne powiązania między zamawiającym
lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w mieniu zamawiającego lub osobami
wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzaniem
procedury wyboru wykonawcy, a wykonawcą, polegające w szczególności na:
1) uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
2) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji,
3) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
4) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii
prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej
lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
………………………………………………………………………
data i podpis upoważnionego przedstawiciela
Wykonawcy