Systemy pracy grupowej

Systemy wspomagające pracę
grupową i zarządzanie komunikacją
Karolina Muszyńska
Zakres tematyczny wykładu
 Oprogramowanie do pracy grupowej
 Rodzaje systemów wspomagających pracę grupową i zarządzanie
komunikacją
 Systemy pracy grupowej – charakterystyka i przykłady
 Systemy zarządzania projektami
 Systemy śledzenia zadań/zagadnień i kontroli wersji
 Systemy zarządzania treścią i wiedzą
 Portale internetowe – Wiki
 Przegląd stosowanych rozwiązań i problemów komunikacyjnych w
przedsiębiorstwach realizujących projekty informatyczne – wyniki
badań
Oprogramowanie do pracy grupowej
Oprogramowanie do pracy grupowej (groupware) –
oprogramowanie, którego celem jest wspomaganie pracy grupowej
realizowanej zarówno przez użytkowników pracujących w jednym
miejscu jak i rozproszonych geograficznie. Oprogramowanie takie
umożliwia użytkownikom jednoczesną pracę na wspólnych danych
oraz udostępnia mechanizmy pozwalające na koordynację działań oraz
śledzenie przebiegu realizowanych projektów.
Składniki oprogramowania do pracy
grupowej
Podstawowymi elementami składającymi się na oprogramowanie do
pracy grupowej są: klient poczty elektronicznej (e-mail), komunikator,
kalendarze i terminarze grupowe, narzędzia do audio- i wideokonferencji oraz repozytorium danych.
Oprogramowanie do pracy grupowej umożliwia: współdzielenie
dokumentów, zarządzanie nimi, zarządzanie zadaniami i kontaktami,
dyskusje na forum.
Proces przepływu pracy - workflow
W oprogramowaniu do pracy grupowej często mamy też do czynienia
ze zdefiniowanym procesem przepływu pracy (workflow), który
pozwala aby komunikaty i dokumenty były przekazywane
wyznaczonym użytkownikom.
W ramach procesu przepływu pracy następuje automatyzacja procesu
biznesowego w całości lub w części, podczas której dokumenty,
informacje lub zadania są przesyłane od jednego uczestnika do
następnego celem ich realizacji zgodnie z określonymi zasadami
postępowania.
Rodzaje systemów wspomagających pracę
grupową i zarządzanie komunikacją
• Systemy pracy grupowej
• Systemy zarządzania projektami (w szczególności wersje
sieciowe)
• Systemy śledzenia zadań/zagadnień projektowych
• Systemy kontroli wersji
• Systemy zarządzania treścią
• Systemy zarządzania wiedzą
• Portale internetowe Wiki
Systemy pracy grupowej
• Systemy pracy grupowej (GSS – Group Support Systems)
– zestaw różnorodnych narzędzi, posiadających wiele
funkcjonalności, takich jak: poczta elektroniczna, zdalne
konferencje (audio i wideo), kalendarz, terminarz, zarządzanie
treścią, zarządzanie zasobami, zarządzanie przepływem pracy,
elektroniczne zebrania (przetwarzanie dużej ilości informacji
wykorzystywanej jak i generowanej podczas spotkań), tworzenie i
publikacja stron internetowych.
* Badania wykazały, że zespoły stosujące systemy pracy grupowej są w stanie
obniżyć koszty pracy o blisko 50%, a czasy trwania cykli projektowych
skrócić o blisko 90%.
Babar M.A., Kitchenham B., Zhu L., Gorton I., Jeffery R., An Empirical Study of Groupware Support for
Distributed Software Architecture Evaluation Process, Journal of Systems and Software , 79(7), 2006
Przykłady systemów pracy grupowej
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
IBM Notes and Domino
Microsoft Exchange Server i Microsoft Outlook
Microsoft SharePoint
Novell GroupWise
eGroupWare
Kolab
Zimbra
Atmail
FirstClass
Group-Office
i-sense
Kerio Connect
……
Systemy zarządzania projektami
• Systemy zarządzania projektami – pakiety
zaprojektowane do wspomagania kierowników
projektów w planowaniu zadań projektowych,
kontroli kosztów i zarządzaniu budżetem, alokacji
zasobów, zarządzaniu jakością i dokumentacją.
* Aplikacje oparte o rozwiązania sieciowe łączą w sobie
właściwości systemów zarządzania projektem i systemów do
współpracy i dzielenia się informacjami, jednakże większość z
nich nie oferuje narzędzi do współdziałania w czasie
rzeczywistym.
Przykłady systemów zarządzania
projektami
• Instalowanie lokalnie:
–
–
–
–
Microsoft Project,
Primavera P6 Professional Project Management,
GanttProject,
….
• Aplikacje sieciowe:
–
–
–
–
–
–
Basecamp
activeCollab
Zoho Projects
Goplan
Teamwork Project Manager
….
Systemy śledzenia zadań/zagadnień
• Systemy śledzenia zadań/zagadnień projektowych to
aplikacje służące do śledzenia postępów i
napotykanych zagadnień przy realizacji projektów.
Zagadnieniem może być zarówno nowe wymaganie
klienta, znaleziony błąd w działaniu jakiegoś
elementu, jak i jednorazowe zadanie.
* Działanie takich systemów polega na umożliwieniu zaewidencjonowania
zgłoszonego przez dowolną osobę zagadnienia, skomentowania go,
sprawdzenia, zdiagnozowania, przejęcia odpowiedzialności za zagadnienie,
nadania priorytetu, określenia terminu rozwiązania oraz ostatecznego jego
naprawienia lub realizacji.
Przykłady systemów śledzenia zadań
• Systemy dedykowane lub w ramach systemów
zarządzania projektami:
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
JIRA firmy Atlassian
IBM Rational ClearQuest
Redmine
Bugzilla
Zoho Bug Tracker
Planbox
Teamwork
TestTrack
YouTrack
…
Systemy kontroli wersji
• Systemy kontroli wersji to zestaw narzędzi do
śledzenia i kontrolowania zmian w plikach projektu
(w szczególności w kodzie źródłowym, dokumentacji
i stronach WWW) oraz pomocy w łączeniu i
modyfikacji zmian dokonanych przez wiele osób w
różnym czasie.
* Systemy kontroli wersji występują w dwóch wersjach: scentralizowanej i
rozproszonej. Systemy scentralizowane posiadają jedno centralne
repozytorium, w którym wszyscy użytkownicy synchronizują swoje
zmiany, natomiast systemy rozproszone pozwalają na niezależne
modyfikacje, które można ze sobą zsynchronizować np. poprzez pocztę
elektroniczną.
Przykłady systemów kontroli wersji
• Systemy scentralizowane:
– Revision Control System (RCS)
– Concurrent Versions System (CVS)
– Subversion (SVN) …
• Systemy rozproszone:
–
–
–
–
GIT
Mercurial
StarTeam
Visual SourceSafe …
* Wiele systemów zarządzania projektami, jak również systemów zarządzania
treścią jest wyposażone w funkcje kontroli wersji.
Systemy zarządzania treścią
W ramach systemów zarządzania treścią można wyróżnić:
•
•
•
•
Systemy zarządzania dokumentami (Document Management)
Systemy zarządzania zasobami cyfrowymi (Digital Assets Management)
Systemy zarządzania treścią przedsiębiorstwa (Enterprise Content
Management)
Systemy zarządzania treścią na stronie internetowej (Web Content
Management)
Pierwsze trzy to aplikacje umożliwiające użytkownikom zapis różnego
rodzaju danych firmowych w centralnym repozytorium i współdzielenie ich
ze współpracownikami. Posiadają mechanizmy wielokryterialnego
przeszukiwania, wersjonowania plików, udostępniania i definiowania reguł
dostępu jak również komentowania i dyskusji na temat danego dokumentu.
Często są też wyposażone w terminarz, forum dyskusyjne czy mechanizmy
Wiki. Niektóre z nich mają cechy zbliżone do systemów pracy grupowej.
Systemy zarządzania treścią
W ramach systemów zarządzania treścią można wyróżnić:
•
•
•
•
Systemy zarządzania dokumentami (Document Management)
Systemy zarządzania zasobami cyfrowymi (Digital Assets Management)
Systemy zarządzania treścią przedsiębiorstwa (Enterprise Content
Management)
Systemy zarządzania treścią na stronie internetowej (Web Content
Management) - Drupal, Joomla, TYPO3
Te ostatnie to aplikacje internetowe lub ich zestaw, pozwalające na łatwe
tworzenie i publikację serwisu internetowego oraz jego późniejszą aktualizację
i rozbudowę przez użytkowników, którzy nie muszą posiadać specjalistycznej
wiedzy informatycznej. Podstawowym zadaniem platform CMS jest
oddzielenie treści (zawartości informacyjnej serwisu) od wyglądu (sposobu jej
prezentacji). Nowo dodane informacje umieszczane są w bazie danych, a
system wypełnia nimi szablon serwisu internetowego.
Systemy zarządzania wiedzą
• Systemy zarządzania wiedzą to systemy informatyczne
służące wyszukiwaniu danych z różnych źródeł (najczęściej z
hurtowni danych, hurtowni dokumentów i Internetu) oraz ich
przetwarzaniu w celu pozyskania informacji decyzyjnych
przez uprawnionych użytkowników.
• W odniesieniu do projektów systemy zarządzania wiedzą
służą zbieraniu i uporządkowywaniu doświadczeń z przebiegu
procesu w celu ich wykorzystania w aktualnym, jak i dalszych
przedsięwzięciach.
* Systemy zarządzania wiedzą mogą występować jako systemy niezależne,
jako systemy zintegrowane klasy ERP lub stanowić element składowy ERP.
Portale internetowe - Wiki
• Wiki to portal internetowy, w którym użytkownicy mogą
tworzyć oraz wspólnie edytować strony i w prosty sposób
łączyć je ze sobą. Istotą działania Wiki jest to, że każdy kto
przegląda stronę może równie łatwo ją edytować i zapisać
swoje zmiany.
• Wiki może stanowić kluczowe narzędzie dla organizacji, gdyż
nie definiuje na wstępie warunków interakcji i współpracy ale
pozwala aby struktura była tworzona, modyfikowana i
usuwana zgodnie z potrzebą. Wiki, w trakcie użytkowania,
dostosowuje się do metod pracy użytkowników.
Zalety Wiki
• możliwość stworzenia jednego centralnego portalu
internetowego, który wykorzystywany jest jako źródło dostępu
do większości zasobów cyfrowych organizacji,
• łatwość i szybkość odnajdywania pożądanych informacji,
• usunięcie „wąskich gardeł” w przekazywaniu i dzieleniu się
informacjami w organizacji (decentralizacja napływu
informacji do systemu i umożliwienie każdemu dodanie
swoich informacji),
• istnienie jednej autorytatywnej lokalizacji, w której
przechowywane są wszystkie informacje, z możliwością ich
wyświetlania w różnych ujęciach
• wbudowany mechanizm kontroli wersji stron i utrzymywanie
historii wszelkich dokonanych zmian
Zoho Wiki Collaboration
Zoho Wiki Collaboration
Przegląd rozwiązań wspomagających komunikację w
firmach realizujących projekty informatyczne
Cele badania kwestionariuszowego:
• Jakie narzędzia i techniki są obecnie wykorzystywane przez zespoły
realizujące projekty informatyczne?
• Jakie są najczęściej wykorzystywane zintegrowane systemy
wspomagające komunikację i dokumentację?
• Jakie są najczęściej wykorzystywane metodyki zarządzania
projektami?
• Jakie według respondentów są najczęstsze powody problemów z
komunikacją przy realizacji projektów?
• Co według respondentów decyduje o wyborze danego narzędzia lub
techniki wspomagania komunikacji w zespole projektowym?
Wyniki badania kwestionariuszowego
Narzędzia i techniki obecnie wykorzystywane przez
zespoły realizujące projekty informatyczne?
Wyniki badania kwestionariuszowego
Najczęściej wykorzystywane zintegrowane systemy
wspomagające komunikację i dokumentację?
Wyniki badania kwestionariuszowego
Najczęściej wykorzystywane metodyki zarządzania
projektami?
Wyniki badania kwestionariuszowego
Najczęstsze powody problemów z komunikacją przy
realizacji projektów?
Wyniki badania kwestionariuszowego
Czynniki decydujące o wyborze danego narzędzia lub
techniki wspomagania komunikacji w zespole projektowym