COPS011_Obs*uga danych podst programu

Document1, 2017-07-21 00:20:00
Dane podstawowe
Strona 1/28
Wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania
COPS011_Obsługa danych podst programu inwestycyjnego pozycje
Obszar biznesowy COPS
Wersja 1.0
1
Document1, 2017-07-21 00:20:00
Dane podstawowe
Strona 2/28
Spis Treści
1
Program inwestycyjny ..................................................................................................................... 3
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
1.6.
1.7.
1.8.
Numeracja programów inwestycyjnych .................................................................................... 3
Numeracja pozycji w programie inwestycyjnym ................................................................... 3
Tworzenie pozycji głównej programu inwestycyjnego ....................................................... 5
Zmiana pozycji programu inwestycyjnego............................................................................... 8
Wyświetlanie pozycji programu inwestycyjnego .................................................................. 9
Zmiana struktury programu inwestycyjnego....................................................................... 11
Wyświetlanie struktury programu inwestycyjnego .......................................................... 15
Zmiana struktury programu inwestycyjnego – z kopiowaniem wartości.................. 17
2
Historia dokumentu....................................................................................................................... 28
2
Document1, 2017-07-21 00:20:00
Dane podstawowe
Strona 3/28
1 Program inwestycyjny
Programy inwestycyjne są obiektami w systemie SAP, które umożliwiają agregację wielu projektów,
różnych kategorii. Dodatkowo za pomocą programów będą centralizowane procesy budżetowania.
W toku prac ustalono, że na Uniwersytecie Warszawskim będzie jedna struktura programu
inwestycyjnego
Poziomy budżetowania i agregacji na programach inwestycyjnych:
1. Jednostka organizacyjna /jednostka gospodarcza – dział gospodarczy,
2. Działalności,
3. Podtyp działalności
1.1. Numeracja programów inwestycyjnych
Nr programów inwestycyjnych odbywać się będzie zgodnie z poniższymi zasadami.
Kolejny znak kodu programu
inwestycyjnego
1
Oznaczenie sekcji kodu węzła
2
A
3
7
8
B
Gdzie:
A – oznaczenie programu inwestycyjnego trzyznakowy kod 001
B – UW – przyrostek oznaczający Uniwersytet Warszawski,
Przykład nr programu inwestycyjnego
001UW
1.2. Numeracja pozycji w programie inwestycyjnym
Poszczególne pozycje programu inwestycyjnego będą numerowane zgodnie z obowiązującym obecnie
podziałem na działalności.
W ramach głównych pozycji utworzone będą oddzielne pozycje dla:
Nr działalności
531
535
550
551
080
08001
Poz
iom
1
1
1
1
1
2
Opis
Działalność pomocnicza
Działalność socjalna
Koszty wydziałowe
Koszty ogólnouczelniane
Inwestycje
Zakupy jednorazowe
3
Document1, 2017-07-21 00:20:00
Dane podstawowe
Nr działalności
Strona 4/28
08002
Poz
iom
2
03033
800
80000
85100
85500
2
1
2
2
2
85600
2
85700
2
Opis
Środki trwałe w budowie – realizowane w czasie (w tym wartości
niematerialne i prawne)
WNiP zakupy jednorazowe
Fundusze
Fundusz zasadniczy (dla całego uniwersytetu)
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dla całego uniwersytetu)
Fundusz pomocy materialnej dla studentów i doktorantów (dla jednostek
organizacyjnych - działów gospodarczych)
Fundusz pomocy materialnej dotyczący domów studenckich (wyłącznie dla
DS)
Własny fundusz stypendialnych (dla jednostek organizacyjnych – działów
gospodarczych)
Poniżej przykład dla działu gospodarczego D114.
Nr działalności
D114
D114.500
D114.500.1
D114.500.2
D114.500.3
D114.501
D114.501.55
D114.501.56
D114.501.57
D114.501.58
D114.501.59
D114.501.62
D114.501.63
D114.501.64
D114.501.66
D114.501.70
D114.501.71
D114.501.73
D114.501.74
D114.501.75
D114.501.80
D114.501.81
D114.501.82
Po
zio
m
1
2
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
Opis
Jednostka organizacyjna – dział gospodarczy
Działalność dydaktyczna
Działalność dydaktyczna finansowana z Budżetu Państwa
Działalność dydaktyczna finansowana z przychodów własnych
Działalność dydaktyczna projektowa
Działalność naukowo-badawcza
Polsko-Norweska Współpraca Badawcza
Badania naukowe w ramach funduszy strukturalnych UE „FS”
Projekty badawcze specjalne PS
Projekty badawczo rozwojowe PBR
Przedsięwzięcia i programy określane przez MNiSW PM
Prace badawcze „fundowane” „F”
Wsparcie międzynarodowej mobilności naukowców
Badania statutowe BST WMMN
Projekty badawcze – granty „GR”
Specjalne programy i urządzenia badawcze SPUB
Projekty badawcze zamawiane PBZ
Dotacje celowe DOC
Subsydia dla naukowców NP.
Specjalne programy badawcze do programów ramowych SPBPR
7 Program Ramowy UE
Granty na wsparcie 7 PR GG
Projekty badawcze programu LIDER LD
4
Document1, 2017-07-21 00:20:00
Dane podstawowe
Nr działalności
D114.501.83
D114.501.84
D114.501.85
D114.501.86
D114.501.87
D114.501.88
D114.501.89
D114.501.90
Strona 5/28
Po
zio
m
3
3
3
3
3
3
3
3
Opis
Strategiczne programy badań naukowych i prac rozwojowych SPBN
Inicjatywy międzynarodowe IM
Współfinansowanie przez NCBiR inicjatywy międzynarodowe IM NCBiR
Działalność statutowa młodych naukowców DMS
Narodowy program Rozwoju Humanistyki
Ideas Plus
Polsko – Szwajcarski Program Badawczy PSPB
Innotech, Patent Plus, Program Badań Stosowanych IPS
Na tak zbudowanej strukturze programu inwestycyjnego w celach konrolny będą wprowadzane wartości
budżetowe. W ramach działalności dydaktycznej budżet zostanie wprowadzony na poziomie:
D114.500.1
3
Działalność dydaktyczna finansowana z Budżetu Państwa
D114.500.2
3
Działalność dydaktyczna finansowana z przychodów własnych
1.3. Tworzenie pozycji głównej programu inwestycyjnego
Menu
Rachunkowość → Zarządzanie inwestycjami → Programy → Dane
podstawowe → Pozycja programu → Tworzenie pozycji głównej
Transakcja
IM11
Po utworzeniu definicji programu inwestycyjnego konieczne jest utworzenie pozycji głównej programu.
Pozycja główna służy do wykonywania podsumować. Z punktu widzenia UW pozycja główna będzie
odpowiadać wydziałowi bądź jednostce organizacyjnej Uniwersytetu. Wszystkie podpozycje przypisane do
tego pozycji głównej będą związane z danym działem gospodarczym.
5
Document1, 2017-07-21 00:20:00
Dane podstawowe
Strona 6/28
Należy wypełnić pole ID pozycji nr pozycji głównej programu
Po naciśnięciu klawisza Enter uzyskujemy następujący ekran danych podstawowych pozycji głównej.
6
Document1, 2017-07-21 00:20:00
Dane podstawowe
Strona 7/28
Konieczne do wypełnienia pola
Nazwa na ekranie
Wartość
Komentarz
ORK
UW01
Obszar rachunku kosztów, w których realizowany jest
program inwestycyjny
Jednostka gospodarcza
UW01
Jednostka gospodarcza, w której realizowane są projekty
Dział gospodarczy
Wpis
Dział gospodarczy dla pozycji programu inwestycyjnego
Zakład
Pozostawić
Pole nieużywane w UW
niezaznaczon
e
Opis
Pole tekstowe do uzupełnienia dowolną nazwą pozycji
głównej programu.
Po wypełnieniu obowiązkowych pól
7
Document1, 2017-07-21 00:20:00
Dane podstawowe
Strona 8/28
Po wypełnieniu należy zapisać dane podstawowe pozycji głównej programu za pomocą ikony
lub
kombinacji klawiszy Ctrl + S
1.4. Zmiana pozycji programu inwestycyjnego
Menu
Rachunkowość → Zarządzanie inwestycjami → Programy → Dane
podstawowe → Pozycja programu → Zmiana
Transakcja
IM12
Na ekranie selekcji należy wybrać za pomocą ikony
lub klawisza F4 program inwestycyjny i pozycję,
która będzie zmieniana:
8
Document1, 2017-07-21 00:20:00
Dane podstawowe
Strona 9/28
Po naciśnięciu klawisza Enter pojawi się ekran zmian danych podstawowych definicji programu
Po wypełnieniu należy zapisać dane podstawowe za pomocą ikony
lub kombinacji klawiszy Ctrl + S
1.5. Wyświetlanie pozycji programu inwestycyjnego
Menu
Rachunkowość → Zarządzanie inwestycjami → Programy → Dane
podstawowe → Pozycja programu → Wyświetlanie
9
Document1, 2017-07-21 00:20:00
Dane podstawowe
Transakcja
Strona 10/28
IM13
Na ekranie selekcji należy wybrać za pomocą ikony
lub klawisza F4, która pozycja programu
inwestycyjnego będzie wyświetlana.
Po dokonaniu wyboru otrzymujemy ekran z wyświetlonymi danymi
10
Document1, 2017-07-21 00:20:00
Dane podstawowe
Strona 11/28
1.6. Zmiana struktury programu inwestycyjnego
Menu
Rachunkowość → Zarządzanie inwestycjami → Programy → Dane
podstawowe → Struktura programu inwestycyjnego → Zmiana
Transakcja
IM22
Na ekranie selekcji transakcji wybieramy, który program będzie edytowany
11
Document1, 2017-07-21 00:20:00
Dane podstawowe
Strona 12/28
Po naciśnięciu klawisza Enter uzyskujemy następujący ekran
Działania przypisane do ikon
Ikona
Działanie
Tworzenie pozycji programu inwestycyjnego
Usuwanie pozycji programu inwestycyjnego
Rozwijanie i zwijanie struktury programu inwestycyjnego
Zaznaczanie pozycji programu do przeniesienia i usuwania
Ponowne przypisanie – przeniesienie pozycji programu z
jednej gałęzi programu do innej
Po wybraniu ikony
możliwe będzie tworzenie nowej struktury programu inwestycyjnego. System
otworzy poniższy ekran do wprowadzania struktury.
12
Document1, 2017-07-21 00:20:00
Dane podstawowe
Strona 13/28
Działania przypisane do ikon
Ikona
Działanie
Zaznaczanie kilku linii, zaznaczanie wszystkich linii,
odznaczanie linii
Dodawanie jednej linii, dodawanie kilku linii, usuwanie linii,
przesuwanie linii, kopiowanie
Sortowanie
Wyszukiwanie pozycji i kolejne wyszukiwanie pozycji
Po przesunięciu dolnego paska przewijania w prawo możliwe będzie uzupełnienie dla każdej pozycji pól
Dział gospodarczy
13
Document1, 2017-07-21 00:20:00
Dane podstawowe
Po skończeniu budowania struktury klikamy przycisk
Strona 14/28
otrzymany zostanie następny
ekran:
Dla każdej pozycji, poprzez 2-klik możliwe jest uzyskanie wglądu ekranów szczegółowych danych
podstawowych.
14
Document1, 2017-07-21 00:20:00
Dane podstawowe
Strona 15/28
Po wykonaniu wszystkich niezbędnych zmian należy zapamiętać wprowadzone informacje klikając na
klawisze Ctrl+S lub dyskietkę
.
1.7. Wyświetlanie struktury programu inwestycyjnego
Menu
Rachunkowość → Zarządzanie inwestycjami → Programy → Dane
podstawowe → Struktura programu inwestycyjnego →
Wyświetlanie
Transakcja
IM23
Po wybraniu transakcji otrzymamy ekran selekcji:
15
Document1, 2017-07-21 00:20:00
Dane podstawowe
Strona 16/28
Należy wybrać na ekranie selekcji nr programu, który ma być wyświetlony.
Po naciśnięciu klawisza Enter uzyskujemy następujący ekran
Dla każdej pozycji, poprzez 2-klik możliwe jest uzyskanie wglądu ekranów szczegółowych danych
podstawowych.
16
Document1, 2017-07-21 00:20:00
Dane podstawowe
Strona 17/28
W celu zaniechania zmian wykorzystać przyciski
- Powrót, Koniec, Zaniechanie
1.8. Zmiana struktury programu inwestycyjnego – z kopiowaniem wartości
Menu
Rachunkowość → Zarządzanie inwestycjami → Programy → Dane
podstawowe → Struktura programu inwestycyjnego → Zmiana
Transakcja
IM22
Na ekranie selekcji transakcji wybieramy, który program będzie edytowany
17
Document1, 2017-07-21 00:20:00
Dane podstawowe
Strona 18/28
Po naciśnięciu klawisza Enter uzyskujemy następujący ekran
Działania przypisane do ikon
Ikona
Działanie
Tworzenie pozycji programu inwestycyjnego
Usuwanie pozycji programu inwestycyjnego
Rozwijanie i zwijanie struktury programu inwestycyjnego
Zaznaczanie pozycji programu do przeniesienia i usuwania
Ponowne przypisanie – przeniesienie pozycji programu z
jednej gałęzi programu do innej
Po wybraniu ikony
możliwe będzie tworzenie nowej struktury programu inwestycyjnego. System
otworzy poniższy ekran do wprowadzania struktury.
18
Document1, 2017-07-21 00:20:00
Dane podstawowe
Strona 19/28
Działania przypisane do ikon
Ikona
Działanie
Zaznaczanie kilku linii, zaznaczanie wszystkich linii,
odznaczanie linii
Dodawanie jednej linii, dodawanie kilku linii, usuwanie linii,
przesuwanie linii, kopiowanie
Sortowanie
Wyszukiwanie pozycji i kolejne wyszukiwanie pozycji
Możliwe jest ułatwienie kopiowania danych. Po uruchomieniu w nowym oknie transakcji IM23
wykorzystuje się funkcję kopiuj wklej:
19
Document1, 2017-07-21 00:20:00
Dane podstawowe
Strona 20/28
Klikamy CTRL+Y pojawi się kursor do zaznaczenia obszaru:
Zaznaczamy obszar do kopiowania (kopiujemy osobno „kolumny”). Zaznaczony obszar zostanie
odświetlony:
Przechodzimy do sesji tworzenia struktury i wklejamy klikając CTRL+V:
Zmieniamy nr działu gospodarczego w ID pozycji:
20
Document1, 2017-07-21 00:20:00
Dane podstawowe
Strona 21/28
Kopiujemy opis:
Wracamy do sesji tworzenia nowej struktury i wklejamy klikając CTRL+V:
Tą czynność wykonujemy dla pozostałych pozycji programu inwestycyjnego.
Po skończeniu budowania struktury klikamy przycisk
otrzymany zostanie następny
ekran:
21
Document1, 2017-07-21 00:20:00
Dane podstawowe
Strona 22/28
Po wykonaniu wszystkich niezbędnych zmian należy zapamiętać wprowadzone informacje klikając na
klawisze Ctrl+S lub dyskietkę
.
Kopiowanie z wzorca możemy również wykonać przenosząc dane do Excela zmieniając nr działu
gospodarczego i kopiując bezpośrednio zmienione dane.
Kopiujemy całość:
Przechodzimy do Excela i wklejamy CTRL+V:
22
Document1, 2017-07-21 00:20:00
Dane podstawowe
Strona 23/28
Wybieramy funkcje zamiany tekstów kolumny:
23
Document1, 2017-07-21 00:20:00
Dane podstawowe
Strona 24/28
Wybieramy parametr „Stała szerokość”:
Klikamy na klawisz „Dalej”:
Klikamy na klawisz „Zakończ”:
Nr ID pozycji i opis jest w oddzielnych kolumnach. Zamieniamy D312 na D957 klikając na CTRL+H:
24
Document1, 2017-07-21 00:20:00
Dane podstawowe
Strona 25/28
Klikamy na klawisz „Zamień wszystko”:
Potwierdzamy komunikat:
Klikamy na klawisz „Zamknij”:
Numer pozycji został zmieniony. Zaznaczamy obie kolumny i kopiujemy CTRL+C:
25
Document1, 2017-07-21 00:20:00
Dane podstawowe
Strona 26/28
Przechodzimy do tworzenia struktury programu i wklejamy nowe wartości CTRL+V:
Po skończeniu budowania struktury klikamy przycisk
otrzymany zostanie następny
ekran:
26
Document1, 2017-07-21 00:20:00
Dane podstawowe
Strona 27/28
Po wykonaniu wszystkich niezbędnych zmian należy zapamiętać wprowadzone informacje klikając na
klawisze Ctrl+S lub dyskietkę
.
27
Document1, 2017-07-21 00:20:00
Dane podstawowe
Strona 28/28
2 Historia dokumentu
Data
2015-10-01
2016-04-20
Autor
Tomasz Maroń
Tomasz Maroń
Wersja
V 1.0
V 1.0
Opis
Wersja wstępna
Uzupełnienie po szkoleniu administratorów
28