Raport z postępu rzeczowo-finansowego projektu (wersja po

Raport z postępu rzeczowo – finansowego projektu informatycznego
pn. „System obsługi wsparcia finansowanego ze środków PFRON” nr POPC.02.01.00-00-012/15
Lp.
1.
2.
3.
4.
Wyszczególnienie
Tytuł projektu
Beneficjent projektu
Partnerzy
Współpraca z
interesariuszami
5.
Termin realizacji
projektu
Akty prawne
Postęp finansowy
6.
7.
Opis
„System obsługi wsparcia finansowanego ze środków PFRON”
Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej
Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych
Umowa partnerska nr U/81/1/2015 w zakresie realizacji projektu pn.
„System obsługi wsparcia finansowanego ze środków PFRON”
została
zawarta
z
Państwowym
Funduszem
Osób
Niepełnosprawnych w dniu 30.04.2015 r.
Aneks nr 1 został zawarty w dniu 26.01.2016 r.
Aneks nr 2 został zawarty w dniu 10.05.2016 r.
Aneks nr 3 został zawarty w dniu 06.07.2016 r.
01.03.2016 r. – 28.02.2019 r.
Nie dotyczy
Na dzień 30 września 2016 roku wydatkowano kwotę 426 204,07 zł
co stanowi 1,6 % z całkowitej wartości projektu tj.: 26 603 826,50 zł.
Łącznie złożono 5 wniosków o płatność. Cztery wnioski zostały
zaakceptowane, a wniosek za okres 01-31 sierpnia 2016 roku na
kwotę 75 829,86 zł jest w trakcie weryfikacji.
W kwocie 426 204,07 zawarte zostały wydatki obejmujące:
1. Wynagrodzenia pracowników występujących w kosztach
pośrednich (PFRON, CRZL) – 335 355,27 zł
2. Wynagrodzenia dla Specjalisty ds. IT oraz Koordynatora
technicznego (PFRON, CRZL), którzy związani są z realizacją
Zadania 1 Analiza projektowa i techniczna oraz Zadania 2 Wybór
wykonawców usług zleconych na zewnątrz – 51 488,80 zł
3. Usługi zewnętrzne – Usługi wspomagające realizację projektu Przygotowanie studium wykonalności dla projektu – PFRON –
39 360,00 zł
Osiągnięty poziom certyfikacji to 350 374,21 zł.
8.
Postęp rzeczowy
Na rok 2016 pierwotnie zaplanowano kwotę 949 928,00 zł, jednak
uległa ona zmniejszeniu z uwagi na oszczędności w wysokości
faktycznie ponoszonych wydatków na wynagrodzenia. Planowany
poziom wydatków do końca br. to 701 100,94 zł.
Opóźnienia w realizacji projektu nie spowodują opóźnienia
w wydatkowaniu środków finansowych, a tym samym w rozliczaniu
poniesionych wydatków.
Realizacja projektu została podzielona na następujące zadania:
1. Analiza projektowa i techniczna.
2. Wybór wykonawców usług zleconych na zewnątrz.
3. Wykonanie i uruchomienie systemu w wersji produkcyjnej.
4. Szkolenia merytoryczne dla personelu projektu.
5. Działania informacyjne i promocyjne oraz szkolenia pracowników
JST.
6. Zarządzanie, rozliczanie i monitorowanie projektu.
Realizacja
projektu
ma
na
celu
stworzenie
systemu
informatycznego, który usprawni osobom niepełnosprawnym,
Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej
Biuro Wsparcia i Rozwoju Kapitału Ludzkiego
Tel. +48 22 461 62 79, Fax. +48 22 461 62 64
Ul. Nowogrodzka 1/3/5, 00-513 Warszawa
podmiotom działającym na ich rzecz oraz przedsiębiorcom proces
aplikowania o środki PFRON będące w gestii jednostek
samorządowych. W ramach systemu uruchomione zostaną 2
e-usługi: na 3 poziomie dojrzałości, która umożliwi częściowe
załatwienie sprawy drogą elektroniczną oraz na 4 poziomie
dojrzałości, która umożliwi pełne załatwienie danej sprawy drogą
elektroniczną. Obydwa poziomy będą zbudowane w oparciu
o koncepcję e-government, wytyczne WCAG 2.0.
Realizacja zadania 1 – Analiza projektowa i techniczna zakończyła
się w II kwartale 2016 r. W ramach ww. zadania zostały osiągnięte
założone dla niego kamienie milowe.
W ramach zadania 2 – Wybór wykonawcy usług zleconych na
zewnątrz:
- w dniu 6 lipca 2016 r. z firmą ITTI Sp. z o. o. zawarta została
umowa nr 2016/07/162 na świadczenie usług doradczych
w zakresie realizacji projektu „System obsługi wsparcia
finansowanego ze środków PFRON”. Wykonawca przeprowadził
analizę wstępnego opisu systemu oraz wstępnego opisu wdrożenia
systemu pod kątem przygotowania dokumentacji przetargowej
dotyczącej wykonania Systemu obsługi wsparcia finansowanego ze
środków PFRON. Przygotował również projekt zapytania dot.
oszacowania wartości zamówienia Systemu;
- rozpoczęto działania mające na celu przygotowanie dokumentacji
przetargowej w zakresie wyłonienia Wykonawcy kompleksowego
wytworzenia oraz wdrożenia Systemu obsługi wsparcia
finansowanego ze środków PFRON, w tym rozpoczęto prace nad
opisem przedmiotu zamówienia (opz), przygotowano projekt wzoru
umowy i wniosku o udzielenie zamówienia publicznego. Z uwagi na
fakt, iż trwają prace nad opisem przedmiotu zamówienia dokumenty
te będą modyfikowane.
- dnia 12.08.2016 r. na stronie BIP CRZL ukazało się ogłoszenie
dot. oszacowania kosztu budowy i wdrożenia Systemu obsługi
wsparcia finansowanego ze środków PFRON; z uwagi na fakt, iż
otrzymano oferty o znacznej rozbieżności cenowej i dodatkowo
znacznie niższej niż zaplanowano w projekcie, szacowanie zostanie
powtórzone w oparciu o ostateczną wersję opz;
W ramach zadania 6 – Zarządzanie, rozliczanie i monitorowanie
projektu:
- na bieżąco prowadzono monitoring działań merytorycznych oraz
weryfikowano zgodność prac z harmonogramem realizacji projektu;
- składano do Instytucji Pośredniczącej comiesięczne wnioski
o płatność rozliczające poniesione wydatki;
- dnia 31.08.2016 r. zawarto aneks nr POPC.02.01.00-00-0012/1502 do Porozumienia o dofinansowanie ww. projektu zmniejszający
jego wartość o kwotę 45.000,00 zł.
W III kwartale 2016 r. nie osiągnięto założonych w tym okresie
kamieni milowych – występują opóźnienia w ogłoszeniu
postępowania przetargowego w zakresie wyłonienia Wykonawcy
systemu obsługi wsparcia finansowanego ze środków PFRON.
Zakłada się, iż ww. postępowanie przetargowe zostanie ogłoszone
do dnia 31.10.2016r. – zgodnie z datą punktu ostatecznego
wskazanego we wniosku o dofinansowanie projektu.
Opóźnienia w ogłoszeniu postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego na wybór wykonawcy kompleksowego wytworzenia
oraz wdrożenia Systemu obsługi wsparcia finansowanego ze
środków PFRON nie przyczynią się do powstania opóźnień w
realizacji pozostałych zadań projektowych, a tym samym nie
spowodują dalszych opóźnień w realizacji całego projektu. W celu
minimalizacji ryzyka związanego z dalszymi opóźnieniami
2
E-usługi dla obywateli i
przedsiębiorców
10. Postęp w realizacji
strategicznych celów
Państwa
9.
11. Ryzyka i problemy
prowadzone były intensywne prace nad treścią opisu przedmiotu
zamówienia
oraz
pozostałymi
elementami
dokumentacji
przetargowej. Postępowanie przetargowe zostało ogłoszone w dniu
31.10.2016r. przez Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób
Niepełnosprawnych – zgodnie z datą punktu ostatecznego
wskazanego we wniosku o dofinansowanie projektu.
Przewidziane w projekcie e-usługi dla obywateli i przedsiębiorców
powstaną na dalszym etapie realizacji projektu.
Wskaźniki produktu:
1. Liczba usług publicznych udostępnionych on-line o stopniu
dojrzałości 3 - dwustronna interakcja (1 szt.) – wartość
osiągnięta: 0,00
2. Liczba usług publicznych udostępnionych on-line o stopniu
dojrzałości co najmniej 4 - transakcja (1 szt.) – wartość
osiągnięta: 0,00
3. Liczba
uruchomionych
systemów
teleinformatycznych
w podmiotach wykonujących zadania publiczne (1 szt.) –
wartość osiągnięta: 0,00
4. Liczba pracowników podmiotów wykonujących zadania
publiczne nie będących pracownikami IT, objętych wsparciem
szkoleniowym (1 200 osób) – wartość osiągnięta: 0,00
5. Liczba pracowników podmiotów wykonujących zadania
publiczne nie będących pracownikami IT, objętych wsparciem
szkoleniowym - kobiety (780 osób) – wartość osiągnięta: 0,00
6. Liczba pracowników podmiotów wykonujących zadania
publiczne nie będących pracownikami IT, objętych wsparciem
szkoleniowym - mężczyźni (420 osób) – wartość osiągnięta: 0,00
Wskaźniki rezultatu:
1. Liczba wniosków składanych za pomocą systemu (50 000 szt.) –
wartość osiągnięta: 0,00
2. Liczba urzędów, które dokonały awansu cyfrowego (1 szt.) –
wartość osiągnięta: 0,00
Najważniejsze ryzyka projektowe:
1. Problemy związane z testowaniem produktu - zbyt mała liczba
testujących.
Środki zaradcze: włączenie w etapy testowania jak największej
liczby podmiotów deklarujących swoje chęci do udziału w
testach, włączenie w testowanie organizacji pozarządowych
oraz poprzez nie samych niepełnosprawnych (ryzyko
organizacyjne).
Spodziewany efekt powzięcia środków zaradczych: odpowiednia
liczba testujących.
2. Ryzyko związane z tym, że system informatyczny nie będzie
spełniał wymagań zdefiniowanych w projekcie, nieosiągnięcie
oczekiwanych rezultatów (ryzyko techniczne).
Środki
zaradcze:
uzyskanie
zewnętrznego
wsparcia
merytorycznego dla zlecającego w zakresie nadzoru nad
projektowaniem i wdrożeniem sytemu informatycznego.
Spodziewany efekt powzięcia środków zaradczych: powstanie
systemu spełniającego wszystkie wymagania zidentyfikowane
w projekcie.
3. Opóźnienia w realizacji harmonogramu, niewywiązanie się
z zapisów umowy o dofinansowanie (ryzyko organizacyjne)
Środki zaradcze: Bieżące monitorowanie postępu prac.
Spodziewany efekt powzięcia środków zaradczych: realizacja
projektu zgodnie z przyjętym harmonogramem.
4. Brak
wystarczającego
zainteresowania
udostępnionymi
e-usługami, nieosiągnięcie wskaźników rezultatu (ryzyko inne).
Środki zaradcze: prowadzenie akcji informacyjnej i promocyjnej
na poziomie krajowym i regionalnym.
Spodziewany efekt powzięcia środków zaradczych: szerokie
3
zainteresowanie wypracowanymi w projekcie produktami.
5. Opóźnienia w rozstrzygnięciu postępowań o udzielenie
zamówienia publicznego, opóźnienie realizacji projektu (ryzyko
organizacyjne).
Środki zaradcze: staranne określenie przedmiotu zamówienia,
wykorzystanie firmy doradczej przy sporządzaniu dokumentacji
przetargowej.
Spodziewany
efekt
powzięcia
środków
zaradczych:
rozstrzygnięcie postępowania o udzielenia zamówienia
publicznego zgodnie z przyjętym harmonogramem.
6. Problemy w komunikacji pomiędzy Liderem - Partnerem (ryzyko
organizacyjne).
Środki zaradcze: Stworzenie jasnych procedur komunikacji
i przepływu informacji, spotkania robocze w gronie osób
realizujących projekt.
Spodziewany efekt powzięcia środków zaradczych: sprawna
komunikacja w projekcie umożliwiająca jego prawidłową
realizację.
7. Problemy w komunikacji pomiędzy Partnerem – JS
Środki zaradcze: Powołanie specjalisty ds. współpracy z JST
Spodziewany efekt powzięcia środków zaradczych: sprawna
komunikacja umożliwiająca prawidłową współpracę pomiędzy
partnerem a JST.
Ryzyka/problemy zidentyfikowane w okresie sprawozdawczym:
1. Ryzyko związane z opóźnieniem rozpoczęcia postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego w zakresie wyłonienia
Wykonawcy kompleksowego wytworzenia oraz wdrożenia
Systemu obsługi wsparcia finansowanego ze środków PFRON,
opóźnienie realizacji projektu (ryzyko organizacyjne).
Ww. opóźnienie wynika ze zmian organizacyjnych związanych
z likwidacją Centrum RZL (dotychczasowego lidera projektu)
w dniu 31.08.2016r. oraz z przejęciem praw i obowiązków
Beneficjenta wynikające z Porozumienia o dofinansowanie
nr POPC.02.01.00-00-0012/15-00
z późniejszymi
zmianami
przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, jako
następcę prawnego Beneficjenta. W związku z powyższym
koniecznym było zaktualizowanie dokumentów projektowych,
w tym opracowanie Zarządzania Ministra Rodziny, Pracy
i Polityki Społecznej w sprawie powołania Zespołu ds. realizacji
ww. projektu, które to zarządzenie jest obecnie na etapie
konsultacji wewnątrz MRPiPS. Trwają prace związane
z doprecyzowaniem zapisów opisu przedmiotu zamówienia oraz
wzoru umowy i niezbędnych dokumentów do ogłoszenia
przedmiotowego przetargu.
Nie
stwierdzono
powiązań
projektami/inwestycjami.
ww.
ryzyk
z
innymi
4