standardy obsługi inwestorów

Standardy obsługi inwestorów
w Małopolsce
Poradnik
Poradnik powstał na zlecenie Zarządu Województwa Małopolskiego w ramach projektu
Małopolskie Obserwatorium Gospodarki.
Publikację przygotował:
Poradnik opracował zespół CEM Instytut Badań Rynku i Opinii Publicznej w składzie:
Jan Jerschina,
Szymon Beźnic,
Dominika Lalik-Budzewska,
Elżbieta Lesińska,
Łukasz Pytliński
Współpraca i konsultacja – zespół Małopolskiego Obserwatorium Gospodarki w składzie:
Marcin Kopeć, Agnieszka Górniak, Rafał Poniewski, Bartosz Józefowski
Małopolskie Obserwatorium Gospodarki
Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego
Departament Gospodarki i Społeczeństwa Informacyjnego
31-156 Kraków, ul. Basztowa 22
Adres do korespondencji:
30-017 Kraków, ul. Racławicka 56
(012) 63 03 368, (012) 63 03 374
e-mail: [email protected]
www.gospodarka.obserwatoria.malopolska.pl
Copyright © Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego, Kraków 2010.
Kopiowanie i rozpowszechnianie może być dokonane z podaniem źródła.
Publikacja jest dystrybuowana bezpłatnie.
Publikacja współfinansowana przez Unię Europejską
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Opracowanie graficzne, skład, przygotowanie do druku, druk:
Agencja Reklamowo-Wydawnicza Arkadiusz Grzegorczyk
www.grzeg.com.pl
Redakcja techniczna: Elżbieta Czarnacka
Projekt graficzny: Bożena Rociek
Szanowni Państwo!
Mam przyjemność zarekomendować Państwu „Standardy
obsługi inwestora w Małopolsce” oparty na zbiorze dobrych
praktyk podręcznik obsługi inwestorów w małopolskich
urzędach gminnych. Zawarte w nim informacje nie tylko
porządkują wiedzę na temat procesu pozyskiwania nowych
inwestycji, ale także stanowić mogą źródło wiedzy jak tworzyć
„nową jakość” w relacjach urzędów z przedsiębiorcami.
Publikacja powstała w oparciu o przeprowadzone badania,
wywiady z ekspertami oraz praktyczne przykłady pochodzące z
instytucji profesjonalnie zajmujących się obsługą inwestorów.
Audyt obsługi inwestorów przeprowadzony wśród instytucji
samorządowych wskazał na potrzebę dalszego przekazywania
wiedzy i prezentowania dobrych wzorców w tej dziedzinie. Za bardzo ważne uznano także
promowanie otwartej postawy w relacjach z potencjalnymi inwestorami.
Zarząd Województwa poświęca wiele uwagi zwiększeniu atrakcyjności inwestycyjnej
regionu. Przyciąganie zewnętrznego kapitału jest nie tylko szansą, lecz warunkiem rozwoju
regionalnego. Zadania samorządu lokalnego to: profesjonalne przygotowanie oferty
inwestycyjnej, sprawne przeprowadzenie negocjacji z potencjalnym inwestorem, udzielenie
pomocy w dopełnieniu procedur, a także rzetelna ocena składanych ofert. Podręcznik, który
trafia właśnie w Państwa ręce, to kompendium wiedzy o obsłudze inwestorów.
Mam nadzieję, że podzielają Państwo naszą troskę o usprawnianie procesu inwestycyjnego
w Małopolsce. Zachęcam więc do zapoznania się z przedstawionym schematem obsługi
inwestorów.
Dziękuję wszystkim instytucjom i osobom, których zaangażowanie umożliwiło wydanie tego
podręcznika.
Marek Nawara
Marszałek Województwa Małopolskiego
3
Poradnik niniejszy został oparty na trzech typach źródeł.
Pierwszym były wyniki badania pt. „Poziom obsługi inwestorów w Małopolsce”, zrealizowanego na zlecenie Małopolskiego
Obserwatorium Gospodarki, działającego w ramach Urzędu
Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego, drugim
dostępne instrukcje i poradniki, trzecim zaś istniejąca literatura przedmiotu.
Badanie zrealizowane dla Małopolskiego Obserwatorium
Gospodarki pozwoliło na wyciągnięcie wniosku, że samorządy
gminne potrzebują poradnika, który byłby dostosowany
do potrzeb gmin rolniczych, wiejskich oraz tych najmniej
doświadczonych w kontaktach z potencjalnymi inwestorami.
Wyniki badań wskazują, że niedostateczne doświadczenie oraz niepowodzenia pierwszych
kontaktów powodują utratę wiary w szanse pozyskania inwestora. Tymczasem naturalne
jest, że większość kontaktów z potencjalnymi inwestorami nie kończy się zainwestowaniem
na obszarze gminy. Nie należy z tego wyciągać wniosku, że gmina nie stanowi atrakcyjnej
lokalizacji, ani że proces pozyskiwania inwestora jest w całości niepoprawny. Oczywiście
należy analizować sposób postępowania, diagnozować błędy, starać się określać sposoby ich
naprawienia i działać w kierunku promowania gminy.
Powierzamy Państwu zestawienie wzorów i standardów postępowania w najbardziej
typowych sytuacjach. Dla ich zobrazowania w treści poradnika umieszczone zostały przykłady
dobrych praktyk oraz najczęściej popełnianych błędów. Celem tej publikacji nie jest stworzenie
uniwersalnego wzorca postępowania w zakresie obsługi inwestorów. Poradnik traktować
należy raczej jako zbiór zaleceń, które umożliwią gminom rozwijanie własnego schematu
działań. Najważniejsze jest, by potencjalnemu inwestorowi zawsze dostarczać rzetelne
informacje, odpowiednio dobierać argumenty w dyskusji z inwestorem oraz budować klimat
zaufania.
Jan Jerschina
Prezes CEM IBRiOP
5
Spis treści
Wykaz używanych skrótów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9
Wprowadzenie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
11
1. Przygotowanie strategii działań proinwestycyjnych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
15
Rola władz gminy w procesie podejmowania decyzji o lokalizacji inwestycji . . . . . . . .
Założenia strategii proinwestycyjnej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
15
16
2. Instytucje wspierające pozyskiwanie inwestorów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
25
Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Małopolska Agencja Rozwoju Regionalnego . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Krakowski Park Technologiczny i Krakowska Specjalna Strefa Ekonomiczna . . . . . . . . .
Centrum Business in Małopolska . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inne organizacje lokalne wspierające proces pozyskiwania inwestorów do gmin . . . . . .
25
26
27
29
30
31
3. Oferta promocyjno-inwestycyjna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
37
Cele oferty inwestycyjnej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
System Informacji Inwestycyjnej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Oferta ulg, zachęt i ułatwień dla inwestorów. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Przygotowanie formularza informacyjnego PAIiIZ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Materiały umożliwiające obrazowe przedstawienie oferty. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Folder informacyjny dla inwestorów. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Prezentacja multimedialna. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Zawartość informacyjna strony internetowej urzędu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Promocja oferty inwestycyjnej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
37
38
42
43
47
48
54
56
58
7
Poradnik dla gmin
4. Pierwszy kontakt z potencjalnym inwestorem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
63
Procedura postępowania w razie pierwszego kontaktu
z potencjalnym inwestorem. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ramy czasowe udzielania odpowiedzi przez urzędników. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Organizacja spotkania z potencjalnym inwestorem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
63
68
69
5. Przebieg spotkania z potencjalnym inwestorem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
79
Szczegółowe pytania, jakie należy zadać przed spotkaniem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Standardowy przebieg spotkań z potencjalnymi inwestorami . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Postępowanie w przypadku kontaktu z inwestorem zagranicznym . . . . . . . . . . . . . . . . .
Szkolenia – podnoszenie kwalifikacji urzędników . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
79
80
85
87
6. Negocjacje i współpraca z inwestorem. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
91
Negocjacje z inwestorem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Współpraca z inwestorem w trakcie realizacji inwestycji i po jej zakończeniu. . . . . . . .
91
95
Bibliografia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
99
Strony internetowe: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Załączniki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
Załącznik nr 1 – wzór formularza informacyjnego PAIiIZ dla nieruchomości typu
greenfield . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Załącznik nr 2 – wzór formularza informacyjnego PAIiIZ dla nieruchomości typu
brownfield . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Załącznik nr 3 – logo województwa małopolskiego
oraz logo „Business in Małopolska” . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Załącznik nr 4 – Karta informacyjna dla stanowiska pierwszego kontaktu . . . . . . . . . . .
Załącznik nr 5 – Karta informacyjna dla Koordynatora Informacji Inwestycyjnej . . . . .
Załącznik nr 6 – Formularz przygotowywania spotkania z inwestorem. . . . . . . . . . . . . .
Załącznik nr 7 – Polecana literatura z zakresu zagadnień obsługi inwestora
zagranicznego i negocjacji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
8
105
109
112
113
115
118
119
Wykaz używanych skrótów
CEM IBRiOP – CEM Instytut Badań Rynku i Opinii Publicznej Sp. z o.o.
COI – Centrum Obsługi Inwestora
KPT – Krakowski Park Technologiczny
MARR – Małopolska Agencja Rozwoju Regionalnego
MOG – Małopolskie Obserwatorium Gospodarki
PAIiIZ – Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych
PUP – Powiatowy Urząd Pracy
SSE – Specjalna Strefa Ekonomiczna
UMWM – Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego
WUP – Wojewódzki Urząd Pracy
WM – Województwo Małopolskie
9
Wprowadzenie
Jakość współpracy samorządów gminnych z potencjalnymi inwestorami jest jednym
z ważniejszych czynników rozstrzygających o wyborze lokalizacji pod planowaną inwestycję. Tak zwane miękkie czynniki, sprzyjające podjęciu decyzji o lokalizacji inwestycji
– do których należy zaangażowanie lokalnych urzędów i jakość obsługi inwestorów – nabierają szczególnego znaczenia, gdy inwestor ma do wyboru kilka lokalizacji dla swojej inwestycji. Badania procesów decyzyjnych i praktyka wskazują, że wybór dokonywany jest
wówczas w oparciu o maksymalizację korzyści emocjonalnych: przedsiębiorca chętniej
rozpocznie działalność tam, gdzie panuje przyjazny klimat dla prowadzenia inwestycji
oraz gdzie ma zapewnioną przychylność władz lokalnych. Podnoszenie poziomu wiedzy
i kompetencji przedstawicieli samorządów, a w efekcie maksymalne wykorzystanie możliwości wpływu władz lokalnych na decyzje lokalizacyjne przedsiębiorstw, stanowi przedmiot starań Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego, zainteresowanego
stałym wzrostem strumienia inwestycji napływających do Małopolski.
Opracowanie stanowi praktyczny poradnik, przygotowujący przedstawicieli władz lokalnych do profesjonalnej obsługi inwestorów zainteresowanych rozpoczęciem działalności na terenie gminy. Wskazówki w nim zawarte w większości uznać można za uniwersalne
i możliwe do zastosowania w różnych typach gmin (zarówno o profilu przemysłowym, jak
i turystycznym), a jego celem w dłuższej perspektywie jest ujednolicenie i usprawnienie
procesu obsługi projektów inwestycyjnych w Małopolsce.
Tworząc poradnik, autorzy opierali się na dostępnych w formie papierowej oraz elektronicznej dokumentach dotyczących obsługi projektów inwestycyjnych (patrz: Bibliografia),
korzystali także z doświadczeń instytucji wspierających gminy w pozyskiwaniu inwestorów, takich jak Państwowa Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych, Małopolska
Agencja Rozwoju Regionalnego, Krakowski Park Technologiczny, Urząd Marszałkowski
Województwa Małopolskiego oraz Wojewódzki Urząd Pracy. Podstawą dla formułowania
wskazówek, dotyczących obsługi inwestora, były wnioski wynikające z badania „Poziom
obsługi inwestora w Małopolsce”, zrealizowanego we wrześniu 2009 roku przez CEM IBRiOP
na zlecenie Małopolskiego Obserwatorium Gospodarki. Opierając się na wnioskach z badania, za pomocą graficznych oznaczeń (symbol kciuka skierowanego w górę lub w dół)
wyróżniono w tekście poradnika przykłady dobrych praktyk oraz wskazano na najczęściej popełniane błędy. Badania, zrealizowane w 20 małopolskich gminach, ujawniły brak
w wielu urzędach procedur obsługi inwestorów. Ilustracją wyników badań jest wykres
przedstawiający procent realizacji standardów obsługi inwestora w zbadanych gminach.
Pokazuje on, że zaledwie w 3 z 20 zbadanych małopolskich urzędów procent realizacji
standardów obsługi wyniósł 80% lub więcej. W 9 gminach nie zrealizowano natomiast
nawet 60% standardów.
11
Poradnik dla gmin
Wykres 1. Procent realizacji przyjętych w badaniu standardów obsługi inwestora w 20 zbadanych małopolskich gminach
Źródło: Raport z badania pt. „Poziom obsługi inwestora zagranicznego w Małopolsce” zrealizowanych w 2009 r.
Poradnik składa się z sześciu rozdziałów, które obrazują następujące po sobie etapy
obsługi inwestora. Analizę standardów obsługi rozpoczyna opis procesu przygotowania
i wdrożenia strategii proinwestycyjnej wraz z omówieniem działalności instytucji wspierających władze samorządowe w kontaktach z inwestorami. Główna część poradnika prezentuje metody opracowania oferty inwestycyjnej oraz standardy obsługi informacyjnej
inwestorów, formy kontaktu, organizację spotkań oraz przedstawienie oferty. Końcowy
rozdział poświęcony jest omówieniu negocjacji i obsługi poinwestycyjnej.
Treść poradnika skupia się na głównych obszarach obsługi inwestora i nie obejmuje
pełnego zakresu elementów związanych z tą tematyką. Dlatego opracowanie uzupełnione zostało o bibliografię, która umożliwi samodzielne pogłębianie wiedzy dotyczącej analizowanych zagadnień.
12
1. Przygotowanie
strategii działań
proinwestycyjnych
1. Przygotowanie strategii działań
proinwestycyjnych
Rola władz gminy w procesie podejmowania decyzji o lokalizacji inwestycji
O wyborze lokalizacji inwestycji decydują w pierwszym rzędzie czynniki twarde, jak
położenie geograficzne, dostępność komunikacyjna, wielkość rynków zbytu oraz jakość
i koszt siły roboczej. Jednak także elementy miękkie, w tym jakość obsługi inwestora oraz
zachęty oferowane inwestorom przez władze gminne, stanowią istotny czynnik determinujący napływ inwestycji. Co więcej, niechętne nastawienie władz lokalnych może tworzyć
na tyle „zły klimat” do prowadzenia interesów, że gmina przegrywa w konkurencji z lokalizacją teoretycznie mniej atrakcyjną, lecz bardziej przyjazną inwestorom. Rolę jakości obsługi inwestorów w procesie podejmowania decyzji lokalizacyjnej ilustruje Tabela 1.
Tabela 1. Wpływ wybranych czynników na wybór miejsca inwestycji według inwestorów (odsetek wskazań na bardzo duży i duży wpływ czynnika). Wyróżniono czynniki, na które bezpośredni wpływ mają władze samorządowe.
Czynnik lokalizacji
Bliskość głównych dróg
Współpraca władz gminy
Dogodne położenie w stosunku do odbiorców
Pozytywne nastawienie ludzi wobec pracy
Niskie koszty pracy
Łatwość pozyskania wykwalifikowanych robotników
Dostępność szczegółowej informacji o terenie
Łatwość pozyskania wysoko kwalifikowanych specjalistów
Bliskość przyszłej lub obecnej autostrady
Niskie ceny ziemi
Dobre warunki ekologiczne
Niewielka skłonność do strajków
Dostępność specjalistycznych usług dla firm
Bliskość granicy
Pozytywne doświadczenia firm inwestujących wcześniej w danym miejscu
Dostępność tanich budynków
Brak wojowniczo nastawionych organizacji związkowych
Bliskość zaopatrzenia w surowce, materiały lub części
Dostępność usług zaspokajających potrzeby pracowników firmy
Ocena
inwestorów
73,6
66,0
64,2
61,5
58,8
56,6
54,9
51,0
46,2
46,0
42,0
36,7
32,7
32,1
29,4
29,4
29,2
28,3
26,5
Źródło: Opracowanie na podstawie Jarczewski W., 2007, Pozyskiwanie inwestorów do gmin, Wolters Kluwer Polska,
Warszawa, s. 44.
15
Poradnik dla gmin
Praktyka gmin osiągających sukcesy w pozyskiwaniu inwestorów pokazuje, że podstawą
aktywności proinwestycyjnej jest wola i zaangażowanie władz jednostki samorządu lokalnego. Często to osobowość liderów aktywizuje budowę systemu działań, umożliwiających
rozwój przedsiębiorczości w gminie. Pozyskiwanie inwestorów to zwykle proces długofalowy i wymagający wielokierunkowych działań ze strony władz samorządowych. W konsekwencji sukces uzależniony jest także od stabilności władzy w gminie i ciągłości działań
proinwestycyjnych w kolejnych kadencjach. Pozytywne nastawienie władz samorządowych
do pozyskiwania inwestorów i aktywność lokalnych liderów, jak pokazuje przykład kilku małopolskich gmin, jest niezbędnym czynnikiem sukcesu. Błędem bywa przekonanie, że posiadana oferta inwestycyjna jest na tyle atrakcyjna, że wypromuje się sama.
Założenia strategii proinwestycyjnej
Etapy budowy strategii proinwestycyjnej
Pierwszym krokiem do pozyskania inwestora jest sformułowanie wpisującej się w strategię lokalnego rozwoju gospodarczego wizji proinwestycyjnej polityki gminy. Strategia
powinna określać konieczne działania i wskazywać pożądane cele. Podstawą wyznaczenia kierunku strategii proinwestycyjnej jest określenie potencjału gminy, oczekiwanych
w związku z pojawieniem się inwestorów korzyści oraz wskazanie istniejących ograniczeń
i sposobów ich przezwyciężenia.
Budowę strategii proinwestycyjnej rozpoczyna określenie celu planowanych działań
proinwestycyjnych. Podstawą są odpowiedzi na pytania o przyszłość gminy:
Czy celem jest pozyskanie inwestycji przemysłowych czy rozwój usług turystycznych?
Czy przyciągnięcie inwestora z branży przemysłowej nie zaszkodzi wizerunkowi gminy
turystycznej?
Czy gmina spełni wymagania dotyczące wielkości terenu inwestycyjnego, czy konieczne jest sprofilowanie oferty na potrzeby mniejszych przedsięwzięć?
Jaką perspektywę rozwoju akceptują mieszkańcy i lokalni przedsiębiorcy?
Kształt długofalowej strategii musi wynikać z odpowiedzi na te i inne pytania dotyczące wizji
rozwoju jednostki samorządu terytorialnego. Kwestie sporne lokalny samorząd powinien poddać konsultacjom społecznym, aby ograniczyć ryzyko konfliktów związanych z pojawieniem
się w gminie nowego podmiotu gospodarczego. Należy określić priorytety rozwoju lokalnego
– głównymi korzyściami z przyciągnięcia inwestora mogą być redukcja bezrobocia lub aktywizacja lokalnej gospodarki, a nie bezpośrednie wpływy z podatku od nieruchomości.
Kolejnym krokiem jest wyznaczenie mocnych i słabych stron gminy oraz szans i zagrożeń, czyli wykonanie analizy SWOT1 (patrz: Tabela 2). Wokół mocnych stron i szans roz1
Analiza SWOT – technika analityczna służąca porządkowaniu informacji, stanowiąca pierwszy etap analizy strategicznej. Polega na posegregowaniu posiadanych informacji na cztery kategorie: mocne strony (wszystko, co stanowi atut analizowanego przedmiotu), słabe
strony (wszystko, co stanowi słabość analizowanego przedmiotu), szanse (wszystko, co stwarza dla analizowanego przedmiotu szansę
korzystnej zmiany) oraz zagrożenia (wszystko, co stwarza dla analizowanego przedmiotu niebezpieczeństwo niekorzystnej zmiany).
Mocne i słabe strony stanowią czynniki wewnętrzne, natomiast szanse i zagrożenia – czynniki zewnętrzne.
16
Przygotowanie strategii działań proinwestycyjnych
wojowych będzie można budować strategię promocji gminy. Podaż terenów inwestycyjnych, tak w kraju, jak i w województwie, jest dość duża, należy zatem wyznaczyć dziedziny, będące podstawą przewagi konkurencyjnej nad innymi oferentami. Do dziedzin takich
należą: ceny lub charakter nieruchomości, dostępność taniej siły roboczej, przygotowanie
zawodowe potencjalnej kadry pracowniczej, oferta ulg i zachęt inwestycyjnych, jakość infrastruktury transportowej, położenie geograficzne warunkujące dostępność rynków zbytu, dostaw surowców itp. Każda z tych dziedzin może być także słabością i ujawniać braki
oraz ograniczenia lokalnej oferty.
Mocne i słabe strony oraz cele stanowią podstawę wyznaczenia działań niezbędnych
do zbudowania atrakcyjnej dla inwestora oferty, oszacowania kosztów ich realizacji oraz
określenia perspektywy czasowej, w której działania zostaną zrealizowane.
Strategia proinwestycyjna gminy powinna być skorelowana z aktualną Strategią
Rozwoju Województwa Małopolskiego (tekst dokumentu dostępny na stronie internetowej www.malopolskie.pl).
Tabela 2. Przygotowanie strategii promocji gminy wobec inwestorów – analiza SWOT.
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
Czynniki wewnętrzne
(mocne i słabe strony)
Koszt, kwalifikacje i podaż na lokalnym rynku pracy
Ceny oraz podaż nieruchomości w gminie
Lokalne przedsiębiorstwa
Ośrodki badawczo-rozwojowe
Lokalne usługi transportowe
Infrastruktura
Lokalny rynek zbytu
Stan środowiska naturalnego
Struktura gospodarki
Warunki życia
Lokalne warunki szkoleniowe
Stosunek władz lokalnych do inwestycji zagranicznych
Stosunek społeczności lokalnych do inwestycji
zagranicznych
−
−
−
−
−
−
−
−
−
Czynniki zewnętrzne
(szanse i zagrożenia)
Stabilność polityczna
Transport międzynarodowy
Rynki krajowe
Przepisy celne i podatkowe
Działający w Polsce inwestorzy
zagraniczni
Sytuacja makroekonomiczna kraju
Warunki polityczne i ekonomiczne
do inwestowania
Stosunek władz centralnych do
inwestycji zagranicznych
Stosunek Polaków do inwestycji
zagranicznych
Źródło: Wolff J., (2004), Inwestorzy i samorząd. Wzajemne oczekiwania (prezentacja PPT), www.zmp.poznan.pl.
Dokumenty strategiczne gminy
Na podstawie określonych celów działań proinwestycyjnych opracowany zostaje lokalny program rozwoju. Jego powstanie jest istotne z promocyjnego punktu widzenia,
będąc wyrazem zainteresowania władz gminy potrzebami przedsiębiorców zarówno
funkcjonujących, jak i rozważających inwestycje na obszarze gminy. Dzięki niemu działania lokalnych władz nabierają charakteru planowego, możliwe staje się też poznanie planów potencjalnych inwestorów.
17
Poradnik dla gmin
Kolejny istotny dokument to plan zagospodarowania przestrzennego. Brak planu
może prowadzić do uznaniowości decyzji budowlano-inwestycyjnych, a długie oczekiwanie na wydanie decyzji administracyjnej może doprowadzić do spadku zainteresowania
prowadzeniem inwestycji na terenie gminy, a nawet do całkowitej rezygnacji z danej lokalizacji.
Zachęty dla inwestora ze strony władz gminy – wsparcie organizacyjno-administracyjne oraz ulgi podatkowe
Atrakcyjność inwestycyjna nieruchomości w znacznym stopniu zależy od jasnej sytuacji własnościowej. W wielu przypadkach inwestorzy wolą prowadzić negocjacje z gminą,
będącą prawnym dysponentem nieruchomości, niż z grupą właścicieli prywatnych (konsekwencją rozdrobnienia gruntów w województwie małopolskim jest częste występowanie
tej drugiej sytuacji). Zdarza się, że samorządy, przygotowując ofertę, skupują grunty, łącząc
je w większą całość. Oferowanie dużych nieruchomości „w jednym kawałku” jest często warunkiem koniecznym rozpoczęcia rozmów o pozyskaniu inwestycji zagranicznych. Scalanie
gruntów jest działaniem perspektywicznym, wymagającym znacznych nakładów finansowych, a ponadto obciążonym ryzykiem, gdyż może okazać się niewystarczające dla pozyskania inwestora. Nie wszystkie grunty warto skupować, czasem dla podniesienia atrakcyjności gruntów wystarczy deklaracja właścicieli o chęci ich zbycia po określonej cenie.
Pojawiającym się błędem jest przekonanie władz lokalnych, że jeśli gmina
nie posiada własnych terenów, to nie ma szans na pozyskanie inwestorów i nie musi
przejawiać aktywności w kontaktach z nimi (wiąże się to z omówionym problemem
zaangażowania władz gminnych w lokalny rozwój gospodarczy).
Wśród czynników, na które wpływ mają władze lokalne, najważniejszym elementem
branym pod uwagę przez potencjalnych inwestorów przy podejmowaniu decyzji lokalizacyjnej są z pewnością gminne inwestycje w rozwój infrastruktury technicznej (patrz:
Rysunek 1).
Inwestorzy, szczególnie zagraniczni, zazwyczaj poszukują gruntów w pełni przygotowanych do zainwestowania i spełniających szereg kryteriów istotnych z punktu widzenia
planowanego przedsięwzięcia. W konsekwencji atrakcyjność oferty ściśle związana jest
z przeznaczeniem nieruchomości wynikającym z zapisów miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego i z samym faktem uchwalenia planu. Przed przedstawieniem
oferty inwestorowi należy dokładnie określić potencjał obszaru i zakres możliwego wsparcia inwestycji.
Ważnym i często oczekiwanym przez inwestorów elementem wsparcia procesu inwestycyjnego jest udzielanie ulg podatkowych (patrz: Tabela 3).
18
Przygotowanie strategii działań proinwestycyjnych
Rysunek 2. Wpływ władz samorządowych na czynniki wyboru lokalizacji inwestycji.
korzystne położenie
Waga dla
inwestora
podaż siły roboczej
infrastruktura
techniczna
telekomunikacja
połączenia komunikacyjne
fachowa siła robocza
obiekty produkcyjne i biurowe
lokalne zachęty
podatkowe
wcześniejsza współpraca inwestora
z polskimi partnerami
jakość obsługi
w urzędzie
stosunek władz
lokalnych do BIZ
bliskość granic
duży rynek zbytu w regionie
mała konkurencja ze strony firm
lokalnych
podaż i dostęp do surowców
Niski/a
doświadczenia
innych spółek
nastawienie mieszkańców
do inwestycji zagranicznych
Wysoki
ceny surowców
Wpływ władz samorządowych na dany czynnik
Źródło: Rola PAIiIZ w pozyskiwaniu inwestorów zagranicznych (prezentacja PPT), za: Dziemianowicz, 1998, coi.wrotapodlasia.pl.
Tabela 3. Oczekiwania inwestorów wobec władz lokalnych (odsetek odpowiedzi twierdzących
po zaokrągleniu do pełnych wartości).
Oczekiwania
Udzielanie ulg podatkowych
Rozwijanie infrastruktury technicznej
Tworzenie planów rozwoju lokalnego
Rozwijanie infrastruktury społecznej
Działania na rzecz ochrony środowiska naturalnego
Pomoc w znalezieniu partnerów biznesowych
Inwestorzy
zagraniczni
89
73
38
32
27
27
Inwestorzy
krajowi
85
64
19
26
30
68
Źródło: Matuszczak-Szulc I., Rola samorządu w kreowaniu lokalnej polityki gospodarczej subregionu. Doświadczenia
Ostrowa Wielkopolskiego (prezentacja PPT), www.rsi-wielkopolska.pl za: Dziemianowicz W., 2007, Konkurencyjność
miast w świetle klimatu inwestycyjnego i relacji władz lokalnych z inwestorami zagranicznymi, Turawa k. Opola.
Oczekiwania inwestorów, dotyczące ulg w podatkach lokalnych, są przejawem chęci
obniżenia kosztów działalności, choć wysokość zwolnień udzielanych przez władze lokalne jest zwykle niewielka, szczególnie z punktu widzenia dużych firm i międzynarodowych
korporacji. Uwzględnienie tego elementu w strategii inwestycyjnej jest jednak często
traktowane jako wyznacznik stosunku władz do potencjalnych inwestorów. Szczegółowe
informacje na temat zachęt podatkowych, jakie zaoferować mogą potencjalnym inwestorom władze samorządowe, znajdują się w Rozdziale 3, podrozdział ‘Oferta ulg, zachęt
i ułatwień dla inwestorów’.
19
Poradnik dla gmin
Wysoka jakość obsługi inwestora w gminie
Usprawnienie realizacji procesów inwestycyjnych w gminie jest z perspektywy inwestora niezwykle istotne. Dotyczy to wszelkich przedsięwzięć związanych z przygotowaniem
warstwy informacyjno-promocyjnej oferty inwestycyjnej oraz standardów obsługi inwestora w urzędzie. Ta grupa działań przedstawiona została w dalszej części opracowania.
Na tworzenie przychylnej inwestorom atmosfery w gminie wpływ mają:
• deklaracja wsparcia władz gminy w zakresie poprawy stanu infrastruktury technicznej
na oferowanych inwestorowi terenach,
• poziom obsługi inwestora w urzędzie gminy,
• udzielanie ulg podatkowych oraz dodatkowej pomocy ułatwiającej prowadzenie
działalności gospodarczej,
• spójna wizja rozwoju gospodarczego gminy (plany rozwoju lokalnego) oraz
uchwalanie miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
• kształtowanie w mieszkańcach gminy pozytywnego nastawienia do napływu
inwestycji zagranicznych.
20
Przygotowanie strategii działań proinwestycyjnych
Podstawowe bariery inwestowania na obszarze gminy, wynikające z braku proinwestycyjnej polityki urzędów lokalnych, to:
• brak działań władz samorządowych w celu uregulowania stanu prawnego nieruchomości położonych w granicach gminy (np. w drodze wykupu działek od prywatnych
właścicieli),
• brak zachęt podatkowych oraz organizacyjno-administracyjnych ze strony władz lokalnych,
• brak pozytywnego nastawienia do inwestycji zagranicznych wśród władz gminy oraz
mieszkańców regionu.
21
Instytucje wspierające
pozyskiwanie
inwestorów
2. Instytucje wspierające pozyskiwanie
inwestorów
Zapytania inwestycyjne ze strony inwestorów zagranicznych rzadko kierowane są bezpośrednio do gmin. W kontaktach między inwestorem a lokalnymi władzami pośredniczą
zazwyczaj wyspecjalizowane instytucje: na poziomie krajowym Polska Agencja Informacji
i Inwestycji Zagranicznych (PAIiIZ), a na poziomie województw regionalne Centra Obsługi
Inwestora (COI). W Małopolsce COI funkcjonuje w ramach Małopolskiej Agencji Rozwoju
Regionalnego (MARR). Dodatkowo, w proces obsługi inwestora w małopolskich gminach,
w których funkcjonuje krakowska Specjalna Strefa Ekonomiczna (SSE), zaangażowany jest
Krakowski Park Technologiczny (KPT), powołany do zarządzania SSE. Każda z wymienionych instytucji posiada bazę ofert inwestycyjnych, obejmującą lokalizacje pozostające w zasięgu jej oddziaływania (PAIiIZ posiada oferty z całego kraju, MARR z WM, a KPT oferty typu
greenfield i brownfield2 zlokalizowane w krakowskiej SSE). Wizyta inwestora w gminie zwykle
stanowi ostatni etap rozpoznania możliwości lokalizacyjnych.
Poza wymienionymi wyżej instytucjami, w proces pozyskiwania inwestorów do małopolskich gmin zaangażowany jest również Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie (WUP)
oraz instytucje działające na szczeblu lokalnym. Rolę poszczególnych podmiotów w tym
procesie omówiono poniżej.
Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych
PAIiIZ jest agendą rządową, do której głównych zadań należy udzielanie informacji na temat otoczenia prawno-gospodarczego podmiotom planującym prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce oraz przeprowadzenie potencjalnych inwestorów przez wszystkie etapy
procesu inwestycyjnego (od pomocy w wyborze lokalizacji, po ułatwienie kontaktu z władzami
gmin, na których terenie znajdują się interesujące inwestora grunty / nieruchomości).
Gminy stanowią dla PAIiIZ główne źródło informacji o dostępnej ofercie terenów typu
greenfield i brownfield. Jako podmiot obsługujący przede wszystkim dużych inwestorów
zagranicznych, Agencja jest zainteresowana jedynie dobrze przygotowanymi ofertami terenów inwestycyjnych i powierzchni biurowych z obszarów zapewniających wyszkoloną
kadrę potencjalnych pracowników. Od gmin PAIiIZ oczekuje przygotowania szczegóło2
Greenfields – tereny jeszcze nie przygotowane lub posiadające tylko podstawową infrastrukturę, które są przeznaczone pod
inwestycje dla celów przemysłowych. W dosłownym tłumaczeniu to budowanie nowych fabryk i zakładów „na zielonym polu”,
czyli od podstaw.
Brownfields – obszary uprzednio wykorzystywane, np. pod budowę, przez przemysł lub zastosowania komercyjne. Obszary
brownfields mogą zawierać nieruchomości przeznaczone dla celów przemysłowych.
25
Poradnik dla gmin
wej oferty według określonych wytycznych, tzn. opracowania formularza informacyjnego
„site check list” i/lub formularza dla hal w języku angielskim wraz z załącznikami w postaci map terenu i zdjęć działek. Po otrzymaniu tych materiałów przedstawiciele PAIiIZ
przeprowadzają wizję lokalną, weryfikując informacje zamieszczone w przesłanych przez
gminę formularzach (podobna procedura audytu działek ma miejsce w przypadku ofert
nadsyłanych do MARR oraz KPT). Podczas wizyty w gminie audytorzy zbierają także informacje dodatkowe, które mogą okazać się przydatne podczas kontaktów z potencjalnymi
inwestorami (np. plany związane z uzbrojeniem terenu czy innymi gminnymi projektami
infrastrukturalnymi, jak np. budowa oczyszczalni ścieków). Zweryfikowane oferty trafiają
do internetowej bazy InfoBase, dostarczającej inwestorom szybkiej informacji na temat
możliwości lokalizacyjnych zgodnych z wymogami ich projektu.
Wsparcie PAIiIZ dla gmin w zakresie obsługi inwestorów
PAIiIZ – samodzielnie lub we współpracy z regionalnymi COI – prowadzi szkolenia dla
przedstawicieli gmin w zakresie wypełniania formularzy informacyjnych oraz profesjonalnej organizacji wizyt inwestorów w gminach, włączając informacje na temat występujących różnic kulturowych, jakich można się spodziewać podczas spotkania z przedsiębiorcą należącym do innego kręgu kulturowego. Dodatkowo, pracownicy Agencji pomagają
podczas organizacji wizyty inwestora w gminie, dbając o dobre przygotowanie lokalnych
władz do rozmów z inwestorem oraz o zapewnienie ich sprawnego przebiegu.
Małopolska Agencja Rozwoju Regionalnego
Regionalne Centrum Obsługi Inwestora w ramach MARR jest ważną instytucją wspierającą proces pozyskiwania inwestorów do gmin. Stanowi pierwszy punkt kontaktu dla
przedsiębiorców poszukujących lokalizacji pod przyszłą inwestycję na terenie województwa. Do zadań tej instytucji należy zapewnienie informacji o aktualnych ofertach inwestycyjnych w regionie (przez stronę internetową www.businessinmalopolska.pl3) oraz ciągłe
doskonalenie obsługi projektów inwestycyjnych w województwie. MARR intensywnie
współpracuje z PAIiIZ, wspomagając w obsłudze zgłaszających się tam inwestorów oraz
prowadzi samodzielnie obsługę inwestorów poszukujących wsparcia w zakresie wyboru lokalizacji pod inwestycję bezpośrednio na szczeblu regionalnym. Pracownicy MARR
– podobnie jak pozostałych regionalnych COI – są szkoleni przez PAIiIZ i mają zapewnione
stałe wsparcie merytoryczne ze strony Agencji.
Wsparcie MARR dla gmin w zakresie obsługi inwestorów
Poza wsparciem oferowanym inwestorom, MARR służy pomocą władzom lokalnym, dążąc do podniesienia jakości obsługi projektów inwestycyjnych. Pomoc dla samorządów za3
Więcej informacji na temat projektu „Business in Małopolska” znajduje się w jednym z kolejnych podrozdziałów.
26
Instytucje wspierające pozyskiwanie inwestorów
czyna się już na etapie tworzenia oferty inwestycyjnej. Zazwyczaj przyjmuje ona postać konferencji i szkoleń, podczas których osoby odpowiedzialne w gminie za obsługę inwestorów
mogą otrzymać wskazówki, jak przejść przez skomplikowany proces opracowania oferty4.
Pracownicy MARR pozostają ponadto do dyspozycji gmin, udzielając indywidualnych porad.
To MARR jest zwykle odpowiedzialny za opiekę nad inwestorem na kolejnym etapie
projektu inwestycyjnego – podczas wizyty w wybranych gminach. Osoby wyznaczone do obsługi danego projektu inwestycyjnego po stronie Agencji zapewniają klientowi kompleksową obsługę, obejmującą między innymi przekazanie kompletu informacji
na temat proponowanej lokalizacji, dowiezienie do gminy oraz objazd po wybranych
działkach. Pracownicy Agencji dysponują sprzętem do prowadzenia prezentacji (laptopy, rzutniki) oraz opracowanymi wzorami prezentacji regionu i warunków inwestowania w Małopolsce i wspomagają przedstawicieli gminy biorących udział w spotkaniu.
Zadaniem przedstawicieli władz lokalnych w sytuacji, gdy inwestor wizytuje ich gminę
w asyście ekspertów MARR, jest przygotowanie bardziej szczegółowych informacji na temat gminy. Również w tym elemencie obsługi inwestora gminy mogą liczyć na wsparcie
ze strony Departamentu Obsługi Inwestora MARR. Co ważne w przypadku inwestorów
zagranicznych, pracownicy MARR asystujący inwestorowi podczas wizyty w gminie biegle
posługują się językiem angielskim. Dzięki wyszkoleniu specjalistów spotkania z potencjalnymi inwestorami są profesjonalnie przygotowane, więc kontakt z Agencją jest zalecany
także, gdy podmiot zainteresowany inwestowaniem zgłasza się bezpośrednio do gminy,
z pominięciem MARR. W takich sytuacjach gminy mogą liczyć na wielowymiarową pomoc
ze strony Departamentu Obsługi Inwestora w MARR.
Krakowski Park Technologiczny i Krakowska Specjalna Strefa
Ekonomiczna
KPT to spółka posiadająca status Parku Technologicznego, wspierająca rozwój technologiczny, rozwój przedsiębiorczości, promująca innowacyjność i nowe technologie
w województwie. Z punktu widzenia opracowania bardziej istotne jest jednak to, że pełni
funkcję zarządcy krakowskiej SSE, stanowiącej ważne narzędzie wspomagające proces
pozyskiwania inwestorów.
Specjalna Strefa Ekonomiczna to teren uprzywilejowany pod względem podatkowym – przedsiębiorcy funkcjonujący w strefie są uprawnieni do zwolnień w podatku
dochodowym CIT lub PIT, przyznawanych na podstawie zezwolenia wydawanego przez
zarządcę Strefy5. Wysokość pomocy publicznej jest uzależniona od wysokości ponoszo4
Przykładem tego rodzaju wsparcia jest organizowane corocznie przez MARR Małopolskie Forum Inwestycyjne (w 2010 roku
odbędzie się jego czwarta edycja), podczas którego przedstawiciele urzędów gmin mogą zapoznać się między innymi z dobrymi
praktykami w zakresie obsługi inwestora.
5
Działalność specjalnych stref ekonomicznych w Polsce reguluje ustawa z 20 października 1994 roku o specjalnych strefach
ekonomicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2007 r., nr 42, poz. 274; ustawa z 30 maja 2008 r. o zmianie ustawy o specjalnych strefach
ekonomicznych Dz. U. z 2008 r., nr 118, poz. 746). Teksty dostępne na stronie www.sse.krakow.pl.
27
Poradnik dla gmin
nych przez przedsiębiorcę nakładów z tytułu nowo utworzonych miejsc pracy (liczonych
jako dwuletnie koszty pracy nowozatrudnionych pracowników) lub z tytułu realizacji
nowego projektu inwestycyjnego (nakłady inwestycyjne na grunty, budynki, budowle
oraz maszyny i urządzenia) oraz od wielkości firmy rozpoczynającej działalność w strefie.
W Województwie Małopolskim prawo do największej pomocy mają firmy małe – 70% wysokości nakładów. Firmom średnim i dużym oferowane są zwolnienia podatkowe do wysokości – odpowiednio – 60 i 50% nakładów. Pomoc publiczna może być odbierana w postaci niepłaconego podatku dochodowego do końca funkcjonowania strefy, czyli w świetle aktualnie obowiązujących uregulowań prawnych do 31 grudnia 2020 roku6. W praktyce
przedsiębiorca nie płaci podatku dochodowego aż do chwili wyczerpania kwoty pomocy,
wyliczonej na podstawie poniesionych nakładów inwestycyjnych lub kosztów utworzenia
nowych miejsc pracy.
Pomoc publiczna oferowana jest wszystkim przedsiębiorstwom uruchamiającym
na terenie SSE nową inwestycję, o ile spełnia ona kryteria kwalifikacyjne. Specjalna Strefa
Ekonomiczna przeznaczona jest dla firm z sektora tradycyjnego przemysłu, z wyjątkiem
m.in. wytwarzania materiałów wybuchowych, produktów tytoniowych, alkoholowych
oraz prowadzenia ośrodków gier. Zezwolenie na działalność w strefie mogą ponadto uzyskać niektóre firmy z sektora usług, działające w takich branżach jak informatyka, badania
i rozwój w dziedzinie nauk przyrodniczych i technicznych, rachunkowość, księgowości,
badania i analizy techniczne, centra telefoniczne. Aby otrzymać zezwolenie na prowadzenie działalności w strefie, przedsiębiorca musi zadeklarować poniesienie określonych nakładów inwestycyjnych (minimum 100 000 euro) lub utworzenie określonej liczby nowych
miejsc pracy w wyznaczonym okresie. Co ważne z punktu widzenia stabilności rozwoju
gmin, w których funkcjonuje SSE, firma korzystająca z pomocy publicznej jest zobowiązana do prowadzenia działalności gospodarczej na terenie strefy przez co najmniej 5 lat,
3 lata w przypadku małych i średnich firm, a w przypadku korzystania ze zwolnień podatkowych z tytułu utworzenia nowych miejsc pracy do utrzymania tychże również przez
okres minimum 5 lat, a 3 lata w przypadku małych i średnich firm7.
Zarówno realizacja celów strategicznych, związanych ze statusem Parku
Technologicznego (powstawanie innowacyjnych przedsiębiorstw, usprawnianie transferu
technologii, inicjowanie współpracy między przemysłem a środowiskiem naukowym), jak
pełnienie funkcji zarządcy krakowskiej SSE, wiążą się z koniecznością poszukiwania inwestorów, szczególnie w uznawanych za priorytetowe branżach wysokich technologii. KPT
oferuje podmiotom zainteresowanym inwestowaniem w strefie dostęp do bazy terenów
zlokalizowanych w 19 podstrefach na terenie województw małopolskiego i podkarpa6
Patrz: Rozporządzenie Rady Ministrów z 15 grudnia 2008 r. w sprawie krakowskiej specjalnej strefy ekonomicznej, Dz. U. z 2008 r.,
nr 232, poz. 1552. Tekst dostępny na stronie www.sse.krakow.pl.
7
Szczegółowe uregulowania dotyczące kryteriów, jakie spełniać musi przedsiębiorstwo, aby korzystać z pomocy publicznej
w specjalnej strefie ekonomicznej oraz wysokości oferowanej pomocy, znajdują się w Rozporządzeniu Rady Ministrów z 10 grudnia 2008 r. w sprawie pomocy publicznej udzielanej przedsiębiorcom działającym na podstawie zezwolenia na prowadzenie
działalności gospodarczej na terenach specjalnych stref ekonomicznych, Dz. U. z 2008 r., nr 232, poz. 1548. Tekst dostępny na
stronie www.sse.krakow.pl.
28
Instytucje wspierające pozyskiwanie inwestorów
ckiego (wykaz stref na stronie www.businessinmalopolska.pl) oraz kompleksową obsługę
projektu inwestycyjnego. Posiadanie terenu w SSE jest uznawane za sposób podnoszenia
atrakcyjności inwestycyjnej gmin oraz za istotny element wspierający ich promocję proinwestycyjną, dlatego zainteresowanie objęciem działek strefą stale wzrasta. Warunkiem
objęcia terenów gminnych (oraz – pod pewnymi warunkami – terenów prywatnych zlokalizowanych na terenie gminy) jest odpowiednia uchwała rady gminy.
Wsparcie KPT dla gmin w zakresie obsługi inwestorów
W momencie włączenia terenów do SSE gmina zyskuje poważnego partnera, wspierającego ją w procesie przygotowania oferty inwestycyjnej oraz późniejszej jej promocji.
Podobnie jak Departament Obsługi Inwestora MARR, KPT prowadzi działania zmierzające
do zwiększenia poziomu wiedzy o procesie inwestycyjnym i wzrostu świadomości proinwestycyjnej urzędników szczebla lokalnego. Samodzielnie lub we współpracy z MARR
oraz UMWM spółka realizuje szkolenia i konferencje, na których prezentowane są dobre
praktyki w zakresie przygotowania ofert i obsługi procesu inwestycyjnego. Specjaliści
z KPT pozostają do dyspozycji pracowników gminy w razie pojawiających się problemów
lub wątpliwości.
KPT aktywnie współpracuje z władzami lokalnymi podczas wizyt inwestora w gminie.
Jeśli inwestor w poszukiwaniu lokalizacji pod inwestycję zgłasza się do KPT (lub jest tam kierowany przez PAIiIZ), spółka oferuje mu kompleksową obsługę w zakresie zbliżonym do zakresu usług oferowanych przez MARR, a więc obejmującą dostarczenie kompletu informacji
na temat proponowanych działek, pomoc techniczną (samochód, komputery, rzutniki), a także prezentację na temat zasad funkcjonowania SSE i korzyści wynikających z prowadzenia
działalności gospodarczej na jej terenie. Ze względu na skomplikowaną materię zagadnień
związanych z funkcjonowaniem w SSE, gminy zachęcane są do kontaktu z KPT nawet wtedy,
gdy inwestor zgłasza się bezpośrednio do nich, z pominięciem instytucji pośredniczących.
Obecność przedstawiciela spółki w trakcie spotkań z inwestorami należy uznać za dobrą
praktykę w zakresie obsługi podmiotów planujących zainwestowanie w strefie. Organizując
spotkanie z inwestorem, pracownicy KPT często kontaktują się także z MARR, która na spotkaniu przedstawia prezentację na temat regionu. Dzięki tej współpracy przedstawicielom
samorządu lokalnego pozostaje opracowanie informacji na temat gminy, choć także w tym
zadaniu mogą liczyć na pomoc kompetentnej kadry KPT.
Centrum Business in Małopolska
Projekt Business in Małopolska stanowi unikalną w skali kraju platformę współpracy instytucji zajmujących się obsługą inwestora i eksportera. Projekt realizowany jest wspólnie
przez MARR, UMWM oraz KPT, dzięki czemu następuje unifikacja procesu inwestycyjnego
– powstał jeden punkt, w którym inwestor lub eksporter uzyskać może pakiet informacji
udostępnianych przez instytucje biorące udział w projekcie. Poza ciągłym podnoszeniem
29
Poradnik dla gmin
standardów obsługi inwestorów i eksporterów, celem projektu jest promocja potencjału
gospodarczego Małopolski oraz wsparcie małopolskich przedsiębiorców w zakresie działalności eksportowej.
Liderem projektu jest MARR, zaangażowany w przygotowanie kompleksowej bazy
wiedzy o potencjale inwestycyjnym Małopolski (nieruchomości, kapitał ludzki, wsparcie inwestycji) oraz w promocję gospodarczą regionu na arenie międzynarodowej. Baza
nieruchomości publikowana jest na stronie internetowej www.businessinmalopolska.pl.
Oferty dostępne są w dwóch wersjach językowych: polskiej i angielskiej. Wskazywaną
w ofertach osobą do kontaktu jest pracownik MARR, więc naturalną dla inwestora drogą
jest poszukiwanie szczegółowych informacji na temat interesujących go terenów właśnie
w tej instytucji. Jej renoma, prowadzenie aktywnej promocji regionu oraz pełnienie funkcji pierwszego punkt kontaktu dla potencjalnych inwestorów w Małopolsce stanowi gwarancję dotarcia oferty inwestycyjnej do szerokiego kręgu zainteresowanych inwestycjami przedsiębiorstw. Można przyjąć, że MARR dysponuje pełną informacją na temat ofert
inwestycyjnych zlokalizowanych na terenie województwa – gminy chętnie zgłaszają się
do Agencji z informacją o posiadanych gruntach, uważając ten kanał promocji za bardzo
atrakcyjny.
Poza publikacją oferty inwestycyjnej w bazie internetowej, Centrum Business in
Małopolska dysponuje możliwościami wielowymiarowego wsparcia procesu obsługi inwestora w gminach.
Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie
Dostępność wykwalifikowanych pracowników coraz częściej odgrywa ważną rolę
w podejmowaniu decyzji o lokalizacji nowego przedsięwzięcia. Regiony mogą wykorzystywać ten fakt do budowy przewagi konkurencyjnej nad innymi potencjalnymi lokalizacjami w kraju. Konieczne jest jednak nie tylko ciągłe gromadzenie informacji na temat
regionalnego zasobu kapitału ludzkiego, lecz również ich przepływ między podmiotami
zaangażowanymi w proces obsługi inwestora. Pomocne analizy prowadzone są przez
funkcjonujące przy WUP Małopolskie Obserwatorium Rynku Pracy i Edukacji. Instytucja
ta pełni także rolę centrum koordynacyjnego działającego od maja 2008 roku projektu
„Partnerstwo na rzecz świadczenia usług dla inwestorów pozyskujących kadry oraz usług
outplacementowych”. Celem projektu jest stworzenie skoordynowanego i partnerskiego
systemu udzielania potencjalnym inwestorom informacji, dotyczących przede wszystkim
dostępności kadr, dostępnych form wsparcia publicznego w zakresie rekrutacji i szkolenia
pracowników oraz możliwości finansowania niektórych form wsparcia ze środków publicznych.
Po podpisaniu deklaracji współpracy, w skład sieci partnerskiej wejść mogą jednostki, chcące aktywnie świadczyć usługi na rzecz inwestorów pozyskujących kadry, takie jak
Powiatowe Urzędy Pracy (PUP), Akademickie Biura / Centra Karier, organizacje zrzeszające
30
Instytucje wspierające pozyskiwanie inwestorów
przedsiębiorców i pracodawców, firmy doradcze, agencje zatrudnienia, agencje rozwoju regionalnego i lokalnego oraz jednostki samorządu lokalnego. Dzięki uczestnictwu
w projekcie urzędy gmin mogą liczyć na kompleksowe wsparcie w zakresie obsługi przedsiębiorcy planującego rozpoczęcie działalności na ich terenie, daleko wykraczające poza
kwestie związane z regionalnym i lokalnym rynkiem pracy.
Wsparcie dla gmin w zakresie pozyskiwania inwestorów
Gminy uczestniczące w projekcie mają możliwość udziału w szkoleniach dostarczających wiedzy na temat pozyskiwania inwestorów. Szkolenia obejmują takie tematy jak:
badania atrakcyjności inwestycyjnej obszaru i elementy marketingu terytorialnego, strefy
aktywności ekonomicznej i ich znaczenie dla pozyskiwania inwestorów, przygotowanie
oferty z uwzględnieniem rynku pracy i zasobów ludzkich, elementy negocjacji z inwestorem zagranicznym i znaczenie różnic kulturowych, przygotowanie i prowadzenie prezentacji dotyczącej warunków i możliwości inwestowania.
Inne organizacje lokalne wspierające proces pozyskiwania
inwestorów do gmin
Poza wymienionymi wyżej największymi i najprężniej działającymi na rzecz pozyskiwania inwestorów podmiotami, na terenie WM istnieje kilka lokalnych instytucji, które – najczęściej z racji zarządzania funkcjonującymi w ich regionie parkami technologicznymi czy
31
Poradnik dla gmin
przemysłowymi oraz podstrefami SSE – aktywnie wspierają gminy w promocji terenów
inwestycyjnych. Gdy tereny gminne zostaną włączone w obszar Parku lub lokalnej podstrefy SSE, gmina może liczyć na wielowymiarową pomoc w zakresie obsługi projektów inwestycyjnych, począwszy od etapu tworzenia oferty inwestycyjnej, przez promocję oferty,
aż do etapu obsługi inwestora. Wykaz małopolskich instytucji lokalnych zaangażowanych
w proces pozyskiwania inwestorów do gmin przedstawia Tabela 4.
Tabela 4. Instytucje lokalne wspierające proces pozyskiwania inwestorów do gmin.
Lp.
1
Nazwa instytucji
Agencja Rozwoju Małopolski
Zachodniej SA w Chrzanowie
www.armz.pl
2
Centrum Biznesu Małopolski
Zachodniej w Oświęcimiu
www.cbmz.pl
3
4
Tarnowski Klaster Przemysłowy SA
www.tkp.com.pl
Tarnowska Agencja Rozwoju
Regionalnego SA
www.tarr.tarnow.pl
5
Sądecka Agencja Rozwoju
Regionalnego SA
www.sarr.com.pl
6
Gorlicki Ośrodek Wspierania
Przedsiębiorczości
www.gowp.prv.pl
Źródło: Opracowanie własne CEM.
32
Działania związane z pozyskiwaniem
inwestorów
Zarządzanie terenami ChrzanowskoTrzebińskiego Parku Przemysłowego
Zarządzanie Parkiem Przemysłowym GaliciaSilesia, prowadzenie bazy danych wolnych
terenów inwestycyjnych obejmujących również
tereny Miejskiej Strefy Aktywności Gospodarczej
„Nowe Dwory” w Oświęcimiu
Zarządzanie 4 parkami przemysłowymi
zlokalizowanymi na terenie Tarnowa,
administrowanie tarnowską podstrefą
krakowskiej SSE
Zarządzanie Tarnowskim Parkiem NaukowoTechnologicznym oraz (wraz z Gminą Wojnicz)
Zielonym Parkiem Przemysłowym w Wojniczu
Tworzenie internetowego Banku Informacji
Inwestycyjnej o działkach położonych na
terenach powiatu nowosądeckiego oraz miasta
Nowy Sącz, a także gmin ościennych
Pozyskiwanie Inwestorów dla Obszaru
Przemysłowego Gorlice SSE „Euro-Park Mielec”
oraz ich obsługa
Instytucje wspierające pozyskiwanie inwestorów
W procesie obsługi inwestorów gminy mogą korzystać z kompleksowej pomocy
ze strony instytucji centralnych (PAIiIZ), regionalnych (MARR, KPT, WUP) i lokalnych.
W pierwszej kolejności zalecany jest kontakt z centrum koordynacyjnym
Business in Małopolska, łączącym doświadczenia instytucji zaangażowanych w obsługę
inwestora na terenie województwa – MARR, KPT oraz UMWM. Dane kontaktowe są
dostępne na stronie www.businessinmalopolska.pl.
Przedstawiciele instytucji wspierających pozostają do dyspozycji gmin
w przypadku wątpliwości związanych z przygotowaniem oferty lub obsługą procesu
inwestycyjnego. Ich pomoc jest darmowa.
33
3. Oferta
promocyjno-inwestycyjna
3. Oferta promocyjno-inwestycyjna
Cele oferty inwestycyjnej
W relacjach z potencjalnymi inwestorami wygrywają gminy aktywne, starające się zaprezentować jako atrakcyjne miejsce lokalizacji inwestycji. Działania promocyjne są przede wszystkim sposobem komunikowania się z wieloma potencjalnymi, choć nieznanymi
inwestorami, mającymi jednak konkretne potrzeby.
Celem promowania gminy powinno być zbudowanie takiego wizerunku, jaki mają silne marki towarów. Owe wizerunki posiadają z reguły trzy właściwości:
Po pierwsze, potencjał rozwojowy. Chodzi o zaprezentowanie gminy w taki sposób,
aby podkreślić jej ciągły rozwój, podnoszenie jakości życia, aktywność władz samorządowych, jakość infrastruktury czy jakość funkcjonowania administracji. Konieczne jest wyeksponowanie na stronie internetowej gminy otrzymanych nagród i wyróżnień za gospodarność czy pozytywnych ocen dotyczących funkcjonowania samorządu i administracji,
a także danych statystycznych, potwierdzających, z odpowiednim komentarzem, rozwój
gminy.
Po drugie, nowoczesność. Należy przedstawiać gminę jako nowoczesną, wskazując
na stały wzrost poziomu życia mieszkańców w zakresie edukacji, kwalifikacji zawodowych, warunków mieszkaniowych, stanu komunikacji, oraz na nowoczesność działań administracji, wspierającej mieszkańców w tych obszarach życia.
Po trzecie, zaufanie obywateli i obecnych w gminie przedsiębiorców do lokalnej administracji.
Podstawowym celem oferty inwestycyjnej jest zwrócenie uwagi potencjalnego inwestora na zalety prowadzenia działalności na terenie gminy. Podaż terenów inwestycyjnych
w Polsce znacznie przekracza popyt, zwłaszcza w okresie światowego kryzysu gospodarczego. Stąd zadaniem oferty, obok dostarczenia obiektywnych informacji, na podstawie
których inwestor będzie w stanie ocenić, na ile spełnione będą jego oczekiwania, jest
przekonanie inwestora, że gmina posiada cechy, które czynią tereny w niej zlokalizowane
bardziej atrakcyjnymi w porównaniu do oferty konkurencji.
Kolejnym celem oferty jest zaprezentowanie urzędu jako odpowiedzialnego i profesjonalnie przygotowanego partnera biznesowego. Oferta inwestycyjna stanowi najczęściej
pierwszy krok w kontaktach z inwestorami i jest wizytówką władz samorządowych. Na jej
podstawie inwestorzy kształtują swoje wyobrażenia o możliwych scenariuszach przyszłej
współpracy.
Oferta powinna przynajmniej w podstawowym zakresie określać preferowane przez
władze gminy typy inwestycji. Przy jej przygotowaniu należy zwrócić uwagę na kwestie
wynikające z przyjętej strategii rozwoju gospodarczego – jakiego rodzaju inwestycji ocze-
37
Poradnik dla gmin
kują władze gminy, jaką skalę, przedmiot i zakres inwestycyjny umożliwia potencjał gminy
oraz jakiego typu przedsięwzięcia są nie do zaakceptowania z punktu widzenia przeznaczenia oferowanego terenu i interesu lokalnej społeczności?
Zakres zainteresowań potencjalnego inwestora nie ogranicza się wyłącznie do bezpośredniej lokalizacji inwestycyjnej i związanej z nią infrastruktury, ale istotne są także czynniki dodatkowe, jak np. logistyka, jakość i dostępność zasobów ludzkich, jakość obsługi
inwestora w urzędzie, a nawet dostępność terenów wypoczynkowych oraz infrastruktury
rekreacyjnej. Inwestor szuka miejsca, w którym przez długie lata prowadzić będzie działalność, zatrudniać lokalnych pracowników, z którym wiązać będzie perspektywy rozwoju prowadzonego biznesu. Oferta nie może dotyczyć wyłącznie perspektywy „tu i teraz”,
ale musi odnosić się do przyszłości, czyli możliwości rozwojowych gminy – rozwoju infrastruktury transportowej, komunalnej, rekreacyjnej, inwestycji w edukację, kulturę czy
ochronę zdrowia. Atrakcyjną lokalizację stanowi gmina, która się rozwija, jest sprawnie
zarządzana, w której myśli się o przyszłości i takie wrażenie powinien odnieść inwestor
zapoznając się z ofertą.
Ważne jest wyznaczenie planowanych kanałów promocji oferty. Zależą one od posiadanych przez urząd możliwości aktywnej promocji i samodzielnego dotarcia do potencjalnych inwestorów. Jeśli są one ograniczone, pozostaje realizacja działań promocyjnych
za pośrednictwem instytucji zewnętrznych, takich jak PAIiIZ czy regionalne COI.
Przygotowując ofertę inwestycyjną warto uwzględnić następujące zalecenia:
• celem inwestora jest osiągnięcie zysku, a zlokalizowanie przedsięwzięcia na obszarze
gminy ma umożliwić realizację tego celu,
• należy podkreślać przewagi konkurencyjne oferty gminy,
• należy przedstawić konkretne działania obrazujące wsparcie władz samorządowych
dla procesów inwestycyjnych,
• należy wskazać inwestorowi konkretne korzyści, które odniesie wybierając ofertę
gminy,
• należy przedstawić dodatkowe korzyści wynikające z zainwestowania na obszarze
gminy.
System Informacji Inwestycyjnej
W celu skutecznego pozyskiwania inwestorów urzędy gmin muszą dysponować aktualnymi ofertami inwestycyjnymi. Na ofertę inwestycyjną składają się wszystkie dane, możliwe
do zebrania w urzędzie gminy lub za pośrednictwem innych instytucji. Jednym z rozwiązań,
38
Oferta promocyjno-inwestycyjna
pozwalających na sprawne zarządzanie informacją, jest stworzenie w urzędzie gminy jednolitego Systemu Informacji Inwestycyjnej, identyfikującego kanały ich pozyskiwania.
Za gromadzenie, aktualizację i przygotowanie danych w ramach Systemu Informacji
Inwestycyjnej odpowiadają wybrani pracownicy urzędu. Wdrożenie Systemu wymaga zaangażowania pracowników kilku wydziałów. Aby zapewnić sprawne działanie, powołany
zostać może tzw. koordynator Systemu, który będzie zbierać dane tak z wydziałów urzędu, jak i od instytucji zewnętrznych. Zadaniem koordynatora jest ponadto zarządzanie
działaniami innych wydziałów w celu pozyskania wymaganych informacji. Funkcja koordynatora Systemu umożliwia zorganizowanie obsługi inwestora tak, aby potrzeby związane z procesem inwestycyjnym mogły być realizowane przez jednego urzędnika, pełniącego funkcję opiekuna inwestora. Urzędnik ten jest pośrednikiem w kontaktach inwestora
z wydziałami urzędu zaangażowanymi w proces inwestycyjny, władzami samorządowymi
oraz instytucjami zewnętrznymi (dostawcami mediów, urzędem pracy itp.).
Istnieje wiele form opracowania informacji (patrz ramka). Skuteczne działania promocyjne opierają się na kilku instrumentach, wśród których wymienić należy stronę internetową urzędu, formularze informacyjne terenów / obiektów inwestycyjnych opracowane
według wzoru PAIiIZ oraz różnego rodzaju materiały promocyjne.
Najpopularniejsze formy materiałów promocyjnych wykorzystywanych w kontaktach
z inwestorem:
• ulotka: materiał promocyjny o niewielkiej objętości i ograniczonej zawartości
informacyjnej, mający na celu przekazanie zarysu oferty inwestycyjnej,
• folder informacyjny: materiał promocyjny o rozbudowanej zawartości informacyjnej,
obejmujący większość potencjalnie przydatnych inwestorowi szczegółowych danych
na temat możliwości inwestycyjnych,
• oferta na CD: materiał promocyjny, którego zawartość może być zbliżona
do zawartości folderu, stwarzający jednak możliwości wykorzystania technik
wizualnych oraz audio-wizualnych (grafiki, animacji, dźwięku),
• biuletyn: rodzaj niskonakładowego, przygotowywanego cyklicznie (częściej niż raz
w roku) wydawnictwa, prezentującego aktualne wydarzenia gospodarcze na rynku
lokalnym i regionalnym,
• sprofilowana oferta inwestycyjna: oferta przygotowana na potrzeby konkretnego
inwestora, prezentująca informacje istotne z punktu widzenia potrzeb określonego
przedsięwzięcia.
Źródło: opracowanie własne
Wybór odpowiednich instrumentów zależy od zakresu i celu realizowanych działań
promocyjnych oraz od budżetu jednostki samorządowej. Można jednak wskazać minimalny zakres narzędzi promocyjnych, które powinny tworzyć warstwę informacyjną Systemu
39
Poradnik dla gmin
Informacji Inwestycyjnej i być wykorzystywane w każdej jednostce samorządu terytorialnego.
Jednym z narzędzi Systemu jest specyfikacja oferowanych terenów oraz nieruchomości, która powinna zostać przygotowana dla każdej oferty (terenu inwestycyjnego typu
„greenfield” lub obiektów „brownfield”) w postaci formularza informacyjnego PAIiIZ (zwanego potocznie „formatką”). Formularz ten stanowi główne źródło informacji dla inwestora i dzięki zastosowaniu jednolitego arkusza danych istnieje możliwość porównania
ofert inwestycyjnych w obrębie jednej jednostki terytorialnej oraz na tle innych lokalizacji. Pozostałymi składowymi warstwy informacyjnej Systemu Informacji Inwestycyjnej
są dane ze strony internetowej oraz folder informacyjny, dostarczający szerszej informacji
na temat inwestowania w gminie oraz pozwalający na sprofilowanie danych na potrzeby konkretnego inwestora. Charakterystyka gminy wraz z najważniejszymi informacjami
na temat oferowanych nieruchomości powinna zostać przygotowana także w postaci
prezentacji multimedialnej, która posłuży do przedstawienia oferty w trakcie spotkania
z potencjalnymi inwestorami. Wymaganym narzędziem są ponadto materiały umożliwiające wizualne przedstawienie oferowanych terenów czy nieruchomości oraz dokumenty poświadczające oferowane przez władze samorządowe ulgi, zachęty czy ułatwienia
(uchwały, listy intencyjne, zobowiązania). Dodatkowym elementem Systemu mogą stać
się wszelkie inne materiały promocyjne (broszury, katalogi, ulotki), które są w posiadaniu
większości urzędów gminnych.
Podsumowując warstwę informacyjną, System Informacji Inwestycyjnej w urzędzie
tworzyć mogą następujące narzędzia:
− formularze informacyjne przygotowane dla każdej oferty według wzoru PAIiIZ,
− informacje dla inwestorów umieszczone na stronie internetowej urzędu,
− folder informacyjny dla inwestorów uzupełniony o sprofilowaną ofertę inwestycyjną,
− multimedialna prezentacja wykorzystywana podczas spotkań z inwestorami,
− materiały umożliwiające obrazowe przedstawienie oferty,
− dokumenty poświadczające oferowane przez władze samorządowe ulgi, zachęty,
ułatwienia,
− inne materiały promocyjne urzędu.
Schemat Systemu Informacji Inwestycyjnej został przedstawiony na Rysunku 2.
Analizowany System powinien charakteryzować się kilkoma atrybutami, które stanową o jego przydatności. Informacje w nim zawarte powinny być:
Aktualne – informacje w Systemie muszą być poddawane aktualizacji z wyznaczoną częstotliwością (minimum raz w roku). Aktualizacji wymagają też bieżące zmiany –
na przykład pojawienie się nowych terenów inwestycyjnych lub zmiany w infrastrukturze
komunikacyjnej związane np. z oddaniem do użytku nowej drogi lub nowego odcinka
autostrady w województwie.
Rzetelne i wiarygodne – wszystkie dane zawarte w Systemie powinny być sprawdzone i pochodzić z wiarygodnego źródła.
40
Oferta promocyjno-inwestycyjna
Rysunek 3. Schemat Systemu Informacji Inwestycyjnej
Informacje
ze źródeł
zewnętrznych
Informacje
z wydziałów
urzędu
Władze
samorządowe
Koordynator
Systemu
Inwestor
Oferta ulg
i ułatwień
Strategia
inwestycyjna
Warstwa informacyjna
Strona internetowa
Formularze PAIiIZ
Folder
informacyjny
Prezentacja
multimedialna
Inne materiały
promocyjne
COI, PAIiIZ
Inwestor
Źródło: opracowanie własne
Wyczerpujące – System powinien umożliwiać dotarcie do informacji z różnych dziedzin.
Informacje te nie muszą być bezpośrednio włączone do aktualnych broszur informacyjnych,
powinny być natomiast rozpoznane kanały szybkiego dotarcia do wymaganych przez inwestora informacji (np. informacje na temat poziomu i struktury bezrobocia w sąsiednim powiecie).
System powinien być elastyczny – struktura Systemu musi umożliwiać rozbudowę
lub modyfikację. Na przykład, w przypadku pojawienia się niestandardowych oczekiwań
informacyjnych ze strony inwestora, konieczne będzie rozbudowanie broszury informacyjnej o kolejne dane.
Brak procedur związanych z aktualizowaniem informacji powoduje, że
w ofertach inwestycyjnych pojawiają się dane nieaktualne, które mogą wprowadzać
inwestorów w błąd, np. dane dotyczące bezrobocia lub informacje dotyczące otoczenia
oferowanej nieruchomości. Należy pamiętać nie tylko o aktualizowaniu materiałów
dostępnych w urzędzie, ale również formularzy informacyjnych przegotowywanych dla
instytucji pośredniczących w pozyskiwaniu inwestorów, zwłaszcza że pracownicy tych
instytucji cyklicznie dokonują audytów jakości informacji zawartych w formularzach.
41
Poradnik dla gmin
Biorąc pod uwagę, że budowa Systemu Informacji Inwestycyjnej wspomagać ma pozyskiwanie inwestorów zarówno krajowych, jak i zagranicznych, wymagane jest, aby informacje dostępne były w polskiej i w angielskiej wersji językowej. W przypadku formularza
informacyjnego PAIiIZ dostarczenie wersji anglojęzycznej jest działaniem wymaganym,
natomiast dla informacji na stronie internetowej, folderu informacyjnego i materiałów
promocyjnych, jest to zalecane. Należy rozważyć zlecenie przygotowania wersji obcojęzycznej materiałów profesjonalnemu biuru tłumaczeń z uwagi na możliwość pojawienia
się w materiale informacyjnym specjalistycznego słownictwa branżowego (lub przynajmniej zlecić korektę przetłumaczonego tekstu). Na tak przygotowanej wersji można będzie wprowadzać aktualizacje już we własnym zakresie.
Na wszystkich materiałach służących do komunikacji z inwestorem oraz na stronie
internetowej powinny zostać umieszczone jednolite elementy wizualizacji graficznej.
Zalecane jest wykorzystanie następujących logotypów:
− logo Województwa Małopolskiego (Załącznik nr 3),
− logo programu Business in Małoposka (Załącznik nr 3),
− logo gminy.
Logo województwa małopolskiego powinno być umieszczane w materiałach zawsze
na pierwszym miejscu po lewej stronie, a jego rozmiar powinien gwarantować czytelność
zawartego w logo napisu. Logo województwa dostępne jest w dwóch wariantach w wersji
do stosowania na rynku polskim (z napisem „Małopolska”) oraz w wersji do stosowania
na rynkach zagranicznych (z napisem „Małopolska REGION”).
Oferta ulg, zachęt i ułatwień dla inwestorów
Szerszego ujęcia w ofercie inwestycyjnej wymagają obowiązujące na terenie gminy
ulgi, zachęty i ułatwienia dla inwestorów. Typy pomocy i zachęt inwestycyjnych, którymi
dysponują władze jednostek samorządu terytorialnego, można podzielić na trzy główne
grupy: wspierające przedsięwzięcia inwestorów nakłady inwestycyjne gminy, instrumenty
obniżające koszty działalności inwestorów w perspektywie krótko- lub długoterminowej
oraz współpraca z inwestorem w procesie przygotowania i realizacji inwestycji.
Pierwsza grupa instrumentów związana jest z bezpośrednimi wydatkami samorządu
terytorialnego w infrastrukturę niezbędną do prowadzenia działalności gospodarczej: inwestycjami w instalacje komunalne, czyli np. sieć wodociągową czy kanalizacyjną, oraz
w infrastrukturę komunikacyjną wokół i/lub na terenie planowanej inwestycji. Działania
te mogą być prowadzone przed pojawieniem się inwestora, inną możliwością jest przygotowanie pakietu działań realizowanych po pojawieniu się inwestora.
W przypadku drugiej grupy instrumentów wsparcie oferowane inwestorom skutkuje
zmniejszeniem dochodów samorządu lokalnego powstających w wyniku prowadzenia
przez przedsiębiorców działalności gospodarczej na terenie gminy. Są to najczęściej ulgi
związane z obniżeniem maksymalnych, ustalonych przez Ministerstwo Finansów, stawek
42
Oferta promocyjno-inwestycyjna
podatku od nieruchomości lub rzadziej ulgi w zakresie podatku od środków transportu.
Obydwa rodzaje ulg uzależnione są od uchwały rady gminy. Zwolnienie z podatków lub
obniżenie stawek podatkowych są formami pomocy publicznej i stanowią element polityki proinwestycyjnej gminy. Wielkość pomocy uzależniona jest często od korzyści, które
niesie dla gminy planowana inwestycja, czyli np. liczby nowych miejsc pracy czy nakładów
inwestycyjnych.
Trzecią grupę instrumentów stanowią oferty pomocy inwestorowi w realizowanym
procesie inwestycyjnym: pomoc w załatwianiu formalności, negocjacje z właścicielami
nieruchomości, pośrednictwo w kontaktach z dostawcami mediów czy działania na rzecz
akceptacji planowanej inwestycji przez lokalną społeczność.
Władze samorządowe mogą budować ofertę wsparcia dla inwestorów również w oparciu o kooperację z innymi instytucjami. Jedną z możliwości jest współpraca, w ramach
programu przeciwdziałania bezrobociu, z powiatowymi urzędami pracy w organizacji
i dofinansowaniu szkoleń i sprofilowanych na potrzeby inwestora kursów dla przyszłych
pracowników.
Decyzja o wykorzystaniu tych instrumentów należy wyłącznie do władz gminy i jest
elementem polityki zachęt inwestycyjnych. Włączenie tych instrumentów do oferty inwestycyjnej stanowi podstawę budowy programu wspierania inwestycji. Założenia tego
programu powinny być istotnym składnikiem Systemu Informacji Inwestycyjnej i znaleźć
odzwierciedlenie we wszystkich elementach Systemu oraz stanowić istotny argument
w komunikacji z potencjalnymi inwestorami.
!
W niektórych urzędach, ze względu na założenia przyjętej strategii rozwoju
gospodarczego lub ograniczenia innej natury, władze samorządowe nie są w stanie
zapewnić wymiernej pomocy w postaci ulg lub zachęt. Jednak dla inwestora cenna
może być każda inicjatywa, choćby gwarancja pośrednictwa w negocjacjach
z dostawcami. Dlatego niezbędne jest informowanie nawet o najprostszych formach
wsparcia procesu inwestycyjnego ze strony urzędu.
Przygotowanie formularza informacyjnego PAIiIZ
Najważniejszymi informacjami dla inwestorów są dane dotyczące oferowanych przez
gminę nieruchomości. Jednym z podstawowych założeń realizowanego przez PAIiIZ
programu pozyskiwania inwestorów jest ujednolicenie zasad prezentowania ofert inwestycyjnych przez jednostki samorządu terytorialnego. Pozwala to na dostarczenie
potencjalnym inwestorom wyczerpujących informacji dotyczących danej lokalizacji oraz
na porównanie ofert. Służą temu wzory formularzy informacyjnych udostępnione przez
43
Poradnik dla gmin
PAIiIZ. Przygotowanie odrębnych formularzy wymagane jest dla każdego z oferowanych
terenów oraz dla każdej przeznaczonej na cele inwestycyjne nieruchomości. Formularze
powinny być wypełniane dla nieruchomości, które posiadają uregulowany status własnościowy, tzn. są własnością gminy lub posiadają deklarację właściciela co do celu i formy
ich udostępnienia lub sprzedaży.
Zastosowanie jednolitych formularzy pozwala na zamieszczenie ofert w bazach danych, prowadzonych przez regionalne COI. Oferty spełniające odpowiednie parametry
wielkościowe i jakościowe mogą zostać zakwalifikowane do, tworzonych z myślą o większych przedsięwzięciach inwestycyjnych, baz ofert inwestycyjnych PAIiIZ. Dotyczy to ofert
terenów posiadających aktualny plan zagospodarowania przestrzennego, niezanieczyszczonych, odlesionych i odrolnionych, o jasnej strukturze własności, z dostępem do mediów oraz skomunikowanych co najmniej z drogami wojewódzkimi. W przypadku hal produkcyjnych czy magazynowych istotny jest dobry stan techniczny obiektów.
Konstrukcja baz ofert inwestycyjnych COI i PAIiIZ umożliwia pracownikom tych instytucji, a także bezpośrednio inwestorom, wyszukiwanie nieruchomości według kryteriów
wielkości oraz lokalizacji. Informacje z formularzy stanowią w wielu przypadkach pierwszy kontakt potencjalnego inwestora z gminą, dlatego jakość ich przygotowania stanowić
może o sukcesie lub porażce oferty gminy.
Formularz musi zostać przygotowany w polskiej i angielskiej wersji językowej. Pomoc
w tłumaczeniu lub korekcie tekstu można otrzymać w regionalnym COI. Formularz dla terenu inwestycyjnego typu greenfield (Załącznik nr 1) składa się z następujących działów:
Nazwa i adres nieruchomości
Wypełnianie formularza rozpocząć należy od wskazania nazwy oferowanego terenu.
Nazwa ta nie powinna być wyłącznie numerycznym oznaczeniem z ewidencji gruntów
– choć numer ten powinien być jej członem składowym – lecz powinna nieść informację
o przeznaczeniu terenu. Dysponując na przykład działką pod działalność przemysłową,
można umieścić w nazwie informacje o tym rodzaju przeznaczenia lub wskazać obostrzenia dotyczące terenu (np. „nieuciążliwa działalność produkcyjna”), uzupełniając nazwę
o numer z ewidencji gruntów. W kolejnych rubrykach należy podać dokładny adres lokalizacji wraz ze wskazaniem powiatu i województwa.
Powierzchnia nieruchomości
W rubryce tej należy wskazać maksymalną dostępną powierzchnię działki wraz z wymiarami i opisem kształtu oraz zamieścić informację o zasadach podziału terenu i ewentualnych możliwościach powiększenia obszaru pod inwestycję (np. możliwości zakupu
lub dzierżawy okolicznych gruntów). Stąd konieczność charakterystyki terenów sąsiadujących z działką. Ich opis powinien zawierać informacje o statusie własnościowym, aktualnym sposobie ich wykorzystania oraz przeznaczeniu (zapisy planu zagospodarowania
przestrzennego, jeżeli został uchwalony) lub możliwych formach zagospodarowania.
Informacje dotyczące nieruchomości – cena działki
Gdy właścicielami gruntu są osoby prywatne lub podmioty gospodarcze, ustalenie
ceny jest stosunkowo proste. Gdy działka jest własnością gminy, skarbu państwa lub
44
Oferta promocyjno-inwestycyjna
państwowej agencji, o cenie decydują procedury przetargowe. Jednak i w tej sytuacji
wskazane jest podanie w formularzu ceny szacunkowej, bazującej na wycenach gruntów
o zbliżonych parametrach. Należy zastrzec, iż podana wycena ma charakter orientacyjny.
Cena jest na tyle ważnym element oferty, że mimo podania jedynie przybliżonej wartości,
powinna zostać umieszczona w ofercie. Umożliwi inwestorowi porównanie z innymi ofertami, a w niektórych przypadkach może być niezbędna do obliczenia wartości pomocy
publicznej, na którą może liczyć inwestor.
Informacje dotyczące nieruchomości – właściciel
Należy opisać status prawny nieruchomości z określeniem struktury własności. W uwagach w końcowej części formularza należy umieścić informacje dotyczące numeru i miejsca przechowywania Księgi Wieczystej oferowanej nieruchomości. Istotne może być
ustalenie oczekiwanej przez właścicieli formy udostępnienia nieruchomości inwestorowi.
Zwykle inwestorzy preferują zakup nieruchomości, choć możliwe są także dzierżawa czy
sprzedaż prawa wieczystego użytkowania. Jeżeli teren jest wykorzystywany przez osoby
trzecie, należy opisać formę prawną użytkowania i możliwości wypowiedzenia umowy
lub wskazać czas jej zakończenia.
Informacje dotyczące nieruchomości – aktualny plan zagospodarowania przestrzennego;
przeznaczenie w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego
Należy przedstawić wynikające z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego zapisy dotyczące przeznaczenia działki oraz ewentualne możliwości korekty planu.
W przypadku braku planu należy wskazać przewidywany termin jego uchwalenia.
Charakterystyka działki – klasa gruntów wraz z powierzchnią; różnica poziomów terenu;
obecne użytkowanie; budynki i zabudowania na terenie
Elementami mającymi wpływ na atrakcyjność działki są klasa bonitacyjna gruntów,
różnica poziomów terenu (między najwyższym i najniższym punktem działki) oraz obecność budynków. Jeżeli na działce są budynki, należy opisać ich obecne użytkowanie oraz
aktualny stan techniczny. Dobry stan techniczny może zwiększyć wartość oferty. Z drugiej strony inwestor może oczekiwać likwidacji na koszt obecnego właściciela obiektów
zrujnowanych i o niskiej jakości wykonania. Jeśli likwidacja zabudowań będzie należała
do przyszłego inwestora, należy określić szacunkowe koszty, gdyż zwiększają one wydatki
inwestycyjne.
Charakterystyka działki – zanieczyszczenia wód powierzchniowych i gruntowych; poziom
wód gruntowych; czy były prowadzone badania geologiczne terenu; ryzyko wystąpienia zalań lub obsunięć terenu; przeszkody podziemne; przeszkody występujące na powierzchni terenu; istniejące ograniczenia ekologiczne
W tej części wymagany jest opis ograniczeń, które dotyczą oferowanego terenu,
w szczególności stopnia i rodzaju zanieczyszczeń wód lub gleb, zagrożenia powodziowego, zagrożenia niestabilnością gruntu, wyrobiskami, tąpnięciami, przeszkód natury technicznej (np. rurociągów czy linii wysokiego napięcia na oferowanym terenie lub w jego
pobliżu), ograniczeń ekologicznych, kłopotliwego sąsiedztwa (np. wysypiska śmieci, zakładów emitujących zanieczyszczenia, generujących wysoki poziom hałasu czy nieprzy-
45
Poradnik dla gmin
jemne zapachy). Należy także zamieścić informacje o obecność na działce drzew, ich wieku oraz możliwościach i kosztach ich wycięcia. W przypadku występowania ograniczeń,
należy wskazać metody i koszty ich usunięcia bądź zabezpieczenia przed negatywnymi
skutkami ich oddziaływania. Ważnym elementem są również ograniczenia budowlane
– maksymalny udział zabudowy działki, maksymalna wysokość budynków, konieczność
wyznaczania stref ochronnych, odległość od najbliższej zabudowy mieszkaniowej, itp.
Połączenia transportowe – droga dojazdowa do terenu; autostrada / droga krajowa; porty
rzeczne i morskie; kolej; bocznica kolejowa; najbliższe lotnisko międzynarodowe; najbliższe
miasto wojewódzkie
Należy opisać sposób i jakość skomunikowania terenu z infrastrukturą drogową, odległość i sposób dojazdu do dróg wojewódzkich / autostrad, odległość od portów rzecznych
i morskich zlokalizowanych w granicach 200 km, odległość i lokalizację bocznic i dworców kolejowych, odległość i lokalizację najbliższych międzynarodowych lotnisk i dużych
ośrodków miejskich.
Istniejąca infrastruktura – elektryczność, gaz, woda, kanalizacja, oczyszczalnia ścieków,
sieć telekomunikacyjna
Zakres uzbrojenia działki jest jednym z najważniejszych elementów oferty, stąd istotna
jest specyfikacja parametrów mediów, a jeżeli któreś z mediów jest niedostępne, określenie możliwości i kosztów ich doprowadzenia. Opis infrastruktury powinien obejmować:
dostępność energii elektrycznej (w MW) lub możliwość jej doprowadzenia (odległość
przyłącza od granicy działki); dostępność lub możliwość doprowadzenia gazu ziemnego do celów przemysłowych (odległość przyłącza od granicy działki, dostępna wielkość,
średnica rur); dostępną ilość (w m3) lub możliwość doprowadzenia wody do celów przemysłowych (odległość przyłącza od granicy działki); kanalizację i możliwość odprowadzania ścieków; ewentualnie informację o parametrach oczyszczalni ścieków; sposobie
odprowadzenia wód deszczowych z działki.
Osoba przygotowująca ofertę i osoba do kontaktu
Gdy właścicielem terenu jest samorząd terytorialny, w końcowych rubrykach formularza należy podać pełne dane kontaktowe do pracownika urzędu, który może udzielić
wyczerpujących informacji na temat oferty. Raczej nie należy wskazywać najwyższych
władz, lecz pracowników bardziej dyspozycyjnych, ale równocześnie kompetentnych
w tej kwestii. Często inwestorzy odsyłani są z pytaniami o grunty do pracowników
wydziałów geodezji, którzy, choć posiadają informacje o działce, nie są przygotowani na kontakty z inwestorami. Właściwą osobą kontaktową jest koordynator Systemu
Informacji Inwestycyjnej, który może udzielić informacji nie tylko na temat parametrów
technicznych działki, ale również przybliżyć założenia strategii inwestycyjnej gminy
i inne informacje dotyczące prowadzenia działalności gospodarczej na terenie gminy.
Gdy właścicielem są podmioty lub osoby prywatne, umieszczenie ich danych w formularzu umożliwi inwestorowi bezpośredni kontakt w sprawie zakupu lub dzierżawy
działki. Należy dodać także dane kontaktowe pracownika urzędu, na wypadek, gdyby
konieczna była pomoc w negocjacjach.
46
Oferta promocyjno-inwestycyjna
Załączniki
Formularz PAIiIZ uzupełniają materiały dodatkowe: wizualizacje oferowanych przez
gminę terenów oraz uchwalone przez władze samorządowe instrumenty wsparcia inwestorów (np. kopia uchwały rady gminy o zwolnieniu inwestorów z podatków lokalnych). Wszystkie dołączone do formularza załączniki powinny zostać precyzyjnie opisane,
ze wskazaniem nieruchomości których dotyczą.
Odrębny formularz służy do opisania hal produkcyjnych i budynków, czyli ofert typu
brownfield (Załącznik nr 2). Jest on mniej rozbudowany w porównaniu z arkuszem dla inwestycji typu greenfield, a znaczna jego część pokrywa się z wcześniej omawianymi zagadnieniami. Informacje specyficzne dla hal i budynków dotyczą ich parametrów, czyli
wieku, powierzchni, wysokości, liczby kondygnacji, maksymalnej wytrzymałości posadzki.
Ponadto, istotne jest określenie stanu technicznego obiektów oraz daty i zakresu modernizacji, jeżeli miała ona miejsce.
Materiały umożliwiające obrazowe przedstawienie oferty
Dla każdej oferowanej nieruchomości należy przygotować komplet materiałów wizualizujących ofertę. Do materiałów takich zaliczają się:
− plany geodezyjne,
− schematy kanałów transportowych,
− zestawy zdjęć obrazujących różne ujęcia nieruchomości.
Jeżeli istnieje możliwość, tradycyjne zdjęcia należy uzupełnić zdjęciami lotniczymi,
na których można oznaczyć granice oferowanych nieruchomości oraz infrastrukturę
komunikacyjną wokół nich. Alternatywnie można przygotować wizualizacje bazujące
na zdjęciach satelitarnych dostępnych w portalach internetowych (np. Google Maps, Onet
Zumi). Przydatny jest zwłaszcza widok hybrydowy, łączący zdjęcie satelitarne z naniesioną
siatką dróg.
Wizualny element oferty można wzbogacić o kolorowe mapy gminy,
przedstawiające lokalizację oferowanych nieruchomości i opis ich otoczenia. Mapy
te przedstawiać mogą istniejącą i planowaną infrastrukturę, ważniejsze zrealizowane
inwestycje, kluczowe instytucje i obiekty oraz położenie gminy na komunikacyjnej
mapie regionu wraz z zaznaczonymi odległościami i czasem dojazdu do lotnisk,
głównych dróg i miast.
47
Poradnik dla gmin
Folder informacyjny dla inwestorów
Forma folderu
Przygotowanie folderu informacyjnego dla inwestorów, choć jest tylko działaniem zalecanym, może mieć kluczowe znaczenie dla tworzenia skutecznego Systemu Informacji
Inwestycyjnej. Przekazanie sprofilowanego pod potrzeby inwestora folderu na wstępnym
etapie kontaktów jest istotnym elementem budowy wrażenia, że samorząd jest profesjonalnym partnerem w realizacji inwestycji.
Należy zastanowić się nad formą, jaką powinien mieć folder informacyjny, aby zapewniał dobrą promocję oferty inwestycyjnej, a jednocześnie umożliwiał jej aktualizację i profilowanie pod kątem konkretnych inwestorów. Urzędy dysponujące większym budżetem
promocyjnym mogą zlecić przygotowanie folderu profesjonalnej firmie zewnętrznej.
Praktycznym rozwiązaniem ze względu na konieczność aktualizacji danych jest przygotowanie przez pracowników urzędu edytowalnej formy, np. w postaci dokumentu tekstowego, i przesyłanie go potencjalnym inwestorom w formacie pliku PDF lub dostarczanie
go w formie papierowej estetycznie zszytego lub zbindowanego.
Dobrze przygotowany folder inwestycyjny, oprócz odpowiednich informacji, powinien posiadać czytelną strukturę graficzną. Konieczne jest zadbanie o estetyczną stronę
tego materiału. Zilustrowanie folderu elementami graficznymi: zdjęciami, planami, wykresami czy schematami, wzbogaci jego wygląd i uzupełni inne dane. Wyboru zdjęć, przygotowania map czy schematów oraz ich odpowiedniego rozmieszczenia w ofercie (tak,
by korespondowały z jej treścią i uatrakcyjniały wygląd), można dokonać samodzielnie,
choć przydatna może być pomoc profesjonalnego grafika. Folder informacyjny nie jest
materiałem reklamowym, lecz nośnikiem informacji przydatnych inwestorowi, zachowane więc muszą zostać odpowiednie proporcje między formą a zawartą w nim treścią.
Folder informacyjny nie może być zbyt rozbudowany. Powinien być raczej podręcznym kompendium wiedzy o gminie, a nie opracowaniem na jej temat. Objętość kilku
do kilkunastu stron wydaje się być, z punktu widzenia wstępnych potrzeb informacyjnych
inwestora, objętością optymalną.
Folder informacyjny – informacje uniwersalne
Folder informacyjny musi być materiałem poręcznym, umieszczone w nim informacje
powinny być wyczerpujące, ale możliwie syntetyczne. Jego celem jest przede wszystkim
przyciągnięcie inwestora, stąd wymagane jest odpowiednie zaakcentowanie informacji
– np. jeżeli gmina oferuje przede wszystkim tereny pod produkcję przemysłową, to rys
historyczny gminy nie powinien dominować nad opisem infrastruktury transportowej.
Folder podzielić można na dwa działy. Pierwszy dotyczy informacji ogólnych na temat
gminy, przydatnych z punktu widzenia każdego potencjalnego inwestora, drugi potrzeb
informacyjnych konkretnego inwestora, dla którego przygotowana jest oferta.
Poniżej przedstawiony został podstawowy zakres informacyjny, który powinien
znaleźć się w pierwszym dziale folderu. Nie wszystkie punkty są adekwatne w każdej
48
Oferta promocyjno-inwestycyjna
sytuacji (np. lista przedsięwzięć inwestorów zagranicznych nie dotyczy gmin, w których dotychczas nie realizowano takich inwestycji), ale większość ma charakter uniwersalny.
Ogólne informacje – główne informacje o gminie zawierające położenie geograficzne i administracyjne; krótka charakterystyka gminy wraz z rysem historycznym; określenie
specyfiki regionu, elementów wyróżniających; charakterystyka demograficzna ludności
(liczba mieszkańców, struktura płci, wieku, wykształcenia, specyfika zawodowa, jeżeli występuje); najważniejsze pobliskie ośrodki miejskie.
Lokalizacja gminy ze szczególnym naciskiem na dostępność transportową – opis
kanałów transportowych; odległość i skomunikowanie z drogami krajowymi, drogami
szybkiego ruchu, autostradami, bocznicami / dworcami kolejowymi, lotniskami, portami
rzecznymi; plany w zakresie rozwoju infrastruktury transportowej regionu.
Opis infrastrukturalny gminy – media i infrastruktura transportowa na terenie gminy, plany w zakresie rozwoju infrastruktury komunalnej i transportowej; plany zagospodarowania przestrzennego i ich główne założenia.
Komunikacja publiczna – skomunikowanie gminy z najważniejszymi pobliskimi
ośrodkami miejskimi; opis komunikacji publicznej w regionie, z którego potencjalnie
mogą rekrutować się pracownicy.
Główne atrakcje i oferta dotycząca warunków bytowych w gminie – krótka prezentacja najciekawszych lokalnych wydarzeń kulturalnych, rozrywkowych lub sportowych; możliwości w zakresie rekreacji, walory środowiska naturalnego; infrastruktura
wypoczynkowa, rekreacyjna, sportowa; zabytki, ciekawe miejsca; podstawowe parametry
dotyczące infrastruktury noclegowej, gastronomii (hotele, restauracje) z określeniem jakości świadczonych usług; warunki mieszkaniowe.
Dane dotyczące edukacji – liczba szkół podstawowych, średnich i wyższych; wyszczególnienie klas np. o profilu zawodowym wraz z opisem kierunków kształcenia i corocznej liczby absolwentów; informacje na temat instytucji szkoleniowych; dostępność
opieki przedszkolnej.
Zrealizowane i planowane przedsięwzięcia inwestorów zagranicznych – lista inwestycji zagranicznych zlokalizowanych lub planowanych na terenie gminy wraz z krótką
charakterystyką.
Ważniejsze zrealizowane i planowane przedsięwzięcia inwestorów krajowych
– lista najważniejszych przedsięwzięć inwestorów krajowych zlokalizowanych lub planowanych na terenie gminy wraz z krótką charakterystyką.
Instytucje otoczenia biznesu – określenie dostępności na terenie gminy lub w najbliższym regionie instytucji wspomagających prowadzanie działalności (banki, biura obsługi
prawnej, biura tłumaczeń, agencje HR, agencje reklamowe).
Charakterystyka demograficzna lokalnego rynku pracy – charakterystyka zawodowa mieszkańców gminy i dostępnych w okolicy zasobów pracowniczych; główni pracodawcy; poziom bezrobocia; struktura bezrobotnych ze względu na płeć, wiek, wykształcenie, profil zawodowy.
49
Poradnik dla gmin
Oferta ulg, zachęt i ułatwień dla inwestorów – opisanie głównych założeń programu wspierania inwestycji, jeżeli taki został uchwalony przez samorząd terytorialny; prezentacja możliwych form pomocy w budowie niezbędnej infrastruktury, w negocjacjach
z właścicielami nieruchomości, dostawcami mediów; opis możliwych ulg i zachęt oferowanych przez urząd gminy.
Lista adresowa – dane kontaktowe koordynatora Systemu Informacji Inwestycyjnej,
dane kontaktowe pracowników urzędu, do których inwestor może zwrócić się o dodatkowe informacje, dane kontaktowe potencjalnie przydatnych dla inwestora instytucji
(MARR, urząd pracy, instytucje branżowe, izby handlowe, dostawcy mediów).
Zawartość folderu – informacje sprofilowane na potrzeby konkretnego inwestora
Obok działu zawierającego informacje uniwersalne, folder inwestycyjny zawierać powinien ofertę sprofilowaną pod potrzeby konkretnego inwestora. Przygotowanie jej wymaga najczęściej, w sytuacji gdy potencjalny inwestor nie przedstawił konkretnych danych, uzyskania chociaż ogólnych informacji na temat np. wymagań infrastrukturalnych
planowanej inwestycji czy potrzeb w zakresie siły roboczej. Pracownicy centrum koordynacyjnego projektu Business in Małopolska mogą dostarczyć listę najczęstszych oczekiwań
inwestorów z konkretnego sektora lub zapoznać się z doświadczeniami gmin, w których
zlokalizowano zbliżony typ inwestycji. Dzięki tym danym można przygotować ofertę sugerującą potencjalnemu inwestorowi, że znane są jego potrzeby, a oferowana lokalizacja
z jego punktu widzenia jest najtrafniejsza.
Oferta dla konkretnego inwestora nie jest wyłącznie nośnikiem informacji, ale
powinna podkreślać przewagi konkurencyjne proponowanej lokalizacji w stosunku do
innych ofert, które z pewnością analizować będzie potencjalny inwestor.
Druga część folderu zawiera skonkretyzowane elementy oferty, z akcentem na korzyści, jakie odniesie inwestor lokalizując działalność w gminie. Przedstawiony poniżej zakres
informacyjny należy w jak największym stopniu sprofilować na potrzeby inwestora:
− oferta terenów inwestycyjnych z mapami, zdjęciami i specyfikacją przeznaczenia
w planie zagospodarowania przestrzennego (wraz z opisem ograniczeń wynikających z planu i zakresu możliwych zmian) oraz z danymi na temat struktury własności
wraz z szacunkowym kosztem zakupu,
− specyfikacja dostępności mediów i ewentualnych planów w zakresie inwestycji
w media na oferowanych terenach,
− prezentacja wykorzystania istniejącego układu komunikacyjnego dla potrzeb planowanej inwestycji, obejmująca opis typów i jakości dróg wraz z zarysowaniem
możliwych planów rozwojowych,
50
Oferta promocyjno-inwestycyjna
− określenie dostępnych zasobów pracowniczych w granicach 10-20 km oraz możliwości doszkolenia kadr lub odpowiedniego sprofilowania toku nauczania w placówkach podległych urzędowi wraz z, jeżeli występuje taka konieczność, prezentacją możliwości skomunikowania przyszłej inwestycji komunikacją publiczną,
− przedstawienie możliwych form pomocy ze strony urzędu w realizacji inwestycji
(udział w budowie infrastruktury, mediacja w negocjacjach z właścicielem terenu,
dostawcami mediów itp.) oraz ewentualnych ulg i ułatwień,
− prezentacja obecnych w regionie potencjalnych kontrahentów, podwykonawców,
dostawców (np. surowców, komponentów), klientów.
Często popełnianym błędem jest opisywanie w ofercie wszystkich dostępnych
nieruchomości, nawet tych, które z założenia nie będą spełniać oczekiwań inwestora.
„Przeładowuje” to ofertę zbędnymi danymi i tworzy wrażenie, że urzędnicy nie starali
się zapoznać z oczekiwaniami inwestora. Natomiast poinformowanie inwestora, że
analiza jego oczekiwań doprowadziła do wyboru dwóch-trzech najkorzystniejszych
nieruchomości sugeruje, że urząd interesuje się potrzebami inwestora i potrafi je
zaspokajać, co może być odczytane jako znak dobrej przyszłej współpracy.
Dobrą praktyką może być dołączenie do oferty podpisanego przez władze
gminy listu intencyjnego z poparciem dla planowanej inwestycji, określającego
gwarancje udzielenia pomocy w zakresie ustalonym przez lokalny samorząd.
Inne informacje
Oprócz wymienionych wcześniej informacji urząd powinien mieć dostęp do innych
szczegółowych danych, których przykłady wymienione zostały poniżej:
Stan gospodarki w gminie – struktura sektorowa lokalnych podmiotów gospodarczych; liczba aktywnych podmiotów gospodarczych; liczba prywatnych i publicznych
podmiotów gospodarczych; trendy w zakresie poszczególnych sektorów (wzrost lub spadek liczby pomiotów, zatrudnienia); opis działalności największych lokalnych firm wraz
z dynamiką ich rozwoju.
Struktura socjodemograficzna mieszkańców gminy – wielkość populacji i dynamika jej zmian w ciągu ostatnich kilkunastu lat w gminie i gminach okolicznych; struktura
płci i wieku populacji; przyrost naturalny; ludność w wieku produkcyjnym; średnia wielkość gospodarstwa domowego; średnie dochody rodziny; wskaźniki migracji i emigracji
wraz z podaniem przyczyn; ważniejsze grupy etniczne i religijne.
51
Poradnik dla gmin
Dane związane z poziomem edukacji – liczba szkół podstawowych, gimnazjów i szkół
ponadgimnazjalnych wszystkich typów wraz z liczbą klas i uczniów; liczba absolwentów
szkół ponadgimnazjalnych klas wszystkich typów; liczba i typy uczelni wyższych w regionie
wraz z liczbą absolwentów poszczególnych kierunków; struktura wykształcenia mieszkańców; liczba absolwentów lokalnych szkół ponadgimnazjalnych podejmujących studia wyższe; struktura osób z wykształceniem zawodowym ze względu na profil wykształcenia.
Dostępność siły roboczej – struktura lokalnego rynku pracy (gmina i okolice); główni
pracodawcy; poziom zatrudnienia w podziale na pracodawców publicznych i prywatnych;
profil zawodowy zatrudnionych; poziom płac; dostępność pracowników o określonych
kwalifikacjach (profilowane wykształcenie, znajomość języków obcych) w regionie; struktura bezrobotnych w podziale na płeć, wiek, wykształcenie, kwalifikacje, doświadczenie
zawodowe; charakter lokalnego bezrobocia (np. typowy okres pozostawania bez pracy);
możliwości i warunki dofinansowania szkoleń zawodowych.
Otoczenie i warunki prowadzenia biznesu – adresy, oferta i charakterystyka działalności lokalnych i regionalnych instytucji otoczenia biznesu (biura prawnicze, biura rachunkowe, biura tłumaczeń, instytucje finansowe, agencje HR, agencje reklamowe, firmy
konsultingowe, agencje nieruchomości, biura projektowe, firmy budowlane, firmy usługowe, dostawcy internetu i mediów, placówki służby zdrowia, usługi zdrowotne, ośrodki
szkoleniowo-konferencyjne, hotele, restauracje itp.); ceny i dostępność mediów, dostępność sieci telekomunikacyjnych i internetowych, ceny usług budowlanych, ceny zakupu
lub dzierżawy gruntów, wynajmu powierzchni biurowych i nieruchomości.
Źródła informacji
Przygotowanie informacji dla inwestorów wymaga odpowiedniej sprawozdawczości
wydziałów urzędu oraz współpracy z instytucjami zewnętrznymi. Główne źródła danych
to zasoby informacyjne wydziałów gminy, urząd statystyczny, urząd skarbowy, wojewódzki urząd pracy, powiatowy urząd pracy, ośrodek pomocy społecznej, terenowy bank danych, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego.
Tylko w części tych instytucji dane będą dostępne w formie, która umożliwia przedstawienie ich bezpośrednio inwestorowi, duża część danych wymaga opracowania przez pracowników właściwych instytucji.
Wymienione powyżej źródła to tzw. źródła wtórne, czyli dane bazujące na informacjach istniejących, zebranych wcześniej przez urząd. Ze względu na częsty brak danych
wtórnych to źródła pierwotne, czyli dane pochodzące z badań społecznych, przeprowadzanych najczęściej na reprezentatywnych próbach mieszkańców gminy, są jedynym
źródłem informacji, na bazie którego można podejmować decyzje. W przypadku kwestii
poziomu akceptowalności społecznej określonych zjawisk czy przedsięwzięć, realizacja
badań opinii mieszkańców jest niezbędna.
Ważnym źródłem informacji są zasoby internetu. W Tabeli 5 przedstawiono zestaw instytucji publikujących dane, które mogą być istotne dla inwestorów, wraz ze wskazaniem
odpowiednich linków do stron internetowych.
52
Oferta promocyjno-inwestycyjna
Tabela 5. Źródła informacji nt. regionów dostępne online
Lp.
1
Tytuł
GUS – Bank Danych
Regionalnych
Adres
www.stat.gov.pl
Zakładki:
Bank Danych
Regionalnych
Publikacje i
Opracowania
Zakres informacji
− dane nt. gospodarstw
domowych (NTS-2)
− dane nt. stanu ludności (NTS-5)
− dane nt. podmiotów
gospodarczych (NTS-2-NTS-5)
− dane nt. budownictwa (NTS-5)
− dane nt. aktywności
ekonomicznej ludności (NTS-2)
− dane nt. bezrobocia (NTS-4/
NTS-5)
− dane nt. turystyki (NTS-2-NTS-5)
2
Urząd Statystyczny w
Krakowie:
www.stat.gov.pl/krak
− inne dane
− dane społeczne i gospodarcze
na poziomie NTS-2
− dane dla miasta Krakowa
− Komunikaty o sytuacji
społeczno-gospodarczej
województwa
małopolskiego
− dane dla innych miast
województwa
− dane dla gmin
− Biuletyn Statystyczny
Miasta Krakowa
− Informatory statystyczne
(publikacje elektroniczne)
3
− Dane powiatowe
Wojewódzki Urząd Pracy
www.wup-krakow.pl
− informacje o podmiotach
gospodarczych, edukacji i rynku
pracy
− statystyka rynku pracy
4
5
6
Małopolskie Obserwatorium www.gospodarka.
Gospodarki
obserwatoria.
malopolska.pl
− badania i analizy dotyczące
sytuacji na rynku pracy
− analizy diagnozujące stan
regionalnej gospodarki
− analizy obrazujące wielkość
i charakter inwestycji
zagranicznych w Małopolsce
− analizy dotyczące działań w
zakresie polityki społecznej
realizowanych w Małopolsce
Małopolskie Obserwatorium www.
Polityki Społecznej
politykaspoleczna.
obserwatoria.
malopolska.pl
Małopolskie Obserwatorium www.politykarozwoju. − wskaźniki rozwoju społecznoPolityki Rozwoju
obserwatoria.
gospodarczego Małopolski
malopolska.pl
53
Poradnik dla gmin
Lp.
7
8
9
10
Tytuł
Adres
Małopolskie Obserwatorium www.rynekpracy.
Rynku Pracy i Edukacji
obserwatoria.
malopolska.pl
Ministerstwo Pracy i Polityki www.mpips.gov.pl
Społecznej
Polska Agencja Rozwoju
www.parp.gov.pl
Przedsiębiorczości
Polska Agencja Informacji i
Inwestycji Zagranicznych
www.paiz.gov.pl
Zakres informacji
− informacje na temat rynku
pracy w Małopolsce
− informacje na temat rynku
pracy i bezrobocia
− raporty o stanie sektora małych
i średnich przedsiębiorstw
w Polsce (dane na poziomie
województw)
− informacje dla inwestorów
(przewodniki dla inwestorów)
− informacje na temat Polski
(dane statystyczne, analiza
sektorów gospodarki)
11
12
Izby Dwustronnej Wymiany
Gospodarczej
Organizacje wspierające
wymianę handlową w
poszczególnych krajach
www.eksporter.gov.pl
− informacje na temat rynku pracy
(na poziomie województw)
− dane kontaktowe izb
Zakładka: Izby
gospodarcze
www.eksporter.gov.pl
− dane kontaktowe organizacji
Zakładka: Organizacje
wspierające wymianę
handlową
Źródło: opracowanie własne
Prezentacja multimedialna
Dobrze przygotowaną prezentację multimedialną oferty inwestycyjnej można wykorzystać zarówno na spotkaniach z potencjalnymi inwestorami na terenie gminy, jak i w początkowych kontaktach z inwestorem, prowadzonych bez udziału przedstawicieli samorządu terytorialnego przez pracowników regionalnego COI lub PAIiIZ, gdy przedstawiane
są oferty różnych gmin.
Badania naukowe pokazują, że podczas prezentacji wykorzystującej wyłącznie kanał
werbalny możliwości percepcyjne słuchaczy pozwalają na przyswojenie zaledwie około
30% informacji, natomiast uzupełnienie prezentacji o stronę wizualną może zwiększyć ten
udział nawet do 80%. Dane te potwierdzają wagę prezentacji multimedialnej jako narzędzia skutecznej promocji oferty inwestycyjnej.
Przygotowując prezentację multimedialną należy uwzględnić następujące wskazówki:
− zawartość informacyjna prezentacji powinna obejmować najważniejsze elementy
folderu informacyjnego, ustrukturyzowane według zasady „od ogółu do szczegółu”
54
Oferta promocyjno-inwestycyjna
(zalecane jest przedstawienie na początku ogólnych informacji o gminie, następnie
omówienie lokalnych zalet inwestycyjnych, a na końcu sprofilowanej na potrzeby
inwestora oferty),
− istota prezentacji nie polega jedynie na jej funkcji informacyjnej, jej głównym celem
jest przekonanie odbiorców do określonych idei oraz motywowanie do podejmowania działań, stąd zalecane jest pokreślenie głównych korzyści, które bezpośrednio wynikają z oferty i skupienie się na elementach, które stanowią przewagę konkurencyjną gminy,
− prezentacja powinna zawierać zróżnicowane elementy konfiguracji wizualnej, jak
tabele, diagramy, wykresy, zdjęcia, plany czy schematy,
− informacji zawarte w prezentacji przedstawione powinny być w postaci wypunktowań i haseł,
− treści i wizualizacje zawarte na slajdach mają na celu uporządkowanie i hierarchizację informacji przekazywanych przez prowadzącego w sposób werbalny, stąd należy unikać umieszczania na slajdach dłuższych fragmentów tekstu oraz wizualizacji
graficznych, których stopień szczegółowości uniemożliwia odbiorcom swobodną
percepcję (np. zbyt rozbudowanych tabel czy schematów),
− bardziej szczegółowe dane, treści uchwał, programów lub opracowań, dokładne
mapy czy plany powinny zostać przygotowane w postaci materiałów pomocniczych i rozdawane uczestnikom prezentacji przed jej rozpoczęciem,
− należy skupić się na najważniejszych informacjach i uzupełnić je podsumowaniami
i wnioskami, aby utrwalić u odbiorcy przekazywaną wiedzę.
Przeładowanie slajdów prezentacji nadmierną ilością treści i elementów graficznych
powoduje, że jej adresaci będą mieli problem z odnalezieniem informacji najistotniejszych.
Sama prezentacja nie powinna być zbyt długa, aby nie znużyć odbiorców. Optymalna długość prezentacji to kilkanaście slajdów, chyba że zawierać będzie bardziej rozbudowaną
część graficzną (zdjęcia, plany). Ilość zawartych w prezentacji multimedialnej informacji
powinna umożliwić przeprowadzenie jej w czasie do 30 minut.
Dobrą praktyką jest uzupełnienie prezentacji o opisy działań podjętych
przez samorząd lokalny w celu wsparcia realizacji konkretnych inwestycji. Pokazanie
efektywnej współpracy władz z przedsiębiorcami na rzeczywistych przykładach będzie
dobrym podsumowaniem zalet oferty. Jeżeli jest taka możliwość, można stworzyć
na potrzeby konkretnego inwestora listę referencyjną przedsiębiorców, o których
wiadomo, że ich doświadczenia mogą zachęcić do zlokalizowania inwestycji na terenie
gminy.
55
Poradnik dla gmin
Zawartość informacyjna strony internetowej urzędu
Strona internetowa gminy – jako jedno z najtańszych narzędzi promocji – stanowi istotny
instrument wspomagający pozyskiwanie inwestorów. Jak wynika z opinii przedsiębiorców oraz
przedstawicieli firm konsultingowych, poszukiwanie odpowiedniej lokalizacji pod inwestycję
rzadko ogranicza się do porównywania ofert inwestycyjnych zamieszczanych na stronach internetowych gmin. Powszechną praktyką jest, poprzedzająca spotkanie z przedstawicielami
lokalnych władz, wirtualna wizyta w gminie, często już po otrzymaniu przez inwestora oferty.
Jakość informacji ze strony internetowej oraz sposób ich prezentacji uznać można za miernik
profesjonalizmu i nastawienia proinwestycyjnego władz gminy, który może pełnić ważną rolę
w momencie podejmowania ostatecznej decyzji o lokalizacji inwestycji.
Istotne znaczenie dla opinii inwestora o gminie może mieć pierwsze wrażenie, jakie
wzbudzi strona internetowa gminy. Informacje na niej zawarte muszą być usystematyzowane i przedstawione w sposób przejrzysty. Nawigacja po witrynie powinna być instynktowna i ułatwiająca szybkie znalezienie poszukiwanych informacji. Ważna jest także atrakcyjność wizualna serwisu. Należy przy tym podkreślić, że realizacja powyższych
wytycznych nie musi być jednoznaczna z wprowadzaniem drogich, zaawansowanych
technologicznie rozwiązań (w prowadzonych w 2005 roku badaniach, dotyczących przejrzystości i przyjazności internetowych serwisów gminnych, wśród najwyżej ocenionych
znalazły się także serwisy proste pod względem technologicznym8).
Podstawową z punktu widzenia inwestora informacją, która powinna być umieszczona na stronie internetowej gminy, jest jej oferta inwestycyjna. Podobnie jak broszura
informacyjna, oferta powinna być tworzona według zasad skutecznej akcji promocyjnej:
powinna być rzetelna i wyczerpująca, powinna budować argumentację opartą na korzyściach oraz w różny sposób podkreślać profesjonalizm instytucji w zakresie obsługi projektów inwestycyjnych. Niezwykle istotna jest kwestia bieżącego aktualizowania danych
dostępnych na stronach internetowych gmin.
Oferta inwestycyjna gminy powinna być łatwo dostępna dla potencjalnego inwestora.
Najlepszym sposobem udostępniania tej informacji inwestorom jest odpowiednia zakładka lub ikona widoczna na stronie głównej.
Konstrukcja oferty inwestycyjnej umieszczonej w internecie powinna opierać się na schemacie tworzenia broszury informacyjnej, opisanym w rozdziale „Przygotowanie broszury
informacyjnej dla inwestorów”. Brak limitu wielkości publikowanych na stronach internetowych dokumentów, grafik czy zdjęć pozwala na szersze zaprezentowanie oferty. Zalecane
jest wzbogacanie ofert np. o mapy terenu w różnych skalach, co wykracza poza zakres objętościowy drukowanej lub rozsyłanej drogą elektroniczną broszury informacyjnej.
Strona internetowa dostarcza szczegółowych informacji na temat programu wsparcia inwestycji oferowanego przez gminę – potencjalny inwestor powinien mieć dostęp
do pełnych tekstów uchwał rady gminy dotyczących ulg podatkowych dla osób prowadzą8
Guzik R., (2006), Gminy w Internecie, Klimat inwestycyjny w województwie małopolskim pod redakcją Bolesława Domańskiego i
Wojciecha Jarczewskiego, Kraków.
56
Oferta promocyjno-inwestycyjna
cych działalność inwestycyjną. Strona internetowa powinna również dawać inwestorowi
możliwość zapoznania się z miejscowymi planami zagospodarowania przestrzennego
zatwierdzonymi w gminie. Zalecane jest ponadto umieszczenie na stronie internetowej
formularzy przygotowanych według wzoru PAIiIZ dla każdej lokalizacji inwestycyjnej.
Bardzo ważna jest dbałość o to, aby zamieszczone na stronie internetowej gminy mapy, dokumenty czy linki do stron zawierających bardziej szczegółowe dane były aktywne.
Możliwości techniczne pozwalają na umieszczenie na stronach internetowych dużej
ilości informacji, więc powinny one stanowić wyczerpującą bazę wiedzy o gminie, wykraczającą poza dane z oferty inwestycyjnej. Strona internetowa to miejsce, gdzie potencjalny inwestor może znaleźć dane będące uzupełnieniem oferty dla niego przygotowanej,
takie jak stan gospodarki w gminie, struktura socjodemograficzna gminy itp.
Gminne serwisy internetowe – podobnie jak wszystkie materiały / publikacje adresowane do potencjalnych inwestorów – powinny kłaść nacisk na kontakt i podkreślanie gotowości
współpracy. Na stronie internetowej gminy muszą się znaleźć bezpośrednie dane kontaktowe
(numery telefoniczne, adresy poczty elektronicznej) do osób pełniących rolę przewodników inwestora po Systemie Informacji Inwestycyjnej. Osoby te powinny być wymienione imiennie.
Posiadanie atrakcyjnej wizualnie i sprawnie działającej strony internetowej
jest absolutną koniecznością! Wizyta na stronie internetowej gminy, poprzedzająca
rzeczywiste spotkanie z władzami, jest praktyką powszechną, należy więc zadbać
o wywołanie jak najlepszego pierwszego wrażenia na potencjalnym inwestorze.
Profesjonalnie przygotowany serwis internetowy jest jedną z najtańszych metod
promocji gminy i sposobem na atrakcyjne zaprezentowanie oferty inwestycyjnej.
Strona internetowa stanowi wizytówkę gminy, a także bank informacji na jej temat
– informacje muszą być jak najbardziej szczegółowe i aktualne.
W serwisie internetowym należy podkreślać gotowość władz gminy do udzielenia
wszechstronnej pomocy podmiotom zainteresowanym prowadzeniem działalności na
jej terenie – przedsiębiorcy chętniej inwestują w gminach, które są do nich przyjaźnie
nastawione.
Negatywne reakcje osób odwiedzających stronę internetową gminy mogą
wywołać nadmierna skrótowość informacji dla inwestorów oraz sytuacje, kiedy
zamieszczone na stronie internetowej mapy bądź linki do stron zawierających bardziej
szczegółowe dane nie są aktywne.
57
Poradnik dla gmin
Promocja oferty inwestycyjnej
Metody promocji oferty terenów inwestycyjnych podzielić można na dwie grupy.
Pierwsza obejmuje metody realizowane bezpośrednio przez pracowników urzędu, druga
to metody promocji pośredniej wykonywanej za pomocą instytucji zewnętrznych. Wybór
metod promocji zależy od:
− wielkości budżetu przeznaczonego na działania promocyjne,
− potencjału i kompetencji pracowników urzędu,
− charakteru oferowanych terenów inwestycyjnych,
− struktury i liczebności potencjalnych adresatów promocji.
Metody promocji bezpośredniej polegają na aktywnym dotarciu pracowników urzędu
z przekazem promocyjnym do potencjalnych inwestorów. Te metody promocji w określonych okolicznościach cechuje wysoka skuteczność, zwykle wymagają one jednak zaangażowania znacznych środków finansowych, a do ich realizacji niezbędne są wysokie
kwalifikacje. Ich istotnym elementem jest szczegółowe wyznaczenie parametrów grupy
docelowej przekazu informacyjno-promocyjnego, pozwalające na określenie skutecznych
kanałów dotarcia do adresatów. Najczęściej wykorzystywane metody bezpośrednie to:
Reklama w mediach. Jedna z najdroższych form promocji bezpośredniej o bardzo
wysokim jednostkowym koszcie dotarcia do odbiorcy (najkorzystniejszą formą reklamy
medialnej z punktu widzenia samorządów wydaje się reklama w prasie branżowej, adresowanej do potencjalnych odbiorców);
Uczestnictwo w targach inwestycyjnych. Ze względu na wysokie koszty uczestnictwa, zwłaszcza w targach zagranicznych, forma wykorzystywana najczęściej przez gminy
o bogatej i zróżnicowanej ofercie;
Organizowanie wydarzeń i imprez na terenie gminy. Umożliwia zaproszenie potencjalnych inwestorów lub uzyskanie rozgłosu medialnego przy okazji organizacji konferencji, targów i innych wydarzeń poświęconych lokalnym możliwościom inwestycyjnym;
Marketing bezpośredni polegający na wykorzystaniu poczty elektronicznej, tradycyjnej korespondencji pocztowej lub telemarketingu. Umożliwia dotarcie z ofertą
bezpośrednio do adresata. Wymaga budowania bazy potencjalnych inwestorów z konkretnych branż lub bieżącego wyszukiwania informacji o planowanych inwestycjach
w celu przesłania oferty realizującym je podmiotom.
Stosowanie wymienionych metod promocji wymaga najczęściej realizacji długofalowych działań opartych na aktywności urzędników gminy. Druga grupa metod promocji,
bazująca na formach pośrednich, zakłada przeniesienie tej aktywności na pracowników
instytucji zewnętrznych. Działalność instytucji zewnętrznych, operujących w strukturach
rządowych i samorządowych, takich jak PAIiIZ, COI, czy SSE, omówiona została szerzej
w poprzednim rozdziale. Promocja pośrednia może bazować również na wykorzystaniu
usług instytucji komercyjnych: biur pośrednictwa nieruchomości, deweloperów, firm
konsultingowych oraz organizacji zrzeszających przedsiębiorców (izby handlowe, przemysłowe i gospodarcze). W przypadku pozyskiwania inwestorów zagranicznych ważną
58
Oferta promocyjno-inwestycyjna
rolę mogą odegrać wydziały handlowe polskich ambasad, odpowiedzialne za promocję
gospodarczą wśród inwestorów potencjalnie zainteresowanych prowadzeniem działalności w Polsce. Kojarzeniem partnerów biznesowych zajmują się także wydziały handlowe
zagranicznych ambasad zlokalizowanych w Polsce, które wykorzystują oferty współpracy
przygotowane przez stronę polską, w przypadku zainteresowania inwestora pochodzącego z ich kraju. Kolejną formą promocji pośredniej jest budowanie dobrego wizerunku
gminy wśród obecnych przedsiębiorców i zachęcanie ich do propagowania tego wizerunku wśród innych przedsiębiorców, czyli realizacja działań z zakresu public relations.
Wadą pośrednich metod promocji jest to, że władze samorządowe posiadają ograniczony wpływ na kreowanie przekazu informacyjno-promocyjnego docierającego do ostatecznego odbiorcy oraz na aktywność instytucji promujących oferty.
Niewiele gmin stać na ponoszenie kosztów szeroko zakrojonych działań
bezpośrednich. Najczęściej władze samorządowe ograniczają się do metod pośrednich.
Warto poświęcić nawet niewielkie środki na aktywne poszukiwanie informacji na temat
planowanych inwestycji, ustalenie osób odpowiedzialnych za podejmowanie decyzji
u inwestora oraz podjęcie prób bezpośredniego dotarcia do nich ze sprofilowaną ofertą.
59
4. Pierwszy kontakt
z potencjalnym
inwestorem
4. Pierwszy kontakt z potencjalnym
inwestorem
Proces pozyskiwania inwestora wymaga podjęcia przez gminę szeregu działań. Obok
wielokanałowej promocji oferty i dostosowania jej do oczekiwań potencjalnych inwestorów, znaczenie szczególne ma kontakt przedstawiciela gminy z reprezentantami inwestora.
To, czy dojdzie do spotkania, podczas którego gmina będzie miała okazję zaprezentować oferowany teren, a w konsekwencji stworzyć szansę pozyskania inwestora, uzależnione jest od szeregu czynników, niekiedy bardzo trudnych do zidentyfikowania. Wśród nich
są takie, które mogą spowodować rezygnację inwestora z realizacji inwestycji w gminie
i na które urzędnicy mają ograniczony wpływ. Należą do nich cechy oferowanego terenu,
zaawansowanie regionalnej infrastruktury komunikacyjnej, odległość od autostrady, charakterystyka demograficzna gminy, itp.
W niniejszym poradniku skoncentrowano się przede wszystkim na tych elementach,
na które urzędnicy mogą mieć wpływ. Do grupy istotnych czynników należy między innymi styl i jakość komunikowania się władz lokalnych z inwestorem podczas pierwszych
wzajemnych kontaktów.
Procedura postępowania w razie pierwszego kontaktu
z potencjalnym inwestorem
Istotne jest ustalenie procedur postępowania przedstawicieli urzędu w kontaktach
z potencjalnymi inwestorami, gdyż błędy pojawiające się na tym etapie mogą zniechęcić
do dalszego kontaktu z gminą i wpłynąć niekorzystnie na jej wizerunek.
Inwestorzy sprawdzają atrakcyjność kilku, a czasem kilkunastu lub kilkudziesięciu lokalizacji pod planowaną działalność gospodarczą. Dlatego błędy na etapie pierwszego
kontaktu mogą utrudnić, a nawet uniemożliwić, przejście do kolejnych etapów i przedstawienie oferty inwestycyjnej.
Kontakt e-mailowy
Często pierwszy kontakt potencjalnego inwestora z lokalnymi władzami gminy inicjowany jest drogą e-mailową. Przedstawiciele inwestora zwykle starają się w ten sposób
uzyskać podstawowe dane o gminie i jej terenach inwestycyjnych.
Potwierdzenie otrzymania zapytania
Za standard należy uznać reakcję urzędników gminy na zainicjowany przez inwestora
kontakt e-mailowy w ciągu 24 godzin od jego otrzymania. Po otrzymaniu pytania od in-
63
Poradnik dla gmin
westora konieczne jest podziękowanie za nie i przekazanie nadawcy informacji o osobach
wyznaczonych do przygotowania odpowiedzi. Dobre wrażenie może zrobić dodatkowe
potwierdzenie telefoniczne otrzymania zapytania. Rozmowę taką powinien przeprowadzić urzędnik odpowiedzialny za kontakty z inwestorami lub przedstawiciel władz gminy. W ten sposób przedstawiciel władz lokalnych może zasygnalizować zaangażowanie
w pozyskanie inwestora i zapewnić o gotowości do przesłania informacji i dalszej współpracy.
Czas oczekiwania na odpowiedź
Czas oczekiwania inwestora na pełną odpowiedź jest uzależniony od charakteru pytania i oczekiwań inwestora. Jeżeli pytanie inwestora jest skomplikowane i wymaga dużego
nakładu pracy, należy w ciągu 24 godzin skontaktować się z potencjalnym inwestorem
i poinformować o terminie odpowiedzi (nie powinien przekraczać 7 dni roboczych).
Jakiekolwiek opóźnienie w dostarczeniu inwestorowi informacji należy uznać za niedopuszczalne, o ile nie zaszły specjalne okoliczności uzasadniające zwłokę, o których inwestor niezwłocznie powinien zostać poinformowany. Celem uniknięcia opóźnień w korespondencji z potencjalnym inwestorem należy wypracować procedury regulujące zachowania urzędników w tej kwestii.
Obieg informacji podczas nieobecności pracownika
Należy zwrócić uwagę na zasady obiegu informacji w urzędzie podczas nieobecności
urzędników. Wciąż zdarza się, że w niektórych urzędach w czasie nieobecności pracownika
jego skrzynka mailowa nie jest obsługiwana. Należy ustawiać automatyczną odpowiedź,
informującą o czasowej nieobecności pracownika oraz zawierającą dane osoby mogącej
służyć inwestorowi pomocą w nagłych wypadkach. Dodatkowo, na czas nieobecności należy uruchomić przekierowanie poczty przychodzącej na adres osoby zastępującej.
Opóźnienia w korespondencji z potencjalnymi inwestorami może spowodować:
• wydłużona procedura obiegu dokumentów w urzędzie,
• brak wewnętrznej komunikacji elektronicznej w urzędzie – maile są przekazywane
do adresatów w formie wydrukowanej, co może spowodować zaginięcie korespondencji,
• kilkudniowa nieobecność w urzędzie pracownika, do którego przesłano korespondencję mailową – brak procedur udzielania odpowiedzi w zastępstwie nieobecnych
osób,
• dłuższa nieobecność w urzędzie pracownika, do którego przesłano korespondencję
– brak automatycznej odpowiedzi / automatycznego przekierowania korespondencji do osoby zastępującej.
64
Pierwszy kontakt z potencjalnym inwestorem
Korespondencja e-mailowa – profesjonalny kontakt e-mailowy
Zasadą prowadzenia korespondencji biznesowej jest utrzymywanie jej w uprzejmym tonie oraz zachowanie profesjonalnych standardów. Należy ujednolicić stosowane w urzędzie
standardy opisu i przygotowania dokumentów papierowych i elektronicznych, w tym:
− układ treści na stronie,
− rozmiar i styl stosowanych w korespondencji urzędowej czcionek,
− sposób opisywania prowadzonych spraw (sygnatury pism).
Uregulowania wymaga kwestia zamieszczania w korespondencji znaków graficznych,
podobnie jak na materiałach promocyjnych, w tym gadżetach i prezentach przeznaczonych dla potencjalnego inwestora.
Konieczne elementy korespondencji e-mailowej:
• tytuł e-maila (krótki i bezpośrednio odnoszący się do sprawy),
• formuła powitania („Szanowni Państwo” itp.),
• krótki opis sprawy / przekazanego pytania wraz z jej sygnaturą,
• informacja o przekazaniu pytania specjaliście wraz z jego danymi: imię i nazwisko,
stanowisko, kontakt e-mailowy i telefoniczny do tej osoby,
• formuła grzecznościową na zakończenie listu (np. „Z poważaniem”),
• podpis autora lub autorów listu pełnym imieniem i nazwiskiem,
• stopka obejmująca imię i nazwisko osoby przygotowującej odpowiedź, zajmowane
przez nią stanowisko, adres i telefon.
Niepodanie danych kontaktowych osoby odpowiadającej jest istotnym błędem korespondencji, może bowiem utrudnić potencjalnemu inwestorowi nawiązanie kontaktu
z właściwym pracownikiem gminy. Należy zwrócić uwagę na konieczność podpisywania
korespondencji pełnym imieniem i nazwiskiem oraz załączania odpowiednio sformatowanej stopki maila, zawierającej dane urzędu.
Forma i kompletność przesłanych materiałów
Przesłana odpowiedź powinna precyzyjnie odnosić się do wszystkich pytań inwestora.
Pozytywnie odebrane będzie przesłanie informacji uzupełniających ofertę inwestycyjną
gminy, jak na przykład:
− szczegółowych danych dotyczących terenów inwestycyjnych,
− map terenów inwestycyjnych,
− ogólnych informacji o gminie i potencjale jej rynku pracy,
− informacji o programie wsparcia dla inwestorów oraz systemie ulg wynikających
z objęcia gruntów specjalną strefą ekonomiczną i/lub z uchwał rady gminy,
− linków do stron internetowych zawierających ofertę gminy.
65
Poradnik dla gmin
Niedopuszczalne jest przygotowanie zdawkowej odpowiedzi o niewielkiej wartości
informacyjnej czy ograniczenie się do przekazania informacji, że dane na temat oferty
gminy są zamieszczone na jej stronie internetowej.
Jeśli gmina nie posiada własnych terenów inwestycyjnych, nie należy przesyłać inwestorowi zniechęcającej informacji o ich braku. W takim przypadku należy w pierwszej kolejności:
− przekazać informację o gotowości pełnienia przez gminę roli pośrednika w kontaktach między inwestorem a prywatnymi właścicielami działek,
− wskazać zakres pomocy, którą gmina może inwestorowi zaoferować (np. pośrednictwo w kontaktach z właścicielami, co uwiarygodnia inwestora),
− wskazać lokalne instytucje mogące służyć inwestorowi pomocą w poszukiwaniu
odpowiednich terenów inwestycyjnych (np. lokalne agencje pośrednictwa nieruchomości),
− wskazać lokalne instytucje mogące służyć inwestorowi pomocą w ustaleniu właścicieli działek,
− wskazać lokalne instytucje mogące służyć inwestorowi pomocą w procesie nabywania gruntów (np. lokalne biura notarialne).
Kontakt drogą pocztową
Choć kontakt e-mailowy i telefoniczny jest dominującą formą inicjowania i podtrzymywania kontaktów biznesowych, to przekazywanie informacji drogą pocztową może
być stosowane jako uzupełniająca forma kontaktu. Jeżeli przesyłamy inwestorowi szczególnie ważne informacje, można je wysłać listem elektronicznym oraz w postaci papierowej przesyłki.
W przypadku przesyłania inwestorowi materiałów reklamowych, przesyłka pocztowa
będzie lepiej postrzegana niż przesłanie dużych załączników drogą internetową, zwłaszcza, że wysyłając materiały graficzne drogą elektroniczną, nie mamy kontroli nad jakością
ich wydruku.
Przesyłkę pocztową należy zaanonsować listem elektronicznym.
Kontakt drogą telefoniczną
Kontakt telefoniczny inwestora z przedstawicielami gminy zwykle następuje bezpośrednio po kontakcie e-mailowym lub po przekazaniu inwestorowi oferty gminy. W takim przypadku jego celem bywa omówienie przesłanej oferty oraz ustalenie spotkania
z przedstawicielem gminy.
Stanowisko pierwszego kontaktu
Inwestor, wykonując telefon do urzędu, zwykle łączy się z centralą lub sekretariatem,
zwanymi dalej stanowiskami pierwszego kontaktu. Należy dołożyć starań, by już na tym
etapie inwestor został właściwie obsłużony i przekierowany do osoby mogącej udzielić
mu precyzyjnych informacji.
66
Pierwszy kontakt z potencjalnym inwestorem
Kilkakrotne niepowodzenia pierwszego kontaktu, wynikające na przykład z błędnego
przekierowania telefonującego inwestora, lub uzyskanie informacji, że właściwy specjalista
jest aktualnie niedostępny, mogą zniechęcić inwestora do dalszego kontaktu z gminą.
Pracownik pierwszego kontaktu winien przeprowadzić podczas rozmowy krótki wywiad, a następnie, dzięki uzyskanym informacjom, skierować inwestora do właściwego specjalisty, mogącego udzielić wyczerpujących informacji – koordynatora Systemu
Informacji Inwestycyjnej.
Procedury obiegu informacji w urzędzie muszą uwzględniać także informowanie pracowników pierwszego kontaktu o nieobecności koordynatorów informacji inwestycyjnej
i pracowników zespołu obsługującego inwestora.
Jeśli połączenie z koordynatorem Systemu Informacji Inwestycyjnej jest w danym
momencie niemożliwe, pracownik stanowiska pierwszego kontaktu prosi telefonującego o przekazanie danych (imię, nazwisko, reprezentowana instytucja, numer telefonu)
i proponuje oddzwonienie przez specjalistę, jak tylko będzie to możliwe. Notatka o próbie
kontaktu musi zostać niezwłocznie przekazana koordynatorowi lub osobie go zastępującej. Należy przyjąć, że maksymalny czas pozostający w dyspozycji urzędu na oddzwonienie do inwestora w takiej sytuacji wynosi 24 godziny.
Karta informacyjna dla stanowiska pierwszego kontaktu
Profesjonalizowanie zespołu zajmującego się obsługą zapytań inwestorskich oraz tworzenie kultury organizacyjnej, ułatwiającej adekwatne reagowanie na kontakt z potencjalnym inwestorem, muszą obejmować wystandaryzowanie obiegu informacji w urzędzie.
Ważnym elementem jest stworzenie narzędzi ułatwiających urzędnikom wdrażanie procedur obsługi inwestora.
Na etapie pierwszego kontaktu za kluczowe uznać należy wystandaryzowanie obiegu informacji w urzędzie przez wdrożenie narzędzia „Karta informacyjna dla stanowiska
pierwszego kontaktu” (Załącznik nr 4), które ułatwi pracownikom szybkie zlokalizowanie
specjalisty przygotowanego do przeprowadzenia rozmowy z inwestorem i następnie
przygotowania odpowiedzi ofertowej.
Karta informacyjna nakłada na pracownika stanowiska pierwszego kontaktu obowiązek zanotowania podstawowych danych telefonującego przedstawiciela inwestora.
Są to:
− imię i nazwisko,
− nazwa instytucji, przedsiębiorstwa,
− numer telefonu.
Za ważne uznać należy ponadto zanotowanie deklarowanego przez rozmówcę tematu rozmów.
Gdy pracownik stanowiska pierwszego kontaktu zdiagnozuje rozmówcę jako inwestora zainteresowanego ofertą inwestycyjną gminy (podano temat „inwestycje w gminie”,
„tereny inwestycyjne”, „oferta greenfield lub brownfield gminy”, „chęć inwestowania w gminie”), należy:
67
Poradnik dla gmin
− poinformować rozmówcę o istnieniu w gminie stanowiska „koordynator Systemu
Informacji Inwestycyjnej”,
− zaoferować połączenie z koordynatorem,
− przed połączeniem przekazać imię i nazwisko oraz numer telefonu aktualnie dostępnego koordynatora Systemu Informacji Inwestycyjnej.
Dane koordynatorów Systemu Informacji Inwestycyjnej, którymi powinien dysponować pracownik stanowiska pierwszego kontaktu, muszą zawierać:
− imię i nazwisko,
− stanowisko,
− numer telefonu,
− adres e-mail,
− ograniczenia w dostępności koordynatora (jeżeli istnieją),
− języki obce, którymi posługuje się koordynator,
− kluczowe kompetencje koordynatora.
Aby zapewnić dostępność koordynatora, funkcję tę mogą pełnić dwie osoby. Karta
informacyjna powinna zawierać informacje kontaktowe o wszystkich osobach pełniących
funkcje koordynatora Systemu Informacji Inwestycyjnej oraz o ich kluczowych kompetencjach.
Ramy czasowe udzielania odpowiedzi przez urzędników
Ramy czasowe odpowiedzi na otrzymane zapytanie ofertowe wyznaczają sprecyzowane w nim oczekiwania inwestora oraz czasochłonność czynności, które należy wykonać, aby udzielić wyczerpującej odpowiedzi. Standardowo, ramy czasowe wynoszą
dla:
− potwierdzenia otrzymania zapytania ofertowego przesłanego mailem lub faksem: 24 godziny liczone od momentu otrzymania zapytania,
− dodatkowych pytań zadanych inwestorowi, niezbędnych do przygotowania odpowiedzi na zapytanie ofertowe: 24 godziny liczone od momentu otrzymania zapytania,
− wysłania odpowiedzi na zapytanie ofertowe: 48 godzin od momentu otrzymania
zapytania lub od momentu otrzymania odpowiedzi na zadane dodatkowe pytania.
Jeżeli pytanie / prośba inwestora jest skomplikowana i wymaga dużego nakładu
pracy, należy w ciągu 24 godzin skontaktować się z inwestorem i poinformować kiedy otrzyma odpowiedź (termin nie powinien przekraczać 7 dni roboczych). W przypadku wysyłki części materiałów pocztą, należy drogą e-mailową powiadomić odbiorcę o wysłaniu takiej przesyłki,
− maksymalny czas pozostający w dyspozycji urzędu na oddzwonienie do inwestora,
który telefonował do urzędu, wynosi 24 godziny, ale jeśli to możliwe, należy taki
telefon wykonać w ciągu bieżącego dnia pracy.
68
Pierwszy kontakt z potencjalnym inwestorem
Powyższe ramy czasowe nie obejmują dni wolnych od pracy. Należy pamiętać o poinformowaniu inwestora o zbliżających się dniach wolnych, zwłaszcza, gdy obsługujemy
inwestora zagranicznego, który może nie znać kalendarza polskich świąt.
Organizacja spotkania z potencjalnym inwestorem
Proces poszukiwania odpowiednich terenów inwestycyjnych przez inwestorów zazwyczaj obejmuje spotkania w gminach, których oferty inwestor wstępnie uznał za atrakcyjne
i dysponujące istotnymi przewagami nad konkurencją.
Przygotowanie do spotkania z potencjalnym inwestorem musi obejmować zarówno
wymiar merytoryczny, jak i formalny.
Od strony merytorycznej przygotowanie spotkania obejmuje opracowanie profesjonalnej prezentacji gminy i jej oferty oraz ustalenie, jakie przewagi i jakie ograniczenia oferty inwestor może uznać za istotne. Cennych informacji może dostarczyć pogłębiona analiza otoczenia konkurencyjnego, czyli porównanie potencjału gminy z potencjałem innych
gmin w województwie, regionie, kraju, a nawet za granicą.
Wymiar praktyczny formalny przygotowań do spotkania powinien uwzględniać ustalenie następujących szczegółowych kwestii:
− cel spotkania i oczekiwane przez inwestora rezultaty,
− rezultaty oczekiwane przez urzędników,
− struktura i zakres tematyczny spotkania (scenariusz na potrzeby wewnętrzne),
− skład osobowy przedstawicieli inwestora: liczba osób, ich kompetencje i oczekiwania informacyjne wobec gminy,
− skład osobowy przedstawicieli urzędu (ze wskazaniem roli każdego z nich i ustaleniem głównego prowadzącego spotkanie),
− celowość uczestnictwa w spotkaniu przedstawicieli zewnętrznych instytucji wspierających gminę w kontaktach z inwestorami, np. MARR lub KPT,
− celowość uczestnictwa w spotkaniu zewnętrznych specjalistów, np. pracownika zakładu energetycznego, gazowni,
− osoba lub osoby odpowiedzialne za przygotowanie spotkania ze strony gminy,
− termin spotkania: data i godzina,
− czas trwania spotkania, który pozwoli na zrealizowanie założonego celu,
− język spotkania i w razie konieczności zapewnienie tłumacza,
− miejsce spotkania,
− poczęstunek dla inwestora (wybór i rezerwacja miejsca),
− środek transportu, jeśli planowana jest wizyta w terenie,
− procedura potwierdzenia spotkania,
− przygotowanie materiałów reklamowych i promocyjnych przeznaczonych dla inwestora.
69
Poradnik dla gmin
Pomocnym narzędziem, ułatwiającym identyfikację oczekiwań inwestora oraz profesjonalne przygotowanie spotkania, jest „Formularz przygotowywania spotkania z inwestorem” (Załącznik nr 6).
Właściwe przygotowanie spotkania uwzględniającego oczekiwania informacyjne inwestora może mieć istotny wpływ na podjęcie decyzji o uznaniu oferty gminy za atrakcyjną i przystąpienie do kolejnego ważnego etapu pozyskiwania inwestora – negocjacji.
Cel i oczekiwane rezultaty spotkania
W ustalaniu celu, struktury i zakresu tematycznego spotkania niezbędne jest rozpoznanie oczekiwanych przez inwestora rezultatów spotkania. Umożliwi to analiza korespondencji z inwestorem oraz celowy wywiad przeprowadzony przed spotkaniem.
Podczas takiej rozmowy należy zapytać o oczekiwania związane ze spotkaniem, w tym
informacje, jakie inwestor chciałby w gminie uzyskać. Do oczekiwań tych należy dostosować zawartość prezentacji gminy i jej oferty inwestycyjnej.
Zasadne jest pytanie, czy inwestor kontaktował się z instytucjami promującymi rozwój
Małopolski, takimi jak na przykład MARR czy KPT.
Niezbędne jest sprecyzowanie oczekiwań władz gminy, w tym wskazanie, jakie zalety
gminy i oferty inwestycyjnej urzędnicy chcieliby podczas spotkania wyeksponować.
Błędem popełnianym przez przedstawicieli gmin jest niesprawdzenie przed
spotkaniem oczekiwań inwestora oraz założenie, że będzie zainteresowany wyłącznie
terenami przeznaczonymi w gminie pod inwestycje.
Struktura i zakres tematyczny spotkania – scenariusz dla potrzeb wewnętrznych
Ustalenie celu i spodziewanych przez obydwie strony rezultatów spotkania umożliwi
przygotowanie jego struktury i pożądanego zakresu tematycznego.
Wcześniejsze ustalenie scenariusza spotkania umożliwi efektywne wykorzystanie czasu przeznaczonego na spotkanie.
Scenariusz powinien zawierać informacje o ilości czasu przewidzianego na poszczególne części spotkania. Należy zaplanować, jakie informacje mają być przekazane, kolejność ich prezentacji oraz osoby za nie odpowiedzialne. W scenariuszu należy uwzględnić
także czas na pytania i dyskusję.
Przedstawiciele urzędu uczestniczący w spotkaniu
Należy ustalić oczekiwania inwestora wobec składu osobowego reprezentacji urzędu
gminy. Wstępnie należy założyć, że spotkanie powinno odbyć się przy współudziale burmistrza lub wójta oraz wybranych kluczowych specjalistów.
70
Pierwszy kontakt z potencjalnym inwestorem
W tego rodzaju spotkaniach uczestniczyć powinny tylko osoby bezwzględnie potrzebne i nie więcej niż trzy osoby wspierające prowadzącego spotkanie informacjami merytorycznymi. Przedstawiciel inwestora może przedstawić podczas spotkania dane, które
traktuje jako poufne, stąd obecność zbyt dużej liczby osób lub osób postronnych może
zostać źle przyjęta.
!
Należy przestrzegać zasady, że liczba przedstawicieli urzędu nie powinna być
znacząco wyższa od liczby gości.
Skład osobowy reprezentacji gminy w trakcie spotkania z przedstawicielem
potencjalnego inwestora
Przedstawiciel inwestora będzie wizytował lub już wizytował także inne gminy, w jego
sprawozdaniu dla decydenta z pewnością znajdzie się ocena życzliwości i kompetencji
przedstawicieli władz gminy oraz ich zainteresowania inwestycjami.
Jeśli ustalenia poczynione w wyniku wcześniejszych rozmów telefonicznych lub korespondencji pozwalają na określenie, jakich konkretnie informacji oczekuje podczas wstępnego kontaktu przedstawiciel inwestora, koordynator Systemu Informacji Inwestycyjnej
powinien ustalić przed wizytą osobę odpowiedzialną za ich przygotowanie i zaprosić
ją do zespołu roboczego ds. pierwszego kontaktu z potencjalnym inwestorem.
Osoba protokołująca przebieg spotkania powinna mieć doświadczenie w protokołowaniu konferencji biznesowych lub posiedzeń administracji. Dokładne i fachowe zapisanie ustaleń z pierwszego spotkania i sporządzenie protokołu na bieżąco, jeszcze w trakcie spotkania, może mieć istotne znaczenie prawne, zwłaszcza, jeśli strony podpiszą się
pod protokołem spotkania czy też oficjalnie przyjmą je jako notatkę służbową. Do zapisu
przebiegu rozmów można wykorzystać dyktafon, jeżeli przedstawiciele inwestora wyrażą
na to zgodę. W razie potrzeby należy zaangażować tłumacza.
Uczestnictwo przedstawicieli instytucji zewnętrznych
Należy ustalić zasadność uczestnictwa w spotkaniu przedstawicieli instytucji wspierających rozwój przedsiębiorczości w regionie oraz wspierających gminy w kontaktach
z inwestorami, np. MARR lub KTP.
Reprezentanci gmin często nie wiedzą o możliwości zaproszenia do udziału
w spotkaniu przedstawicieli instytucji zewnętrznych, takich jak MARR czy KPT.
71
Poradnik dla gmin
Rozważenia wymaga uczestnictwo w spotkaniu zewnętrznych specjalistów, reprezentujących instytucje operujące na terenie gminy, jak na przykład zakład energetyczny, zakład gazowniczy.
W sytuacji, gdy przedstawiciele tych instytucji nie wezmą udziału w spotkaniu, koordynator
Systemu Informacji Inwestycyjnej musi dysponować możliwością szybkiego (np. telefonicznego,
w trakcie spotkania) uzyskania potrzebnych informacji. Pomocne może być narzędzie „Karta informacyjna dla koordynatora informacji inwestycyjnej” (Załącznik nr 5). Karta ta może służyć jako
źródło informacji podczas spotkań z inwestorem oraz podczas przygotowania oferty inwestycyjnej. Powinna zawierać dane kontaktowe specjalistów reprezentujących następujące obszary:
− geodezja,
− energetyka,
− gazownictwo,
− wodociągi,
− kanalizacja,
− telekomunikacja,
− wywóz i utylizacja odpadów,
− warunki inwestycyjne w gminie,
− zasoby w zakresie siły roboczej.
Przedstawiciele inwestora uczestniczący w spotkaniu
Dla osoby budującej scenariusz spotkania cenna jest informacja, ilu przedstawicieli inwestora będzie uczestniczyć w spotkaniu, jakie są ich kompetencje (stanowiska) i funkcje
oraz oczekiwania informacyjne.
Już podczas pierwszego kontaktu telefonicznego należy uzyskać możliwie dużo informacji na temat oczekiwań informacyjnych inwestora. Szczególnie istotne jest rozpoznanie
profilu planowanej przez niego działalności.
Ustalenie czasu trwania spotkania
Godziny spotkania między 10.00 a 14.00 najczęściej są najdogodniejsze dla wizytujących gminę. Dostosowanie się do życzeń i możliwości gościa jest jednak regułą w zachowaniu gospodarza wobec gościa. W miarę możliwości należy tak ustalić datę i godzinę
pierwszego spotkania, by móc zgromadzić pracowników, którzy w przyszłości będą obsługiwać inwestora. Oczywiście, trzeba uwzględnić także inne osoby, które w przyszłości
mogą mieć kontakt z przedstawicielem inwestora i którzy powinni go poznać, aby lepiej
zaspokajać jego potrzeby informacyjne.
Przy ustalaniu godzin spotkania z obcokrajowcami pamiętać należy, że czas lunchu
w krajach zachodnich zazwyczaj przypada na godz. 13.30 - 14.00. Na ogół lunch nie powinien trwać dłużej niż 30-45 minut. Jeśli spotkanie będzie trwać dwie godziny lub dłużej,
wypada zaproponować gościom lekki lunch (kanapki, ciepłe i zimne napoje).
Jeżeli spotkanie odbędzie się w lokalnym urzędzie, to należy poinformować inwestora,
jaki jest przewidywany czas jego dojazdu na miejsce spotkania.
72
Pierwszy kontakt z potencjalnym inwestorem
Reprezentanci gminy powinni być dyspozycyjni na wypadek niespodziewanych wydarzeń przedłużających spotkanie.
Pozytywne wrażenie wywoła nieograniczanie czasu, jaki inwestorowi gotowi są
poświęcić przedstawiciele władz lokalnych.
Jeżeli zaplanowano poczęstunek dla uczestników spotkania, co nie jest wymogiem
bezwzględnym i zależy od wielu okoliczności (ranga wizyty, czas trwania), należy zadbać
o wcześniejszą rezerwację odpowiedniego miejsca, które zapewni atmosferę umożliwiającą kontynuowanie rozmów. W trakcie poczęstunku można podsumować spotkanie i zaprosić inwestora do ponownych odwiedzin gminy.
Poczęstunek powinien uwzględniać porę dnia oraz ewentualne ograniczenia w
zakresie diety związane z uwarunkowaniami kulturowymi zagranicznego inwestora.
Osoby odpowiedzialne za przygotowanie spotkania
Scenariusz powinien zawierać informacje o osobach odpowiedzialnych za poszczególne etapy spotkania.
Termin spotkania – data i godzina
Podczas ustalania terminu spotkania należy wykazać się elastycznością. Gotowość
do spotkania we wskazanym przez inwestora terminie lub wyznaczenie terminu tylko nieznacznie odległego od zaproponowanego, to jeden ze sposobów podkreślenia rangi, jaką
urzędnicy przypisują kontaktowi z potencjalnym inwestorem. Za standard należy przyjąć
gotowość zespołu obsługującego potencjalnych inwestorów do spotkań w terminach wykraczających poza standardowe godziny pracy urzędu.
Przesunięcie terminu spotkania
Za niewskazane należy uznać jednostronne przesuwanie terminu spotkania przez
gminę. Praktyka taka może uniemożliwić spotkanie z inwestorem, z uwagi na przekroczenie dopuszczalnego czasu zaplanowanego w harmonogramie inwestora na kontakty
z gminami.
Powodem przekładania terminu spotkania może być nieobecność odpowiedniego
urzędnika (przebywającego na przykład na zwolnieniu chorobowym czy urlopie wypo-
73
Poradnik dla gmin
czynkowym). Informowanie inwestora o konieczności przesunięcia terminu spotkania
z tego powodu należy uznać za niewskazane. Działanie takie buduje negatywny wizerunek gminy jako instytucji, w której występują braki kadrowe i paraliż kompetencyjny.
Należy założyć, że urzędnik zajmujący się obsługą potencjalnych inwestorów musi mieć
zastępcę, mogącego w każdej chwili przejąć jego obowiązki.
Język spotkania, zapewnienie tłumacza
Podczas telefonicznego lub e-mailowego umawiania spotkania należy ustalić, w jakim
języku będzie ono prowadzone.
!
Urzędnicy często automatycznie zakładają, że pierwsze spotkanie odbędzie się
w języku polskim i będą w nim uczestniczyć wyłącznie Polacy. Założenie takie jest
bezpodstawne i bezwzględnie wymaga weryfikacji.
W przypadku, gdyby spotkanie musiało się odbyć w obcym języku, dodatkowym kryterium weryfikującym możliwość uczestnictwa w nim przedstawicieli gminy będą ich
kompetencje językowe.
74
Pierwszy kontakt z potencjalnym inwestorem
Miejsce spotkania
Reprezentant inwestora może zaproponować pierwsze spotkanie nie na terenie gminy, lecz na przykład w stolicy województwa. Jeśli pierwsze spotkanie odbywa się w gminie, należy zorganizować go w urzędzie gminy. Przywitanie reprezentacji inwestora może
nastąpić w gabinecie burmistrza, a właściwe spotkanie w sali konferencyjnej. Nie należy
spotkań, nawet roboczych, urządzać w pokojach urzędników. Wielkość sali konferencyjnej
należy dostosować do planowanej liczby uczestników spotkania. Sala powinna być wyposażona w komputer, rzutnik oraz ekran. Jeżeli urząd nie ma dostępu do takiego wyposażenia, można zwrócić się o jego udostępnienie do regionalnego COI. Termin spotkania nie
powinien kolidować z innymi wydarzeniami.
Potwierdzenie spotkania
Za standard należy uznać e-mailowe potwierdzenie terminu i miejsca spotkania, bezpośrednio po jego ustaleniu. Potwierdzenie jest niezbędne nawet wtedy, jeżeli termin
umówił przedstawiciel władz gminy. Termin spotkania należy potwierdzić dodatkowo
dwa dni przed zaplanowaną datą wizyty inwestora.
75
5. Przebieg spotkania
z potencjalnym
inwestorem
5. Przebieg spotkania z potencjalnym
inwestorem
Inwestora reprezentować mogą osoby, pełniące różne funkcje, co ma wpływ na ich
zainteresowania i potrzeby, np. przedstawiciele działu inwestycji, członek zarządu, przedstawiciel działu prawnego lub konsultant zewnętrzny (prawnik, ekonomista, specjalista
ds. marketingu). Pracownicy inwestora są zwykle przygotowani lepiej niż konsultanci, posiadający ograniczoną wiedzę na temat priorytetów i interesów inwestora. Pierwsze kontakty są niezwykle ważne dla przedstawicieli gminy i należy je wykorzystać dla uzyskania
możliwie szczegółowych informacji o inwestorze.
Szczegółowe pytania, jakie należy zadać przed spotkaniem
Przed pierwszym spotkaniem należy ustalić zakres i sposób dostarczenia inwestorowi informacji, które mogą być dla niego użyteczne. Pierwszy kontakt z przedstawicielem inwestora służy ustaleniu szczegółów potencjalnej inwestycji: planowanego rodzaju
produkcji lub usług, rozmiarów inwestycji w sensie ekonomicznym i jej podstawowych
założeń (np. wielkość działki / działek potrzebnych do wybudowania budynków produkcyjnych i biurowych, inne potrzebne nieruchomości, zapotrzebowanie na pracowników,
ich kwalifikacje).
W trakcie przygotowań wizyty lub podczas pierwszego spotkania należy także sprawdzić:
1. Czy inwestor ma firmę, biuro przedstawicielskie, firmę konsultingową, która go będzie reprezentować w Polsce? Jeśli tak, należy ustalić dane adresowe.
2. Czy inwestor sprzedaje produkty lub usługi w Polsce, jeśli nie ma jeszcze firmy
w Polsce?
3. Jakiego rodzaju produkty lub usługi oferuje inwestor i na jaki rynek (segmenty
rynku zbytu)?
4. Jaki jest adres strony internetowej inwestora oraz czy i gdzie są dostępne opisy
jego produktów i usług oraz ostatni roczny raport wyników?
5. Jakiego rodzaju kooperantów może potrzebować inwestor i jak ważne jest dla niego, by kooperanci mieli blisko położone siedziby lub magazyny (składy)?
6. Jakie wymagania dotyczące infrastruktury ma inwestor?
7. Jakie wymagania ma inwestor, jeśli chodzi o teren (wielkość, uzbrojenie, dostęp
do komunikacji i transportu)?
8. Jakie wymagania ma inwestor, jeśli chodzi o gotowe budynki (np. pomieszczenia
magazynowe, lokale mieszkalne, biurowce, itp.)?
79
Poradnik dla gmin
9. Ilu pracowników planuje zatrudnić inwestor? Jakich kwalifikacji oczekuje od potencjalnych pracowników?
10. Jakiego rodzaju ułatwienia ze strony gminy go interesują?
11. Czy można otrzymać listę kryteriów, jakie zastosuje inwestor przy wyborze lokalizacji inwestycji? Czy inwestor ma priorytety przy wyborze lokalizacji?
Nie wszystkie tak szczegółowe informacje są możliwe do uzyskania przed spotkaniem.
Jeżeli nie uda się dokonać tego przed pierwszą wizytą, w trakcie pierwszych kontaktów
telefonicznych lub listownych (mailowych) lub nie można ich uzyskać z innych źródeł,
to należy te kwestie ustalić podczas spotkania.
Im więcej szczegółów uda się ustalić przed spotkaniem, tym prezentacja oferty będzie
trafniejsza z punktu widzenia oczekiwań inwestora – pozwoli to na wyeliminowanie informacji zbędnych.
Ważna jest także informacja na temat kierownictwa zakładanej firmy i ich oczekiwań:
jakiej są narodowości (ważne: inwestor może zatrudnić do kierowania firmą osoby innej
narodowości niż kraj pochodzenia firmy inwestującej), czy mają dzieci i w jakim wieku (potrzeby edukacyjne i opieka lekarska dla małżonków i dzieci to niekiedy istotny warunek
wyboru lokalizacji).
Standardowy przebieg spotkań z potencjalnymi inwestorami
Spotkaniu przewodniczyć powinien wójt lub burmistrz, chyba że w gminie istnieje
dział ds. obsługi inwestorów z wykwalifikowanym kierownikiem – w takim wypadku wystarczy, jeśli władze gminy rozpoczną obrady, a dalsze prowadzenie przejmie przeszkolony pracownik. Spotkanie należy rozpocząć od przedstawienia uczestników i zakresu odpowiedzialności obecnych urzędników. Prezentacji towarzyszy wymiana wizytówek, stąd
wyższych urzędników gminy, a przynajmniej władze i koordynatora Systemu Informacji
Inwestycyjnej, warto zaopatrzyć w wizytówki w języku polskim i angielskim.
Wręczanie wizytówek powinno być standardem, ale część urzędników, którzy
mają kontakt z inwestorami, wizytówek nie posiada. Protokół opisujący zasady
korzystania z kart wizytowych mówi o wymianie wizytówek – otrzymanie wizytówek
od gości wymaga wręczenia im wizytówek przez gospodarzy.
80
Przebieg spotkania z potencjalnym inwestorem
Po otwarciu spotkania, prezentacji osób i przyjęciu zamówień na herbatę i kawę rozpoczyna się prezentacja oferty gminy. Przedstawienie gminy i oferty nie powinno zająć
więcej niż 30 minut.
Spotkanie z inwestorem powinno zostać zorganizowane według poniższego schematu:
1. Powitanie.
2. Spotkanie otwiera przedstawienie uczestników i wymiana wizytówek.
3. Ustalenie lub potwierdzenie, jaką ilością czasu dysponują goście.
4. Upewnienie się, czy goście mają dodatkowe oczekiwania oprócz zgłoszonych
wcześniej. W przypadku nowych potrzeb, przewodniczący spotkaniu wydaje pracownikom polecenia przygotowania danych i materiałów i dostarczenia ich na spotkanie.
5. Prezentacja multimedialna przygotowanych danych o gminie według kolejności
ustalonej w drodze korespondencji i rozmów telefonicznych. Po zakończeniu prezentacji czas na pytania gości.
Ważna zasada: Prezentacje prowadzone są indywidualnie, a nie grupowo.
Zespół pomaga liderowi, najczęściej wójtowi lub burmistrzowi, w kwestiach, które
należą do kompetencji jego członków.
Osoba wygłaszająca prezentację powinna znać gminę i być zainteresowana jej rozwojem. Może być nią wójt, burmistrz, bądź też kompetentny pracownik urzędu. Powinna
być to osoba mająca doświadczenie w publicznych wystąpieniach, pewna siebie i swojej
pozycji, mówiąca płynnie i poprawnie po polsku.
Strategia i technika prezentacji
W przypadku spotkania z inwestorem główna prezentacja oferty powinna opierać się
na prezentacji multimedialnej, a wszelkie materiały wizualizujące ofertę należy wydrukować i dostarczyć słuchaczom jako materiał pomocniczy.
81
Poradnik dla gmin
Wskazówki pomocne w przygotowaniu do wygłaszania prezentacji:
1. Omówienie slajdów z danymi statystycznymi lub obrazami obiektów zajmuje około
3 minut. Nie należy czytać w całości danych z wykresu, lecz zwrócić uwagę na dane,
które mogą być ważne dla inwestora i wpłynąć na kształtowanie się pozytywnej
decyzji lokalizacyjnej.
2. Przeciąganie prezentacji powyżej limitu 30 minut jest błędem. Utrzymanie reżimu
prezentacji wymaga wcześniejszych decyzji, jakie najważniejsze zagadnienia
zostaną w niej poruszone, oraz selekcji informacji. Szczegółowe informacje mogą
się znaleźć w materiałach, które w postaci wydruku i/lub w formie cyfrowej (płyty
CD, pendrive’y stanowiące jednocześnie gadżet reklamowy) inwestor powinien
otrzymać przed prezentacją.
3. Prezenter powinien przećwiczyć wygłaszanie prezentacji i ćwiczyć tak długo,
aż osiągnie swobodę w wygłaszaniu i zmieści się w założonym czasie. W trakcie
ćwiczenia prezentacji należy starać się skrócić czas jej trwania, eliminować szczegóły,
które nie są niezbędne (przenosić je do dodatkowych materiałów).
4. Tłumacz powinien otrzymać prezentację i materiały odpowiednio wcześniej
(kilka dni), tak by i on tłumaczył później trafnie i swobodnie.
Podstawowe zasady przemawiania:
− prezentacje powinny być mówione, a nie czytane,
− mówić należy pełnymi zdaniami, nie używać długich i bardzo złożonych zdań,
− mówca może mieć przed sobą tekst wystąpienia, do którego może zaglądać w celu
przypomnienia sobie danych,
− w trakcie wystąpienia należy patrzeć w oczy słuchaczom i obserwować ich reakcje,
− mówić głośno, wyraźnie,
− jeśli wystąpienie jest tłumaczone, mówić należy wolniej niż zwykle, spokojnie,
po jednym, dwóch zdaniach robić 2-3 sekundy przerwy, by tłumacz zdążył z tłumaczeniem,
− informować rzetelnie, przekłamania prędzej czy później wyjdą na jaw.
Zastosowanie powyższych wskazówek pomoże wzbudzić zaufanie potencjalnego inwestora i ułatwi dobrą komunikację z nim, przyczyni się do powstania wizerunku wiarygodności i uczciwości.
Po zgromadzeniu drogą korespondencyjną, telefonicznie i przez poszukiwania w internecie (strona internetowa firmy) podstawowych informacji o potencjalnym inwestorze
oraz jego oczekiwaniach, należy zastanowić się nad argumentami, które mogą pozytywnie wpłynąć na decyzję lokalizacyjną inwestora. Po wyborze nie więcej niż trzech
82
Przebieg spotkania z potencjalnym inwestorem
do czterech kryteriów należy przeanalizować informacje o gminie pod ich kątem i ustalić, które najlepiej zobrazują spełnianie wymagań i kryteriów wyboru.
Kierując się powyższą analizą, należy skoncentrować się w prezentacji na podkreśleniu
tych właśnie informacji i argumentów. W rezultacie prezentacja powinna mieć następującą konstrukcję:
1. Wstęp: prezenter deklaruje, na jakich informacjach skupiona zostanie uwaga, rozumiejąc, że są one przedmiotem zainteresowania inwestora (plan wystąpienia powinien być odrębnym slajdem, a w trakcie prezentacji należy zaznaczać momenty
przechodzenia do kolejnych punktów).
2. Ogólna informacja o gminie i jej szerszym otoczeniu – subregionie.
3. Szczegółowa informacja o spełnianiu przez gminę wymogów priorytetowych potencjalnego inwestora.
4. Informacja dodatkowa, nawiązująca do oczekiwań inwestora.
5. Wnioski: krótkie podsumowanie i powtórzenie argumentów za zlokalizowaniem
inwestycji w danej gminie.
Jeżeli z jakichś powodów nie można przeprowadzić prezentacji multimedialnej
(np. ograniczenia sprzętowe), należy przygotować i rozdać uczestnikom spotkania
materiały zawierające plan prezentacji słownej. Pozwoli to usystematyzować przyswajane
przez odbiorców treści i uniknąć efektu chaosu informacyjnego. Ważne jest, aby w takim
przypadku skupić uwagę odbiorców na jakimś elemencie graficznym, obrazującym
omawiany temat, np. ściennej mapie gminy czy powiększonych zdjęciach satelitarnych.
Kończąc spotkanie należy upewnić się, czy przedstawiciele inwestora otrzymali niezbędne materiały i zapytać o dodatkowe informacje, które pomogłyby w podjęciu decyzji
inwestycyjnej. Zobowiązanie do przesłania dodatkowych materiałów wymaga podania
terminu ich przygotowania, formy dostarczenia, i oczywiście wywiązania się z tych ustaleń. W przypadku opóźnienia należy niezwłocznie poinformować inwestora i podać nowy
termin ich dostarczenia.
Standardy dotyczące organizacji i przebiegu ewentualnych spotkań poza siedzibą urzędu
Pierwsze spotkanie nie powinno odbywać się poza siedzibą urzędu. Powinno ono
umożliwić przedstawicielom potencjalnego inwestora poznanie środowiska i ludzi w urzędzie, z którym będą się w przyszłości komunikować.
Nie należy częstować gości alkoholem. Nie podaje się nie tylko wódek, lecz także wina
i piwa do drugiego śniadania (lunchu). W przypadku uroczystego lub formalnego przyjmowania gości w restauracji można zamówić wino, jeśli serwowane będą ciepłe dania.
83
Poradnik dla gmin
Jeżeli zaplanowano oglądanie oferowanych działek inwestycyjnych, należy zadbać o środek
transportu umożliwiający przejazd z potencjalnym inwestorem. Na wizję lokalną dobrze jest
zabrać dokumentację dotyczącą nieruchomości i plany zagospodarowania terenów. Wizja lokalna stanowi szansę zaprezentowania atutów gminy. W zależności od czasu, jaki może poświęcić przedstawiciel inwestora, należy w trakcie przejazdu pokazać jak najwięcej zrealizowanych
inwestycji infrastrukturalnych i przedsięwzięć, które świadczą o aktywności lokalnych władz.
Często przedstawiciele inwestora nie przeznaczają wiele czasu na pierwszą wizję lokalną terenu, ale mimo to należy wykorzystać tę okazję do przedstawienia atrakcyjność gminy.
Wizje lokalne ujawniają błędy popełniane przez lokalne władze. Do najczęstszych należą:
• brak propozycji obejrzenia terenów inwestycyjnych,
• brak zapewnienia środków transportu i w konsekwencji „wproszenie się” do samochodu gości,
• wysłanie z gośćmi na wizję lokalną niższego rangą urzędnika lub osoby o niewielkich
kompetencjach komunikacyjnych, która nie będzie odpowiednio potrafiła wykorzystać tej okazji do zaprezentowania oferty i jej otoczenia.
Plan wizji lokalnej może uwzględniać pokazanie:
1. Terenów inwestycyjnych, spełniających wymagania wynikające z planów inwestora. Zalecane jest, by pokazać więcej niż jedną możliwą lokalizację.
2. Siedzib przedsiębiorstw, które mogą być potencjalnymi podwykonawcami.
3. Siedzib inwestorów krajowych i zagranicznych. Są one dodatkowym potwierdzeniem atrakcyjności warunków inwestowania w gminie.
4. Budynków mieszkalnych o wysokim standardzie.
5. Pensjonatów i hoteli – inwestor może w przyszłości przyjmować gości, których będzie musiał gdzieś zakwaterować.
6. Miejsc rekreacji – nie tylko letniej, ale także całorocznej (np. hale sportowe, baseny
i boiska).
Wizja lokalna z przedstawicielem inwestora stanowi okazję dla reprezentantów
gminy do osobistego przekazania interesujących informacji na temat mijanych
obiektów, infrastruktury drogowej, otoczenia działek i zaprezentowania się w roli
troskliwych gospodarzy, co wzbudza zaufanie.
84
Przebieg spotkania z potencjalnym inwestorem
Postępowanie w przypadku kontaktu z inwestorem zagranicznym
Możliwość nawiązania kontaktów z gminą przez inwestora zagranicznego, nieposługującego się językiem polskim oznacza konieczność zwrócenia uwagi na poziom kompetencji językowych pracowników obsługujących inwestorów. Ważne jest ponadto wypracowanie standardów postępowania urzędników w sytuacji takiego kontaktu.
Spotkanie, w którym będzie uczestniczył inwestor zagraniczny, nakłada na organizatorów, oprócz wcześniej wskazanych wymogów, dodatkowe obowiązki podyktowane
koniecznością uwzględnienia różnic międzykulturowych, a niekiedy zasad protokołu dyplomatycznego.
Kontakty z obcokrajowcami reprezentującymi kraje pozaeuropejskie oraz inne kręgi
kulturowe wymagają szczególnej wrażliwości i staranności. Spotkać się można z odmiennymi stylami podejmowania decyzji biznesowych (biznesmeni japońscy zachowują się inaczej niż inwestorzy z krajów arabskich, z Europy, czy biznesmeni amerykańscy). Niektórzy
poświęcają wiele uwagi najdrobniejszym kwestiom związanym z prowadzeniem działalności gospodarczej, inni w ogóle je pomijają lub pozostawiają do późniejszych ustaleń.
Flaga państwowa
Pozytywne wrażenie wywoła wywieszenie przed urzędem gminy flagi kraju inwestora
(obok polskiej flagi). Sposób eksponowania flag precyzyjnie określa tzw. etykieta flagowa,
wynikająca z zasad protokołu dyplomatycznego. Zasady te obowiązują także dla miniaturowych flag, umieszczanych na stołach konferencyjnych.
Zasadą jest otaczanie flagi czcią i szacunkiem. Wywieszana lub podnoszona flaga powinna być czysta, niepostrzępiona, niewyblakła. Używanie flag wymaga stosowania zasady starszeństwa, co oznacza przyznanie honorowego miejsca insygniom państwa przed
symbolami niższej rangi. Ta zasada przyznaje na terenie Polski absolutne pierwszeństwo
fladze państwowej Rzeczypospolitej Polskiej.
Jeżeli obok polskiej flagi wywieszona zostanie jedna flaga gościa, należy ją umieścić
po prawej stronie własnej flagi – patrząc na budynek zobaczymy od lewej strony najpierw
flagę gościa, a następnie własną flagę. W przypadku wywieszenia dwóch własnych flag,
flaga gościa umieszczona zostaje pośrodku. Jeżeli flag gości jest więcej, to należy je wywieszać na przemian, rozpoczynając i kończąc szereg własną flagą. W takiej sytuacji flagi
gości umieszcza się według porządku alfabetycznego, licząc od prawej strony.
Eksponowanie kilku flag powinno uwzględniać następującą kolejność:
1. Flaga państwowa Rzeczypospolitej Polskiej.
2. Flaga innego państwa (lub innych państw w kolejności alfabetycznej).
3. Flaga województwa.
4. Flaga powiatu.
5. Flaga gminy.
6. Flaga Unii Europejskiej.
7. Flaga organizacji międzynarodowej.
85
Poradnik dla gmin
8. Flaga służbowa (policji, straży miejskiej, straży pożarnej, poczty itp.).
9. Flaga firmowa (instytucji, organizacji, uczelni, szkoły, klubu sportowego itp.).
10. Flaga okolicznościowa (związana z wydarzeniem).
Etykieta związana z wywieszaniem flag obejmuje szereg istotnych kwestii, nieomówionych w niniejszym podręczniku, jak na przykład czas wywieszania flagi, wywieszanie flagi
na otwartym powietrzu i w budynku, dopuszczalne odstępstwa od ogólnych reguł wywieszania flag, zatem konieczne jest zapoznanie się ze szczegółowymi zasadami etykiety
flagowej, publikowanymi na stronach internetowych MSWiA oraz Sejmu Rzeczpospolitej
Polskiej (patrz: Bibliografia).
Przedstawiciele władz lokalnych
Pomimo, że właściwi decydenci pojawiają się w gminie zwykle dopiero w końcowych
etapach negocjacji lub podczas podpisywania umowy o współpracy, to ich reprezentanci często oczekują, że władze lokalne będą reprezentować urzędnicy najwyższej rangi.
Inwestorzy z krajów azjatyckich mogą negatywnie zareagować na prowadzenie rozmów
przez osoby uznane za zbyt młode, kobiety bądź osoby posiadające niską pozycję służbową.
Komunikacja w języku inwestora
Posługiwanie się językiem inwestora ułatwia proces komunikacji i pozytywnie wpływa na atmosferę i przebieg spotkania. Zasygnalizowanie przez przedstawicieli władz lokalnych znajomości języka inwestora jest postrzegane jako istotne ułatwienie przyszłej
komunikacji. Zalecane jest, by w urzędach gminnych przynajmniej pracownicy na stanowiskach kierowniczych potrafili się posługiwać językiem angielskim i by stale doskonalili
swe umiejętności. Inwestowanie przez gminy w kursy języka angielskiego dla pracowników to inwestycja z pewnością opłacalna.
Jeżeli istnieje konieczność zaangażowania tłumacza, trzeba pamiętać, że tłumacz wtedy dobrze przetłumaczy tekst, jeżeli jest on dobrze powiedziany po polsku. Nawet najlepszy tłumacz nie poradzi sobie z zagmatwaną i niegramatyczną wypowiedzią. Należy
przed spotkaniem przekazać tłumaczowi treść prezentacji lub przynajmniej scenariusz
spotkania.
Za dodatkowe elementy, stosowane nieobligatoryjnie, które będą budować pozytywny wizerunek gminy, mogą być uznane:
− opracowanie ulotek / broszur w języku gości (innym niż angielski),
− wręczenie podczas spotkania dwujęzycznych wizytówek przygotowanych w języku
angielskim i języku gości.
Poczęstunek dla gości zagranicznych
Poczęstunek powinien uwzględniać porę dnia oraz ewentualne ograniczenia w zakresie diety, związane z uwarunkowaniami kulturowymi zagranicznego inwestora (np. wykluczenie wieprzowiny, czy dieta wegetariańska).
86
Przebieg spotkania z potencjalnym inwestorem
Należy być przygotowanym na nietypowe zwyczaje towarzyszące spożywaniu posiłków, których można doświadczyć podejmując zagranicznych gości.
Przestrzeganie kodeksu zachowań
Przygotowując spotkanie z zagranicznymi inwestorami bezwzględnie należy zadbać
o pogłębienie wiedzy na temat specyficznych kodeksów zachowań obowiązujących biznesmenów z innych krajów, szczególnie pozaeuropejskich. Ułatwi to zrozumienie intencji przedstawicieli inwestora i pozwoli właściwie zinterpretować ich zachowanie.
Przykładowo, w chińskiej etykiecie obowiązującej w biznesie, szczególne znaczenie
posiada język ciała. Znajomość określonych wzorów zachowania chińskich biznesmenów
może być bardzo przydatna, więcej można dowiedzieć się o emocjach uczestników spotkania obserwując ich zachowania niewerbalne, niż analizując komunikat wyrażony słowami.
Rozmowa z Japończykami wymaga cierpliwości – nie należy im przerywać wypowiedzi, gdy w trakcie wywodu robią przerwy, zastanawiają się. Takie pauzy między wypowiedziami są dla nich rzeczą naturalną.
Zagranicznych biznesmenów obowiązują różne zasady zachowania się podczas negocjacji i spotkań biznesowych. Inaczej się witają, posiadają inne standardy grzeczności,
inaczej definiują właściwą kolejność zabierania głosu, różne zachowania uznają za grzeczne i właściwe.
Wprawdzie przed przyjazdem do Polski część zagranicznych gości może zapoznać się
ze specyfiką naszego kraju, to jednak zasygnalizowanie znajomości kodeksu grzeczności
obowiązującego w kraju inwestora pozwoli przełamać pierwsze lody i wpłynie pozytywnie na przebieg kontaktów.
Wiedzę na temat kodeksu zachowań, obowiązującego w kraju zagranicznego
gościa, można uzyskać w instytucjach wspierających kontakty z zagranicznymi
inwestorami, takich jak MARR, KPT czy PAIiIZ.
Więcej informacji na temat specyfiki kontaktów z inwestorami zagranicznymi można
znaleźć w literaturze wymienionej w Załączniku nr 7.
Szkolenia – podnoszenie kwalifikacji urzędników
Za standard należy uznać opracowanie w gminie systemu podnoszenia i rozwoju
kompetencji w obsłudze inwestora. Zespół obsługi inwestora powinien zostać objęty systemem szkoleń, podnoszących kompetencje językowe i merytoryczne. Procesem szko-
87
Poradnik dla gmin
lenia i podnoszenia kompetencji powinni zostać objęci także pracownicy pierwszego
kontaktu.
Po przeszkoleniu pracowników i wdrożeniu nowych instrukcji stanowiskowych konieczne jest cykliczne prowadzenie audytu monitorującego jakość obsługi inwestorów.
Takie procedury kontroli pozwalają na zidentyfikowanie błędów i ich korektę.
Proces wdrażania nowych pracowników zajmujących się obsługą inwestorów powinien przebiegać stopniowo. Ważnym etapem kształcenia nowego pracownika jest asystowanie starszemu stażem specjaliście. Realizowanie projektów przez niedoświadczonego
pracownika powinno odbywać się wyłącznie pod nadzorem specjalisty, którego zadaniem
będzie szkolenie i sprawdzanie poprawności stosowania ustalonych procedur.
Szkolenia merytoryczne z zakresu obsługi inwestora oferują w Małopolsce
między innymi Małopolska Agencja Rozwoju Regionalnego i Krakowski Park
Technologiczny, a w Warszawie Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych.
Na stronach internetowych tych instytucji można znaleźć informacje do wykorzystania
przez przedstawicieli zespołów obsługujących inwestorów.
88
6. Negocjacje
i współpraca
z inwestorem
6. Negocjacje i współpraca z inwestorem
Negocjacje z inwestorem
Pozycja inwestora na wstępie negocjacji jest zwykle silniejsza niż pozycja samorządu.
Inwestorzy biorą pod uwagę więcej niż jedną opcję lokalizacyjną i prowadzą rozmowy
z kilkoma oferentami jednocześnie. Dla wielu dużych firm oraz korporacji międzynarodowych spotkanie w gminie nie jest pierwszym spotkaniem negocjacyjnym, ich reprezentanci
są zwykle stroną lepiej przygotowaną do prowadzenia procesu negocjacyjnego. Dlatego
istotne jest staranne przygotowanie przedstawicieli gminy do spotkania oraz przestrzeganie kluczowych zasad, pozwalających na wzmocnienie pozycji negocjacyjnej gminy.
Przed spotkaniem negocjacyjnym
Ocena sytuacji
Przed rozpoczęciem negocjacji konieczne jest udzielenie odpowiedzi na pytanie, jak
bardzo gminie zależy na przekonaniu inwestora do rozpoczęcia działalności na jej terenie.
W zależności od stopnia zainteresowania władz lokalnych osoby prowadzące negocjacje po stronie samorządu powinny być gotowe do mniejszych bądź większych ustępstw.
Zdeterminowane dążenie do przekonania przedsiębiorstwa do zainwestowania w gminie wymaga czasem akceptacji warunków zaproponowanych, najbardziej korzystnych
z perspektywy inwestora. Scenariusze potencjalnych ustępstw powinny być opracowane
przed spotkaniem negocjacyjnym, aby uczestnicy rokowań po stronie gminy wiedzieli,
jakie ustępstwa są dopuszczalne oraz aby nie byli zaskoczeni oczekiwaniami partnerów
negocjacyjnych. Ponieważ każde ustępstwo rodzi różnego rodzaju konsekwencje dla
samorządu, należy starać się skłonić inwestora do ustępstw w innych obszarach realizacji projektu, również istotnych z punktu widzenia gminy. Katalog ustępstw, jakie władze
gminy mogą próbować uzyskać od inwestora, także powinien być przygotowany przed
rozpoczęciem właściwych rozmów. Jednak niedopuszczalne jest wywieranie nacisków
na przedstawicieli inwestora, gdyż może to skutkować jego rezygnacją z prowadzenia
działalności w gminie. Bardziej zasadniczą postawę można przyjąć jedynie w przypadku,
gdy oferta inwestora nie jest dla samorządu wyjątkowo atrakcyjna. W takiej sytuacji gminni negocjatorzy mogą oczekiwać od inwestora różnego rodzaju działań na rzecz gminy
w zamian za możliwość inwestowania na jej terenie.
Przygotowanie merytoryczne
Etapem poprzedzającym właściwe spotkanie negocjacyjne jest zwykle intensywna
komunikacja między inwestorem a gminą. Zdarza się, że inwestor przed podjęciem ostatecznej decyzji lokalizacyjnej poszukuje szczegółowych informacji na temat rozmaitych
aspektów planowanej inwestycji, których uzyskanie niekiedy bywa trudne i czasochłonne.
Ważne jest, aby obsługa inwestora traktowana była priorytetowo, a informacje przeka-
91
Poradnik dla gmin
zywane szybko (im szybciej, tym lepiej, przy czym istotne jest, jak gmina prezentuje się
na tle innych gmin konkurujących o inwestora). Przekazywane inwestorowi informacje
muszą ponadto być wiarygodne i w miarę możliwości wyczerpujące.
Przed właściwym spotkaniem zespół negocjacyjny powinien dobrze przyswoić sobie kluczowe informacje na temat planowanej inwestycji oraz na temat inwestora.
Demonstrowanie takiej wiedzy na spotkaniu jest traktowane jako przejaw profesjonalizmu oraz świadczy o poważnym traktowaniu rozmówców.
Uczestnicy negocjacji po stronie gminy
Podczas spotkania negocjacyjnego gminę powinny reprezentować osoby dobrze zorientowane w problematyce realizacji procesów inwestycyjnych oraz w specyfice funkcjonowania urzędu, a jednocześnie ukierunkowane na zrozumienie potrzeb inwestorów
i dobrze radzące sobie z sytuacją negocjacji.
W praktyce znalezienie osób spełniających wszystkie powyższe kryteria wśród kadry
urzędniczej gminy jest trudne. Dlatego, szczególnie w negocjacjach z ważnymi inwestorami, zalecane jest zaangażowanie do tego celu ekspertów zewnętrznych, wspierających
przedstawicieli gminy. Decyzja o składzie zespołu negocjacyjnego powinna zapaść przed
rozpoczęciem negocjacji (przed pierwszym spotkaniem negocjacyjnym) i skład ten nie
powinien ulegać zmianie w toku rozmów. Wprowadzanie nowych osób już po rozpoczęciu negocjacji jest źle odbierane i może być traktowane jako sygnał do rozpoczęcia rokowań od początku.
Ważna jest dobra współpraca między członkami zespołu negocjacyjnego. Powinni oni
mieć wspólną wizję negocjacji oraz współpracować ze sobą na każdym ich etapie. Tylko
zintegrowany zespół reprezentantów gminy, których role są dokładnie określone i którzy
nie próbują wykraczać poza przypisane im obowiązki, ma szansę na stworzenie silnej pozycji negocjacyjnej.
Spotkanie negocjacyjne
Miejsce spotkania
Wybór i przygotowanie pomieszczenia, w którym będą toczyły się rozmowy, jest istotnym elementem spotkania negocjacyjnego. Musi być to miejsce, w którym obie strony
poczują się komfortowo, w miarę możliwości wolne od dokuczliwych impulsów zewnętrznych, takich jak intensywne światło, hałas, rozpraszające otoczenie, przeszkadzających
w koncentracji na przedmiocie negocjacji. Poza wodą mineralną, na stole nie powinny
znajdować się niepotrzebne przedmioty, np. kwiaty. Poczęstunek i pozostałe napoje
umieszcza się w innym miejscu, w które uczestnicy negocjacji mogą udać się w czasie
przerwy. Dobrą praktyką jest ponadto wyznaczenie oddzielnego pomieszczenia, w którym negocjatorzy mogliby skorzystać z telefonu lub odbyć naradę.
Klimat spotkania negocjacyjnego
Ważne, aby przedstawiciele inwestora odczuwali podczas spotkania, że gmina jest gotowa na współpracę z podmiotami rozpoczynającymi działalność na jej terenie i że jej
władze są skłonne do udzielenia nowemu przedsiębiorcy wszelkiej możliwej pomocy,
92
Negocjacje i współpraca z inwestorem
np. w załatwieniu niezbędnych formalności. Przedstawiciele inwestora muszą odnieść
wrażenie, że znajdują się w przyjaznym otoczeniu, co może mieć wpływ na decyzję o lokalizacji inwestycji.
Podczas rozmów należy unikać okazywania nerwowości. Gruntowne przygotowanie
do spotkania skutkuje spokojnym prowadzeniem dyskusji i jej ukierunkowaniem na rzeczowe argumenty, nie na emocje. Nawet w sytuacjach stresowych powinno się unikać
nerwowych gestów i zdradzania wszelkich objawów zdenerwowania. Spokój i opanowanie przedstawicieli gminy świadczą o ich profesjonalizmie i zwiększają u inwestorów przekonanie, że ich dalsza obsługa będzie prowadzona na podobnym poziomie.
Dobre wrażenie wywiera postawa aktywnego słuchania. Przedstawiciel gminy powinien wykazywać zrozumienie dla argumentów negocjacyjnych partnerów (chociaż nie
musi się z nimi zgadzać). Niewskazane jest wyszukiwanie kontrargumentów natychmiast
po zaznajomieniu się z opiniami drugiej strony – należy poczekać na zakończenie wypowiedzi, podsumować ją, aby przekonać się, czy poprawnie została zinterpretowana jej
treść i dopiero wówczas przekazać opinię przedstawicielom inwestora.
Nie należy przeciągać spotkania negocjacyjnego poza wcześniej założone ramy czasowe. Jest to sygnał, że pracownicy gminy potrafią umiejętnie gospodarować czasem, co jest
dla inwestora istotne z perspektywy sprawnego przebiegu inwestycji. Podobnie, cały proces
negocjacyjny powinien zakończyć się w jak najkrótszym czasie – gmina powinna dołożyć
wszelkich starań, żeby nie stać się przyczyną żadnych opóźnień w jego przebiegu.
Dyskrecja
Utrzymywanie w tajemnicy faktu prowadzenia negocjacji z inwestorem oraz wyników
toczących się rozmów jest uznawane za jeden z ważnych mierników wiarygodności lokalnych władz.
!
Wszyscy pracownicy zajmujący się obsługą inwestora powinni zostać zobowiązani
do zachowania pełnej dyskrecji. Wszelkie informacje uzyskane od inwestora są objęte
tajemnicą służbową, a pracownicy urzędu powinni dołożyć wszelkich starań, aby nie
dopuścić do przenikania do mediów informacji o prowadzonych negocjacjach.
Przedwczesne ujawnienie szczegółów planowanej inwestycji może spowodować nawet wycofanie się inwestora z prowadzenia działalności w gminie, gdyż traktowane jest
jako przejaw braku profesjonalizmu. Należy dołożyć wszelkich możliwych starań, aby informacje uzyskane w trakcie kontaktów z inwestorem na każdym etapie rozmów pozostały poufne aż do momentu oficjalnego ogłoszenia wyników negocjacji.
Ponadto, w przypadku zakończenia się niepowodzeniem procesu pozyskiwania inwestora, konieczne będzie opublikowanie na łamach prasy niekorzystnych dla wizerunku
gminy wyjaśnień przyczyn niepowodzeń.
93
Poradnik dla gmin
Strona formalna spotkania
Ważnym elementem spotkań negocjacyjnych jest sporządzanie po każdym z nich protokołu ustaleń. Protokół powinien zostać podpisany przez obie strony, stanowi on bowiem
podstawę do prowadzenia dalszych rozmów w oparciu o wcześniej zaakceptowane ustalenia. Brak notatek podsumowujących spotkania może skutkować nieporozumieniami
w momencie wznowienia negocjacji, gdyż czasem okazuje się, że każda ze stron inaczej
zrozumiała wcześniejsze uzgodnienia. Taka sytuacja jest źródłem niepotrzebnych napięć,
których w bardzo łatwy sposób można uniknąć.
Etap negocjacji kończy się podpisaniem listu intencyjnego, w którym zamieszczane
są informacje o szczegółach planowanej inwestycji oraz o zobowiązaniach podjętych
w toku rozmów przez obie strony.
Więcej informacji na temat procesu negocjacji można znaleźć w literaturze wymienionej w Załączniku nr 7.
Przypadek rezygnacji inwestora z realizacji inwestycji
W proces negocjacji z inwestorem jest wpisana możliwość ponoszenia porażek. Nawet
gminy przodujące w obsłudze inwestorów muszą godzić się z tym, że tylko jedna na kilka
inwestycji jest ostatecznie realizowana.
Jeżeli władzom gminy zależy na inwestorze, muszą być elastyczne i gotowe na
ustępstwa (w rozsądnych granicach).
Konieczne jest gruntowne przygotowanie do rozmów z inwestorem – lepiej zgromadzić
więcej informacji niż mieć ich za mało.
Udzielając odpowiedzi w kontaktach poprzedzających właściwe negocjacje należy
pamiętać, aby odpowiedź ta była:
• zgodna z rzeczywistością (problemy zakłócające proces inwestycyjny powinny być
ujawnione i uzupełnione informacją o chęci pomocy ze strony władz gminnych
w ich przezwyciężeniu),
• możliwie szczegółowa i wyczerpująca,
• udzielona w jak najkrótszym czasie.
Przyjazny inwestorowi klimat negocjacji jest kwestią kluczową, należy okazywać
gotowość do współpracy, być rzeczowym i opanowanym.
Negocjacje to sprawa poufna – należy zachować dyskrecję!
Liczy się tylko to, co na papierze – konieczne jest sporządzanie protokołu ustaleń po
każdym spotkaniu.
Każdą porażkę można przekuć w sukces – rezygnacja inwestora z działalności na terenie
gminy może być okazją do przeanalizowania poprawności funkcjonowania systemu
obsługi inwestora i zwiększenia jego skuteczności.
94
Negocjacje i współpraca z inwestorem
Każde niepowodzenie może być jednak krokiem do przyszłego sukcesu. Osoby odpowiedzialne za przygotowanie oferty, obsługę inwestora oraz prowadzenie negocjacji, powinny dokładnie przeanalizować przyczyny rezygnacji inwestora z działalności na terenie
gminy. Może okazać się, że któryś z elementów systemu wymaga dopracowania, a popełniane błędy zostały ujawnione właśnie dzięki kontaktowi z potencjalnym inwestorem.
Archiwizacja
Niekiedy projekty inwestycyjne są przez inwestorów okresowo zamrażane. Po pewnym czasie mogą oni ponownie zwrócić się do gminy z prośbą o przesłanie aktualnej
oferty inwestycyjnej. Ponowne kontakty ułatwi skorzystanie z archiwum, zawierającego
dokumentację wcześniejszych kontaktów z inwestorem, w tym ofert inwestycyjnych.
Zgromadzone w archiwum oferty można wykorzystać jako cenny materiał szkoleniowy dla nowych pracowników urzędu. Analiza zawartości najlepszych ofert może stać się
ważnym elementem procesu profesjonalizacji zespołu zajmującego się obsługą zapytań
inwestorskich.
Archiwum będzie także pomocą dla urzędników przy przygotowywaniu odpowiedzi
na zapytania ofertowe przesyłane przez kolejnych potencjalnych inwestorów.
System zarządzania wiedzą w gminie, obejmujący bieżące archiwizowanie ofert
i utrwalanie przebiegu kontaktów z potencjalnymi inwestorami, należy uznać za ważny
element w procesie budowy kultury organizacyjnej, ułatwiającej urzędowi skuteczne pozyskiwanie inwestorów.
Współpraca z inwestorem w trakcie realizacji inwestycji i po jej
zakończeniu
Kontakty samorządu z inwestorem nie kończą się wraz z podjęciem decyzji o rozpoczęciu
działalności w gminie. Inwestor zwykle oczekuje od gminy wsparcia podczas realizacji inwestycji, a także po jej zakończeniu. Pomoc dla podmiotów funkcjonujących na terenie gminy
leży w interesie jej władz – świadectwo profesjonalnej i wielowymiarowej obsługi ze strony
urzędu pełni rolę ważnego narzędzia promocyjnego, mogącego mieć wpływ na zwiększenie
skali napływających do gminy inwestycji. Znaczenie dla rozwoju lokalnego ma zakorzenienie się inwestora w lokalnej społeczności i rozbudowywanie istniejących zakładów, będące
katalizatorem dalszych inwestycji i źródłem nowych miejsc pracy. Na takie działania decydują się te firmy, które odczuwają wsparcie ze strony samorządów wykraczające poza ich ustawowe obowiązki. Serwis poinwestycyjny ma ponadto za zadanie nie dopuścić do wycofania
się inwestora oraz zapobiec planom rozwijania inwestycji w innym regionie.
W pierwszej kolejności inwestorowi można zaoferować pomoc bezpośrednią, związaną z działaniami niezbędnymi do uruchomienia inwestycji. Pomoc ta może przybrać
postać:
95
Poradnik dla gmin
− wspierania inwestora w uzyskaniu koniecznych zezwoleń i dokumentów,
− zainicjowania kontaktu z instytucjami otoczenia biznesu: firmami konsultingowymi, kancelariami adwokackimi czy biurami rachunkowymi,
− uczestniczenia w negocjacjach z dostawcami mediów oraz urzędami państwowymi
i samorządami wyższych szczebli.
Poza pomocą bezpośrednią, władze gminy mają do dyspozycji różnego rodzaju narzędzia wsparcia pośredniego, dzięki zastosowaniu których pracownicy nowopowstałego przedsiębiorstwa i ich rodziny będą mieli zapewniony wyższy standard życia i usług
publicznych. Do narzędzi tych należą przede wszystkim:
− inwestycje w gminną infrastrukturę techniczną (drogi, kanalizacja, wodociągi),
− inwestycje w lokalną infrastrukturę społeczną (szkoły, przedszkola, zakłady opieki
zdrowotnej, obiekty sportowe),
− wsparcie w zakresie pozyskiwania i szkolenia wykwalifikowanej kadry (w tym uruchamianie w szkołach klas profilowanych pod potrzeby inwestora),
− wsparcie w zakresie nawiązywania kontaktów z potencjalnymi lokalnymi kooperantami.
W ramach opieki poinwestycyjnej należy zadbać o podtrzymywanie kontaktów władz
lokalnych i przedsiębiorców. Ich podstawą będzie wzajemne wypracowanie systemu wymiany informacji. Za kluczowe należy uznać organizowanie kontaktów bezpośrednich,
które umożliwią poznanie istotnych szczegółów związanych z funkcjonowaniem w gminie
przedsiębiorców. Za cenne należy uznać organizowanie zinstytucjonalizowanych spotkań
96
Negocjacje i współpraca z inwestorem
Rysunek 4. Schemat opieki poinwestycyjnej
Platforma kontaktów
Spotkania robocze
(lobbingowe)
Kontakty bezpośrednie
Spotkania towarzyskie
Nieruchomości
• pozyskiwanie
• uzbrajanie
• uchwalanie i zmienianie planów zagospodarowania przestrzennego
• wydawanie pozwoleń na budowę
Wsparcie w negocjacjach
z niektórymi partnerami inwestorów
• dostawcy mediów i usług
• urzędy państwowe i samorządów wyższych
szczebli
Inwestorzy
Wsparcie rozwoju powiązań
kooperacyjnych
• wzmacnianie zakorzenienia firm
w gminie
• promocja proinwestycyjna gminy
Rozwój
infrastruktury
społecznej
Rynek pracy
• kształcenie i dokształcanie
• wsparcie w prowadzeniu naboru pracowników
• wdrożenie systemu kształcenia zależnego od potrzeb
inwestorów
Obszary wsparcia inwestorów
Władze lokalne
Źródło: Jarczewski W., (2007), Pozyskiwanie inwestorów do gmin, Wolters Kluwer Polska, Warszawa, s. 143.
roboczych (lobbingowych) z grupą przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność na terenie gminy. Pretekstem do spotkań z przedsiębiorcami mogą być organizowane cyklicznie
przez gminy imprezy noworoczne, spotkania wigilijne, imprezy sportowe itp.
Należy zadbać, by spotkania odbywały się cyklicznie i przebiegały w atmosferze pozwalającej na swobodne wyrażanie opinii uczestników. Warto wyznaczyć pracowników
odpowiedzialnych z ramienia gminy za organizację i uczestnictwo w spotkaniach, mogą
to być osoby, które kontaktowały się już z inwestorem wcześniej.
Do najważniejszych korzyści płynących z tego typu kontaktów należy zaliczyć możliwość wsparcia szans i zapobieżenie zagrożeniom, towarzyszącym funkcjonowaniu w gminie nowego przedsiębiorcy. Za ważne należy uznać ponadto:
− uzyskanie wiedzy o możliwościach podjęcia wspólnych działań na rzecz rozwoju
gminy,
− zachęcenie przedsiębiorcy do działań sponsorskich na rzecz lokalnych inicjatyw,
− poznanie kondycji i planów rozwoju przedsiębiorstwa.
Podczas spotkań z przedsiębiorcami i konsultacji społecznych z mieszkańcami lokalny
samorząd ma także szansę podjąć się mediacji w przypadku pojawienia się konfliktów
związanych z działalnością w gminie nowego inwestora.
97
Spotkania tego typu mogą zaprocentować w przyszłości, gdy w gminie pojawi się kolejny potencjalny inwestor, dla którego rekomendacja działającego przedsiębiorcy może
mieć istotne znaczenie w procesie podjęcia decyzji o lokalizacji biznesu w gminie.
!
Obowiązkiem każdej gminy jest przeprowadzanie analizy stopnia realizacji założeń
inwestycyjnych i stopnia wywiązania się inwestora ze zobowiązań wobec gminy
podjętych w trakcie procesu negocjacji.
Bibliografia
1. Bartosik-Purgat M., Otoczenie kulturowe w biznesie międzynarodowym, Polskie Wydawnictwa Ekonomiczne,
2006
2. Dziemianowicz W., (red.), Inwestycje zagraniczne w gminie (Jak przyciągnąć, obsłużyć i zatrzymać inwestora),
Państwowa Agencja Inwestycji Zagranicznych & Brytyjski Fundusz Know-How, Warszawa 1999
3. Dziemianowicz W., Inwestycje zagraniczne jako czynnik rozwoju polskich regionów, ekspertyza wykonana
na zlecenie Departamentu Koordynacji Polityki Strukturalnej w MGPiPS, www.funduszestrukturalne.gov.
pl/informator
4. Dziewulak D. Etykieta flagowa, w: Analizy. Biuro Analiz Sejmowych, nr 14(22) 19.10.2009, parl.sejm.gov.pl
5. Grycuk A., Inwestor zagraniczny w gminie. Seminarium inwestycyjne dla gmin Powiatu Łódź-Wschód, 2006,
www.tnoiksgh.org
6. Guzik R., Gminy w Internecie, Klimat inwestycyjny w województwie małopolskim, Kraków 2006
7. Jarczewski W., Pozyskiwanie inwestorów do gmin, Wolters Kluwer Polska, Warszawa 2007
8. Matuszczak-Szulc I., Rola samorządu w kreowaniu lokalnej polityki gospodarczej subregionu. Doświadczenia
Ostrowa Wielkopolskiego (prezentacja PPT), www.rsi-wielkopolska.pl
9. Model świadczenia usług na rzecz inwestorów pozyskujących kadry oraz usług outplacementowych, Wojewódzki
Urząd Pracy w Krakowie, Kraków 2009
10. Nęcki Z., Negocjacje w biznesie, Antykwa, Kraków 2005
11. Przewodnik po specjalnych strefach ekonomicznych w Polsce, www.paiz.gov.pl
12. Rola PAIiIZ w pozyskiwaniu inwestorów zagranicznych (prezentacja PPT), coi.wrotapodlasia.pl
13. Słomińska B., Przedsiębiorczość na terenie gmin jako przejaw realizacji europejskiej polityki spójności, mikro.
univ.szczecin.pl
14. Specjalne Strefy Ekonomiczne. 10 lat w Polsce. Stan prawny na kwiecień 2008, http://www.jci.pl/pl/inne-informacje/publikacje-i-raporty
15. Specjalne Strefy Ekonomiczne. Edycja 2008 rok. Raport KPMG, www.kpmg.pl
16. Szromek A., Marketing terytorialny, Wydawnictwo Wolters Kluwer Polska, 2008
17. Wolff J., Inwestorzy i samorząd. Wzajemne oczekiwania (prezentacja PPT), 2004, www.zmp.poznan.pl
18. Za rozwój gminy odpowiedzialny jest człowiek (wywiad z dr Wojciechem Dziemianowiczem), www.regioportal.pl
19. Zasady eksponowania flagi Unii Europejskiej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz w siedzibach polskich urzędów, www.mswia.gov.pl
99
Strony internetowe:
1. Małopolska Agencja Rozwoju Regionalnego – www.marr.pl
2. Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji – www.mswia.gov.pl
3. Krakowski Park Technologiczny – www.sse.krakow.pl
4. Projekt „Business in Małopolska” – www.businessinmalopolska.pl
5. Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie – www.wup-krakow.pl; www.inwestor.wup-krakow.pl
6. Małopolskie Obserwatorium Gospodarki - www.gospodarka.obserwatoria.malopolska.pl
7. Małopolskie Obserwatorium Polityki Rozwoju - www.politykarozwoju.obserwatoria.malopolska.pl
8. Małopolskie Obserwatorium Polityki Społecznej - www.politykaspoleczna.obserwatoria.malopolska.pl
9. Małopolskie Obserwatorium Rynku Pracy i Edukacji - www.rynekpracy.obserwatoria.malopolska.pl
10. Ministerstwo Spraw Zagranicznych – www.msz.gov.pl
11. Ministerstwo Gospodarki – www.mg.gov.pl
12. Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych – www.paiz.gov.pl
13. Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości – www.parp.pl
101
Załączniki
Załączniki
Załączniki
Załącznik nr 1 – wzór formularza informacyjnego PAIiIZ
dla nieruchomości typu greenfield
LISTA DANYCH DOTYCZĄCYCH TERENU
SITE CHECK LIST
Położenie
Location
Powierzchnia
nieruchomości
Area of property
Informacje
dotyczące
nieruchomości
Property
information
Nazwa lokalizacji
Site name
Miasto / Gmina
Town / Commune
Powiat
District
Województwo
Province (Voivodship)
Maksymalna dostępna powierzchnia
(w jednym kawałku) [ha]
Max. area available (as one piece) [ha]
Kształt działki
The shape of the site
Możliwości powiększenia terenu (krótki
opis)
Possibility for expansion (short
description)
Orientacyjna cena gruntu [PLN/m2]
włączając 22% VAT
Approx. land price [PLN/m2]
including 22% VAT
Właściciel / właściciele
Owner(s)
Aktualny plan zagospodarowania
przestrzennego (T/N)
Valid zoning plan (Y/N)
(należy podać zbliżony kształt
działki tj. kwadrat, prostokąt,
trójkąt, inne)
(w przypadku gdy więcej
niż jeden właściciel prosimy
o wpisanie powierzchni jaka
przypada na poszczególnych
właścicieli)
(jeżeli plan w przygotowaniu
prosimy o podanie
orientacyjnego terminu
uchwalenia)
Przeznaczenie w miejscowym planie
zagospodarowania przestrzennego
Zoning
105
Poradnik dla gmin
Charakterystyka Klasa gruntów wraz z powierzchnią [ha]
działki
Soil class with area [ha]
Land specification
Różnica poziomów terenu [m]
Differences in land level [m]
Obecne użytkowanie
Present usage
Zanieczyszczenia wód powierzchniowych
i gruntowych (T/N)
Soil and underground water
pollution (Y/N)
Poziom wód gruntowych [m]
Underground water level [m]
Czy były prowadzone badania
geologiczne
terenu (T/N)
Were geological research done (Y/N)
Ryzyko wystąpienia zalań lub obsunięć
terenu (T/N)
Risk of flooding or land slide (Y/N)
Przeszkody podziemne (T/N)
Underground obstacles (Y/N)
Przeszkody występujące na powierzchni
terenu (T/N)
Ground and overhead obstacles (Y/N)
Połączenia
transportowe
Transport links
106
(dodatkowo prosimy
o informację, czy grunt jest
odrolniony / odlesiony)
(prosimy o wpisanie
maksymalnej różnicy pomiędzy
najniższym i najwyższym
punktem działki)
(w przypadku odpowiedzi
pozytywnej prosimy o krótki
opis rodzaju zanieczyszczenia)
(np. gazociągi, podziemne linie
energetyczne itp.)
(np. linie energetyczne, drogi
przechodzące przez teren,
zbiorniki i cieki wodne, kanały,
obiekty pod ochroną itp.)
Istniejące ograniczenia ekologiczne (T/N) (jeżeli występują, prosimy
Ecological restrictions (Y/N)
o krótki opis)
Budynki i zabudowania na terenie (T/N) (jeżeli występują, prosimy
Buildings / other constructions on site
o załączenie krótkiego opisu)
(Y/N)
Droga dojazdowa do terenu (rodzaj drogi
i jej szerokość)
Access road to the plot (type and width
of access road)
Autostrada / droga krajowa [km]
Nearest motorway / national road [km]
Porty rzeczne i morskie w odległości
(prosimy o podanie
do 200 km
miejscowości w której znajduje
Sea and river ports located up to 200 km się port i odległości w km;
interesują nas wszystkie porty
znajdujące się w promieniu
200 km)
Załączniki
Kolej [km]
Railway line [km]
Bocznica kolejowa [km]
Railway siding [km]
Najbliższe lotnisko międzynarodowe
[km]
Nearest international airport [km]
Istniejąca
infrastruktura
Existing
infrastructure
Najbliższe miasto wojewódzkie [km]
Nearest province capital [km]
Elektryczność na terenie (T/N)
Electricity (Y/N)
Odległość przyłącza od granicy terenu
Connection point (distance from
boundary) [m]
(prosimy o podanie
miejscowości w której znajduje
się najbliższa stacja kolejowa
i odległości w km)
(prosimy o podanie
miejscowości i odległości w km)
(prosimy o podanie
miejscowości i odległości w km;
dodatkowo interesują nas
wszystkie lotniska znajdujące się
w promieniu 100 km)
(prosimy o podanie
miejscowości i odległości w km)
(w przypadku braku
elektryczności prosimy
o podanie odległości przyłącza
od granicy terenu)
Napięcie
Voltage [kV]
Dostępna moc
Available capacity [MW]
Gaz na terenie (T/N)
Gas (Y/N)
Odległość przyłącza od granicy działki
Connection point (distance from
boundary) [m]
Wartość kaloryczna
Calorific value [MJ/Nm3]
Średnica rury
Pipe diameter [mm]
Dostępna objętość
Available capacity [Nm3/h]
Woda na terenie (T/N)
Water supply (Y/N)
(w przypadku braku gazu
prosimy o podanie odległości
przyłącza od granicy terenu)
(prosimy o zaznaczenie, czy
podana informacja dotyczy
wody dla celów socjalnych
czy przemysłowych. Jeżeli
występują oba rodzaje wody
prosimy o podanie informacji dla
każdego z nich z osobna)
107
Poradnik dla gmin
Odległość przyłącza od granicy terenu
Connection point (distance from
boundary) [m]
Dostępna objętość
Available capacity [m3/24h]
Kanalizacja na terenie (T/N)
Sewage discharge (Y/N)
Odległość przyłącza od granicy terenu
Connection point (distance from
boundary) [m]
Dostępna objętość
Available capacity [m3/24h]
Oczyszczalnia ścieków na terenie bądź
w bezpośrednim sąsiedztwie
Treatment plant (Y/N)
Telefony (T/N)
Telephone (Y/N)
Odległość przyłącza od granicy terenu
Connection point (distance from
boundary) [m]
(w przypadku braku wody
prosimy o podanie odległości
przyłącza od granicy terenu)
(w przypadku braku kanalizacji
prosimy o podanie odległości
przyłącza od granicy terenu)
(w przypadku braku prosimy
o podanie odległości przyłącza
od granicy terenu)
Uwagi
Comments
Osoba
przygotowująca
ofertę
Offer
prepared by
Osoby
do kontaktu
Contact person
Imię, nazwisko, stanowisko, tel., tel. komórkowy, e-mail, znajomość języków
obcych
Imię, nazwisko, stanowisko, tel., tel. komórkowy, e-mail, znajomość języków
obcych
Wymagane załączniki:
Required enclosures:
• Mapki terenu (włączając infrastrukturę na terenie i sieć połączeń transportowych);
Maps of plot (including infrastructure on plot and transport links);
• 5-10 dobrej jakości zdjęć, dających pełny obraz terenu;
5-10 high-quality photographs giving full view of plot;
Zdjęcia lotnicze (o ile są);
Aerial photographs (if available).
108
Załączniki
Załącznik nr 2 — wzór formularza informacyjnego PAIiIZ dla
nieruchomości typu brownfield
PRODUCTION HALL OFFER
PRODUCTION HALL DATA
1. Name of production hall / Nazwa hali produkcyjnej
2. Location / Lokalizacja
Town / Street
Province (Voivodship) / Województwo
Miasto / Ulica
Special Economic Zone / Specjalna Strefa Ekonomiczna
Technology / Industrial Park
Park Technologiczny / Przemysłowy
Website / Strona internetowa
3. Owner / Właściciel obiektu
3. 1 Contact person / Osoba do kontaktu
Name, surname
Imię, nazwisko
Tel:
e-mail:
109
Poradnik dla gmin
4. Basic data for production hall / Podstawowe dane dotyczące hali produkcyjnej
4.1 Usable space (except: social and office space) / Powierzchnia użytkowa (nie dotyczy: powierzchni socjalnych i biurowych)
Area
Powierzchnia
Height
Wysokość
sq.m.
m2
m
Number of storeys
Liczba kondygnacji
Year of construction
Rok budowy
Floor carrying capacity
Nacisk na posadzkę
kg / sq.m.
kg / m 2
Year of modernization
Rok modernizacji
4.2 Present technical condition / Obecny stan techniczny
• Excellent / Doskonały
• Standard / Średni
• Good / Dobry
• Poor / Słaby
sq.m.
4.3 Total area of land
m2
Całkowita powierzchnia
terenu
5. Transport link / Połączenia transportowe
• Nearest motorway / National road
Najbliższa droga szybkiego ruchu / krajowa [km]
prosimy o podanie numeru drogi
i odległość w km
• Nearest voivodship city
Najbliższe miasto wojewódzkie [km]
prosimy o podanie nazwy miasta
i odległość w km
• Nearest international airport
Najbliższe lotnisko międzynarodowe [km]
nazwa miasta i odległość w km
6. Infrastructure / Infrastruktura
• Power / Elektryczność
• Sewage system / Kanalizacja
• Water / Woda
• Access road for trucks / Dojazd dla ciężarówek
• Gas / Gaz
• Overhead cranes / Suwnice
• Heating / Ogrzewanie
• Railway siding / Bocznica
110
Załączniki
7. Terms of acquisition / Warunki nabycia
• Ownership / Własność
• Perpetual usufruct / Użytkowanie wieczyste
• Lease / Wynajem
7.1 Price in PLN, including hall and land
PLN
Cena w PLN, hali i działki
8. Additional information / Dodatkowe informacje
Date of the offer
Data przygotowania oferty
111
Poradnik dla gmin
Załącznik nr 3 — logo województwa małopolskiego
oraz logo „Business in Małopolska”
112
Załączniki
Załącznik nr 4 — Karta informacyjna dla stanowiska pierwszego
kontaktu
ZAPISZ DANE TELEFONUJĄCEGO
• imię i nazwisko:
…………………………………………………
• nazwa instytucji, przedsiębiorstwa:
• numer telefonu:
ZAPISZ
TEMAT ROZMOWY :
…………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
JEŻELI TELEFONUJE INWESTOR LUB PRZEDSTAWICIEL INWESTORA ZAINTERESOWANY OFERTĄ INWESTYCYJNĄ GMINY (jako temat
podano np. „inwestycje w gminie”, „tereny inwestycyjne”, „oferta greenfield lub brownfield gminy”,
„chęć inwestowania w gminie”):
• poinformuj o istnieniu w gminie stanowiska „koordynator informacji inwestycyjnej”,
• przekaż imię i nazwisko oraz numer telefonu aktualnie dostępnego koordynatora informacji
inwestycyjnej,
• zaoferuj połączenie z koordynatorem
Jeżeli połączenie z koordynatorem jest w danym momencie niemożliwe zaproponuj
oddzwonienie przez specjalistę niezwłocznie jak tylko będzie to możliwe. Poproś o wskazanie:
• numeru telefonu, pod który należy telefonować:
……………………………………
• nazwisko osoby, z którą należy się kontaktować:
……………………………………
113
Poradnik dla gmin
1. DANE PIERWSZEGO KOORDYNATORA INFORMACJI INWESTYCYJNEJ W GMINIE
Imię i nazwisko: ………………………………………………………………………………………
Stanowisko:
…………………………………………………………………………………………
Numer telefonu: ………………………………………………………………………………………
E-mail: …………………………………………………………………………………………………
Ograniczenia dostępności koordynatora: ……………………………………………………………
Języki obce, którymi posługuje się koordynator: ……………………………………………………..
Kluczowe kompetencje koordynatora: ………………………………………………………………
2. DANE DRUGIEGO KOORDYNATORA INFORMACJI INWESTYCYJNEJ W GMINIE
Imię i nazwisko: ……………………………………………………………………………………..
Stanowisko: ………………………………………………………………………………………….
Numer telefonu: ……………………………………………………………………………………..
E-mail: ……………………………………………………………………………………………….
Ograniczenia dostępności koordynatora: …………………………………………………………..
Języki obce, którymi posługuje się koordynator:
……………………………………………………..
Kluczowe kompetencje koordynatora: ………………………………………………………………
Źródło: Poradnik „Standardy obsługi inwestora w Małopolsce”
114
Załączniki
Załącznik nr 5 — Karta informacyjna dla Koordynatora Informacji
Inwestycyjnej
Informacje kontaktowe o kluczowych specjalistach
Geodezja
Specjalista w gminie:
Specjalista zewnętrzny:
Energetyka
Specjalista w gminie:
Specjalista zewnętrzny:
Gazownictwo
Specjalista w gminie:
Specjalista zewnętrzny:
Imię i nazwisko:
Stanowisko:
Telefon:
E-mail:
Ograniczenie dostępności:
Języki obce:
Instytucja:
Imię i nazwisko:
Stanowisko:
Telefon:
E-mail:
Ograniczenie dostępności:
Języki obce:
Imię i nazwisko:
Stanowisko:
Telefon:
E-mail:
Ograniczenie dostępności:
Języki obce:
Instytucja:
Imię i nazwisko:
Stanowisko:
Telefon:
E-mail:
Ograniczenie dostępności:
Języki obce:
Imię i nazwisko:
Stanowisko:
Telefon:
E-mail:
Ograniczenie dostępności:
Języki obce:
Instytucja:
Imię i nazwisko:
Stanowisko:
Telefon:
E-mail:
Ograniczenie dostępności:
Języki obce:
115
Poradnik dla gmin
Zasoby siły roboczej
Specjalista w gminie:
Specjalista zewnętrzny:
Wodociągi
Specjalista w gminie:
Specjalista zewnętrzny:
Kanalizacja
Specjalista w gminie:
Specjalista zewnętrzny:
116
Imię i nazwisko:
Stanowisko:
Telefon:
E-mail:
Ograniczenie dostępności:
Języki obce:
Instytucja:
Imię i nazwisko:
Stanowisko:
Telefon:
E-mail:
Ograniczenie dostępności:
Języki obce:
Imię i nazwisko:
Stanowisko:
Telefon:
E-mail:
Ograniczenie dostępności:
Języki obce:
Instytucja:
Imię i nazwisko:
Stanowisko:
Telefon:
E-mail:
Ograniczenie dostępności:
Języki obce:
Imię i nazwisko:
Stanowisko:
Telefon:
E-mail:
Ograniczenie dostępności:
Języki obce:
Instytucja:
Imię i nazwisko:
Stanowisko:
Telefon:
E-mail:
Ograniczenie dostępności:
Języki obce:
Załączniki
Telekomunikacja
Specjalista w gminie:
Specjalista zewnętrzny:
Wywóz i utylizacja odpadów
Specjalista w gminie:
Specjalista zewnętrzny:
Imię i nazwisko:
Stanowisko:
Telefon:
E-mail:
Ograniczenie dostępności:
Języki obce:
Instytucja:
Imię i nazwisko:
Stanowisko:
Telefon:
E-mail:
Ograniczenie dostępności:
Języki obce:
Imię i nazwisko:
Stanowisko:
Telefon:
E-mail:
Ograniczenie dostępności:
Języki obce:
Instytucja:
Imię i nazwisko:
Stanowisko:
Telefon:
E-mail:
Ograniczenie dostępności:
Języki obce:
Źródło: Poradnik „Standardy obsługi inwestora w Małopolsce”
117
Poradnik dla gmin
Załącznik nr 6 – Formularz przygotowywania spotkania
z inwestorem
Kwestie, które należy zaplanować i ustalić przygotowując spotkanie z inwestorem.
CEL I REZULTATY
Cel spotkania
Rezultaty oczekiwane przez inwestora
Rezultaty oczekiwane przez urzędników
Struktura i zakres tematyczny spotkania — scenariusz spotkania
ORGANIZATORZY SPOTKANIA
Osoba lub osoby odpowiedzialne za przygotowanie spotkania ze strony gminy
UCZESTNICY SPOTKANIA
Skład osobowy przedstawicieli urzędu uczestniczących w spotkaniu wraz ze wskazaniem
roli każdego z nich i ustaleniem głównego prowadzącego spotkanie
Celowość uczestnictwa w spotkaniu przedstawicieli zewnętrznych instytucji
wspierających gminę w kontaktach z inwestorami, np. MARR lub KPT
Celowość uczestnictwa w spotkaniu zewnętrznych specjalistów np. zakład energetyczny,
gazownia
Skład osobowy przedstawicieli inwestora, ze wskazaniem na liczbę osób, ich
kompetencje i oczekiwania informacyjne wobec gminy
ORGANIZACJA SPOTKANIA
Czas trwania spotkania, który pozwoli na zrealizowanie założonego celu
Poczęstunek dla inwestora (wybór i rezerwacja miejsca)
Termin spotkania — data i godzina
Język spotkania i konieczność zapewnienie tłumacza
Miejsce spotkania
Środek transportu w przypadku zaplanowania wizyty w terenie
Potwierdzenie spotkania
Przygotowanie materiałów reklamowych i promocyjnych przeznaczonych dla inwestora
Źródło: Poradnik „Standardy obsługi inwestora w Małopolsce”
118
Załączniki
Załącznik nr 7 — Polecana literatura z zakresu zagadnień obsługi
inwestora zagranicznego i negocjacji
Negocjacje
− Elizabeth Christopher, Elżbieta Turlejska Umiejętność negocjowania w biznesie, Zysk i S-ka,
1998
− Heeper Astrid, Schmidt Michael Techniki negocjacji. Jak planować, prowadzić i finalizować negocjacje? BC Edukacja, 2008
− Grotzebach Claudia Uwaga, manipulacja! Jak rozpoznać nieuczciwe metody perswazji? BC
Edukacja, 2008
− Zbigniew Nęcki Negocjacje w biznesie, Antykwa, 2005
− Kamilla Bargiel-Matusiewicz Negocjacje i mediacje Polskie Wydawnictwa Ekonomiczne, 2007
− Urszula Kałążna-Drewioska, Negocjacje w biznesie. Kluczowe problemy, Wrocław 2006
Różnice kulturowe
− Gesteland Richard Różnice kulturowe a zachowania w biznesie, PWN 2000
− Małgorzata Bartosik-Purgat Otoczenie kulturowe w biznesie międzynarodowym, Polskie
Wydawnictwa Ekonomiczne, 2006
Poradniki i materiały zgromadzone na stronach internetowych następujących instytucji:
− Ministerstwo Spraw Zagranicznych (zob. www.msz.gov.pl),
− Ministerstwo Gospodarki (zob. www.mg.gov.pl),
− Publikacje Wydziałów Promocji i Handlu przy Ambasadach RP,
− Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych (zob. www.paiz.gov.pl), Polska Agencja
Rozwoju Przedsiębiorczości (zob. www.parp.pl).
119