Zlecona księgowość: kto odpowiada za błędy?

kontrola i podatki
Zlecona księgowość:
kto odpowiada za błędy?
Przykład 1.
Przekazywanie obsługi księgowej gospodarstwa wyspecjalizowanej firmie
nie chroni rolnika przed odpowiedzialnością za błędy w rachunkowości.
P
prawnej oraz w niektórych przypadkach może ponieść konsekwencje karnoskarbowe.
Umowa z biurem: Jeśli dojdzie do
podpisania umowy o prowadzenie
księgowości, należy o tym powiadomić urząd skarbowy. Podatnik ma na
to 7 dni. Zawiadomienie powinno zawierać nazwę i adres biura, adres prowadzenia oraz przechowywania ksiąg
i dowodów księgowych z ich prowadzeniem.
Zawarcie umowy z biurem rachunkowym nie oznacza, że to biuro będzie
ponosiło konsekwencje popełnionych
błędów, takich jak np. zaniżenie kwoty
podatku do zapłaty, zawyżenie kwoty
zwrotu podatku VAT czy też nieterminowe wpłaty podatków. Nawet jeśli w umowie zostaną zawarte zapisy
o tym, że to biuro ponosi konsekwencje nieprawidłowych rozliczeń, przepisy prawa podatkowego przewidują
z tego tytułu odpowiedzialność jedynie podatnika.
Oznacza to, że organy podatkowe
będą egzekwować należne zaległości
wynikające z błędnych rozliczeń od
podatnika, a nie od księgowego.
Rys. Kuklewicz
rowadzenie księgowości we własnym zakresie nie należy do łatwych zadań. Często obsługę rozliczeń podatkowych powierza
się firmom, zajmującym się profesjonalnie obsługą księgowo-finansową.
Zawarcie umowy z podmiotem zewnętrznym o prowadzenie księgowości nie oznacza jednak, że w przypadku nieprawidłowości w rozliczeniach
odpowiedzialność spadnie na biuro rachunkowe. Za wszystkie zobowiązania
przed fiskusem odpowiada sam podatnik. Biuro może jednak odpowiadać za
popełnione błędy na drodze cywilno-
ta 26
Nr 2 kwiecień/2016
tur VAT, a w konsekwencji – do prawi- w sprawie obowiązkowego ubezpieRolnik Jan Kowalski zawarł z fir- dłowego sporządzenia deklaracji VAT czenia odpowiedzialności cywilnej
mą rachunkową umowę o prowadze- – a jednak tego nie uczyniło. Docho- przedsiębiorców wykonujących dzianie rozliczeń w zakresie podatku VAT. dzenie roszczeń na drodze cywilnej łalność z zakresu usługowego prowaW trakcie kontroli podatkowej okaza- oznacza jednak prawie zawsze długie dzenia ksiąg rachunkowych – jedynie
ło się, że biuro nie ujęło w deklaracji i kosztowne postępowanie sądowe.
podmiotów prowadzących działalność
VAT-7 faktury sprzedaży wystawiow zakresie usługowego prowadzenia
nej przez Kowalskiego. Skutkiem tego
ksiąg rachunkowych. Zatem jeśli biuro
czynu było zaniżenie zobowiązania Mądra umowa: Warto zadbać więc nie obsługuje podmiotów, dla których
o 3000 zł. Zobowiązanym do zapłace- o dobrą umowę z biurem księgowym. prowadzi księgi rachunkowe (np. spółnia tej kwoty wraz z należnymi odset- Nie podpisywać standardowej, podsu- ek z o.o., czy też osób fizycznych, któkami jest podatnik, a nie biuro rachun- wanej nam umowy, ale negocjować jej re ze względu na obroty zobowiązane
kowe.
zawartość. To może się przydać, gdy są prowadzić księgi rachunkowe), nie
Aby uniknąć pomusi mieć ubezpiedobnych
sytuacji,
czenia OC.
można samemu wy- Podatnik ma 7 dni na zawiadomienie fiskusa o powierzeniu
Może się wówrywkowo kontroloczas okazać, że rolprowadzenia księgowości biuru rachunkowemu.
wać pracę biura ranik będący czynchunkowego. W tym
nym podatnikiem
celu należy, np. porównać dokumenty trzeba będzie iść „na ostro”. Chodzi VAT, zlecający prowadzenie jedynie
źródłowe (faktury VAT) z prowadzo- o doprecyzowanie:
ewidencji zakupu i sprzedaży VAT, nie
nymi przez biuro księgami podatkowy❚ jakie dokładnie rozliczenia zosta- będzie mógł żądać wypłaty odszkodomi, np. rejestrami VAT i sprawdzać, ną powierzone do prowadzenia biuru wania od ubezpieczyciela. Pozostaje
czy któryś z dokumentów nie został rachunkowemu, np. rozliczenie podat- wtedy jedynie wspomniane powyżej
pominięty lub zaksięgowany podwój- ku od towarów i usług prowadzić bę- powództwo cywilne i proces sądowy.
nie. Częstość takiej kontroli zależy dzie biuro, a sprawy podatkowe zwią- Dlatego też na wszelki wypadek przed
w zasadzie od samego rolnika. Może zane z zatrudnieniem pracowników podpisaniem umowy z biurem, naleją prowadzić po zakończeniu miesiąca, rolnik prowadzi we własnym zakresie. ży poprosić o okazanie polisy ubezpieWówczas biuro nie odpowiada, np. za czenia OC, powołując się na przepisy
kwartału czy roku.
nieprawidłowe obliczenie podatku od ww. rozporządzenia, bądź też potrakOdpowiedzialność cywilna: Za niedo- wynagrodzeń wypłaconych pracowni- tować okazanie polisy jako warunek
ciągnięcia biura rachunkowego można kom;
zawarcia umowy o prowadzenie dokupociągnąć je do odpowiedzialności na
❚ za prawidłowe sporządzenie fak- mentacji podatkowej.
Stawki za usługi rachunkowe są zróżgruncie przepisów Kodeksu cywilnego. tur VAT odpowiada rolnik, natomiast
Artykuł 471 Kodeksu cywilnego stano- za prawidłowe sporządzenie rejestrów nicowane. Zależą od wielkości miejwi, że dłużnik obowiązany jest do na- VAT – biuro rachunkowe;
scowości, konkurencji biur rachunkoprawienia szkody wynikłej z niewy❚ która ze stron przekazuje deklara- wych w okolicy, a przede wszystkim
konania lub nienależytego wykonania cje do urzędów – np. obowiązek spo- od liczby dokumentów i rodzaju prozobowiązania, chyba że niewykonanie rządzenia deklaracji ciążyć będzie na wadzonej księgowości. Za najprostsze
lub nienależyte wykonanie jest następ- biurze rachunkowym, ale to rolnik bę- rozliczenie, np. jedynie podatku od tostwem okoliczności, za które dłużnik dzie miał obowiązek je podpisać i zło- warów i usług, rolnik zapłaci ok. 150–
odpowiedzialności nie ponosi. Zatem żyć we właściwym urzędzie; jeśli nie 200 zł/mies. Natomiast duże gosporolnik, który będzie chciał dochodzić zrobi tego we właściwym terminie, to darstwa rolne, które zobowiązane są
naprawienia szkody powstałej w wy- on poniesie konsekwencje na gruncie do prowadzenia ksiąg rachunkowych
niku niewykonania lub nienależyte- Kodeksu karnego skarbowego;
oraz duże firmy związane z rolnicgo wykonania powierzonych biuru ra❚ umowa powinna zawierać infor- twem płacą za usługi księgowe od kilchunkowemu zadań, będzie musiał macje, w jakim terminie rolnik powi- kuset do kilku tysięcy zł miesięcznie.
wykazać związek pomiędzy błędami nien przedłożyć dokumenty do biura
popełnionymi przez biuro a poniesio- rachunkowego, czy ich przyjęcie i na- Sankcje skarbowe: Nieprawidłowe
nymi stratami.
stępnie wydanie będzie wiązało się rozliczenia z fiskusem zazwyczaj nie
W tym celu należy wystąpić do sądu z np. przeliczeniem liczby dokumen- kończą się na zapłacie zaległego podatku. Wiążą się one także z odpowiecywilnego. Można to zrobić samodziel- tów, sporządzeniem ich zestawienia.
nie lub przy pomocy adwokata lub radW razie szkód wyrządzanych przez dzialnością karnoskarbową.
cy prawnego. W trakcie postępowania biuro istnieje możliwość wypłaty zaZa przestępstwa skarbowe lub wysądowego rolnik będzie musiał udo- dośćuczynienia z polisy ubezpiecze- kroczenia skarbowe odpowiada, jak
wodnić, że poniesiona strata (czyli np. niowej biura rachunkowego. Biura sprawca, także ten, kto na podstawie
obowiązek zapłaty zaległego podatku rachunkowe powinny mieć obowiąz- przepisu prawa, decyzji właściwego
w kwocie 3000 zł) jest wynikiem dzia- kowe ubezpieczenie od odpowiedzial- organu, umowy lub faktycznego wyłania lub braku działania biura rachun- ności cywilnej za szkody wyrządzone konywania zajmuje się sprawami gokowego, że to biuro rachunkowe – jako w związku z wykonywaną działalno- spodarczymi, w szczególności finansoprofesjonalny podmiot – na podstawie ścią. Obowiązek ten dotyczy – zgod- wymi, osoby fizycznej, osoby prawnej
zawartej umowy było zobowiązane do nie z przepisami rozporządzenia mi- lub jednostki organizacyjnej, niemająprawidłowego ewidencjonowania fak- nistra finansów z 6 listopada 2014 r. cej osobowości prawnej, której odręb-
Nr 2 kwiecień/2016
ta 27
kontrola i podatki
ne przepisy przyznają zdolność prawną. Oznacza to, że na gruncie KKS
sprawcą niekoniecznie musi być podatnik. Odpowiedzialność może ponieść właściciel lub pracownik biura rachunkowego. Pracownik biura
może odpowiadać jako sprawca, jeżeli
w umowie o prowadzenie księgowości
zostanie zawarta informacja, że jest on
odpowiedzialny za prowadzenie spraw
podatnika. Nie każde naruszenie przepisów podatkowych pociągnie za sobą
odpowiedzialność na gruncie przepisów Kodeksu karnego skarbowego, jeżeli bowiem sprawcy nie można przypisać winy w czasie popełnienia danego
czynu, nie ponosi on odpowiedzialności karnoskarbowej. Podobnie jak
w przypadku odpowiedzialności cywilnej, także przy rozważaniu o odpowiedzialności na gruncie KKS istotne
są zapisy umowy o prowadzenie ksiąg.
Zakres odpowiedzialności biura rachunkowego uzależniony jest od treści
zawartej umowy czy zaistniałego stanu faktycznego. Podmiot prowadzący
dokumentację nie może ponieść odpowiedzialności za np. dokumenty, których podatnik nie dostarczył lub czynności, których nie ujawnił.
Przykład 2.
Rolnik Jan Kowalski nie przedłożył do biura rachunkowego wszystkich faktur sprzedaży wystawionych
przez siebie w miesiącu lipcu 2015 r.
Skutkiem tego było zaniżenie podatku do zapłaty o kwotę 20 tys. zł. Konsekwencje podatkowe, tj. obowiązek
zapłaty zaległego podatku wraz z odsetkami, jak i konsekwencje karnoskarbowe poniesie podatnik.
Jeżeli jednak zawiniło biuro lub jego
pracownik, wówczas odpowiedzialność – jako sprawca czynu zabronionego – poniesie właściciel biura lub jego
pracownik.
Przykład 3.
Rolnik Jan Kowalski dostarczył
w wyznaczonym terminie do biura
rachunkowego wszystkie dokumenty
niezbędne do prawidłowego rozliczenia podatku VAT za sierpień 2015 r.
Jednak błędnie została zaksięgowana
jedna z faktur zakupu: została ujęta
dwa razy, na skutek czego w deklara-
ta 28
Nr 2 kwiecień/2016
cji VAT-7 wykazano zawyżoną o 5 tys.
zł kwotę podatku VAT do zwrotu na
rachunek bankowy rolnika. Ponieważ
do zawinienia doszło nie z winy podatnika, a biura rachunkowego, odpowiedzialność karnoskarbową za popełniony czyn może ponieść właściciel biura
rachunkowego.
Sformułowanie „może” oznacza, że
przy analizie odpowiedzialności biura rachunkowego za popełniony czyn
na gruncie Kodeksu karnego skarbowego, pod uwagę brane jest także to, czy
sprawca działał umyślnie.
Strzeżonego Pan Bóg strzeże: Za zo-
bowiązania podatkowe zawsze odpowiada podatnik. Nie ma znaczenia
okoliczność powierzenia spraw księgowych innemu podmiotowi. Warto wybrać takiego księgowego, który
będzie prawidłowo wywiązywał się
z obowiązków wynikających nie tylko z ustaw podatkowych, ale też np.
z prawa ubezpieczeń społecznych
i prawa pracy. Nie kierujmy się więc
jedynie ceną usług, lecz ich jakością.
no
To, co najważniejsze
Przy wyborze biura rachunkowego
należy kierować się:
l nie tylko ceną usługi;
l kwalifikacjami pracowników biura
(czy właściciel biura i jego pracownicy mają dodatkowe kwalifikacje, np. tytuły doradców podatkowych, biegłych rewidentów,
certyfikowanych księgowych);
l dobrymi opiniami klientów (to
w zasadzie najważniejsza cecha
dobrego księgowego);
l jaki zakres usług oferuje biuro rachunkowe (czy podoła wszystkim
zadaniom, które chcemy mu powierzyć);
l posiadaniem ubezpieczenia OC
(nie wszystkie podmioty muszą
mieć takie ubezpieczenie, ale dobre biuro rachunkowe na pewno
będzie miało polisę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej).
Ulga na złe
W
poprzednim wydaniu „ top agroszef Premium” opisaliśmy przypadki, gdy dłużnicy zalegają z wypłatą należności rolnikowi. W niniejszym
artykule przedstawiamy odwrotną sytuację, gdy to rolnik jest dłużnikiem.
Konieczna korekta podatku: Rol-
nik, który zalega z płatnością ponad
150 dni, ma bezwzględny obowiązek
zmniejszenia podatku naliczonego.
Zmniejszenia tego dokonuje się w rozliczeniu za okres, w którym upłynął
150. dzień od dnia upływu terminu
płatności określonego w umowie lub
na fakturze.
Jeżeli jednak rolnik-dłużnik uregulował należność najpóźniej w ostatnim
dniu okresu rozliczeniowego, w którym upłynął 150. dzień od dnia upływu terminu płatności tej należności,
nie ma konieczności zmniejszenia podatku naliczonego.
Przykład 1.
14 stycznia 2016 r. mijało 150 dni
od terminu płatności określonego na
fakturze zakupu środków ochrony roślin przez rolnika Jana Kowalskiego.
Dlatego rolnik powinien w deklaracji
VAT7 za styczeń skorygować podatek
naliczony o wartość wynikającą z faktury zakupu. Jednak 29 stycznia Jan
Kowalski uregulował całą należność za
fakturę, wobec czego nie musi korygować podatku naliczonego.
W przypadku częściowego uregulowania należności w terminie 150 dni
od dnia upływu terminu jej płatności
określonego w umowie lub na fakturze, korekta dotyczy podatku naliczonego, przypadającego na nieuregulowaną część należności. Pomniejszenie
VAT naliczonego nie jest sytuacją bezpowrotną i ostateczną. Jeżeli po dokonaniu korekty rolnik uregulował należność, ma prawo do zwiększenia kwoty
podatku naliczonego w rozliczeniu za
okres, w którym należność uregulowano, o kwotę podatku, której dotyczyła korekta. W przypadku częściowego
uregulowania należności podatek naliczony może zostać zwiększony w odniesieniu do tej części.
Przykład 2.
W grudniu 2015 r. minął 150. dzień
od terminu płatności wynikającego
z faktury zakupu nawozów przez rol-
długi w podatku VAT (cz. 2.)
nika Piotra Nowaka. Podatnik w tym
miesiącu nie zapłacił za nabyty towar
i dlatego zmniejszył podatek naliczony o wartość wynikającą z dokumentu zakupu. Całość należności za nawóz
Piotr Nowak zapłacił w styczniu 2016
r., wobec czego w rozliczeniu za styczeń będzie mógł zwiększyć podatek
naliczony o wartość wcześniej skorygowaną.
Wywiązywanie się przez dłużników z obowiązku korekty podatku naliczonego jest bardzo istotne z uwagi
na sankcje, jakie przewidują przepisy ustawy o VAT w przypadku niekorygowania nabyć. Artykuł 89b ust. 6
przewiduje bowiem, że w przypadku
naruszenia tego obowiązku przez podatników, naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej ustala
dodatkowe zobowiązanie podatkowe
w wysokości 30% kwoty podatku wynikającego z nieuregulowanych faktur,
który nie został skorygowany.
Przykład 3.
Spółka X sp. z o.o. zakupiła od rolnika kukurydzę na łączną kwotę 1 mln
zł, w tym podatek VAT 47 619 zł.
W maju 2015 r. minął termin 150 dni
od upływu terminu płatności z faktury wystawionej przez rolnika. Pomimo
tego spółka nie zapłaciła za towar i nie
skorygowała podatku naliczonego.
W trakcie kontroli podatkowej
stwierdzono, że spółka wbrew obowiązkowi nie skorygowała zakupów
i w związku z tym naczelnik urzędu
skarbowego ustalił w drodze decyzji
dodatkowe zobowiązanie podatkowe
w wysokości 30% kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktury tj.
14 285,70 zł (47 619,00 zł × 30%).
Fot. Sierszeńska
Biuro rachunkowe za błędy powstałe z jego winy
może odpowiadać w drodze postępowania cywilnego
oraz na podstawie Kodeksu karnego skarbowego.
Urząd skarbowy może ustalić dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 30%
kwoty podatku, jeśli podatnik naruszy obowiązek korekty podatku.
Przykład 4.
W podobnej sytuacji jak spółka X
sp. z o.o., znalazł się rolnik Piotr Nowak, który nie zapłacił w wymaganych
terminach faktury za zakup środków
ochrony roślin o wartości 50 tys. zł,
w tym podatek VAT 3703,70 zł. Fakt
ten został potwierdzony podczas kontroli podatkowej u rolnika.
Ponieważ jednak odpowiedzialność
za popełniony czyn nie przedawniła
się, Piotr Nowak poniesie konsekwencje wynikające z Kodeksu karnego skarbowego. Nie zostanie jednak wobec
niego ustalone dodatkowe zobowiązanie podatkowe.
Pamiętaj!
❚ 150 dni od upływu terminu płatności określonego w umowie lub na fakturze – tyle musi czekać rolnik, aby móc zmniejszyć podatek z tytułu niezapłaconej faktury;
❚ rolnik, który nie otrzyma zapłaty za towary i usługi od kontrahenta może
skorygować obrót i podatek należny;
❚ rolnik, który nie ureguluje w terminie 150 dni od upływu terminu płatności określonego w umowie lub na fakturze należności za towar lub usługę,
ma obowiązek zmniejszyć podatek naliczony;
❚ rolnik-dłużnik, który nie skoryguje podatku naliczonego naraża się na
odpowiedzialność karnoskarbową.
Uwaga na płynność: Półroczny okres
oczekiwania na możliwość pomniejszenia podatku należnego w przypadku braku płatności od kontrahenta nie
jest terminem wystarczającym.
Przez ten czas rolnik ponosi przecież
wydatki związane z bieżącą produkcją
i funkcjonowaniem gospodarstwa, natomiast kontrahent może swobodnie
handlować, np. zakupionym zbożem.
Poza tym jest to termin zdecydowanie dłuższy niż w przypadku podmiotów prowadzących działalność
gospodarczą i rozliczających podatek dochodowy, gdzie wynosi on zasadniczo 30 dni. Tym niemniej jednak pozwala on zmniejszyć obciążenia
fiskalne w momencie trudności z odzyskaniem pieniędzy od niesolidnego
partnera handlowego.
Z drugiej zaś strony – gdy to rolnik
jest nabywcą towaru – obowiązek dochowania terminów płatności może
pociągać za sobą dodatkowe koszty, np. obsługi rachunkowej, związane z pilnowaniem terminów zapłat.
A przeoczenie tego naraża rolnika czy
inny podmiot działający w obszarze
rolnictwa na konsekwencje finansowe
czy też karne.
no
Nr 2 kwiecień/2016
ta 29