raport - AWF Wrocław
advertisement
RAPORT dot. funkcjonowania administracji Akademii Wychowania Fizycznego we Wrocławiu za lata 2012-2016 1. Otrzymują: Senat Akademii Wychowania Fizycznego we Wrocławiu. 2. Temat zadania: Cel zadania: Ocena funkcjonowania komórek administracyjnych pionu Kanclerza. 3. 4. Podstawa ustaleń: 5. Obszar/zakres badania: 6. Ustalenia Dostarczenie Senatowi AWF opinii dot. funkcjonowania komórek administracyjnych Uczelni. Ankieta do samooceny funkcjonowania komórek administracyjnych (9 kwestionariuszy przesłanych przez kierowników komórek organizacyjnych). Ocenie podlegał system i sposób funkcjonowania administracji Uczelni z punktu widzenia: prawidłowości realizacji zadań; dostępności zasobów; jakości obsługi; współpracy między jednostkami administracji. ZAŁOŻENIA Kryteria oceny funkcjonowania administracji Akademii obejmowały analizę potencjału kadrowego administracji z uwzględnieniem standardów oceny funkcjonowania jednostek publicznych, w tym: ocenę kapitału ludzkiego z punktu widzenia posiadanych kompetencji i struktury zatrudnienia oraz posiadanych przez administrację zasobów materialnych; ocenę organizacji wewnętrznej z punktu widzenia struktury organizacyjnej, realizacji procesów i procedur działania; ocenę rezultatów wypełniania zadań. Respondenci dokonali oceny poszczególnych kryteriów mając do dyspozycji 3 warianty odpowiedzi: - tak - nie - nie wiem z możliwością komentarza. Na podstawie odpowiedzi udzielonych przez kierowników komórek organizacyjnych, Komisja dokonała oceny realizacji standardu. 1. Kapitał ludzki z punktu widzenia posiadanych kompetencji i struktury zatrudnienia oraz posiadanych przez administrację zasobów materialnych. Należy zadbać, aby osoby zarządzające i pracownicy posiadali wiedzę, umiejętności i doświadczenie pozwalające skutecznie i efektywnie wypełniać powierzone zadania. Proces zatrudnienia powinien być prowadzony w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy. Należy zapewnić rozwój kompetencji zawodowych pracowników jednostki i osób zarządzających. 1 Ankieta Wszyscy kierownicy komórek uważają, że pracownicy podlegli posiadają wiedzę i umiejętności konieczne do skutecznego realizowania zadań, a pracownicy mają dostęp do niezbędnych szkoleń. Niecałe 20% respondentów nie dokonuje oceny okresowej pracowników, a co trzeci kierownik wskazuje, że pracownicy nie zostali zapoznani z kryteriami, za pomocą, których dokonuje się oceny wykonywania przez nich zadań. W Raporcie za lata 2008-2012 50% kierowników nie dokonywało oceny, a ponad 60% wskazywało, że pracownicy nie zostali zapoznani z kryteriami. Stan faktyczny Realizacja kryterium obejmuje: - opis zadań, wiedzy i doświadczenia na stanowisku pracy (opis stanowiska pracy), - plany szkoleń dla nowych pracowników oraz doskonalące dostosowane do potrzeb i zadań jednostki (roczne plany szkoleń, szkolenia wewnętrzne kwartalne), - udzielanie wskazówek i porad pracownikom w wykonywaniu zadań, - okresowej oceny pracowników, - doświadczenia oraz wiedzy z zakresu zarządzania dla pracowników średniego i wyższego kierownictwa. Proces zatrudnienia prowadzony jest w taki sposób, aby zapewnić wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy (zostały wprowadzone procedury i zasady dotyczące zatrudniania pracowników, proces rekrutacji jest jawny i otwarty dla wszystkich, informacje o rozpoczęciu rekrutacji publikowane są na stronie internetowej, w siedzibie jednostki i lub w ogłoszeniu prasowym). 2. Organizacja wewnętrzna z punktu widzenia struktury organizacyjnej, realizacji procesów i procedur działania. Struktura organizacyjna jednostki powinna być dostosowana do aktualnych celów i zadań. Zakres zadań, uprawnień odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki oraz zakres podległości pracowników powinien być określony w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny. Aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności powinien być określony dla każdego pracownika. Ankieta Wszyscy ankietowani uważają, że struktura organizacyjna komórki jest dostosowana do jej aktualnych celów i zadań. Co piąty respondent wskazuje, że w jego komórce organizacyjnej nie jest zatrudniona odpowiednia liczba pracowników, w tym osób zarządzających, w odniesieniu do celów i zadań komórki. Blisko 20% ankietowanych uważa, że w AWF nie istnieje sprawny 2 przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi organizacyjnymi. Poprzednio było to 40%. komórkami Stan faktyczny Struktura organizacyjna jest adekwatna do wielkości jednostki i charakteru jej działalności. Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności najwyższego kierownictwa oraz poszczególnych komórek organizacyjnych został określony w jasny, przejrzysty i spójny sposób, każdy pracownik ma dostęp do aktualnego regulaminu organizacyjnego jednostki zawierającego zakres obowiązków i odpowiedzialności kierownictwa i poszczególnych komórek organizacyjnych. 3. Rezultaty wypełniania zadań Cele i zadania należy określać jasno i w co najmniej rocznej perspektywie. Ich wykonanie należy monitorować za pomocą wyznaczonych mierników. Zaleca się przeprowadzanie oceny realizacji celów i zadań uwzględniając kryterium oszczędności, efektywności i skuteczności. Należy zadbać, aby określając cele i zadania wskazać także jednostki, komórki organizacyjne lub osoby odpowiedzialne bezpośrednio za ich wykonanie oraz zasoby przeznaczone do ich realizacji. Ankieta 7. Podsumowanie oceny 8. Wnioski Wszyscy ankietowani na bieżąco monitorują stan zaawansowania realizacji powierzonych pracownikom zadań. Prawie 100% respondentów przygotowuje okresowe informacje nt. stopnia realizacji powierzonych do wykonywania zadań. Blisko 90% ankietowanych wyznaczyło cele do osiągnięcia i zadania do zrealizowania przez podległych pracowników. Analizując wyniki ankiety oceny funkcjonowania administracji AWF we Wrocławiu stwierdzono poprawę w pytaniach 2,3,9 i 21: ►oceniani podkreślają potrzebę wdrażania systemu zarządzania jakością ISO w poszczególnych jednostkach administracji Uczelni, ►dodatkowo potwierdzają poprawę przepływu informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi Uczelni, ►wyniki ankiety wskazują na zauważalną tendencję optymalizacji zatrudnienia w pionie administracji Uczelni. Wnioski do wdrożenia Władze Uczelni, zgodnie z zaleceniami raportu dotyczącego funkcjonowania administracji AWF we Wrocławiu w kadencji 20082012, w dalszym ciągu przeprowadzają okresową ocenę pracowników wszystkich komórek organizacyjnych uczelni, w której uwzględnia się pracę indywidualną każdego pracownika. Nastąpiło usprawnienie przepływu informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi. 3 1. Nadal wnioskuje się o modyfikację lub wprowadzenie nowych kryteriów oceny administracji. Brak realizacji wniosku 1 i 2 z poprzedniego raportu związane jest z wyborem nowych władz Uczelni i reorganizacją strukturalną. Dodatkowo dynamiczne zmiany związane z wdrażaniem nowej Ustawy o Szkolnictwie Wyższym oraz przewidywane kolejne nowelizacje, stwarzają dużo trudności organizacyjno-prawnych nie sprzyjając tworzeniu nowych zasad oceny. 2. Wnioskuje się o rozważenie propozycji wprowadzenia elektronicznego systemu kontroli czasu pracy dla pracowników administracyjnych, co zdecydowanie poprawi funkcjonowanie całej Uczelni. Wrocław 20.06.2016 r. Komisja ds. Oceny Funkcjonowania Administracji Przewodnicząca: dr hab. Anna Skrzek prof. AWF……………………..………… Członkowie: dr hab. Wojciech Wiesner prof. AWF ………..……………… dr hab. Kazimierz Witkowski ..………………………………….. dr Dorota Wójtowicz ……………………………………………….. dr Bogdan Pietraszewski ……………………………………….…. mgr Maciej Suboczewski ………………………………………….. 4
