Bielsko-Biała, dnia 21 lutego 2011 r. Prokuratura Okręgowa 43

Bielsko-Biała, dnia 21 lutego 2011 r.
Prokuratura Okręgowa
43-300 Bielsko-Biała
ul. Listopadowa 31
tel. 033 812 60 11 fax. 033 819 33 11
e-mail: [email protected]
VII.G.231 /28/ 2011
OPIS
PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
DOTYCZY: wyboru wykonawcy usług niszczenia dokumentacji niearchiwalnej dla
potrzeb prokuratur okręgu bielskiego
I. Nazwa i adres Zamawiającego
Prokuratura Okręgowa w Bielsku-Białej, 43-300 Bielsko-Biała, ulica Listopadowa 31.
Osobą wyznaczoną przez Zamawiającego do kontaktu jest Pani Iwona Jarczok tel. 033 812 60
11 wew. 47 w godzinach od 8.00 do 13.00; e-mail: [email protected].
II. Określenie trybu zamówienia
Z uwagi na fakt, iż wartość szacunkowa zamówienia nie przekroczy równowartości 14 000,00
euro, wybór wykonawcy przedmiotu zamówienia odbędzie się bez stosowania przepisów dalej
powołanej ustawy, w trybie art. 4, pkt 8 ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 roku Prawo
zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655, z 2008 r. Nr 171, poz. 1058, Nr
220, poz. 1420 i Nr 227, poz. 1505 oraz z 2009 r. Nr 19, poz. 101, Nr 65, poz. 545, Nr 91,
poz. 742, Nr 157, poz. 1241, Nr 206, poz. 1591 t.j.) – na podstawie badania rynku i
porównania ofert cenowych.
III. Informacja o przedmiocie zamówienia i miejscu wykonania usług:
Zamawiający zaprasza do złożenia ofert cenowych dotyczących świadczenia usług niszczenia
dokumentacji niearchiwalnej na zlecenie n/w prokuratur okręgu bielskiego, tj.:
1. Prokuratury Okręgowej w Bielsku – Białej przy ul. Listopadowej 31,
2. Prokuratury Rejonowej Bielsko – Biała – Południe oraz Prokuratury Rejonowej
Bielsko – Biała – Północ przy ul. Sobieskiego 9,
3. Prokuratury Rejonowej w Żywcu przy ul. Powstańców Śląskich 9,
4. Prokuratury Rejonowej w Cieszynie przy ul. Garncarskiej 8.
IV. Opis przedmiotu zamówienia:
1. Przedmiotem niniejszej umowy jest świadczenie przez Wykonawcę usług,
polegających na profesjonalnym niszczeniu dokumentacji niearchiwalnej
Zamawiającego zgromadzonej na nośnikach papierowych, magnetycznych
i optycznych, przeznaczonych do zniszczenia, dalej zwanych danymi.
2. Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie:
a. dostarczanie pojemników przystosowanych do zbiórki danych w jednostkach
organizacyjnych Zamawiającego,
b. terminowy odbiór nośników zgromadzonych u Zamawiającego, w przypadku
pisemnego powiadomienia w terminie nie późniejszym niż 7 dni od daty
otrzymania zgłoszenia,
c. odbiór nośników danych przez pracowników Wykonawcy oraz ich wywóz do
instalacji niszczącej w zamkniętym i specjalnie przystosowanym pojeździe,
d. zniszczenie nośników danych w instalacji niszczącej w sposób uniemożliwiający
pozyskanie przez osoby trzecie jakichkolwiek informacji na nich zgromadzonych,
e. zniszczenie nośników danych do uzyskania 3 stopnia bezpieczeństwa wg
odpowiednich norm i prowadzenie samego procesu na podstawie procedury
zgodnie z wymogami odpowiednich norm,
f.
umożliwienie upoważnionemu pracownikowi Zamawiającego obserwowania
procesu niszczenia nośników,
g. dokumentowanie każdego odbioru
wystawienie certyfikatu zniszczenia,
nośników
protokołem
przekazania
i
h. dołożenie szczególnej staranności w realizacji przedmiotu umowy,
i.
zawarcie polisy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej,
j.
informowanie Zamawiającego o wszelkich okolicznościach mogących mieć
wpływ na prawidłową realizację przedmiotu umowy.
V. Szczegółowe warunki świadczenia usługi:
1. Wykonawca winien w trakcie trwania umowy winien być dyspozycyjny.
2. Wykonawca winien świadczyć usługi starannie, zapewniając wysoki poziom ich
jakości.
3. Wykonawca jest odpowiedzialny względem Zamawiającego za szkody jakie ten
poniósł wskutek zawinionego nie wypełnienia ciążących na Wykonawcy
obowiązków, wynikających z zawartej umowy.
4. Wykonawca winien na bieżąco rozliczać się z Zamawiającym. Podstawą do
wystawienia faktury VAT za świadczone usługi niszczenia dokumentacji będzie
faktycznie wykonana usługa.
5. Każda usługa niszczenia danych będzie świadczona wyłącznie na podstawie
pisemnego zlecenia wystawianego każdorazowo przez Zamawiającego. Dopuszcza się
zlecenia w formie telefonicznej, z tym, że każde telefoniczne zlecenie winno zostać w
możliwie najszybszym terminie potwierdzone w formie pisemnej.
6. Ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia, Zamawiający preferuje
wykonywanie przedmiotowej usługi przez wykonawcę, z którym zostanie podpisana
umowa (brak podwykonawców).
7. Z Wykonawcą zostanie zawarta umowa na czas oznaczony trzech lat, począwszy od
dnia podpisania umowy z zastrzeżeniem nie przekroczenia kwoty netto w wysokości
53.746,00 złotych.
8. Wysokość cen brutto zaproponowanych przez Wykonawcę w Formularzu cenowym,
nie może ulec zmianie w ciągu pierwszego roku trwania umowy, natomiast jest
możliwość ich zmian w kolejnym roku trwania w/w umowy, poprzez negocjacje
cenowe, do wysokości zmiany średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług.
Propozycje takich zmian przedstawi Wykonawca na piśmie Zamawiającemu.
-2-
9. Z tytułu realizacji umowy Wykonawcy przysługuje wyłącznie wynagrodzenie za
faktycznie dokonane usługi niszczenia dokumentacji.
10. Do koordynacji odbioru nośników danych ze strony Zamawiającego upoważnione są
osoby, które w zakresie służbowych obowiązków mają odpowiedzialność za zasoby
archiwalne tj.

Prokuratura Okręgowa w Bielsku-Białej, 43-300 Bielsko-Biała, ulica Listopadowa 31
– tel. 033 812 60 11;

Prokuratura Rejonowa Bielsko – Biała Południe i Prokuratura Rejonowa Bielsko –
Biała Północ, 43-300 Bielsko-Biała, ulica Sobieskiego 9 – tel. 033 819 16 64,

Prokuratura Rejonowa w Cieszynie, 43-400 Cieszyn, ulica Garncarska 8
– tel 033 852 25 94,

Prokuratura Rejonowa w Żywcu, 34-300 Żywiec, ulica Powstańców Śląskich 9
– tel. 033 861 40 75
VI. Miejsce i termin składania ofert
Oferty należy składać (lub przesłać w zamkniętej kopercie) w siedzibie Zamawiającego tj.
Prokuraturze Okręgowej w Bielsku-Białej przy ulicy Listopadowej 31- parter biuro
podawcze obok wejścia głównego do dnia 03 marca 2011 r. do godziny 10.00
VII. Integralnymi częściami Opisu przedmiotu zamówienia są:
a. formularz cenowy,
b. projekt umowy.
VIII. Wykonawca jest zobowiązany, przed złożeniem oferty, do zapoznania się z w/w
wymaganiami Zamawiającego.
IX. Złożenie formularza cenowego jest równoważne z akceptacją warunków zawartych w
Opisie przedmiotu zamówienia oraz w formularzu cenowym i projekcie umowy.
X. Kryterium wyboru Wykonawcy stanowi kryterium cenowe wymienionych w
formularzu cenowym usług niszczenia dokumentacji. Ponadto na wybór oferty
będą miały również wpływ odpowiedzi, jakich Wykonawca udzieli na
zamieszczone w formularzu cenowym pytania.
XI. Koniecznym jest dołączenie do formularza cenowego n/w dokumentów:
1. Kopie posiadanych certyfikatów,
2. Kopia aktualnej polisy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorcy lub
deklaracja Wykonawcy, iż na czas trwania umowy zawrze taką polisę,
3. Kopie posiadanych referencji.
Prokurator Okręgowy
Katarzyna Kuklis
Załączniki:
1. Formularz cenowy – załącznik nr 1
2. Projekt umowy – załącznik nr 2
-3-