Zalacznik-nr-2-do-Zaproszenia

Załącznik nr 2 do Zaproszenia
nr ref.: BO-ZP.2611.1.2017.enviDMS
Nr referencyjny:
I.
Przedmiot Zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest obsługa konferencji kończącej projekt pn. „Model bazy
danych przestrzennych dotyczących środowiska przyrodniczego wraz z systemem
zarządzania w aspekcie kartograficznych opracowań tematycznych” (enviDMS),
finansowanego w ramach Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego
na lata 2009-2014 Program Operacyjny PL03: Wzmocnienie monitoringu środowiska oraz
działań kontrolnych.
W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zapewni:
1. Przygotowanie i dostarczenie materiałów promocyjnych i informacyjnych.
2. Obsługę administracyjną oraz recepcję podczas konferencji.
II.
1.
2.
3.
4.
5.
III.
Miejsce i termin realizacji zamówienia
Miejsce realizacji zamówienia: Hotel im. Jana Pawła II ul. św. Idziego 2, 50-328
Wrocław
Termin konferencji: 28 marca 2017 r.
Konferencja będzie prowadzona w godzinach od ok. 10:00 do ok. 19:00
Ostateczne godziny trwania konferencji zostaną ustalone pomiędzy Zamawiającym a
Wykonawcą po podpisaniu umowy.
Wykonawca będzie zobowiązany do obsługi logistycznej konferencji poprzez
delegowanego przedstawiciela, który będzie sprawował nadzór nad realizacją
zamówienia zgodnie z treścią Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia.
Uczestnicy konferencji
Zamawiający przewiduje, że w konferencji uczestniczyć będzie około 120 (słownie: sto
dwadzieścia) osób. Zamawiający przewiduje, iż wskazana liczba uczestników może zostać
zmniejszona do maksymalnie 100 osób.
IV.
1.
2.
3.
4.
Etap I - Przygotowanie i dostawa materiałów informacyjnych i promocyjnych:
Na podstawie informacji otrzymanych od Zamawiającego, Wykonawca przygotuje dla
wszystkich uczestników konferencji niezbędne materiały promocyjne i informacyjne
(konferencyjne), o wartości około 60 zł.
Materiały promocyjne i informacyjne obejmują:
1) Parasol;
2) Kubek;
3) Torba papierowa;
4) Długopis;
5) Agenda – Wykonawca, na podstawie przekazanego pliku przez Zamawiającego,
wykona i dostarczy agendy o następującej specyfice: format A5, papier gramatura
min. 90g/m2.
Specyfikacja techniczna materiałów promocyjnych opisana jest w rozdziale XII.
W terminie 5 dni roboczych od dnia podpisania umowy Wykonawca przedstawi
Zamawiającemu minimum 2 propozycje materiałów promocyjnych i informacyjnych dla
każdego rodzaju materiału wymienionego w Specyfikacji technicznej materiałów
promocyjnych, z których Zamawiający dokona wyboru. Wykonawca zobowiązany jest
dostarczyć projekty do siedziby Zamawiającego.
Strona 1 z 7
Załącznik nr 2 do Zaproszenia
nr ref.: BO-ZP.2611.1.2017.enviDMS
Nr referencyjny:
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
Zamawiający dokona wyboru projektu w terminie 2 dni roboczych od dnia przekazania, o
którym mowa w pkt 4.
W terminie 2 dni roboczych od daty wyboru przez Zamawiającego projektu, Wykonawca
przekaże Zamawiającemu, w formie PDF-a, wizualizacje projektu graficznego
znakowania materiałów promocyjnych dla każdego zamawianego materiału.
Zamawiający w terminie 1 dnia roboczego od dnia przekazania wizualizacji materiałów,
o którym mowa w pkt. 6, zaakceptuje projekt, względnie zgłosi uwagi.
Wykonawca wprowadzi zgłoszone przez Zamawiającego uwagi do projektu materiałów i
kolejnych jego modyfikacji nie później niż w terminie 2 dni roboczych od dnia ich
przekazania przez Zamawiającego.
Wykonawca w terminie 4 dni roboczych od akceptacji projektu i wizualizacji materiałów
dostarczy do siedziby Zamawiającego 1 komplet ostatecznie opracowanych materiałów.
W przypadku stwierdzenia wad lub niezgodności Wykonawca poprawi materiały w
terminie 3 dni roboczych od dnia ich przekazania przez Zamawiającego.
Wykonawca, ostatecznie zaakceptowane materiały, przygotuje i zapakuje w komplety
oraz dostarczony do dnia 27 marca 2017 r. na miejsce konferencji i rozdystrybuuje wśród
uczestników podczas rejestracji, zgodnie ze wskazówkami Zamawiającego.
Wykonawca przygotuje 200 kompletów materiałów promocyjnych i informacyjnych
(konferencyjnych).
Przy realizacji umowy Wykonawca będzie ściśle współpracował z wyznaczonymi
osobami po stronie Zamawiającego.
Opracowanie graficzne, treść projektów oznakowania materiałów oraz wygląd
materiałów, musi uzyskać akceptację Zamawiającego.
Poza treściami uzgodnionymi z Zamawiającym, Wykonawca nie ma prawa do
umieszczania innych treści w tym, między innymi, oznaczeń własnych, reklam własnych
lub podmiotów trzecich.
Ponadto Wykonawca zobowiązany będzie do zaprojektowania, wykonania, dostawy oraz
rozdystrybuowania uczestnikom podczas rejestracji, identyfikatorów na konferencję (z
imieniem i nazwiskiem oraz nazwą instytucji o następującej specyfice:
 identyfikatory będą z kolorowym nadrukiem na karcie PVC z magnetycznym
przypięciem;
 rozmiar identyfikatora nie mniejszy niż: 8cmx5 cm;
 druk: pełen kolor.
Projekt identyfikatora musi uzyskać akceptację Zamawiającego.
Materiały promocyjne mają spełniać: wymagania dot. jakości określone poniżej:
 funkcjonalność, tj. czy produkt spełnia swoje przeznaczenie np. długopisy
umożliwiają zapisanie strony tekstu przy pierwszej próbie, kubki nie są pęknięte lub
potłuczone, parasol rozkłada się, itp.;
 trwałość, tj. czy produkt nie ulega trwałym zniekształceniom, uszkodzeniom np.
podczas ściskania palcami, przyciskania do powierzchni, otwierania i zamykania, itp.;
 estetykę wykonania, tj. czy: brak jest zarysowań, przebarwień, pęknięć i innych
uszkodzeń produktu widocznych gołym okiem; poszczególne części produktów są
dobrze do siebie dopasowane oraz zamocowane, np. końcówka długopisu nie odpada z
obsady podczas pisania;
 graficzne elementy produktu są czytelne, nie ścierają się, nie rozmazują, ani nie
zmieniają kolorów podczas pocierania.
Jeżeli dostarczone produkty nie będą spełniały wymagań dotyczących funkcjonalności,
trwałości i estetyki oraz będą posiadały uszkodzenia lub wady Wykonawca będzie
zobowiązany do doprowadzenia ich do stanu zgodności z wymaganiami Zamawiającego.
Strona 2 z 7
Załącznik nr 2 do Zaproszenia
nr ref.: BO-ZP.2611.1.2017.enviDMS
Nr referencyjny:
20. Za doprowadzenie nieodebranych produktów do stanu zgodnego z wymaganiami
Zamawiającego, Wykonawcy nie będzie przysługiwało dodatkowe wynagrodzenie.
V.
Etap II - Obsługa administracyjna i recepcji konferencji
1.
2.
Wykonawca zapewni uczestnikom konferencji ubezpieczenie NNW.
Do zadań Wykonawcy należy organizacja oraz prowadzenie recepcji gości w postaci
wydzielonego przeznaczonego do konferencji stanowiska.
3. Recepcja będzie zapewniona zgodnie z następującymi warunkami:
 w dniu konferencji recepcja rozpocznie swoją pracę dwie godziny przed
przewidywanym w agendzie konferencji terminem rozpoczęcia rejestracji
uczestników;
 dwie godziny przed przewidywanym w agendzie spotkania terminem rozpoczęcia
rejestracji uczestników oraz podczas samej rejestracji Wykonawca zapewni obsługę co
najmniej 2 (dwóch) osób na 50 uczestników konferencji, oraz po zakończeniu
rejestracji do momentu zakończenia konferencji co najmniej 1 (słownie: jednej) osoby
na 50 uczestników.
4. Zadania Wykonawcy to przede wszystkim:
 rozesłanie zaproszeń do uczestników konferencji;
 opracowanie oraz dostarczenie materiałów promocyjnych i informacyjnych;
 rejestracja uczestników konferencji (prowadzenie listy obecności);
 wydawanie materiałów konferencyjnych przeznaczonych dla uczestników konferencji;
 udzielanie informacji dotyczącej spraw organizacyjnych spotkania;
 zajmowanie się bieżącymi sprawami organizacyjnymi dotyczącymi konferencji;
 stemplowanie i podpisywanie delegacji.
5. Wykonawca przygotuje projekt wydrukowanego zaproszenia i przedstawi go do
akceptacji Zamawiającego w terminie 2 dni od dnia podpisania umowy.
6. Zamawiający w terminie 1 dnia od przekazania projektu zaproszenia zaakceptuje projekt.
7. Wykonawca w terminie 2 dni od dnia akceptacji zaproszenia przez Zamawiającego
roześle zaproszenia w kopertach wraz z programem konferencji do uczestników w wersji
papierowej (poczta lub kurier) oraz w wersji elektronicznej. Wykonawca przedstawi
Zamawiającemu potwierdzenie nadania zaproszeń w wersji papierowej. Zamawiając
przekaże Wykonawcy listę adresową.
8. Zamawiający przekaże Wykonawcy projekt zaproszeń i kopert. Obowiązek
wydrukowania zaproszeń leży po stronie Wykonawcy. Zaproszenia muszą być
wydrukowane na papierze fotograficznym.
9. Wykonawca zapewni osobę odpowiedzialną za koordynację całości zleconych prac, w
tym obsługi cateringu, kontaktu z hotelem i bieżących kontaktów z Zamawiającym w
celu akceptacji poszczególnych etapów realizacji konferencji. Wyznaczona osoba będzie
obecna w miejscu konferencji w trakcie trwania konferencji.
10. Ponadto Wykonawca zobowiązany jest do:
 Zebrania potwierdzeń uczestnictwa w konferencji poprzez potwierdzonie przez
uczestników własnoręcznym podpisem, złożonym na udostępnionej przez
Wykonawcę liście; oryginały list obecności uczestników zostaną przekazane
Zamawiającemu wraz z raportem końcowym realizacji przedmiotu zamówienia;
 Wykonawca zobowiązany jest do postępowania z danymi osobowymi, o których
mowa powyżej, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych
osobowych.
Strona 3 z 7
Załącznik nr 2 do Zaproszenia
nr ref.: BO-ZP.2611.1.2017.enviDMS
Nr referencyjny:
VI.
1.
2.
3.
4.
5.
VII.
1.
2.
3.
VIII.
Tłumaczenia
Z uwagi na realizację projektu enviDMS w ramach partnerstwa z Kartverket Norweskim Urzędem ds. Kartografii, Wykonawca podczas konferencji zapewni tłumacza
języka angielskiego dla co najmniej dwóch przedstawicieli Kartverket.
Propozycje metod tłumaczenia zostaną uzgodnione i zaakceptowane przez
Zamawiającego.
Zamawiający zaleca tłumaczenia szeptane lub asystę tłumaczeniową.
Obecność tłumacza przewidziana jest od godziny 10:00 do 20:00 w dniu 28 marca
2017 r.
Ostateczne godziny obecności tłumacza zostaną ustalone pomiędzy Zamawiającym a
Wykonawcą po podpisaniu umowy.
Oznaczenie miejsca konferencji
Wykonawca przygotuje oznaczenie budynku, w którym zorganizowana będzie
konferencja, w sposób gwarantujący bezproblemowe dotarcie uczestników do sali
konferencyjnej i infrastruktury towarzyszącej.
Wykonawca rozstawi ściankę wystawienniczą, roll up’y, infokiosk oraz rozwiesi agendę
konferencji (min. 1 egzemplarz w formacie min. A1) w widocznym miejscu dla
uczestników konferencji.
Oznaczenie sal w budynku oraz informacja o konferencji muszą zostać wykonane
wg projektu uzgodnionego z Zamawiającym. Dodatkowo Wykonawca zapewni minimum
dwie osoby, które będą miały za zadanie informowanie oraz kierowanie uczestników
konferencji do wybranych miejsc.
Dokumentacja fotograficzna
Wykonawca przygotuje dokumentację fotograficzną konferencji (wykona i dostarczy w
formie cyfrowej co najmniej 50 zdjęć dobrej jakości), w tym:
 budynek, w którym odbędzie się konferencja,
 tablice informacyjne,
 sale konferencyjne,
 prelegentów,
 uczestników konferencji,
 ogólny przebieg konferencji.
IX.
Sprawozdawczość
W terminie do 3 dni roboczych od zakończenia konferencji Wykonawca opracuje raport z
realizacji konferencji, do którego będą załączone:
 lista obecności podpisana przez uczestników,
 fotorelacja z przebiegu konferencji na płycie CD lub DVD,
 nadmiarowe komplety materiałów konferencyjnych,
 lista osób korzystających z noclegu w hotelu.
X.
1.
2.
Zasady postępowania z danymi osobowymi
Podstawą do przetwarzania danych osobowych uczestników konferencji jest umowa
zawarta przez Zamawiającego (Administratora danych) z Wykonawcą.
Dane osobowe mogą przetwarzać jedynie osoby upoważnione przez Administratora
danych.
Strona 4 z 7
Załącznik nr 2 do Zaproszenia
nr ref.: BO-ZP.2611.1.2017.enviDMS
Nr referencyjny:
3.
4.
5.
6.
XI.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Dane uczestników konferencji w formie papierowej lub papierowej i elektronicznej na
nośnikach danych Wykonawca przekaże Zamawiającemu.
Przekazywanie danych uczestników konferencji oraz rejestracja korespondencji odbywa
się z zachowaniem formy pisemnej.
Dane osobowe potencjalnych uczestników konferencji przetwarzane są w zakresie: imię
i nazwisko, adres e-mail, telefon kontaktowy (służbowy), reprezentowany podmiot.
Dla zapewnienia poufności, dostępności i integralności przetwarzanych danych w
systemie informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych uczestników
konferencji, należy zastosować środki bezpieczeństwa na poziomie podwyższonym.
Postanowienia końcowe
Przy realizacji umowy Wykonawca będzie ściśle współpracował z osobami
odpowiedzialnymi za realizację projektu po stronie Zamawiającego, wskazanymi przez
Zamawiającego.
Wykonawca jest zobowiązany do:
 udzielania na żądanie Zamawiającego każdorazowo pełnej informacji na temat stanu
realizacji zamówienia;
 udostępnienia Zamawiającemu do wglądu dokumentów związanych z realizowanym
zamówieniem;
 przeniesienia na Zamawiającego majątkowych praw autorskich do wszystkich
dokumentów i materiałów powstałych w wyniku realizacji zamówienia;
 działania zgodnie z najbardziej aktualnymi wytycznymi dotyczącymi zasad działań
promocyjnych w ramach Programu Operacyjnego PL03: Wzmocnienie monitoringu
środowiska oraz działań kontrolnych.
Opracowanie graficzne oraz treść wszystkich materiałów muszą uzyskać akceptację
Zamawiającego.
Poza treściami uzgodnionymi z Zamawiającym, Wykonawca nie ma prawa do
umieszczania innych treści w tym, między innymi, oznaczeń własnych, reklam własnych
lub podmiotów trzecich.
Wszystkie materiały muszą w czytelny sposób potwierdzać otrzymaną pomoc finansową
przez umieszczenie:
 logo MF EOG 2009-2014 (dostępne na http://eeagrants.org/Results-data/Resultsoverview/Documents/Logos),
 logo Projektu enviDMS,
 logo Głównego Urzędu Geodezji i Kartografii.
Wykonawca zobowiązany jest do stosowania wytycznych w zakresie promocji
dostępnych w:
 Podręczniku komunikacji i identyfikacji wizualnej oraz wymogach dotyczących
informacji i promocji MF EOG 2009-2014 (dostępnym na stronie internetowej:
http://www.eog.gov.pl/Dokumenty/Informacja_i_promocja/Documents/Wytyczn_Po
drecznik_wizualizacji.pdf),
 Księdze znaku projektu enviDMS oraz wytycznymi stosowania logotypu GUGiK.
W celu zbudowania jednoznacznego, przekonującego i spójnego przekazu oraz
wywołania automatyki skojarzeń u odbiorców wszelkie materiały konferencyjne i
informacyjne muszą zawierać wspólną kolorystykę i rozwiązania graficzne.
Strona 5 z 7
XII.
Specyfikacja techniczna materiałów promocyjnych
Materiały promocyjne i informacyjne, dla których Zamawiający przekaże projekt wydruku:
L.p.
1
1
Przedmiot
Zdjęcie poglądowe
Parasol
Szczegółowy opis przedmiotu
Nadruk1
Ilość
Parasol otwierany automatycznie za pomocą
przycisku na rączce:
1) pokrowiec
2) stelaż z włókna węglowego
3) tyczka z włókna węglowego
4) rączka prosta z gumy,
5) wymiary: Ø 90 - 120 cm
6) długość po złożeniu do 30 cm
7) długość rączki po otwarciu parasola około
50 cm
8) wysokiej jakości poliester wodoodporny
9) liczba paneli 8-16
10) kolor: szary/czarny/ciemnoniebieski
11) gwarancja producenta 24 miesiące
1) pokrowiec – nadruk
pełnokolorowy
2) parasol – nadruk w
kolorze parasola
200
Zamawiający nie dopuszcza znakowania produktów przy użyciu naklejek.
Strona 6 z 7
L.p.
Przedmiot
2
Kubek
3
Długopis
4
Torba na
materiały
promocyjn
e
Zdjęcie poglądowe
Szczegółowy opis przedmiotu
Kubek:
1) pojemność 300 ml,
2) wysokość ok. 8,5 cm,
3) średnica ok. 9 cm,
4) na zewnętrznej stronie: ceramika biała
matowa z kolorowym nadrukiem mapy
hydrograficznej,
5) na wewnętrznej stronie: ceramika biała
błyszcząca z kolorowym nadrukiem loga.
6) Każdy kubek zapakowany w kartonik.
Długopis automatyczny z antypoślizgową gumą
1) wymiary: 13,5 x Ø0,8 cm
2) kolor: granatowy (50% zamówienia) i biały
(50% zamówienia),
3) kolor wkładu: niebieski;
Ekologiczna torba wykonana z papieru z
uchwytem ze sznurka:
1) Wymiary torby – format około A4,
2) Dno torby usztywnione tekturą min
450g/m2.
3) Zakładka górna torby wzmocniona na całej
szerokości tekturą o gramaturze min. 800
g/m2
4) Papier eko gramatura min. 140 g/m2
5) kolor: brązowy
6) Materiał: papier
7) Ucho: Sznurek bawełniany
8) Znakowanie: nadruk
Nadruk1
1) na zewnętrznej stronie
pełnokolorowy zadruk:
mapa hydrograficzna, na
całej powierzchni kubka
2) na wewnętrznej stronie
pełnokolorowy zadruk,
pow. zadruku ok. 5x2 cm,
logotypy enviDMS,
GUGiK, eea.
Ilość
200
Jednokolorowy, pow. zadruku
ok 6x0,5 cm
200
Nadruk jednokolorowy - loga
200
Strona 7 z 7