politechnika śląska polityka i zasady szczegółowe rachunkowości

Załącznik do Zarz. Nr 45/09/10
POLITECHNIKA ŚLĄSKA
POLITYKA I ZASADY SZCZEGÓŁOWE
RACHUNKOWOŚCI
GLIWICE 2010
1
Spis treści:
str.
I.
Podstawowe akty prawne normujące rachunkowość ................................................. 3
II.
Podstawowe zasady finansowo – księgowe ............................................................... 3
III.
Rok obrotowy, okres sprawozdawczy, dzień bilansowy ............................................3
IV.
Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych ..................................................... 3
V.
Dowody księgowe jako prawna podstawa ewidencji ................................................. 4
VI.
Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych ................................................................ 5
VII.
Księgowy system komputerowy................................................................................. 5
VIII. Ogólne zasady ewidencji księgowej ...........................................................................5
IX.
Wykaz ksiąg rachunkowych .......................................................................................6
X.
Inwentaryzacja ............................................................................................................6
XI.
Aktywa trwałe ............................................................................................................ 6
XII.
Amortyzacja majątku.................................................................................................. 8
XIII. Wycena majątku .........................................................................................................9
XIV. Podatki ...................................................................................................................... 10
XV.
Księgowość projektów realizowanych z udziałem środków UE i innych
środków zagranicznych ............................................................................................ 11
XVI. Koszty i ewidencja kosztów .....................................................................................11
XVII. Przychody i ewidencja przychodów ......................................................................... 14
XVIII. Sprawozdawczość finansowa ................................................................................... 15
XIX. Zakładowy Plan Kont – opis .................................................................................... 15
XX.
Ochrona danych ........................................................................................................ 16
XXI. Przechowywanie danych .......................................................................................... 16
XXII. Udostępnianie danych .............................................................................................. 16
2
I. Podstawowe akty prawne normujące rachunkowość
Politechnika Śląska zwana dalej „Uczelnią” jako jednostka sektora finansów publicznych
prowadzi rachunkowość według zasad określonych w:
1) ustawie z 27 lipca 2005 roku Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U. Nr 164, poz. 1365,
z późn. zm.);
2) ustawie z 29 września 1994 roku o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223,
z późn. zm.);
3) ustawie z 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240,
z późn. zm.);
4) ustawie z 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U.
z 2000 r. Nr 54, poz. 654, z późn. zm.);
5) rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2006 roku w sprawie szczegółowych
zasad gospodarki finansowej uczelni publicznych (Dz. U. Nr 246, poz. 1796).
II. Podstawowe zasady finansowo – księgowe
1. Uczelnia sporządza sprawozdanie finansowe wymagane ustawą, o której mowa
w rozdziale I pkt 2, na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, ze szczegółowością
określoną w załączniku nr 1 do ww. ustawy.
2. Rektor, jako kierownik jednostki, zapewnia sporządzanie sprawozdania finansowego nie
później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego.
3. Sprawozdania finansowe podpisuje Rektor i Kwestor.
4. Roczne sprawozdanie finansowe podlega badaniu przez biegłego rewidenta.
5. Prowadząc księgi rachunkowe, Uczelnia uwzględnia specyficzne warunki działalności
szkół wyższych, określone przepisami rozporządzenia wymienionego w rozdziale I pkt 5.
6. Uczelnia stosuje w pełni nadrzędne zasady rachunkowości określone w art. 4-8 ustawy
o której mowa w rozdziale I pkt 2.
7. Odpowiedzialnym za prowadzenie ksiąg rachunkowych jest Kwestor.
8. Roczne sprawozdanie finansowe, po zbadaniu przez biegłego rewidenta podlega
zatwierdzeniu przez Senat, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego.
9. Podział i pokrycie wyniku finansowego netto może nastąpić po zatwierdzeniu
sprawozdania finansowego przez Senat.
10. Zatwierdzone przez Senat roczne sprawozdanie finansowe wraz z opinią biegłego
rewidenta i uchwałą Senatu podlega ogłoszeniu w Monitorze Polskim „B”.
III. Rok obrotowy, okres sprawozdawczy, dzień bilansowy
1. Rokiem obrotowym w Uczelni jest rok kalendarzowy.
2. Księgi rachunkowe zamyka się na dzień kończący rok obrotowy, który jest dniem
bilansowym.
3. Okresem sprawozdawczym w Uczelni jest miesiąc kalendarzowy.
IV. Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych
W Uczelni obowiązują następujące ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych:
1) księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej, w złotych
i groszach, z zachowaniem zasady podwójnego zapisu każdej operacji gospodarczej,
3
2) księgi rachunkowe prowadzi się przy użyciu oprogramowania komputerowego: System
Finansowo – Księgowy FK,
3) księgi rachunkowe otwiera się na początek każdego roku obrotowego;,
4) księgi rachunkowe prowadzi się zgodnie z ustawą, o której mowa w rozdziale I pkt 2,
w sposób bieżący, rzetelny, bezbłędny i sprawdzalny,
5) księgi rachunkowe zamyka się na dzień kończący rok obrotowy,
6) ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych następuje po zatwierdzeniu sprawozdania
finansowego przez Senat, zgodnie z art. 53, ust. 1 ustawy, o której mowa w rozdziale
I pkt 2,
7) zamknięcie ksiąg rachunkowych następuje poprzez nieodwracalne wyłączenie możliwości
dokonywania zapisów księgowych w zbiorach danych tworzących zamknięte księgi
rachunkowe.
V. Dowody księgowe jako prawna podstawa ewidencji
1. Podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią dowody księgowe stwierdzające
dokonanie operacji gospodarczych, do których zalicza się:
1) dowody obce w postaci faktury VAT, rachunku lub noty księgowej,
2) dowody własne w postaci noty księgowej, faktury wewnętrznej,
3) rachunki kosztów podróży (delegacje),
4) wyciągi bankowe z rachunku,
5) polecenia księgowania (PK),
6) dokumenty rozchodów wewnętrznych (RW) dotyczące obrotu magazynowego,
7) listy płac pracowników zatrudnionych w ramach umowę o pracę i na podstawie
umowy cywilno-prawnej.
2. Dowody księgowe podlegają:
1) skompletowaniu według następujących grup:
a) obrót gotówkowy – według poszczególnych kas,
b) obrót bezgotówkowy – według poszczególnych dowodów obcych i własnych oraz
wyciągów bankowych,
c) polecenie księgowania (PK),
d) dokument – rozchód wewnętrzny (RW) dotyczący obrotu magazynowego,
e) lista wypłat pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę,
f) lista wypłat – fundusz bezosobowy/honoraria – pracowników zatrudnionych na
podstawie umowy cywilno – prawnej,
2) oznaczeniu (ponumerowaniu) symbolami cyfrowymi, ustalonymi wewnętrznie dla
każdej z wymienionych grup oraz kolejnymi numerami porządkowymi, rzymskimi
symbolami miesięcy i numerami pozycji księgowych. Ze względu na dużą ilość
dokumentów księgowych przetwarzanych w danym miesiącu, dla uproszczenia
procedur, nadaje się jeden numer księgowy w cyklu miesięcznym dla poszczególnych
grup dokumentów źródłowych,
3) zadekretowaniu, tj. oznaczeniu symbolami kont syntetycznych i analitycznych, na
których mają zostać zaksięgowane. Ze względu na uproszczenie procedur, przy
dekrecie nie umieszcza się podpisu osoby odpowiedzialnej rzeczowo za naniesienie
dekretu. Odpowiedzialność ta wynika z karty stanowiska pracy danej osoby. Dekretu
nie zawierają również dokumenty rozchodu wewnętrznego (RW), listy wypłat
i dokumenty źródłowe (umowy, rachunki), w oparciu o które te listy powstają.
Przyjęty System Finansowo – Księgowy (FK) tworzy zbiory źródłowe, które są
uzupełniane danymi wprowadzanymi w systemie gospodarki materiałowej „Gomat”,
4
płacowym „Płace”, honorariów „Honoraria”. Zbiory te, którym nadaje się co miesiąc
odpowiedni numer ewidencji księgowej, zawierają informację o zaksięgowaniu na
odpowiednich kontach,
4) umieszczeniu w segregatorach i przechowywaniu zgodnie z odpowiednimi przepisami.
3. Błędy w zapisach księgowych poprawia się przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych
korekt błędnych księgowań za pomocą dokumentu źródłowego lub PK, w następujący
sposób:
1) zapisami dodatnimi (storno czarne) korygującymi błędne księgowania po odwrotnych
stronach kont,
2) zapisami ujemnymi (storno czerwone) korygującymi błędne księgowania po tych
samych stronach kont, z równoczesnym wprowadzeniem prawidłowych dodatnich
zapisów na właściwych kontach i po właściwych stronach.
VI. Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych
Księgi rachunkowe Uczelni prowadzone są w Kwesturze w Gliwicach, ul. Konarskiego 18.
VII.Księgowy system komputerowy
1. Księgi rachunkowe prowadzone są przy użyciu komputera, z wykorzystaniem
autonomicznego systemu informatycznego (System Finansowo-Księgowy FK - autor
mgr Ewa Matuszczak), mogącego współpracować z innymi systemami zawierającymi
informacje księgowe. Przewiduje on rejestrację danych źródłowych, przetwarzanie ich
w cyklu miesięcznym, emisję tabulogramów użytkowych oraz archiwizację zbiorów
systemu (bieżąca aktualizacja oprogramowania ma miejsce w zależności od potrzeb).
2. Program komputerowy stosowany w Uczelni zabezpiecza powiązanie poszczególnych
zbiorów, stanowiących księgi rachunkowe, w jedną całość odzwierciedlającą dziennik
i zapisy księgi głównej. Dziennik umożliwia uzgodnienie jego obrotów z obrotami
zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.
VIII. Ogólne zasady ewidencji księgowej
Ewidencja księgowa na kontach księgi głównej spełnia następujące zasady:
1) podwójnego księgowania,
2) systematycznego i chronologicznego prowadzenia ewidencji na kontach księgi głównej
stosownie do zapisów w dzienniku,
3) chronologicznego ujęcia zdarzeń (kolejną numerację, ciągłość liczenia sum zapisów,
umożliwienie jednoznacznego powiązania ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami
księgowymi).
5
IX. Wykaz ksiąg rachunkowych
1. Księgi rachunkowe Uczelni obejmują:
1) dziennik i konta księgi głównej służące do chronologicznego i systematycznego ujęcia
wszystkich zdarzeń i operacji gospodarczych,
2) zestawienie obrotów i sald,
3) konta ksiąg pomocniczych.
2. Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się dla:
1) środków trwałych,
2) wartości niematerialnych i prawnych,
3) środków trwałych w budowie,
4) zapasów,
5) rozrachunków z odbiorcami i dostawcami,
6) rozrachunków publicznoprawnych,
7) rozrachunków z pracownikami,
8) pozostałych rozrachunków,
9) operacji sprzedaży,
10) kosztów,
11) odpisów amortyzacyjnych,
12) ewidencji szczegółowej dla potrzeb VAT,
13) innych istotnych dla jednostki składników aktywów i pasywów.
X. Inwentaryzacja
Metody i terminy inwentaryzowania składników majątkowych określa odrębne Zarządzenie
Nr 54/08/09 Rektora Politechniki Śląskiej z 16 kwietnia 2009 roku w sprawie wprowadzenia
na Politechnice Śląskiej Instrukcji Inwentaryzacyjnej.
XI. Aktywa trwałe
1. Do środków trwałych zalicza się rzeczowe aktywa trwałe o przewidywanym okresie
ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku
i przeznaczone na potrzeby Uczelni lub do oddania w używanie na podstawie najmu,
dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze.
Są to w szczególności:
1) nieruchomości, w tym grunty, prawo wieczystego użytkowania gruntów, budowle
i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze, własnościowe
prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego,
2) maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy,
3) ulepszenia w obcych środkach trwałych,
4) obce środki trwałe używane przez jednostki Uczelni na podstawie umowy najmu,
dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze, jeżeli zgodnie z odrębnymi
przepisami środki te mogą być zaliczone do składników majątkowych Uczelni.
2. Składniki majątkowe, których cena nabycia lub koszt wytworzenia są niższe lub równe
kwocie wymienionej w ustawie, o której mowa w rozdziale I pkt 4, a okres użytkowania
wynosi ponad 1 rok, zalicza się do środków trwałych jednorazowo amortyzowanych
z wpisem do ewidencji środków trwałych, lub do składników nisko – cennych z wpisem
do ewidencji – konto 013.
6
3. Składniki majątkowe, o wartości przekraczającej kwotę określoną w pkt 2, a
przewidywany okres użytkowania jest równy lub krótszy niż 1 rok, nie wprowadza się do
ewidencji majątku trwałego, tylko zalicza się do kosztów zużycia materiałów.
4. Składniki majątkowe o wartości przekraczającej kwotę określoną w pkt 2, i o
przewidywany okres użytkowania dłuższym niż 1 rok, są przyjmowane na stan
i wpisywane do ewidencji środków trwałych na podstawie OT, a w przypadku aparatury
w działalności badawczej – na podstawie protokołu przyjęcia.
5. Za wartości niematerialne i prawne uznaje się nabyte, nadające się do gospodarczego
wykorzystania w dniu przyjęcia do używania:
1) autorskie prawa majątkowe, koncesje,
2) prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych lub
zdobniczych,
3) know-how,
4) nabyte na potrzeby Uczelni licencje do programów komputerowych
o przewidywanym okresie użytkowania dłuższym niż rok, wykorzystywane na
potrzeby związane z prowadzoną działalnością.
6. Za wartość początkową środka trwałego przyjmuje się:
1) cenę nabycia – w przypadku nabycia w drodze kupna jest to rzeczywista cena zakupu
obejmująca:
a) kwotę należną sprzedającemu bez podlegającego odliczeniu podatku od towarów
i usług,
b) wszelkie koszty odsetek od zobowiązań rozłożonych na raty, jeżeli zostały
naliczone do dnia przyjęcia środka trwałego do używania,
c) różnice kursowe wynikające z zakupu środka trwałego lub zaciągniętej pożyczki
na ich zakup, które zostały naliczone do dnia przekazania środka trwałego do
użytkowania,
d) opłaty notarialne, skarbowe, sądowe i inne naliczone w związku z nabyciem
środka trwałego do dnia przekazania do użytkowania,
e) koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego do
używania, w szczególności: koszty transportu, załadunku, wyładunku,
ubezpieczenia w drodze, montażu, a także remontu wykonanego przed oddaniem
środka trwałego do użytkowania,
f) w przypadku importu – cło i podatek akcyzowy,
g) ewentualnie inne opłaty, upusty i rabaty;
2) koszt wytworzenia – w przypadku wytworzenia we własnym zakresie, za który uważa
się koszty pozostające w bezpośrednim związku z wykonaniem (montażem,
ulepszeniem) środka trwałego oraz koszty dostosowania budowlanego (montowanego,
ulepszanego) środka trwałego do użytkowania, mogą to być m.in.:
a) wartość zużytych rzeczowych składników majątku i usług obcych,
b) koszty wynagrodzeń za pracę wraz z pochodnymi na rzecz pracowników i innych
osób zatrudnionych przy budowie,
c) inne koszty dające się zaliczyć do wartości wytwarzanych składników
majątkowych,
3) wartość rynkową – w przypadku nabycia środka trwałego w drodze darowizny lub
w inny nieodpłatny sposób, za którą przyjmuje się wartość z dnia nabycia określoną na
podstawie przeciętnych cen stosowanych w danej miejscowości w obrocie składnikami
majątkowymi tego samego rodzaju i gatunku z uwzględnieniem ich stanu i stopnia
zużycia, chyba że umowa darowizny albo umowa o nieodpłatnym przekazaniu określa
tę wartość w niższej wysokości. Jeżeli środki trwałe nabyte tą drogą wymagają
montażu, to ich wartość powiększa się o wydatki poniesione na montaż.
7
7. Wartość początkową środków trwałych podwyższa się jeżeli uległy ulepszeniu w wyniku
przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji – o sumę wydatków
na ich ulepszenie.
8. W przypadku trudności w ustaleniu kosztu wytworzenia środka trwałego jego wartość
początkową ustala biegły rzeczoznawca z uwzględnieniem cen rynkowych z dnia
przekazania składnika do użytkowania.
9. Ewidencja środków trwałych prowadzona jest w systemie STRWALE.
10. Każdy środek trwały klasyfikowany jest zgodnie z Klasyfikacją Środków Trwałych
(KŚT).
11. Środki trwałe w zależności od wartości początkowej są amortyzowane okresowo lub
jednorazowo odnoszone w ciężar kosztów. „Wpis do ewidencji środków trwałych”
obejmuje m.in. następujące pozycje:
1) numer inwentarzowy środka trwałego;
2) nazwę i charakterystykę środka trwałego umożliwiającą jego identyfikację;
3) wartość początkową i jej zmiany;
4) określenie rodzaju przychodu, datę i źródło nabycia lub wytworzenia, numery
i symbole dowodów, na podstawie których wpisano obiekt do książki;
5) określenie rodzaju rozchodu oraz datę operacji;
6) osoby materialnie odpowiedzialne i komórki organizacyjne, w których znajdują się
środki trwałe.
12. Wyznaczone przez kierownika danej jednostki organizacyjnej osoby do prowadzenia
inwentarza, posiadają dostęp do systemu inwentaryzowania majątku eti–INVENT,
w którym na bieżąco sprawdza się stan środków trwałych i składników nisko – cennych.
XII. Amortyzacja majątku
1. Składniki majątkowe Uczelni podlegają amortyzacji metodą liniową. W uzasadnionych
przypadkach stosuje się przyspieszoną amortyzację przy pomocy współczynników.
Wyjątek stanowią budynki i lokale oraz obiekty inżynierii lądowej i wodnej. Zgodnie
z ustawą, o której mowa w rozdziale I pkt 1., budynki i lokale oraz obiekty inżynierii
lądowej i wodnej są umarzane.
2. Wartość początkową środków trwałych – z wyjątkiem gruntów niesłużących wydobyciu
kopalin metodą odkrywkową – zmniejszają odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe
dokonywane w celu uwzględnienia utraty ich wartości na skutek używania lub upływu
czasu – art.31 ust.2 ustawy, o której mowa w rozdziale I pkt 2.
3. Odpisów amortyzacyjnych od składników majątkowych, których wartość początkowa
w dniu przyjęcia do używania jest wyższa od kwoty określonej w ustawie o podatku
dochodowym od osób prawnych, dokonuje się drogą systematycznego, planowego
rozłożenia jego wartości początkowej na ustalony okres. Odpisów dokonuje się
począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek trwały
lub wartości niematerialne i prawne wprowadzono do ewidencji, przy czym wysokość
odpisów ustala się na początku na cały okres ich dokonywania.
4. Zakończenie amortyzacji następuje nie później niż z chwilą zrównania wartości odpisów
amortyzacyjnych lub umorzeniowych z wartością początkową składników majątkowych
lub postawienia ich w stan likwidacji, sprzedaży albo stwierdzenia niedoboru.
5. Odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych dokonuje się według stawek ustalonych
w załączniku do ustawy, o której mowa w rozdziale I pkt 4. Od składników majątkowych,
których wartość początkowa z dnia przyjęcia jest równa lub niższa od kwoty wymienionej
8
w ustawie, o której mowa w rozdziale I pkt 4, odpisów amortyzacyjnych dokonuje się
jednorazowo, w miesiącu oddania ich do użytkowania.
6. Amortyzacja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, zakupionych
z funduszy unijnych, odbywa się na zasadach wskazanych powyżej, z tym że stanowi ona
koszt kwalifikowany w projekcie, gdy środki te mają bezpośredni związek z celami
przedsięwzięcia oraz koszt amortyzacji jest obliczany zgodnie z obowiązującymi
zasadami rachunkowości i odnosi się wyłącznie do wykorzystania aktywów trwałych
w okresie realizacji projektu.
XIII. Wycena majątku
1. Środki trwałe i wartości niematerialne i prawne wycenia się według cen nabycia lub
kosztów wytworzenia, lub wartości przeszacowanej, pomniejszonych o odpisy
amortyzacyjne, a także o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości.
2. Środki trwałe w budowie wycenia się w wysokości ogółu kosztów pozostających
w bezpośrednim związku z ich nabyciem lub wytworzeniem, pomniejszonych o odpisy
z tytułu trwałej utraty wartości. Ponadto wartość środków trwałych w budowie zwiększają
ujemne różnice kursowe oraz odsetki od kredytów za okres budowy środka trwałego.
3 Udziały w innych jednostkach - wycenia się według ceny nabycia pomniejszonej o odpisy
z tytułu trwałej utraty wartości.
4. W odniesieniu do zapasów materiałów oraz ich występowania, Uczelnia prowadzi
ewidencję ilościowo-wartościową. Ewidencja ilościowo – wartościowa musi być
prowadzona w sposób umożliwiający ustalenie w poszczególnych magazynach/
komórkach organizacyjnych:
1) obrotów materiałowych,
2) stanu zapasów na koniec każdego miesiąca.
5. Surowce wycenia się wg cen nabycia.
6. Materiały wycenia się wg cen nabycia.
7. Towary wycenia się wg cen nabycia.
8. Produkty wycenia się wg kosztu wytworzenia.
9. Inwestycje krótkoterminowe wycenia się według wartości cen nabycia lub ich wartości
rynkowej, w zależności od tego, która z nich jest niższa.
10. Należności wycenia się w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem zasady ostrożności,
czyli po uwzględnieniu odpisów aktualizujących ich wartość. Należności aktualizuje się,
dokonując odpisów aktualizujących kwoty należne od dłużników kwestionujących
należność, postawionych w stan likwidacji lub upadłości bądź zagrożonych upadłością,
albo zalegających z zapłatą należności w części lub całości przez okres dłuższy niż pół
roku.
11. Uczelnia rezygnuje z naliczania i domagania się odsetek za zwłokę w zapłacie należności,
jeżeli wysokość odsetek na kwartał nie przekracza czterokrotności wartości opłaty
pobieranej przez „Pocztę Polską” za polecenie przesyłki listowej, bądź w wyniku innych,
ważnych powodów uznanych i zaakceptowanych przez kierownika jednostki.
12. Zobowiązania wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty.
13. Środki pieniężne w kasie i na rachunkach bankowych wycenia się według wartości
nominalnej.
9
14. Rezerwy na zobowiązania
Tabela 1. Udział wypłat odpraw emerytalnych i nagród jubileuszowych w osobowym
funduszu płac w latach 2005 – 2008
Rok
2005
2006
2007
2008
Os. Fund. Płac
152.237.305,61
156.695.019,40
162.105.851,42
178.443.359,94
Nagr. jubil. i odpr. emeryt.
3.720.069,88
3.653.558,34
4.095.240,76
5.027.144,80
Udział w %
2,44
2,33
2,53
2,82
Tabela 2. Udział wypłat odpraw emerytalnych i nagród jubileuszowych w sumie bilansowej
w latach 2005 – 2008
Rok
2005
2006
2007
2008
Suma bilans.
255.741.289,56
287.587.786,12
302.558.711,16
303.392.344,74
Nagr. jubil. i odpr. emeryt.
3.720.069,88
3.653.558,34
4.095.240,76
5.027.144,80
Udział w %
1,45
1,27
1,35
1,66
Wielkość wypłat w latach 2005 – 2008 kształtuje się na równomiernym poziomie
w stosunku do osobowego funduszu płac (2,82% – 2,33%) i występuje poniżej poziomu
istotności (2%) w stosunku do sumy bilansowej. Poziom wypłat odpraw emerytalnych
i nagród jubileuszowych jest równomierny ze względu na ustabilizowany stan
i stosunkowo niski wiek załogi. W związku z powyższym, Uczelnia nie tworzy rezerw na
świadczenia pracownicze z tytułu nagród jubileuszowych, wypłacanych na podstawie
stosownych przepisów i odpraw emerytalnych, wypłacanych na podstawie Kodeksu
Pracy.
15. Fundusze własne – tworzenie i zasady gospodarowania określa ustawa, o której mowa
w rozdziale I pkt 1 oraz rozporządzenie, o którym mowa w rozdziale I pkt 5.
16. Pozostałe aktywa i pasywa wycenia się według wartości nominalnej.
17. Wycena aktywów i pasywów wyrażonych w walutach obcych wycenia się zgodnie
z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych.
18. Rezerwy na zobowiązania wycenia się w wiarygodnie oszacowanej wysokości.
19. Fundusze specjalne wycenia się wg wartości nominalnej.
20. Wynik finansowy – w wiarygodnie ustalonej wartości, przy zachowaniu zasady
memoriału, współmierności, ostrożności i realizacji.
21. Uczelnia nie tworzy rezerwy na podatek dochodowy od osób prawnych.
XIV. Podatki
1. Podstawowa działalność Uczelni, określona ustawą, o której mowa w rozdziale I pkt 1,
podlega zwolnieniu z podatku dochodowego, na zasadach określonych w ustawie, o której
mowa w rozdziale I pkt 4. Uczelnia opodatkowuje jedynie dochody wydatkowane na inne
cele niż statutowe.
2. Podatek od towarów i usług VAT rozliczany proporcją, ewidencjonowany jest na koncie
rozrachunkowym. Sprzedaż towarów i usług podlega księgowaniu w wartości netto na
kontach przychodów ze sprzedaży.
10
XV. Ewidencja projektów realizowanych z udziałem środków UE i innych środków
zagranicznych
1. W celu zapewnienia identyfikacji operacji gospodarczych odzwierciedlających realizację
projektów z udziałem środków UE i innych środków zagranicznych w Uczelni,
wyodrębniono ewidencję księgową zgodnie z wymogami określonymi odrębnymi
przepisami.
2. Wyodrębnioną ewidencję księgową operacji dotyczących realizowanych projektów,
Uczelnia prowadzi w sposób umożliwiający identyfikację dokumentacyjną środków
zewnętrznych, wydatkowanych na poszczególne projekty oraz wielkości kwot
przekazywanych w drodze refundacji.
3. Wyodrębniona ewidencja księgowa jest prowadzona w oparciu o następujące zasady:
1) zgodności z przepisami wspólnotowymi,
2) zgodności z przepisami krajowymi,
3) zgodności z umową o dofinansowanie,
4) zgodności z zasadą racjonalnego gospodarowania.
4. Konta księgowe określone do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej kosztów,
przychodów i środków finansowych realizowanych projektów unijnych wyodrębniane są
w zakładowym planie kont każdorazowo w zależności od potrzeb.
5. Szczegółowe zasady rozliczania reguluje Zarządzenie Nr 90/08/09 Rektora Politechniki
Śląskiej z 30 lipca 2009 r. w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości dla
projektów realizowanych z udziałem środków Unii Europejskiej i innych środków
zagranicznych.
XVI. Koszty i ewidencja kosztów
1. W Uczelni wyodrębnia się:
1) koszty działalności dydaktycznej,
2) koszty działalności badawczej,
3) koszty pozostałej działalności operacyjnej.
2. Do kosztów działalności dydaktycznej zalicza się całość kosztów związanych z:
1) procesem dydaktycznym,
2) utrzymaniem Uczelni, łącznie z remontami budynków i budowli z wyłączeniem
domów studenckich,
3) pozostałą działalnością (koszty własne).
3. Koszty nie związane z podstawową działalnością Uczelni, stanowią pozostałe koszty
operacyjne i koszty finansowe.
4. Koszty poszczególnych rodzajów działalności Uczelni podlegają ewidencji księgowej
w podziale na koszty bezpośrednie i pośrednie, zgodnie z zasadami rachunkowości:
1) koszty bezpośrednie obejmują koszty, które można bezpośrednio zaliczyć do
określonego rodzaju działalności danej jednostki organizacyjnej. Są to w szczególności:
a) wynagrodzenie osobowe,
b) wynagrodzenie bezosobowe/honoraria,
c) dodatkowe wynagrodzenie roczne,
d) składki (ZUS, FP, ZFŚS),
e) zużycie materiałów,
f) zużycie nisko-cennego majątku trwałego,
g) środki trwałe jednorazowo amortyzowane,
h) remonty budynków (dydaktyka),
11
5.
6.
7.
8.
i) aparatura (działalność badawcza),
j) pozostałe usługi np. publikacje, stypendia, zasiłki na zagospodarowanie itp.,
k) delegacje, konferencje krajowe i zagraniczne itp.
l) świadczenia dla pracowników.
2) koszty pośrednie to koszty wydziałowe i ogólnouczelniane (zarządzania Uczelnią).
Nie można ich wprost zaliczyć do kosztów bezpośrednich określonego rodzaju
działalności danej jednostki organizacyjnej. Są to w szczególności:
a) wynagrodzenia (wraz z składką na ZUS, FP i ZFŚS) pracowników administracyjnych,
obsługi i zarządu,
b) utrzymanie pomieszczeń w tym:
− energia elektryczna,
− energia cieplna,
− gaz,
− woda,
− odprowadzenie ścieków
− wywóz nieczystości,
− ochrona mienia,
− amortyzacja,
c) usługi związane z naprawą i konserwacją sprzętu,
d) usługi telefoniczne, pocztowe, bankowe itp.,
e) materiały biurowe, środki czystości itp.
Koszty rozlicza się według działalności w układzie rodzajowym i kalkulacyjnym.
Ewidencja kosztów prowadzona jest na kontach zespołu 4 – „Koszty według rodzaju”, na
kontach zespołu 5 – „Koszty według typu działalności” oraz na koncie 490 „Rozliczenie
kosztów”.
W ramach działalności dydaktycznej koszty rozlicza się na:
1) koszty kształcenia:
a) proces dydaktyczny na studiach stacjonarnych,
b) kształcenie kadr naukowych – stacjonarne studia doktoranckie,
c) utrzymanie Uczelni (w tym remontów),
2) koszty pozostałej działalności dydaktycznej – (proces dydaktyczny na studiach
niestacjonarnych – studenci, doktoranci, studia podyplomowe, kursy dokształcające,
szkolenia, konferencje organizowane przez Uczelnię itp.).
Koszty działalności badawczej obejmują badania realizowane z:
1) środków budżetu państwa przeznaczonych na naukę,
2) środków bezzwrotnej pomocy zagranicznej,
3) umów usługowo – badawczych odpłatnych.
Koszty działalności Uczelni, których nie można bezpośrednio odnieść do określonych
rodzajów działalności, stanowią koszty pośrednie. Dzieli się je na koszty wydziałowe
i ogólnouczelniane.
1) Koszty wydziałowe danego okresu sprawozdawczego ewidencjonuje się na kontach
analitycznych i rozlicza na poniższe, poszczególne rodzaje działalności, w następujący
sposób:
a) badania własne, działalność statutową, prace naukowo - badawcze i usługowe
odpłatne – proporcjonalnie do kosztów bezpośrednich, po wyłączeniu aparatury
naukowo – badawczej,
b) pozostałą działalność badawczą – według zasad wynikających z zawartych umów,
c) nierozliczona wartość kosztu wydziałowego obciąża działalność dydaktyczną.
12
2) Koszty ogólnouczelniane (zarządzania Uczelnią) ewidencjonowane są na kontach
analitycznych zarządu Uczelni i rozliczane na poniższe, poszczególne rodzaje
działalności, w następujący sposób:
a) badania własne, działalność statutową, prace naukowo – badawcze i usługowe
odpłatne – proporcjonalnie do kosztów bezpośrednich, po wyłączeniu aparatury
naukowo – badawczej,
b) domów i stołówek studenckich – proporcjonalnie do kosztów bezpośrednich,
c) działalność badawcza - według zasad wynikających z zawartych umów,
d) nierozliczona wartość kosztu ogólnouczelnianego obciąża działalność
dydaktyczną.
9. Koszty pośrednie rozlicza się w okresach miesięcznych z wyjątkiem I kwartału. Klucz
podziałowy ustalony jest na podstawie wskaźników kosztów pośrednich za poprzedni rok
obrotowy.
10. Narzut ogólnouczelniany co roku zatwierdza Rektor,
11. Narzut wydziałowy co roku zatwierdza Dziekan.
12. Rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne to wydatki poniesione w bieżącym okresie
sprawozdawczym, a przypadające na przyszłe okresy, księgowane po stronie Wn konta.
Są to między innymi następujące wydatki:
a) opłacona z góry prenumerata czasopism i innych fachowych publikacji, krajowych
i zagranicznych;
b) opłacone ubezpieczenia majątkowe (ubezpieczenie samochodów i pozostałe
ubezpieczenia majątkowe);
c) podatek VAT do rozliczenia w następnym okresie.
d) przedpłaty na poczet towarów i usług.
e) naliczany na cały rok odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych,
f) przedpłaty dotyczące konferencji krajowych i zagranicznych.
13. Koszty dotyczące przyszłych okresów sprawozdawczych są odnoszone na konto
„Rozliczenia międzyokresowe kosztów”. Następnie odpisuje się je w ciężar konta zespołu
„4”, uznając konto „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” i równocześnie w ciężar
konta zespołu „5” w korespondencji z kontem „Rozliczenie kosztów”. W bilansie
rozliczenia te prezentowane są w aktywach jako krótkoterminowe rozliczenia
międzyokresowe.
Są to w szczególności: wartość świadczeń wykonanych przez kontrahentów, których
kwota wynika z faktur wystawionych z datą i terminem płatności po okresie
sprawozdawczym, a z treści faktur wynika, że świadczenie wykonano w okresie
sprawozdawczym. Świadczenia te nie mogą być zinwentaryzowane poprzez
potwierdzenie salda. W bilansie rozliczenia te prezentowane są w pasywach jako inne
zobowiązania krótkoterminowe.
14.W Uczelni ewidencjonuje się również koszty związane z działalnością socjalną i bytową:
1) na koncie „Działalność Socjalna” ewidencjonuje się:
a) koszty utrzymania obiektów obejmujące remonty, bieżącą konserwację i ochronę,
b) koszty bezpośrednie prowadzonej działalności obejmujące wynagrodzenia
zatrudnionych w nich pracowników, delegacje itp.
Uczelnia posiada dwa ośrodki w Jastrzębiej Górze – wczasowy i kolonijny oraz
Ośrodek Konferencyjno – Szkoleniowy „CIS” w Szczyrku.
2) na koncie „Działalność Bytowa” ewidencjonuje się koszty związane z utrzymaniem na
rzecz pracowników zakładowej gospodarki mieszkaniowej (ADM) oraz Domu
Asystenta obejmujące wynagrodzenia zatrudnionych pracowników, energię
elektryczną, energię cieplną, gaz, woda itp.
Koszty pokrywane są odpłatnością mieszkańców.
13
XVII. Przychody i ewidencja przychodów
1. Do przychodów Uczelni zalicza się:
1) dotacje z budżetu państwa na działalność dydaktyczną,
2) dotacje z budżetu państwa na naukę,
3) przychody z tytułu:
a) opłat za świadczone usługi edukacyjne,
b) opłat za korzystanie ze składników własnego mienia przez osoby trzecie na
podstawie umów najmu, dzierżawy, itp.,
c) opłat za usługi badawcze,
d) pozostałych opłat związanych z działalnością dydaktyczną,
e) darowizn, itp.
4) środki pochodzące ze źródeł zagranicznych, niepodlegające zwrotowi.
2. Przychody uzyskiwane z działalności nie związanej z działalnością podstawową Uczelni,
stanowią przychody finansowe i pozostałe przychody operacyjne (np. sprzedaż środka
trwałego).
3. Rozliczenia międzyokresowe przychodów określają stan na dzień bilansowy wartości
nominalnej przychodów (długo– i krótko– terminowych), których realizacja następuje
w okresach przyszłych.
4. Do rozliczeń międzyokresowych przychodów zalicza się między innymi:
1) środki pieniężne, w tym w formie:
a) dotacji i subwencji z budżetu państwa i z jednostek samorządu terytorialnego i ich
związków, na realizację działalności statutowej, badań własnych, projektów
badawczych i rozwojowych,
b) dotacji, subwencji i dopłat otrzymanych na sfinansowanie nabycia lub
wytworzenia środków trwałych, środków trwałych w budowie oraz prac
rozwojowych, jeżeli stosownie do przepisów ustawowych nie zwiększają one
kapitałów (funduszy) własnych;
2) przyjęte nieodpłatnie, w tym także w formie darowizny:
a) środki trwałe,
b) środki trwałe w budowie,
c) wartości niematerialne i prawne,
3) otrzymane zaliczki, przedpłaty, zadatki, raty (udokumentowane fakturą VAT) na
poczet dostaw towarów i usług,
4) wpływy z tytułu odpłatności za świadczone usługi edukacyjne (zgodnie z decyzją
Rektora, na wniosek Dziekana i przy dodatnim wyniku z działalności operacyjnej
istnieje możliwość przesunięcia tych przychodów wg poniższej zasady: opłaty
semestralne wniesione z góry, na początku semestru zimowego danego roku
akademickiego, rozliczane są w ten sposób, że 3/5 tej opłaty zarachowane zostaje
w przychody danego roku, a pozostałe 2/5 opłaty pozostaje na rozliczeniach
międzyokresowych przychodów).
5. Przychody Uczelni ewidencjonuje się na podstawie dowodów księgowych
stwierdzających dokonanie operacji gospodarczej (usługi, dostawy, sprzedaży), oraz na
podstawie wpływu pieniędzy, wartości pieniężnych (w tym odpłatności za studia, odsetki
bankowe, różnice kursowe).
6. Przychody dotyczące okresów przyszłych są ewidencjonowane na koncie „Rozliczenia
międzyokresowe przychodów”.
14
XVIII. Sprawozdawczość finansowa
1. Wynik finansowy Uczelni jest to różnica między przychodami, a kosztami ich uzyskania,
skorygowana o saldo strat i zysków nadzwyczajnych oraz obowiązujące Uczelnię podatki.
2. Wynik finansowy netto składa się z:
1) wyniku ze sprzedaży (z działalności dydaktycznej i badawczej),
2) wyniku z pozostałej działalności operacyjnej,
3) wyniku z operacji finansowych,
4) wyniku z operacji zdarzeń nadzwyczajnych.
3. Dodatni wynik finansowy stanowi zysk netto uczelni do podziału, a ujemny – stratę netto,
która podlega pokryciu z funduszu zasadniczego.
4. Zysk netto przeznacza się na zwiększenie funduszu zasadniczego.
5. Uczelnia sporządza rachunek zysków i strat w wariancie porównawczym.
6. Uczelnia stosownie do art. 64 ust. 1 ustawy, o której mowa w rozdziale I pkt 2, sporządza
rachunek przepływów pieniężnych metodą pośrednią.
7. Stosownie do art. 45 ust. 3 ustawy, o której mowa w rozdziale I pkt 2, Uczelnia sporządza
zestawienie zmian w kapitale własnym. Zestawienie dostarcza informacji pozwalających
na analizę struktury i dynamiki zmian poszczególnych elementów kapitału własnego.
8. Uczelnia sporządza sprawozdanie finansowe na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych,
które zgodnie z ustawą o rachunkowości składa się, z:
1) bilansu,
2) rachunku zysków i strat,
3) zestawienia zmian w kapitale własnym,
4) rachunku przepływów pieniężnych,
5) informacji dodatkowej, sporządzonej według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości.
XIX. Zakładowy Plan Kont – opis
1. Uczelnia posiada Zakładowy Plan Kont, który zawiera wykaz kont księgi głównej i ksiąg
pomocniczych oraz opisuje przyjęte przez Uczelnię zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady
prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz powiązania tych kont z kontami księgi
głównej.
2. Zakładowy Plan Kont definiuje:
1) konta bilansowe, służące do ewidencji aktywów i pasywów,
2) konta wynikowe, ewidencjonujące przychody i koszty poszczególnych rodzajów
działalności,
3) konta rozrachunkowe, umożliwiające ustalenie stanu należności i zobowiązań,
4) konta pozabilansowe,
5) zasady tworzenia I strukturę kont analitycznych.
3. Zakładowy Plan Kont tworzą rozwiązania przyjęte w niżej wymienionych zarządzeniach
Rektora:
1) Zarządzenie Nr 9/95/96 Rektora Politechniki Śląskiej z 28 lutego 1996 roku w sprawie
wprowadzenia zakładowego planu kont.
2) Zarządzenie Nr 4/02/03 Rektora Politechniki Śląskiej z 29 października 2002 roku
w sprawie aktualizacji zakładowego planu kont.
3) Zarządzenie Nr 28/07/08 Rektora Politechniki Śląskiej z 15 kwietnia 2008 roku
zmieniające zarządzenie w sprawie wprowadzenia zakładowego planu kont.
4) Zarządzenie Nr 11/08/09 Rektora Politechniki Śląskiej z 3 listopada 2008 roku
zmieniające zarządzenie w sprawie wprowadzenia zakładowego planu kont.
15
5) Zarządzenie Nr 90/08/09 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 30 lipca 2009 roku
w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości dla projektów
realizowanych z udziałem środków Unii Europejskiej i innych środków
zagranicznych.
4. Zakładowy Plan Kont jest aktualizowany w zależności od potrzeb.
XX. Ochrona danych
1. Wszystkie programy finansowo – księgowe znajdują się na izolowanym serwerze i są
zamknięte w sieci wewnętrznej. Dostęp do systemu finansowo – księgowe jest
zabezpieczony hasłami. Codziennie system komputerowy tworzy kopie bezpieczeństwa
wprowadzonych dokumentów. Dodatkowo tworzone są kopie archiwalne na serwerze
oraz zewnętrznym nośniku, co najmniej raz na tydzień.
Niżej wymienione elementy systemu rachunkowości Uczelni podlegają fizycznemu
zabezpieczeniu, który zapewnia ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych,
niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub
zniszczeniem:
1) sprzęt komputerowy wspomagający księgowość,
2) księgowy system informatyczny,
3) księgi rachunkowe (Kwestura i archiwum Kwestury),
4) dowody księgowe (Kwestura i serwer),
5) dokumentacja inwentaryzacyjna (Kwestura i Dział Inwentaryzacji),
6) sprawozdania finansowe (Kwestura i Dział Analiz Ekonomicznych).
2. Pomieszczenia, w których używany jest sprzęt komputerowy wspomagający księgowość,
zamykane są na klucz. Po zakończeniu pracy, klucze oddawane są na portierni.
3. Dostęp do informatycznych systemów rachunkowości posiadają osoby, którym
administrator nadał uprawnienia do dostępu do danych w dozwolonym zakresie działania.
4. Dostęp do systemów chroniony jest hasłami.
5. Dowody księgowe przechowywane są w Kwesturze, a następnie archiwizowane
i przekazywane do archiwum Uczelni, zgodnie z Zarządzeniem Nr 7/05/06 Rektora
Politechniki Śląskiej z dnia 22 grudnia 2005 roku z późn. zm. w sprawie wprowadzenia
w Politechnice Śląskiej Instrukcji Kancelaryjnej, Rzeczowego Wykazu Akt oraz Instrukcji
w Sprawie Organizacji i zakresu Działania Archiwum Politechniki Śląskiej.
XXI. Przechowywanie danych
1. Trwałemu przechowywaniu podlegają zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe oraz
opinia i raport biegłego.
2. Okresowemu przechowywaniu podlegają pozostałe zbiory, zgodnie z art. 74, ust. 2
ustawy, o której mowa w rozdziale I pkt 4.
XXII. Udostępnianie danych
Udostępnianie sprawozdań finansowych, dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych oraz
innych dokumentów z zakresu rachunkowości ma miejsce ze względu na:
1) potrzeby wewnętrzne – do wglądu w siedzibie Uczelni, za zgodą Kwestora,
2) potrzeby zewnętrzne – po pozostawieniu pisemnego pokwitowania zwierającego spis
dokumentów, za zgodą Kwestora.
16