Zarządzenie w sprawie Centralnego Rejestru Umów

Zarządzenie Nr BG.53.13
Burmistrza Żabna
z dnia 11 września 2013 r.
w sprawie: zasad prowadzenia w Urzędzie Miejskim w Żabnie Centralnego Rejestru Umów.
Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym
( Dz.U. z 2013 r., poz. 594 z późn. zm.) oraz § 21 ust. 3 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22
grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków miedzygminnych (Dz. U. Nr
112, poz. 1319 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:
§1
1. W Urzędzie Miejskim w Żabnie tworzy się Centralny Rejestr Umów zwany dalej CRU, prowadzony na
stanowisku ds. zamówień publicznych według wzoru stanowiącego załącznik do niniejszego zarządzenia.
Pod pojęciem umów rozumie się : umowy i porozumienia
2.
Rejestr, o których mowa w ust. 1 prowadzi się dla każdego roku kalendarzowego oddzielnie.
Numerację zapisów rozpoczyna się w każdym roku od nr 1.
3. Podstawą skierowania umowy do podpisania przez Burmistrza lub Z-cę Burmistrza jest nadanie jej
numeru w Rejestrze Umów.
§2
1. Obowiązek rejestracji umów w Centralnym Rejestrze Umów dotyczy wszystkich umów zawartych
w formie pisemnej, z którymi wiążą się skutki finansowe, z wyłączeniem:
a.
umów wynikających ze stosunku pracy,
b.
zakupu towarów i usług o wartości do 3.000 zł brutto.
2.
Umowy, o których mowa w ust. 1 mogą być rejestrowane w wewnętrznych rejestrach umów
prowadzonych przez komórki organizacyjne Urzędu, będące dysponentami środków finansowych
przewidzianych na ich realizację – decyzję podejmują Kierownicy komórek.
1.
§3
Umowa przedłożona do rejestracji w Centralnym Rejestrze Umów zawiera:
1) numer umowy, na który składa się: symbol komórki organizacyjnej Urzędu, pozycja pod którą
umowa została zarejestrowana w danej komórce organizacyjnej Urzędu, rok zawarcia umowy i symbol
prowadzącego sprawę, (inicjały nazwiska i imienia Kowalski Jan „KJ” przykład: „ORG.1.2013.KJ”
2)
parafę dysponenta środków budżetowych lub przygotowującego umowę na każdej stronie umowy,
3) akceptację radcy prawnego poprzez parafowanie umowy przy umowach z udziałem środków
unijnych i umowach powyżej kwoty I progu ustawy o zamówieniach publicznych,
4)
kontrasygnatę Skarbnika Gminy lub osoby przez niego upoważnionej,
2. Dane do rejestracji w CRU przygotowuje się w elektronicznym w pliku komputerowym formatu
MS Excel wg wzoru określonego w załączniku i przesyła do pracownika na stanowisko ds. zamówień
publicznych pocztą elektroniczną jako załącznik do wiadomości, na adres e-mail: [email protected] opatrując ją
tytułem: „Do rejestracji w CRU”.
3.
Pracownik na stanowisku ds. zamówień publicznych wprowadza dane do CRU i potwierdza fakt
zarejestrowania umowy w Centralnym Rejestrze Umów poprzez opatrzenie egzemplarza umowy pozostającego
w Urzędzie pieczęcią o treści:
„Zarejestrowano w Centralnym Rejestrze Umów
Urzędu Miejskiego w Żabnie
w dniu ………………………….
pod Nr ……………………….”
4.
Umowy zarejestrowane w Centralnym Rejestrze Umów przechowywane są w komórkach
organizacyjnych Urzędu, na których ciąży obowiązek ich rejestracji.
§4
Centralny Rejestr Umów, określony niniejszym zarządzeniem, będzie Przekazywany przez pracownika
stanowiska ds. zamówień publicznych do publikacji w BIP, co najmniej 1 raz na tydzień.
§5
Nadzór nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników Urzędu czynności związanych ze stosowaniem
niniejszego zarządzenia należy do obowiązków Kierowników referatów i stanowiska ds. zamówień publicznych
Urzędu Miejskiego w Żabnie.
§6
Z dniem wejścia Zarządzenia traci moc Zarządzenie NR 2/13 Burmistrza Żabna z dnia 18 stycznia 2013 w
sprawie prowadzenia rejestru zamówień publicznych w referatach i samodzielnych stanowiskach.
§7
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia i ma zastosowanie do umów zawieranych od 01 października
2013r.
Burmistrz Żabna
Otrzymują:
1 x Skarbnik Gminy
1 x Kier. Referatu Adninistracyjno-Gospodarczego
1 x Kier. Referatu Spraw społeczno-Obywatelskich
1 x Kier. Referatu Rozwoju Gminy
1 x Kier. Referatu Rolnictwa i Geodezji
1 x Kier. Referatu Podatków i Finansów
1 x Stanowisko ds. kadr i szkolenia
1 x stanowisko ds. zamówień publicznych
1 x stanowisko ds. obsługi Rady Miejskiej
Załącznik do Zarządzenia Nr BG.53.13
z dnia 11 września 2013r
l.p.
Data zawarcia
umowy
Okres
obowiązywania
umowy
Od - do
1.
Podmiot, z którym zawarto umowę
Przedmiot umowy
Współfinansowanie ze
środków UE
Tak/Nie
Klasyfikacja
Budżetowa
Kwota
wykonania
umowy
Rodzaj umowy
roboty budowlane
usługi
dostawy