Szczecin, dnia lutego 2007r
advertisement
WOJEWODA ZACHODNIOPOMORSKI FB-3.431.1.41.2014.6.DR Szczecin, dnia lipca 2014 r. Pan Maciej Berlicki Burmistrz Gminy i Miasta Sianów Wystąpienie pokontrolne Na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 3 i 4, art. 16 ust. 1-3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r., Nr 185, poz. 1092) oraz art. 175 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), w dniach od 19 do 21 marca 2014 r. została przeprowadzona kontrola planowa w trybie zwykłym w Urzędzie Gminy i Miasta w Sianowie, ul. Armii Polskiej 30, 76-004 Sianów. Kontrolę przeprowadził Tomasz Kowalczuk – starszy inspektor wojewódzki (kierownik zespołu kontrolującego) i Danuta Ryckiewicz – starszy inspektor wojewódzki, na podstawie upoważnienia nr 1.41/1/2014 z dnia 7 lutego 2014 r. Kontrolę przeprowadzono w następującym zakresie: 1. Realizacja zadań zleconych finansowanych ze środków dotacji. 2. Prawidłowość wydatkowania środków dotacji 75011 – Urzędy wojewódzkie. Okres objęty kontrolą: 2013 rok. Działania kierownika jednostki dotyczące sposobu dokonywania wydatków na realizację zadań zleconych w ramach rozdziału 75011, uwzględniając kryteria wydajności i skuteczności, ocenia się pozytywnie z uchybieniami. Wskazana powyżej ocena została oparta na następujących ustaleniach: 1 1. Zadania zlecone realizowane przez Jednostkę w 2013 r. Jednostką realizującą zadania zlecone w ramach działu 750 – Administracja publiczna, rozdziału 75011 – Urzędy Wojewódzkie na terenie Gminy i Miasta Sianów jest Urząd Gminy i Miasta w Sianowie. Liczba ludności miasta na dzień 31 grudnia 2013 r. wynosiła 13 563 mieszkańców. W Jednostce w 2013 r. realizowano zadania zlecone z zakresu administracji rządowej należące do: Urzędu Stanu Cywilnego, dowodów osobistych, ewidencji ludności, działalności gospodarczej, obrony cywilnej i obronności. Jednostka wykazała następujące rodzaje wykonanych zadań zleconych w 2013 r.: 1) zadania dotyczące Urzędu Stanu Cywilnego (ogółem 1 073 czynności): Lp. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Rodzaj czynności Akty urodzenia Akty małżeństwa Akty zgonu Decyzje administracyjne Odpisy skrócone Odpisy zupełne Odpisy wielojęzyczne Udzielenie ślubu w lokalu Udzielenie ślubu poza lokalem Zaświadczenia art. 4 kro Uznanie ojcostwa Razem Ilość 19 55 44 83 782 11 24 9 4 41 1 1 073 Czasochłonność* około 1,5 godz. 1,5 godz. 1,5 godz. 3-4 godz. 20 minut 25 minut 20 minut 1,5 godz. 2-2,5 godz. 1 godz. 40 minut - * przybliżony średni czas wykonywania 1 czynności wykazany przez Jednostkę 2) zadania dotyczące dowodów osobistych (wydano 1 461 dowodów osobistych – czasochłonność: 1 godzina 40 minut) 3) zadania dotyczące ewidencji ludności (ogółem 1 041 czynności): Lp. 1 2 3 4 5 6 Rodzaj czynności zameldowania decyzja o zameldowaniu wymeldowania decyzje o wymeldowaniu postępowania zameldowanie z jednoczesnym wymeldowaniem Razem Ilość Czasochłonność* 439 1 godz. 0 301 0,5 godz. 28 3-4 godz. 24 30 dni 249 1 godz. 1 041 - * przybliżony średni czas wykonywania 1 czynności wykazany przez Jednostkę (dowód: akta kontroli od str. 20 do str. 26) 2 4) pozostałe zadania: działalność gospodarcza i wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych: przyjmowanie, przesyłanie i niszczenie przez gminy wniosków o wpis do CEIDG: 519 wpisów, przekazywanie do CEIDG danych i informacji o których mowa w art. 37 ust. 5 Ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej: 78, prowadzenie spraw ewidencyjnych przedsiębiorców, którzy zakończyli wykonywanie działalności gospodarczej przed dniem 1 lipca 2011 r.: 7 spraw, prowadzenie spraw z zakresu zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych: 148. (dowód: akta kontroli od str. 27 do str. 40) sprawy dotyczące Obrony Cywilnej i obronności: przygotowanie dokumentacji i przeprowadzenie kwalifikacji wojskowej na terenie gminy i miasta Sianów w Koszalinie przygotowanie dokumentacji i utworzenie stałego dyżuru w Urzędzie Gminy i Miasta Sianów, przygotowanie dokumentacji i przeprowadzenie wspólnie z WKU Koszalin i Starostwem Koszalińskim 2-dniowej akcji kurierskiej na terenie gminy i miasta Sianów, przygotowanie i wydanie decyzji w zakresie świadczeń rzeczowych: 21 decyzji, wykonanie Planu Obrony Cywilnej Gminy Sianów wraz z załącznikami. (dowód: akta kontroli od str. 41 do str. 43) Powyższe zadania zlecone realizowane były na 6 stanowiskach pracy: w Urzędzie Stanu Cywilnego, Referacie Spraw Obywatelskich, w Biurze Obsługi Interesantów oraz na stanowisku inspektora ds. zarządzania kryzysowego, obrony cywilnej i spraw obronnych. Kontrolujący pobrali pisemne informacje, na temat czynności realizowanych w ramach pozostałych zadań zleconych wykonywanych przez pracowników Urzędu Gminy i Miasta Sianów. Informacje przedłożyła Teresa Soróbka Sekretarz Gminy i Miasta. Zadania dotyczące działalności gospodarczej i wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych: 1) przyjmowanie, przesyłanie i niszczenie przez gminy wniosków o wpis do CEIDG: „udzielenie informacji nt. załatwianej sprawy: ok. 5 minut, 3 sprawdzenie tożsamości wnioskodawcy: ok. 0,5 minuty, sprawdzenie w systemie informatycznym CEIDG stanu aktualnego wpisu w celu podjęcia dalszych kroków co do wypełnienia wniosku CEIDG-1, w tym czas potrzebny na zalogowanie się do systemu: ok. 3 minut, pomoc przy wypełnieniu wniosku CEIDG-1 dot. dokonania pierwszego wpisu do CEIDG w tym czynności, o których mowa w piśmie przewodnim: ok. 20 minut, pomoc przy wypełnieniu wniosku CEIDG-1 dot. dokonania zmiany, zawieszenia, wznowienia i wykreślenia wpisu do CEIDG w tym czynności, o których mowa w piśmie przewodnim: ok. 12 minut, sprawdzenie poprawności wniosku zgodnie z art. 27 ust. 1 i 2 ustawy o s.d.g. i jego podpisanie przez przedsiębiorcę: ok. 2 minut, przygotowanie, wydrukowanie, podpisanie i wydanie potwierdzenia przyjęcia wniosku zgodnie z art. 26 ust. 3 ustawy s.d.g.: ok. 2 minut, przekształcenie wniosku w formę dokumentu elektronicznego zgodnie z art. 26 ust. 4 ustawy s.d.g.: ok. 10 minut, przyjęcie dokumentu elektronicznego, założenie sprawy w programie elektronicznego obiegu dokumentów FINN: ok. 2 minut.” 2) przekazywanie do CEIDG danych i informacji o których mowa w art. 37 ust. 5 Ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej: „(…) logowanie do systemu, wyszukanie przedsiębiorcy, wybór informacji i wypełnienie poszczególnych formuł: ok. 5 minut.” 3) prowadzenie spraw ewidencyjnych przedsiębiorców, którzy zakończyli wykonywanie działalności gospodarczej przed dniem 1 lipca 2011 r.: „(…) przyjęcie wniosku, weryfikacja wnioskodawcy w gminnej ewidencji, odszukanie dokumentacji w archiwum zakładowym, sporządzenie dokumentacji i jej wydanie: ok. 40 minut, przyjęcie dokumentu elektronicznego, założenie sprawy oraz rejestracja korespondencji wychodzącej, w tym podłączenie pliku wytworzonego uprzednio dokumentu np. zaświadczenia i jego zeskanowanie w programie elektronicznego obiegu dokumentów FINN: ok. 5 minut, archiwizacja dokumentacji wytworzonej do dnia przekazania wpisu danego przedsiębiorcy do CEIDG, tj. cała dokumentacja przedsiębiorców aktywnych w dniu ich przekazania CEIDG – dokumenty wytworzone od 1989 r. Do czynności należy zaliczyć uporządkowanie dokumentacji wg norm dla dokumentacji archiwalnej zgodnie z kategorią A (…): przygotowanie jednego tomu zajmuje ok. 6 godz.” 4) prowadzenie spraw z zakresu zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych: „przyjmowanie wniosków i sprawdzenie ich poprawności i kompletności: ok. 7 minut, przygotowanie, wydrukowanie, podpisanie i wydanie potwierdzenia przyjęcia wniosku zgodnie z art. 26 ust. 3 ustawy s.d.g.: ok. 1,5 minuty, 4 weryfikacja wymaganych załączników tj. tytułu prawnego do lokalu w systemach ksiąg wieczystych oraz ewidencji gruntów: ok. 10 minut, przekazywanie dokumentacji do rozpatrzenia przez Gminną Komisję Rozwiązywania Problemów Alkoholowych – sporządzenie wniosku, wydruk, podpisanie: ok. 2 minut, przygotowanie ostatecznej decyzji – napisanie, wydrukowanie, podpisanie i ewentualne adresowanie koperty oraz zwrotnego potwierdzenia odbioru: ok. 15 minut, przyjęcie dokumentu elektronicznego, założenie sprawy oraz rejestracja korespondencji wychodzącej, w tym podłączenie pliku wytworzonego uprzednio dokumentu, np. zaświadczenie i jego zeskanowanie w programie elektronicznego obiegu dokumentów FINN: ok. 5 minut, archiwizacja wytworzonej dokumentacji zgodnie z normami dla kategorii B (…): wytworzenie jednego tomu ok. 15-30 minut.” Ponadto Sekretarz Gminy i Miasta przedłożył następującą informację: „(…) trudno jest określić czas wykonywania poszczególnych czynności, gdyż jest to związane z kilkoma aspektami, na które nie zawsze mam wpływ, a mianowicie zorientowanie w danej sprawie osoby składającej wniosek, a przede wszystkim wniosek CEIDG-1, który jest formularzem znacznie rozbudowanym, stwarzającym wnioskodawcy znaczne trudności w jego wypełnieniu, co w mojej ocenie jest zrozumiałe. Wnioskodawcy w zdecydowanej większości przypadków proszą aby pomóc im wypełnić wniosek, wytłumaczyć znaczenie poszczególnych sformułowań użytych we wniosku, wyjaśnić procedurę związaną z obiegiem wniosku, załatwianiem obowiązkowych spraw związanych z rejestracją działalności gospodarczej w innych urzędach tj. Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, Urzędzie Skarbowym oraz Urzędzie Statystycznym. Bardzo często wnioskodawcy nie są przygotowani do wypełnienia wniosku, nie znając wymaganych danych takich jak rodzaje działalności gospodarczej (kody PKD), których wyszukaniu trzeba również poświęcić niekiedy kilka minut oraz wyboru najkorzystniejszej formy opodatkowania. Czas załatwienia sprawy zależy również od rodzaju składanego wniosku CEIDG-1 (tj. przede wszystkim zakresu zmian we wpisie), od różnych form prawnych, w których przyszły lub obecny przedsiębiorca zamierza prowadzić działalność – zdarzają się osoby, które zgłaszają nawet kilka spółek cywilnych, kilka różnych adresów, pełnomocników oraz większą ilość kodów PKD.” (dowód: akta kontroli od str. 44 do str. 47) Zadania Obrony Cywilnej i obronności: 1) przygotowanie dokumentacji i przeprowadzenie kwalifikacji wojskowej na terenie gminy i miasta Sianów w Koszalinie „(…) Zgodnie z ewidencją ludności Urzędu Gminy i Miasta Sianów do kwalifikacji wojskowej zakwalifikowano 132 osoby (…). W pierwszej kolejności wypełniono i wydrukowano około 60 obwieszczeń. Czynność ta zajęła 7,5 godzin. W okresie do 20 stycznia osobiście rozwieziono i rozwieszono na tablicach ogłoszeń w sołectwach 5 oraz na terenie miasta /dwukrotnie/ realizacja tego zadania zajęła dwa dni, tj. 2 x 7,5 godziny. Następnie przystąpiono do sporządzenia wykazu osób przeznaczonych do kwalifikacji, realizacja tego zadania zajęła dwa dni tj. 2 x 7,5 godziny. Po sporządzeniu wykazu przystąpiono do pisania wezwań i potwierdzeń ich odbioru, realizacja tego zadania zajęły trzy dni tj. 3 x 7,5 godziny. [Wezwania doręczano] osobiście, realizacja tego zadania zajęła trzy dni tj. 3 x 7,5 godziny. W dniach 08-13 lutego 2013 roku [pracownik uczestniczył] z ramienia Burmistrza w kwalifikacji wojskowej w Koszalinie, realizacja tego zadania zajęła cztery dni tj. 4 x 7,5 godziny. Po zakończeniu kwalifikacji [pracownik wyjeżdżał] na teren gminy w poszukiwaniu osób, które nie stanęły do kwalifikacji wojskowej, realizacja tego zadania zajęła dwa dni tj. 2 x 7,5 godziny. W miesiącu marcu [pracownik rozliczył się] z kwalifikacji wojskowej w Starostwie Powiatowym w Koszalinie, realizacja tego zadania zajęła 1 dzień tj. 7,5 godziny.” 2) przygotowanie dokumentacji i utworzenie stałego dyżuru w Urzędzie Gminy i Miasta Sianów „Przygotowano dokumentację i utworzono stały dyżur w Urzędzie Gminy i Miasta Sianów, realizacja tego zadania zajęła dwa dni tj. 2 x 7,5 godzin. W 2013 roku w Urzędzie Gminy i Miasta Sianów w ramach treningu powiatowego przeprowadzono 7 treningów Stałego Dyżuru – czas trwania jednego treningu 7,5 godziny. W czasie trwania treningu stały dyżur odbiera sygnały o zagrożeniu uderzeniami z powietrza i przekazuje do innych jednostek organizacyjnych, zakładów pracy, sołectw. Celem treningu jest doskonalenie umiejętności w nadawaniu i odbiorze sygnałów ostrzegawczych oraz zgrywanie stałego dyżuru Urzędu z punktami alarmowania w sołectwie.” 3) przygotowanie dokumentacji i przeprowadzenie wspólnie z WKU Koszalin i Starostwem Koszalińskim 2-dniowej akcji kurierskiej na terenie gminy i miasta Sianów „W miesiącu maju na terenie gminy i miasta Sianów odbył się dwudniowy trening akcji kurierskiej, której celem było dostarczanie kart powołania dla żołnierzy przeznaczonych do służby wojskowej. I dzień odbyło się przygotowanie poprzez uruchomienie stałego dyżuru i nawiązanie kontaktu ze Starostwem Powiatowym w Koszalinie. II dzień rozpoczął się o godz. 7.20 uruchomieniem Stałego Dyżuru w Urzędzie. Przybył kurier ze Starostwa przywiózł zawiadomienie o przekazaniu hasła do uruchomienia akcji kurierskiej oraz zestawienie przekazanych dokumentów powołania. Następnie kurierzy wykonawcy przygotowali dla kurierów niezbędne dokumenty (…). Około godz. 12.30 [udano się] do Starostwa Powiatowego w Koszalinie gdzie [dokonano] rozliczenia akcji kurierskiej. W godz. 14.00 – 15.00 odbyła się narada podsumowująca działania wszystkich przedstawicieli powiatu koszalińskiego, którzy uczestniczyli w realizacji akcji kurierskiej – realizacja tego zadania dwa dni, tj. 2x7,5 godziny.” 6 4) przygotowanie i wydanie decyzji w zakresie świadczeń rzeczowych: „W 2013 r. zgodnie z zapotrzebowaniem /wnioskiem/ Wojskowej Komendy Uzupełnień w Koszalinie Urząd Miejski wydał lub uchylił 21 decyzji na świadczenia rzeczowe dla sil zbrojnych. Przygotowanie 1 decyzji, wezwania, rozesłanie korespondencji za potwierdzeniem odbioru zajmuje ok. 5 godzin, co łącznie daje ok. 100 godzin czyli w tym przypadku ok. 13 dni roboczych.” 5) wykonanie Planu Obrony Cywilnej Gminy Sianów wraz z załącznikami: „W 2013 roku opracowano dokumentację związaną z Obroną Cywilną, na którą się składał: 1 plan Główny Obrony Cywilnej, przygotowanie danych oraz opracowanie planu 7 załączników funkcjonalnych, 61 zadań operacyjnych Obrony Cywilnej, - część B – procedury postępowania Obrony Cywilnej – realizacja tego zadania zajęła dwa dni , tj. 2x7,5 godziny, - część C – załącznik funkcjonalny nr 1 – organizacja systemu monitorowania zagrożeń, ostrzegania i alarmowania, w trym informowania ludności o zagrożeniach i sposobach postępowania – realizacja tego zadania zajęła dwa dni, tj. 2x7,5 godziny, - załącznik funkcjonalny nr 2 – organizacja kierowania obroną cywilną i systemem łączności – realizacja tego zadania zajęła dwa dni, tj. 2x7,5 godziny, - załącznik funkcjonalny nr 5 –organizacja opieki medycznej, pomocy społecznej, psychologicznej i religijnej – realizacja tego zadania zajęła dwa dni, tj. 2x7,5 godziny, - załącznik funkcjonalny nr 6 – organizacja prowadzenia zabiegów sanitarnych, odkażania, dezynfekcji, dezaktywacji i innych działań obronnych – realizacja tego zadania zajęła dwa dni tj. 2x7,5 godziny, - załącznik funkcjonalny nr 7 – przygotowanie i organizowanie budowli ochronnych oraz ukryć doraźnych – realizacja tego zadania zajęła dwa dni, tj. 2x7,5 godziny, - załącznik funkcjonalny nr 8 – organizacja działań ratowniczych i innych działań pomocniczych, w tym doraźna pomoc w grzebaniu zmarłych – realizacja tego zadania zajęła dwa dni, tj. 2x7,5 godziny. Zadania Operacyjne Obrony Cywilnej: Przygotowanie zadań operacyjnych obrony cywilnej polegało na opracowaniu wszystkich 61 zadań. Średni czas opracowania zadania zajęła 25 dni roboczych, tj. 25x7,5 godziny.” (dowód: akta kontroli od str. 48 do str. 50) 2. Wydatki poniesione na realizację zadań zleconych. 2.1. Sposób wydatkowania środków dotacji. Zarządzeniem nr 667/2013 z dnia 30 października 2013 r. Wojewoda Zachodniopomorski w 2013 r. przyznał Gminie i Miastu Sianów dotację celową w kwocie 7 86 500,00 zł, w dziale 750 – Administracja publiczna, rozdziale 75011 – Urzędy wojewódzkie, § 2010 – Dotacje celowe przekazane z budżetu państwa na realizację zadań bieżących z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych gminom ustawami. Dotacja wpłynęła na rachunek Jednostki w 13 transzach i została wykorzystana w całości. Gmina prowadzi wyodrębnioną ewidencję księgową na środki z dotacji w rozdziale 75011. Urząd Gminy i Miasta Sianów ze środków dotacji poniósł w 2013 r. jedynie wydatki osobowe. Zestawienie rodzaju poniesionych wydatków wykazuje poniższa tabela. Wyszczególnienie dotacji 75011 Wydatki Ogółem Osobowe Rzeczowe Kwotowo 86 500,00 0,00 86 500,00 Procentowo 100,00% 0,00% 100,00% (dowód: akta kontroli od str. 51 do str. 55) Podział środków dotacji zgodnie z przedłożoną przez Jednostkę tabelą „Realizacja przez gminy w 2013 roku zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych (dział 750 – Administracja publiczna, rozdział 75011 – Urzędy wojewódzkie)” z wyszczególnieniem realizowanych zadań zleconych przedstawiono w poniższej tabeli. Wyszczególnienie kwotowo procentowo Urząd Stanu Cywilnego Dowody osobiste Ewidencja ludności Pozostałe Dotacja 75011 35 121,03 23 411,03 14 323,69 13 644,25 86 500,00 40,60% 27,06% 16,56% 15,77% 100,00% Dotację w kwocie 86 500,00 zł wydatkowano na wynagrodzenia (wraz z pochodnymi) pracowników realizujących zadania zlecone w zakresie Urzędu Stanu Cywilnego, dowodów osobistych, ewidencji ludności i działalności gospodarczej. Poniesione wydatki stanowią 100% dotacji celowej. Środki pochodzące z dotacji zostały wydatkowane na cele związane z zadaniami zleconymi Gminie, zgodnie z zapisami obowiązującego prawa, a sposób ich udokumentowania nie budzi zastrzeżeń. Ewidencja księgowa jest zgodna ze sprawozdaniem Rb-50 o wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami za 4 kwartał 2013 r. (dowód: akta kontroli od str. 56 do str. 60) 8 2.2. Sposób wydatkowania wkładu własnego Jednostki. Na realizację zadań zleconych z zakresu administracji rządowej w 2013 r., zgodnie z przedłożoną przez Jednostkę tabelą „Realizacja przez gminy w 2013 roku zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych (dział 750 – Administracja publiczna, rozdział 75011 – Urzędy wojewódzkie)” ze środków własnych wydatkowano ogółem kwotę w wysokości 177 910,87 zł. Ewidencja księgowa wydatków związanych z finansowaniem zadań zleconych ze środków własnych prowadzona była w rozdziale 75011 (za wyjątkiem wydatków dotyczących spraw obrony narodowej, które ujęte zostały w rozdziale 75023). W ramach wkładu własnego Urząd Gminy i Miasta w Sianowie wykazał tylko wydatki osobowe. Zestawienie rodzaju poniesionych wydatków przedstawia tabela. Wyszczególnienie środki własne Kwotowo Procentowo Wydatki Ogółem Osobowe Rzeczowe 177 910,87 0,00 177 910,87 100,00% 0,00% 100,00% Podział środków własnych zgodnie z przedłożoną przez Jednostkę tabelą „Realizacja przez gminy w 2013 roku zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych (dział 750 – Administracja publiczna, rozdział 75011 – Urzędy wojewódzkie)” z wyszczególnieniem realizowanych zadań zleconych przedstawiono w poniższej tabeli. Wyszczególnienie kwotowo procentowo Urząd Stanu Cywilnego Dowody osobiste Ewidencja ludności Pozostałe Środki Własne 59 478,00 40 339,60 22 131,85 55 961,42 177 910,87 33,43% 22,67% 12,44% 31,45% 100,00% Środki własne Gminy w kwocie 177 910,87 zł wydatkowano na wynagrodzenia pracowników realizujących zadania zlecone (wraz z pochodnymi). (dowód: akta kontroli od str. 61 do str. 67) 9 2.3. Wydatki poniesione na realizację zadań zleconych – podsumowanie. Ogółem na realizację zadań zleconych w 2013 r. w Urzędzie Gminy i Miasta Sianów poniesiono wydatki w łącznej kwocie 264 410,87 zł, z tego ze środków dotacji wydatkowano 86 500,00 zł (tj. 32,71% kosztu ogółem) oraz ze środków własnych Gminy wydatkowano 177 910,87 zł (tj. 67,29% kosztu ogółem). Zestawienie poniesionych wydatków z podziałem na poszczególne rodzaje realizowanych zadań zleconych przedstawia poniższa tabela Całkowity koszt zadania Udział dotacji w koszcie ogółem Udział środków własnych w koszcie ogółem Dotacja Środki własne Urząd Stanu Cywilnego 35 121,03 59 478,00 94 599,03 13,28% 22,49% Dowody osobiste 23 411,03 40 339,60 63 750,63 8,85% 15,26% Ewidencja ludności 14 323,69 22 131,85 36 455,54 5,42% 8,37% Pozostałe 13 644,25 55 961,42 69 605,67 5,16% 21,16% Ogółem 86 500,00 177 910,87 264 410,87 32,71% 67,29% Wyszczególnienie Ze środków dotacji Gmina największe wydatki poniosła na zadania dotyczące Urzędu Stanu Cywilnego (35 121,03 zł), co stanowi 13,28% kosztu ogółem zadań zleconych. Ze środków własnych Gminy największe wydatki również poniesiono na zadania związane z Urzędem Stanu Cywilnego (59 478,00 zł). Stanowiły one 22,49% kosztu ogółem zadań zleconych. (dowód: akta kontroli od str. 68 do str. 71) 3. Wydatki osobowe finansowane w ramach zadania. W Urzędzie Gminy i Miasta na realizację zadań zleconych w rozdziale 75011 wykazano 4,500 etatu, w ramach których zatrudnionych jest 6 pracowników: 1,250 etatu: zadania dotyczące USC (3 pracowników, w tym 1 pracownik realizuje również zadania związane z ewidencją ludności), 1,000 etatu: zadania dotyczące dowodów osobistych (1 pracownik), 0,875 etatu: zadania dotyczące ewidencji ludności (1 pracownik, realizujący również zadania związane z USC), 0,875 etatu: zadania dotyczące działalności gospodarczej (1 pracownik), 0,500 etatu: zadania dotyczące spraw obrony narodowej (1 pracownik). (dowód: akta kontroli od str. 72 do str. 74) 10 Łączna kwota wydatków osobowych (dotacja + środki własne) poniesiona w 2013 r. na realizację zadań zleconych w rozdziale 75011 wyniosła 264 410,87 zł z tego: Środki z dotacji: 86 500,00 zł (co stanowi 32,71% ogółu wydatków osobowych) w § 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników: 68 400,00 zł w § 4040 dodatkowe wynagrodzenie roczne: 5 000,00 zł w § 4110 składki na ubezpieczenia społeczne: 11 700,00 zł w § 4120 składki na Fundusz Pracy: 1 400,00 zł Środki własne: 177 910,87 zł (co stanowi 67,29% ogółu wydatków osobowych) w § 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników: 141 154,51 zł w § 4040 dodatkowe wynagrodzenie roczne: 9 131,19 zł w § 4110 składki na ubezpieczenia społeczne: 25 127,85 zł w § 4120 składki na Fundusz Pracy: 2 497,32 zł Szczegółowe zestawienie wydatków osobowych poniesionych w 2013 r. w ramach rozdziału 75011 z podziałem na poszczególne rodzaje realizowanych zadań zleconych przedstawia poniższa tabela. Wyszczególnienie Etaty Liczba osób Dotacja Środki własne Ogółem USC 1,250 3* 35 121,03 59 478,00 94 599,03 Dowody osobiste 1,000 1 23 411,03 40 339,60 63 750,63 Ewidencja ludności 0,875 1 14 323,69 22 131,85 36 455,54 Pozostałe 1,375 2 13 644,25 55 961,42 69 605,67 Działalność gospodarcza 0,875 1 13 644,25 23 609,12 37 253,37 Sprawy obrony narodowej 0,500 1 0,00 32 352,30 32 352,30 Ogółem 4,500 6 86 500,00 177 910,87 264 410,87 * jeden z pracowników realizujących zadania dotyczące USC (zaangażowanie 0,125 etatu) wykonuje także zadania dotyczące ewidencji ludności (zaangażowanie 0,875 etatu). Kontrolujący zweryfikowali wszystkie obowiązujące w 2013 r. zakresy czynności pracowników wykonujących zadania zlecone. W wyniku analizy stwierdzono, że zakresy czynności 4 pracowników odzwierciedlają wykazane przez Jednostkę zaangażowanie wielkości etatów. Wątpliwości kontrolujących budzi wymiar zaangażowanego etatu Kierownika Referatu Spraw Obywatelskich oraz Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego: 1. Kierownik Referatu Spraw Obywatelskich (zaangażowanie 1,00 etatu na zadania dotyczące dowodów osobistych), kontrolujący stwierdzili, że zarówno 11 w zakresie czynności obowiązującym do 6 maja 2013 r., jak i w zakresie czynności obowiązującym od 7 maja 2013 r. Kierownik ww. Referatu ma ujęte poza zadaniami związanymi z dowodami osobistymi także zadania związane z ewidencją ludności, tj.: a) w zakresie czynności podpisanym w dniu 12 września 2011 r.: pkt 5: „Prowadzenie rozpraw administracyjnych w sprawach wymeldowania, zameldowania i rozstrzygnięcia charakteru pobytu” b) w zakresie czynności podpisanym w dniu 7 maja 2013 r.: pkt 5: „Prowadzenie rozpraw administracyjnych w sprawach wymeldowania, zameldowania i rozstrzygnięcia charakteru pobytu” pkt 6: „Sporządzanie zawiadomień do właściwych organów gmin i przekazywanie danych dotyczących obowiązku meldunkowego, informacji o zameldowaniu i wymeldowaniu drogą elektroniczną” Na powyższą okoliczność Burmistrz Gminy i Miasta przedłożył informację, z której wynika że „Kierownik Referatu Spraw Obywatelskich realizował zadania wymienione w zakresie czynności z uwagi na ich skomplikowany charakter, doświadczenie zawodowe i znajomość procedury administracyjnej. Oba zadania: wydawanie dowodów osobistych oraz ewidencja ludności należą w całości do zadań zleconych. Pracownicy Referatu często wykonują czynności związane z obsługą interesantów nie ograniczając się do swojego zakresu.” 2. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego (zaangażowanie etatu 1,00 na zadania USC), kontrolujący stwierdzili że w zakresie czynności poza zadaniami dotyczącymi USC, pracownik ma także ujęte inne zadania, które nie są związane bezpośrednio z zadaniami zleconymi, tj.: a) w pkt. 6: „Opracowywanie preliminarza wydatków Gminnego Funduszu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych”, b) w pkt. 7: „Realizacja Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych jako Pełnomocnik Burmistrza ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych”, c) w pkt. 8: „Obsługa biurowa posiedzeń GKRPA i prowadzenie dokumentacji związanej z postępowaniem w sprawach o leczenie osób uzależnionych od alkoholu”. Z informacji przedłożonej przez Burmistrza Gminy i Miasta wynika, że „Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Sianowie wymienione w (…) piśmie zadania z zakresu czynności wykonuje poza godzinami pracy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, uzyskując z tego tytułu wynagrodzenie w postaci diety członka Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.” (dowód: akta kontroli od str. 75 do str. 100) Ponadto w wyniku analizy zakresów czynności kontrolujący ustalili, że jeden pracownik realizuje zadania zlecone w ramach dwóch umów o pracę. Jedna umowa dotyczy wykonywania zadań Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego (w wymiarze 1/8 etatu), druga umowa dotyczy wykonywania zadań związanych z ewidencją ludności (w wymiarze 12 7/8 etatu). Obie umowy zaczęły obowiązywać od 1 kwietnia 2013 r. Do tego dnia pracownik zatrudniony był w ramach jednej umowy, a jego zakres czynności dotyczył tylko zadań zleconych związanych z ewidencją ludności. W Urzędzie Gminy od 1 kwietnia 2013 r. zadania związane z USC wykonuje 3 pracowników (Kierownik USC oraz 2 zastępców kierownika USC). Zgodnie z informacją przedłożoną przez Sekretarz Gminy i Miasta „zatrudnienie zastępców Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w wymiarze 0,125 etatu zabezpiecza ciągłość pracy Urzędu Stanu Cywilnego w sposób optymalny. Zatrudnienie Zastępców Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego zostało poprzedzone naborem zgodnie z art. 6c ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego w brzmieniu nadanym przez ustawę z dnia 19 września 2008 r. (…).” Kontrolujący skierowali zapytanie dlaczego zaistniała potrzeba zatrudnienia drugiego Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego. Burmistrz Gminy i Miasta przedłożył następującą informację w tym zakresie: „(…) zatrudnienie w wymiarze 0,125 etatu drugiego Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego zostało podyktowane koniecznością zapewnienia ciągłości obsady personalnej w Urzędzie Stanu Cywilnego.” (dowód: akta kontroli od str. 101 do str. 105) Na podstawie analizy kart wynagrodzeń kontrolujący ustalili, że w 2013 r. Jednostka wypłaciła pracownikom realizującym zadania zlecone dodatki specjalne, których koszt został zaliczony do kosztów związanych z realizacją zadań zleconych i wykazany w tabeli „Realizacja przez gminy w 2013 r. zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych”. Łączna kwota wypłaconych dodatków specjalnych wyniosła: 13 650,19 zł. W przedłożonych kontrolującym pismach przyznających dodatki na miesiące: październik, listopad, grudzień, jako uzasadnienie wskazuje się: „okresowe zwiększenie obowiązków służbowych.” Kontrolujący zwrócili się z zapytaniem, jaka była przyczyna zwiększenia obowiązków służbowych, za które pracownicy wykonujący zadania zlecone otrzymali w 2013 r. dodatki specjalne za miesiące: październik, listopad, grudzień. Z informacji przedłożonej przez Burmistrza Sianowa wynika, że „pracownicy otrzymali dodatki specjalne z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych i tak: [pracownik na stanowisku starszego specjalisty ds. działalności gospodarczej] w okresie od października do grudnia 2013 r. utrwalał w formie skanów dokumenty archiwalne, dotyczące przedsiębiorców, którzy zakończyli wykonywanie działalności gospodarczej przed 1 lipca 2011 r. Dokumenty z lat osiemdziesiątych i początku dziewięćdziesiątych (często wykonywane na tzw. przebitkach) są małoczytelne i z upływem lat mogłyby okazać się całkowicie nieczytelne, Pracownicy USC oraz Referatu Spraw Obywatelskich w ostatnim kwartale zgłaszają zwiększony ruch interesantów, jest to związane z rozpoczęciem roku akademickiego w październiku, „długimi” weekendami w miesiącu listopadzie oraz rodzinnymi świętami w miesiącu grudniu. W okresie tym wielu mieszkańców gminy i miasta Sianów wraca do rodzin i odwiedza tut. Urząd w celu zasięgnięcia informacji o sposobie załatwienia czasem bardzo skomplikowanych spraw administracyjnych, dotyczących ich rodzin, 13 Pracownik ds. obrony cywilnej i spraw obronnych w okresie od października do grudnia opracowywał Gminny Plan Obrony Cywilnej, obszerność opracowania, konieczność pozyskania wielu danych od instytucji państwowych i jednostek organizacyjnych i dokumentów niezbędnych do opracowania tego planu i uaktualnienia jego załączników uzasadniało przyznanie pracownikowi dodatkowego wynagrodzenia w formie dodatku specjalnego.” (dowód: akta kontroli od str. 99 do str. 100 i od str. 106 do str. 125) Ponadto dwóch pracowników realizujących zadania zlecone otrzymało także dodatki specjalne z innego tytułu. Z przedłożonych przez Burmistrza Sianowa informacji wynika, że: „dodatek specjalny został przyznany „Kierownikowi Urzędu Stanu Cywilnego” za okres od stycznia do grudnia 2013 r. (…) z tytułu pełnienia funkcji Pełnomocnika ds. realizacji Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych i Narkotykowych, dodatek specjalny został przyznany [Kierownikowi Referatu Spraw Obywatelskich] w miesiącu styczniu 2013 r. z uwagi na pełnienie zastępstwa na stanowisku ds. ewidencji ludności z powodu długotrwałej choroby pracownika.” W ocenie kontrolujących dodatek specjalny przyznany Kierownikowi Urzędu Stanu Cywilnego z tytułu pełnienia funkcji Pełnomocnika ds. realizacji Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych i Narkotykowych w łącznej wysokości 4 080,00 zł nie dotyczy ściśle zadań zleconych i nie powinien być wykazany w tabeli „Realizacja przez gminy w 2013 r. zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych” jako koszt realizacji tych zadań. W 2013 r. w Jednostce wypłacono dwie nagrody jubileuszowe dla pracowników realizujących zadania zlecone. Nagrody zostały sfinansowane ze środków własnych gminy (dowód: akta kontroli str. 126) 4. Wydatki rzeczowe finansowane w ramach zadania. Urząd Gminy i Miasta Sianów posiada Salę Ślubów o powierzchni 55,00 m2, która zlokalizowana jest w budynku Urzędu. W 2013 r. Jednostka nie wykazała żadnych wydatków rzeczowych dokonywanych w ramach rozdziału 75011. (dowód: akta kontroli od str. 77 do str. 79) 5. Wydajność wydatkowanych środków w ramach uzyskanych efektów. 5.1. Etaty 1,25 Urząd Stanu Cywilnego. Liczba spraw rocznie 1 073 Liczba spraw przypadająca na 1 etat 858,40 Wynagrodzenie wraz z pochodnymi W tym środki dotacji 86 605,53 35 121,03 Miesięczne Nagrody wynagrodzenie jubileuszowe na 1 etat 7 993,50 5 773,70 Wydatki rzeczowe 0,00 14 Na realizację zadań zleconych dotyczących Urzędu Stanu Cywilnego Jednostka w 2013 r. poniosła wydatki ogółem (bez nagród jubileuszowych) w kwocie 86 605,53 zł. Średni koszt realizacji jednego zadania wyniósł: 80,71 zł (86 605,53 zł / 1 073 spraw). W wydatkach ogółem poniesionych na zadania związane z Urzędem Stanu Cywilnego Jednostka wykazała również koszty związane z wypłaceniem dodatku specjalnego dla Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego z tytułu pełnienia funkcji Pełnomocnika ds. realizacji Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych i Narkotykowych. W ocenie kontrolujących zadanie to nie dotyczy bezpośrednio zadań zleconych i wydatki z nim związane nie powinny być wykazane, jako koszty realizacji zadań zleconych. Ponadto należy tutaj wziąć pod uwagę, czy zaangażowanie 1,25 etatów (3 osoby) na wykonywanie poszczególnych czynności, przy wskazanej czasochłonności ich wykonania, jest adekwatne do liczby dokonanych w 2013 r. zadań (w ramach zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów). 5.2. Etaty 1,000 Dowody osobiste. Liczba spraw rocznie 1 461 Liczba spraw przypadająca na 1 etat 1 461,00 Wynagrodzenie wraz z pochodnymi W tym środki dotacji 63 750,63 23 411,03 Miesięczne Nagrody wynagrodzenie jubileuszowe na 1 etat 0,00 5 312,55 Wydatki rzeczowe 0,00 Na realizację zadań zleconych dotyczących dowodów osobistych Jednostka w 2013 r. poniosła wydatki ogółem w kwocie 63 750,63 zł. Średni koszt realizacji jednego zadania wyniósł: 43,63 zł (63 750,63 zł / 1 461 spraw). W wydatkach ogółem poniesionych na zadania związane z dowodami osobistymi ujęto część kosztów, które w ocenie kontrolujących, powinny być zaliczone do zadań związanych z ewidencją ludności. Jednostka wykazała zaangażowanie etatu Kierownika Spraw Obywatelskich jako 1,00 na dowody osobiste, podczas gdy w zakresie czynności pracownika zawarte są także zadania dotyczące ewidencji ludności. 5.3. Etaty 0,875 Ewidencja ludności. Liczba spraw rocznie 1 041 Liczba spraw przypadająca na 1 etat 1 189,71 Wynagrodzenie wraz z pochodnymi W tym środki dotacji 36 455,54 14 323,69 Miesięczne Nagrody wynagrodzenie jubileuszowe na 1 etat 0,00 3 471,96 Wydatki rzeczowe 0,00 Na realizację zadań zleconych dotyczących ewidencji ludności Jednostka w 2013 r. poniosła wydatki ogółem w kwocie 36 455,54 zł. Średni koszt realizacji jednego zadania wyniósł: 35,02 zł (36 455,54 zł / 1 041 spraw). 15 5.4. Pozostałe zadania. 5.4.1. Działalność gospodarcza, zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych. Liczba spraw rocznie Etaty 0,875 752 Liczba spraw przypadająca na 1 etat 859,43 Wynagrodzenie wraz z pochodnymi W tym środki dotacji Miesięczne Nagrody wynagrodzenie jubileuszowe na 1 etat 37 253,37 13 644,25 0,00 3 547,94 Wydatki rzeczowe 0,00 Na realizację zadań zleconych dotyczących działalności gospodarczej i wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych Jednostka w 2013 r. poniosła wydatki ogółem w kwocie 37 253,37 zł. Średni koszt realizacji jednego zadania wyniósł: 49,54 zł (37 253,37 zł / 752 spraw). 5.4.2. Obrona cywilna i obronność. Etaty Wynagrodzenie wraz z pochodnymi 0,50 28 862,70 W tym środki dotacji 0,00 Miesięczne Nagrody wynagrodzenie jubileuszowe na 1 etat 3 489,60 4 810,45 Pozostałe wydatki rzeczowe 0,00 Na realizację zadań zleconych związanych z Obroną Cywilną i obronnością Jednostka w 2013 r. poniosła wydatki ogółem (bez nagrody jubileuszowej) w kwocie 28 862,70 zł. Nie wyliczono w tym przypadku kosztu realizacji jednego zadania, ponieważ nie można w sposób jednoznaczny i miarodajny określić katalogu zrealizowanych czynności. 5.5. Podsumowanie. Na podstawie analizy uzyskanych danych ustalono, że w 2013 r. koszty realizacji następujących zadań zleconych w Urzędzie Gminy i Miasta Sianów wyniosły odpowiednio: zadania dotyczące Urzędu Stanu Cywilnego: 80,71 zł, zadania dotyczące działalności gospodarczej: 49,54 zł, zadania dotyczące dowodów osobistych: 43,63 zł, zadania dotyczące ewidencji ludności: 35,02 zł. 16 Po przeanalizowaniu uchybień stwierdzonych w trakcie kontroli zalecam: 1. Przeanalizować zaangażowanie etatów w ramach realizowanych zadań zleconych związanych z Urzędem Stanu Cywilnego w celu dostosowania ich do liczby wykonywanych czynności i rzeczywistego obciążenia stanowiska pracy. 2. Do kosztów realizacji zadań zleconych w rozdziale 75011 zaliczać tylko koszty ściśle związane z wykonywaniem tych zadań. O sposobie realizacji zaleceń, wykorzystania uwag i wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania, proszę powiadomić mnie (za pośrednictwem Wydziału Finansów i Budżetu ZUW) w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. 17
