okladka Pracownik
advertisement
Proces wprowadzania nowo zatrudnionych pracowników poradnik dla bezpoÊredniego prze∏o˝onego wprowadzanego pracownika WZMOCNIENIE ZDOLNOÂCI ADMINISTRACYJNYCH PROJEKT BLIèNIACZY PHARE PL03/IB/OT/06 Proces wprowadzania nowo zatrudnionych pracowników poradnik dla bezpoÊredniego prze∏o˝onego wprowadzanego pracownika WZMOCNIENIE ZDOLNOÂCI ADMINISTRACYJNYCH PROJEKT BLIèNIACZY PHARE PL03/IB/OT/06 1 Warszawa, lipiec 2006 r. s∏u˝ba cywilna jest organizacjà, której zale˝y na jak najbardziej efektywnym procesie integracji nowych pracowników. Dlatego te˝ niezwykle wa˝ne jest, aby otrzymali oni usystematyzowane informacje, wsparcie oraz szkolenia, które pozwolà im jak najszybciej staç si´ wydajnymi i zadowolonymi z pracy cz∏onkami korpusu s∏u˝by cywilnej. W tym celu opracowane zosta∏y poradniki, które pomogà bezpoÊrednim prze∏o˝onym i ich pracownikom w∏aÊciwie zaplanowaç, zorganizowaç i przeprowadziç proces wprowadzania nowo zatrudnionych osób. Poradniki te powsta∏y dzi´ki zaanga˝owaniu pracowników Departamentu Zarzàdzania Kadrami S∏u˝by Cywilnej oraz grupy pracowników komórek kadrowych ró˝nych urz´dów wspó∏pracujàcych z ekspertami brytyjskimi w ramach Projektu Bliêniaczego PHARE PL03/IB/OT/06 „Wzmocnienie zdolnoÊci administracyjnych”. W pracach wykorzystano ponadto warsztaty oraz spotkania (grupy focusowe) z nowo zatrudnionymi pracownikami oraz ich prze∏o˝onymi. PrzydatnoÊç opracowanych poradników sprawdzona zosta∏a w trakcie pilota˝u, który objà∏ blisko 40 osób zatrudnionych w 9 urz´dach. Ten poradnik adresowany jest do bezpoÊrednich prze∏o˝onych wprowadzanych pracowników. Zosta∏ przygotowany w formie umo˝liwiajàcej zastosowanie w ca∏ej s∏u˝bie cywilnej. Zawiera ogólne informacje na temat organizacji procesu wprowadzania oraz list´ kontrolnà uwzgl´dniajàcà propozycje zagadnieƒ, które nale˝y omówiç z nowo zatrudnionym pracownikiem. 2 Organizacja procesu wprowadzania – zakres i harmonogram realizacji – powinna byç dopasowana do potrzeb konkretnego pracownika oraz warunków i potrzeb konkretnego urz´du, uwzgl´dniaç jego zasady funkcjonowania i specyfik´. Decyzja o zakresie i sposobie realizacji procesu wprowadzania konkretnego pracownika nale˝y do Paƒstwa jako bezpoÊrednich prze∏o˝onych nowo zatrudnionych osób. Komórka kadrowa urz´du powinna czuwaç nad koordynacjà procesu, jak równie˝ udzielaç Paƒstwu niezb´dnej pomocy. Przekazujàc Paƒstwu poradnik mam nadziej´, ˝e u∏atwi on Paƒstwu organizacj´ procesu wprowadzania podleg∏ych pracowników. Pragn´ jednoczeÊnie podkreÊliç, ˝e skutecznoÊç tego procesu zale˝y w du˝ej mierze od Paƒstwa postawy i zaanga˝owania. To Paƒstwo jesteÊcie odpowiedzialni za prawid∏owy przebieg procesu wprowadzania nowego pracownika. Jan Pastwa Szef S∏u˝by Cywilnej 3 Poradnik przygotowany w ramach Projektu Bliêniaczego PHARE PL03/IB/OT/06 „Wzmocnienie zdolnoÊci administracyjnych”, sfinansowany w ca∏oÊci ze Êrodków Unii Europejskiej. Warszawa, lipiec 2006 4 Spis treÊci: Dlaczego proces wprowadzania jest wa˝ny? 7 Rola bezpoÊredniego prze∏o˝onego 9 KorzyÊci dla bezpoÊredniego prze∏o˝onego wynikajàce ze stosowania poradnika 10 Jakie mogà byç konsekwencje braku skutecznego programu wprowadzania w Êrodowisko pracy? 11 Do czego s∏u˝y lista kontrolna procesu wprowadzania? 12 Lista kontrolna procesu wprowadzania 13 5 6 Poradnik powsta∏ w ramach Projektu Bliêniaczego PHARE PL03/IB/OT/06 „Wzmocnienie zdolnoÊci administracyjnych” Dlaczego proces wprowadzania jest wa˝ny? Dlaczego proces wprowadzania jest wa˝ny? S∏u˝ba cywilna pragnie przyciàgnàç i zatrzymaç w swoich szeregach najlepszych pracowników. Jest wiadome, ˝e na percepcj´ pracownika, jego motywacj´ i wyniki pracy, wywiera wp∏yw równie˝ to, w jaki sposób by∏ traktowany podczas rekrutacji oraz jak zosta∏ wprowadzony do organizacji – swojego nowego miejsca pracy. Zaplanowane i ustrukturyzowane podejÊcie do wprowadzenia pracownika wywo∏uje najlepsze wra˝enie. Pozwala dostarczyç w∏aÊciwe informacje we w∏aÊciwym momencie, pozwalajàc nowemu pracownikowi dobrze i szybko zadomowiç si´ w miejscu pracy i nowym Êrodowisku. Chodzi w tym przypadku o zapoznanie si´ z formalnymi, widocznymi cechami organizacji, jak równie˝ tymi sprawami, które nie zosta∏y nigdzie zapisane. Wszystkie te kwestie sà wa˝ne. Dlatego, chcàc uniknàç nieporozumieƒ, stwarzamy mo˝liwoÊç poznania i omówienia spraw, które sà wa˝ne dla nowo zatrudnionego pracownika, dla s∏u˝by cywilnej, a tak˝e dla macierzystego urz´du. Proces wprowadzania przeznaczony jest dla wszystkich pracowników – sta∏ych, tymczasowych, zatrudnionych w pe∏nym i niepe∏nym wymiarze pracy oraz tych, którzy zostali tymczasowo oddelegowani w inne miejsce. JeÊli pracownik obejmuje nowe stanowisko w innej komórce organizacyjnej lub w innym urz´dzie, powinien zostaç obj´ty skróconym programem wprowadzajàcym, którego zakres powinien okreÊliç w∏aÊnie bezpoÊredni prze∏o˝ony. Wprowadzanie pomo˝e nowemu pracownikowi: ❖ staç si´ skutecznym we wczesnym etapie zatrudnienia, ❖ zrozumieç, gdzie pracuje, ❖ wyjaÊniç stawiane przed nim przez urzàd oczekiwania, ❖ poznaç wartoÊci, którymi kieruje si´ urzàd, ❖ zrozumieç, w jaki sposób b´dzie wspierany, ❖ zyskaç wi´kszà satysfakcj´ zawodowà, ❖ mieç mniej problemów, ❖ szybko zyskaç pewnoÊç siebie, ❖ uzyskaç odpowiedzi na jego pytania i rozwiaç obawy, ❖ wype∏niç zobowiàzania prawne. Poradnik powsta∏ w ramach Projektu Bliêniaczego PHARE PL03/IB/OT/06 „Wzmocnienie zdolnoÊci administracyjnych” 7 Dlaczego proces wprowadzania jest wa˝ny? D∏ugoÊç i charakter procesu wprowadzania w Êrodowisko pracy zale˝y od rodzaju zadaƒ, jakie dany pracownik ma do wykonania oraz profesjonalnego przygotowania nowo zatrudnionego. Nie ma idealnej recepty – znormalizowany kurs wprowadzajàcy z pewnoÊcià nikogo nie zadowoli. Dlatego bezpoÊredni prze∏o˝ony ma kluczowe znaczenie dla dostosowania poszczególnych elementów tego procesu do indywidualnych potrzeb nowo zatrudnionego pracownika. 8 Poradnik powsta∏ w ramach Projektu Bliêniaczego PHARE PL03/IB/OT/06 „Wzmocnienie zdolnoÊci administracyjnych” Rola bezpoÊredniego prze∏o˝onego Rola bezpoÊredniego prze∏o˝onego BezpoÊredni prze∏o˝ony jest osobà odpowiedzialnà za w∏aÊciwe przeprowadzenie procesu wprowadzania. Od Twojego zaanga˝owania zale˝y skutecznoÊç tego procesu. Jako bezpoÊredni prze∏o˝ony jesteÊ najwa˝niejszà postacià w procesie indywidualnego rozwoju pracownika i jego „wchodzenia” w profesjonalnà rol´ – zw∏aszcza w okresie pierwszych kilku miesi´cy zatrudnienia. Odpowiadasz nie tylko za przekazanie pracownikowi informacji o jego zadaniach, o zespole, czy o metodach pracy. Dlatego niezwykle wa˝ne jest, abyÊ w sposób odpowiedzialny podjà∏ si´ realizacji nast´pujàcych dzia∏aƒ: ❖ rozpocz´cie procesu wprowadzania nowego pracownika oraz wspieranie go w trakcie tego procesu, ❖ omówienie zagadnieƒ przewidzianych w liÊcie kontrolnej procesu wprowadzania, ❖ udzielanie wsparcia przed, w czasie oraz na d∏ugo po tym, jak nowy pracownik stanie si´ cz∏onkiem zespo∏u, ❖ monitorowanie procesu przechodzenia nowego pracownika przez okres wprowadzenia oraz jego dalszych post´pów, ❖ ustalanie zakresu wiedzy i umiej´tnoÊci potrzebnych nowemu pracownikowi w szybkim i skutecznym wykonywaniu zleconych zadaƒ oraz okreÊlanie poziomu ju˝ posiadanych przez niego umiej´tnoÊci. Ró˝nica, która dzieli oba te stany powinna zostaç uwzgl´dniona w planie indywidualnego rozwoju jednostki, ❖ ustalanie optymalnego sposobu szkolenia jednostki. Poradnik powsta∏ w ramach Projektu Bliêniaczego PHARE PL03/IB/OT/06 „Wzmocnienie zdolnoÊci administracyjnych” 9 KorzyÊci dla bezpoÊredniego prze∏o˝onego wynikajàce ze stosowania poradnilka KorzyÊci dla bezpoÊredniego prze∏o˝onego wynikajàce ze stosowania poradnika Przeprowadzenie przemyÊlanego procesu wprowadzania pracownika, wià˝e si´ z pewnoÊcià z zaanga˝owaniem ze strony bezpoÊredniego prze∏o˝onego. Stosowanie poradnika pomo˝e prze∏o˝onemu odnieÊç z tego procesu konkretne korzyÊci: ❖ dostarczy prze∏o˝onym pomocy w ustrukturyzowaniu procesu wprowadzania, ❖ wska˝e tematy (obszary), które powinny byç uj´te w procesie wprowadzania, ❖ zapewni spójne podejÊcie, ❖ pomo˝e prze∏o˝onym poznaç ich zespó∏, ❖ mo˝e byç dostosowany do lokalnych potrzeb (warunków), ❖ wesprze nowego pracownika, zmniejszajàc oddzia∏ywanie presji czasu na prze∏o˝onego, ❖ podniesie efektywnoÊç nowego pracownika, ❖ umo˝liwi nowemu pracownikowi uzyskanie wi´kszej pewnoÊci. 10 Poradnik powsta∏ w ramach Projektu Bliêniaczego PHARE PL03/IB/OT/06 „Wzmocnienie zdolnoÊci administracyjnych” Jakie mogà byç konsekwencje braku skutecznego programu wprowadzania w Êrodowisku pracy? Jakie mogà byç konsekwencje braku skutecznego programu wprowadzania w Êrodowisko pracy? Je˝eli nowi pracownicy zaczynajà prac´ w nieodpowiedni sposób w istocie nigdy nie zrozumiejà instytucji, w której sà zatrudnieni, ani w∏asnej w niej roli. Mo˝e to prowadziç do: ❖ ❖ ❖ ❖ s∏abej integracji z zespo∏em, niskiego morale, niskiej wydajnoÊci pracy, braku umiej´tnoÊci efektywnego dzia∏ania. W przypadkach skrajnych, nowy pracownik rezygnuje z pracy, co powoduje: ❖ ❖ ❖ ❖ ❖ dodatkowe koszty oraz strat´ czasu zwiàzane z zatrudnieniem nast´pcy, zmarnowany czas osoby wprowadzajàcej nowego pracownika, obni˝enie morale pozosta∏ych pracowników, uszczerbek w karierze zawodowej osoby opuszczajàcej miejsce pracy, ujm´ w reputacji urz´du. Poradnik powsta∏ w ramach Projektu Bliêniaczego PHARE PL03/IB/OT/06 „Wzmocnienie zdolnoÊci administracyjnych” 11 12 Poradnik powsta∏ w ramach Projektu Bliêniaczego PHARE PL03/IB/OT/06 „Wzmocnienie zdolnoÊci administracyjnych” LISTA KONTROLNA PROCESU WPROWADZANIA PROCESU WPROWADZANIA LISTA KONTROLNA Do czego s∏u˝y lista kontrolna procesu wprowadzania? Do czego s∏u˝y lista kontrolna procesu wprowadzania? Do poradnika do∏àczona jest lista kontrolna zawierajàca zagadnienia, które powinny zostaç omówione w ramach procesu wprowadzania. List´ t´ otrzymuje wprowadzany pracownik. Dzi´ki temu wie, co powinien w tym pierwszym okresie zatrudnienia zrobiç, czego powinien si´ nauczyç oraz czego si´ od niego oczekuje. Jest to swego rodzaju lista sprawdzajàca, u∏atwiajàca ca∏oÊciowà i systematycznà realizacj´ procesu wprowadzania. Uzyskanie informacji w tym zakresie pozwoli szybciej zajàç nowemu pracownikowi w∏aÊciwe miejsce w zespole i efektywnie podjàç prac´ w urz´dzie (elektroniczna wersja listy kontrolnej znajduje si´ na p∏ycie CD do∏àczonej do poradnika). Zastanów si´, które z zaproponowanych zagadnieƒ nie dotyczà Twojego urz´du lub z innych wzgl´dów nale˝y je pominàç w procesie wprowadzania konkretnego pracownika. W miejscu przeznaczonym na wpisanie planowanego terminu realizacji napisz wówczas – nie dotyczy. W razie potrzeby lista mo˝e byç tak˝e rozszerzona o dodatkowe tematy – w ka˝dym bloku tematycznym znajdujà si´ dodatkowe wolne miejsca, które mogà zostaç wykorzystane. Wi´kszoÊç tematów powinieneÊ przedstawiç Ty jako bezpoÊredni prze∏o˝ony lub wyznaczona przez Ciebie odpowiednia osoba. Cz´Êç zagadnieƒ natomiast znajduje si´ we w∏aÊciwoÊci pracowników komórki kadrowej czy osób odpowiedzialnych za bhp. Dopilnuj, aby osoby te odby∏y spotkania z Twoim nowym pracownikiem. Lista umo˝liwia zaplanowanie kolejnych spotkaƒ – planowany termin realizacji. Fakt odbycia spotkania z pracownikiem i omówienia poszczególnych zagadnieƒ osoba odpowiedzialna za przedstawienie tematu potwierdza swoim podpisem. Lista umo˝liwia ponadto Tobie i nowemu pracownikowi zamieszczenie krótkiego komentarza dotyczàcego omawianego zagadnienia – np. koniecznoÊç uzupe∏nienia pewnych kwestii czy dodatkowych konsultacji z innym pracownikiem. Pami´taj, ˝e pracownik ma prawo zapytaç Ci´ tak˝e o inne sprawy, które nie znalaz∏y si´ na liÊcie, a które uwa˝a za istotne. Po zakoƒczeniu procesu wprowadzania lista podpisana przez Ciebie i pracownika trafia do komórki kadrowej urz´du. Poradnik powsta∏ w ramach Projektu Bliêniaczego PHARE PL03/IB/OT/06 „Wzmocnienie zdolnoÊci administracyjnych” 13 Lista kontrolna procesu wprowadzania Lista kontrolna procesu wprowadzania wprowadzanego pracownika 14 Poradnik powsta∏ w ramach Projektu Bliêniaczego PHARE PL03/IB/OT/06 „Wzmocnienie zdolnoÊci administracyjnych” Lista kontrolna procesu wprowadzania Poradnik powsta∏ w ramach Projektu Bliêniaczego PHARE PL03/IB/OT/06 „Wzmocnienie zdolnoÊci administracyjnych” 15 Lista kontrolna procesu wprowadzania 16 Poradnik powsta∏ w ramach Projektu Bliêniaczego PHARE PL03/IB/OT/06 „Wzmocnienie zdolnoÊci administracyjnych” Lista kontrolna procesu wprowadzania Poradnik powsta∏ w ramach Projektu Bliêniaczego PHARE PL03/IB/OT/06 „Wzmocnienie zdolnoÊci administracyjnych” 17 Lista kontrolna procesu wprowadzania 18 Poradnik powsta∏ w ramach Projektu Bliêniaczego PHARE PL03/IB/OT/06 „Wzmocnienie zdolnoÊci administracyjnych” Lista kontrolna procesu wprowadzania Poradnik powsta∏ w ramach Projektu Bliêniaczego PHARE PL03/IB/OT/06 „Wzmocnienie zdolnoÊci administracyjnych” 19 20 Poradnik powsta∏ w ramach Projektu Bliêniaczego PHARE PL03/IB/OT/06 „Wzmocnienie zdolnoÊci administracyjnych” Urzàd S∏u˝by Cywilnej Al. Szucha 2/4, 00-582 Warszawa www.usc.gov.pl
