Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu
advertisement
SZKOLENIE dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych AGENDA SZKOLENIA 1 CEL OPISU PROCEDUR ADMINISTRACYJNYCH 2 METODYKA UPRASZCZANIA I ELEKTRONIZACJI PROCESÓW OBSŁUGI ADMINISTRACYJNEJ REJESTRACJI I PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ 3 CHARAKTERYSTYKA FORMULARZA OPISU PROCEDURY 4 ORGANIZACJA PRACY I WSPÓŁPRACY ZESPOŁÓW ZADANIOWYCH Z KOORDYNATOREM PROJEKTU Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych AGENDA SZKOLENIA 1 CEL OPISU PROCEDUR ADMINISTRACYJNYCH 2 METODYKA UPRASZCZANIA I ELEKTRONIZACJI PROCESÓW OBSŁUGI ADMINISTRACYJNEJ REJESTRACJI I PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ 3 CHARAKTERYSTYKA FORMULARZA OPISU PROCEDURY 4 ORGANIZACJA PRACY I WSPÓŁPRACY ZESPOŁÓW ZADANIOWYCH Z KOORDYNATOREM PROJEKTU Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych 1 CEL OPISU PROCEDUR ADMINISTRACYJNYCH Uproszczenie procedur związanych z rejestracją i prowadzeniem działalności gospodarczej oraz ich elektronizacja za pośrednictwem elektronicznego Punktu Kontaktowego (ePK) Realizacja celu wynika z zapisów Dyrektywy 2006/123/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 12 grudnia 2006 r. dotyczącej usług na rynku wewnętrznym. Zgodnie z Dyrektywą Państwa Członkowskie zobowiązane zostały m. in. do uproszczenia procedur administracyjnych związanych z rynkiem usług Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych 1 CEL OPISU PROCEDUR ADMINISTRACYJNYCH Z Dyrektywy wynika obowiązek: wprowadzenia pojedynczych punktów kontaktowych - celem zintegrowanej (w jednym miejscu) rejestracji podjęcia działalności gospodarczej uproszczenia procedur i formalności dotyczących podejmowania i prowadzenia działalności usługowej - w wyniku czego obniżone zostaną ryzyko powtarzania czynności i ponoszone koszty (zarówno dla urzędu jak i dla przedsiębiorcy), a także wzrośnie przejrzystość i dostępność usług administracji publicznej, oceny - czy konieczny jest wymóg przedstawiania wszystkich dokumentów, czy też niektóre informacje mogą być przysłane z innych źródeł (np. innych właściwych jednostek administracji, które takie informacje posiadają), oceny - czy uprawnione jest wymaganie przedstawiania niektórych dowodów w określonej formie (np. w formie oryginału, uwierzytelnionej kopii lub tłumaczenia, czy też wystarczające jest przedłożenie dokumentów nieuwierzytelnionych). Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych 1 CEL OPISU PROCEDUR ADMINISTRACYJNYCH Niezbędnym uzupełnieniem wymagań zapisów szczegółowych Dyrektywy jest doprecyzowanie danych wymaganych w realizacji procedur rejestracji i prowadzenia działalności gospodarczej oraz określenie zbioru jednostek organizacyjnych (np. Urząd Skarbowy, ZUS, GUS), rejestrów państwowych (np. Krajowy Rejestr REGON, CEIDG) i systemów informatycznych (np. e-PUAP) obsługujących procedury w administracji publicznej. Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych AGENDA SZKOLENIA 1 CEL OPISU PROCEDUR ADMINISTRACYJNYCH 2 METODYKA UPRASZCZANIA I ELEKTRONIZACJI PROCESÓW OBSŁUGI ADMINISTRACYJNEJ REJESTRACJI I PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ 3 CHARAKTERYSTYKA FORMULARZA OPISU PROCEDURY 4 ORGANIZACJA PRACY I WSPÓŁPRACY ZESPOŁÓW ZADANIOWYCH Z KOORDYNATOREM PROJEKTU Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych 2 METODYKA UPRASZCZANIA I ELEKTRONIZACJI PROCESÓW OBSŁUGI ADMINISTRACYJNEJ REJESTRACJI I PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ Identyfikacja, opis, mapowanie, analiza i ocena procesów oraz wywołanych w nich procedur Identyfikacja, analiza i ocena otoczenia prawnego, organizacyjnego i technologicznego realizacji procedur administracyjnych Proces rzeczywisty § Wzór dokumentu elektronicznego Uproszczenie, standaryzacja oraz elektronizacja procedur Uproszczony proces Przyjecie i wdrożenie zmian prawnych i organizacyjnych w realizacji procedur administracji publicznej Konsultacje społeczne i międzyresortowe KU Przyjęcie i wdrożenie zmian technologicznych Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych START Metodyka upraszczania i elektronizacji procedur obsługi administracyjnej Identyfikacja, opis i mapowanie procesów oraz wywołanych w nich procedur Analiza i ocena procedur Ocena istniejących aktów prawnych pod kątem wykonalności procedur Analiza rozwiązań organizacyjnych i technologicznych realizujących procedury Nie Czy są przesłanki do uproszczenia, standaryzacji lub elektronizacji procedur ? Tak Podproces A Opracowanie propozycji uproszczeń, standaryzacji oraz elektronizacji procedur Nie Czy wymagane są zmiany prawne, organizacyjne lub technologiczne ? Tak Opracowanie propozycji zmian prawnych, organizacyjnych lub technologicznych Nie Czy wymagane są konsultacje opracowanych zmian ? Tak Przeprowadzenie konsultacji międzyresortowych i społecznych dla propozycji uproszczeń procedur, zmian aktów prawnych, rozwiązań organizacyjnych i technologicznych Czy wymagana jest aktualizacja propozycji opracowanych zmian ? Nie Implementacja zmian w realizacji procedur administracji publicznej Tak Podproces B Monitoring realizacji procedur i procesów administracji publicznej Tak Czy są nowe procedury lub są wymagane zmiany w dotychczasowych procedurach ? Nie STOP Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych 2 METODYKA UPRASZCZANIA I ELEKTRONIZACJI PROCESÓW OBSŁUGI ADMINISTRACYJNEJ REJESTRACJI I PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ START PODPROCES A Opracowanie modeli referencyjnych elektronicznych procesów obsługi administracyjnej oraz wzorów dokumentów elektronicznych Opracowanie elektronicznych modeli referencyjnych procesów obsługi administracyjnej w notacji BPMN i języku BPEL Opracowanie wzorów dokumentów elektronicznych i formularzy elektronicznych Opracowanie wymaganej zawartości informacyjnej i struktury dokumentu elektronicznego Określenie nazw, typu i formatu danych dokumentu z uwzględnieniem wymagań aktów prawnych i modelu interoperacyjności w administracji publicznej Budowa schematu XML (xsd), reprezentacji graficznej, wyróżnika i formularza elektronicznego dla dokumentu elektronicznego STOP PODPROCES A Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych 2 METODYKA UPRASZCZANIA I ELEKTRONIZACJI PROCESÓW OBSŁUGI ADMINISTRACYJNEJ REJESTRACJI I PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ START PODPROCES B Przyjecie i wdrożenie zmian w realizacji procedur administracji publicznej Nie Czy są propozycje zmian prawnych ? Tak Przyjęcie i wdrożenie zmian prawnych Czy są propozycje zmian organizacyjnych ? Tak Przyjęcie i wdrożenie zmian organizacyjnych Nie Czy są propozycje zmian technologicznych ? Tak Przyjęcie i wdrożenie zmian technologicznych PODPROCES C STOP PODPROCES B Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych 2 METODYKA UPRASZCZANIA I ELEKTRONIZACJI PROCESÓW OBSŁUGI ADMINISTRACYJNEJ REJESTRACJI I PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ START PODPROCES C Implementacja procedur na ePK i ePUAP Wprowadzenie elektronicznych modeli referencyjnych procedur obsługi administracyjnej do repozytorium elektronicznego Opracowanie zmian do projektu informacyjnego, funkcjonalno-organizacyjnego i informatycznotechnologicznego ePK i ePUAP Nadanie jednolitego identyfikatora dla modelu procedury Wprowadzenie zmian w oprogramowaniu ePK i ePUAP Wprowadzenie wzorów dokumentów elektronicznych do repozytorium elektronicznego Konfiguracja środowiska użytkowego ePK i ePUAP Nadanie jednolitego identyfikatora dla wzoru dokumentu Przeprowadzenie testów użytkowych ePK i ePUAP Publikacja modeli procesów i wzorów dokumentów w BIP MSWiA oraz udostępnienie na platformie ePK, i ePUAP STOP PODPROCES C Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych AGENDA SZKOLENIA 1 CEL OPISU PROCEDUR ADMINISTRACYJNYCH 2 METODYKA UPRASZCZANIA I ELEKTRONIZACJI PROCESÓW OBSŁUGI ADMINISTRACYJNEJ REJESTRACJI I PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ 3 CHARAKTERYSTYKA FORMULARZA OPISU PROCEDURY 4 ORGANIZACJA PRACY I WSPÓŁPRACY ZESPOŁÓW ZADANIOWYCH Z KOORDYNATOREM PROJEKTU Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych 3 CHARAKTERYSTYKA FORMULARZA OPISU PROCEDURY PRZYGOTOWANY FORMULARZ ELEKTRONICZNY BĘDZIE DO PAŃSTWA DYSPOZYCJI W CIĄGU NAJBLIŻSZYCH DNI Nazwa instytucji Adres (miejscowość, ulica i nr budynku, kod pocztowy) Odpowiedzialna komórka organizacyjna (departament / wydział) Telefon do osoby kontaktowej Email do osoby kontaktowej Adres strony WWW lub strony WWW BIP Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych 3 CHARAKTERYSTYKA FORMULARZA OPISU PROCEDURY Nazwa procedury administracyjnej Cel i wynik procedury administracyjnej Rodzaj procedury → Lista wyboru: (koncesja, zezwolenie, pozwolenie, decyzja itp) PKD 2007 → Lista wyboru: (Dział PKD, Nr PKD (klasa), Podgrupa PKD (podklasa), Nazwa PKD (nazwa grupowania)) Pomoc: Opis PKD Punktem wyjścia będą: kodeks postępowania administracyjnego, akty prawne wyznaczające zadania i obowiązki dla struktur administracji rządowej i samorządowej, instrukcje kancelaryjne dla organów właściwych uczestniczących w realizacji procedur administracyjnych, regulacje prawne związane z realizacją procedur administracyjnych drogą elektroniczną, opisy systemów teleinformatycznych wspierających realizację procedur administracyjnych Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych 3 CHARAKTERYSTYKA FORMULARZA OPISU PROCEDURY Nazwa ustawy Publikator (rok, numer, pozycja) Treść przepisów dotyczących procedury administracyjnej Resort nadzorujący nazwa Resort nadzorujący – kontakt (telefon, e-mail, fax) Resort nadzorujący – osoba odpowiedzialna Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych 3 CHARAKTERYSTYKA FORMULARZA OPISU PROCEDURY Uczestnicy (wykonawcy) procedury Opis: Zdefiniowane zostaną podmioty (jednostki administracji, obywatel) biorący udział w procedurze pod względem ich obowiązków i ról, które w niej pełnią. Dla każdego podmiotu przewidziana jest możliwość zdefiniowania wewnętrznych jednostek organizacyjnych, która pozwoli na określenie zależności pomiędzy wydziałami w urzędach i jednostkach administracji publicznej. Możliwe będzie np. wskazanie urzędu i jego poszczególnych departamentów. Pytania dla opisu: •Jakie instytucje/stowarzyszenia/organizacje poza rządowe/ izby i inne podmioty, oprócz Państwa organu właściwego uczestniczą w realizacji procedury? •Czy organ właściwy jest odpowiedzialny za cały kraj/region? Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych 3 CHARAKTERYSTYKA FORMULARZA OPISU PROCEDURY Warunki wejściowe Opis: Warunki, jakie musi spełnić podmiot wywołujący procedurę np. obywatelstwo polskie, praktyka zawodowa itd. Pytania dla opisu: •Jakie dokumenty należy złożyć by zrealizować daną procedurę? •Czy należy uprzednio lub równolegle uruchomić inną procedurę ? jaką ? Warunki wyjściowe Opis: Warunki, jakie muszą być spełnione, aby procedura została pomyślnie zakończona (wyniki procedury np. decyzje, wpisy do rejestrów itd.). Pytania dla opisu: •Co finalnie otrzymuje wnioskodawca (zezwolenie, pozwolenie, koncesję, wpis do rejestru…)? •Czy są z tym związane jakieś obwarowania (np. konieczność aktualizacji co 3 lata …) Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych 3 CHARAKTERYSTYKA FORMULARZA OPISU PROCEDURY Opis przebiegu procedury Opis: Procedura zostanie szczegółowo opisana, z zaznaczeniem poszczególnych faz, punktów decyzyjnych i zdarzeń towarzyszących poszczególnym etapom realizacji procedury. Pytania dla opisu: •Jakie są poszczególne etapy procedury i kto podejmuje na tych etapach decyzje? •Jakie są działania realizowane w trybie odwoławczym ? •Jaki jest okres oczekiwania na załatwienie sprawy określonej w procedurze? •Jaki jest okres oczekiwania w trybie odwoławczym? •Czy istnieje jeden rejestr dokumentów związanych z realizacją spraw przez organ właściwy? •Jeżeli odpowiedź na pytanie powyżej brzmi nie, proszę podać jakie to rejestry? Metody pomiaru i mierniki dotyczące działań i wyników procedury (np. jakości dokumentów, obsługi petenta, czasu realizacji, ilości błędów, produktywności, kosztów i efektywności procedury Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych 3 CHARAKTERYSTYKA FORMULARZA OPISU PROCEDURY Ograniczenia procedury (czynniki ograniczające swobodny przebieg procedury) Opis: Wymienione zostaną czynniki ograniczające przebieg procedury np. wymóg zgromadzenia odpowiedniego organu, wymóg zdania egzaminu, uzyskania uprawnień itp. Przeanalizowane zostaną również wymagania wynikające z potrzeby komunikowania się w sposób bezpieczny dla urzędu i petenta, a mające związek z koniecznością stosowania zabezpieczenia przekazywanych dokumentów w postaci odpowiedniego rodzaju podpisu cyfrowego, wybranego w drodze oszacowania występującego ryzyka. Pytania dla opisu: •Nie złożenie jakich dokumentów może być powodem nie zrealizowania procedury administracyjnej (załatwienia sprawy)? •Nie wykonanie jakich czynności może być powodem nie zrealizowania procedury administracyjnej (załatwienia sprawy)? •W jakim stopniu funkcjonuje w organie właściwym elektroniczny obieg dokumentów – opis? •Czy wszystkie niezbędne dokumenty wymagane do realizacji sprawy są dostępne elektronicznie (Internet)? Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych 3 CHARAKTERYSTYKA FORMULARZA OPISU PROCEDURY Ryzyko procedury Opis: Określone zostaną ryzyka nieprzeprowadzenia procedury np. wyjątki od zapisów w ustawach, sprzeczności w przepisach itd. oraz ryzyko związane z zabezpieczeniem przepływu informacji, autentyczności i spójności danych, autoryzacji nadawcy i odbiorcy danych. Pytania dla opisu: •Czy istnieją formalne (prawne) niebezpieczeństwa nieprzeprowadzenia procedury? •Czy istnieją komunikacyjne niebezpieczeństwa nieprzeprowadzenia procedury? Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych 3 CHARAKTERYSTYKA FORMULARZA OPISU PROCEDURY Środki zapobiegające błędom przebiegu procedury Opis: Określone zostaną środki zapobiegające błędom w procedurze np. punkty kontroli administracyjnej wydanych dokumentów. Pytania dla opisu: •Ile i jakie są punkty kontroli organu właściwego w odniesieniu do wydawanych dokumentów (zezwolenia, licencje, koncesje, pozwolenia…)? Sposób nadzorowania i doskonalenia procedury Opis: Wskazane zostaną sposoby nadzorowania procedury np. organy kontrolujące, organizacje weryfikujące itp. Pytania dla opisu: •Kto (instytucja/organ) i w jaki sposób nadzoruje pracę i prawidłowość działania organu właściwego? Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych 3 CHARAKTERYSTYKA FORMULARZA OPISU PROCEDURY Dopuszczalne odstępstwa od reguł procedury (od zakładanego przebiegu procedury) Opis: Zdefiniowane zostaną możliwości odstępstw od zakładanego przebiegu procedury, powiązane z punktami decyzyjnymi w procedurze. Pytanie dla opisu: •Czy istnieją specjalne warunki lub odstępstwa odnośnie realizacji danej procedury? Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych 3 CHARAKTERYSTYKA FORMULARZA OPISU PROCEDURY Komunikacja procedury z innymi procedurami Opis: Określone zostaną związki pomiędzy procedurami administracyjnymi. Pytania do opisu: •Jakie procedury są powiązane z określoną procedurą? •Realizacja jakich procedur warunkuje realizację określonej procedury? Lista wzorów dokumentów stosowanych w procedurze L.p Nazwa i rodzaj dokumentu Wymagane załączniki Kto tworzy dokument Kiedy dokument jest tworzony (w ramach jakiej czynności w procedurze?) Komu dokument jest przekazywany (adresat bezpośredni i docelowy) Właściciel wzoru dokumentu Nazwa pliku Uwagi dotyczące dokumentu (potrzeby aktualizacji) 1. 2. 3. Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych 3 CHARAKTERYSTYKA FORMULARZA OPISU PROCEDURY Będziemy również prosili Państwa o uzupełnienie listy procedur i dodatkowe wpisy (będzie to osobny formularz) Status Pole modyfikowane Było Jest Nazwa sprawy Podstawa prawna Organ właściwy Organ nadzorujący Wymagany dokument główny Wymgane załączniki Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych 3 CHARAKTERYSTYKA FORMULARZA OPISU PROCEDURY PRZYKŁADY UZYSKANIE ZEZWOLENIA NA ORGANIZACJĘ I POŚREDNICTWO W USŁUGACH TURYSTYCZNYCH UZNAWANIE KWALIFIKACJI DO WYKONYWANIA ZAWODU ARCHITEKTA W STOSUNKU DO OSÓB BĘDĄCYCH OBYWATELAMI PAŃSTW CZŁONKOWSKICH UNII EUROPEJSKIEJ, KONFEDERACJI SZWAJCARSKIEJ ORAZ PAŃSTW CZŁONKOWSKICH EUROPEJSKIEGO POROZUMIENIA O WOLNYM HANDLU (EFTA) - STRON UMOWY O EUROPEJSKIM OBSZARZE GOSPODARCZYM, KTÓRZY NABYLI W TYCH PAŃSTWACH, POZA GRANICAMI RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ, KWALIFIKACJE DO WYKONYWANIA ZAWODU ARCHITEKTA Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych AGENDA SZKOLENIA 1 CEL OPISU PROCEDUR ADMINISTRACYJNYCH 2 METODYKA UPRASZCZANIA I ELEKTRONIZACJI PROCESÓW OBSŁUGI ADMINISTRACYJNEJ REJESTRACJI I PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ 3 CHARAKTERYSTYKA FORMULARZA OPISU PROCEDURY 4 ORGANIZACJA PRACY I WSPÓŁPRACY ZESPOŁÓW ZADANIOWYCH Z KOORDYNATOREM PROJEKTU Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych 4 ORGANIZACJA PRACY I WSPÓŁPRACY ZESPOŁÓW ZADANIOWYCH Z KOORDYNATOREM PROJEKTU Zebranie uwag do formularza opisu procedury administracyjnej - do końca dnia 15.10.2009 Aktualizacja listy procedur administracyjnych (dodawanie, aktualizacja, usuwanie procedur) - do końca dnia 15.10.2009 Wypełnienie informacji o procedurze z wykorzystaniem elektronicznego formularza opisu procedury - od 22.10 - 6.11.2009 Uwagi i propozycje aktualizacji listy procedur administracyjnych proszę przesyłać na adresy : [email protected] i [email protected] Opisy procedur w sformalizowanej formie będą umieszczenie na portalu ePK. Opis procedury na ePK będzie administrowany przez jednostkę odpowiedzialną za procedurę W ramach działań będą świadczone usługi help-desk Szkolenie dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych SZKOLENIE dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych PYTANIA ? SZKOLENIE dla pracowników administracji publicznej z opisu procedur administracyjnych DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ I WSPÓŁPRACĘ
