zasady ogólne

AKT RADY
z dnia 3 listopada 1998 r.
przyjmujący zasady mające zastosowanie do akt do celów analizy Europolu
(1999/C 26/01)
RADA UNII EUROPEJSKIEJ,
uwzględniając Konwencję sporządzoną na podstawie art. K.3 Traktatu o Unii Europejskiej w
sprawie ustanowienia Europejskiego Biura Policji (Konwencja o Europolu)1, w szczególności
jej art. 10 ust. 1,
mając na uwadze Konwencję o ochronie osób fizycznych w zakresie automatycznego
przetwarzania danych osobowych, przyjętą przez Radę Europy w dniu 28 stycznia 1981 r.,
mając na uwadze zalecenie nr R(87)15 Komitetu Ministrów Rady Europy z dnia 17 września
1987 r. regulujące wykorzystanie danych osobowych w sektorze policji,
uwzględniając projekt decyzji przedstawiony przez zarząd,
a także mając na uwadze, co następuje:
zadaniem Rady stanowiącej jednomyślnie, jest przyjęcie przepisów wykonawczych w
zakresie akt roboczych do celów analizy,
PRZYJMUJE NASTĘPUJĄCE ZASADY:
ROZDZIAŁ I
ZASADY OGÓLNE
Artykuł 1
Definicje
Do celów niniejszych zasad:
a)
„dane osobowe” oznaczają wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub
możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Osoba zidentyfikowana oznacza osobę,
która może zostać zidentyfikowana, bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności w
odniesieniu do numeru identyfikacyjnego lub w odniesieniu do jednego lub wielu
czynników szczególnych występujących w odniesieniu do jej fizycznej,
psychologicznej, umysłowej, ekonomicznej, kulturalnej lub społecznej tożsamości;
b)
„akta roboczy do celów analizy” oznacza akta utworzone do celów analizy, jak to
określono w art. 10 ust. 1 Konwencji o Europolu;
1
Dz.U. C 316 z 27.11.1995, str. 1.
c)
„analiza” oznacza proces konwersji, przetwarzanie lub wykorzystanie danych w celu
ułatwienia postępowanie przygotowawczego, zgodnie z postanowieniami art. 10 ust. 2
Konwencji o Europolu;
d)
„przetwarzanie danych osobowych” („przetwarzanie”) oznacza każdą operację lub
zestaw operacji dokonywanych na danych osobowych przy pomocy środków
zautomatyzowanych lub innych, takich jak np. zapisywanie w pamięci, rejestracja,
porządkowanie, przechowywanie, adaptacja lub modyfikacja, odzyskiwanie,
konsultowanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez transmisję, rozpowszechnianie
lub udostępnianie w inny sposób, układanie lub kompilowanie, blokowanie, usuwanie
lub niszczenie.
Artykuł 2
Zakres
Zasady ustanowione w niniejszym tekście stosuje się w zakresie przetwarzania danych do
celów analizy, jak to określono w art. 10 ust. 1 Konwencji o Europolu.
Artykuł 3
Dane udostępniane do celów analizy
1.
Dane mogą zostać dostarczone celem ich włączenia do akt roboczych do celów analizy
zarówno w formie strukturalnej jak niestrukturalnej. Państwo Członkowskie, które dostarcza
dane informuje Europol odnośnie celu dostarczania powyższych danych oraz odnośnie
jakichkolwiek ograniczeń w ich wykorzystaniu, usuwaniu lub zniszczeniu, łącznie z
możliwym ograniczeniem dostępu w zakresie ogólnych lub szczegółowych warunków.
Państwa Członkowskie mogą również informować Europol odnośnie jakichkolwiek
podobnych ograniczeniach w okresie późniejszym.
Europol musi zapewnić, iż strony trzecie, która dostarczą powyższe dane powiadomią
Europol odnośnie celu dostarczania powyższych danych oraz odnośnie jakichkolwiek
ograniczeń w ich wykorzystaniu.
Po otrzymaniu jak najszybciej ustala się, do których akt roboczych do celów analizy
powyższe dane mogą zostać dołączone oraz w jakim zakresie powyższe dane zostaną
włączone do tych akt.
2.
Zgodnie z postanowieniami zawartymi w art. 15 ust. 1 Konwencji o Europolu, nie
naruszając obowiązków Europolu w zakresie powyższych danych, jak to określono w
niniejszym ustępie, powyższe dane pozostają w zakresie odpowiedzialności Państwa
Członkowskiego, które je dostarczyło, oraz zgodnie z odpowiednimi przepisami jego
ustawodawstwa krajowego, do momentu ich włączenia do akt roboczych do celów analizy.
Europol jest odpowiedzialny za zapewnienie, iż powyższe dane są udostępniane tylko temu
Państwu Członkowskiemu, które dostarczyło te dane, lub danemu analitykowi Europolu,
który został odpowiednio do tego upoważniony, zgodnie z art. 10 ust. 2 pkt 1 Konwencji o
Europolu, w celu określenia czy powyższe dane mogą zostać włączone lub nie do akt
roboczych do celów analizy.
Jeśli Europol, po dokonaniu oceny, ma podstawy sądzić, że dostarczone dane są niedokładne
lub już nieaktualne, powiadamia on o powyższym Państwo Członkowskie, które dostarczyło
powyższe dane.
3.
Nie naruszając obowiązków Europolu w zakresie danych, jak to zostało określone w
niniejszym ustępie, dane które po dokonaniu oceny nie zostały wybrane dla włączenia do akt
roboczych do celów analizy, jak również te akta papierowe lub dokumenty zawierające dane,
które zostały włączone, pozostają w zakresie odpowiedzialności tego Państwa
Członkowskiego, które dostarczyło dane zgodnie z odpowiednimi przepisami swojego
ustawodawstwa krajowego na mocy art. 15 ust. 1 Konwencji o Europolu.
Europol jest odpowiedzialny za zapewnienie, iż powyższe dane, akta papierowe lub
dokumenty są zapisywane w pamięci oddzielnie od akt roboczych do celów analizy oraz że
powyższe dane są udostępniane tylko temu Państwu Członkowskiemu, które je dostarczyło,
lub danemu analitykowi Europolu, który został odpowiednio do tego upoważniony, zgodnie z
art. 10 ust. 2 pkt 1 Konwencji o Europolu, do następujących celów:
a)
ich późniejszego włączenia do akt roboczych do celów analizy;
b)
sprawdzenia czy dane, które zostały już włączone do akt do celów analizy są dokładne i
właściwe;
c)
sprawdzenia, czy wymagania zawarte w powyższych zasadach lub w Konwencji o
Europolu zostały spełnione.
Powyższe dane mogą być także dostępne w interesie tej osoby, której dotyczą dane, a która
wymaga ochrony. W takich przypadkach dane mogą być wykorzystywane tylko za zgodą
podmiotu tych informacji.
Powyższe dane, akta papierowe oraz dokumenty są zwracane Państwu Członkowskiemu,
które je dostarczyło, lub są usuwane lub niszczone, jeżeli nie są niezbędne do wyżej podanych
celów. W każdym przypadku po zamknięciu akt roboczych do celów analizy, dane powyższe
muszą zostać usunięte lub zniszczone.
4.
W przypadku gdy powyższe dane, określone w niniejszym artykule, zostały dostarczone
przez stronę trzecią, Europol jest odpowiedzialny za zapewnienie, iż zasady ustanowione na
mocy niniejszego artykułu są stosowane w odniesieniu do powyższych danych, zgodnie z
zasadami ustanowionymi przez Radę na mocy art. 10 ust. 4 Konwencji o Europolu.
Artykuł 4
Przetwarzanie danych
1.
W sytuacji gdy jest to niezbędne dla osiągnięcia celów ustanowionych na mocy art. 2
Konwencji o Europolu, dane osobowe, które zostały przedstawione w art. 5 oraz 6 mogą być
przetwarzane przez Europol w takim stopniu, w jakim są one wystarczające, dokładne,
odpowiednie oraz nieprzesadne w stosunku do celów akt roboczych do celów analizy, w
którym są one zawarte, oraz pod warunkiem że są one zapisywane w pamięci w okresie nie
dłuższym niż jest to w tym celu konieczne. Konieczność przetrzymywania danych
zapisywanych w pamięci do celów akt roboczych do celów analizy podlega stałemu
przeglądowi zgodnie z art. 7 powyższych zasad oraz art. 21 Konwencji o Europolu.
2.
Zgodnie ze swoim ustawodawstwem krajowym, jak to określono w art. 10 ust. 3
Konwencji o Europolu, każde Państwo Członkowskie włączone do projektu analizy danych,
decyduje o zakresie dostarczania powyższych danych.
Artykuł 5
Zlecenia otwierające akta robocze do celów analizy
1.
W każdym zleceniu otwierającym akta robocze do celów analizy, jak to określono w
art. 12 Konwencji o Europolu, Europol określa, które kategorie danych wymienionych w art.
6 uważa za niezbędne do celów omawianych akt roboczych do celów analizy.
2.
Europol określa także w swoim zleceniu czy dane odnoszące się do pochodzenia
rasowego, przekonań religijnych lub innych, opinii politycznych, stosunków seksualnych lub
zdrowia mogą zostać zawarte w aktach roboczych do celów analizy w ramach kategorii
wymienionych w art. 6, oraz dlaczego powyższe dane są uważane za absolutnie niezbędne do
celów omawianych akt roboczych do celów analizy.
W przypadku gdy dane wymienione powyżej odnoszą się do kategorii osób wymienionych w
art. 6 ust. 3-6, szczegółowe powody ich zażądania muszą być przytoczone w zleceniu
utworzenia akt, a powyższe dane są przetwarzane tylko na wyraźne życzenie dwóch lub
więcej Państw Członkowskich, które uczestniczą w projekcie analizy danych. Przedmiotowe
dane ulegają usunięciu w sytuacji, gdy nie są już dalej niezbędne w celach, dla których
zostały zgromadzone.
3.
Zlecenia wymienione w powyższym artykule, łącznie z późniejszymi zmianami,
wymagają zgody zarządu Europolu, uwzględniając wszelkie zmiany odnośnie zgłoszonych
uwag przez wspólny organ nadzorczy, zgodnie z art. 12 ust. 1 i 2 Konwencji o Europolu.
Artykuł 6
Dane osobowe w aktach roboczych do celów analizy
1.
W każdym przypadku gdy dane osobowe są zapisywane w pamięci w aktach roboczych
do celów analizy, dołącza się notatkę, która informuje o kategorii osób, w ramach której
powyższe dane są zapisywane w pamięci.
2.
Następujące kategorie danych osobowych, włączając powiązane dane administracyjne,
mogą być przetwarzane odnośnie kategorii osób, określonych w art. 10 ust. 1 pkt 1 Konwencji
o Europolu:
a)
Szczegółowe dane osobowe:
1.
Obecne i poprzednie nazwiska
2.
Obecne i poprzednie imiona
3.
Nazwisko panieńskie
4.
Nazwisko ojca (w miarę potrzeby do celów identyfikacji)
5.
Nazwisko matki (w miarę potrzeby do celów identyfikacji)
6.
Płeć
7.
Data urodzenia
8.
Miejsce urodzenia
9.
Obywatelstwo
10. Stan cywilny:
11. Pseudonim
12. Przezwisko
13. Przybrane lub fałszywe nazwisko
14. Obecny i poprzedni adres i/lub miejsce zamieszkania
b)
c)
d)
Cechy fizyczne
1.
Opis cech fizycznych
2.
Wyróżniające cechy (znaki szczególne/blizny/tatuaże itd.)
Środki identyfikacji:
1.
Dokumenty tożsamości
2.
Dowód tożsamości narodowej/numery paszportu
3.
Numery identyfikacji narodowej, w stosownych przypadkach
4.
Zdjęcia oraz pozostała informacja odnośnie wyglądu
5.
Informacje w zakresie identyfikacji kryminalistycznej takie jak: odciski palców,
wyniki oceny DNA (w zakresie niezbędnym do celów identyfikacji oraz bez
informacji charakteryzującej daną tożsamość), charakterystyka głosu, grupa krwi,
informacja dentystyczna
Zawód i umiejętności:
1.
Obecne zatrudnienie i zawód
2.
Poprzednie zatrudnienie i zawód
3.
Edukacja (szkolna, uniwersytecka, zawodowa)
4.
Kwalifikacje
5.
e)
f)
Umiejętności i pozostały zakres wiedzy (języki/pozostałe)
Aspekty ekonomiczne i finansowe
1.
Dane finansowe (rachunki bankowe oraz kody, karty kredytowe itd.)
2.
Aktywa w zakresie środków pieniężnych
3.
Posiadane akcje/pozostałe aktywa
4.
Dane majątkowe
5.
Powiązania z firmami
6.
Kontakty bankowe i kredytowe
7.
Sytuacja podatkowa
8.
Pozostała informacja ujawniająca osobiste zarządzanie swoimi sprawami
finansowymi
Dane odnośnie sposobu postępowania:
1.
Sposób życia (na przykład życie ponad stan) oraz rutynowe zachowania
2.
Przemieszczanie się
3.
Uczęszczane miejsca
4.
Broń i pozostałe niebezpieczne przedmioty
5.
Wskaźnik oceny niebezpieczeństwa
6.
Szczególne ryzyka związane z prawdopodobieństwem ucieczki, wykorzystania
podwójnych agentów, powiązania z organami przestrzegania prawa
7.
Ślady kryminalistyczne oraz charakterystyka
8.
Nadużywanie narkotyków
g)
Kontakty i powiązania, łącznie z podaniem rodzaju i charakterystyki kontaktów lub
udziału w stowarzyszeniach
h)
Stosowane środki komunikacji takie jak telefon (stacjonarny/komórkowy),faks, pager,
poczta elektroniczna, adresy pocztowe, adresy internetowe
i)
Stosowane środki transportu takie jak pojazdy mechaniczne, łodzie, samoloty, łącznie z
informacją identyfikującą powyższe środki transportu (numery rejestracyjne)
j)
Informacje odnoszące się do działalności kryminalnej, objęte kompetencją Europolu na
mocy art. 2 Konwencji o Europolu:
k)
l)
1.
Poprzednie wyroki
2.
Podejrzewane zaangażowanie się w działalność kryminalną
3.
Modi operandi
4.
Środki, które były lub mogą być zastosowane do przygotowania i/lub popełnienia
przestępstwa
5.
Członkostwo w grupach/organizacjach kryminalnych oraz zajmowana pozycja w
tych grupach/organizacjach
6.
Umiejscowienie i pełnione funkcje w powyższych organizacjach kryminalnych
7.
Zakres geograficzny działalności kryminalnej
8.
Materiał zgromadzony w trakcie postępowania śledczego, na przykład filmy
video lub fotografie
Odniesienia do pozostałych baz danych, w których pamięci jest zapisywana informacja
odnośnie danej osoby:
1.
Europol
2.
Agencje celne i policyjne
3.
Pozostałe agencje w zakresie przestrzegania prawa
4.
Organizacje międzynarodowe
5.
Instytucje publiczne
6.
Organizacje prywatne
Informacje odnośnie osób prawnych powiązanych z danymi określonymi w lit. e) i j):
1.
Określenie osoby prawnej
2.
Umiejscowienie
3.
Data i miejsce założenia
4.
Numer rejestracji administracyjnej
5.
Forma prawna
6.
Kapitał
7.
Zakres działalności
8.
Przedsiębiorstwa filialne krajowe i międzynarodowe
9.
Dyrektorzy
10. Powiązania z bankami.
3.
Za kontakty i powiązania, jak wymieniono na mocy art. 10 ust. 1 pkt 4 Konwencji o
Europolu, uważa się te osoby, które mają inny niż przypadkowy kontakt z osobami
wymienionymi w ust. 2 w stopniu pozwalającym sądzić, iż występują dostateczne powody,
aby uważać, że informacja odnosząca się do osób wymienionych w ust. 2 mających związek z
przeprowadzaną analizą, może zostać pozyskana od tych osób, oraz pod warunkiem że osoby
te nie znajdują się w kategoriach osób wymienionych w ramach ust. 2 lub 4-6.
Odnośnie kontaktów i powiązań, dane wynikające z ust. 2 mogą być zapisywane w pamięci w
koniecznych przypadkach, pod warunkiem zaistnienia powodów, aby przypuszczać, że są one
wymagane dla analizy roli pełnionej przez te osoby w charakterze punktów kontaktowych lub
wspólników.
W tym kontekście należy uwzględnić, co następuje:
-
powiązania tych osób z powyższymi osobami wymienionymi w ramach ust. 2 należy
wyjaśnić w możliwie najkrótszym terminie,
-
jeżeli przypuszczenie w powiązaniu z pierwszym akapitem okaże się nieuzasadnione, to
dane te usuwa się bezzwłocznie,
-
jeżeli powyższe osoby są podejrzewane o popełnienie przestępstwa będącego w
kompetencji Europolu na mocy art. 2 Konwencji o Europolu, lub zostały skazane za
takowe przestępstwa, lub istnieją poważne dowody na mocy prawa krajowego, aby
sądzić, że osoby te popełnią takowe przestępstwa, wówczas wszelkie dane mogą być
zapisywane w pamięci zgodnie z postanowieniami ust. 2,
-
jeżeli wyjaśnienie w oparciu o poprzedni tiret jest niemożliwe, należy to uwzględnić w
trakcie podejmowania decyzji odnośnie konieczności i zakresu zapisywania w pamięci
danych do celów prowadzonej dalej analizy,
-
dane odnośnie kontaktów oraz wspólników kontaktów i wspólników nie muszą być
zapisywane w pamięci, z wyjątkiem danych odnoszących się do rodzajów i właściwości
ich kontaktów lub powiązań w osobami wymienionymi w ramach ust. 2.
4.
W odniesieniu do osób, które były ofiarami jednego z rozpatrywanych przestępstw lub
w odniesieniu do tych osób, gdy niektóre fakty dają podstawy sądzić, iż osoby te mogłyby
być ofiarami takich przestępstw jak to podano w art. 10 ust. 1 pkt 3 Konwencji o Europolu,
dane mogą być zapisywane w pamięci zgodnie z ust. 2 lit. a)-c) pkt 3, jak również następujące
kategorie danych:
a)
Dane odnośnie identyfikacji ofiary
b)
Przyczyny poszkodowania ofiary
c)
Szkody (fizyczne, finansowe/psychologiczne/pozostałe)
d)
Zapewnienie anonimowości
e)
Umożliwienie uczestniczenia w przewodzie sądowym
f)
Informacje odnoszące się do danego przestępstwa udostępnione przez powyższe osoby,
łącznie z informacją odnośnie ich powiązań w innymi osobami, jeżeli jest to konieczne,
w celu identyfikacji tych osób jak podano w ust. 2.
Pozostałe dane zgodnie z ust. 2 mogą być zapisywane w pamięci, jeżeli jest to konieczne, pod
warunkiem że zaistniały powody, aby przypuszczać, że są one niezbędne do przeprowadzenia
analizy roli danej osoby jako ofiary lub potencjalnej ofiary.
Usuwa się te dane, które nie są wymagane dla prowadzenie dalszych analiz.
5.
W odniesieniu do osób, które mogłyby być wezwane do złożenia zeznań w
postępowaniach śledczych w sprawie rozpatrywanych przestępstw lub z następującymi po
nich postępowaniami karnymi, jak podano w art. 10 ust. 1 pkt 2 Konwencji o Europolu, dane
mogą być zapisywane w pamięci zgodnie z ust. 2 lit. a)-c) pkt 3, jak również następujące
kategorie danych spełniających następujące kryteria:
a)
Informacje odnoszące się do danego przestępstwa udostępnione przez powyższe osoby,
łącznie z informacją odnośnie ich powiązań w innymi osobami, które są włączone do
akt roboczych do celów analizy
b)
Zapewnienie anonimowości
c)
Zapewnienie ochrony i przez kogo ma być zapewniona
d)
Nowa tożsamość
e)
Umożliwienie uczestniczenia w przewodzie sądowym
Pozostałe dane zgodnie z ust. 2 mogą być zapisywane w pamięci, jeżeli jest to konieczne, pod
warunkiem że zaistniały powody, aby przypuszczać, że są one niezbędne do przeprowadzenia
analizy roli danej osoby jako świadka.
Usuwa się te dane, które nie są wymagane dla prowadzenie dalszych analiz.
6.
W odniesieniu do osób, które mogłyby udzielać informacji odnośnie przestępstw
kryminalnych w sprawie rozpatrywanych przestępstw lub z następującymi po nich
postępowaniami karnymi, jak podano w art. 10 ust. 1 pkt 5 Konwencji o Europolu, dane mogą
być zapisywane w pamięci zgodnie z ust. 2 lit. a)-c) pkt 3, jak również następujące kategorie
danych spełniających następujące kryteria:
a)
Zakodowane dane osobiste
b)
Rodzaj dostarczonej informacji
c)
Zapewnienie anonimowości
d)
Zapewnienie ochrony i przez kogo ma być zapewniona
e)
Nowa tożsamość
f)
Umożliwienie uczestniczenia w przewodzie sądowym
g)
Negatywne doświadczenia
h)
Nagrody (finansowe/przysługi).
Pozostałe dane zgodnie z ust. 2 mogą być zapisywane w pamięci, jeżeli jest to konieczne, pod
warunkiem że zaistniały powody, aby przypuszczać, że są one niezbędne do przeprowadzenia
analizy roli danej osoby jako informatora.
Usuwa się te dane, które nie są wymagane dla prowadzenie dalszych analiz.
7.
Jeżeli w dowolnym momencie w trakcie prowadzenia analizy okaże się oczywiste na
podstawie poważnych i potwierdzonych wskazówek, że osoba objęta aktami roboczymi do
celów analizy powinna zostać zaliczona do innej kategorii osób niż do kategorii, do której
została wstępnie zakwalifikowana, jak to określono w niniejszym artykule, Europol może
przetwarzać te dane w odniesieniu tylko do tej osoby w ramach tej nowej kategorii, a
wszelkie pozostałe dane zostają usunięte.
Jeżeli na podstawie powyższych wskazówek okaże się oczywiste, że dana osoba powinna
zostać zaliczona do dwóch lub więcej różnych kategorii, jak to określono w niniejszym
artykule, wszelkie dane dopuszczone w ramach powyższych kategorii mogą być przetwarzane
przez Europol.
Artykuł 7
Ograniczenia czasowe w zakresie badania i okresu przechowywania
1.
W przypadku podjęcia decyzji odnośnie kontynuowania przechowywania w pamięci
danych osobowych na mocy art. 6 w rozumieniu art. 21 Konwencji o Europolu, interes
Europolu w zakresie wykonywania swoich zadań powinien zostać zrównoważony w stosunku
do prawnie uzasadnionego interesu ochrony danych zainteresowanego podmiotu, którego
dane są zapisywane w pamięci.
Należy corocznie dokonywać przeglądu konieczności stałego przechowywania w pamięci
wszelkich danych osobowych zawartych w aktach roboczych do celów analizy. Bez względu
na powyższy coroczny przegląd, konieczność dalszego przechowywania zostanie ponownie
dopuszczona w sytuacji zaistnienia okoliczności, które wskazywałyby na celowość usunięcia
danych lub ich poprawienia.
Powyższy przegląd uwzględnia także konieczność zachowania w pamięci danych z uwagi na
wyniki dochodzenia sądowego w konkretnej sprawie, ostatecznego orzeczenia sądowego, w
szczególności uniewinnienia, rehabilitacji sprawcy, wykonanego skazania, amnestii, wieku
podmiotu danych, szczegółowych kategorii danych.
Konieczności dalszego przechowywania w pamięci danych osobowych zawartych w aktach
roboczych do celów analizy należy poddać osądowi uczestników analizy zgodnie z
postanowieniami art. 10 ust. 8 Konwencji o Europolu. W przypadku braku zgody odnośnie
konieczności dalszego przechowywania w pamięci powyższych danych, zarząd podejmuje
stosowną decyzję na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 7 Konwencji o Europolu.
2.
W przypadku gdy postępowanie karne, które jest prowadzone przeciwko osobom na
mocy art. 6 ust. 2, bez możliwości apelacji, zostało zakończone wyrokiem sądowym lub w
inny sposób, oraz, że to stosowne orzeczenie jest przesyłane do Europolu przez Państwo
Członkowskie lub zainteresowaną stronę trzecią, Europol sprawdza, czy dane dotyczące
powyższego orzeczenia mogą być w dalszym ciągu przechowywane w pamięci,
zmodyfikowane lub wykorzystane. Jeżeli można wywnioskować z uzasadnienia orzeczenia
lub z innych źródeł informacji, że przedmiotowa osoba nie dokonała przestępstwa, lub
niezgodnie z prawem popełniła to przestępstwo, lub uzasadnienie orzeczenia pozostawia
powyższą kwestię otwartą, wówczas dane dotyczące powyższego orzeczenia są usuwane,
chyba że wystąpiły istotne powody potwierdzające, iż dane te są istotne do celów
prowadzonych akt roboczych do celów analizy. W tym przypadku informacje odnoszące się
do orzeczenia sądowego są dodawane do danych już zawartych w tych aktach. Ponadto dane
te mogą być przetwarzane i przechowywane z odpowiednim uwzględnieniem jego kontekstu
oraz ogłoszenia wyżej wymienionego orzeczenia oraz zgodnie z prawami jakie to orzeczenie
nadaje przedmiotowym osobom.
3.
Dane osobowe nie mogą być zapisywane w pamięci na okres dłuższy niż łącznie 3 lata.
Każdy termin rozpoczyna nowy bieg w dniu, w którym wystąpi zdarzenie prowadzące do
przechowywania danych odnoszących się do danej osoby. W przypadku gdy z uwagi na
upływający termin, dane dotyczące osób określonych w art. 6 ust. 3-6 zostają zapisane w
pamięci w aktach do celów analizy na okres przekraczający pięć lat, wspólny organ
nadzorczy jest o powyższym odpowiednio informowany.
4.
Jeżeli w trakcie prowadzonego przez wspólny organ nadzorczy, określony w art. 24
Konwencji o Europolu, przeglądu działalności Europolu zostanie stwierdzone, że dane
osobowe są przechowywane z naruszeniem powyższych zasad, wspólny organ nadzorczy
informuje o powyższym dyrektora, jeśli uzna to za konieczne, zgodnie z postanowieniami art.
24 ust. 5 Konwencji o Europolu.
W przypadku gdy wspólny organ nadzorczy zgodnie z art. 24 ust. 5 Konwencji o Europolu
przekazał sprawę dotyczącą obowiązku usunięcia przedmiotowych danych do zarządu,
transmisja tych danych jest zabroniona, bez uzyskania uprzedniego pozwolenia od zarządu. W
wyjątkowych przypadkach dyrektor może zezwolić na transmisję powyższych danych przed
uzyskaniem zgody zarządu, o ile jest to uważane za absolutnie konieczne w celu zapewnienia
ochrony podstawowych interesów danego Państwa Członkowskiego w ramach istniejących
celów działalności Europolu, lub w celu zapobieżenia poważnemu i nieuchronnemu
niebezpieczeństwu. W taki przypadkach zgoda dyrektora jest ustanawiana w odpowiednim
dokumencie, który jest przesyłany do zarządu oraz wspólnego organu nadzorczego.
Artykuł 8
Zbieranie i zapisywanie danych
Dane zapisywane w aktach do celów analizy są rozróżniane zgodnie z klasyfikacją ich oceny
w zależności od źródła i stopnia dokładności i niezawodności przedmiotowej informacji, na
podstawie art. 11. Rozróżnia się dane oparte na faktach od danych opartych na opiniach lub
ocenie osobistej.
Artykuł 9
Wewnętrzna ochrona danych
Dyrektor Europolu przyjmuje środki niezbędne w celu zapewnienia zgodności z powyższymi
zasadami oraz odpowiednimi przepisami w zakresie ochrony danych. W tym celu mianuje
doświadczonego członka swojego personelu, który w tym zakresie obowiązków odpowiada
bezpośrednio przed dyrektorem.
ROZDZIAŁ II
KLASYFIKACJA
Artykuł 10
Rodzaje akt do celów analizy
Do celów analizy istnieją następujące akta robocze:
a)
ogólne lub strategiczne, gdy celem jest przetworzenie danej informacji dotyczącej
poszczególnego problemu lub w celu rozpracowania lub poprawienia działań
podejmowanych przez właściwe władze, określone w art. 2 ust. 4 Konwencji o
Europolu;
b)
operacyjne, gdy celem jest otrzymanie informacji w zakresie jednej lub więcej
działalności przestępczej, określonej w art. 2 Konwencji o Europolu, które odnoszą się
do sprawy, osoby lub organizacji w celu wszczęcia, udzielenia pomocy lub
zakończenia, zgodnie z postanowieniami art. 10 ust. 2 Konwencji o Europolu,
dwustronnych lub wielostronnych dochodzeń w sprawach karnych o charakterze
międzynarodowym, pod warunkiem że dwa lub więcej Państwa Członkowskie
występują jako zainteresowane strony.
Artykuł 11
Ocena źródła i informacji
1.
Źródło informacji pochodzące z Państwa Członkowskiego jest poddawane ocenie, w
zakresie możliwym do realizacji przez to Państwo Członkowskie, które dostarcza informacji,
na podstawie następujących kryteriów:
A.
w przypadku gdy nie występują żadne wątpliwości odnośnie autentyczności,
wiarygodności i kompetencji danego źródła, lub jeżeli informacja ta została dostarczona
przez źródło, które w przeszłości okazało się wiarygodne w każdym przypadku;
B.
źródło, od którego otrzymane informacje okazały się w większości przypadków
wiarygodne;
C.
źródło, od którego otrzymane informacje okazały się w większości przypadków
niewiarygodne;
D.
wiarygodność źródła nie może zostać oceniona.
2.
Informacje pochodzące z Państwa Członkowskiego są poddawane ocenie, w zakresie
możliwym do realizacji, przez to Państwo Członkowskie, które dostarcza informacji, na
podstawie jej wiarygodności zgodnie z następującymi kryteriami:
1)
informacji, których dokładność nie pozostawia wątpliwości;
2)
informacji znanej osobiście źródłu, ale nieznanej osobiście urzędnikowi, który ją dalej
przekazuje;
3)
informacji nieznanej osobiście źródłu, ale potwierdzonej przez inną informację, która
została już zapisana;
4)
informacji nieznanej osobiście źródłu i która nie być potwierdzona.
3.
Jeżeli Europol – na podstawie informacji już znajdujących się w jego posiadaniu –
dojdzie do wniosku, że powyższa ocena wymaga korekty, informuje o powyższym
zainteresowane Państwo Członkowskie oraz podejmuje działania w celu uzgodnienia zmiany
tej oceny.
4.
Jeżeli Europol otrzyma dane lub informacje od Państwa Członkowskiego bez powyższej
oceny, o ile to możliwe, Europol podejmuje próbę dokonania oceny wiarygodności źródła lub
informacji na podstawie tych informacji, które już znajdują się w jego posiadaniu. Ocena
poszczególnych danych oraz informacji musi mieć miejsce po otrzymaniu zgody danego
Państwa Członkowskiego, które je dostarczyło. Państwo Członkowskie oraz Europol może
także wyrazić zgodę odnośnie ogólnych warunków w zakresie oceny poszczególnych
rodzajów danych i określonych źródeł. Zarząd jest informowany o powyższych ogólnych
porozumieniach. W przypadku gdy dane zostały dostarczone do Europolu na podstawie
powyższych ogólnych porozumień, powyższe jest podane łącznie z przekazywanymi danymi.
Jeżeli nie osiągnięto porozumienia w szczegółowej sprawie, lub nie istnieje porozumienie o
ogólnych warunkach, wówczas Europol ocenia informacje lub dane na podstawie przepisów
powyższego ust. 1 pkt D oraz ust. 2 pkt 4.
5.
Niniejszy artykuł stosuje się odpowiednio, gdy Europol otrzymuje dane lub informacje
od strony trzeciej.
6.
W przypadku gdy informacja zawarta w aktach roboczych do celów analizy stanowi
wynik prac analitycznych, Europol dokonuje oceny takiej informacji zgodnie z niniejszym
artykułem, oraz uzgadnia powyższe z Państwem Członkowskim, które uczestniczy w tych
pracach analitycznych.
ROZDZIAŁ III
ZASADY WYKORZYSTANIA AKT DO CELÓW ANALIZY I DANYCH DO CELÓW
ANALIZY
Artykuł 12
Tworzenie akt
1.
Dokonuje się utworzenia akt roboczych do celów analizy z inicjatywy Europolu lub na
wniosek Państwa Członkowskiego, które dostarcza powyższe dane, zgodnie z procedurą
ustanowioną na mocy art. 12 Konwencji o Europolu.
2.
Zgodnie z art. 12 ust. 1 Konwencji o Europolu, wspólny organ nadzorczy może przesłać
swoje uwagi na piśmie do zarządu. Zarząd wyznacza wspólnemu organowi nadzorczemu
dwumiesięczny termin na wykonanie powyższego zadania. Kopia pisemnych uwag jest
przekazywana dyrektorowi Europolu.
Zarząd może wezwać przedstawicieli wspólnego organu nadzorczego w celu wzięcia udziału
w omawianiu zleceń dotyczących utworzenia akt roboczych do celów analizy.
3.
Zgodnie z art. 12 ust. 2 Konwencji o Europolu, dyrektor Europolu uzasadnia na piśmie
pilny charakter utworzenia danych akt.
W tym celu informuje on bezzwłocznie członków zarządu odnośnie nazwy, przedmiotu i
zadań danych akt, jak również odnośnie innych informacji, które są niezbędne do oceny
pilnego charakteru utworzenia akt.
Prace analityczne mogą rozpocząć się niezwłocznie po wszczęciu procedury przewidzianej w
art. 12 ust. 1 Konwencja o Europolu, ale odpowiednie wyniki nie mogą być przesłane do
czasu, gdy zarząd nie udzieli swojej zgody zgodnie z procedurą przewidziana w art. 12 ust. 1
Konwencji o Europolu. W przypadku gdy zarząd odmówi udzielenia swojej zgody,
przedmiotowe dane są niezwłocznie usuwane.
W wyjątkowych przypadkach dyrektor może wyrazić zgodę na przesłanie wyników przed
otrzymaniem zgody zarządu, o ile jest to uważane za absolutnie konieczne dla zapewnienia
podstawowych interesów zainteresowanych Państw Członkowskich w ramach istniejących
celów działalności Europolu, lub w celu zapobieżenia poważnemu i nieuchronnemu
niebezpieczeństwu. W takich przypadkach zgoda dyrektora jest ustalana w odpowiednim
dokumencie, który jest przesyłany do zarządu oraz wspólnego organu nadzorczego.
4.
Gdy w trakcie prowadzonych prac analitycznych okaże się konieczne dokonanie zmian
w zleceniu na utworzenie akt roboczych do celów analizy, stosuje się odpowiednio procedury
określone na mocy art. 12 Konwencji o Europolu oraz przepisy niniejszego artykułu.
Artykuł 13
Transmisja danych lub informacji znajdujących się w aktach do celów analizy
Transmisja danych osobowych, które zawarte są w aktach do celów analizy, do każdego
Państwa Członkowskiego lub strony trzeciej jest zapisywana w przedmiotowych aktach.
Europol w miarę potrzeby sprawdza, we współpracy z Państwem Członkowskim lub stroną
trzecią, które dostarczają przedmiotowe dane nie później niż w trakcie transmisji, czy te dane
są dokładne i odpowiadają warunkom Konwencji o Europolu. O ile jest to możliwe, cała
korespondencja powinna powoływać się na orzecznictwo sądowe, jak również na orzeczenia
o niepodejmowaniu ścigania, przy jednoczesnym sprawdzeniu, przed ich przesłaniem w
zakresie ich stopnia dokładności i wiarygodności, we współpracy z Państwem Członkowskim
lub strona trzecią, które dostarczają powyższe informacje o przedmiotowych danych opartych
na opiniach lub osobistych ocenach.
Państwo Członkowskie będące odbiorcą powyższych danych informuje Państwo
Członkowskie przesyłające te dane, na swój wniosek, odnośnie wykorzystania przesyłanych
danych oraz o później otrzymanych wynikach, o ile jest to dopuszczalne na mocy
ustawodawstwa krajowego Państwa Członkowskiego będącego odbiorcą danych.
W przypadku wystąpienia jakichkolwiek ograniczeń w zakresie wykorzystania danych na
mocy art. 17 Konwencji o Europolu, powyższe ograniczenia są zapisywane łącznie z
powyższymi danymi, a odbiorcy wyników prac analitycznych są o powyższym informowani.
Artykuł 14
Procedury kontrolne
Zapewnia się niniejszym, iż przepisy dotyczące tajności, ustanowione na mocy art. 25
Konwencji o Europolu zostaną wykonane w drodze opracowania systemu zabezpieczenia w
zakresie przetwarzania danych przez Europol oraz w ramach stałej jego aktualizacji zgodnie z
oszacowanym ryzykiem bezpieczeństwa w odniesieniu do Europolu. Powyższy system
zabezpieczenia podlega zatwierdzeniu przez zarząd.
Artykuł 15
Wykorzystanie oraz zapisywanie w pamięci danych analitycznych oraz wyników prac
analitycznych
1.
Wszelkie dane osobowe oraz wyniki prac analitycznych, które są przesyłane z aktach
roboczych do celów analizy mogą być tylko wykorzystywane w ramach zadań określonych
dla danych akt lub w celach zwalczania innych poważnych form przestępczości, oraz zgodnie
ze stosowanymi innym formami ograniczeń, ja to zostało określone przez Państwo
Członkowskie na podstawie art. 17 ust. 2 Konwencji o Europolu. Dane określone na mocy art.
5 ust. 2, dotyczące powyższych zasad, mogą być przesyłane tylko po otrzymaniu zgody
Państwa Członkowskiego, które je dostarczyło.
2.
Po zamknięciu akt roboczych do celów analizy, wszelkie dane zawarte w tych aktach są
zapisywane przez Europol w oddzielnych aktach, które są dostępny tylko do celów kontroli
wewnętrznej lub zewnętrznej. Nie naruszając postanowień art. 21 ust. 5 Konwencji o
Europolu, powyższe dane nie są przechowywane w okresie dłuższym niż trzy lata po
zamknięciu tych akt.
3.
Wyniki akt roboczych do celów analizy mogą być zapisywane przez Europol w formie
elektronicznej na okres maksymalnie trzech lat po dokonaniu zamknięcia przedmiotowych
akt, pod warunkiem że są one przechowywane w oddzielnych aktach, oraz że nie dodaje się
do nich żadnych nowych danych. Po tym okresie wyniki mogą być przechowywane tylko w
formie dokumentu papierowego.
4.
W celu sprawdzenia dopuszczalności wyszukiwania danych osobowych z akt roboczych
do celów analizy, przygotowuje się automatycznie sprawozdanie na temat co najmniej
jednego z dziesięciu wyszukiwań, zgodnie z art. 16 Konwencji o Europolu.
Powyższe sprawozdanie ma niepowtarzający się numer referencyjny, który odnosi się do
identyfikacji użytkownika, daty i czasu wyszukiwania oraz tożsamości przedmiotowej osoby,
której dane były szukane i wyświetlane, jak również zawiera akta robocze do celów analizy, z
którego powyższe dane zostały wyszukane.
Powyższe sprawozdania wykorzystuje się oraz usuwa się zgodnie z drugim zdaniem art. 16
Konwencji o Europolu oraz zgodnie z wszelkimi rozporządzeniami wydanymi na mocy
trzeciego zdania powyższego artykułu.
5.
Mając na uwadze rozporządzenia ustanowione na mocy trzeciego zdania art. 16
Konwencji o Europolu, można określić w zleceniu na utworzenie akt roboczych do celów
analizy konieczność opracowania większej ilości sprawozdań niż ustanowiono na mocy ust. 4
oraz, że powyższe sprawozdania muszą zawierać więcej danych niż określono na mocy ust. 4.
Artykuł 16
Połączenie akt
1.
W przypadku gdy jest oczywiste, że informacje zawarte w aktach roboczych do celów
analizy mogą także mieć związek z różnymi aktami roboczymi do celów analizy, wówczas są
realizowane następujące procedury:
a)
W przypadku gdy proponuje się całkowite połączenie informacji zawartej w dwóch
aktach tworzy się nowe akta zawierające wszystkie informacje z obydwu akt zgodnie z
art. 12 Konwencji o Europolu. Decyzja odnośnie połączenia powyższych dwóch akt jest
podejmowana przez wszystkich uczestników powyższych oryginalnych akt. Uczestnicy
oryginalnych akt decydują czy dokonać zamknięcia tych akt.
b)
W przypadku gdy wszystkie lub niektóre informacje zawarte w jednych aktach są
istotne dla drugich akt uczestnicy pierwszych akt podejmują decyzję, czy ta informacja
powinna lub nie powinna zostać przekazana drugiemu uczestnikowi. W sytuacji gdy
przesłanie danych spowoduje potrzebę dokonania zmiany w zleceniu utworzenia
każdego z tych akt, wówczas zostanie wystawione nowe zlecenia zgodnie z art. 12
Konwencji o Europolu, które określi wykorzystanie powyższych akt. Uczestnicy
wszystkich oryginalnych akt również decydują o dokonaniu lub niedokonaniu
zamknięcia tych akt.
2.
W okolicznościach wymienionych w ust. 1 terminy odnoszące się do sprawdzenia
danych przesłanych z jednych do drugich akt roboczych do celów analizy nie zostaną
naruszone w wyniku powyższego przesłania danych.
Artykuł 17
Nowe środki techniczne
Nowe środki techniczne w zakresie przetwarzania danych do celów prac analitycznych mogą
zostać wprowadzone tylko pod warunkiem że zostaną przyjęte wszelkie rozsądne środki,
które zapewnią ich wykorzystanie zgodnie z zasadami dotyczącymi ochrony danych
osobowych, jakie mają zastosowanie w ramach Europolu. Dyrektor Europolu zasięga
uprzednio opinii wspólnego organu nadzorczego we wszystkich sprawach, gdy wprowadzenie
powyższych środków technicznych powoduje powstanie problemów przy zastosowaniu
powyższych zasad ochrony danych.
ROZDZIAŁ IV
PRZEPISY KOŃCOWE
Artykuł 18
Wejście w życie
Powyższe zasady wchodzą w życie 1 stycznia 1999 r.
Po trzech latach od wejścia w życie zasady te zostaną poddane ocenie pod nadzorem zarządu.
Artykuł 19
Przegląd zasad
Każda propozycja zmiany powyższych zasad jest rozważana przez zarząd w celu jej przyjęcia
przez Radę zgodnie z procedurą przewidzianą na mocy art. 10 ust. 1 Konwencji o Europolu.
Sporządzono w Brukseli, dnia 3 listopada 1998 r.
W imieniu Rady
B. PRAMMER
Przewodniczący