Załącznik nr 1 - Opis Przedmiotu Zamówienia

Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego
Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie i obsługa seminarium pn. „Partnerstwo
Publiczno-Prywatne jako jedna z form wsparcia również dla projektów finansowanych z Unii
Europejskiej m.in. projekty hybrydowe” na terenie województwa łódzkiego, skierowanego do
kadry zarządzającej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Łódzkiego oraz jednostek
współpracujących.
Zleceniodawcą i organizatorem seminarium jest Województwo Łódzkie.
Celem seminarium jest poszerzenie wiedzy oraz umiejętności z zakresu tematyki partnerstwa
publiczno – prywatnego z uwzględnieniem odniesienia także do tematyki związanej z dotacjami
unijnymi. Ponadto seminarium wprowadzi uczestników w zagadnienia związane z montażem
finansowym w świetle ustawy o PPP oraz przedstawi dotychczasowe doświadczenia
z realizowanych w Polsce umów w formule PPP.
ZAŁOŻENIA


Tematyka seminarium: „Partnerstwo Publiczno-Prywatne jako jedna z form wsparcia
również dla projektów finansowanych z Unii Europejskiej m.in. projekty hybrydowe ”;
Termin: 8 czerwca 2017 r. – 9 czerwca 2017 r.;

Liczba uczestników: maksymalnie 25 osób (z możliwością zmniejszenia liczby osób);

Czas trwania seminarium: 2 dni dydaktyczne (minimum 8 godzin zegarowych każdego
dnia);

Miejsce: Lokalizacja na terenie województwa łódzkiego – seminarium powinno zostać
zorganizowane w odległości min. 60 km od centrum Łodzi (al. Piłsudskiego 8). Miejsce
noclegu i spotkania nie może znajdować się w bezpośredniej bliskości głównej drogi
(autostrada, droga krajowa lub wojewódzka);

Harmonogram: Wstępny harmonogram seminarium może ulec zmianie (został załączony
do SOPZ).
I. OBOWIĄZKI WYKONAWCY:
Kompleksowa organizacja dwudniowego seminarium w dniach 8-9 czerwca 2017 r. na terenie
województwa łódzkiego dla kadry zarządzającej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Łódzkiego
oraz jednostek współpracujących.
Wykonawca do przeprowadzenia seminarium powinien zapewnić:
1. HOTEL:





o standardzie minimum trzy gwiazdki;
sala konferencyjna, nocleg wraz z wyżywieniem powinny znajdować się w tym samym
obiekcie;
w pełni dostosowany do potrzeb organizacji seminarium i posiadać odpowiednie zaplecze
dydaktyczne, gastronomiczne i noclegowe;
powinien posiadać salę konferencyjną mieszczącą minimum 25 osób;
ochronę sali;
Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach
Pomocy Technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020 oraz
z budżetu samorządu województwa łódzkiego





salę, w której odbędzie się catering dla 25 osób;
usługę sprzątania;
dostęp do toalet;
klimatyzację/ogrzewanie;
bezpłatny parking (zapewniający min. 25 miejsc parkingowych).
2. UBEZPIECZENIE:
Wykonawca musi zapewnić ubezpieczenia OC i NNW dla każdego z uczestników seminarium.
3. EKSPERT:
3.1 Zapewnienie przez Wykonawcę eksperta, który poprowadzi wykłady w dniach 8-9 czerwca
2017 r. zgodnie z zaakceptowanym przez obie strony umowy harmonogramem. Ekspert
powinien
mieć
odpowiednią
wiedzę
i
doświadczenie
w
przeprowadzaniu
spotkań/szkoleń/warsztatów tj.:

wykształcenie eksperta (minimum magisterskie) - nauki ekonomiczne, prawnicze lub
związane z tematyką PPP;

przeprowadzenie co najmniej 5 szkoleń dla min. 15 osób w okresie ostatniego roku
(potwierdzone referencjami);
Powyższe wymagania są minimalne. Dodatkowe punkty będą przyznane w kryterium „Wykształcenie
i doświadczenie eksperta” za spełnienie poniższych warunków:

wydanie co najmniej 1 publikacji naukowej w ciągu ostatnich 2 lat;

udział w realizacji projektów krajowych finansowanych z UE;

potwierdzenie jakości przeprowadzonych zajęć przez danego trenera (do oferty należy
załączyć min. 2 referencje potwierdzające jakość zrealizowanych działań).
3.2 Zgodnie z załączonym harmonogramem, w programie przewiduje się wystąpienie dodatkowego,
drugiego eksperta zapewnionego przez Zamawiającego.
4. SALA KONFERENCYJNA:
4.1 Sala służąca do przeprowadzenia seminarium dla minimum 25 osób.
Minimalny zakres wyposażenia sali:
- krzesła i stoły dla minimum 25 osób;
- flipchart/tablicę;
- projektor multimedialny;
- ekran projekcyjny umożliwiający wyświetlenie prezentacji;
-system
nagłośnieniowy,
mikrofony
bezprzewodowe
wraz
z
kompatybilnym
systemem
bezprzewodowym (minimum 2 mikrofony);
Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach
Pomocy Technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020 oraz
z budżetu samorządu województwa łódzkiego
- laptop z oprogramowaniem zapewniającym płynną współpracę z projektorem multimedialnym oraz
prezentacjami PREZI;
- dostęp do bezprzewodowego Internetu.
5. NOCLEG DLA UCZESTNIKÓW SEMINARIUM:
Wynajem pokoi 1-osobowych z przeznaczeniem dla każdego z uczestników (maksymalnie 25 pokoi
– w zależności od ilości uczestników). Nocleg powinien znajdować się w tym samym budynku,
w którym odbędzie się seminarium oraz zapewnione wyżywienie.
6. CATERING:
Dokładne menu zostanie określone przed podpisaniem umowy, Wykonawca jest zobowiązany
przedstawić na wezwanie Zamawiającego trzy warianty menu, w tym jedno wegetariańskie lub
wegańskie.
I. dzień:
Catering ciągły dostępny podczas zajęć: Kawa z ekspresu typu vendingowego, herbata, ciastka,
ciasto, cukier, cytryna, mleczko/śmietanka do kawy, woda, soki (napoje ciepłe i zimne bez
ograniczeń).
Obiad:
Zupa, drugie danie, deser, woda-napój.
Kolacja:
Uroczysta kolacja zasiadana z obsługą kelnerską:
Wybór dań/przekąsek zimnych i ciepłych (2 dania ciepłe do wyboru i min. 4 zimne), napoje ciepłe
i zimne.
II. dzień:
Catering ciągły dostępny podczas zajęć: Kawa z ekspresu typu vendingowego, herbata, ciastka,
ciasto, cukier, cytryna, mleczko/śmietanka do kawy, woda, soki (napoje ciepłe i zimne bez
ograniczeń).
Śniadanie: w formie stołu szwedzkiego, dania ciepłe, przekąski ciepłe i zimne, warzywa, owoce
(w tym min. 2 ciepłe) napoje ciepłe i zimne.
Obiad:
Zupa, drugie danie, deser, woda-napój.
Zapewnienie bieżącej obsługi kelnerskiej (min. dwie osoby w odpowiednim, estetycznym ubraniu)
polegającej m.in. na dystrybucji i uzupełnianiu dań/art. spożywczych, sprzątaniu naczyń itp.
7. ZAPEWNIENIE MATERIAŁÓW DYDAKTYCZNYCH DLA UCZESTNIKÓW SEMINARIUM:
Wykonawca jest zobowiązany do przygotowania notesów, długopisów dla każdego uczestnika
seminarium oraz przygotowanie wydruku materiałów dydaktycznych i dostarczenie ich na miejsce
seminarium. Każdy z uczestników otrzyma materiały dydaktyczne w formie papierowej.
Wykonawca jest zobowiązany do przekazania Zamawiającemu po zakończeniu seminarium
uzupełnionych podpisami listy obecności, ankiet wypełnionych przez uczestników seminarium
(zapewnione przez Zamawiającego), jednego egzemplarza materiałów dydaktycznych oraz raportu
po spotkaniu, o którym mowa w pkt. 8 SOPZ.
Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach
Pomocy Technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020 oraz
z budżetu samorządu województwa łódzkiego
8. RAPORT PO SEMINARIUM:
Przygotowanie raportu podsumowującego seminarium, który będzie zawierał poniższe dane:
- łączną liczbę uczestników seminarium (potwierdzoną listą obecności);
- liczbę rozdanych ankiet oraz ankiet wypełnionych przez uczestników;
- analizę i ocenę seminarium na podstawie zebranych ankiet.
Raport zostanie przekazany do siedziby Zamawiającego wraz z fakturą/rachunkiem za wykonanie
usługi organizacji seminarium w terminie do 5 dni roboczych od zakończenia seminarium.
9. KOORDYNACJA:
9.1 Wykonawca będzie odpowiedzialny za koordynację prawidłowego przebiegu seminarium, w tym
m.in. prawidłowe działanie urządzeń technicznych, obsługę techniczną i multimedialną, a także
realizacje innych czynności technicznych zleconych przez Zamawiającego, służące prawidłowemu
przebiegowi seminarium.
9.2 Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia osoby odpowiedzialnej za koordynację zleconych
prac związanych z przedmiotem zamówienia, w tym: do bezpośredniego kontaktu (telefonicznego
oraz mailowego) z Zamawiającym oraz do stałej konsultacji z Zamawiającym w celu akceptacji
poszczególnych etapów realizacji przedmiotu zamówienia. Osoba odpowiedzialna za koordynację
prac będzie obecna na seminarium.
9.3 Wykonawca zobowiązany jest do zapewnia osoby odpowiedzialnej za obsługę techniczną, w tym
obsługę nagłośnienia, prezentacji podczas seminarium.
9.4 Wykonawca zapewni widoczne oznakowanie pomieszczeń, wyeksponowanie programu przed
salą konferencyjną.
9.5 Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontrolowania oraz współdecydowania co do sposobu
realizacji zamówienia na każdym jego etapie.
9.6 Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia szczegółowego harmonogramu seminarium,
co najmniej na 3 dni przed terminem seminarium. Harmonogram musi ostatecznie uzyskać
akceptację Zamawiającego.
II. OBOWIĄZKI ZAMAWIAJĄCEGO:
1. Czynne
współdziałanie
z
Wykonawcą
w
zakresie
ustalania
szczegółów
organizacji
oraz realizacji seminarium oraz akceptacji zadań przez niego przygotowanych;
2. Zapewnienie:
a.
eksperta, który poprowadzi jeden wykład zgodnie z harmonogramem seminarium
załączonym do SOPZ,
b.
uczestników seminarium,
c.
ankiet dot. seminarium dla każdego z uczestników.
3. Niezwłoczne informowanie Wykonawcy o zaistniałych przeszkodach w realizacji programu
seminarium.
Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach
Pomocy Technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020 oraz
z budżetu samorządu województwa łódzkiego