Przełożeni kierownika projektu i innych członków zespołu

advertisement
PROJEKTY I ZESPOŁY
PROJEKTOWE
Karolina Muszyńska
Opracowanie własne na podstawie:
Wachowiak P., Gregorczyk S., Grucza B., Ogonek K. „Kierowanie zespołem projektowym”, Difin, 2004
AGENDA
1. Definicja zespołu projektowego
2. Kierowanie zespołem projektowym
3. Problemy funkcjonowania zespołów projektowych
4. Specyfika projektów i zespołów
5. Budowanie zespołu projektowego
• Analiza środowiska projektu
• Podział zadań w zespole projektowym
• Struktury zespołu projektowego
DEFINICJA ZESPOŁU PROJEKTOWEGO
• Zespół projektowy to grupa osób wybranych kierunkowo do
realizacji określonego projektu pod przewodnictwem
kierownika projektu
• Zespół projektowy powoływany jest w fazie definiowania
projektu
KIEROWANIE ZESPOŁEM PROJEKTOWYM
Kierowanie zespołem projektowym obejmuje działania, które mają na celu
stworzenie sprawnego zespołu i odpowiednie oddziaływanie na jego
członków dla uzyskania pożądanych parametrów projektu. Te działania to:
•
•
•
•
•
•
Budowanie zespołu
Analiza środowiska projektu
Podział zadań w zespole
Dobór członków zespołu
Doskonalenie członków zespołu
Integracja zespołu
•
•
•
•
•
•
Organizacja pracy zespołu
Komunikacja i dzielenie się wiedzą w zespole
Podejmowanie decyzji
Motywowanie zespołu
Ocenianie członków zespołu
Rozwiązywanie konfliktów
PROBLEMY FUNKCJONOWANIA
ZESPOŁÓW PROJEKTOWYCH
• Brak poczucia odpowiedzialności za wynik końcowy projektu
• Nieprecyzyjne lub nierealistyczne planowanie zasobów (czasu, kosztów)
• Zbyt ogólne formułowanie planu projektu
• Brak odpowiedniego umocowania kierownika zespołu w strukturze przedsiębiorstwa
• Brak możliwości sprawnego kierowania zespołem przy projektach zarządzanych kolegialnie
(komitet sterujący niezdolny do osiągania konsensusu i podejmowania decyzji)
• Pilnowanie partykularnych interesów własnych komórek organizacyjnych przez członków
zespołu
• Nadmierna biurokratyzacja
• Niejasność podwójnego przyporządkowania (szef komórki organizacyjnej i projektu),
powodująca konflikty
• Zatrudnianie w projekcie ludzi bez właściwych kompetencji („po znajomości”)
SPECYFIKA PROJEKTÓW I ZESPOŁÓW
PROJEKTOWYCH
• Struktura zespołu projektowego jest nietrwała
• Zespół projektowy składa się zazwyczaj z ludzi pracujących w stałej strukturze
przedsiębiorstwa, chyba że są to firmy, których działalność opiera się na projektach
• Kierownik projektu jest kluczową postacią w zespole
• Czas realizacji projektów jest ograniczony (nie ma czasu na szkolenie pracowników,
więc trzeba od razu włączać do zespołu specjalistów)
• Dla skutecznej realizacji projektów niezbędne są umiejętności pracy zespołowej
• Problemy personalne związane z kierowaniem zespołem są często niepowtarzalne i
wymagają skutecznych rozwiązań dla powodzenia projektu
• Członkowie zespołu projektowego obok wiedzy fachowej powinni mieć także
specyficzną wiedzę z zakresu zarządzania projektami
BUDOWANIE ZESPOŁU PROJEKTOWEGO
Budowanie zespołu projektowego składa się z następujących działań:
• Analiza środowiska projektu
• Podział zadań w zespole projektowym
• Dobór członków zespołu
• Doskonalenie członków zespołu
• Integracja zespołu
ANALIZA ŚRODOWISKA PROJEKTU
Podmioty tworzące środowisko realizacji projektu:
• Kierownictwo najwyższego szczebla firmy macierzystej – może sprzyjać projektowi i wzmacniać pozycję
kierownika lub nie
• Przełożeni kierownika projektu i innych członków zespołu – bez ich poparcia dla projektu niektóre osoby
mogą być wyłączane z prac zespołu
• Członkowie zespołu projektowego – najczęściej są delegowani do projektu i kierownik projektu nie ma
nad nimi pełnej władzy
• Kierownicy kontrolujący wewnętrzne zasoby – ważne, żeby kierownik projektu miał z nimi dobre stosunki
• Wewnętrzni klienci
• Zewnętrzni klienci
• Instytucje administracji terenowej i publicznej, regulacje prawne
• Podwykonawcy
• Dostawcy
ANALIZA ŚRODOWISKA PROJEKTU –
FORMULARZ OCENY
• Określenie pięciu podstawowych podmiotów związanych z projektem i ich
siły oddziaływania na projekt
• Podmiot – siła oddziaływania
• Określenie jawnych i ukrytych celów trzech najważniejszych spośród nich
• Podmiot – cele jawne – cele ukryte
• Zdefiniowanie kluczowych problemów
• Propozycje rozwiązań
Ć Przeprowadź analizę środowiska dla przykładowego projektu organizacji koncertu rockowego.
PODZIAŁ ZADAŃ W ZESPOLE
PROJEKTOWYM
• Ustalenie struktury zadaniowej projektu
• Schemat podziału zadań
• Schemat organizacyjny firmy, z opisem jednostek wewnętrznych
zaangażowanych w prace projektowe
• Schemat kompetencyjny realizacji projektu
• Opis komórek i stanowisk pracy powołanych do realizacji celów projektu
SCHEMAT PODZIAŁU ZADAŃ
• WBS – work breakdown structure – struktura zadaniowa projektu
Nowa usługa
Przygotowanie
procedur
wewnętrznych
Dostarczenie
usługi
Systemy IT
Oferta
Wdrożenie
pilotażowe
Umowa
WBS + OBS
Ć
Utwórz strukturę podziału prac w postaci mapy myśli dla projektu organizacji wesela
SCHEMAT ORGANIZACYJNY
• Schemat organizacyjny, prezentujący jednostki wewnętrzne zaangażowane
w prace projektowe
• Każda jednostka organizacyjna, właściwa dla realizacji zadań projektowych
powinna być zidentyfikowana i zaangażowana do projektu
Zarząd
Dział prawny
Dział
finansowy
Biuro
projektów
Dział badań i
rozwoju
Dział HR
SCHEMAT KOMPETENCYJNY
• Do przydzielania poszczególnym jednostkom organizacyjnym konkretnych
zadań projektowych służą m.in. wykresy funkcjonalne (kompetencyjne)
• Wykres kompetencyjny prezentuje zarówno przydział zadań jaki i powiązania
funkcjonalne, pomiędzy komórkami w strukturze firmy
• W schemacie kompetencyjnym wykorzystywane są następujące oznaczenia
dla wykonywanych czynności:
• N – nadzór wykonania
• O – odpowiedzialność za wykonanie zadania
• OA – odpowiedzialność za wykonanie części zadań
• U – udział w wykonaniu zadania
• K – kontrola wykonania (zadania, etapu)
• P – planowanie zadania
OPIS KOMÓREK I STANOWISK PRACY
• Stała lub czasowa/okazjonalna obecność poszczególnych osób w zespole
projektowym
• Przydzielenie dla każdego zadania projektowego produktu końcowego,
określenie podstawy do oceny realizacji zadania oraz wykonawców i ich
udziału w realizacji zadania
• Wykonanie karty kluczowych zadań dla każdego wykonawcy i zebranie
uwag w celu optymalnego sformułowania zadań i ich mierzalnych wyników
STRUKTURY ZESPOŁU PROJEKTOWEGO
• Skuteczność danej struktury zespołu wynika z następujących czynników:
• zakresu projektu,
• technicznej charakterystyki projektu,
• kultury organizacji macierzystej,
• możliwości przypisania na stałe pracowników do poszczególnych zadań,
• cech psychologicznych członków zespołu i innych osób, będących w otoczeniu projektu
• Podstawowe modelowe rozwiązania struktury organizacyjnej zespołu to:
• izomorficzna
• ekspercka
• kolektywna
• chirurgiczna
IZOMORFICZNA STRUKTURA ZESPOŁU
• Struktura będąca odzwierciedleniem struktury obiektu, który ma powstać w
wyniku realizacji projektu
• Zalety tej struktury:
• Prostota rozwiązań organizacyjnych, niewielka liczba kanałów informacyjnych,
jasny podział obowiązków i odpowiedzialności
• Możliwość równoległej realizacji kilku zadań i skrócenia czasu zakończenia
projektu, gdy zadania są od siebie niezależne
• Łatwość sprawowania przez kierownika projektu funkcji kontrolnej
• Wady modelu izomorficznego:
• Utrudnienie realizacji projektów o silnie połączonych ze sobą zadaniach
IZOMORFICZNA STRUKTURA ZESPOŁU
Raport
techniczny
Rozdział 1
Rozdział 2
Rozdział 3
Rozdział 4
Zespół
projektowy
Podzespół 1
Podzespół 2
Podzespół 3
Podzespół 4
EKSPERCKA STRUKTURA ZESPOŁU
• Poszczególni członkowie zespołu realizują różne zadania zgodnie z ich specjalnością
• Zalety tej struktury:
• Przekazanie członkom zespołu dużej samodzielności w działaniu i przerzucenie na
nich samodzielnego koordynowania swoich działań i podejmowania decyzji, co
odciąża kierownika projektu
• Efektywne wykorzystanie wiedzy poszczególnych członków zespołu
• Wady struktury eksperckiej
• Niejasny podział odpowiedzialności
• Nierówny podział pracy – przeciążenie jednych i niewykorzystanie potencjału innych
• Problemy z integracją zadań
EKSPERCKA STRUKTURA ZESPOŁU
Ekspert 1
Ekspert 2
Ekspert 3
Kierownik
projektu
Zadanie 1
Zadanie 2
Zadanie 3
Zadanie 4
KOLEKTYWNA STRUKTURA ZESPOŁU
• W tym modelu nie ma kierownika, a wszystkie decyzje podejmowane są kolektywnie
• Model wymaga dużego zaangażowania członków zespołu w pracę
• Zalety tej struktury:
• Przy skutecznej komunikacji brak problemów z integracją poszczególnych części
składowych projektu
• Nienarzucanie silnego przywództwa
• Zdolność do realizowania prekursorskich przedsięwzięć, dzięki połączeniu talentów
poszczególnych członków zespołu i nieograniczaniu ich kreatywności
• Wady struktury kolektywnej
• Brak jednoznacznego przywództwa, na skutek czego zespół może „dryfować”
• W przypadku zbyt licznego zespołu może dojść do powstania zbyt wielu kanałów
komunikacji, co prowadzić może do biurokracji i spadku wydajności
KOLEKTYWNA STRUKTURA ZESPOŁU
Członek
zespołu A
Członek
zespołu B
Zadanie 1
Zadanie 2
Członek
zespołu C
Zadanie 3
Zadanie 4
CHIRURGICZNA STRUKTURA ZESPOŁU
• Najważniejszym elementem struktury jest kierownik, człowiek o wyjątkowych umiejętnościach i
typie przywódczym, któremu towarzyszą asystenci i służą mu pomocą – on prowadzi wszystkie
działania i wydaje polecenia i od niego w głównej mierze zależy powodzenie projektu
• Model najczęściej stosowany w projektach dotyczących tworzenia aplikacji komputerowych,
dlatego struktura ta nazywana jest też modelem naczelnego programisty
• Zalety tej struktury:
• Nieścisłości i problemy integracji ograniczone do minimum
• Możliwość zastosowania w dużych projektach, w których każdy element posiada własną
strukturę chirurgiczną
• Wady struktury chirurgicznej
• Uzależnienie całego projektu od jednej osoby (częściowo niwelowane przez przydzielenie
kierownikowi asystenta)
• W przypadku zakłóceń w komunikacji między szefem zespołu, administratorem oraz asystentem
koordynującym i kontrolującym personel techniczny wydajność zespołu spada
CHIRURGICZNA STRUKTURA ZESPOŁU
Administrator
projektu
Kierownik –
główny autor
Specjalny
asystent
Ekspert 1
Podprojekt A
Podprojekt B
Podprojekt C
Ekspert 2
Ekspert 3
JAK DOBRZE WYBRAĆ STRUKTURĘ ZESPOŁU
Przydzielając zadania i budując strukturę zespołu należy pamiętać, że:
• Skuteczność uczestników projektu określa uzyskanie założonego rezultatu pracy – w
związku z tym ważne jest jednoznaczne zdefiniowanie zadań w strukturze zespołu
• Struktura zespołu musi zapewniać możliwość korzystania z niezbędnych zasobów
(m.in. poprzez formalne czasowe oddelegowanie pracowników liniowych)
• Odpowiedzialność w strukturze zespołu za zadania w projekcie musi iść w parze z
odpowiednim zakresem swobody decyzyjnej – tylko wówczas można uzyskać
odpowiednie zaangażowanie w nietrwałej strukturze
• W zespole projektowym nie są ważne stanowiska, ale pełnione role – nie liczy się
hierarchia, ale skuteczność w realizacji swojej roli
Download