Pracując nad stworzeniem projektu, na wykonanie

Ryzyka podczas realizacji projektów
Pracując nad stworzeniem projektu, na wykonanie którego otrzymamy dofinansowanie z
funduszy europejskich, zawsze musimy mieć na uwadze, że będziemy rozliczeni ze
wszystkiego co zaplanowaliśmy. Nieosiągnięcie założeń projektu może wiązać się z
koniecznością zwrotu części, a nawet całości dotacji. Przede wszystkim musimy osiągnąć cel,
jaki został wyznaczony w projekcie.
Bardzo ważnym wyznacznikiem realizacji zarówno celu głównego, jak i celów
szczegółowych projektu, są wskaźniki produktu i rezultatu, które również muszą
odpowiadać temu, co zostało zaplanowane. Dlatego trzeba pamiętać, żeby przyjmować
wartości realne, które będą możliwe do osiągnięcia w określonym czasie, przy użyciu
dostępnych zasobów ludzkich, rzeczowych, finansowych oraz przy uwzględnieniu
różnorakich czynników zewnętrznych.
Wśród zagrożeń, jakie mogą pojawić się w związku z realizacją projektu jest nieukończenie
go w planowanym terminie. Wpływ na to mogą mieć wyżej wspomniane problemy
związane z realizacją merytorycznej strony projektu.
Duże znaczenie będzie miała tu również jakość i sposób pracy zespołu projektowego. Jeśli
jego członkowie będą niekompetentni, niewystarczająco wydajni lub zmotywowani do pracy,
realizacja poszczególnych czynności projektowych może przedłużyć się, a to z kolei może
przełożyć się na wydłużenie czasu trwania całego projektu. Taka niekorzystna sytuacja może
wynikać również z tego, że zadania jakie zostały wyznaczone zespołowi okazały się w
rzeczywistości dla niego zbyt trudne przez co nie radzi sobie on z wykonaniem ich w
odpowiednim czasie.
Ryzyko związane z nietrzymaniem się harmonogramu projektu może pojawić się również
wtedy, gdy przekazujemy zadania do wykonania podwykonawcom. Opóźnienia pojawiające
się po ich stronie mogą nawet niekiedy sparaliżować cały projekt. Dlatego kluczowy jest nie
tylko wybór członków zespołu projektowego, ale także wspomnianych wykonawców. Tu
również trzeba zwrócić uwagę na ich kompetencje, doświadczenie i umiejętności, które
zagwarantują sprawne wykonanie zleconych prac.
Sporządzenie budżetu projektu współfinansowanego z funduszy europejskich może niekiedy
okazać się sporym wyzwaniem. Oszacowanie kosztów przedsięwzięcia samo w sobie nie jest
zadaniem łatwym. Dodatkowo, w projektach unijnych trzeba wziąć pod uwagę fakt, iż od
momentu przygotowania projektu do faktycznej jego realizacji często mija sporo czasu. To
powoduje, że nie zawsze jesteśmy w stanie przewidzieć sytuacji na rynku, ceny na dane dobra
i usługi.
W odniesieniu do budżetu istnieją dwa rodzaje ryzyka: ryzyko niedoszacowania budżetu
lub jego przeszacowanie.
Bardziej niekorzystną sytuacją dla beneficjenta jest pierwsza z wymienionych opcji. W
trakcie realizacji projektu nie ma niestety możliwości zmiany jego budżetu, dlatego też jeżeli
zdarzy się, że beneficjent zapomniał uwzględnić w nim jakiejś pozycji lub jego szacunki
cenowe okazały się nietrafne, będzie on musiał pokryć te koszty z własnej kieszeni.
Dzieje się tak również, gdy zadania w projekcie nie są wykonywane należycie przez co
projektodawca jest zmuszony do ponoszenia dodatkowych kosztów na ich poprawę lub nawet
zrealizowanie i ich w całości od samego początku.
Najczęstszą przyczyną niedoszacowania budżetu jest brak doświadczenia osoby
odpowiedzialnej za opracowanie finansowej części projektu. Jeżeli mamy więc obawy, czy
dobrze zaplanowaliśmy wszystkie finanse, powinniśmy najlepiej skorzystać z pomocy dobrze
wykwalifikowanych w tym zakresie osób, tym samym eliminując już na samym początku
potencjalne zagrożenia związane z błędnym opracowaniem budżetu. Ich wystąpienie w
późniejszym etapie realizacji projektu może rodzić bowiem poważne skutki.
Pamiętajmy, projekty unijne współfinansowane są ze środków publicznych, w związku z
czym każdy poniesiony w nich wydatek podlega rozliczeniu i kontroli. Dlatego też
wyeliminowanie wszelkich czynników, które mogą zagrozić prawidłowemu zarządzaniu
finansami przedsięwzięcia jest tak istotne.