rozliczanie wynagrodzeń personelu projektu

Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego
Wydział Programowania Rozwoju i Funduszy Europejskich
Referat ds. koordynacji wdrażania EFS
Katowice, 19/01/2007
ROZLICZANIE WYNAGRODZEŃ PERSONELU PROJEKTU1
W ramach Priorytetu 2 Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego 20042006
Działanie 2.2 „Wyrównywanie szans edukacyjnych poprzez programy stypendialne”
Działanie 2.6 :Regionalne Strategie Innowacyjne i transfer wiedzy”
Wykazywanie poniesionych na personel projektu wydatków w Punkcie (20_) wniosku
o płatność:
W celu udokumentowania wydatków związanych z wynagrodzeniami personelu projektu,
w zestawieniu (20_) we wniosku o płatność wpisywana jest lista płac.
Jeżeli podstawą wypłaty wynagrodzenia był rachunek do umowy zlecenie bądź umowy o dzieło –
należy wykazać w Punkcie (20_) ów rachunek.
Kolumna 1 – NUMER DOKUMENTU:
Należy podać numer listy płac lub rachunku
Kolumna 2 – DATA WYSTAWIENIA DOKUMENTU:
Należy podać datę wystawienia listy płac lub rachunku.
Kolumna 3 – NUMER KSIĘGOWY LUB EWIDENCYJNY:
Należy podać numer ewidencyjny naniesiony przez Beneficjenta w górnym prawym rogu dokumentu.
Kolumna 4 – POZYCJA W ZESTAWIENIU RZECZOWO-FINANSOWYM:
Należy wpisać „nie dotyczy”
Kolumna 5 – KATEGORIA INTERWENCJI:
W przypadku Działania 2.2 należy wpisać „23”, przy Działaniu 2.6 proszę wpisać „24”.
Kolumna 6: DATA ZAPŁATY:
Należy podać daty zapłaty wszystkich składowych wynagrodzenia tj.:
- wynagrodzenia przekazanego pracownikowi na ROR lub wypłaconego gotówką,
- składek ZUS,
- zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych (jeżeli np. dopłacano podatek po korekcie PIT 4
– należy podać wszystkie daty zapłaty podatku),
- inne np.: ubezpieczenie PZU, rata pożyczki zakładowej.
Jeżeli wydatki poniesiono z konta innego niż wskazane w umowie o dofinansowanie projektu (na
przykład konta bieżącego Beneficjenta), należy wówczas podać daty rzeczywistej zapłaty składowych
wynagrodzenia, a nie daty zrefundowania wydatków.
Ponadto, rozliczeniu mogą podlegać wyłącznie w całości zapłacone dokumenty. W przypadku
wynagrodzeń, lista płac może zostać dołączona do wniosku tylko i wyłącznie, gdy zostały zapłacone
wszystkie składki.
Kolumna 7: SPOSÓB ZAPŁATY:
Należy określić faktyczny sposób zapłaty, wpisując G (w przypadku dokonania płatności
gotówką) lub P (w przypadku dokonania płatności przelewem bankowym) lub K (w przypadku
dokonania płatności kartą płatniczą).
Jeżeli płatności były dokonywane za pomocą kilku form, należy wskazać wszystkie.
Opracowano na podstawie aktualnej Instrukcji do „Wniosku beneficjenta o płatność” dla Priorytetu 2 ZPORR
z wyłączeniem
działania
2.5
„Promocja
przedsiębiorczości”
dostępnej
pod
adresem
www.zporr.gov.pl/Finansowanie/Formularze+wnioskow+o+platnosc/ oraz wewnętrznych ustaleń Instytucji Wdrażającej.
1
1
Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego
Wydział Programowania Rozwoju i Funduszy Europejskich
Referat ds. koordynacji wdrażania EFS
Katowice, 19/01/2007
Kolumna 8: NAZWA TOWARU LUB USŁUGI/POZYCJA NA DOKUMENCIE:
Należy podać wszystkie składowe wynagrodzenia, z uwzględnieniem miesiąca za jaki wypłacono
pensję np.:
- Wynagrodzenie dla 4 pracowników projektu miesiąc maj 2006,
- Składki ZUS,
- Zaliczka na podatek dochodowy,
- Składka PZU.
Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków należy pogrupować wg głównych kategorii ujętych
we wniosku aplikacyjnym. Przy wydatkach związane z personelem, w kolumnie 8 nazwa towaru lub
usługi należy zaznaczyć, oprócz podania nazwy towaru lub usługi, dodatkowo symbol „P”.
Kolumna 9: NIP wystawcy dokumentu:
Należy podać NIP wystawiającego listę płac bądź rachunek do umowy zlecenia/o dzieło. Jeżeli
ujmowany dokument nie zawiera numeru NIP należy wpisać „ nie dotyczy”.
Kolumna 10 i 11 : Kwota dokumentu brutto i netto:
Lista płac (rachunek do umowy zlecenie/o dzieło) jest wykazywana w kwocie brutto (czyli wartość
umieszczona w kolumnie 11 jest równa wartości w kolumnie 10) – wynagrodzenia nie zawierają
bowiem VAT-u.
a) Jeżeli lista płac obejmuje nie tylko wynagrodzenia personelu projektu, ale również innych
pracowników Beneficjenta – należy mimo to podać pełną kwotę na jaką opiewa dokument.
b) Jeżeli lista płac obejmuje tylko wynagrodzenia dla personelu projektu i widnieją na niej składki
odprowadzane przez pracodawcę - proszę wykazać w jednej pozycji dwie kwoty tj. kwotę
wynagrodzeń brutto pracowników2 oraz kwotę składek finansowanych przez pracodawcę. Patrz
przykład a).
c) Jeżeli lista płac nie wyszczególnia składek pracodawcy – należy wykazać tylko kwotę zgodną z listą
tj. kwotę wynagrodzeń brutto pracowników.
Natomiast jeżeli składki odprowadzane przez pracodawcę nie są wykazane na liście płac, to wówczas
w celu udokumentowania wydatków związanych z wynagrodzeniami personelu w zestawieniu 20 w
wierszu poniżej listy płac wpisywany jest dokument ZUS DRA. (opisany w taki sposób aby widoczna
była co najmniej kwota wydatków kwalifikowalnych dotycząca pracowników zaangażowanych w
realizację projektu - zamiast opisu może zostać zastosowany Załącznik nr 1 – „Zestawienie wydatków
związanych z personelem projektu”).
Patrz przykład b).
Kolumna 12: KWOTA WYDATKÓW KWALIFIKOWALNYCH:
a) Jeżeli lista płac obejmuje tylko wynagrodzenia dla personelu projektu i widnieją na niej składki
odprowadzane przez pracodawcę - proszę wykazać w jednej pozycji dwie kwoty tj. koszty
kwalifikowalne wynagrodzeń brutto pracowników3 oraz koszty kwalifikowalne składek
finansowanych przez płatnika. Patrz przykład a).
b) Jeżeli na liście płac/rachunku nie widnieją składki odprowadzane przez pracodawcę – Zgodnie z
„Instrukcją do wniosku beneficjenta o płatność” należy je wykazać.
Proszę wykazać dwie pozycje tj. w jednej koszty kwalifikowalne wynagrodzeń brutto pracowników4 a
w drugiej pozycji koszty kwalifikowalne składek finansowanych przez płatnika. Patrz przykład b).
Kolumna 13: W TYM VAT:
Wynagrodzenia nie zawierają VAT, więc proszę wpisać wartości zerowe.
PRZYKŁADY:
Kwota dokumentu pomniejszona o składki finansowane przez pracodawcę.
Kwota dokumentu pomniejszona o składki finansowane przez pracodawcę.
4
Kwota dokumentu pomniejszona o składki finansowane przez pracodawcę.
2
3
2
Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego
Wydział Programowania Rozwoju i Funduszy Europejskich
Referat ds. koordynacji wdrażania EFS
Katowice, 19/01/2007
Kwota brutto listy płac:
Przykład a) 7198,19 PLN lub 250 000,00 PLN
Przykład b) Całość pochodnych od wynagrodzenia opłaconych przez pracodawcę w danym miesiącu
zgodnie z ZUS DRA: 54 000,00 PLN
Pracownik nr 1:
- kwota wynagrodzenia brutto: 1400,00 PLN
- koszty pracodawcy: 275,52 PLN
Pracownik nr 2:
- kwota wynagrodzenia brutto: 1168,56 PLN
- koszty pracodawcy: 165,31 PLN
Pracownik nr 3:
- kwota wynagrodzenia brutto: 1400,00 PLN
- koszty pracodawcy: 275,52 PLN
Pracownik nr 4:
- kwota wynagrodzenia brutto: 2100,00 PLN
- koszty pracodawcy: 413,28 PLN
Pensje pracowników brutto: 6068,56 PLN
Koszty pracodawcy: 1129,63 PLN (Punkt B Załącznika nr 1)
Całość wydatków kwalifikowalnych: 7198,19 PLN (Punkt C Załącznika nr 1)
a) Lista płac/rachunek ma wyszczególnione składki odprowadzane przez pracodawcę
1
1
Lista
płac nr
05/2006
2
dd/mm/rrrr
3
dd/mm/rrrr
4
nie
dotyczy
5
23
lub
24
6
8
dd/mm/rrrr
Wynagrodzenie
dla 4
pracowników
projektu
miesiąc maj
2006
dd/mm/rrrr
Składki ZUS
dd/mm/rrrr
Zaliczka na
podatek
dochodowy
dd/mm/rrrr
9
xxxxxxxxxx
10
11
12
13
6068,56
6068,56
6068,56
0,00
1129,63
1129,63
1129,63
lub
lub
250 000,00
250 000,00
Składka PZU
(P)
Suma
ogółem w
PLN
7198,19
0,00
b) Lista płac/rachunek nie ma wyszczególnionych składek odprowadzanych przez pracodawcę
1
1
Lista
płac
nr
XXX
2
dd/mm/rrrr
3
dd/mm/rrrr
4
nie
dotyczy
5
23
lub
24
6
8
dd/mm/rrrr
Wynagrodzenie
dla 4
pracowników
projektu
miesiąc maj
2006
dd/mm/rrrr
dd/mm/rrrr
2
ZUS
DRA
dd/mm/rrrr
dd/mm/rrrr
nie
dotyczy
23
lub
24
dd/mm/rrrr
9
xxxxxxxxxx
10
11
12
13
6068,56
6068,56
6068,56
0,00
lub
lub
250 000,00
250 000,00
54 000,00
54 000,00
Zaliczka na
podatek
dochodowy
Składka PZU
(P)
Składki ZUS
(P)
xxxxxxxxxx
1129,63
0,00
3
Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego
Wydział Programowania Rozwoju i Funduszy Europejskich
Referat ds. koordynacji wdrażania EFS
Katowice, 19/01/2007
Suma
ogółem w
PLN
7198,19
0,00
DOKUMENTY ZAŁĄCZANE DO WNIOSKU O PŁATNOŚĆ:
1) Lista płac lub Rachunek do umowy zlecenie/ umowy o dzieło.
Jednak, jeżeli na podstawie wystawionych Rachunków do umowy zlecenie/ umowy o dzieło
sporządzono Listę płac i to na jej podstawie wypłacono wynagrodzenie – wówczas należy wykazać we
wniosku o płatność listę płac, ale załączyć do dokumentacji kopię rachunku.
Jeżeli lista płac obejmuje nie tylko wynagrodzenia personelu projektu, ale również innych
pracowników Beneficjenta – proszę o załączenie pierwszej i ostatniej strony listy oraz stron, gdzie
widnieje wynagrodzenie rozliczanych we wniosku o płatność pracowników projektu.
Na kopii listy płac dane dotyczące osób nie objętych projektem mogą pozostawać niewidoczne (np.
wymazane lub zasłonięte podczas kopiowania).
2) Jeżeli lista płac obejmuje nie tylko wynagrodzenia personelu projektu, ale również innych
pracowników Beneficjenta - należy załączyć druki ZUS DRA, PIT 4 oraz wyciąg z rachunku
bieżącego potwierdzający zapłatę składek.
3) Jeżeli lista płac obejmuje tylko wynagrodzenia dla personelu projektu i jeżeli składki zapłacono z
konta bieżącego Beneficjenta – należy załączyć druki ZUS DRA, PIT 4 oraz wyciąg z rachunku
bieżącego potwierdzający zapłatę składek.
4) Jeżeli lista płac obejmuje tylko wynagrodzenia dla personelu projektu i jeżeli składki zapłacono
bezpośrednio z konta projektu – nie ma obowiązku załączania druków ZUS DRA oraz PIT 4.
Wystarczające jest wówczas załączenie wyciągów z konta projektu potwierdzających zapłatę składek.
Niezależnie od powyższego, jeżeli lista płac (rachunek do umowy zlecenie/o dzieło) zawiera niepełne
informacje odnośnie składek pracodawcy, wówczas należy obowiązkowo załączyć dokument ZUS
DRA (opisany w taki sposób aby widoczna była co najmniej kwota wydatków kwalifikowalnych
dotycząca pracowników zaangażowanych w realizację projektu). Zamiast opisu może zostać
zastosowany Załącznik nr 1 „Zestawienie wydatków związanych z personelem projektu”.5
W przypadku, gdy na podstawie listy płac rozliczana jest więcej niż jedna osoba – proszę wykazać
pracowników w odrębnych wierszach.
W przypadku rozliczania wynagrodzeń z kilku miesięcy - proszę nie sumować wynagrodzeń– lecz
wykazać każdy miesiąc oddzielnie.
Przykładowo wypełniona kolumna numer 1 Załącznika numer 1:
Wynagrodzenia
brutto
1
I
Styczeń 2006
Jan Kowalski
1908,00
Razem styczeń
2006
1908,00
Luty
Jan Kowalski
1908,00
Razem luty 2006
1908,00
Marzec 2006
Wzór Załącznika numer 1 jest załączony do aktualnej Instrukcji do „Wniosku beneficjenta o płatność” dla Priorytetu 2 ZPORR z
wyłączeniem
działania
2.5
„Promocja
przedsiębiorczości”
dostępnej
pod
adresem
www.zporr.gov.pl/Finansowanie/Formularze+wnioskow+o+platnosc/
5
4
Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego
Wydział Programowania Rozwoju i Funduszy Europejskich
Referat ds. koordynacji wdrażania EFS
Katowice, 19/01/2007
Jan Kowalski
Wynagrodzenia
brutto
1908,00
Marek Nowicki
800,00
Jan Adamski
800,00
Razem marzec
2006
3508,00
II Wszyscy
pracownicy
7342,00
Jeżeli Beneficjent załączy do wniosku o płatność Załącznik numer 1, a nie rozlicza 100%
wynagrodzenia – tj. gdy planowane wydatki ujęte we Wniosku o dofinansowanie ze środków
Europejskiego Funduszu Społecznego realizacji projektu w ramach Priorytetu 2 – Wzmocnienie
zasobów ludzkich w regionach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego
2004-2006 nie stanowią 100% wynagrodzenia pracownika (wynagrodzenie pracownika brutto +
koszty pracodawcy) – wówczas należy wypełnić „Oświadczenie” stanowiące załącznik A do
poniższej instrukcji.
5) Jeżeli na liście płac/rachunku nie wyszczególniono innych składowych wynagrodzenia np.
dobrowolnej składki ubezpieczeniowej PZU, raty pożyczki zakładowej itp. – wówczas proszę nanieść
na kopii listy płac/rachunku odpowiedni opis – tj. podać wysokość składki dla danego pracownika.
6) Pomocniczo może być dołączony miesięczny raport imienny (np. RCA).
7) Kopia umowy o pracę wraz z zakresem obowiązków lub umowy zlecenie/umowy o dzieło.
8) Kopia karty czasu pracy.
9) Instytucja Wdrażająca może nałożyć na beneficjenta obowiązek przygotowania dodatkowych
dokumentów poświadczających wydatki związane z zatrudnieniem.
5
Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego
Wydział Programowania Rozwoju i Funduszy Europejskich
Referat ds. koordynacji wdrażania EFS
Katowice, 19/01/2007
Załącznik A
Miejscowość, data
Nazwa i adres Beneficjenta
OŚWIADCZENIE
Dotyczy projektu numer:
Oświadczam, że wydatki ujęte w załączonym do wniosku o płatność za okres
od……….…… do………….…., Załączniku nr 1 „Zestawienie wydatków związanych
z personelem projektu”, zostały określone na podstawie planowanych wydatków ujętych we
Wniosku o dofinansowanie ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego realizacji
projektu w ramach Priorytetu 2 – Wzmocnienie zasobów ludzkich w regionach
Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego 2004-2006. Powyższe
wydatki są zgodne z deklaracją ZUS DRA, PIT 4 oraz listą płac, jednakże nie stanowią 100 %
wynagrodzenia.
…………………………
(podpis i pieczątka osoby upoważnionej do
reprezentowania Beneficjenta)
6