kk - bip.poznan.pl

ZARZĄDZENIE NR 64/2006/K
PREZYDENTA MIASTA POZNANIA
z dnia 28.09.2006 r.
w sprawie zasad i trybu przeprowadzania indywidualnej kontroli wspólnika w spółkach
z ograniczoną odpowiedzialnością, w których Miasto Poznań posiada udziały
Na podstawie art. 30 ust. 2 pkt 3, art. 31 oraz art. 33 ust. 3 i ust. 5 ustawy z dnia 8 marca
1990r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z 2002 r. Nr 23, poz.
220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr
80, poz.717, Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 116, poz. 1203 i Nr 214, poz. 1806, z 2005 r. Nr
172, poz.1441, z 2006 r. Nr 17, poz. 128) w związku z art. 212 ustawy z dnia 15 września
2000r. Kodeks spółek handlowych ( Dz. U. Nr 94, poz. 1037, z 2001r. Nr 102, poz. 1117, z
2003r. Nr 49, poz. 408, z 2004r. Nr 229, poz. 2276, z 2005r. Nr 132, poz. 1108, Nr 183, poz.
1538, Nr 184, poz. 1539 ) zarządza się, co następuje:
§1
1. Niniejsze zarządzenie określa jednolite zasady organizacji i przeprowadzania przez
Miasto Poznań kontroli w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością, w których Miasto
Poznań posiada udziały, z wyjątkiem spółek z o.o., których umowy spółki wyłączają
indywidualną kontrolę wspólnika.
2. Zarządzenie określa również obowiązki Biura Nadzoru Właścicielskiego, zwanego dalej
BNW, w zakresie przygotowania i monitorowania kontroli, o której mowa w ust. 1, oraz
raportowania o jej wynikach.
§2
1. Kontrola, o której mowa w § 1ust. 1, stanowi realizację prawa wspólnika do informacji o
spółce, w ramach indywidualnej kontroli wspólnika, w trybie art. 212 kodeksu spółek
handlowych.
2. Prawo indywidualnej kontroli wspólnika, w trybie art. 212 ksh, w spółkach, o których
mowa w § 1 ust. 1, przysługuje Prezydentowi Miasta Poznania.
3. Indywidualna kontrola wspólnika, o której mowa w ust. 2, polega na badaniu :
1) zgodności działalności spółki z przepisami prawa, a przede wszystkim z kodeksem
spółek handlowych, ustawą o rachunkowości, prawem zamówień publicznych, umową
spółki, regulaminem zarządu oraz uchwałami zgromadzenia wspólników,
2) celowości, gospodarności i rzetelności działania spółki.
§3
1. Zakres indywidualnej kontroli wspólnika w trybie art. 212 ksh obejmuje:
1) wgląd do ksiąg i dokumentów spółki,
2) możliwość sporządzania bilansu dla swojego użytku,
3) żądanie wyjaśnień od zarządu spółki.
2. Przedmiotem kontroli może być objęta wszelka dokumentacja znajdująca się w spółce, w
szczególności:
1) księgi handlowe,
2) dokumentacja związana z toczącymi się procesami,
3) zestawienie wyników za dany okres,
4) potwierdzenie płacenia podatków,
5) dokumentacja rozliczeń ZUS,
6) spis inwentarza,
7) sprawozdania,
8) zawarte umowy,
9) treść korespondencji.
3. Wspólnik przeprowadzający kontrolę może sporządzać dla własnego użytku notatki oraz
bilans stanowiący symulację bilansu, celem której jest odzwierciedlenie sytuacji
majątkowej spółki na określony dzień wybrany przez wspólnika. Bilans ten nie stanowi
części rocznego sprawozdania finansowego w rozumieniu ustawy o rachunkowości.
2
4. W toku prowadzonej kontroli wspólnik może żądać od zarządu spółki:
1) wyjaśnień w formie pisemnej lub ustnej,
2) przekazania kserokopii lub odpisów interesujących go dokumentów, potwierdzonych
przez zarząd spółki.
§4
1. Kontrola może być wykonywana:
1) samodzielnie przez osobę, której Prezydent Miasta Poznania udzieli pisemnego
pełnomocnictwa do przeprowadzenia kontroli w danej spółce w imieniu Miasta
Poznania ,
2) przez pełnomocnika Miasta Poznania, o którym mowa w pkt. 1, łącznie z osobą, która
ze względu na posiadane kwalifikacje oraz wiedzę fachową pomaga pełnomocnikowi
w przeprowadzeniu kontroli.
2. Udzielenie pełnomocnictwa, o którym mowa w ust. 1, następuje na pozytywnie
zaopiniowany przez Zastępcę Prezydenta Miasta Poznania nadzorującego BNW wniosek
Dyrektora BNW, skierowany do Prezydenta Miasta Poznania, za pośrednictwem
Wydziału Organizacyjnego.
3. Prezydent Miasta Poznania udziela pełnomocnictwa i podpisuje jednocześnie Instrukcję
postępowania w toku kontroli, stanowiącą załącznik do wniosku, o którym mowa w ust. 2.
4. Rejestr pełnomocnictw udzielonych przez Prezydenta Miasta Poznania prowadzi Wydział
Organizacyjny.
§5
1. Przed przystąpieniem do kontroli osoba, o której mowa w § 4 ust. 1 pkt 1, otrzymuje
pełnomocnictwo i przyjmuje do stosowania Instrukcję postępowania w toku kontroli.
2. W Instrukcji, o której mowa w ust. 1, Prezydent Miasta Poznania określa:
1) cel kontroli i jej zakres,
2) dokumenty, informacje i wyjaśnienia, jakie powinny być zebrane,
3) sposób i formę przekazywania do BNW w toku kontroli wstępnych informacji oraz
konkretnych problemów wymagających wyjaśnienia,
4) w sytuacji, o której mowa w § 4 ust. 1 pkt 2, wskazuje osobę, która będzie pomagała
pełnomocnikowi w przeprowadzeniu kontroli.
3
§6
1. Przed przystąpieniem do czynności kontrolnych pełnomocnik Miasta Poznania przedkłada
zarządowi spółki pełnomocnictwo, o którym mowa w § 4 ust. 2, stanowiące dokument
uprawniający do przeprowadzenia kontroli w spółce w imieniu wspólnika.
2. Czynności kontrolne przeprowadza się w lokalu siedziby spółki bądź jej oddziału, w
dniach i godzinach pracy biura spółki.
3. Ustalenia kontroli, w oparciu o stwierdzone i opisane fakty, stanowiące podstawę do
oceny działalności spółki w badanym okresie, a w szczególności ujawnione uchybienia i
nieprawidłowości oraz niedomagania organizacyjne ze wskazaniem naruszonych
przepisów, przyczyn oraz skutków tych naruszeń, opisane zostają w sprawozdaniu z
kontroli sporządzonym przez pełnomocnika Miasta Poznania.
4. Sprawozdanie sporządzane jest w dwóch egzemplarzach, po jednym dla Prezydenta
Miasta Poznania i Dyrektora BNW.
§7
W ramach realizacji prawa indywidualnej kontroli wspólnika w trybie art. 212 ksh, do zadań
BNW, związanych z pełnieniem przez Prezydenta Miasta Poznania funkcji organu
właścicielskiego w stosunku do spółek z o.o. z udziałem Miasta Poznania, należy:
1) przygotowanie kontroli,
2) monitorowanie przebiegu kontroli,
3) przekazywanie Prezydentowi Miasta Poznania informacji o wynikach kontroli,
4) formułowanie wniosków pokontrolnych,
5) opracowywanie rocznych planów kontroli, które zatwierdza Prezydent Miasta Poznania,
6) sporządzanie, dla Prezydenta Miasta Poznania, sprawozdań z wykonania planów, o
których mowa w pkt 5.
§8
1. Polecenie przeprowadzenia kontroli w spółce wydaje Prezydent Miasta Poznania z
własnej inicjatywy albo na pozytywnie zaopiniowany przez Zastępcę Prezydenta Miasta
Poznania nadzorującego BNW wniosek Dyrektora BNW, z uwzględnieniem § 7 pkt 5.
2. BNW organizuje kontrolę, podejmując następujące czynności przygotowawcze:
4
1) składa za pośrednictwem Zastępcy Prezydenta Miasta Poznania nadzorującego BNW
wniosek, o którym mowa w § 4 ust. 2,
2) przygotowuje pełnomocnictwo pod podpis Prezydenta Miasta Poznania,
3) przygotowuje, pod podpis Prezydenta Miasta Poznania, Instrukcję postępowania w
toku kontroli, z uwzględnieniem § 5,
4) informuje pisemnie zarząd spółki o planowanym terminie przeprowadzenia kontroli w
celu zapewnienia obecności zarządu spółki podczas czynności kontrolnych.
3. W toku kontroli BNW monitoruje jej przebieg na bieżąco, zgodnie z wytycznymi
zawartymi w Instrukcji, o której mowa w § 5.
4. Po zakończeniu kontroli pełnomocnik Miasta Poznania sporządza sprawozdanie, o którym
mowa w § 6 ust. 3, które powinno zawierać w szczególności:
1) podstawę prawną przeprowadzenia kontroli,
2) nazwę i adres spółki kontrolowanej,
3) numer i datę polecenia Prezydenta Miasta Poznania dot. przeprowadzenia kontroli,
4) imię i nazwisko pełnomocnika Miasta Poznania oraz osób wyznaczonych do pomocy
w przeprowadzeniu kontroli,
5) kopię udzielonego przez Prezydenta Miasta Poznania pełnomocnictwa,
6) datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli,
7) określenie celu i przedmiotu kontroli oraz okresu objętego kontrolą,
8) dane dot. składu osobowego zarządu kontrolowanej spółki
9) ustalenia kontroli, o których mowa w § 6 ust. 3,
10) wyszczególnienie załączników do sprawozdania,
11) dane o liczbie egzemplarzy sporządzonego sprawozdania,
12) datę sporządzenia sprawozdania oraz podpis pełnomocnika.
5. Sprawozdanie powinno być przedłożone Dyrektorowi BNW w terminie 7 dni roboczych,
licząc od dnia zakończenia kontroli.
§9
1. Na podstawie analizy ustaleń, zawartych w sprawozdaniu z kontroli, Biuro Nadzoru
Właścicielskiego sporządza i przedkłada, za pośrednictwem Zastępcy Prezydenta Miasta
Poznania nadzorującego BNW, Prezydentowi Miasta Poznania pisemną informację o
przebiegu, wynikach kontroli oraz formułuje wnioski pokontrolne, załączając
sprawozdanie pełnomocnika.
5
2. O sposobie wykorzystania ustaleń kontroli zawartych w sprawozdaniu decyduje
Prezydent Miasta Poznania.
§ 10
Wykonanie zarządzenia powierza się Dyrektorowi BNW oraz Dyrektorowi Wydziału
Organizacyjnego.
§ 11
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
6