Załącznik do Zarzadzenia

Załącznik do
Zarządzenia Nr OŚ.0152 –16/09
Wójta Gminy Lubicz
z dnia 21 kwietnia 2009 r.
REGULAMIN STAŁEJ KOMISJI PRZETARGOWEJ POWOŁANEJ
DO PROWADZENIA POSTĘPOWAŃ O UDZIELENIE
ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH REALIZOWANYCH PRZEZ
SAMODZIELNE STANOWISKO PRACY
ds. OŚWIATY
§ 1. 1. Komisja rozpoczyna działalność z dniem powołania i działa rzetelnie, obiektywnie
i bezstronnie wykonując powierzone jej czynności, kierując się wyłącznie przepisami prawa,
wiedzą i doświadczeniem,
2. Członkowie Komisji obowiązkowo uczestniczą we wszystkich pracach Komisji.
3. Członkowie Komisji składają pisemne oświadczenia o braku, lub istnieniu okoliczności
stanowiących podstawę do wyłączenia z postępowania, na podstawie art. 17 Prawa zamówień
publicznych.
4. Na wniosek przewodniczącego Komisji zatwierdzony przez Wójta dopuszcza się
możliwość zmian i uzupełnień składu Komisji o nowe osoby bądź uczestnictwo niektórych
osób, które nie są członkami Komisji Przetargowej. Warunki uczestnictwa tych osób
w pracach komisji ustala Wójt.
5. Na wniosek Komisji Przetargowej, Wójt może powołać do pracy w Komisji biegłego,
jeżeli dokonanie określonych czynności w postępowaniu będzie wymagać wiadomości
specjalnych.
§ 2. 1. Odwołanie członka Komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego może nastąpić wyłącznie z następujących przyczyn:
a) wyłączenia członka Komisji z jej prac na podstawie art.17 Prawa zamówień
publicznych,
b) nieusprawiedliwionej nieobecności członka Komisji na dwóch kolejnych posiedzeniach
Komisji,
c) naruszenia przez członka Komisji obowiązków,
d) zaistnienia innej przeszkody uniemożliwiającej jego udział w pracach Komisji,
e) gdy członek Komisji przestał być pracownikiem.
2. Wnioski w sprawach wym. w ust.1 składa do Wójta Przewodniczący Komisji.
§ 3 Zakres pracy Komisji obejmuje:
1) opracowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia, druków i dokumentów ją
tworzących, udzielanie wyjaśnień, ewentualna modyfikacja jej treści, jeżeli konieczność taka
wyniknie z zawartej umowy o dofinansowanie oraz wnioskowanie o przedłużenie terminu
składania ofert,
2) przygotowanie ogłoszenia o postępowaniu, przekazanie go do publikacji oraz wywieszenie
go na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Gminy oraz na stronie internetowej Gminy Lubicz,
3) publiczne otwarcie ofert, badanie i ocena oraz sporządzenie protokołu,
4) ocenę spełnienia przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu,
5) kierowanie zapytań w kwestii treści złożonych ofert oraz przedłożenie Wójtowi propozycji
dotyczących wykluczenia Wykonawcy, odrzucenia oferty
oraz wyboru oferty
najkorzystniejszej,
6) przesyłanie, po zatwierdzeniu przez Wójta: wniosków, ogłoszeń, informacji, odpowiedzi,
1
oświadczeń oraz innych dokumentów przygotowanych przez Komisję,
7) powiadomienie uczestników postępowania o jego wynikach,
8) dokonanie wyboru nowego Wykonawcy, gdy ten, którego oferta została wybrana
przedstawił nieprawdziwe dane, uchyla się od zawarcia umowy lub nie wniósł wymaganego
zabezpieczenia należytego wykonania umowy,
9) wystąpienie do Wójta z wnioskiem o unieważnienie postępowania w razie stwierdzenia
zaistnienia ku temu przesłanek,
10) w razie wniesienia protestu – wykonanie czynności formalnych, związanych z tym faktem
oraz dokonanie merytorycznej analizy i oceny zasadności złożonego protestu, a następnie –
w uzgodnieniu z radcą prawnym – przedłożenie Wójtowi propozycji co do rozstrzygnięcia
protestu.
§ 4. 1. Członkowie Komisji mają prawo wglądu do wszystkich dokumentów związanych
z pracą Komisji, w tym ofert, załączników, wyjaśnień złożonych przez Wykonawców, opinii
biegłych i konsultantów.
2. Członkowie Komisji nie mogą ujawniać żadnych informacji związanych z pracami
Komisji.
§ 5 Do zadań Przewodniczącego Komisji w szczególności należy:
1) organizowanie i kierowanie pracami Komisji,
2) udzielanie informacji i wyjaśnień o przebiegu prac Komisji,
3) redagowanie treści wniosków, kierowanych do Wójta,
4) odbieranie oświadczeń członków Komisji, o zaistnieniu lub braku istnienia ustawowych
okoliczności uniemożliwiających występowanie im w imieniu zamawiającego lub też
wykonywanie czynności związanych z postępowaniem o zamówienie publiczne oraz włącza
je do dokumentacji z postępowania,
5) informowanie Wójta o wystąpieniu okoliczności powodujących wyłączenie członka
Komisji,
6) przedstawienie Wójtowi po zakończeniu prac Komisji protokołu z postępowania wraz
ze wzorem umowy do podpisania z wybranym oferentem.
§ 6 Do zadań Sekretarza Komisji w szczególności należy prowadzenie całości dokumentacji
postępowania, pilnowanie terminów poszczególnych czynności postępowania, zachowania
pisemności postępowania.
§ 7. 1. Komisja pracuje na podstawie planu pracy, przedstawionego przez Przewodniczącego
na pierwszym posiedzeniu Komisji.
2. Plan pracy obejmuje terminarz czynności i poszczególnych etapów postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego, harmonogram posiedzeń oraz podział pracy pomiędzy
członków Komisji.
3. Miejsce i termin posiedzenia Komisji wyznacza Przewodniczący.
§ 8 Część jawna posiedzenia Komisji przetargowej.
1. Komisja przetargowa dokonuje otwarcia ofert w terminie i miejscu określonym
w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszeniu do składania ofert.
2. Przewodniczący Komisji przetargowej :
1) podaje kwotę jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie
zamówienia,
2) ilości ofert, które wpłynęły w wyznaczonym terminie, oraz informacje o stanie
kopert,
2
3) otwiera oferty, podając do odnotowania przez sekretarza w protokole imię i nazwisko,
nazwę (firmę) oraz adres (siedzibę) dostawcy lub wykonawcy, którego oferta jest otwierana,
a także informacje dotyczące ceny oferty, terminu wykonania zamówienia publicznego,
okresu gwarancji, warunków płatności zawartych w ofercie,
4) zamyka część jawną posiedzenia komisji przetargowej.
§ 9 Część niejawna posiedzenia Komisji przetargowej.
1. Przed przystąpieniem do porównywania ofert, członkowie Komisji składają oświadczenie
o braku okoliczności, które mogłyby podważać ich bezstronność.
2. Informację o wyłączeniu członka Komisji, przewodniczący Komisji przekazuje Wójtowi,
który w miejsce wyłączonego członka, powołuje nowego członka Komisji.
3. Komisja przetargowa sprawdza, czy oferty wpłynęły w terminie oraz czy wszystkie oferty
odpowiadają warunkom i zasadom określonym w ustawie i specyfikacji istotnych warunków
zamówienia lub zaproszenia do składania ofert tzn.:
a) sprawdza, czy w ofertach nie występują oczywiste omyłki i ewentualnie je poprawia
zawiadamiając o tym fakcie oferenta,
b) sprawdza czy oferty nie zawierają błędów formalnych,
c) dokona oceny spełnienia warunków wymaganych od oferentów,
4. W przypadku stwierdzenia, iż jakakolwiek oferta kwalifikuje się do wykluczenia Komisja
przygotowuje zawiadomienie o wykluczeniu z postępowania.
5. Oferta dostawcy lub wykonawcy, który został wykluczony z postępowania, nie jest
rozpatrywana.
6. Komisja przetargowa odrzuca oferty na podstawie art. 89 ustawy.
7. Komisja przetargowa przygotowuje zawiadomienie o wykluczeniu z postępowania,
odrzuceniu oferty, unieważnieniu postępowania, zawierające uzasadnienie faktyczne
i prawne.
§ 10 Protokół postępowania o zamówienie publiczne.
1. Protokół z postępowania o zamówienie publiczne, sporządza sekretarz Komisji,
2. Członkowie Komisji zobowiązani są do jego podpisania.
3. Brak podpisu któregokolwiek z członków Komisji powinien zostać wyjaśniony
w załączonej do protokołu notatce podpisanej przez sekretarza Komisji.
4. Jeżeli powodem braku podpisu są zastrzeżenia, co do prawidłowości postępowania,
do protokołu należy załączyć pisemne zastrzeżenia członka Komisji.
5. Przewodniczący przedkłada Wójtowi protokół z postępowania o zamówienie publiczne
do zatwierdzenia.
§ 11 Unieważnienie postępowania.
W przypadku stwierdzenia przez Komisję, że istnieją podstawy do unieważnienia
postępowania Komisja występuje z pisemnym wnioskiem do Wójta. We wniosku Komisja
wskazuje na przyczynę unieważnienia
wraz z podaniem uzasadnienia faktycznego
i prawnego. Treść wniosku podlega uzgodnieniu z radcą prawnym.
§ 12 Wybór oferty.
1. Komisja proponuje wybór najkorzystniejszej oferty na podstawie kryteriów opisanych
w Specyfikacji.
a) wybór najkorzystniejszej oferty dokonanej przez członków Komisji następuje
na podstawie indywidualnej oceny ofert,
b) przy zastosowaniu kryteriów opisanych wzorami matematycznymi sporządza
się zbiorcze zestawienie oceny ofert.
3
§ 13. 1. Komisja zakończy swoją działalność w dniu podpisania umowy, po przesłaniu
ogłoszenia o udzieleniu zamówienia do publikacji Urzędowi Zamówień Publicznych, jeżeli
wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie
art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych ( Dz, U.
z 2007 r. Nr 223 poz. 1655, z póź. zm. ) lub Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot
Europejskich, jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone
w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo
zamówień publicznych ( Dz, U. z 2007 r. Nr 223 poz. 1655, z póź. zm. ).
2. Po zakończeniu postępowania Sekretarz Komisji całość dokumentacji związanej
z postępowaniem o zamówienie publiczne archiwizuje, a następnie przekazuje
Przewodniczącemu Komisji.
3. Po podpisaniu protokołu postępowania przez Komisję i jego zatwierdzeniu przez Wójta
Gminy Lubicz, przewodniczący Komisji podaje wyniki postępowania do publicznej
wiadomości poprzez zamieszczenie ogłoszenia na tablicy ogłoszeń w siedzibie
zamawiającego, umieszczenia na stronie internetowej oraz powiadamia wszystkich
uczestników postępowania o jego rozstrzygnięciu.
4. W zawiadomieniu przesyłanym oferentowi, którego ofertę wybrano, określa się również
termin i miejsce zawarcia umowy.
§ 14 Regulamin Pracy Komisji Przetargowej obowiązuje z dniem podpisania
_________________
Wójt Gminy Lubicz
4