Zasady kierowania i warunki odbywania podróży służbowych i
advertisement
Uniwersytet Medyczny Im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu DOP-47/16 Zarządzenie nr 16/16 Rektora Uniwersytetu Medycznego im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu z dnia 17 lutego 2016 roku w sprawie zmiany zarządzenia nr 37/13 Rektora Uniwersytetu Medycznego im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu z dnia 8 lipca 2013 roku w sprawie ustalenia „Zasad kierowania i warunków odbywania podróży służbowych i podróży w celach naukowo-szkoleniowych na terenie kraju i zagranicą oraz zasad ich rozliczania” i ustalenia tekstu jednolitego Na podstawie § 44 ust. 2 Statutu Uniwersytetu Medycznego im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu, w związku z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DZ.U. 2013 r. poz. 167) zarządza się, co następuje: §1 W załączniku do zarządzenia nr 37/13 z dnia 8 lipca 2013 roku - „Zasady kierowania i warunki odbywania podróży służbowych i podróży w celach naukowo-szkoleniowych na terenie kraju i zagranicą oraz zasady ich rozliczania, wprowadza się następujące zmiany: 1) w rozdziale I: a) § 3 ust. 3 otrzymuje brzmienie: „3. W przypadku podróży krajowej odbywanej samolotem pracodawca może określić jako środek transportu samolot, jeśli koszty podróży w jedną stronę nie przekroczą 450,00 zł.” b) § 5 ust. 2 otrzymuje brzmienie: „2.Do rozliczenia kosztów podróży, pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury wystawione na dane Uniwersytetu Medycznego im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu, 61-701 Poznań ul. Fredry 10, NIP PL7770003104 lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentów nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonaniu wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.” 2) w rozdziale II, w § 12 uchyla się ust. 5 3) w rozdziale III, § 17 ust. 2 pkt 1 otrzymuje brzmienie: „1) urlop naukowy płatny w wymiarze 1 miesiąca, przy czym pod pojęciem miesiąca rozumie się 30 dni, „ §2 Ustala się tekst jednolity „Zasad kierowania i warunków odbywania podróży służbowych i podróży w celach naukowo-szkoleniowych na terenie kraju i zagranicą oraz zasad ich rozliczania”, który stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia. § 3. Wykonanie zarządzenia powierza się Kierownikowi Działu Spraw Pracowniczych i Kwestorowi. §4 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania Rektor prof. dr hab. Jacek Wysocki Załącznik do zarządzenia nr 16/16 z dnia 17 lutego 2016 roku UNIWERSYTET MEDYCZNY IM. KAROLA MARCINKOWSKIEGO W POZNANIU ZASADY KIEROWANIA I WARUNKI ODBYWANIA PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH I PODRÓŻY W CELACH NAUKOWOSZKOLENIOWYCH NA TERENIE KRAJU I ZAGRANICĄ ORAZ ZASADY ICH ROZLICZANIA Rozdział I Przepisy ogólne Zasady rozliczania podróży służbowych zostały opracowane na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. (Dz. U. z dnia 5 lutego 2013 r. poz. 167) w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. §1 Podróżą służbową jest wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika na obszarze kraju zwanej dalej „podróżą krajową” lub poza granicami kraju, zwanej dalej „podróżą zagraniczną”. §2 Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują: 1. diety, 2. zwrot kosztów: a) przejazdów, b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej, c) noclegów, d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. §3 1.Pracodawca określa środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej jak również jego rodzaj i klasę. Może to być w szczególności pociąg, autobus, samolot, samochód. 2.Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje. 3. W przypadku podróży krajowej odbywanej samolotem pracodawca może określić jako środek transportu samolot, jeśli koszty podróży w jedną stronę nie przekroczą 450,00 zł. 4. Na wniosek pracownika złożony przed podróżą Kanclerz/Rektor może wyrazić zgodę na przejazd samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem nie będącym własnością pracodawcy. 5. Ze względu na to, że od 29 czerwca 2011 roku Rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie badań lekarskich wprowadza obowiązek dla osób kierujących pojazdem (służbowym, a także prywatnym) w trakcie podróży służbowej stosownych badań okulistycznych, każdy pracownik Uniwersytetu Medycznego, który będzie chciał skorzystać z prywatnego samochodu w celach służbowych, przy następnym badaniu okresowym będzie musiał uzyskać pozytywną opinię lekarza okulisty. 6.W przypadku, o którym mowa w ust.4 pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1414 ze zm.). 7.Pracownik wykorzystujący samochód prywatny do celów służbowych ma obowiązek prowadzenia ewidencji km przebiegu pojazdu według wzoru stanowiącego załącznik nr 1. 8.Pracownik ma obowiązek udokumentować faktycznie przejechaną ilość kilometrów i uzyskać potwierdzenie Kierownika Sekcji Transportu Uniwersytetu Medycznego. 9.W przypadku zmiany środka transportu w stosunku do określonego przez pracodawcę w poleceniu wyjazdu służbowego, wiążącego się ze wzrostem kosztów przejazdu wymagana jest akceptacja Kanclerza. Samowolna zmiana przez pracownika rodzaju środka transportu, może spowodować odmowę zwrotu kosztów w części przekraczającej koszty przejazdu środkiem transportu określonym w poleceniu wyjazdu służbowego. §4 Pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. §5 1.Pracownik dokonuje rozliczenia podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. 2.Do rozliczenia kosztów podróży, pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury wystawione na dane Uniwersytetu Medycznego im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu, 61-701 Poznań ul. Fredry 10, NIP PL7770003104 lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentów nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonaniu wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. 3.W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość. Rozdział II Podróż krajowa §6 1.Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej określa pracodawca. 2.Pracodawca może uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży krajowej miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika. §7 1.Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży. 2.Należności z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego, w następujący sposób: 1. jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi: a) mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje, b) od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety, c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości; 2. jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę ,za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną ,ale rozpoczętą dobę: a) do 8 godzin – przysługuje 50% diety, b) ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości, 3.Dieta nie przysługuje: a) za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika, oraz w przypadkach, gdy pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem. b) jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie, 4.Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: śniadanie - 25% diety obiad - 50% diety kolacja - 25 % diety 5.Przepis ust.4 stosuje się również w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach , której zapewniono wyżywienie. §8 1.Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety tj. 600 zł. 2.W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit określony w ust.1.. 3.Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. 4.Ryczałt za nocleg przysługuje, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7. 5.Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu. §9 1.Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. 2.Ryczałt nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów. Ryczałtu o którym mowa w ust.1 nie wypłaca się, jeżeli pracodawca na wniosek pracownika wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdami środkami komunikacji miejscowej. § 10 Pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem. § 11 Na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. § 12 1.Dokumentem podstawowym stanowiącym prawo ewidencji w księgach i jednocześnie będącym rozliczeniem z pracownikiem w celu ustalenia przysługujących mu należności w związku z odbyciem podróży służbowej jest polecenie wyjazdu służbowego ( zwane dalej „delegacją” ) z pieczątką potwierdzającą pobyt. 2.Rektor, Prorektorzy, Dziekani, Kanclerz nie muszą podróży służbowych (delegacji) potwierdzać pieczątką instytucji bądź firmy, w której przebywali służbowo. W przypadku tych osób wystarczy ich oświadczenie na druku delegacji. 3.Delegacja wystawiana jest przez Dział Spraw Pracowniczych w przypadku wyjazdu finansowanego z kosztów ogólnych. W pozostałych przypadkach może być wystawiona przez inną jednostkę organizacyjną Uczelni. 4.Na poleceniu winien być określony: kolejny numer polecenia wyjazdu, imię i nazwisko delegowanej osoby, stanowisko służbowe, miejscowość do której jest delegowany, czas rozpoczęcia i zakończenia podróży , cel podróży, środki lokomocji, podpis osoby delegującej, źródło finansowania, podpis osoby potwierdzającej pod względem merytorycznym celowość wyjazdu, potwierdzenie pobytu (pieczątką z podpisem) 5. (uchylony) 6.Druki nie spełniające wyżej wymienionych wymogów nie będą przyjmowane przez Samodzielną Sekcję Finansową. § 13 1.Potwierdzenia odbycia podróży krajowej oraz kosztów z nią związanych pod względem merytorycznym dokonują: Prorektor ds. Klinicznych i Szkolenia Podyplomowego lub Kanclerz w przypadku Rektora, Rektor lub Kanclerz w przypadku Prorektorów, Rektor lub Prorektor ds. Klinicznych i Szkolenia Podyplomowego w przypadku Kanclerza Rektor lub Prorektor ds. Klinicznych i Szkolenia Podyplomowego w przypadku Dziekana Kierownicy jednostek organizacyjnych w przypadku pracowników, Dziekani wydziałów w przypadku wyjazdów kierowników jednostek w obrębie wydziału, Kanclerz lub jego zastępcy w przypadku wyjazdów kierowników jednostek administracyjnych. 2.Wyżej wymienione zasady dotyczą również innych osób delegowanych przez Uczelnie w podróże służbowe w celu realizacji statutowych zadań Uniwersytetu Medycznego w Poznaniu. Rozdział III Podróż zagraniczna § 14 1.Pracownicy i doktoranci Uniwersytetu Medycznego im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu kierowani są za granice kraju w celach: 1) prowadzenia badań naukowych; 2) podejmowania działań dydaktycznych i organizacyjnych związanych z działalnością Uczelni; 3) szkoleniowych (w tym konferencje, sympozja, kongresy naukowe, itp.). § 15 2. Za granicę w celach, o których mowa w §14 mogą być kierowane następujące osoby: 1) Rektor – podróż służbową Rektora kontrasygnuje I Zastępca Rektora bądź Kanclerz ; 2) pozostałe władze Uczelni (Prorektorzy, Dziekani, Prodziekani, Kanclerz, Zastępcy Kanclerza, Kwestor) oraz nauczyciele akademiccy i pracownicy naukowi po zatwierdzeniu przez Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą , bądź Kanclerza; 3) pracownicy administracyjni, pracownicy inżynieryjno-techniczni oraz pozostali pracownicy Uniwersytetu Medycznego nie będący nauczycielami akademickimi po zatwierdzeniu przez Kanclerza; 4) doktoranci po zatwierdzeniu przez kierownika studium doktoranckiego, a następnie przez Rektora bądź Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą. § 16 1.Dla prawidłowego skierowania wymagane są następujące dokumenty: 1) wniosek wyjazdowy, którego wzór stanowi załącznik do regulaminu, 2) pismo zapraszające lub informacyjne wraz z abstraktem lub innym dokumentem, określającym cel, termin, program i warunki finansowe wyjazdu. 2.Wniosek, o którym mowa w ust.2 wnioskujący składa w Dziale Współpracy Międzynarodowej i Integracji Europejskiej (DWM) w terminie nie krótszym niż 14 dni przed wyjazdem, o ile warunki wyjazdu nie określają wcześniejszego terminu. 3.Wniosek powinien być podpisany przez wnioskodawcę i jego bezpośredniego przełożonego, który wyrażając zgodę na wyjazd wskazuje osobę zastępującą wnioskodawcę. 4.W przypadku niedotrzymania warunków określonych w ust. 3 wniosek nie będzie przyjęty do realizacji. § 17 1.Pracownikowi/doktorantowi skierowanemu za granicę na czas nie przekraczający jednego miesiąca przysługuje: 1) urlop szkoleniowy, którego udziela Rektor bądź Prorektor Współpracy Międzynarodowej płatny wg zasad obowiązujących przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, 2) dodatkowy urlop (na dojazd i powrót) płatny wg zasad obowiązujących przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy: a) na kraje europejskie – dwa dni, b) na kraje pozaeuropejskie – trzy dni. 2.W przypadku wyjazdu długoterminowego w celach naukowych (powyżej 1 miesiąca), wyjeżdżającemu przysługuje: 1) urlop naukowy płatny w wymiarze 1 miesiąca, przy czym pod pojęciem miesiąca rozumie się 30 dni, 2) urlop naukowy bezpłatny udzielany przez Rektora/Prorektora po zasięgnięciu opinii Rady Wydziału właściwej dla wyjeżdżającego na pozostały okres pobytu poza granicami kraju. 3.W przypadkach określonych w §17 ust. 2. w celu wnioskowania o kontynuację opłacania składek ZUS, powinien skontaktować się bezpośrednio z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, natomiast w sprawie kontynuacji ubezpieczenia zdrowotnego z Narodowym Funduszem Zdrowia. 4.Po powrocie z urlopu bezpłatnego: a) pracownik jest zobowiązany dostarczyć do Działu Spraw Pracowniczych informację o terminie podjęcia obowiązków służbowych poświadczoną przez dyrektora lub kierownika jednostki. Jest to warunkiem wznowienia wypłacania wynagrodzenia. b) doktorant jest zobowiązany dostarczyć do Działu Badań Naukowych informację o terminie podjęcia studiów doktoranckich poświadczoną przez opiekuna (promotora). Jest to warunkiem wznowienia wypłacania stypendium. 5.Pracownik wyjeżdżający na czas dłuższy niż 1 miesiąc może wystąpić z wnioskiem do Rektora/Prorektora o przyznanie na ten okres urlopu naukowego na przygotowanie rozprawy doktorskiej, habilitacyjnej, monografii naukowej itp. (czas trwania urlopu określa art. 134 Ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U.2012.572.). Urlopu naukowego udziela Rektor na wniosek dziekana zaopiniowany przez Radę Wydziału. 6.W uzasadnionych przypadkach (liczba osób na utrzymaniu wyjeżdżającego, umowy międzyuczelniane lub międzynarodowe, itp.) Rektor/Prorektor może udzielić urlopu naukowego płatnego na okres dłuższy niż 1 miesiąc po zasięgnięciu opinii Rady Wydziału właściwej dla wyjeżdżającego. W przypadku doktoranta wniosek opiniuje kierownik studium doktoranckiego. § 18 1.Realizacja procedury wyjazdu rozpoczyna się w chwili wyrażenia zgody i zatwierdzenia warunków wyjazdu odpowiednio przez Rektora/Prorektora/Kanclerza. Przed zatwierdzeniem wyjazdu żadne formalności związane z wyjazdem nie mogą być podejmowane. 2.Po udzieleniu zgody na wyjazd i zatwierdzeniu warunków wyjazdu wyjeżdżający otrzymuje zawiadomienie na piśmie o otrzymanej zgodzie na wyjazd oraz udzielonym urlopie. 3.Bilety na podróż służbową za granicę wyjeżdżający rezerwuje za pośrednictwem Działu Współpracy Międzynarodowej i Integracji Europejskiej 4.Przy wyborze przewoźnika DWM lub wnioskujący obowiązani są stosować następujące zasady: 1) każdorazowo DWM dokonuje wykupu najtańszego przelotu. 2) w przypadku, gdy najtańszy przelot nie gwarantuje dotarcia w godzinach umożliwiających uczestnictwo w sesji naukowej bądź ze względu na inną przyczynę wyjeżdżający zwraca się z wnioskiem na piśmie do Rektora/Prorektora/Kanclerza, który podejmuje decyzję w tej sprawie. 5. W przypadku uzyskania zgody na wykorzystanie prywatnego samochodu w związku z podróżą zagraniczną w celach naukowych dokonuje się rozliczenia zgodnie z zasadami Rozdział I § 3 pkt 1. 6. Jeżeli wyjazd odbywa się do kraju, w którym obowiązują wizy, wyjeżdżający we własnym zakresie załatwia formalności z tym związane. Koszt wizy może zostać pokryty z funduszu badań statutowych oraz innych tematów badawczych w oparciu o przedstawiony rachunek. § 19 We wniosku wyjeżdżający ma obowiązek określić warunki finansowe wyjazdu: 1) w przypadku finansowania lub współfinansowania wyjazdu ze środków będących w dyspozycji Uniwersytetu wniosek powinien zawierać zgodę dysponenta środków oraz potwierdzenie Kwestury o zablokowaniu środków na ten cel, 2) w przypadku finansowania lub współfinansowania wyjazdu przez firmy, fundacje, stowarzyszenia i inne podmioty, należy do wniosku dołączyć pismo sponsora o rodzaju i wysokości pokrywanych kosztów wyjazdu wraz z jego zobowiązaniem do przekazania odpowiednich środków na konto Uczelni, bądź bezpośredniego przekazania wyjeżdżającemu. W przypadku braku takiego zaświadczenia wyjeżdżający wypełniając poszczególne pozycje w części „warunki finansowe” kwestionariusza wyjazdowego oświadcza, które z poszczególnych rodzajów kosztów zostają pokryte przez tzw. Sponsora wyjazdu 3) w przypadku rezygnacji pracownika/doktoranta ze świadczeń przysługujących mu na pokrycie kosztów wyjazdu należy wpisać w rubryce odpowiedniej: "rezygnuję z .....". Brak wpisu w odpowiedniej rubryce równoznaczny jest z rezygnacją z pokrycia kosztów. 4) W przypadku łączenia urlopu szkoleniowego z urlopem wypoczynkowym, finansowanie wyjazdu dotyczy wyłącznie okresu urlopu szkoleniowego, a koszty podróży nie mogą przekraczać ceny biletu w datach podróży szkoleniowej zgodnie z §19 pkt 1) i 2). § 20 1.Pracownicy/doktoranci na czas wyjazdu za granicę w celach, o których mowa w § 17 pkt 1) i 2) są ubezpieczani przez pracodawcę od kosztów leczenia i następstw nieszczęśliwych wypadków. Koszty powyższego ubezpieczenia pokrywane są ze środków wskazanych przez wyjeżdżającego. 2. W przypadku łączenia urlopu szkoleniowego z urlopem wypoczynkowym, wyjeżdżający otrzymuje ubezpieczenie wymienione w ust.1 tylko na czas urlopu szkoleniowego zgodnie z § 17 pkt 1) i 2). § 21 Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji: 1) lądowej –od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju; 2) lotniczej- od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju; 3) morskiej –od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego. § 22 1.Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. 2.Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe. 3.Należności z tytułu diet oblicza się w następujący sposób: 1) za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości; 2) za niepełną dobę podróży zagranicznej: a) do 8 godzin –przysługuje 1/3 diety, b) ponad 8 do12 godzin przysługuje 50% diety, c) ponad 12 godzin-przysługuje dieta w pełnej wysokości. 4.Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia. § 23 1.Pracownikowi,któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 22 ust.3. 2.Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: 1) śniadanie -15% diety; 2) obiad -30% diety; 3) kolacja - 30% diety. 3.W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, przepisy ust.2 stosuje się odpowiednio. 4.Pracownikowi,który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety. § 24 Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym w czasie podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje 25% diety. § 25 1.Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia. 2.W razie nie przedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust.1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu. 3.W uzasadnionych przypadkach Kanclerz/Rektor może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1. 4. Przepisów ust.1 i 2 nie stosuje się, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg. § 26 1.Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu. 2.W przypadku, gdy pracownik ponosi koszty dojazdu, o których mowa w ust.1,wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety. 3.Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej. 4.Ryczałty, o których mowa w ust 1-3, nie przysługują, jeżeli pracownik: 1)odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem; 2) ma zapewnione bezpłatne dojazdy; 3) nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone ryczałty. § 27 Pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż zagraniczna trwa ponad 30 dni lub jeżeli państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie. § 28 1.W przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą. 2.Zwrot kosztów, o których mowa w ust.1, następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej, o których mowa w art. 5 pkt.32 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 roku o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2015.581 j.t. z późn. zm.). 3. Nie podlegają zwrotowi koszty zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz koszty nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów. 4.W razie zgonu pracownika za granicą, pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju. § 29 1. Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. 2. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki. 3.Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia. § 30 W przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju, przepisy rozdziału 2 stosuje się odpowiednio. § 31 W przypadku braku wymaganych dokumentów lub przekroczenia terminu rozliczenia, wyjeżdżający nie otrzyma zwrotu kosztów wyjazdu za granicę lub będzie zobligowany do zwrotu pobranej zaliczki. § 32 Pracownik/doktorant zobowiązany jest do udostępnienia materiałów z konferencji, sympozjum itp. Bibliotece Głównej UM. § 33 Przepisy końcowe Tracą moc : 1.Instrukcja pn. „ Zasady rozliczania podróży służbowych na obszarze kraju” wprowadzonej Zarządzeniem nr 30/2007 Rektora Uniwersytetu Medycznego im. Karola Marcinkowskiego z dnia 11 lipca 2007 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji i regulaminów regulujących gospodarkę finansową w Uniwersytecie Medycznym w Poznaniu. 2.Regulamin w sprawie trybu i warunków kierowania i odbywania podróży w celach naukowo szkoleniowych poza granice kraju przez pracowników i doktorantów Uniwersytetu Medycznego im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu 3.Zasady rozliczania podróży służbowych wchodzą w życie z dniem podpisania. ZAŁĄCZNIKI (pieczątka jednostki organizacyjnej) WNIOSEK NA WYJAZD ZA GRANICĘ pracownika, doktoranta, studenta* Uniwersytetu Medycznego im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu 1. (tytuł, imię i nazwisko) (telefon kontaktowy/e-mail) 2. (zatrudniony – nazwa jednostki; wydział) (stanowisko) 3. (adres jednostki) (numer paszportu, data ważności) 4. (miasto docelowe) (kraj docelowy) 5. Rodzaj wyjazdu (proszę zaznaczyć) a) czynny udział w imprezie naukowej (sympozja, konferencje itp.) ………. e) umowy międzyuczelniane b) staż naukowy ………. f) umowy i porozumienia c) studia doktoranckie i podyplomowe ………. g) programy Unii Europejskiej d) studia wyższe ………. h) inne: 6. Warunki finansowe wyjazdu: KOSZTY WYJAZDU ………. ………. ………. Zgoda dysponenta środków** lub rezygnacja z finansowania *** ŹRÓDŁO FINANSOWANIA poświadczona własnoręcznym podpisem a) podróż: środek transportu: b) ryczałt dojazdowy: c) ryczałt na komunikację miejscową: d) diety: e) opłaty hotelowe: f) ubezpieczenie:**** g) opłata konferencyjna h) inne opłaty np.: wiza Proszę o wypłacenie zaliczki w ramach posiadanych środków finansowych. Zaliczkę zobowiązuję się rozliczyć w terminie 14 dni po zakończeniu podróży. Jednocześnie upoważniam zakład pracy do pobrania kwoty nie rozliczonej zaliczki z najbliższej wypłaty wynagrodzenia. 7. Okres pobytu W tym: delegacja służbowa Urlop szkoleniowy płatny (do 1 miesiąca) dotyczy urlopu krótkoterminowego Urlop naukowy płatny (powyżej 1 miesiąca) dotyczy urlopu długoterminowego Urlop naukowy bezpłatny dotyczy urlopu długoterminowego od dd - mm - r r r r do dd - mm - r r r r od __ - __ - ____ do __ - __ - ____ od __ - __ - ____ do __ - __ - ____ od __ - __ - ____ do __ - __ - ____ dd dd dd - - - mm mm mm - - - r r r r r r r r r r r r dd dd dd 8. Cel wyjazdu i jego związek ze źródłem (źródłami) finansowania: ……………………………………………………… (dodatkowe wyjaśnienie lub argumentację można dołączyć do wniosku) …………………………………………………………… Jednocześnie zobowiązuję się do pokrycia poniesionych wydatków. __________________________________________________ (data i podpis wyjeżdżającego) - - - mm mm mm - - - r r r r r r r r r r r r 9. Zgoda bezpośredniego przełożonego Stwierdzam, że wyjazd kandydata nie zakłóci działalności dydaktycznej, naukowej i organizacyjnej jednostki. 10. Zgoda Dziekana właściwego Wydziału Uniwersytetu Medycznego (tylko w przypadku kierownika jednostki) (podpis i pieczęć) 11. Zgoda Rektora/Prorektora/Kanclerza Uniwersytetu Medycznego Zatwierdzam wyjazd na powyższych warunkach (podpis i pieczęć) (podpis i pieczęć) UWAGI: 1. 2. 3. 4. Wniosek (wypełniony pismem maszynowym lub drukowanymi literami) należy składać najpóźniej 14 dni roboczych przed planowanym wyjazdem (o ile warunki wyjazdu nie określają wcześniejszych terminów). Do wniosku należy dołączyć zaproszenie lub inny stosowny dokument określający warunki pobytu i podróży. Jeśli dokument ten nie jest w języku polskim, należy dołączyć tłumaczenie (podpisane przez tłumaczącego). Przez dysponenta środków finansowych należy rozumieć: a. badania statutowe, własne, granty, inne programy naukowe kierownik programu b. środki własne jednostki kierownik jednostki c. w przypadku rezygnacji z przysługujących świadczeń osoba składająca wniosek. Wyjazd zagraniczny powinien być rozliczony nie później niż 14 dni od daty zakończenia podróży. * - Podkreślić właściwe ** - dysponent środków, z których jest opłacany wyjazd potwierdza własnoręcznym podpisem zgodę na opłacanie kosztów wyjazdu z danego programu *** - zgodnie z § 18 ust. 3 Zarządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 3.10.1991 r. ( wraz z późniejszymi zmianami) w sprawie warunków kierowania za granicę w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych oraz szczególnych uprawnień tych osób (MP Nr 34/91, poz.252) na wyjazd zagraniczny mogą być kierowane na własny koszt osoby, które nie uzyskały świadczeń określonych w zarządzeniu **** - wykupienie polisy ubezpieczeniowej jest obowiązkowe UBEZPIECZENIE Proszę o wykupienie ubezpieczenia Data i miejsce urodzenia: PESEL: Adres zameldowania Okres ubezpieczenia Oświadczenie Proszę o wykupienie ubezpieczenia wraz z opcją chorób przewlekłych TAK NIE (za chorobę przewlekłą uważa się schorzenie, którego objawy utrzymują się dłużej niż 4 tygodnie, a w trakcie jego przebiegu mogą występować okresy zaostrzenia, zmniejszenia lub czasowego ustąpienia objawów i które zostało zdiagnozowane lub było leczone przed rozpoczęciem ochrony ubezpieczeniowej). Oświadczam, że: Zapoznałem się z warunkami ubezpieczenia, Zobowiązuje się do odebrania karty/polisy na wyjazd i zwrócenia jej nie później niż 3 dni po powrocie, Jednocześnie wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych związanymi z formalnościami ubezpieczenia. STWIERDZENIE POBYTU SŁUŻBOWEGO (pieczęć i podpis) Pieczątka jednostki Uniwersytetu Medycznego podpis osoby wyjeżdżającej Potwierdzenie Kwestury o zablokowaniu w w/w programie(ach) środków na podróż służbową za granicę: Dział Współpracy Międzynarodowej i Integracji Europejskiej Uniwersytetu Medycznego im. K. Marcinkowskiego w Poznaniu ul. Fredry 10, 61-701 Poznań tel.(61)854-60-34, (61)854-62-23, fax.: (61)854-60-59 e-mail: [email protected] , [email protected] http://www.bpk.ump.edu.pl POLECENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO Nr . . . . . . . . na wezwanie, zaproszenie*) nr . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . z dnia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . dla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (imię i nazwisko) ............................................. ............................................. (stanowisko służbowe, nr leg.) do . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ............................................. na czas od . . . . . . . . . . . . . . . . do . . . . . . . . . . . . . . . . . w celu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ............................................. ............................................. Ilość spożywanych posiłków: śniadania ……………… szt. środki lokomocji obiady …………………. .szt. kolacje …………………. szt. ............. ....................... data podpis zlecającego wyjazd …………………………………… podpis delegowanego _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Proszę o wypłacenie zaliczki w kwocie zł . . . . . . . . . . . . słownie zł . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .......................................................................................... na pokrycie wydatków zgodnie z poleceniem wyjazdu służbowego nr . . . . . . . . . . . . . . .................. Podpis delegowanego Zatwierdzono na zł . . . . . . . . . . . . . słownie zł . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . do wypłaty ze środków . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ............. data *niepotrzebne skreślić ....................... podpisy sprawdzających RACHUNEK KOSZTÓW PODRÓŻY WYJAZD miejscowość data PRZYJAZD godz. miejscowość Rachunek sprawdzono pod względem Merytorycznym oraz stwierdzono wykonanie polecenia służbowego Koszty przejazdu Środki lokomocji data zł i gr godz. Ryczałty za dojazdy Formalnym i rachunkowym Razem przejazdy, dojazdy Diety Umniejszenie: Diety po umniejszeniu Noclegi wg rachunków ........ Data .............. ....... .......... Data podpis podpis Zatwierdzono na zł . . . . . . . . . . . . . . . . . . Noclegi – ryczałt Inne wydatki wg załączników słownie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ogółem .............................................. do wypłaty ze środków ……………………………………. Słownie złotych: …………….. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . podpisy zatwierdzających Załączam Pobrano zaliczkę .......... Do wypłaty - zwrotu dowodów Niniejszy rachunek przedkładam ................ .................... data podpis Zaliczkę w kwocie zł . . . . . . . . . . . . . . słownie zł . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . otrzymałem i zobowiązuję się rozliczyć z niej w terminie . . . . dni po zakończeniu podróży, upoważniając równocześnie zakład pracy do potrącenia kwoty nierozliczonej zaliczki z najbliższej wypłaty wynagrodzenia. ....................................... imię i nazwisko delegowanego ............................. ...... data i podpis delegowanego
